办公室自动化论文

《办公室自动化论文》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室自动化论文（28页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、 ****学院 毕业论文 题目:OA的发展与应用 III 摘 要 OA对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。介绍了OA的概念、发展过程及其特点，阐述了OA的功能模块架构及其发展趋势. 关键词：OA；发展过程及其特点. 功能模块. 发展趋势 正文目录 摘 要 I 正文目录 II 图表目录 III 引言 1 一、OA系统概述 2 １、什么是ＯＡ系统？ 3 2、办公自动化背景 3 3、我国办公自动化发展现状 3 4、我国办公自动化发展方向 4 二、系统介绍 5 1 登录页面 6 2 首页页

2、面介绍 6 三、系统流程图 8 四、办公自动化OA系统的主要功能 11 １.个人办公 12 ２.公文系统 12 ３.请示报告 12 ４.会议管理实现功能： 12 ５.计划管理 13 五、OA系统特点 14 １、功能全面实用 15 ２、系统操作简单 15 ３、信息高度共享 15 ４、个性化设置 15 ５、文档管理的统一化 15 ６、可扩展、易维护 15 ７、充分利用互联网的信息资源 15 ８、完备的安全体系 15 六、OA技术平台分析 16 （一）OA目前基本形成了三大主流技术： 17 （二）OA全新的解决方案： 17 （三）方案特点： 17 七.ＯＡ发

3、展趋势 19 １.产品与行业化 20 ２.门户化 20 ３.知识化 20 总结 21 致 谢 22 参考文献 23 图表目录 图表 1登陆界面 6 图表 2主界面 7 图表 3总体结构 9 24 引言 在信息时代，一个具备一定规模的现代化组织，在其内部办公运作过程中对信息资源共享和信息实时交流的要求越来越高，高效的办公行政流程和业务运作的信息实时交流的要求越来越高，高效的办公行政流程和业务运作的规范管理成为提高机构管理水平和办公效率，减少资源的消耗，提高机构服务水平的必不可少的手段和方法。 办公自动化系统的总体目标是：“以先进成熟的计算机和通信技术

4、为主要手段，建成一个覆盖企业办公部门和企事业单位的办公信息系统，通过网络技术，提供本单位内部各部门，各员工之间的信息交换，建立高质量、高效率的信息网络”，本系统也是为实现这一根本目标建立的，它可以实现企业的办公现代化、信息资源化、传输网络化。 办公自动化系统开发的真正意义不是简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业，而是通过计算机系统的各种应用，使各独立的工作者能实现信息共享，协同工作，合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业，全面提高组织机构的办公效率，实现信息共享。 一、OA系统概述 一、OA系统概述 2 １、什么是ＯＡ系统？ 3 2、办公自动化背景 3 3、我国办公自

5、动化发展现状 3 4、我国办公自动化发展方向 4 １、什么是ＯＡ系统？ OA是Office Automation的简写，就是办公自动化。所谓OA系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。它是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统. 2、办公自动化背景 办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的ＯＡ产业从80年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件。其发展过程大致分3个阶段。 第一阶段 以数据为处理中心的传统ＭＩＳ系统它的最大特点是应用基

6、于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是这种方式缺乏对收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其自动化程度是有限的。 第二阶段 以工作流为中心的办公自动化系统办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-Mail文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多的实用功能和模块，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。与第一代办公自动化相比，第二代系统具有以网络为基础，以工作流自动化为主要的

7、技术手段，缺少对知识管理的能力等特点。 第三阶段 知识管理技术为基础的自动化系统第三代ＯＡ的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。知识管理是一个系统工程，可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题，目标是将正确的知识传授给正确的人，使他们采取合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播在企业信息系统和人们头脑中的知识”。第三代OA系统有几个显著的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。第三代OA帮助企业从How To的过程转到Know的过程，将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率的过渡。 3、我国办公

8、自动化发展现状 进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速发展的阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以需要功能比较完善，并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的ＯＡ市场，具体表现在投资大、效果不明显；水平低、重复建设多；硬件投入多、软件投入少；模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品

