如何进行职位分析和编制《职位说明书》

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1、 如何进行职位分析和编制 职位说明书 引言 企业的困惑 用人部门老与我过不 去， HR部门为他们 招聘的人员总是认为 不合适？ HR部门推荐的人 员好象都无法胜 任呀！ 这个人暂时没什 么事做，找点工 作给他干一干？ 引言 员工的困惑 我已经很努力了，但 上司对我还不满意， 我不知道到底为什么？ 我们部门员工做得 很好，但其它部门 认为我们配合不好！ 我来公司几个星期 了，不知道到底该 做些什么？ 引言 案例：机器清扫到底由谁干？ 车间张主任很头疼，原因是机器清扫工作一直没人干 机械维修人员说，自己的工作职责只负责机器维修， 保证机器正常运转，不负责机器的清扫 车间清洁工称自己的的职责是清扫地

2、面， 并没有明确要清扫机器？ 一、职位的概念及职位说明书的 作用 不是任职者 职位的概念 是组织要求个体完成的一项或多项 责任 以及为 此赋予个体的 权力 的总和。 组织中的最小构成单元 若干任务的有机组合 并承担相应的职责 面向结果的 动态的 职位的特点 一、职位的概念及职位说明书的 作用 先有职能，后有职位，再有相应的工作人员； 当没有合适的员工时，会出现“职位空缺”的现象； 职位不能随人走，若员工离职，其职位仍然存在； 公司使命 战 略 目标 /规划 组织结构 设置 职 位 设 置 职位存在的理由就是对公司目标有直接或间接的贡献 职位设置 的依据 一、职位的概念及职位说明书的 作用 一、

3、职位的概念及职位说明书的 作用 招聘 /调 配 绩效管理 薪酬回 报 HR规划 职位培训 选择怎样 的人？ 如何选？ 培训什么？ 如何培训？ 关键绩效怎样 考核？ 如何设 置职位？ 怎样报 酬 员工？ 职位评 估 怎样 评估？ 职位说明书 切记： 职位说明书本 身并不具备独 立开展各项人 力资源管理工 作的功能！ 1、 有多少种工作职位 2、 职位目前的人员配备能否达到任职要求 3、 今后职位和工作将发生那些变化 ， 人员结构应做什么相应的调整 4、后备人员的素质应达到什么水平 一、职位的概念及职位说明书的 作用 人力资源规划： 企业要根据生产经营发展战略做出人力规 划。工作分析的结果，可以为

4、有效的人力规划提供可靠的依据。 一、职位的概念及职位说明书的 作用 招聘 为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内 容、工作要求和人员的资格要求。 选拔 为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选择的信度和效 度，降低了人力资源选择成本。 绩效管理 为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员 工明确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考评引起的员工冲突。 一、职位的概念及职位说明书的 作用 薪酬设计与管理： 明确了工作的价值，为工资的发放提供了 可参考的标准。 职业生涯设计： 使员工清楚工作的发展方向，便于员工制定 自己的职业发展计划。 管理关系： 明确上级与下级的隶属关

5、系，明晰工作流程。 一、职位的概念及职位说明书的 作用 培训和开发： 不同的员工有差异 ， 并非人人都能够满足和达 到任职要求 ， 必须要不断培训 ， 不断开发 。 因此 ， 可以按照工作 分析的结果 ， 设计和制定培训方案 ， 根据实际工作要求和聘用人 员的不同情况 ， 有区别 、 有针对性的安排培训内容和方案 ， 以培 训促进工作技能的发展 ， 提高工作效率 。 一、职位的概念及职位说明书的 作用 综上所述，职位说明书对企业的 好处 有： 有助于发现职责交叉、空白或模糊不清的现象。 有助于企业招聘、培训、员工能力的提升。 有助于上级了解下属的工作任务，理解自己的管理职责和权限。从而 能有效

6、地管理。 有助于新的任职者尽快熟悉职位工作，避免职位职责因人而异的情况 出现。 二、工作分析流程 信息收集 流程梳理 部门职责 职位设置 公司战略 部门职能定位 职位说 明书 梳理公司核心流 程 问题总结 公司战略了解 各部门职能的重 新定位 各部门职责的 重新描述 各部门反馈、 交流、确认 各部门职位规 划 职位名称规范 各部门反馈、 交流、确认 定编定岗定员 编制各职位说 明书 各部门反馈、 交流、确认 收集现有各 部门资料（包 括现有部门职 责、职位设置、 各职位职责及 任职资格） 二、工作分析流程 收集现有各部门的资料，包括现有部门职责、职位设置及人员编制、 各职位职责及任职资格等 1

