档案管理制度3

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1、行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次1/16档案管理制度各公司、事业部、处（室）、驻外企业：为保证档案的完整与安全，发挥档案工作的应有作用，且有利于档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用档案，结合我公司实际，特制订本制度。一、归档范围：凡是反映集团工作活动，具有查考利用价值的文件、材料，均属归档范围。（一）上级机关文件、材料1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料；2、上级机关颁发的与集团业务有关并要执行的文件；3、上级机关领导视察、检查集团工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；4、集团负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书。（

2、二）集团文件、材料1、党委会议文件、材料，集团召开的工作会议、专业会议文件、材料；2、集团印发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；3、集团的请示与上级机关的批复文件；4、工作中形成的重要工作计划、总结报告；行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次2/165、制定的工作制度等文件材料；6、反映业务活动（展览会、定货会以及各类仪式等）和科研成果的专业文件材料；7、各种统计报表和统计分析资料；8、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；9、党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料；10、在公务活动中，形成的重要函件、电话记录、值班记录，领导同志从外地带回的与集团有关

3、的文件材料；11、征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等；12、机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料；13、党组织的重要文件材料；14、财产、物资、档案等交接凭证、清册；15、各类经济合同。二、档案整理归档责任划分：1、档案归口管理部门为管理部，并成立档案管理小组。2、各公司、事业部、职能部门根据上述范围，确定专人负责档案整理归档工作(兼职)，为档案管理小组成员，管理部每半年组织一次档案工作会议。3、财务部单独整理归档。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次3/164、各公司、事业部技术资料单独整理归档。党、团、工会及妇委会在工

4、作活动中形成的重要文件材料；三、归档时间安排：档案整理归档工作要求随时归档，在整理档案时，要求分类码齐装档案袋，由档案室统一编号、编目、装盒。在档案整理期间，各单位档案员要认真负责查找、搜集本公司、部室应归档的有关文件、资料（含照片、实物、电子文件等档案）。 档案室完成排卷、编目上架工作，把各科、室移交上来的档案统一编号、排列、上架。四、归档要求：1、凡是规定应该归档的文件材料必须按时向档案室移交，任何人和部门不得据为已有。2、坚持部门立卷制。即：以哪个部门产生应归档文件材料的，则由个部门负责收集、整理装订、分类、排列原则。具体整理归档工作由兼职档案员完成。3、归档文件材料必须准确地反映企业各

5、项活动的真实内容和历史过程。4、凡属归档范围的文件材料，必须收集完整齐全，并按要求装订为件。各部门兼职档案员应对档案的完整、准确负责。5、所有应归档材料，档案室应按照档案分类的基本要求系统行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次4/16整理，按件整理时卷内文件材料排列有序，并编制件号、填清楚文件目录、卷内目录和备考表。6、归档的文件应对其形成的程序和内在质量符合规范要求。字迹清楚、图样清晰，图表整洁，纸质良好、规格统一，签字、盖章手续齐全。文字材料幅面尺寸宜为A4（297mmX210mm），图纸宜采用国家标准图幅。若是基建竣工图，应加盖竣工图章。采用耐久性的书写材料，如：碳素、蓝黑

6、墨水； 不得使用褪色的书写材料，如：红色、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔/复写纸等。7、档案材料图片（含照片）及声像档案，要求图样清晰，音像清楚，文字说明内容准确。8、档案资料必须使用原件，在不能使用原件时，应在复印件或抄印件上加盖公章并注明原件的存放处，传真件需复印保存。9、档案资料通过OA上交时，必须注明资料类别（如：基建、设备合同、采购合同、销售合同等）。10、设备资料归档，由业务员为兼职档案员，上交前，将采购合同、技术协议一并用不锈钢订书针装订。11、各公司、事业部，按年度上交的合同将一年内所有合同装订成一本（太多的可以装订多本），附纸质目录、电子目录各一份，并按顺序排好，依次在每件资料的右上