9、的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等；部分软件产品质量不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，使得实施困难；对ＯＡ的理解起点不高，导致ＯＡ系统与其他系统集成度差；用户使用水平低，又不愿花太多的精力投入培训；售后服务不到位；定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后，整个软件的性能和可使用性都大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。从技术来看，普遍存在如下缺点：为用户考虑的少，软件的柔性构造功能差。当前很多ＯＡ软件过分强调了软件之间功能的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正为用户接受的功能模块很少。另一方面，软件的模块复用性很差，直

10、接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的需求改变时，哪怕是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商也是一个极大的负担。 4、我国办公自动化发展方向 我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。但从管理体制和工作习惯的角度来看，全面地数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性

11、，短时间内改变尚需时日。尽管如此，OA也将在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面有新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。 二、系统介绍 二、系统介绍 5 1 登录页面 6 2 首页页面介绍 6 1 登录页面 登陆本系统的方法是打开在计算机中的IE浏览器，在地址栏内输入系统管理员告诉您的网址然后点击Enter键，系统便会自动打开登录页面。在页面中间部分的区域是供用户进入系统的窗口，当用户在输入框击活的状态下输入用户名及密码，点击"登录"按扭后，您便可以进入网上办公自动化系统了。 "这里"按扭是在您密码到期或是您忘记密码时所用到的，当您点击"这里"按钮后，系统会自动弹

12、出一个页面，您只要在输入框中输入密码提示问题且确认后，您就可以成功的找回密码了。在登录页面的下方，是申请账号按钮，该按钮是您初次登录本系统前所必须的步骤，在您正确填写您的信息后发送给系统管理员，并等待管理员的回应。 图表 1登陆界面 2 首页页面介绍 用户在进入首页后会看到整个页面分成了三个区域，分别是：菜单功能区、个人事务区、信息区。 菜单功能区——菜单功能区在整个页面的左侧区域，主要由七大系统模块组成，分别是：行政管理、公共信息、交流中心、个人助理、个人信箱、超级管理、系统管理，当轮换点击这些功能栏目时，系统会自动的在区域内显示相应的栏目内容。 个人事务区——此功能区在整个页

13、面的中间，当点击右上角帮助快捷按钮会出现包括工作重点、综合信息、个人助理菜单，当轮换点击这些功能栏目时，系统会自动的在区域内显示相 应的栏目内容。 图表 2主界面 信息区——此功能区在整个页面的右方，包括三个快捷按钮（帮助，退出）和在线人员列表该栏目显示的是在线人员列表。通过点击在线人员可以实现网上远程交流。 三、系统流程图 三、系统流程图 8 公司内部办公系统主页面 图表 3总体结构 行 政 管 理 公 共 信 息 交 流 中 心 个 人 助 理 系 统 管 理 个 人 信 箱 超 级 管 理 内 部 通 知 文 件 学 习 常 用 电 话 常 用

14、 网 址 邮 编 区 号 查 询 万 年 历 讨 论 中 心 会 议 中 心 软 件 下 载 个 人 通 讯 录 日 程 安 排 修 改 资 料 手 机 短 消 息 公 共 信 件 写 邮 件 收 件 箱 回 收 站 文 件 管 理 用 户 管 理 报 文 管 理 单 位 管 理 广 告 管 理 数 据 备 份 数 据 恢 复 短 信 管 理 技 术 支 持 上报文件 四、办公自动化OA系统的主要功能 四、办公自动化OA系统的主要功能 11 １.个人办公 12 ２.公文系统 12 ３.请示报告 12 ４.会议管理实现功能： 12

15、 ５.计划管理 13 办公自动化系统主要包括个人办公、公文系统、请示审批、计划管理、会议管理、资源管理、行政管理、办公指南、系统设置等模块。 １.个人办公 个人办公是电子协作的基础，按照单位的组织结构实现日程透明安排、上级领导可以查询下级的日程，也可以给下级安排待办事宜，电子邮件是电子协作的基础。 ２.公文系统 收文系统实现公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。 发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书

