会计核算软件应用

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1、会 计 核 算 软 件 应 用（ 用 友 网 络 财 务 软 件 ） 系 统 管 理 模 块o 系 统 管 理 的 作 用o 系 统 管 理 的 主 要 功 能o 系 统 管 理 的 操 作 流 程o 系 统 管 理 模 块 的 注 册o 操 作 员 管 理o 操 作 员 权 限 管 理o 账 套 的 修 改 、 引 入 和 输 出 o 对 各 个 子 系 统 进 行 统 一 的 操 作 管 理 和 数 据维 护 ， 并 为 各 子 系 统 提 供 一 个 统 一 的 环 境 。一 、 系 统 管 理 的 作 用 二 、 系 统 管 理 的 主 要 功 能o 账 套 管 理 ， 包 括 账 套

2、 的 建 立 、 修 改 、 删 除 、 引 入 和 输出 。o 年 度 账 管 理 ， 包 括 年 度 账 的 建 立 、 清 空 、 引 入 、 输 出和 上 年 数 据 的 结 转 。o 操 作 权 限 管 理 以 及 设 立 统 一 安 全 机 制 n 设 定 各 子 系 统 的 操 作 员 以 及 操 作 员 的 权 限 设 置 。n 数 据 库 的 备 份 、 功 能 列 表 和 上 机 日 志 等 。 三 、 系 统 管 理 的 操 作 流 程o 新 用 户 的 操 作 流 程n 启 动 系 统 管 理 以 系 统 管 理 员 （ ADMIN） 的身 份 注 册 进 入 系 统

3、管 理 设 置 操 作 员 新 建账 套 、 设 定 账 套 主 管 （ 以 系 统 管 理 员 身 份 或账 套 主 管 身 份 ） 设 置 操 作 员 权 限 启 动 子 系 统o 老 用 户 的 操 作 流 程 n 启 动 系 统 管 理 建 立 新 年 度 账 结 转 上 年 数据 启 动 其 他 系 统 进 行 新 年 度 操 作 四 、 系 统 管 理 模 块 的 注 册o 注 册 ： 系 统 管 理 允 许 以 系 统 管 理 员 身 份 或 账 套 主 管 身 份 注 册n 系 统 管 理 员 负 责 整 个 系 统 的 总 体 控 制 和 维 护 ， 可 以 管 理 系统 中

4、 的 所 有 账 套 ， 进 行 账 套 建 立 、 引 入 和 输 出 ， 设 置 操 作员 和 账 套 主 管 ， 设 置 和 修 改 操 作 员 密 码 及 其 权 限 。n 账 套 主 管 负 责 某 个 账 套 的 维 护 。 账 套 主 管 可 以 对 相 应 的 账套 进 行 修 改 ， 管 理 年 度 账 ， 以 及 对 该 账 套 的 操 作 员 权 限 进行 设 置 。 五 、 操 作 员 管 理o 只 有 系 统 管 理 员 才 有 权 建 立 和 管 理 操 作 员 。 定 义 操 作 员 时 必 须以 系 统 管 理 员 的 身 份 注 册 进 行 系 统 管 理 模

5、 块 。o 操 作 员 管 理 包 括 如 下 主 要 功 能 ：n 增 加 操 作 员n 删 除 操 作 员n 修 改 操 作 员 六 、 操 作 员 权 限 管 理o 对 已 经 建 立 的 操 作 员 进 行 授 权 或 取 消 授 权 。o 只 有 系 统 管 理 员 和 账 套 主 管 有 权 对 操 作 员 权 限 进行 管 理 。n 系 统 管 理 员 可 以 指 定 或 取 消 各 账 套 的 主 管 ， 还 可 以 对 各 个 账套 的 操 作 员 进 行 权 限 设 置 。n 账 套 主 管 只 能 对 所 管 辖 账 套 的 操 作 员 进 行 权 限 管 理 。o 操

