关于邮件写作和文件命名规则的培训

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1、关于邮件写作和文件命名规则的培训关于邮件写作和文件命名规则的培训邮件写作和文件命名是日常工作中经常遇到而且看似特别简单的事情但是我们却经常会在这种看似特别简单事情上犯错。针对这种情况我们把一些问题整理了出来重新进行一次全面系统的培训。希望能给我们的工作带来帮助。 普遍存在问题： 1、 发送邮件时没有邮件主旨或者邮件主旨没有反映邮件内容。 2、 文件命名不规范没有反映文件的内容 3、 称呼 4、 正文内容不够简单清晰没有突出重点 5、 回复邮件不及时没有针对性的回复 6、 字体不一致 7、 附件太大附件命名不规范没有在正文简单介绍 8、 区分抄送和密送一、邮件主旨 1、标题要提纲挈领在主题栏里用

2、短短的几个字概括出整个邮件的内容和重要性便于收件人权衡邮件的轻重缓急分别处理。 2、一定不要空白标题这是最失礼的。 3、标题要简短不宜冗长。 4、一封信尽可能只针对一个主题不在一封信内谈及多件事情以便于日后整理。 5、可适当使用大写字母或特殊字符（如“_!”等）来突出标题引起收件人注意但应适度特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要RERE一大串。 7、最最重要的一点主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象一定要慎之又慎。 8、请尽量使用英文。如邮件里想反应_会议及相关记录那么邮件就应以：

3、MeetingRecordfor_；如果邮件里想反应_讲座则可命名为：Lecturefor_以此类推。 二、 美捷登公司文件命名规则 Core name(core name每一个单词第一个字母大写不空格,介词、连词等第一个字母小写获省略必要时辅以连接号-)后面不隔开)+修改人姓名+次数+最后修改时间 文件的Core Name要能反应该文件的内容。如月工作记录其core name可命名为:MonthlyReportMarketingMar20_ (或MonthlyReport-MarketingMar20_） ; 如文件是一份合约则core name应为：Agreementwith_. 每个人修

4、改了这份文件则在上一个人的版本上加上自己的名字及修改次数及最后更新的日期（准确至天） 举例：如与_一院签定的合约由Ivy起草Shirley在此版本上修改一次Selin在Shirley版本上修改一次Dr._ia在Selin版本上修改一次最后Ivy再次修改（时间为20_年1月1号）。 则该文件命名为：AgreementwithJLYYIvy2Shirley1Selin1Harry1Jan01-20_(Jan01可写成Jan1年可省去）。该文件名在定稿时不应再出现公司人员名称应由最后定稿的同事将该文件修改为：AgreementwithJLYYFinalJan01-20_。 三、称呼 1、恰当地称呼收

5、件者拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌也明确提醒某收件人此邮件是面向他的要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务应按职务尊称对方如刘院长/主任、刘教授、刘博士； 如果不清楚职务则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼但要把性别先搞清楚。 2.Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”中文的写个”您好”；结尾常见的写个BestRegards、Best Wishes等等中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 俗话说得好“礼多人不怪”礼貌一些总是好的即便邮件中有些地方不妥对方也能平静的看待。 四、关于正文 1、Email正文要简明

6、扼要行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多正文应只作摘要介绍然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺多用简单词汇和短句准确清晰的表达不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 2、注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同选择恰当的语气进行论述以免引起对方不适。 尊重对方请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3、Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。 如果事情复杂最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明

7、。保持你的每个段落简短不冗长没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4、一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件这会让人很反感。 这是对别人的尊重也是自己态度的体现。如果是英文Email最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前务必自己仔细阅读一遍检查行文是否通顺拼写是否有错误。 5、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的但过多的提示则会让人抓不住重点影响阅度。 6、合理利用图片表格等

8、形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述收件人一定会表扬你的体贴。 7、不要动不动使用:)之类的笑脸字符在商务信函里面这样显得比较轻佻 BusinessEmail不是你的情书所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合比如现在-:) 五、附件 1、如果邮件带有附件应在正文里面提示收件人查看附件 3、正文中应对附件内容做简要说明特别是带有多个附件时 4、附件数目不宜超过4个数目较多时应打包压缩成一个文件 5、如果附件是特殊格式文件因在正文中说明打开方式以免影响使用 6、如果附件过大(不宜超过5MB)应分割成几个

9、小文件分别发送 六、语言的选择和汉字编码 1、在必要的时候使用英文邮件 如果收件人中有外籍人士应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人也应采用英文交流由于存在中文编码的问题你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2、对于一些信息量丰富或重要的邮件建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题而影响邮件所涉及问题的解决。 3、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体英文就用_马或Arial字型字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体最好不用背景信纸特别对公务邮件。 七、回复技巧 1、

10、及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后即刻回复对方一下往往还是必不可少的,这是对他人的尊重理想的回复时间是2小时内特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理但一般不要超过24小时。 如果事情复杂你无法及时确切回复那至少应该及时的回复说”收到了我们正在处理一旦有结果就会及时回复.”。不要让对方苦苦等待记住：及时作出响应哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假应该设定自动回复功能提示发件人以免影响工作。 2、进行针对性回复 当回件答复问题的时候最好把相关的问题抄到回件中然后附上答案。不要用简单的那样太生硬了应该进行必要的

11、阐述让对方一次性理解避免再反复交流浪费资源。 3、回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字显示出你的尊重。 4、不要就同一问题多次回复讨论不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次这只能说明交流不畅说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题多个收件人频繁回复发表看法把邮件越RE越高这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结删减瘦身突出有用信息。 5、要区分Reply和ReplyAll(区分单

12、独回复和回复全体) 如果只需要单独一个人知道的事单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应应该replayall让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。 如果你对发件人的提出的问题不清楚或有不同的意见应该与发件人单独沟通不要当着所有人的面不停的RE来RE去与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确_果的邮件。 点击“回复全部”前要三思而行！ 6、主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复浪费资源可在文中指定部分收件人给出回复或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考无需回复”。 八、正确使用发送抄送密送 要区分To和CC还有BCC(区分收件

13、人、抄送人、秘送人) 1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的理应对邮件予以回复响应。 2.而CC的人则只是需要知道这回事CC的人没有义务对邮件予以响应当然如果CC的人有建议当然可以回Email。 3.而BCC是秘送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 4.TOCC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 5.只给需要信息的人发送邮件不要占用他人的资源 6、转发邮件要突出信息 在你转发消息之前首先确保所有收件人需要此消息。除此之外转发敏感或者机密信息要小心谨慎不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人让人摸不着头脑。 第 9 页 共 9 页