某证券公司业务流程优化--08_采购流程

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1、XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目供应商档案与采购清单的建立与维护流程供应商档案与采购清单的建立与维护流程办公室办公室电脑部电脑部总裁办公会总裁办公会P-FL-1P-FL-1编制非电脑类采购目录清单的内容非电脑类采购目录清单编制电脑类采购目录清单的内容电脑类采购目录清单汇总目录清单查询供应商档案供应商档案库能否满足业务要求询价并填写询价记录单寻找新的供应商谈判记录否是提供市场信息和技术支持询价记录单及所附材料部门总经理或授权人员审批签定年度总合同更新供应商档案供应商档案库年度电脑及非电脑设备采购可选目录清单制定年度电脑及非电脑设备采购可选目录清单办公室下发至总部各部门及各

2、地营业机构采购委员会审核是否通过是审核后通过的年度电脑及非电脑设备采购可选目录清单否参见采购合同签订流程1XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目公司电脑及非电脑设备的采购申请与审批流程公司电脑及非电脑设备的采购申请与审批流程办公室办公室电脑部电脑部公司各部门公司各部门财务会计部财务会计部总裁办公会总裁办公会年度设备采购预算部门经办人提出部门采购申请部门采购申请表部门经理审批否查询供应商档案供应商档案库是否有此供应商寻找新的供商询价并填写询价记录单为询价提供市场信息和技术支持询价记录单及所附材料是否是电脑类设备更新供应商档案供应商档案库更新年度电脑及非电脑设备采购可选目录清单财

3、务部总经理审批是否在预算控制范围之内是采购委员会进行审批审批通过否结束参见采购执行流程是是否选定供应商是否为年度合约供应商是否是否否否是审批后的部门采购申请表办公室执行该项采购经办人员准备接受采购设备参见采购验收流程提供市场信息和相关技术支持，并提出意见P-FL-2P-FL-22XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目公司各部门零星项目的采购申请和审批流程公司各部门零星项目的采购申请和审批流程办公室办公室财务会计部财务会计部公司各部门公司各部门办公室主任对各部门提出的申请进行审阅并签署意见审阅后的采购申请单财务部经理审核否退回申请是否超过预算是办公室主任在当地进行采购公司各部门

4、经理进行审批是否同意采购否结束审批后的采购申请单是各使用部门提出采购申请采购申请单主管副总裁主管副总裁采购委员会或主管副总裁进行审批是否超过预算退回申请是P-FL-3P-FL-33XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目营业部电脑及非电脑设备的采购申请与审批流程营业部电脑及非电脑设备的采购申请与审批流程营业部营业部电脑部电脑部使用部门提出采购申请，并填写采购申请单采购申请单1电脑部经理审阅并附年度电脑设备采购计划财务部经理审阅并附年度设备采购预算营业部总经理签署意见采购申请单1年度设备采购计划年度设备采购预算财务会计部财务会计部办公室办公室是否电脑设备采购是否办公室主任审阅并附

5、年度设备采购计划总裁办公会总裁办公会查询供应商档案供应商档案库是否有此供应商寻找新供应商询价并填写询价记录单为询价提供市场信息和技术支持询价记录单及所附材料是否是电脑类设备更新供应商档案供应商档案库更新年度电脑及非电脑设备采购可选目录清单财务部总经理审批是否在预算控制范围之内是采购委员会审批审批通过与否结束是否选定供应商是否为年度合约供应商是否是否否否是参见采购执行流程办公室执行该项采购采购合同1采购合同2采购合同3存档采购合同3交供应商供应商直接送货至营业部营业部办公室主任准备接收采购设备参见采购验收流程采购合同2提供市场信息和相关技术支持，并提出意见P-FL-4P-FL-44XXXX证券经