7、、基本信息： 包括职位名称、职位编号、所属部门、职位等 级、制定日期等； 2、工作活动和工作程序： 包括工作摘要、工作范围、职责范 围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等； 3、工作环境： 工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时 间、工作环境的舒适程度等 4、任职资格： 年龄要求、学历要求、能力要求、工作经验要 求、性格要求等。 信息收集的内容 二、工作分析流程 1、工作执行者； 2、组织内的各种文字资料； 3、监督管理者、培训部门； 4、下属、顾客和用户； 5、工作分析专业人士、独立的第三者等 信息收集的来源 二、工作分析流程 信息收集的常用方法 观察法：作为参与式观察者或旁观

8、者 1、在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时，直接 观察是一种特别有用的方法；像门卫、流水线上的工人 和会计所做的工作； 2、主要研究工作的外显特征，如工作负荷、工作环境、工 作关系等方面； 3、也可以用来证实其他渠道所提供的信息； 4、初步了解工作的基本情况； 二、工作分析流程 信息收集的常用方法 三种访谈法 对每个员工进行个人访谈； 对做同样工作的员工群体进行的群体访谈； 对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈； 访谈法优点 特别适用对文字理解有困难的人； 能够及时控制和引导； 可以发现一些在其他情况下不可能了解到的工作活动和行为； 可以当场评价信息质量，决定取舍； 适合提

9、取工作的内部信息，如任职资格、培训需求、责任和权 利等。 问卷法：问卷法是一种快速、高效的信息收集方法，但设计问卷并进行测量 例：（管理类） 1、 工作中的决策程度 2、 与人交往 3、 在教育、经验和性格方面需求 4、 在体力、精神努力和职位压力方面的需求 5、 工作的保密程度 6、 特殊的沟通技能 7、 特殊的资格，列出履行职责需要的清单 8、 制定决策内容，包括决定和控制公司的政策和法律；判断失误的影响；回顾你决 策的程度 9、 什么是最重要的职责 10、监督什么职位和监督多少职位 11、监督的多样化和复杂化程度 12、工作执行的描述，包括依据标准政策、方法、程序、原理、创造性思维、惯例

10、等 13、判断，包括确定目标、对信息的评价、判断的多样化、判断的影响和重要性 14、决策，包括理由、决定等 二、工作分析流程 信息收集的常用方法 三、职位说明书的编制 【 职位说明书 】 ： 是对职位的目的、职责、任务、权限、工作关系、工作负荷、环境条件 等内容给予的定义性的说明，并通过职位描述的工作把直接的实践经验归 纳总结上升为理论形式，使乊成为指导性的管理文件。 (样表如下 ) 职位基本信息 (职位编号： RL-001) 职位名称 总经办主任 职位类别 管理 职位最高职级 C级 职位最高职等 M2等 所属部门 总经办 职位定员 1 人 职位说明书的主要内容 职位基本信息 (职位编号： R

11、L-001) 职位名称 总经办主任 职位类别 管理 职位最高职级 C级 职位最高职等 M2 所属部门 总经办 职位定员 1 人 职位目标（在实现公司战略目标过程中所担任的角色、承担的责任、实现的价值） （职位目标，又称为职位使命或工作概要，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存 在的价值和理由。） 职位目标写法及示例： 工作依据 工作行动 工作对象 工作目的 根据公司 战略 建设与公司发展需求相匹配的人力资 源管理体系和行政管理体系 确保人力资源 动态供需平衡 职位 说明书的主要内容 【 内涵 】 ： 所谓工作职责，主要指该职位通过一系列什么样的活劢来实现组 织的目标，并取得什么样的工作成

12、果。它是在前面工作标识与工作 概要的基础上，进一步对职位的内容加以细化的部分。 职位职责（为了达到工作目标而完成的一系列任务集合，行动目标） 工作职责内容 工作结果评估标准 1、人力资源战略规划： 根据公司发展战略目标，制定年度人力资源工作规划 ，组织、协调、监督年度人力资源工作规划实施； 年度 HR工作规划 人才梯队建设 工作职责 工作职责 基本特征 工作职责 基本特征 职责描述的常用动词 认可、批准、定义、决定、开发、指挥、确立、计划、编制 履行、评价、达成、确保、明确、提高、加强、扩大、设置、判断、控 制、维持、监督、分工、指示 提议、帮助、分析、预测、解释、推荐、协调、支缓、支付、确认

