办公自动化第4章

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1、单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第四章,办公中的表格与图表处理,4.1,电,电,子,子表格,与,与数据,图,图表的,相,相关知,识,识4.1.1,电,电子表,格,格的类,型,型划分,和,和软件,选,选取,类型,详细分类,举例,文字表格,规则的文字表格,课程表、作息时间表、值班表等,复杂的文字表格,个人简历表、项目申报表等,数字表格,数字不参与运算,出货单、发货单等,数据统计报表,产品出库统计表、损益表等,数据库格式表格,学生成绩表、公司销售表等,数据关联表格,由各个月份数据表格组成的年度考勤表,电子表,格,格制作,的,的软件,选,选取原,

2、则,则,1规,则,则的文,字,字表格,用,用Word中,的,的“插,入,入表格,”,”方法,或,或者直,接,接利用Excel填,表,表完成,。,。,2单,元,元格悬,殊,殊的复,杂,杂文字,表,表格，,利,利用Word,的,的“绘,制,制表格,”,”方法,制,制作。,3形,状,状虽然,很,很不规,则,则，但,可,可明显,看,看出大,的,的单元,格,格是由,小,小的单,元,元格组,合,合而成,，,，适宜,于,于用Excel制作,，,，大的,单,单元格,可,可通过,选,选取单,元,元格区,域,域，然,后,后“合,并,并居中,”,”来实,现,现。,4包,含,含大量,数,数字并,且,且需要,进,进行公

3、,式,式、函,数,数运算,的,的表格,最,最好使,用,用Excel,制,制作。,5数,据,据统计,报,报表和,数,数据库,表,表格适,合,合使用Excel制,作,作。,4.1.2,数,数,据,据图表,的,的类型,划,划分,和,和,软,软件选,取,取,使用较,多,多的图,表,表有柱,形,形图、,条,条形图,、,、折线,图,图、饼,图,图、散,点,点图。,4.2,利,利,用,用Word制,作,作文字,表,表格,4.2.1,规,规,则,则表格,的,的制作,用“插,入,入表格,”,”方法,。,。以制,作,作“日,程,程安排,表,表”为,例,例。,创建表,格,格,填充内,容,容,制作斜,线,线表头,创建

4、表,格,格,创建表格的,方,方法,表格中的各,种,种标记,表格中常用,的,的选定方法,：,：选定表,格,格、行、列,、,、单元格。,在表格中增,删,删行、列,格式设置：,表格属性,表格大小、,对,对齐方式；,行高，跨页,断,断行，标题,行,行重复；,列宽；,单元格。,4.2.2,复,复杂,表,表格的制作,需要使用“,绘,绘制表格”,、,、“擦除”,、,、“合并单,元,元格”和“,拆,拆分单元格,”,”等工具手,动,动进行绘制,。,。以“报名,表,表”为例。,绘制“报名,表,表”框架,(1),绘,绘制“报名,表,表”表格,(2),添,添加行,拆分单,元,元格,(3),处,处理跨行的,单,单元格,

5、合并单,元,元格,(4),添,添加列,2.对,表,表格进行精,确,确调整,使用“表格属性”。,（1）对整,个,个表格：居,中,中。,（2）行的,设,设置：行高,。,。,（3）单元,格,格的设置：,对,对齐、适应,文,文字、方向,。,。,（4）边框,设,设置。,4.3,利,利用Excel制作数,字,字表格和图,表,表,以“上半年,销,销售统计”,为,为例。,1.,数,数据表格的,创,创建,2.,用,用函数计算,数,数据,SUM,AVERAGE,MAX,MIN.,单元格的三,种,种引用方式,：,：,（1）相对,引,引用：B3,代表参,数,数的单元格,需,需要变化,（2）绝对,引,引用：$B$3，不

6、需,要,要变化,（3）混合,引,引用：B$3，$B3，只,有,有列或行变,化,化,3.,表,表格的格式,化,化设置,4.,制,制作图表,（1）制作,嵌,嵌入式图表,（,（柱形图）,（2）制作,单,单独的三维,柱,柱状图表,（3）制作,不,不连续数据,区,区域的图表,4.4,制,制作Excel关联,表,表格,Excel,的,的关联表格,，,，是指在一,个,个或多个工,作,作簿中有一,定,定关联关系,的,的工作表的,总,总称。,在办公中制,作,作表格时，,有,有些数据的,存,存放和计算,需,需要使用多,个,个工作表，,并,并且相互之,间,间需要引用,和,和参照。这,就,就需要使用Excel,的,的

7、关联表格,操,操作来实现,数,数据的处理,。,。,以“歌手大,奖,奖赛计分”,为,为例,计分规则:,每一个参加,决,决赛选手的,得,得分满分为,100,分，包括以,下,下三大部分,：,：,歌唱得分、,素,素质得分、,声,声乐得分,以上三项分,数,数之和为该,选,选手的总得,分,分，按照该,成,成绩的名次,确,确定最终的,获,获奖等级。,参加决赛的,选,选手共,20,人，比赛前,通,通过抽签确,定,定出场顺序,，,，比赛结束,需,需要确定综,合,合成绩一等,奖,奖,1,人，二等奖,3,人，三等奖,5,人，其余为,优,优秀奖。,现在需要制,作,作一套用来,计,计算选手分,数,数的表格，,以,以便在

8、比赛,现,现场能够很,快,快算出分数,。,。,基本步骤,工作表的添,加,加和更名,“主界面”,工,工作表的制,作,作:,网格线：工,具,具选项,视,视图,超链接：右,键,键超链接,本文档中,的,的位置,“计分规则,”,”工作表的,制,制作,重点：大块,文,文字在Excel中的,输,输入文,本,本框。,4.“选,手,手情况”工,作,作表的制作,5.“歌,唱,唱得分”、,“,“素质得,分,分”、“,声,声乐得分”,、,、“综合,得,得分”、,“,“评奖结果,”,”工作表的,制,制作：,重点：函数,的,的应用。,函数的应用,垂直查找函,数,数VLOOKUP,VLOOKUP（需要,在,在数据表第,一,

9、一列查找的,值,值，要在其,中,中查找的数,据,据区域，待,返,返回的匹配,值,值的列序号,）,）,VLOOKUP（C3,选手情,况,况！$A$3:$B$18,2）,跨工作表、,跨,跨工作簿的,单,单元格引用,。,。,跨工作表:,工,工作表,名,名!单元,格,格地址,跨工作簿:工作,簿,簿名 工,作,作表名!,单,单元格地址,如:,计,计算机成绩.xls,上,上机成绩,！,！B4,利用 IF,函,函数避免,“,“NA,”,”错误。,错误提示信,息,息:,#：输入单元,格,格的数值太,长,长；,#N/A：函数或公,式,式中没有可,用,用的数值；,#REF!：单元格引,用,用无效,IF(,条,条件，表达,式,式，表达,式,式）,IF（C3=“”,“”,VLOOKUP（C3,选,选手情况,！,！$A$3:$B$18,2）,本章小结,重点：,电子表格和,图,图表的类型,划,划分和软件,的,的选取。,用Word,熟,熟练制作和,编,编辑表格。,用Excel熟练制作,和,和编辑表格,和,和图表。,用Excel制作关联,表,表格。,难点：,函数的使用,；,；函数中单,元,元格引用方,式,式。,