会计档案的管理课件

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1、会 计 档 案 的 管 理 1 会 计 档 案 的 管 理 会 计 档 案 的 管 理 2 会 计 档 案 的 范 围 会 计 档 案 的 重 要 性 会 计 档 案 的 管 理 一 、 会 计 档 案 保 管 期 限二 、 会 计 档 案 的 归 档 保 管三 、 会 计 档 案 的 借 阅 使 用四 、 会 计 档 案 的 销 毁 规 定 会 计 档 案 的 管 理 3 会 计 档 案 的 范 围 1.会 计 凭 证 。 包 括 外 来 的 和 自 制 的 各 种 原 始 凭 证 、 原 始凭 证 汇 总 表 、 记 账 凭 证 、 记 账 凭 证 汇 总 表 ， 涉 及 对 外对 私 改

2、 造 资 料 ， 银 行 存 款 （ 借 款 ） 对 账 单 及 余 额 调 节表 等 。 年 度 终 了 都 必 须 按 照 规 定 归 档 。 2.会 计 账 簿 。 包 括 总 账 、 明 细 账 、 日 记 账 、 各 种 辅 助 登记 簿 等 。 3.财 务 报 告 。 包 括 会 计 制 度 规 定 和 主 管 部 门 临 时 通知 编 报 的 主 要 财 务 指 标 快 报 ， 月 、 季 、 年 度 会 计 报 表 ，报 表 附 注 及 财 务 情 况 说 明 书 。 上 级 主 管 部 门 对 报 告 的批 复 及 社 会 审 计 的 审 计 报 告 。 4.其 它 会 计

3、核 算 资 料 。 凡 与 会 计 核 算 紧 密 相 关 的 ， 由会 计 部 门 负 责 办 理 的 有 参 考 价 值 的 数 据 资 料 。 5.增 值 税 专 用 发 票 和 普 通 发 票 。 会 计 档 案 的 管 理 4 会 计 档 案 的 重 要 性 会 计 档 案 是 人 类 会 计 活 动 的 历 史 记 录 ，人 们 在 会 计 实 践 中 需 要 利 用 会 计 档 案 。 具体 表 现 如 下 ： 1.会 计 档 案 是 预 测 、 决 策 经 济 活 动 ， 开 展会 计 分 析 等 项 工 作 的 不 可 缺 少 的 重 要 依 据 。它 完 整 的 记 载 了

4、 经 济 活 动 中 各 项 指 标 ， 作为 会 计 分 析 的 工 具 ， 对 贯 彻 党 和 国 家 的 财政 方 针 ， 编 制 预 算 、 决 算 ， 节 约 经 费 ， 加强 内 部 的 经 济 管 理 等 ， 都 具 有 重 要 作 用 。 会 计 档 案 的 管 理 5 2.会 计 档 案 室 打 击 经 济 犯 罪 活 动 和 落 实 党 的 各项 政 策 的 和 重 要 依 据 ， 是 检 查 、 监 督 经 济 活 动的 重 要 工 具 。 会 计 档 案 客 观 地 记 录 了 会 计 事 项活 动 中 的 情 况 ， 在 打 击 经 济 犯 罪 活 动 中 ， 会 计

5、档 案 无 可 辩 驳 地 记 录 了 经 济 犯 罪 活 动 的 事 实 。从 而 维 护 了 财 经 纪 律 ， 保 护 了 国 家 财 产 。 会 计档 案 在 落 实 党 的 各 项 政 策 中 叶 起 到 了 重 要 的 凭证 作 用 。 3.会 计 档 案 是 经 济 科 学 研 究 的 重 要 史 料 。 它 记录 了 经 济 活 动 的 重 要 经 过 ， 也 记 录 了 具 体 经 营活 动 的 经 验 以 及 教 训 ， 有 重 要 的 史 料 价 值 。 会 计 档 案 的 管 理 6 会 计 档 案 的 管 理会 计 年 度 终 了 后 ， 应 将 装 订 成 册 的

