Excel(版)在人力资源管理中高级应用（下册）HR一族办公杀手锏
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1、 Excel(2007版)在人力资源管理中的高级应用（下册） 舒雄 编著 中国青年出版社 图书在版编目（CIP）数据 Excel（2007 版）在人力资源管理中高级应用/舒雄等编著．—北京：中国 青年出版社，2009.9 ISBN 978-7-80218-208-0 Ⅰ．用… Ⅱ．李… Ⅲ．电子表格系统，Excel Ⅳ．TP391.13 中国版本图书馆 CIP 数据核字（2007）第 0
2、12833 号 策划编辑 刘全 封面设计 灵动设计 责任编辑 钟梅娟 责任校对 李珊 中国青年出版社 出 版 发 行 社 址 北京市阜成路 8 号 邮 编 100830 (010)68768548 网 址 经 销 新华书店 发行部 (010)68371900 (010)88530478(传真) (010)68768541 (010)68767294(传真) 零售店 读者服务部 北京青年文苑 (010)68371105 (010)62529336 编辑部 (010)68193075 承 印
3、 廊坊时嘉印刷有限公司 版 次 2009 年 9月第 1 版 2009 年 9月第 1 次印刷 规 格 880×1230 开 本 1/32 印 张 8 字 数 246 千字 书 号 ISBN 978-7-80218-208-0 定 价 120.00 元（全套共 5 册） 本书如有印装质量问题，可与发行部联系调换 前 言 Excel 集数据采集、编辑、分析于一身，具有强大的数据处理和图 表分析功能，在人力资源管理工作中得到广泛应用。 本书根据人力资源管理工作的实际需要，由浅入深、循序渐进地 讲解了人力资源管理工作必需掌握的 Excel 软
4、件技能，并提供了多种 实用模板。通过学习本书，读者能够根据实际需要设计出工作表和数 据图表，解决企业人力资源管理工作中的繁杂问题。 本书共分 11 章，主要内容如下。 第 1 章讲解 Excel 2007 的基本操作，包括工作簿、工作表和单元 格的基本操作，数据的输入与修改、批注的使用、工作表与工作簿的 保护等内容。第 2 章～第 11 章讲解了员工档案管理系统、员工离职程 序表、员工学历分析图、员工出勤统计表、员工在职培训管理系统、 员工加班记录表、员工年度考核系统、员工业绩奖金评定系统、员工 工资管理系统和人力资源薪资调查系统等制作方法。在第 2 章～第 11 章中还安排了与该章
5、内容相似的其他常用模板，读者可以举一反三， 全面掌握 Excel 在人力资源管理工作中的应用。 本书特点：图解方式、版式新颖，实例经典、内容实用，语言简 练、通俗易懂，步骤详细、一看即会。 请登录网址 尚 IT 生活秀”文件夹中选择本书实例文件和其他模板文件进行下载。 本书由舒雄执笔，另外陈豫龙、郭彦芳、李鹏杰、张斯予、马洪 亮、张婷、刘方源、吴平和刘江斌也参与了部分编写工作。 如果您对本书有何意见和建议，请通过 yuanxun.007@ 与 我们联系。 编 者 2009 年 5 月 i 下册目录 第 5 章 员工出勤统计表......
6、........................................................................... 105 5.1 创建员工出勤统计表 ................................................................................. 105 5.1.1 创建并格式化表格 ......................................................................... 105 5.1.2 设置数据有效性 .
7、............................................................................ 106 5.1.3 计算请假天数 ................................................................................. 107 5.1.4 计算应扣工资 ................................................................................. 108 5.2 统
8、计月度出勤 ............................................................................................. 109 5.2.1 创建数据透视表 ............................................................................. 109 5.2.2 利用数据透视表查看员工的出勤...................................................111 5.2.3 修改数据透视表
9、布局 ..................................................................... 112 5.2.4 编辑数据透视表的统计方式.......................................................... 113 5.2.5 设置数据透视表中的值显示格式.................................................. 114 5.2.6 更新数据源 ...........................................
10、.......................................... 115 5.2.7 套用表格样式 ................................................................................. 116 5.2.8 删除数据透视表 ............................................................................. 116 5.3 创建数据透视图 ..................................
11、....................................................... 117 5.4 其他应用实例 ............................................................................................. 119 第 6 章 员工在职培训管理系统 ................................................................... 120 6.1 创建在职培训日程表 ...................