7、方标注顺序号（一份合同为一件），装订时按左齐下齐方法用不锈钢订书针或线绳装订。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次5/1612、基建档案，兼职档案员检查本部门归档材料的齐全、完整与准确情况，鉴定归档资料的真假（如：合同、图纸等），确保有存档价值的资料归档。五、管理职责（一）、归档单位1、负责档案的收集、移交工作；2、档案的收集、移交工作以处（室）为单位；3、档案移交实行网上确认制度。即移交单位将要移交资料的名称、移交时间、移交者姓名通过OA系统转到档案室，档案室收到资料后在OA系统上予以确认，并将储存信息通过OA传到信息办留存备查。（二）审计室1、负责销售合同、设备采购合同收集

8、审计把关工作。设备发票送审时，设备验收报告上必须有档案管理签收章，对没有签收章的做好记录，提报管理部纳入考核；销售业务提成审计时，事业部销售合同必须有档案签收章（属于有限责任公司的由本公司保管，送审时需由有限责任公司的档案签收章，纳入管理部月度审查考核），否则不予审计。2、每季度一次对档案管理工作进行审核，并将审核过程中发现的问题形成通报，纳入当月管理部KPI指标进行考核。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次6/16(三)财务部1、负责采购、外协合同资料把关以及财务档案资料的管理工作。对于5万元以上的采购合同付款时必须检查合同是否已存档（在各公司、事业部存档登记），无存档登记不

9、得付款。2、财务档案由财务部负责保管，纳入集团月度考核。（四）管理部负责档案资料的立卷、储存、保管、收发、借阅等工作。（五）信息办负责每月将各单位移交的档案明细，书面报管理部，纳入月度绩效考核。六、整理管理：1、归档文件严格遵循文件材料整理步骤，采用年度一机构（或问题）进行分类整理、保持文件之间的密切联系，卷内文件排列系统条理，使之成为一个有机整体。2、按件整理：一文一事为一件；请示批复为一件；转发文和被转发文为一件；复印件与原件为一件；报表图册为一件。3、拆除金属物，小张残破文件要修补齐整，受压字迹文件要加边，对字迹已扩散的应复制并与原件一起装订，大开文件应以风琴式折叠，并在右上角编写件号。

10、4、厚件文件可采用三孔一线法装订，但应视为一件整理编目。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次7/165、按件盒要求，填写盒脊相关内容，做到清楚、规范。6、按规定填好备考表。七、档案保管：1、档案保管工作程序：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。2、对收集归档的文件材料要严格检查，把好质量关，及时入库。3、进行系统整理，将其内容与成份揭示出来便于安全保管，保密和利用。4、对入库的档案进行统一的分类、编号、并保持相对的稳定性；便于整理和迅速地查找。产品、经营、基建、设备、管理性文件，分别归入相应的类目编号。5、根据需要编制归档文件目录、专题目录、科技档案、分类目录、特种载体档案目录

11、、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行电脑录入工作。八、档案鉴定：1、确定保管期限的原则为集团有长远利用价值的档案应永久保存：对集团在一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。档案查阅按级别分类。2、编制档案保管期限表，对全部档案划分保管期限表，保管期限分为永久、长期、短期三种。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次8/163、制定档案保密制度，对全部档案划定密级；档案密级分为绝密、机密、秘密三种。4、档案的鉴定工作，由公司负责人、专业人员、档案人员组成档案鉴定小组、定期审查保管期限和密级，剔除失去保存价值的档案，鉴定中

12、发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。5、经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经集团分管领导审批、董事长批准后后方可销毁。 6、销毁档案必须慎重从事，凡是超过保管期限，失去利用价值的案卷应剔除，待保管一段时间确认无保存价值时，填写销毁清单经分管领导审核、董事长批准后，由两名档案人员监督销毁并签字。九、档案统计：1、各档案的收集、移交、借阅、销毁、利用效果等方面都需要通过档案室按规定分别进行登记。2、对永久、长期、短期保存的档案分别进行数量统计，并对重要科技档案实施重点保护、严防泄密。3、建立档案的利用效率、借阅人次和调卷

