会议财务管理课件

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1、第 八 章 会 议 财 务 管理 第 一 节 会 议 财 务 管 理 概 述l 会 议 财 务 管 理 是 利 用 价 值 形 式 对 会 议 财 务 活 动的 管 理 。 会 议 财 务 管 理 的 本 质 就 是 对 会 议 资 金的 管 理 ， 其 主 要 内 容 是 研 究 会 议 运 作 时 资 金 活动 的 过 程 及 其 规 律 。 会 议 资 金 活 动 主 要 包 括 筹集 资 金 、 运 用 和 分 配 资 金 。 一 、 会 议 的 财 务 目 标 会 议 财 务 管 理 的 首 要 任 务 也 是 制 定 财 务 目 标 ，会 议 财 务 目 标 分 为 营 利 性 和

2、 非 营 利 性 两 种 。二 、 会 议 财 务 活 动 的 特 点 第 一 阶 段 发 生 在 会 议 筹 备 初 期 ， 资 金 活 动 的 主要 表 现 形 式 就 是 筹 措 资 金 。 第 二 阶 段 的 资 金 活 动 主 要 表 现 为 会 议 启 动 资 金的 消 耗 ， 筹 备 期 间 要 购 置 少 量 的 固 定 资 产 、 支付 会 议 各 种 活 动 的 给 用 以 及 其 他 必 要 支 出 。 第 三 阶 段 的 资 金 活 动 是 会 议 的 收 入 ， 会 议 举 行 前的 几 个 月 是 会 议 收 入 的 高 峰 期 ， 通 过 注 册 费 和企 业 赞

3、 助 费 的 收 入 ， 形 成 会 议 的 主 要 资 金 收 入 、第 四 阶 段 的 资 金 活 动 是 会 议 举 行 期 间 的 资 金 支 出 ，短 短 的 几 天 将 会 议 的 全 部 收 入 支 出 了 70%80%， 从 而 保 证 了 会 议 能 够 顺 利 进 行 。第 五 阶 段 也 是 最 后 一 个 阶 段 的 资 金 活 动 是 会 议 结束 后 剩 余 资 金 的 分 配 ， 即 会 议 结 束 后 如 果 有 少量 的 剩 余 资 金 ， 如 何 分 配 这 些 资 金 。 l 每 个 阶 段 性 的 财 务 活 动 的 特 点 都 很 鲜 明 ， 第 一和

4、 第 三 阶 段 主 要 表 现 为 资 金 的 流 入 ， 第 二 和 第四 阶 段 主 要 表 现 为 资 金 的 流 出 ， 最 后 一 个 阶 段是 资 金 的 分 配 ， 会 议 资 金 活 动 表 现 为 两 入 两 出一 分 配 的 特 点 。 三 、 会 议 财 务 管 理 的 内 容（ 一 ） 会 议 财 务 计 划 管 理会 议 财 务 管 理 首 先 是 从 财 务 计 划 管 理 开 始 的 。（ 二 ） 会 议 日 常 财 务 管 理会 议 日 常 财 务 管 理 是 按 我 国 制 定 的 财 会 政 策 和 规 定 ， 根据 组 织 委 员 会 批 准 的 会 议

5、 预 算 ， 由 财 会 部 门 和 人 员 进行 日 常 的 财 务 管 理 工 作 ， 内 容 包 括 会 议 资 金 管 理 、 费用 管 理 和 会 议 余 款 的 处 理（ 三 ） 会 议 财 务 分 析财 务 分 析 是 对 会 议 财 务 状 况 的 分 析 和 研 究 ， 在 对 流 动 资金 的 应 用 和 费 用 开 支 的 分 析 中 ， 检 查 会 议 的 财 务 状 况和 存 在 的 问 题 ， 提 出 切 实 可 行 的 改 进 意 见 。 四 、 会 议 财 务 管 理 人 员（ 一 ） 财 务 管 理 人 员负 责 完 成 会 议 财 务 计 划 管 理 和 会