6、会 计 档 案 进 行 整 理 立卷 。 各 种 会 计 档 案 应 按 会 计 档 案 材 料 的 关 联 性 ， 分 门别 类 地 组 成 几 个 类 型 的 案 卷 ， 将 各 卷 按 顺 序 编 号 。 1.会 计 凭 证 。 （ 1） 按 月 立 卷 ： 每 月 末 将 装 订 成 册 的 凭 证 ， 统 一 登 记案 卷 目 录 ， 每 月 立 卷 一 份 。 （ 2） 分 散 装 订 ： 根 据 凭 证 的 多 少 ， 分 散 装 订 ， 做 到 整齐 、 牢 固 、 美 观 。 （ 3） 装 订 封 面 的 所 有 内 容 要 填 写 齐 全 ， 包 括 ： 单 位 名称 、

7、年 度 、 月 份 、 起 止 日 期 、 号 码 、 装 订 人 签 章 等 。 会 计 档 案 的 管 理 7 2.会 计 账 簿 。 各 种 会 计 账 簿 办 理 完 年 度 结 账 后 ， 除 跨 年 使 用的 账 簿 外 ， 其 它 均 需 整 理 妥 善 保 管 。 （ 1） 会 计 账 簿 在 办 理 完 年 度 结 账 后 ， 只 在 下一 行 的 摘 要 栏 填 写 “ 结 转 下 年 ” 字 样 ， 不 填 其它 内 容 。 （ 2） 会 计 账 簿 在 装 订 前 ， 应 按 账 簿 启 用 表 的使 用 页 数 ， 核 对 各 个 账 户 账 面 是 否 齐 全 ，

8、是 否按 顺 序 排 列 。 （ 3） 活 页 账 簿 去 空 白 页 后 ， 将 本 账 面 数 项 填写 齐 全 ， 撤 去 账 尺 ， 用 坚 固 耐 磨 的 纸 张 做 封 面 、封 底 ， 装 订 成 册 。 不 同 规 格 的 活 页 账 不 得 装 订在 一 起 。 会 计 档 案 的 管 理 8 （ 4） 会 计 账 簿 的 装 订 顺 序 ： 会 计 账 簿 装 订 封 面 账 簿 启 用 表 账 户 目录 按 本 账 簿 页 数 顺 序 装 订 账 页 会 计 账 簿 装订 封 底 。 （ 5） 装 订 后 的 会 计 账 簿 应 牢 固 、 平 整 、 不 得 有折 角

9、， 掉 页 现 象 。 （ 6） 账 簿 装 订 的 封 口 处 ， 应 加 盖 装 订 人 印 章 。 （ 7） 装 订 后 ， 会 计 账 簿 的 脊 背 应 平 整 ， 并 注 明所 属 年 度 及 账 簿 名 称 和 编 号 。 （ 8） 会 计 账 簿 的 编 号 为 一 年 一 编 ， 编 号 顺 序 为总 账 、 现 金 日 记 账 、 银 行 存 （ 借 ） 款 日 记 账 、分 户 明 细 账 、 辅 助 账 。 会 计 档 案 的 管 理 9 3.会 计 报 表 。 会 计 报 表 编 制 完 成 并 按 时 报 送 后 ， 留存 报 表 均 应 按 月 装 订 成 册 ，

10、 年 度 终 了 统一 归 档 保 管 。 会 计 档 案 的 管 理 10 会 计 档 案 的 归 档 保 管 1.当 年 的 会 计 档 案 在 会 计 年 度 终 了 后 ， 可 暂 由财 务 部 门 保 管 一 年 ， 期 满 后 存 入 档 案 并 由 专 人保 管 。 2.会 计 档 案 管 理 人 员 负 责 全 部 会 计 档 案 的 整 理 、立 卷 、 保 管 、 调 阅 、 销 毁 等 一 系 列 工 作 。 3.机 构 变 动 或 档 案 管 理 人 员 调 动 时 ， 应 办 理 交接 手 续 ， 由 原 管 理 人 员 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册 ，将

11、全 部 案 卷 逐 一 点 交 ， 接 管 人 员 逐 一 接 收 。 会 计 档 案 的 管 理 11 会 计 档 案 的 保 管 要 求 1.会 计 档 案 室 应 选 择 在 干 燥 防 水 的 地 方 ，并 远 离 易 燃 品 堆 放 地 ， 周 围 应 备 有 适 应的 防 火 器 材 ； 2 采 用 透 明 塑 料 膜 作 防 尘 罩 、 防 尘 布 ，遮 盖 所 有 档 案 架 和 堵 塞 鼠 洞 ； 3 会 计 档 案 室 内 应 经 常 用 消 毒 药 剂 喷 洒 ，经 常 保 持 清 洁 卫 生 ， 以 防 虫 蛀 ； 会 计 档 案 的 管 理 12 4 会 计 档 案