13、数量统计，为提高技术水平，提前完成任务提供条件。4、按时完成档案工作统计报表的填表任务。5、档案统计必须书写明了、字迹清晰、记载齐全、数字正确。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次9/16十、电子文件归档与管理：1、电子文件是指在数字设备和环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件。2、归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。3、管理部是电子文件归档的归口管理部门。对归档电子文件形成过程的真实性、完整性、有效性负责。负责归档电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档等全过程的管理和监控，保证管理工作的连

14、续性。4、归档电子文件应明确规定归档的时间、范围、技术条件、相关软件、版本、数据类型、格式等要求，保证归档电子文件的质量。5、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。6、具有永久保存价值的归档电子文件，必须同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。7、电子文件归档时应附有法律效力的非电子签章，保证归档电子文件的凭证作用。8、公司等效采用国家标准GB/T18894-2002电子文件归档和管理规范。十一、档案的开发利用：行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次10/161、档案信息开发利用是档案工作的目的，要重点服务于改善企业经营管理，

15、提高质量，降低原材料消耗和增加经济效益等方面。开辟阅览室，接待借阅。 2、对部分保密级不高的档案资料企业内部实行有控制的档案开架阅览。3、交流档案目录。4、熟悉库藏，了解需求，开展档案复印服务。5、各类档案检索工具要齐全、完整、便于利用。6、提供档案咨询服务。7、开展档案资料编研工作，加强档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案汇编材料，在不同范围内发行。8、档案开发利用，必须严格执行保密制度。十二、档案保密与借阅制度：1、档案是历史的真迹，是宝贵财富。每个职工都有利用档案的权利和保护档案的义务。2、档案查阅按级别分类。分为：董事长、总经理、副总级、中层干部级。查阅一般范围的档案，须经部门分管

16、领导批准。属绝密或机密级档案，查阅级别在档案盒上有明确标注。3、查阅档案者必需填写档案借阅审批单。凡外单位查阅、摘录或复制档案，必须持本单位的介绍信，并注明查阅者身份和利用档案的目的与范围。绝密档案不得外借，机密以上档案不得向外单位提供复行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次11/16制件，特殊情况须经董事长批准。4、查阅核心档案，必须按密级分类，该哪级必须由哪级批准，必要时报董事长审批，档案管理人员要严格控制被批准的查阅范围。5、查阅管理类档案材料，只限在阅档室进行，不得将档案材料带出室外，因工作确需借出的，须经分管领导批准。查阅档案时，只准查览自己需要了解的有关内容，不得翻阅

17、无关章节和横传。6、因工作需要复制档案内容，必须经分管领导批准并办理复制手续后，由档案人员进行复制。档案员只能复制与利用目的有关部分页面（属于机密档案，一般不予复制）。若因特殊需要， 必须复制的应经分管领导同意，复制件应于使用后作保密级销毁。7、借阅人对案卷应妥善保管，保持其完整、清洁，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利，借阅完毕及时归还。借出的档案不准转借他人，防止丢失和泄密。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。8、凡调出、离退以及较长时间外出工作、学习的人员，离前必须归还全部所借档案、资料。否则不能办理调离手续。9、管理、音像档案一般只允许在

18、档案室查阅，科技档案及资料可以借出，但期限不得超过半个月，逾期不能归还者，需到档案室办理续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经分管领导批准。10、设备档案借阅，各公司、事业部必须指定一个兼职档案员负行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次12/16责设备档案的借阅工作，其他人不得随便借阅。借阅档案时，必须持有本部门负责人签字的档案借阅审批单，以一个月为周期，到期必需归还，对借阅档案不按时归还又不办理续借手续的，将纳入单位、部门的绩效考核。11、档案人员和借阅人员对借出档案，要当面进行清点、核对后签字。收回档案时应详细检查，当面点清，如损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处。12、

