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1、运用信息技术提高医院档案服务 摘要：本文主要是以医院档案信息资源为研究对象，根据目前医院档案管理工作现状，探析影响档案信息资源共享的原因，提出针对性的解决方法和措施。关键词：档案共享；医院档案服务；信息技术1医院档案管理工作现状及存在的问题目前，电子文件存在着来源广泛、业务伴生、三元合一、依赖系统以及形式多样等问题，现有的档案信息管理系统功能已不能满足各部门的多样化需求，怎样提高档案信息资源的共享程度，帮助用户解决问题是一项非常重要的任务。目前，医院档案管理工作存在一些问题，主要表现在档案查阅工作流程复杂、速度缓慢，增加了查阅难度、降低了档案查阅效率；档案信息管理系统功能模块有限，无法满足用户
2、多样性的需求；档案信息管理系统权限设置清晰度不够，数据查询类用户需要通过数据管理类用户查询，导致无法精确高效的查询医院档案，降低了工作效率。2影响医院档案信息资源共享效率的主要原因分析根据上述鱼骨图和投票数据的归纳分析，我们发现影响医院档案信息资源共享效率的根本原因主要表现在以下几个方面。2.1档案信息资源档案信息资源是开展档案管理工作的基础，也是见证医院可持续发展的宝贵财富。目前，档案信息资源主要包括文书档案、实物档案、科研档案、设备档案、基建档案，其中文书档案又涉及行政档案、党群档案和医务档案。虽然室藏档案甚多，但是档案信息来源广泛，分类不到位和档案数字化程度有限，一定程度上限制了档案共享
3、效率，降低了档案管理工作水平。2.2系统内部动能系统内部动能是从档案工作根源出发，借助外部技术条件改善档案机构基础设施，提升档案管理能力。系统内部动能主要表现在系统软件接口的衔接、系统功能模块的多样性和系统权限设置几个方面。系统软件接口是档案科室内部与外部的重要纽带，可以帮助档案管理者简单便捷地将内网文件（OA）进行在线归档，实现档案信息资源共享，提升档案工作效率。系统权限设置中用户模式主要括维护类用户、查询类用户以及管理类用户。用户权限设置不清晰会导致档案管理工作顺序紊乱，用户查阅档案体验感差，影响档案服务质量，从而降低档案管理工作水平。2.3档案管理工作流程档案管理工作主要包括档案的接收与
4、征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。其中，档案利用服务是档案实现价值的体现，档案借阅检索流程的顺畅性和档案检索途径的多样性能够提升用户的满意度和体验感，帮助用户快速获得有价值的档案信息内容。档案查阅结果的反馈主要是借阅记录的相关信息，如用户信息、调卷/还卷信息、利用目的、利用方式以及利用效果等，一定程度上能够帮助档案管理者更好地提升档案工作水平，帮助用户解决实际问题，提高档案服务质量。2.4档案机构档案机构的基础建设设施、内部可操控技术以及档案管理人员是档案管理工作开展的坚实保障。档案基础设施工作是开展任何工作的重要保障，主要包括管理环境、标准规范、网络环境、档案信
5、息资源、资金筹措、人力资源等。信息技术是档案机构开展档案管理工作的核心，信息技术的专业性和高投资性在一定程度上抑制了档案机构信息资源共享水平。另外，具备高级信息素养的档案管理者是档案信息化建设和发展的关键和先导，建设一支高层次复合型人才队伍是非常必要的。2.5档案安全档案安全是开展诸项档案工作流程的基础保障，只有在保证档案信息资源安全的前提下，才能高效地提高档案工作效率，提升档案服务质量。目前，影响档案安全的因素主要包括档案物理安全、档案信息安全以及档案环境安全。档案物理安全是保障档案实现价值的基础。档案信息安全是保证档案信息资源原始凭证价值的屏障，需要从网络层、数据层和应用层加强防范，构建医
6、院档案社会记忆，促进医院档案管理工作的可持续发展。档案环境安全主要包含软硬件环境和系统应用环境，良好的档案环境安全才能保证档案信息管理系统的运行，促进档案信息资源集成，提高档案信息资源共享水平。2.6档案工作制度档案工作制度是开展档案工作的风向标，只有紧跟档案法规政策修改完善适用于本医院的档案工作制度，才能提高档案管理工作效率。档案工作制度缺失会造成档案管理工作流程紊乱、档案查阅速度缓慢以及档案信息安全存在风险。规范和建立档案工作相关制度是档案可持续发展的有力保障。3解决问题的有效建议和措施首先，加强档案专业知识的学习，提高对档案资源建设的深入认识。始终以为院守档为中心，通过口头宣传、档案陈列
7、与展览以及档案专业报刊等向公众传播档案知识，增强社会档案意识；积极与各部门沟通交流，及时归档保证档案的原始性，充分发挥医院档案的凭证价值、现实价值以及行政作用，保证计划和决策科学化，提高医院档案工作效率和管理水平。其次，加快信息化建设，完成档案综合管理系统与OA等相关系统的接入，深度挖掘档案管理系统的其他功能，巩固信息技术管理系统平台的建设。利用档案综合管理系统与OA等其他系统，更好地实现在线归档、实时归档、全流程系统管理以及档案信息资源共享。加强内部工作流程控制，实现部门内部档案信息和工作流程信息的集成与共享。再次，修订医院相关档案管理工作制度，明确档案的移交期限，完善档案行政奖罚制度，简化
8、档案利用手续，提高档案信息资源的共享效率，提高档案服务质量，促进医院档案可持续发展。第四，构建三防三备安全保障体系。档案安全是档案管理工作的重要组成部分。建立安全防范机制，配备必要的安全设施设备，保证档案实现异地备份、容灾备份以及异体备份的存储环境；制定保障档案信息安全的管理制度，从管理理念和增强工作人员安全意识方面，实现物防、技防和人防三位一体，保证档案信息安全。最后，加强顶层设计。顶层设计是一种充分体现全局性、发展性、长效性的总体管理思路的自上而下的设计方法。利用顶层设计方法，对管理体制、功能模型、数据结构组织变革等进行统筹规划，确定数字档案室建设的国家战略和顶层框架，打破当前的基层推动模式，树立整体观念和全局意识，避免形成档案信息孤岛;，避免低水平重复建设，避免人力、物理和财力的浪费。参考文献：1冯惠玲，张辑哲.档案学概论M.北京：中国人民大学出版社，2006.2薛四新.档案馆现代化管理-从数字档案馆到智慧档案馆M.北京：电子工业出版社，2019.
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