6、纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目营业部零星项目的采购申请与审批流程营业部零星项目的采购申请与审批流程营业部办公室营业部办公室营业部财务会计部营业部财务会计部营业部总经理营业部总经理使用部门提出采购申请办公室主任填写采购申请单采购申请单营业部财务部经理审核是退回申请是否超过预算否营业部总经理审批是否同意采购否退回申请审批后的采购申请单是办公室主任在当地进行采购P-FL-5P-FL-55XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目未列入年度采购目录清单项目的采购申请与审批流程未列入年度采购目录清单项目的采购申请与审批流程营业部营业部办公室办公室财务会计部财务会计部总裁办公会总

7、裁办公会办公室主任填写采购申请表电脑部经理编写电脑设备的具体要求是否电脑设备采购是否财务部经理编写采购预算总经理审阅并签署意见采购预算对采购申请进行审阅并签署意见审核采购预算是否同意退回申请否采购合同采购委员会对采购申请进行审批是营业部采购收货执行采购参见采购执行流程退回申请否选择供应商并与之签订合同是是否同意参见采购合同签订流程公司各部门公司各部门相关人员填写采购申请表并编写采购预算采购预算部门负责人审阅并签署意见公司各部门采购验收参见营业部采购收货流程参见公司采购验收流程P-FL-6P-FL-66XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目采购合同签订流程采购合同签订流程办公室

8、办公室总裁办公会总裁办公会经办人员签署采购合同经采购委员会审批通过的采购申请组织电脑部等相关部门进行谈判协商办公室经办人员记录、汇总谈判意见并上报总裁办公会同意与否否是经办人员根据采购委员会的意见草起采购合同并上报正本存档并抄送有关部门采购合同1采购合同2采购合同3交供应商存档抄送财务部存档存档供应商档案库更新供应商档案电脑部电脑部财务会计部财务会计部是否属于电脑类采购协同办公室进行谈判与协商组织相关部门进行谈判协商采购委员会对上报的谈判意见进行协商与谈论结束否是采购委员会对草起的合同进行谈论是否需要修改否是P-FL-7P-FL-77XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目采购

9、执行流程采购执行流程办公室办公室财务会计部财务会计部办公室组织相关部门进行采购是否需要签订合同否是实际采购的发票等单据定期编制采购预算与实际发生额的差异分析报表根据单据审核入帐并付款办公室相关经办人员签订采购合同采购合同参见采购合同签订流程经批准的采购申请电脑部电脑部是否属于电脑类采购协同办公室进行采购的执行组织电脑部人员进行采购是否P-FL-8P-FL-88XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目公司采购验收流程公司采购验收流程办公室办公室财务会计部财务会计部核对送货单、发票与采购合同或采购申请单供应商供应商使用部门使用部门货物及送货单送至公司采购合同或采购申请单送货单两者是

10、否一致进行检查验收拒绝收货并与供应商联系是否通过检查在送货单上签字并返回供应商送货单发票或其他付款凭证核对发票、合同、采购申请单、送货单审核材料是否匹配是否已付清该款项是否需要立即付款付款入帐根据相关单据登录台帐并制作固定资产卡片应付账款登录相应的实物帐及应付账款存档固定资产卡片1固定资产卡片2存档固定资产卡片2采购合同、采购申请单是否是是否与采购经办人员等一起查明原因否是否否是发票发票P-FL-9P-FL-99发票XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目营业部采购收货流程营业部采购收货流程营业部办公室营业部办公室供应商供应商在送货单上签字确认，并将其中一联返回供应商是否一致否

11、是采购合同，采购申请单采购货物及送货单送至营业部送货单核对送货单与采购合同采购申请单进行检查验收拒绝收货并与供应商取得联系是否合格是否送货单营业部财务部营业部财务部送货单采购合同，采购申请单核对发票、送货单及采购合同采购申请单上述材料是否匹配是否需要立即付款登录相应实物帐及应付账款登录相应实物帐及银行存款帐是否是与经办人员一起查明原因否办公室主任登录固定资产台帐，并制作固定资产卡片固定资产卡片办理领用手续存档否是否属于固定资产是发票发票P-FL-10P-FL-1010XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目公司及营业部的项目招标流程公司及营业部的项目招标流程电脑部电脑部营业部营