16、印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。 档案管理是指对从各个子系统中归档过来的文档进行管理，查询以及借阅的权限控制。档档管理具有高度的保密性，管理员可以设置每一类文档的安全策略。同时系统还拥有完善的借阅制度，没有查看权限但有借阅权限的用户在申请借阅文档时，系统会根据用户选择自动生成借阅申请，管理员有权同意或拒绝借阅，超过借阅期限，借阅文档会被自动收回。系统还能够定期自动或手动对某个人的借阅次数、借阅档案数量，某一类或某一个档案文件的

17、被借阅次数、被借阅频率等进行统计。 ３.请示报告 各部门经由办公室（或别的职能部门）向单位领导请示、报告工作的途径。请示报告系统的主要目的是利用计算机网络辅助办公室对各部门的请示报告进行登记、提交、信息反馈、查询、统计工作；实现各部门请示报告的生成、部门意见的签署、办公室拟办意见的签署和领导批示等全过程的网上作业，实现流程的实时监控，保证请示报告单的安全、快速运转。 ４.会议管理实现功能： （l）建立了会议议题库：会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题尽快得到处理。 （2）会议分类功能：管理员在会议配置中设置会议种类和对应的工作流，根据会议的种类系统自动选择相应的流程；

18、 （3）与会人员的日程协调：安排人员可以查询会议拟召开期间是否和与会人员的日程安排冲突并将冲突的事由列表，方便组织者确定会议时间； （4）会议室申请、查询功能：会议组织者可以查询和预定会议拟召开期间可用的会议室，从而确定会议地点；同时确保会议室资源的合理、充分使用；用户还可以直接切换到会议室管理中查看所有会议室的占用情况、预定会议室。 （5）提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪：系统通过待办事宜系统发出会议通知单。用户对会议通知单的反馈信息包括：查看、反馈等。这些宝贵的实时信息有助于管理者动态掌握会议安排。 ５.计划管理 主要通过工作计划和总结对工作进行有效的管理。主要包括： (1)

19、年度工作总结和下年度工作计划：用于部门制定下年度的工作计划，并在年底对本年度的工作进行总结，中间可以对计划进行调整。 (2)季度工作计划：以部门为单位，在第一次使用时提示制定本季度工作计划，在季度末可以对本季度工作进行总结，和本单位的年度计划并无太大关系。 (3)月计划：每个部门根据本季度制定的目标和计划进行计划安排。 (4)个人日志和周工作报告:个人根据安排进行下周的工作计划。 ６.资源管理 包括办公用品、图书期刊、车辆管理、固定资产管理、人事管理。 ７.行政管理 ８.包括规章制度、请假出差、报销管理、信访管理。 五、OA系统特点 五、OA系统特点 14 １、功能全

20、面实用 15 ２、系统操作简单 15 ３、信息高度共享 15 ４、个性化设置 15 ５、文档管理的统一化 15 ６、可扩展、易维护 15 ７、充分利用互联网的信息资源 15 ８、完备的安全体系 15 １、功能全面实用 系统设计实现了企业办公自动化 OA系统的多项功能，基本涵盖了办公的各个部门和环节，更为重要的是，这些功能不是孤立地脱离于原有的传统办公范围之外，相反，它们是有机结合的。我们认为，网络系统在功能上目前是不可能完全自成体系和封闭的，只有把它深刻地融入到已有的的体系当中，才能发挥它的最大能力。 ２、系统操作简单 采用当今最流行的Browser/Server

21、结构，因为它不需要在用户端安装专用软件，只需浏览器就可以使用系统的所有功能，操作简单，节省培训费用。 ３、信息高度共享 无论您身处何地，都可以通过Web连接到服务器进行办公。使您可以在世界上任何一个地方提供、获取和存储信息，从而能够准确及时地为决策提供数据，最大限度地扩展了办公的时间和空间。 ４、个性化设置 安装服务器后，可根据需要对企业标志、机构组织等进行设置，并进行人员的注册，为其设置口令、Email地址、权限、角色等，使之具备本企业的特色。 ５、文档管理的统一化 对各类办公文档、公文等进行了全面统一的归档管理，并利用浏览器来提供统一的用户界面，极大地提高了工作的