6、 议 的 财 务 分 析 。（ 二 ） 财 会 管 理 人 员负 责 日 常 的 财 会 工 作五 、 会 议 的 经 费 管 理 （ 通 常 贯 彻 以 下 原 则 ）首 先 是 要 确 定 一 位 会 议 领 导 人 负 责 会 议 全 部 支 出二 是 不 能 轻 易 改 变 财 务 管 理 的 授 权 任 何 其 权 限 范 围 ， 也不 能 轻 易 改 变 授 权 人 的 财 务 决 定 ， 以 免 引 起 混 乱 。 六 、 会 议 财 会 记 账 方 式 我 国 的 会 计 制 度 规 定 会 议 使 用 现 金 法 记 账 ，即 当 收 入 实 际 收 到 和 费 用 实 际

7、支 付 时 才 记 录 下收 入 和 费 用 。 举 办 国 内 会 议 时 的 收 费 情 况 也 比较 简 单 ， 会 议 代 表 通 常 只 采 用 银 行 汇 款 和 邮 局汇 款 两 种 方 式 ， 款 到 后 即 可 入 账 。 第 二 节 会 议 财 务 预 测一 、 会 议 财 务 预 测 概 述（ 一 ） 会 议 财 务 预 测 的 目 的 财 务 人 员 要 根 据 会 议 财 务 活 动 的 客 观 发 展 规 律 ， 利 用 已经 掌 握 的 财 务 知 识 和 手 段 ， 对 会 议 未 来 的 财 务 状 况 作 出预 先 的 推 测 和 判 断 。 根 据 预 测

8、 得 到 的 数 据 编 制 会 议 财 务预 算 。（ 二 ） 会 议 财 务 预 测 的 基 本 程 序1、 确 定 预 测 目 标 和 制 订 工 作 方 案2、 搜 集 和 整 理 资 料3、 选 择 预 测 的 方 法4、 进 行 预 测5、 分 析 预 测 的 结 果 ， 提 出 预 测 报 告 二 、 会 议 财 务 预 测 的 主 要 内 容（ 一 ） 会 议 规 模 的 预 测会 议 预 算 是 以 会 议 规 模 ， 也 就 是 参 加 会 议 的 人 数 为 最 主要 的 基 础 数 据 编 制 而 成 的 。（ 二 ） 会 议 固 定 支 出 的 预 测 会 议 支 出

9、 有 两 类 ： 固 定 支 出 和 可 变 支 出 。（ 三 ） 会 议 保 本 人 数 的 预 测保 本 人 数 =会 议 固 定 支 出 /（ 注 册 费 -每 位 代 表 的 可 变 支 出 ）（ 四 ） 会 议 收 入 的 预 测（ 五 ） 经 济 环 境 的 预 测 第 三 节 会 议 预 算 编 制一 、 概 述（ 一 ） 编 制 会 议 预 算 的 目 的在 会 议 财 务 预 测 的 基 础 上 ， 编 制 会 议 预 算 能 够 提供 一 个 定 量 的 会 议 财 务 计 划 ， 既 反 映 出 会 议 固定 支 出 和 可 变 支 出 可 能 是 多 少 ， 也 估 算

10、 了 会 议收 入 是 多 少 ， 预 算 总 结 反 映 了 最 终 会 议 的 盈 亏 。 （ 二 ） 会 议 预 算 的 组 成 会 议 预 算 主 要 由 会 议 收 入 和 支 出 两 部 分 组 成 ，支 出 部 分 又 分 为 固 定 支 出 和 可 变 支 出 两 大 部 分 。会 议 预 算 可 以 采 取 多 种 形 式 编 制 ， 预 算 列 表 是常 用 的 一 种 形 式 。 预 算 列 表 可 分 成 几 级 管 理 ，常 用 的 为 两 级 管 理 。 每 级 预 算 中 都 要 进 行 项 目分 类 ， 就 是 在 预 算 列 表 总 列 出 各 项 。 最 方

