建设项目档案整理规范

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1、建设项目档案整理规范建设项目文件归档要求及档案整理规范一、项目文件形成的质量控制 建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的是项目建设的真实记录是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求把项目建档工作作为项目建设的重要组成部分列入建设计划明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。 （一）建设单位文件的质量控制 1、建设单位的职责 建设单位应承担起项目档案

2、工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。 2、建设单位的任务 (1)明确项目档案工作计划。 (2)建立档案工作网络明确各岗位任务。 (3)规范做法打好基础。 (4)申报登记接受监督 (二)设计单位文件的质量控制 设计文件材料的规范对竣工档案的内在质量有着密切联系。如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时应明确形成文件的内在质量和外在质量要求把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量尤其要注意每张施工

3、图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的事后要补发原件； 口头变更的要及时形成文件发往有关单位必须明确行之有效的特别办法。设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。 (三)监理单位文件的质量监控 1、监理单位

4、职责 (1)中华人民共和国建筑法(以下简称(建筑法赋予了建设监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关在对施工记录进行确认时要检查所填各荐是否符合要求对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。 (2)工程建设监理规定第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。 2、监理单位任务 (1)参与招标工作时在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中应明确文件的归档条款如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在

5、质量、电子文件的归档等。 (2)从事设计阶段监理时在协助项目法人单位选择设计单位后除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大有关资料已表明工程出现的质量问题40在于设计原因投资问题则80决定于设计。所以提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。 (3)从事施工阶段监理时一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整

6、、准确、系统进行审核。 建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： 来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人按照签定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到对这些文件信息管理监理工程师应妥善保管； 来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图保证施工质量至关重要除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外其设计参数及计算方法也是收集范围； 来自施工单位的

7、文件。施工进度计划、施工方法说明、施工作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话还要建立索赔档案； 来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。 (四)施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据其数量在整个项目档案中占了最大的比重是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积

8、累的关键其质量控制可从以下几方面进行： 一是以公文形成的文件要注意统一文号。施工单位围绕项目建设将形成公文形式的文件如请示监理及项目法人等的文件要规范如有统一的格式、统一的文号同时每一份文件要有准确的题名； 二是施工记录必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰图面整洁修改到位。 施工单位在签订承、发包合同后应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面施工是由两个不同类型的施工单位进行的所以做法上有相通之处但也有其各自的特

9、点。 1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的按分项、分部、单位工程积累。 2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行是根据设计文件、装箱清单等进行。 (五)项目质量监督部门的监控 (六)档案行政管理部门的监控 二、建设项目文件的整理 建设项目文件的整理要求在完整收集的基础上进行遵循文件材料的自然形成规律保持项目文件材料的成套性按照一定的原则

10、与方法进行分类、组卷、排列、编目形成符合国家档案工作规范的系统。 (一)归档文件的质量要求 1、归档文件应是原件 建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件盖章签字方可归档；建设单位作为直接的收文单位其文件归档时应保存正本；有些文件如发至上级主管单位建设单位作为间接接收单位且没有抄送字样的归档时可保存复制件; 施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外其余施工文件均应移交原始文件供建设单位归档保存。 2、归档文件的内在质量要求 (1)归档文件内容要真实必须在项目建设过程中直接形成的 (2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕已按照一定的审批、检查、验收

11、程序负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。 (3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。 (二)归档文件整理的基本要求 1、整理步骤 项目档案材料的整理主要分以下几点： (1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。 (2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定剔除不属归档范围及重份的文件以确保项目档案的完整性对计划任务书的批复、项目任

12、务书的上报、征地权属证书等材料应将原件归入项目档案。 (3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。 (4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。 (5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多可以组织为一个案卷其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时图纸的排列可按图纸目录的顺序进行文字性文件遵循反映同一问

13、题、同一结构的文件排列在一起的原则同一案卷中有若干个问题时按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件也有竣工图文件时反映同一个问题、同一工作进程的文件排列文件性文件材料在前竣工图文件在后。 2、组卷原则和要求 组卷要遵循项目文件的形成规律保持案卷内项目文件的有机联系便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意： (1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。 (2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)对于其他规格的