22、效率和质量。 ６、可扩展、易维护 继承了Exchange Server本身固有的简易和方便的可扩展性能，易于用户进行后期的维护和扩展。 ７、充分利用互联网的信息资源 系统提供知识库，可以自动搜集大量Internet网站的信息并在系统知识库中保存发布。其中有关企业行业资料的搜集可以作为企业了解和分析市场需求以及竞争对手情况的参考数据。 ８、完备的安全体系 系统提供了包括面向服务、目录、信息的三级安全体系结构，充分满足您对安全性的要求，最大限度的保护企业内部关键信息和用户个人信息。 六、OA技术平台分析 六、OA技术平台分析 16 （一）OA目前基本形成了三大主流技术：

23、 17 （二）OA全新的解决方案： 17 （三）方案特点： 17 （一）OA目前基本形成了三大主流技术： 1. 微软的.net+关系型数据库（RDB）技术 微软以其功能强大、易用的OFFICE套件占领了桌面应用，受到广大办公人员的喜爱，基于.net＋RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。 2. SUN的JAVA＋RDB技术 JAVA（J2EE标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。以下是二种技术平台的简单比较： 由上述比较可以看出，当组织规模比较大、应用环境比较复杂

24、（应用系统多、平台杂）时采用J2EE技术更为合适，当组织规模相对较小、应用简单时选择.net则更为合适。 在ERP、CRM等业务系统平台选择上主要是.net与JAVA之争，但在办公自动化领域则不能忘却另一大主流技术――IBM Lotus Domino。 3.IBM Lotus Domino技术 Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长，到目前拥有1.18亿用户，一度成为OA的标准应用与开发平台。然而随着OA应用的内涵不断丰富，Domino也暴露出一些明显的弱点，不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)：

25、net/JAVA更类似3GL工具，应用功能的实现需要更多的开发或集成，应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累；而Domino更像4GL工具，提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板，使其更擅长办公应用支撑，但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。 （二）OA全新的解决方案： 三大主流技术的优缺点非常明显，面对新的OA需求，很难选择其中一种主流技术来完满解决，通过多年的探索与实践，选择了J2EE＋Domino构建OA平台，很好地满足了以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式的OA需求。 整个解决方案基于面向服务的应

26、用（SOA）设计理念，遵循J2EE标准，以门户为应用框架，融结构化数据、非结构化数据处理于一体，支持分布式协同计算、信息集成和业务流程集成。 （三）方案特点： 1. 基于SOA，遵循J2EE标准，保证了系统的灵活性、可用性、可集成性和可伸缩性，能够满足不同层次、不同时期的需求； 2. 充分利用了RDB擅长结构化数据处理、Domino擅长非结构数据处理技术，实现了组织内部外部显性知识（文档、表格等）的有效获取、沉淀、共享、学习、应用与创新，同时将组织中存在的大量业务数据进行集成，实现信息知识化； 3. 借助Domino强大的协同工具，实现组织的隐性知识（专家经验）显性化，管理流程

27、与业务流程的整合，打破固有的责权体系实现跨部门、跨地域、跨时域的协作，并帮助构建新型的虚拟团队管理模式，实现管理和谐化； 4. 通过Portal技术，构建统一的知识门户，并根据个人喜好定制自己的工作平台，实现真正的以人为本的管理思想，同时将合适的知识以合适的方式在合适的时间传递给合适的员工，以提升员工的综合素质，强化执行能力。 新的解决方案集多种技术的优势于一体，优点非常明显，但也存在投资成本较高的问题，在实际使用时可以考虑项目的具体特点，灵活进行组合，如在以知识管理、文档处理、流程审批等为主、业务数据处理为辅（如业务报表展现）的情况下，可以采用Domino+JBOSS/Tomcat+