11、 便 编制 预 算 的 表 格 形 式 是 采 用 财 务 管 理 中 最 常 用 的损 益 平 衡 表 的 模 式 来 制 定 。 （ 三 ） 编 制 会 议 预 算 的 程 序 编 制 预 算 的 先 后 顺 序 依 次 为 编 制 会 议 的 固 定 支出 、 可 变 支 出 、 会 议 的 收 入 和 预 算 总 结 。价 格 手 册估 计 会 议 人 数历 史 数 据 计 算 会 议 支 出估 算 会 议 收 入 预 算 总 结 会议组委会批准 二 、 会 议 固 定 支 出 （ Fc） 会 议 固 定 支 出 主 要 包 括 初 期 申 办 费 用 、 市 场 宣传 费 、 考 察

12、 活 动 的 相 关 费 用 、 征 文 、 通 知 印 刷和 邮 寄 的 费 用 、 特 邀 演 讲 人 的 参 会 费 用 、 会 议机 构 有 关 活 动 的 费 用 、 会 场 和 设 备 的 租 金 、 基本 办 公 费 用 、 人 工 费 用 、 会 议 工 作 人 员 的 参 会费 用 等 项 。 （ 一 ） 申 办 费 用 主 要 是 指 在 申 办 和 “ 竞 标 ” 会 议 时 所 支 出 的 费 用 。 目前 我 国 申 办 国 际 会 议 时 费 用 大 部 分 来 自 行 政 事 业 费 ，因 而 在 编 制 会 议 预 算 时 经 常 不 将 这 笔 费 用 计 入

13、 会 议 的总 支 出 中 。（ 二 ） 公 关 宣 传 费 用1、 在 国 内 外 杂 志 刊 登 广 告 费 用2、 会 议 通 知 、 招 贴 画 等 宣 传 品 的 印 刷 、 邮 寄 、 散 发 费用 。 第 一 轮 、 第 二 轮 会 议 通 知 、 招 贴 画 等 宣 传 品 的 印 刷 当然 是 需 要 费 用 的 ， 邮 寄 需 要 邮 寄 费 ， 在 相 近 的 其 他 国际 和 国 内 会 议 上 散 发 也 需 要 一 些 食 宿 、 交 通 费 等 。 3、 会 议 网 页 费 用 制 作 互 动 式 网 站 ， 代 表 可 以 在 网 上 提 交 论 文 、注 册

14、和 付 费 ， 代 表 和 有 关 机 构 还 可 以 随 时 上 网查 阅 各 种 信 息 ， 费 用 就 比 较 昂 贵 了 。4、 召 开 会 议 新 闻 发 布 会 费 用 邀 请 记 者 参 加 会 议 新 闻 发 布 会 、 请 媒 体 记 者 帮助 作 会 议 宣 传 是 需 要 支 付 一 定 的 费 用 的 ， 主 要包 括 场 地 费 、 饮 料 费 、 媒 体 记 者 的 “ 车 马 费 ” ，有 时 请 媒 体 记 者 吃 饭 还 需 要 餐 饮 费 。 （ 三 ） 办 公 费 用1、 购 置 办 公 设 备 费 （ 购 置 计 算 机 、 打 印 机 、 传 真 机

15、和复 印 机 等 设 备 ）2、 基 本 办 公 费 （ 租 用 办 公 室 的 费 用 、 文 具 费 、 交 通 费 、印 刷 费 和 招 待 费 等 ）3、 通 讯 费 （ 随 着 互 联 网 广 泛 应 用 到 会 议 筹 备 中 ， 传 真费 用 占 会 议 总 支 出 的 比 例 越 来 越 少 ， 将 来 可 能 在 预 算中 把 它 合 并 到 办 公 费 用 中 ）4、 财 务 管 理 费 （ 为 会 议 提 供 会 计 服 务 工 作 的 机 构 的 财务 服 务 费 ） （ 四 ） 人 工 费 用 是 指 支 付 给 会 议 工 作 人 员 的 工 资 、 奖 金 和 其