19、每年十二月底，档案人员要对全年借出的档案、资料进行清点、催还。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，并严格按考核办法执行。13、档案室利用计算机查阅档案信息，必须严格管理使用密码，不得随意向他人提供。十三、重点档案管理1、股东代表大会形成的系列材料。包括：会议通知、签到、议题、会议报告、分组讨论情况、大会决议和会后落实决议情况。2、董事会形成的系列材料。包括：会议通知、议题、董事发言、会议决议及相关文件，董事长、董事、列席人员、记录人签字及会后落实情况。3、征用土地、新建项目系列材料。包括：会议纪要、上级批复、合同签订、图纸资料、厂房设备及

20、水电管路等系列相关文件。行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次13/164、工程新建、扩建项目系列材料。包括:立项报告、设计委托书、工程规划、施工图及报批文件、工程概算预算、招投标文件、工程合同、变更意见、竣工图、决算书及工程质量及进度监理等相关文件。5、基础设施主要指水电汽及地下管路相关材料。包括：设计图纸、规格尺寸、质量期限、有关责任人等系列资料。6、大中精设备（仪器）系列材料。包括：设备申购报告、批准文件、订购合同、会谈纪要和有关技术商务文件；设备开箱记录、装箱单、质保证书等附件；设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单、验收报告及文字材料；设备说明书、图纸及全套随机文

21、件。设备技术改造、搬迁所形成的文字材料及相关数据、报告。7、重点档案管理中第3、4、5、6条属于财务入账结算，必须先按上述规定要求办理归档手续，加盖档案专章，审计、财务方可办理其它程序。8、集团领导、各公司事业部负责人在外签订的任何合同、协议等与集团生产经营有关的文件资料，必须交给档案室存档。十四、其他几点要求：1、企业档案工作要坚持统一领导、分级管理的原则，建立以管理部档案室为中心、以各部门为基础的档案管理网络，建立、健全档案工作制度，保证档案完整、准确、系统，安全和有效利用。2、提高认识、加强档案工作领导。档案工作要列入企业发展规划行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次14/

22、16和年度工作计划，列入领导的议事日程，档案工作要贯穿于企业的生产、技术、经营管理等各项工作，对档案管理的工作程序，文件材料的形成、积累、整理归档等，都要列入各部门和有关人员的岗位职责中。3、各单位、部门要按公司统一要求，确保时间、保证质量，按时完成档案的整理和移交，不得延误，切实做到档案齐全、完整。4、各部门将档案整理合格后，须移交管理部档案室集中统一管理，各部门不得随意保留、处置。实物档案随有随交，若确实需要各部门保管的，须先到管理部档案室登记后，方可放在本部门。5、在每月档案资料整理工作中，管理部将根据归档时间、资料整理情况进行评比，并予以通报，作为部门绩效考核。望各单位、部门本着对集团

23、负责的态度，抓紧组织，积极动员，确保本次档案收集工作全面、快捷，避免漏报、瞒报，为下一步完善档案管理打好基础。十五、考核与奖惩：1、兼职档案管理人员要认真履行职责，对各项工作中形成的文件材料，必须按本制度和有关规定进行收集、整理、立卷、归档、移交。在规定时间内未完成上交或归档不规范的，每出现一次扣2分。2、档案材料属集团所有，任何人不得把在工作中形成的文件材料丢失或据为己有。一经查出解除劳动合同，并取消部门当月绩效工资。3、外出学习、考察、参加会议获得的文件、材料，回单位后必须及时上交登记。凡私存不交，一经查出严肃处理，并取消部门当月绩行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次15/

24、16效工资。4、凡大中精设备仪器开箱验收时，兼职档案员应参加，将全部材料妥善保管并按时上交档案室存档。违者，当事人承担因此而造成文件、材料遗失、损失责任，一经查出严肃处理，并取消当月绩效工资。5、单位部门负责人不履行职责，因此而造成档案工作受到影响或造成损失的，追究责任，情节严重免职。对档案造成损失，影响档案工作的开展，对个别阻挠档案工作正常进行，故意推诿、转移、分散、藏匿及毁坏档案的人或部门应按其造成损失的轻重予以处理。6、借阅人对案卷中档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利的，根据情节轻重给予处罚。7、对不积极配合开展归档工作的，视情节轻重给予处罚。8、在档案工作中成绩突