14、文件小于16开的文件用A4标准的白纸托裱文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时不可将文字图表和数据掩盖签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。 (3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。 (4)案卷内文件的保管期限应基本一致。 (三)项目文件的组卷方法案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中按一定的方法排列形成保管和利用的基本单元。它按一案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。 l、综合管理性文件材料的组卷

15、管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料) 这类型的文件材料的组卷应先按问题后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题可把不同问题的文件材料分开同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的可以组成几个案卷不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等这些

16、材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。 2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重图纸是按阶段、结构、专业形成的图纸一般有图纸目录控制其排列顺序因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少可以组成一卷卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工建设单位应指定汇总人各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与

17、施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录同时保留原图纸目录。 3、施工文件的组卷方案 施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录最后形成单位工程评定记录。因此施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少可组成一卷；如果数量多的可区分分部、分项工程分别组卷。 (1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷； (2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单试验检测报告按分项工程组卷分项工程质量评定

18、表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上； (3)原材料试验报告、合格证等按批量形成能区分工程部位的归入分部工程部不能区分按单位工程统一组卷； (4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷； (5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档； (6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)； (7)设备部分文件材料单独组卷已独立成册并编有页码的可保持原状不需再编页码; (8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷外文设备文件拟写案卷题名时应翻译中

19、文题名。修改通知单施工修改是经常发生的因此会形成若干“修改通知单”修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来前面附上跟工程变更通知单目录组成一卷。数量多的可按专业分别组卷。 5、监理文件的组卷方法 建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。 (1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开形成了各专业的监理实施细则建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时要依据该项目形成情况进行收

20、集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。 (2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定每一个文种的文件要有统一的编号。如开工令、复工令等可设文种围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序一份文件如在拟稿、签发、审批记录应将请示、批复放一起以便于文件的管理。同时也便于随时了解发文

21、数量等。 对于监理过程中产生的文件材料应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按年度组卷。以项目有关的来往文件应整理归档以工程有关的但没有批文没有结果的报告应单独立卷待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下： 监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则； 监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、理日志等； 季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

22、 6、特殊载体档案材料的整理 随着信息技术的普及它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容它是建设项目档案的补充更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊在立卷中应单独处理。 (1)照片的整理 照片档案应以本项目建设活动为主选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面： 本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； 本项目领导活动的照片上级有关领导在本项目视察活动的照片； 本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片; 本项目在工作中选用的外单位的照片。 照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有

23、底片)、照片和文字说明等部分构成。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片可能在查看线路现场的照片有在会议室具体讲座的照片可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设可以把施工前的地形、地貌拍摄下来连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“”、“”、“”同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第

24、一张照片的上方。对于某次活动只收集了单张照片的则要以单张照片为单位拟写说明。 照片说明“六要素”的内容： 事由：照片所反映事件、事物的情由； 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； 地点：被拍摄物所在的具体地点； 人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； 背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。 伴随着施工进程各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位施工单位移交前根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况如果照片中有施工工艺的

25、改进质量问题的处理还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后还要编制照片档案目录。 凡是归档的声像文件必须图像清晰、声音清楚并附以必要的文字说明必须是原版、原件。 录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷每盒(盘)的外套上要帖有标签注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等并填写目录。 (四)案卷的装订 装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297_210)整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”归档图纸折叠时按手风琴式图幅内折以便长久保护档案寿命。 文字材料一律用线装订采用三孔一线方法(孔距8cm装订线距纸边125cm)装订孔在案卷左侧具体要求为： 1、装订前必须除去原用于装订的金属物以免锈蚀纸张； 2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求； 3、每卷厚度以薄卷为主不宜太厚图纸案卷一般不超过5 cm如同类材料数量较多可分成几卷但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。 4、每卷内容排列顺序为：封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表。 第 17 页 共 17 页