12、.............................................................. 120 6.1.1 建立基本表格 ................................................................................. 120 6.1.2 设置时间格式 ................................................................................. 120 6.1.3 自动填充数据 ..........
13、....................................................................... 121 6.1.4 建立单元格之间的链接 ................................................................. 122 6.2 拼音字段的应用 ......................................................................................... 123 6.2.1 添加拼音 ........
14、................................................................................. 123 6.2.2 显示拼音 ......................................................................................... 124 6.2.3 设置拼音字段 ................................................................................. 125 6
15、.3 创建在职培训成绩表 ................................................................................. 126 6.3.1 建立基本表格 ................................................................................. 127 6.3.2 插入图片 ................................................................................
16、......... 127 6.3.3 冻结窗口 ......................................................................................... 128 6.4 统计培训成绩 ............................................................................................. 129 6.4.1 计算平均成绩 ...............................................
17、.................................. 129 6.4.2 统计成绩排名 ................................................................................. 130 6.5 公式中单元格的引用 ................................................................................. 131 6.5.1 相对引用 .......................................
18、.................................................. 132 6.5.2 绝对引用 ......................................................................................... 133 6.5.3 混合引用 ......................................................................................... 133 目 录 6.5.4 引用其
19、他工作表的单元格.............................................................. 134 6.6 在职培训成绩分析 ..................................................................................... 135 6.6.1 建立基本表格 ................................................................................. 135 6.6.2 应用自动换
20、行功能 ......................................................................... 135 6.6.3 为表格添加边框 ............................................................................. 136 6.6.4 统计总人数 ..................................................................................... 137 6.6.5 统计
21、男女员工的人数 ..................................................................... 139 6.6.6 统计最高分 ..................................................................................... 140 6.6.7 统计最低分 ..................................................................................... 140 6.6.8
22、 分别统计男、女员工的平均分...................................................... 141 6.6.9 统计各分数段的人数 ..................................................................... 142 6.6.10 计算各分数段人数占总人数的比例............................................ 146 6.7 显示所有公式 ........................................
23、..................................................... 147 6.8 常见公式错误及纠正办法 ......................................................................... 148 6.9 其他应用实例 ............................................................................................. 151 第 7 章 员工加班记录表...............
24、.................................................................. 152 7.1 创建员工加班记录表 ................................................................................. 152 7.2 使用公式输入加班数据 ............................................................................. 153 7.2.1 日期的输入 ........
25、............................................................................. 153 7.2.2 加班时间的计算 ............................................................................. 154 7.2.3 计算加班费 ..................................................................................... 155 7.3 使用加班
26、记录表 ......................................................................................... 155 7.3.1 完善加班记录表 ............................................................................. 156 7.3.2 审核公式 .......................................................................................
27、.. 156 7.3.3 错误检查 ......................................................................................... 158 7.3.4 验证公式计算结果 ......................................................................... 159 7.4 其他应用实例 ........................................................................
28、..................... 161 第 8 章 员工年度考核系统 ............................................................................ 162 8.1 创建季度考核表 ......................................................................................... 162 8.1.1 创建出勤统计表 .................................................
29、............................ 162 8.1.2 设置小数位数 ................................................................................. 163 8.1.3 创建绩效表 ..................................................................................... 163 vii 8.1.4 使用函数 INDEX 引用数据 ...........
30、................................................ 164 8.1.5 计算总成绩 ..................................................................................... 166 8.2 创建年度考核表 ......................................................................................... 167 8.2.1 建立基本表格 ..............
31、................................................................... 167 8.2.2 利用合并计算功能计算成绩.......................................................... 167 8.2.3 计算总成绩 ..................................................................................... 169 8.2.4 突出显示特定成绩 ..................
32、....................................................... 170 8.2.5 计算成绩排名 ................................................................................. 171 8.3 利用排序功能查看年度考核表.................................................................. 172 8.3.1 简单排序 ..............................
33、........................................................... 172 8.3.2 复杂排序 ......................................................................................... 173 8.3.3 自定义排序 ..................................................................................... 174 8.4 利用筛选功能查看年度考核表
34、.................................................................. 176 8.4.1 自动筛选 ......................................................................................... 176 8.4.2 自定义筛选 ..................................................................................... 176 8.4.3 高级筛选
35、 ......................................................................................... 177 8.5 其他应用实例 ............................................................................................. 180 第 9 章 员工业绩奖金评定系统 ................................................................... 181 9
36、.1 创建奖金规范表 ......................................................................................... 181 9.2 创建奖金评定表 ......................................................................................... 181 9.2.1 建立基本表格 .................................................................
