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1、部门档案管理办法一、 实施档案管理的目的：档案是企业生产经营活动全过程的历史记录，是公司的宝贵财富，是提高工作效率和工作质量的必要条件，档案管理是维护企业历史真实面貌的一项重要工作。因此档案管理办法旨在统一各部技术、专业资源，并规范管理，以达到公司资源的积累、使用、追溯。二、归档内容：凡是企业生产经营过程中直接形成的，具有保护价值的文件材料（如重要收文、发文、电报、会议纪要、会议决议、计划、总结、报告、各类报表、规章制度、程序、作业指导书、流程、合同、专题调查材料等）三、档案管理部门：办公室职责：指导、培训、监督、抽查、奖惩各职能部门档案的建立与日常管理四、各部门职责收集、整理、立卷、保管、鉴
2、定、统计部门的文件档案；五、部门档案管理实施办法：（一）建档内容确定1、由各部根据部门职能，确定本部需归档内容，列出详细档案目录，上报公司办公室；2、办公室将各部上报档案目录汇总分类后，统一各部档案编码，须分管领导审核，报总经理审批并下发执行；3、各部根据公司下发档案目录内容要求，组建本部档案。（二）档案夹建立要求1、建立、建全部门档案总目录表，具体内容如下；1）档案编号；2）档案名称；3）档案案卷题名；4）档案期（从年月日至年月日）；5）档案保管期。2、据档案总目录表分类制作明细档案夹，明细档案夹必备项目：1）档案编号2）档案案卷题名3）档案目录表4）文件借阅登记表5）采用活页装订档案内文件
3、（三）档案员各部门设立兼职档案员一名；职责：负责部门档案的收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、统计、借阅等日常维护管理工作；1、档案资料的收集、整理部门档案管理员要根据部门档案总目录项目，注意收集部门日常需归档文件及技术资料等，将所收集需归档资料根据各明细档案夹内容进行分类整理。2、立卷、归档、保管、备份档案管理员将整理后的文件资料，分别存放相应明细档案夹，并根据要求，填写相关目录及项目后统一保管于部门档案专柜中。部门内重要的技术档案资料等，档案管理员必须在归档前予以备份保存。归档需遵循其自然形成规律，保持其历史联系，按照时间顺序由远及近归档。归档时间为收到或发出文件2小时内。3、档案借阅与回
4、收管理1）相关人员需借阅本部档案资料的，首先填写文件借阅登记表按表中要求流程办理借阅事宜。本部档案资料外借由部门责任人审批。2）所有借出资料，无特殊原因，必须于归还日回收到位，借阅期限不得超过一星期。如需再借应重新办理手续。所借阅资料不允许复印。3）整体档案夹不许借出，只供在档案所在部门内查阅。4、档案清理档案管理员应随时清洁档案，已到保存期限的办理销毁手续，销毁前造册呈报部门责任人核准，重要技术资料需报总经理批准方面实施。销毁后于目录表中附注栏内注明销毁日期。5、档案管理员每月初3号前对部门档案文件盘点一次，并更新目录后上交公司办公室备案。（四）档案管理必备辅助设施：1、专用档案柜；2、档案
5、夹；3、档案盒；以上设施由部门根据需要申购，办公室统一购置，分配。（五）档案保存期限1、永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）公司产品登记相关材料；（10）公司产品技术配方、标准等资料；（11）其他经核定须永久保存的文书资料；（12）设备技术相关资料。2、十年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。3、五年保存：（1）期满或解除之合同、合约等；（2）其他经核定须保存5年的文书。4、二年保存：结案后无长期保存必要的材料。部门档案保存期限由部门责任人根据以上要求确定，报办公室审核备案。（六）档案检查每月办公室不定期组织对各部上月档案管理情况进行检查，检查结果，符合档案管理要求的，予以通报表扬，不合要求的，要求在一星期内整改到位，拒绝整改的，处予部门责任人100元罚款，档案管理员50元罚款。
部门档案管理办法