28、MySQL方案，在保证系统可用性的前提降低项目成本。 七.ＯＡ发展趋势 七.ＯＡ发展趋势 19 １.产品与行业化 20 ２.门户化 20 ３.知识化 20 １.产品与行业化 办公自动化系统目前的发展趋势。我们总结出如下几点办公自动 化系统发展的方向： 产品化和行业化是软件厂家随市场的发展而采取的主动性 行为，对于厂家来说，为了充分满足企业信息化的需求，并且提高 效率节省成本，使自己的产品拥有更多的竞争力，肯定会让自己的产品更加“产品化”以及“行业化”，迎合企业的需求．企业OA软 件选型时也会充分考虑到产品的产品化及专业化等因素 ２.门户化 就目前内部各系统来看

29、．OA、信息发布系统、经营决 策等等管理系统，由于建设时间跨度较长，没有统一的平台，导致 各个系统信息无法沟通及整合，成为一个个的信息孤岛．在扩展 新的应用时．无法利用原用的资源，造成系统资源及人力物力的 浪费．并且各个系统的前台表现形式不同．用户应用起来也较为 繁琐．急需一个平台来进行信息的整合和规范，而企业门户正是 为解决这些问题产生的。 OA的门户化是指将 OA打造成一种企业级跨应用跨部门运 作的基础信息系统，可以联结并整合企业各类信息系统和信息资 源。可以联结企业各个岗位上的各个工作人员．在企业战略和流 程的大前提下，通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合．使 得ERP、CRM、P

30、DC等系统中的结构化数据能通过门户在管理支 撑系统中展现出来，以提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体 化服务。各种综合技术的引用使办公人员可以处理更为广泛的业 务和办公信息，并使经营业务与办公事务互相融合。 ３.知识化 在一个组织内，唯一不能被替代的资产是组织的知识和它的 人员。知识正在成为推进企业持续性发展的源动力。知识不同于 传统的资产，它更多的以“无形”的形式存在，例如人的经验、心 得，人所掌握的技能等，而无形的知识却是无价的，知识管理就是 要用科学的方式获取、组织、分享、更新、创新这些知识，从而在企 业组织中成为管理运营的智慧资本，给企业带来价值。 所谓 OA 的知识化，就是

31、OA与知识管理相结合．具体是将知识管理的思想融人来日常的办公协同平台软件中去，同时整合进 以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通 信软件，如腾讯QQ、即时通信、VoIP等；实时会议包括电话会议、 视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项 目管理：联 系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。 事实上，知识管理正是新一代的OA区别于传统OA的应用 之一。在传统OA中，企业的所有动作都是围绕着具体的事务来进 行的，而OA的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作．在一定程 度上提升业务效率。 总结 伴随组织面临的竞争环境不断变化，OA的内涵与外延都会不

32、断的拓展，知识管理、实时协同、业务流程及信息集成、个性化门户将会丰富与完善OA应用，同时IT技术的飞速发展，必然会有创新性的技术，以统一的支撑平台来解决OA需求。 致 谢 本文是在***讲师的精心指导和悉心关怀下完成的。*老师渊博的学识、活跃的学术思想、严谨的治学态度、诲人不倦的学者风范让我终生受益。我所取得的每一点成绩和进步都离不开*老师的培养和教诲，谨此向*老师致以真挚的感谢！ 我要特别感谢我的家人多年来对我生活上的关心和学业上的支持，使我能顺利完成学业。 参考文献 [1] 吴晨．张亮，张静．ASP．NE~I'+SQL Server数据库开发与实例[M]．北 京：清华大学m版社，2006． [2] 万永敏．张宁．基于数字化校园网的办公自动化系统研究[J]．南京 T业大学学报．2007(3)：1． [3] 祁淑霞．企业OA系统的发展趋势[J]．科技信息，2006(3)：2． [4] 刘晓余，杨浩．浅析OA系统在企业信息管理巾的应用与实现[J]’，力’ 公自动化，2006(1)：1． [5] 江先斌．图书馆自动化系统安全建设[J]．福建电脑，2007(10)：2． [6] 李可持．机关事业单位办公自动化系统的设汁与实现[J]．电脑知识 与技术．2007(2)：2．