16、 他 福 利 费用 。1、 专 职 工 作 人 员 的 工 资 大 型 会 议 聘 用 的 专 职 工 作 人 员 ， 有 时 长 达 几 年 ， 他 们的 工 资 、 福 利 、 社 保 基 金 和 医 疗 保 险 应 作 为 固 定 支 出2、 兼 职 人 员 的 劳 务 费 会 议 机 构 中 的 大 部 分 工 作 人 员 都 是 兼 职 人 员 。 在 会 议筹 备 期 间 ， 大 量 的 节 假 日 和 业 余 时 间 被 占 用 ， 应 发 给他 们 审 稿 费 、 编 辑 费 和 劳 务 费 等 3、 会 议 期 间 临 时 员 工 的 劳 务 费 、 交 通 和 通 讯 补助

17、 会 议 期 间 需 要 大 量 的 临 时 工 作 人 员 ， 他 们 每 天的 工 作 时 间 一 般 长 达 十 几 个 小 时 ， 应 按 规 定 给他 们 劳 务 费 。4、 翻 译 费 用 国 际 会 议 需 要 书 面 翻 译 和 口 头 翻 译 ， 需 要 支 付翻 译 人 员 的 翻 译 费 。 有 些 国 际 会 议 安 排 同 声 传译 ， 还 要 支 付 同 声 传 译 译 员 的 费 用 。 （ 五 ） 付 给 PCO的 服 务 费（ 六 ） 会 议 机 构 的 会 务 费 用 会 议 期 间 ， 各 委 员 会 和 秘 书 处 要 定 期 开 会 。（ 七 ） 考

18、察 活 动 费 用1、 旅 费 （ 考 察 人 员 在 考 察 期 间 所 支 付 的 城 市 之 间 的 交通 费 ）2、 住 宿 费 （ 考 察 人 员 在 考 察 期 间 所 支 付 的 住 宿 费 ）3、 餐 饮 费 4、 交 通 费 （ 考 察 城 市 所 支 付 的 交 通 费 ） （ 八 ） 特 邀 演 讲 人 的 参 会 费 用1、 一 般 费 用 会 议 通 常 只 对 大 会 的 特 邀 演 讲 人 提 供 旅 费 、 住宿 费 、 餐 费 和 交 通 费 ， 费 用 的 标 准 可 与 每 个 演讲 人 协 商 。2、 演 讲 费 是 指 发 给 特 邀 演 讲 人 的

19、演 讲 费 ， 可 分 为 几 个 档次 ， 大 会 的 特 邀 演 讲 人 最 多 ， 分 组 会 的 特 邀 演讲 人 少 一 些 。 （ 九 ） 会 议 领 导 的 参 会 费 用 会 议 领 导 主 要 指 来 自 会 议 主 办 单 位 和 承 办 单 位以 及 国 际 组 织 的 负 责 人 ， 如 国 际 组 织 的 主 席 、秘 书 长 等 人 员 ， 会 议 要 为 这 些 负 责 人 支 付 参 会费 用 ， 支 出 的 费 用 种 类 和 标 准 与 会 议 特 邀 演 讲人 基 本 相 同 。（ 十 ） 会 场 和 设 备 租 金 会 场 和 设 备 租 金 这 两 部

20、 分 支 出 也 可 以 计 入 固 定支 出 ， 通 常 租 用 会 场 和 设 备 的 费 用 相 对 是 高 的 1、 主 会 场 在 我 国 基 本 上 所 有 的 会 议 中 心 和 宾 馆 的 会 场 租 金 都 是按 单 元 计 价 的 ， 会 议 组 织 者 应 该 尽 量 将 开 幕 式 、 特 邀大 会 演 讲 、 闭 幕 式 等 活 动 集 中 在 几 个 单 元 ， 这 样 可 以节 省 不 少 场 租 金 。2、 分 会 场 分 会 场 的 租 金 相 对 比 较 便 宜 。3、 会 议 机 构 用 房4、 设 备 （ 有 些 设 备 是 会 议 室 不 一 定 配