12、室 保 持 通 风 透 光 ， 并 有 适 当 的空 间 、 通 道 和 查 阅 地 方 ， 以 利 查 阅 ， 并防 止 潮 湿 ；5 设 置 归 档 登 记 簿 、 档 案 目 录 登 记 簿 、 档案 借 阅 登 记 簿 ， 严 防 毁 坏 损 失 、 散 失 和泄 密 ；6 会 计 电 算 化 档 案 保 管 要 注 意 防 盗 、 防 磁等 安 全 措 施 。 会 计 档 案 的 管 理 13 各 种 会 计 档 案 保 管 期 限 1.会 计 凭 证 保 管 15年 。 2.会 计 账 簿 保 存 15年 ， 其 中 现 金 和 银 行 存款 日 记 账 保 存 25年 。 3.会

13、 计 报 表 保 存 10年 ， 其 中 年 度 决 算 表 永久 保 存 。 4.发 货 票 保 管 5年 。 会 计 档 案 的 管 理 14 会 计 档 案 的 借 阅 使 用 1.财 务 部 建 立 会 计 档 案 清 册 和 借 阅 登 记 清 册 。 2.凡 需 借 会 计 档 案 人 员 ， 须 经 财 务 负 责 人 或 单位 领 导 批 准 后 ， 方 可 办 理 调 阅 手 续 。 3.借 阅 会 计 档 案 人 员 ， 不 得 在 案 卷 中 标 画 ， 不得 拆 散 原 卷 册 ， 更 不 得 抽 换 。 4.借 阅 会 计 档 案 人 员 ， 不 得 将 会 计 档

14、案 携 带 出外 ， 特 殊 情 况 ， 须 经 单 位 领 导 批 准 需 5.需 要 复 制 会 计 档 案 的 ， 须 经 财 务 负 责 人 或 单位 领 导 批 准 后 方 可 复 制 。 会 计 档 案 的 管 理 15 会 计 档 案 的 销 毁 （ 1） 会 计 档 案 保 管 期 满 ， 需 要 销 毁 时 由 本单 位 档 案 机 构 会 同 会 计 机 构 共 同 提 出 销毁 意 见 ， 会 同 财 务 会 计 部 门 共 同 鉴 定 、严 格 审 查 ， 编 造 会 计 档 案 销 毁 清 册 。（ 2） 机 关 、 团 体 、 事 业 单 位 和 非 国 有 企 业

15、会 计 档 案 要 销 毁 时 ， 报 本 单 位 领 导 批 准后 销 毁 ； 国 有 企 业 经 企 业 领 导 审 查 ， 报请 上 级 主 管 单 位 批 准 后 销 毁 。 会 计 档 案 的 管 理 16 （ 3） 会 计 档 案 保 管 期 满 ， 但 其 中 未 了 结 的债 权 债 务 的 原 始 凭 证 ， 应 单 独 抽 出 ， 另 行 立卷 ， 由 档 案 部 门 保 管 到 结 清 债 权 债 务 时 为 止 ；建 设 单 位 在 建 设 期 间 的 会 计 档 案 ， 不 得 销 毁 。（ 4） 销 毁 档 案 前 ， 应 按 会 计 档 案 销 毁 清 册所 列 的 项 目 逐 一 清 查 核 对 ； 各 单 位 销 毁 会 计档 案 时 应 由 档 案 部 门 和 财 会 部 门 共 同 派 员 监销 ， 各 级 主 管 部 门 销 毁 会 计 档 案 时 ， 应 由 同级 财 政 部 门 、 审 计 部 门 派 员 参 加 监 销 ； 会 计档 案 销 毁 后 经 办 人 在 “ 销 毁 清 册 ” 上 签 章 ，注 明 “ 已 销 毁 ” 字 样 和 销 毁 日 期 ， 以 示 负 责 ，同 时 将 监 销 情 况 写 出 书 面 报 告 一 式 两 份 ， 一份 报 本 单 位 领 导 ， 一 份 归 入 档 案 备 查 。