会计档案案卷格式及整理方法课件

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1、会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 1 会 计 档 案 案 卷 格 式 及整 理 方 法 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 2 会 计 档 案 整 理 方 法 大 纲 一 、 概 念 会 计 档 案 是 指 会 计 凭 证 、 会 计 帐 簿和 财 务 报 告 等 会 计 核 算 专 业 材 料 ， 是记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 的 重 要 史 料和 证 据 。 二 、 会 计 档 案 归 档 制 度 归 档 范 围 、 归 档 时 间 、 归 档 要 求 三项 基 本 构 成 了 完 整 的 归 档 制 度 。 会 计 档 案 案 卷 格 式

2、 及 整 理 方 法 3 （ 一 ） 会 计 档 案 归 档 范 围 1.会 计 凭 证 类 ： 原 始 凭 证 ， 记 帐 凭 证 ， 汇 总 凭 证 ； 2.会 计 帐 簿 类 ： 总 帐 ， 明 细 帐 ， 日 记 帐 ， 固 定 资 产 卡 片 ，辅 助 帐 簿 ； 3.财 务 报 告 类 ： 年 度 财 务 报 告 ， 包 括 会 计 报 表 、 附 表 、附 注 及 财 文 字 说 明 ； 4.其 他 类 ： 银 行 存 款 余 额 调 节 表 ， 银 行 对 帐 单 ， 会 计 档案 移 交 清 册 、 销 毁 清 册 、 保 管 清 册 。 实 行 会 计 电 算 化 的 单

3、位 ， 有 关 电 子 数 据 和 相 应 软 件 及 资料 也 应 归 档 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 4 会 计 档 案 保 管 期 限 表序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注一 会 计 凭 证1 原 始 凭 证 15年2 记 帐 凭 证 15年3 汇 总 凭 证 15年二 会 计 账 簿4 总 帐 15年 包 括 日 记 总 帐5 明 细 帐 15年6 日 记 帐 15年 现 金 帐 和 银 行 存 款 日 记 帐 25年 7 固 定 资 产 卡 片 固 定 资 产 报 废 清 理 后 保 管 5年三 财 务 报 告 类8 年 度 财 务 报 告 （

4、 决 算 ） 永 久9 季 、 月 财 务 报 告 3年四 其 他 类10 会 计 移 交 清 册 15年11 保 管 清 册 永 久12 销 毁 清 册 永 久13 银 行 余 额 调 节 表 5年14 银 行 对 账 单 5年 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 5 （ 二 ） 归 档 时 间 当 年 形 成 的 会 计 材 料 ， 由 财 务 会 计 部 门 专 兼 职 人 员 在次 年 一 季 度 整 理 ， 保 管 一 年 后 ， 由 会 计 部 门 编 制 移 交清 册 ， 向 本 单 位 综 合 档 案 室 移 交 统 一 保 管 。 （ 三 ） 归 档 要 求

5、1.会 计 档 案 由 会 计 财 务 部 门 整 理 装 订 ， 编 制 会 计 档 案保 管 清 册 。 2.月 、 季 报 表 ， 银 行 存 款 余 额 调 节 表 、 银 行 对 帐 单 等按 要 求 整 理 装 订 成 册 ， 可 由 财 务 部 门 自 行 保 管 ， 编 制保 管 清 册 ， 至 5年 期 满 后 编 制 销 毁 清 册 销 毁 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 6 三 、 编 制 档 号 机 关 、 事 业 单 位 会 计 档 案 的 档 号由 全 宗 号 、 目 录 号 、 案 卷 号 三 部 分组 成 。 全 宗 号 、 目 录 号

6、由 本 单 位 档 案室 提 供 ， 案 卷 号 通 常 在 目 录 号 下 编大 流 水 号 ， 并 且 延 续 档 案 室 已 有 案卷 号 。 凭 证 盒 “ 档 号 ” 填 写 示 例 因 为 企 业 不 移 交 县 档 案 馆 ， 没 有 给定 全 宗 号 ， 全 宗 号 用 企 业 代 字 代 替 。 （ 东 方 万 旗 ） 全 宗 号 目 录 号 案 卷 号0031 004 001全 宗 号 分 类 号 案 卷 号 dfwq I1 001行 政 事 业 单 位企 业 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 7 四 、 会 计 凭 证 整 理 流 程 ： 组 卷 填 写

7、 凭 证 皮 填 写 凭 证 盒 装 盒 编 制 案 卷 目 录 （ 一 ） 组 卷 要 求 ： 会 计 人 员 在 完 成 报 帐 后 ， 将 各 种 记 帐 凭 证 连同 所 附 的 原 始 凭 证 、 原 始 凭 证 汇 总 表 ， 按 记 帐 的 先 后 顺 序 ， 根据 其 数 量 多 少 ， 组 成 一 卷 或 多 卷 。 （ 二 ） 填 写 凭 证 皮 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 8 会 计 凭 证 皮 及 填 写 样 式单 位 名 称 ： 凭 证 名 称 ：时 间 自 年 月 日 起 至 年 月 日 止册 数 共 册 册 次 本 册 是 第 册记 帐凭