21、备 的 就 要 租 借 了 ）5、 网 吧 （ 很 多 会 议 为 会 议 代 表 在 会 场 附 近 设 置 一 个 区域 ， 专 门 供 代 表 免 费 上 网 。 这 部 分 费 用 包 括 租 用 计 算机 和 租 用 互 联 网 专 用 电 缆 两 项 费 用 ） 三 、 会 议 可 变 支 出 （ Vc）（ 一 ） 餐 饮 费 餐 饮 费 是 会 议 可 变 支 出 中 比 例 最 大 的 一 笔 费 用 ，一 般 能 占 到 注 册 费 收 入 的 65%左 右 。1、 宴 会2、 招 待 会3、 茶 歇 /咖 歇4、 会 议 午 餐 （ 二 ） 会 议 资 料 印 刷 费1、

22、论 文 集2、 会 议 内 容 摘 要3、 会 议 资 料 汇 编4、 最 终 程 序 手 册 和 会 议 指 南5、 注 册 通 知 书 （ 第 三 轮 会 议 通 知 ） （ 三 ） 邮 寄 费1、 论 文 录 取 通 知 书 邮 寄 费2、 注 册 通 知 书 邮 寄 费3、 签 证 邀 请 信 邮 寄 费（ 四 ） 代 表 用 品 费 用1、 名 卡2、 请 柬 和 各 种 票 证 费 用3、 文 具 费 用4、 资 料 包 费 用 （ 五 ） 同 声 传 译 接 收 器（ 六 ） 付 给 PCO的 服 务 费 如 果 是 按 注 册 的 人 数 来 支 付 PCO的 服 务 费 ，

23、这笔 费 用 可 计 算 在 可 变 支 出 中 。 （ 四 ） 会 议 收 入（ 一 ） 会 议 注 册 费 注 册 费 是 会 议 最 主 要 收 入 ， 是 决 定 会 议 能 否 做 到 收 支平 衡 的 绝 对 因 素 。1、 注 册 费 种 类1） 代 表 注 册 费 ： 会 议 正 式 代 表 交 纳 全 额 注 册 费2） 会 员 注 册 费 ： 有 的 会 议 为 吸 引 代 表 加 入 该 组 织 ， 该组 织 的 会 员 可 适 当 地 减 少 一 些 注 册 费3） 会 议 演 讲 人 注 册 费 ： 有 些 会 议 对 演 讲 人 进 行 奖 励 ，免 交 或 者 降

24、 低 他 们 的 注 册 费 4） 学 生 注 册 费 ： 在 规 定 年 龄 下 ， 如 一 般 为 30岁 ， 并 有文 件 证 明 的 在 校 学 生 的 注 册 费 通 常 远 少 于 全 额 注 册 费 ，但 注 册 费 所 包 含 的 项 目 也 应 相 对 减 少 ， 通 常 不 包 含 会议 的 宴 会 和 会 议 旅 游 等 项 目 。5） 陪 同 人 员 注 册 费 ： 通 常 陪 同 人 员 缴 纳 的 注 册 费 是 代表 注 册 费 的 一 半 或 更 少 ， 视 注 册 费 中 所 包 含 的 项 目 而定 。6） 国 内 代 表 注 册 费 ： 绝 大 多 数 的

25、 国 际 组 织 同 意 参 加 会议 的 我 国 代 表 可 以 适 当 降 低 注 册 费 的 交 纳 水 平 。 2、 注 册 费 中 所 包 含 的 项 目（ 1） 正 式 代 表 出 席 开 幕 式 和 参 加 所 有 会 议 、 论 文 集 （ 或 光 盘 ） 、 文件 包 （ 胸 卡 、 final program、 笔 记 本 ） 茶 /咖 歇 、 招 待会 、 参 观 会 议 附 设 展 览 会 、 工 作 午 餐 、 会 议 纪 念 品 、文 娱 演 出 、 宴 会 、 专 业 参 观 和 会 议 旅 游 。2） 学 生 学 生 注 册 费 内 容 基 本 和 代 表 相