25、出的，集团予以奖励。9、集团对外签订合同盖章时，必须到集团办进行登记，否则不予盖章办理。各分公司签订合同时，必须在各公司财务综合科登记，形成月度登记表，次月1日对各公司登记表进行收回并对其归档情况进行考核。10、外地分公司档案严格根据集团档案管理规定进行整理，管理部定期视察外地企业的同时对其档案管理进行抽查。11、要妥善保管好各种档案资料，若发生丢失，每份扣责任单位绩效考核30-50分。12、各单位要设立兼职人员负责档案移交、传递、临时保管等工行文部门管理部编 码HQ/GL02-13-01页 次16/16作，并建立完善本部门的档案管理制度。13、存档资料要求做到：及时编号分类、摆放整齐、目录清

26、楚、检索方便，不得出现混放、乱放、鼠蚊、虫蛛等。不符合要求，每项扣10分。14、对移交的档案资料，属于归档范围内的按要求归档，不属于接收归档的，发现一次扣责任单位20分。15、本制度自印发之日起执行。附件：资料归档明细表二一三年一月五日发文范围：全体部门编 制李云香审 核徐公山批 准刘增喜类别归档范围归档时间责任单位设备合同1、设备采购合同及技术协议合同签订后15个工作日各公司、事业部、后勤处室2、设备验收报告验收合格后15个工作日3、设备说明书、技术文件等资料设备到厂开箱验收后15个工作日4、供方企业资信情况：税务登记证、营业执照副本等加盖公章的复印件合同签订后15个工作日（如之前供方已提供

27、资信情况（一年内），则不需每次采购重复入档）5、设备验收不合格项的书面处理资料处理完毕后15个工作日基建合同1、合同及签订合同主体的资质、等级、法人资格、安全生产许可证等相关证件加盖公章的复印件。招投标项目另附加评标记录、工程量清单、报价单、预算书。合同签订后15个工作日（以集团领导签字日期为准）房地产公司2、图纸、图纸会审、工程变更资料竣工验收后15个工作日3、竣工验收报告（含隐蔽工程验收记录、各单体各项工程验收记录、工程预算报告）竣工验收并结算完毕后3个工作日（以发票审计完毕日期为准）4、项目报批资料（复印件）项目办理完产权证明起7日内销售合同1、合同评审资料；2、销售合同属有限公司的，销

28、售合同存放至各公司财务综合科，年度终了后1个月内移交；属事业部的，在合同签定后1个月内交档案室存档。各公司、事业部采购合同1、材料单批采购金额在5万元以上、重要的非生产性物资必须签订采购合同采购合同存放至各公司财务综合科，年度终了后1个月内移交。（如之前供方已提供资信情况（一年内），则不需每次采购重复入档）各公司、事业部、后勤处室2、关键部件必须签订采购合同3、供方的营业执照、税务登记证等复印件资料加盖红章的资质资料4、长期供货质量保证协议（长期供货每次供应量不大及关健部件的供应商签订）及物流运输协议年度终了签订次年协议于1月1日前归档，新添加协议签定后1个月人事合同1、劳动合同；2、与员工签

29、订的技术保密协议；3、外出培训合同；4、员工个人档案合同签订后3个月管理部财务档案1、财务凭证；2、账簿；3、财务报表；4、会计事务所出具的审计报告财务部自己负责存档保管财务部门工资档案1、工资审批文件；2、工资发放明细；3、调令及独生子女费；4、考勤表；5、工资表年度终了后1个月管理部外来文件1、上级机关下发的文件收到后1个月集团办内部文件1、集团内部文件收到后1个月集团办2、集团通知、通报类月度终了后15个工作日管理部3、集团管理制度类年度终了后1个月管理部其他资料1、集团专利、新产品鉴定等相关资料月度终了后15个工作日总师办2、合资合作、土地购买、股权转让等重大文件合同签订后7个工作日各公司、事业部、后勤处室