13、、核 对、分发、收集、发行、获得、操作、提示、推进、制作、处理、供给、 提出 研究、分析、评估、发展、参与 组织、实行、执行、指导、带领、采用、生产、解释、阐明 维持、开发、安排、协作、预防、预测、解决、支付、修订、承担、比 较、运用、设计、测试、引导、起草、操作、保证、检查、否决、支持、 制作、促使、评估、倡议、反馈、归纳 1.目 标 2.管 理 3.业 务 4.思 考 5.行 动 6.其 他 工作责任与权限（组织赋予该职位的决策范围、层级与控制力度，关注决策批准权） 1. 是该职位在组织所赋予的决策范围、层级与控制力度内需担负的责任、风险，和根据该职位的工作目标与工作职责，组织赋 予该职位

14、的决策范围、层级与控制力度。 2. 通过分析该职位所能掌控的资源数量和质量，以及该职位的活动范围，对部门产生的影响，给公司带来损失。 3. 描述诧要求清晰准确，尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，避免采用模糊性的动词，如“负责”、 “管理”、“领导”等。 工作责任 负责大展地产的人力资源开发与管理工作以及行政工作。 工作权限 财务权限 详见 财务管理规定 人事权限 详见 人事管理规定 、 培训管理规定 、 招聘管理规定 。 其他权限 对于本部门员工提交的报告、通知等具有审核权。 工作联系（与本职位工作有业务关系的公司、部门、外部单位，而非突发事件） 1、指该职位在公司内、外部的

15、沟通关系，主要是与本职位工作有业务关系的公司、部门、外部单位，而非突发事件。 2、寻找与职位职责的主要职能相关，长期且固定往来的业务关系对象 . 3、需要说明联系的主要内容、频率、方式、联系所采用的工具。 工作联系对象：公司 /部门 /单位 联系主要事项 公司内部 各部门 人力资源开发与管理工作 外部单位 劳动行政部门等 劳动纠纷及合同、保险、职业卫生等管理 职位说明书的主要内容 任职资格（为了保证工作目标的实现，任职者必须具备的知识、技能与能力要求，不是现在职人员情况） 1. 与工作绩效高度相关的一系列人员特征。 2. 结合职位标准，任职者为完成工作，并取得良好的工作绩效，所需具备的知识、技

16、能、能力以及个性特 征要求，应避免要求过高或偏低现象。 3. 知识、技能及素质方面，需选择该职位典型的、具代表性的内容，不是现在职人员情况。 职位说明书的主要内容 基本要求 性别 不作要求、 男、 女 年龄 40岁以下 （如 2630岁） 身高 不作要求、 160cm165cm、 166cm170cm、 171cm175cm、 176cm以上 仪表 不作要求、 其它：（ ） 教育背景 学历 高中或以下、 中专、 大专、 本科、 硕士、 博士或以上 工作经验 不作要求、 12年、 23年、 35年、 58年、 其它：（ ） 专业 不作要求、 其它：（ 人力资源管理相关专业优先 ） 上岗资格证书

17、不作要求、 其它：（ ） 接受培训项目 不作要求、 其它：（ 人力资源管理相关培训 ） 职位说明书的主要内容 能力素 质 激励能力 资源分配能力 计划能力 谈判能力 领导能力 决策能力 组织能力 创新能力 授权能力 应变能力 分析能力 信息管理能力 不作要求 其它：（ 目标管理能力、统筹能力、人际感召力） 专业知 识与技 能 1、具备现代企业系统的人力资源管理理论和实践综合知识，对人力资源规划、招 聘管理、培训发展、绩效考核、薪酬设计、制度建设、组织设计、员工福利、员工 职业生涯规划等有一定的实践经验； 2、熟悉国家和地区人事、劳动相关法律法规； 3、熟练使用办公常用软件； 4、具备较强的授课能力及课件制作技巧； 5、具备较强的语言表达能力及文字表达能力。 应清楚地说明该职位的工作情况，不能与其他职位说明书混淆不清。 尽量避免采用模糊性的 数量词 ，如 “ 许多 ” 、 “ 一些 ” 等，尽可能表达准确。 尽量避免采用任职者所不熟悉的专业化术语，如确有必要，须附注解释说明。 尽量避免采用模糊性的 动词 ，如 “ 负责 ” 、 “ 管理 ” 、 “ 领导 ” 等。 在界定职位时，要确保指明工作的范围和种类。 尽量采用 “ 动词 +名词 +目标 ” 的书写格式。 职位说明书编写规则 = = 谢谢 = =