8、证 本 册 自 第 号 至 第 号 共 张附 件 共 张 本 册 凭 证 合 计 张备 注 会 计 主 管 ： 装 订 人 ： 年 月 日 会 计 凭 证 封 面 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 9 (三 ) 装 盒会 计 档 案 凭 证 盒单 位 名 称 凭 证 名 称时 间 年 月 共 册 本 盒 装 第 册记 帐 凭 证 自 号 至 号 附 件 张 本 盒 内 共 张起 止 日 期 自 年 月 日 起 至 年 月 日 止 归 档 时 间 立 卷 人 保 管 期 限 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 10 凭 证 盒 脊 填 写 示 例 全 宗 号 目

9、 录 号 案 卷 号 年 度 月 共 册 第 册 保 管 期 限 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 11 （ 四 ） 编 制 案 卷 目 录 会 计 档 案 目 录 （ 填 写 要 求 ）案 卷 号 类 别 题 名 起 止 时 间 保 管 期 限 卷 内 张 数 备 注001 会 计 凭 证 类 宁 城 县 档 案 局2013年 1月 原 始凭 证 自 2013年 1月 至2013年 1月 15年 158张002 会 计 凭 证 类 宁 城 县 档 案 局 2013年 原 始 凭 证003 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 12 注 ： 1题 名 由 会 计

10、 档 案 的 形 成 单 位 形 成 时间 会 计 凭 证 内 容 名 称 四 部 分 组 成 。 2卷 内 张 数 是 记 账 凭 证 、 原 始 凭 证 、 记帐 凭 证 汇 总 表 三 者 之 和 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 13 填 写 会 计 凭 证 目 录 硬 皮 样 表 全 宗 名 称 案 卷 目 录 会 计 凭 证 案 卷 目 录全 宗 号 档 案 室 编 目 录 号保 管 期 限 档 案 馆 编 目 录 号 全 宗 号036目 录 号004起 止 年 代1997保 管 期 限15脊 背 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 14 五

11、、 会 计 账 簿 的 整 理 流 程 ： 分 类 给 目 录 号 编 制 案 卷 目 录 装 盒 （ 一 ） 分 类 ： 先 按 保 管 期 限 分 为 现 金 账 、 银 行 存 款 账 （ 25年 ） 类 ， 总账 、 明 细 账 （ 15年 ） 类 ， 固 定 资 产 账 三 类 。 （ 二 ） 给 每 类 设 目 录 号 目 录 号 是 本 单 位 设 定 的 ， 通 常 将 文 书 档 案 永 久 卷 设 为 001、 30年 卷 为002、 10年 卷 为 003； 会 计 档 案 凭 证 类 为 004、 帐 簿 类 现 金 帐 和 银 行 存款 帐 （ 25年 ） 为 005

12、、 总 帐 、 明 细 帐 、 日 记 帐 （ 15年 ） 为 006； 财 务 报告 为 007， 如 还 有 其 他 门 类 档 案 ， 依 此 类 推 。 各 单 位 应 在 制 定 档 案 分 类 方 案 的 基 础 上 使 用 目 录 号 ， 并 保 证 全 宗 内 不出 重 复 的 目 录 号 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 15 （ 四 ） 编 制 会 计 账 簿 案 卷 目 录案 卷 号 类 别 题 名 起 止 时 间 保 管 期限 卷 内 张 数 备 注001 会 计 帐 簿类 宁 城 县 档 案局 2013年 现金 帐 自 201301至 20131

13、2 15年 65注 ： 会 计 帐 簿 内 张 数 为 有 效 张 数 ， 如 一 本 账 的 65页后 没 有 任 何 字 迹 了 ， 66至 100页 没 有 使 用 ， 就 不 算页 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 16 (五 )装 盒 ，填 写 档 案盒 内 容 全 宗 名 称会 计 档 案题 名自 年 月 日 至 年 月 日 止本 盒 共 卷 共 张 保 管 期 限全 宗 号 目 录 号 案 卷 号 盒 号 会 计档 案年 度目 录 号案 卷 号盒 号保 管期 限脊背会 计 盒 封 面 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 17 六 、 财 务

14、报 告 整 理 流 程 ： 分 类 排 序 编 页 填 写 卷 内 目 录 、 备考 表 编 制 会 计 档 案 目 录 第 一 步 分 类 月 、 季 财 务 报 告 类 ， 年 度 财 务报 告 类 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 18 第 二 步 排 序 第 三 步 编 页 第 四 步 填 写 封 皮 、 卷 内 目 录 、 备 考 表 第 五 步 编 制 会 计 档 案 目 录 第 六 步 装 盒 所 有 会 计 档 案 装 盒 与 上 架 的 补 充 说 明 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 19 七 、 其 他 类 会 计 档 案 的 整 理 其 他 类 ： 包 括 会 计 移 交 清 册 、 保 管 清 册 、销 毁 清 册 、 银 行 余 额 调 节 表 、 银 行 对 账 单等 。 流 程 ： 分 类 排 序 编 页 填 写 封 皮 、 卷内 目 录 、 备 考 表 装 订 编 目 装 盒 上架 。 会 计 档 案 案 卷 格 式 及 整 理 方 法 20 八 会 计 档 案 的 鉴 定 与 销 毁 程 序 （ 一 ） 提 出 销 毁 意 见 ， 编 制 销 毁 清 册 （ 二 ） 签 署 意 见 （ 三 ） 监 销 （ 四 ） 核 对 、 签 名 盖 章