档案信息化构建重要意义

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1、档案信息化构建重要意义根据国家档案局信息化建设精神和自治区档案局制定的我区档案信息化建设目标,十五期间末,区直机关要根本实现向档案馆移交档案,同时,还要移交机读目录,实现档案管理网络化.因此,现阶段档案室信息资源建设的质量、档案网络建设的标准,都将直接影响未来档案馆档案信息化的质量.许多单位已经或正在实现办公自动化,电子文件伴随着办公自动化的进程应运而生.档案室应依照国家档案局即将颁发的?电子文件归档管理标准?等档案信息化的标准,做好档案信息化的根底工作,把好这一根底工作至关重要.1档案信息化建设的现状及存在问题目前大多数档案正在建立机读目录数据库,局部档案已经完成但也有一些单位工作认识不到位

2、,在软、硬件配置上、在档案人员的配备上都未作长期考虑.有的单位档案员兼职过多,精力分散,不但档案知识掌握不够好,而且计算机专业知识也知之甚少,档案管理软件的应用比拟困难,档案管理软件在其工作中不仅没有减轻他们的劳动强度,反而成为他们工作的负担.这就势必会影响档案室信息体化建设的进程,影响档案信息在机关办公自动化中作用的发挥.1.1着录格式不统一许多机关、企事业单位档案室使用的软件有的相同,有的不同.即使是同一种软件,各档案室的着录格式也不相同.如文件级档号的着录格式:有的是用全宗号一一组卷年度-实体分类号-一保管期限-案卷号-件号,有的那么是用其中的几项内容,即使用的是同一项内容,各工程使用的

3、字节长度也各不相同,如有的用001三个字节表示第1卷案卷,有的那么是用0001四个字节表示第1卷案卷;有的档案室的实体分类是以局部分类的,如办公室为01,计财室为02等.有的是用类别的,如党政档案为01,行政档案为02,会计为03等.这些使用方法对每个档案来说也无可非议,因为他们所月d的表示方法都清楚地说明本单位的情况.但这些数据将来要移交进档案馆,实现信息资源共享,就必须考虑着录格式的统一和数据的接日问题,如果档案室的着录格式和整个档案馆的着录格式不一致,档案馆的数据就无法接收这局部数据,而必须重新对这局部档案进行数字化处理,从而造成人力、物力、时间上的重大浪费,使档案馆背上沉重的包袱,增加

4、档案信息建设的困难.1.2档案员对档案的数据缺乏平安性和保密性意识有的档案室的机读目录有几千甚至几万条,可是却从来未做备份处理,有的甚至不知道数据的备份.档案室的微机随意让人开启,只要登录口令正确,任何人可以增加、删除、修改记录,数据库本身的平安性、保密性很差,容易丧失和泄密.许多档案室已经进人到全文管理,可是开放目录与控制目录数据混合存放在一个数据库,有的在档案信息着录工程中没有控制工程,把原始目录数据直接提供检索利用,操作频繁,使用率高,档案机读信息容易泄露,平安性差.有的条件比拟好的档案室直接联在公众网上,数据的平安更没有保障1.3数据错误较多有的档案为了达标或者完成某种检查,在数据录入

5、时搞突击,随着机读目录数量的急剧增长,管理人员的检查、校对工作跟不上,质量出现问题.2做好档案室信息化建设的几点建议2.1加强档案信息化人才队伍的建设随着档案信息化建设的加快,对档案信息化管理人员素质的要求也越来越高,档案员不仅要掌握计算数据库的管理技术,还要熟悉档案室情况,及时跟踪了解档案业务最新领域及其开展情况.档案业务部门在指导具体业务的同时也应对机关档案室的机读目录格式作指导,以保证着录格式的统一,为以后档案机读目录移交进馆作好前期准备.2.2统一着录格式标准参照自治区档案局?关于接收档案目录着录规那么?,着录工程应尽量完整,以保证检索途径的多元化.根据工作特点选录符合实际的工程,实行

6、统一的着录格式.2.3加快档案目录数据库建设的速度档案室保管档案数量不多,应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作,2.4注重档案数据的平安、保密各档案室工作人员在自己数据库的平安方面应加以重视,注重数据库本身的平安和机读目录的保密根据我国有关涉密网络信息保密工作的法律法规,加强档案信息库特别是未开放信息数据的保密工作,特别是已链接公众网、公共网的档案室,必须严格管理计算机设备、网络、数据磁盘等载体.根据规定要求真正做到物理隔绝,严防严密.建立健全数据库质量控制体系,把好数据质量关凡数据有错误的必须重录或纠错,不达标准的数据不宜提供利用.3档案信息化建设的意义3.1对于职能部门的意义3.1.

7、1提高整个部门的工作效率实施档案管理的信息化后,部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作,极大提高职能部门的工作效率.3.1.2提高整个部门的技术水平企业的信息化、数字化、网络化是开展的大方向,每个部门都这方面投人很多的精力.只有实现档案工作的信息化,才能和矿业公司的开展相协调,适应不断变化的外部环境.3.1.3有效的进行档案的收集工作档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动;档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动,如果没有一个好的管理平台(管理工具),档案的收集和整编只能是零星的和不完整的.3.1.4有效的为科研效

8、劳档案管理的信息化,将档案在网络上共享,科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发,提高了研究院整体的工作效率和竞争力.3.1.5有效的为决策效劳科技档案是研究院最珍贵的无形资产,是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动,由档案管理人员分类、编目,最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据.而文书档案通常是由院领导亲自起草,亲自下发的,是领导决策的具体表达.所以档案的信息可以更好的对档案进行利用,为决策提供依据.3.1.6部门职能变保管为效劳档案管理信息化以后,公司的无形资产(企业档案,包括文书档案、科技档案等)可以在网

9、络上方便浏览(有相关的权限控制),为公司领导和设计部门提供优质效劳,这样档案管理的职能不再是档案的保管部门,而是公司内部信息的信息中心.3.2对于公司的意义3.2.1更好的收集和管理档案档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料档案是一种历史活动的原始记录.大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料,内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息,这些信息忠实的记录了立档单位的开展历史,对立档单位的开展提供有利的借鉴实行档案的信息化管理后,必将能够更好的收集和管理这种信息资源.3.2.2方便二次利用、提高利用率一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕,但事实上本

10、年的档案在二次利用的要求上是最多的,这在一定程度上影响了档案的利用效率;同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦,首先要登记,然后要在浩如烟海的档案中查找,这个过程中不可防止的要造成损坏,而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅,别人只能在他借阅完毕后才能再续借.而档案的信息化建设成功之后,档案信息可以在内部网上共享,有控制地进行利用.3.2.3可以解决档案损坏、丧失的问题完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可防止的会造成许多重要档案的丧失和损坏.计算机的管理可以防止重要档案在这个过程中的损坏及丧失.3.2.4形成完整的档案信息网络纸质的实体不能形成信息网络,对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便.大大降低了工作效率.而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络.3.2.5形成电子信息资源中心电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐,同时形成单位的电子信息资源中心.3.2.6提高员工的工作效率档案管理实现信息化后,档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成,减少不必要的事务工作,提高员工的工作效率.