26、同 ， 但 不 包 含 宴 会 、 旅游 和 文 娱 演 出 等 项 目 。 （ 3） 陪 同 人 员 出 席 开 幕 式 和 招 待 会 、 参 观 会议 附 设 展 览 会 、 会 议 纪 念 品 、文 娱 演 出 、 宴 会 和 会 议 旅 游等 。3、 注 册 费 的 计 算 当 预 测 出 会 议 的 基 本 人 数 和计 算 出 会 议 固 定 收 入 后 ， 并决 定 了 注 册 费 所 包 含 的 项 目 ，可 用 下 列 公 式 计 算 出 注 册 费的 收 费 水 平 。 其 中 D为 参 加 会 议的 代 表 人 数 ， C为 不 可预 见 费 。 不 可 预 见 费的

27、数 额 通 常 可 按 总 支出 （ Fc+Vc） 的 5%和20%来 计 算 。 也 可 用c cF V CR D c cc cVC VF V 4、 缴 纳 注 册 费 的 时 间 期 限 优 惠 会 议 设 置 一 个 注 册 截 至 日 期 ， 在 这 个 截 至 日 期之 前 注 册 的 代 表 的 注 册 费 可 适 当 优 惠 。 注 册 截止 日 期 通 常 设 在 会 前 几 个 月 ， 根 据 会 议 规 模 大小 而 定 ， 千 人 以 上 的 大 会 ， 要 在 会 前 3 4个 月 ；小 的 会 议 只 要 1 2个 月 即 可 。 提 前 注 册 的 代 表可 减 少

28、 20%的 注 册 费 ； 而 对 于 学 生 和 陪 同 人 员 ，由 于 原 来 的 注 册 费 就 比 较 低 ， 提 前 注 册 的 注 册费 不 应 再 降 太 多 。 （ 二 ） 赞 助 、 补 助 费 要 使 会 议 的 财 务 预 算 做 到 平 衡 ， 首 先 考 虑 的 是寻 求 对 会 议 的 赞 助 和 补 助 。 目 前 我 国 举 办 的 各类 会 议 或 多 或 少 都 能 得 到 一 些 赞 助 或 补 助 ， 包括 企 业 赞 助 、 基 金 赞 助 和 政 府 部 门 的 补 助 。（ 三 ） 宾 馆 的 佣 金 （ 四 ） 旅 游 收 入（ 五 ） 展 览

29、 收 入 五 、 预 算 总 结 按 以 上 的 程 序 编 制 出 的 会 议 预 算 ， 如 果 预 算 总结 中 收 入 大 于 支 出 ， 预 算 可 以 通 过 ； 如 果 收 入小 于 支 出 ， 就 要 进 行 调 整 ， 调 整 的 方 法 也 已 经做 了 介 绍 。 会 议 的 预 算 编 制 完 成 后 ， 由 会 议 秘书 处 报 组 织 委 员 会 审 查 批 准 ， 如 果 是 国 际 组 织的 会 议 ， 有 时 还 需 要 经 国 际 组 织 批 准 。 六 、 预 算 调 整（ 一 ） 预 算 调 整 的 原 因 1） 由 于 预 算 中 的 金 额 是 根

30、据 预 测 和 估 算 的 数 据 编 制的 ， 与 实 际 发 生 的 金 额 总 会 有 些 差 距 ， 需 要 不 断 调 整 ，预 算 表 中 每 项 支 出 的 金 额 ， 既 有 预 算 金 额 ， 也 有 实 际金 额 ， 在 每 项 费 用 支 出 后 可 将 这 两 项 金 额 相 比 较 ， 当相 差 较 大 的 情 况 出 现 ， 财 务 人 员 必 须 向 会 议 组 委 会 报告 ， 调 查 原 因 并 及 时 作 出 调 整 。2） 由 于 预 算 主 要 以 预 测 的 人 数 为 基 础 进 行 编 制 ， 当 人数 发 生 变 化 时 ， 也 要 调 整 预 算 。 （ 二 ） 预 算 调 整 的 时 机1、 论 文 征 集 结 束 后 的 调 整2、 这 册 截 止 后 的 调 整3、 突 发 事 件 后 的 调 整