12、业部办公室办公室总裁办公会总裁办公会参见采购合同签订流程财务部财务部经纪业务管理部经纪业务管理部组织制作招标文件招标文件协助制作招标文件 (电脑类)否举行招标是收集各投标单位的投标文件投标文件对投标单位进行资格审核将质量投标文件下发各部门征求意见对质量投标文件进行评估并反馈意见对质量投标文件进行评估并反馈意见对质量投标文件进行评估并反馈意见对质量投标文件进行评估并反馈意见汇总评选选择预中标单位组织评标部门总经理协同评标部门总经理协同评标部门总经理协同评标部门总经理协同评标共同选定两家供应商议标采购委员会审核通过结束否是合同1合同2合同3存档合同2合同3存档存档组织相关部门执行合同办公室与该供应

13、商签定采购合同评估并反馈意见参见采购合同签订流程采购委员会协同评标首先考虑质量优先的供应商在质量相似情况下考虑价格较为优先的供应商综合考虑讨论及协商后选定供应商通过与否采购委员会对招标文件进行审阅P-FL-11P-FL-1111XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目工程验收流程工程验收流程办公室办公室财务会计部财务会计部使用部门使用部门组织验收工程的竣工情况，并填写竣工验收单竣工验收单1竣工验收单2竣工验收单3竣工验收单1竣工验收单2竣工验收单3使用部门审核竣工验收单，并签字竣工验收单1竣工验收单2竣工验收单3存档竣工验收单3竣工验收单2存档存档固定资产卡片1固定资产卡片2固

14、定资产卡片2存档存档入递延资产明细帐入固定资产明细帐固定资产递延资产工程决算完毕参见工程决算流程根据相关单据登录台帐并制作固定资产卡片入帐P-FL-12P-FL-1212XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目工程决算流程工程决算流程施工单位施工单位财务会计部财务会计部监理公司监理公司/监理人员监理人员工程完工组织检验办公室办公室施工单位返工直至检验通过是否合格否施工单位编制工程总决算是施工单位工程总决算监理公司审核是否批准在工程总决算上签字认可是否是否耗资巨大或出现争议决定聘请外部人员进行工程审计咨询是会同施工单位洽谈审计结果确认工程总决算提交办公室总经理审批通过与否施工单位

15、修改工程总决算否将审批后的工程完工决算交财务部是工程完工决算工程完工决算财务部总经理审批通过与否办公室对工程总决算再审核否是否入帐根据相关单据登录台帐并制作固定资产卡片通过与否采购委员会进行审批否是总裁办公会总裁办公会施工单位工程总决算P-FL-13P-FL-1313迁址与装修申请书XXXX证券经纪业务管理变革项目证券经纪业务管理变革项目营业部迁址及装修工程项目的申请与审批流程营业部迁址及装修工程项目的申请与审批流程营业部营业部办公室办公室经纪业务管理部经纪业务管理部营业部办公室主任填写迁址与装修申请书和可行性报告迁址与装修申请书财务会计部财务会计部总裁办公会总裁办公会下发同意迁址扩租装修公文

16、电脑部经理编制配套电脑设备要求财务部编制相关预算营业部总经理签署意见可行性报告电脑设备要求工程预算审核并签署意见可行性报告电脑设备要求工程预算迁址与装修申请书可行性报告电脑设备要求工程预算迁址与装修申请书可行性报告电脑设备要求工程预算实地进行调查研究签署意见审核预算签署意见组织相关部门进行实地调查研究协助进行实地调查研究汇总协调各部门意见是否同意否可否修改结束否进行修改是迁址与装修申请书可行性报告电脑设备要求工程预算采购委员会是否同意结束否同意迁址扩租与装修公文同意迁址扩租与装修公文同意迁址扩租与装修公文组织同业主/装修商协商谈判签定迁址扩租/装修合同是存档迁址扩租/装修合同复件交营业部P-FL-14P-FL-1414