37、................ 181 9.2.2 计算奖金比例 ................................................................................. 183 9.2.3 计算基本业绩奖金 ......................................................................... 184 9.2.4 计算本月累计销售额 ...........................................................
38、.......... 185 9.2.5 计算累计销售奖金 ......................................................................... 185 9.2.6 计算员工总奖金 ............................................................................. 186 9.3 评估员工业绩 .........................................................................
39、.................... 187 9.3.1 使用图表查看员工业绩 ................................................................. 187 9.3.2 添加趋势线 ..................................................................................... 188 9.4 创建奖金查询表 ..............................................................
40、........................... 189 9.5 其他应用实例 ............................................................................................. 191 目 录 第 10 章 员工工资管理系统.......................................................................... 192 10.1 创建员工工资表 .............................
41、.......................................................... 192 10.1.1 复制工作表 ................................................................................. 192 10.1.2 制作岗位工资表 ......................................................................... 193 10.1.3 制作员工奖金表 ..................
42、....................................................... 194 10.1.4 制作员工补贴表 ......................................................................... 195 10.1.5 制作员工工资明细表.................................................................. 197 10.1.6 计算应发工资额 .................................
43、........................................ 199 10.1.7 计算扣除保险费 ......................................................................... 199 10.1.8 计算个人所得税 ......................................................................... 200 10.1.9 计算实发工资额 ..........................................
44、............................... 202 10.2 工资额汇总 ............................................................................................... 203 10.2.1 分类汇总工资总额...................................................................... 203 10.2.2 分类汇总工资平均值...................................
45、............................... 205 10.2.3 删除分类汇总 ............................................................................. 206 10.3 制作工资条 ............................................................................................... 207 10.4 预览打印效果 .................................
46、.......................................................... 208 10.5 页面设置 ................................................................................................... 209 10.5.1 设置页边距及页眉页脚边距...................................................... 209 10.5.2 调整打印比例 ...................
47、.......................................................... 210 10.5.3 设置打印方向 ............................................................................. 210 10.5.4 打印网格线 ................................................................................. 211 10.5.5 设置打印顺序 ................
48、............................................................. 212 10.5.6 设计页眉页脚 ............................................................................. 212 10.6 打印范围设置 ........................................................................................... 214 10.6.1 调整分页符位置 ...
49、...................................................................... 214 10.6.2 删除分页符 ................................................................................. 215 10.6.3 设置打印页数范围和份数.......................................................... 215 10.6.4 一次打印多个工作簿.................
50、................................................. 216 10.7 其他应用实例 ........................................................................................... 217 第 11 章 人力资源薪资调查系统................................................................. 218 11.1 设计调查问卷的内容............................
51、.................................................... 218 ix 11.2 创建薪资调查问卷 ................................................................................... 218 11.2.1 制作问卷标题.............................................................................. 219 11.2.2 制作说明文字........
52、...................................................................... 220 11.2.3 添加分组框和选项按钮.............................................................. 221 11.2.4 添加分组框和复选框.................................................................. 224 11.2.5 添加标签项和组合框..........................
53、........................................ 225 11.3 测试调查问卷 ........................................................................................... 227 11.4 制作调查结果统计表................................................................................ 228 11.4.1 制作基本统计表......................
54、.................................................... 228 11.4.2 添加批注 ..................................................................................... 229 11.5 创建统计表与调查问卷之间的联系........................................................ 229 11.5.1 为单选项按钮创建链接...............................
55、............................... 229 11.5.2 为复选框创建链接...................................................................... 231 11.5.3 为组合框创建链接...................................................................... 232 11.6 实现调查问卷自动记录.........................................................
56、................... 233 11.6.1 添加自动记录子程序.................................................................. 234 11.6.2 添加自动记录按钮...................................................................... 235 11.6.3 测试调查问卷..........................................................................
57、.... 236 11.7 封装工作簿 ............................................................................................... 238 11.7.1 保护工作表.................................................................................. 238 11.7.2 隐藏工作表.........................................................
58、......................... 238 11.8 统计调查结果 ........................................................................................... 239 11.8.1 创建调查结果统计表.................................................................. 239 11.8.2 统计单项选择题.................................................
59、......................... 240 11.8.3 统计多项选择题.......................................................................... 241 11.8.4 统计下拉列表框选择题.............................................................. 242 11.9 其他应用实例 .....................................................................
60、...................... 243 第 5章 员工出勤统计表 人力资源管理者每天都要对员工的出勤情况进行统计，因此创建一份 易于操作的出勤统计表是十分必要的。本章介绍制作员工出勤统计表的方法。 5.1 创建员工出勤统计表 在创建员工出勤统计表之前，一定要清楚工作表应包含的数据及格 式。下面介绍创建员工出勤统计表的过程。 5.1.1 创建并格式化表格 员工出勤统计表应包含请假日期、请假时间、请假类别以及员工基本 信息等内容。建立基本表格的具体操作步骤如下。 1 新建工作簿，以“员工出勤统计表”为名称保存。
61、 107 图 5.1 2 如图 5.1 所示， 重命名工作表 Sheet1 为“出勤统计表”，在 工作表中输入统计表 的标题和表头，并进行 美化，设置表格标题单 元格底色。 3 选择单元格区域 C3:C23 和 I3:I23，单击【开始】选项卡，在【数字】组中 单击按钮。 4 在弹出【设置单元格格式】对话框中，单击【数字】标签，在【分类】列表 框中选择【货币】选项，在【负数】列表框中选择【￥1.234】选项。 第 5 章 员工出勤统计表 5.1.2 设置数据有
62、效性 公司规定员工请假类别只有病假、事假、婚假和产假 4 种，可以利用 数据有效性定义单元格序列，使用下拉列表进行数据输入。具体操作步骤 如图 5.2～图 5.7 所示。 1 在工作表单元格区域 L2:L5 中输入“病假”、“事假”、“婚假”、“产假” 数据。 2 选择 F 列，单击【数据】 选项卡，在【数据工具】组中 单击【数据有效性】按钮。 3 弹出【数据有效性】对话 框，单击【设置】标签，在【允 许】下拉列表框中选择【序列】 选项。 4 在【来源】文本框中输入 “=$L$2:$L$5”。 图 5.2 5 单击【输入信息】标签， 在【输入
63、信息】文本框中输入 “请输入请假类别”。 6 单击【出错警告】标签， 在【标题】文本框中输入“输 入错误”，在【错误信息】文本 框中输入“请使用下拉列表输 入”，单击【确定】按钮。 图 5.3 7 单击选择单元格 F2，出现 提示信息“请输入请假类别”， 在单元格右侧添加下箭头。 图 5.4 图 5.5 8 在单元格中，单击其 右边的下三角按钮，选择 请假类型的选项。 图 5.6 9 如果输入了非数据 有效性定义的数据，会弹 出【输入
64、错误】对话框。 图 5.7 5.1.3 计算请假天数 10 单击【重试】按钮， “探亲假”选择显示，可 进行修改；单击【取消】 按钮，重新输入。 在计算员工因请假而扣除工资时，需要按照请假天数来计算。具体计 算的操作步骤如图 5.8～图 5.10 所示。 1 根据实际出勤情况， 在表格中输入出勤统计数据。 图 5.8 2 请假时间是以“小时 为单位记录的，而每天的工 作时间是 8 小时，因此在计 算请假天
65、数时，应以请假时 间除以 8。在 H3 单元格中 输入公式“=G3/8”。 图 5.9 3 按 Enter 键，得到员 工“江思情”请假天数为 3， 向下复制公式到单元格 H23，得到其余员工的请假 天数。 图 5.10 5.1.4 计算应扣工资 公司规定员工请事假扣除当天全额工资，请病假扣除当天工资的一 半，请婚嫁和产假不扣工资。计算应扣工资的具体操作步骤如图 5.11 和图 5.12 所示。 1 在单元格 I3 中输入 函数“=IF(F3="病假"， C3/30*H3*0.5 ， IF(
66、F3=" 事假"，C3/30*H3，0))。 图 5.11 109 第 5 章 员工出勤统计表 函数 IF 的功能是根据对指定的条件计算结果为 TRUE（真）或 FALSE （假），返回不同的结果。格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。 参数：logical_test（逻辑表达式）表示计算结果为 TRUE（真）或 FALSE （假）的任意值或表达式，此参数可使用任何比较运算符；value_if_true （为真时的值）表示 logical_test 为 TRUE 时返回的值，value_if_true 可以 是其他公式；value_if_false（为假时的值）是 logical_test 为 FALSE 时返 回的值，value_if_false 可以是其他公式。 2 按 Enter 键
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