6、作 员 权 限 管 理 的 主 要 功 能 包 括 ：n 设 定 或 取 消 账 套 主 管 n 增 加 操 作 员 权 限n 删 除 操 作 员 权 限o 操 作 员 一 旦 进 入 过 系 统 ， 便 不 能 被 修 改 和 删 除 设 定 或 取 消 账 套 主 管o 只 有 系 统 管 理 员 才 有 权 限 进 行 账 套 主 管 的 设 定 与 取 消 的操 作 。 操 作 步 骤 如 下 ：o 首 先 在 “ 操 作 员 权 限 ” 窗 口 的 左 边 窗 格 操 作 员 列 表 中 ，选 择 欲 设 定 或 放 弃 账 套 主 管 资 格 的 操 作 员 。o 在 窗 口 最

7、上 面 的 下 拉 列 表 框 中 选 择 相 应 的 账 套 ， 然 后 用鼠 标 单 击 选 中 旁 边 的 “ 账 套 主 管 ” 选 择 框 ， 则 将 该 操 作员 用 户 设 定 为 账 套 主 管 。 一 个 账 套 可 以 定 义 多 个 主 管 。 n 系 统 默 认 账 套 主 管 自 动 拥 有 该 账 套 的 全 部 权 限 。 因 此 ， 对 账套 主 管 操 作 员 而 言 ， 就 没 有 增 加 和 删 除 权 限 的 操 作 。o 如 果 想 取 消 该 操 作 员 的 账 套 主 管 资 格 ， 则 取 消 选 中 “ 账套 主 管 ” 选 择 框 即 可 。

8、 增 加 操 作 员 权 限o 在 “ 操 作 员 权 限 ” 窗 口 的 最 上 面 的 下 拉 列 表 框 中 选 择 相应 的 账 套 。o 在 操 作 员 列 表 中 选 择 非 账 套 主 管 操 作 员 (账 套 主 管 自 动拥 有 该 账 套 的 全 部 权 限 )， 然 后 单 击 “ 增 加 ” 按 钮 ， 即可 打 开 添 加 权 限 对 话 框 。o 对 话 框 左 边 窗 格 是 “ 产 品 分 类 选 择 ” 列 表 ， 其 中 列 示 了系 统 中 已 安 装 的 全 部 子 系 统 。 对 话 框 右 边 窗 格 是 “ 明 细权 限 选 择 ” 列 表 ， 其

9、 中 列 示 了 当 前 子 系 统 所 具 有 的 全 部明 细 权 限 。 o 当 双 击 左 边 窗 格 中 某 个 子 系 统 名 称 时 ， 将 选 中 该 子 系 统全 部 权 限 。 也 可 以 双 击 右 边 窗 格 中 的 某 个 明 细 权 限 名 称 ，选 中 整 个 明 细 权 限 。 当 权 限 被 选 中 时 ， 对 应 权 限 前 的“ 授 权 ” 标 记 栏 显 示 为 蓝 色 。 删 除 操 作 员 权 限o 系 统 管 理 员 或 账 套 主 管 可 以 对 非 账 套 主 管 的 操 作 员 已 拥有 的 权 限 进 行 删 除 ， 操 作 步 骤 如 下

10、 ：o 在 “ 操 作 员 权 限 ” 对 话 框 右 边 的 权 限 显 示 区 中 单 击 选 中将 被 删 除 的 权 限 。o 单 击 窗 口 左 上 角 “ 删 除 ” 按 钮 ， 此 时 系 统 将 自 动 弹 出 一对 话 框 供 用 户 对 该 删 除 操 作 进 行 确 认 。o 如 果 在 “ 操 作 员 权 限 ” 对 话 框 左 边 的 操 作 员 显 示 区 中 单击 选 中 某 个 操 作 员 ， 然 后 单 击 窗 口 左 上 角 的 “ 删 除 ” 按钮 ， 可 以 删 除 对 应 操 作 员 的 所 有 权 限 。 o 所 设 置 的 操 作 员 权 限 一

11、旦 被 使 用 ， 便 不 能 被 修 改 或 删 除 七 、 账 套 的 修 改 、 引 入 和 输 出o 通 过 “ 修 改 账 套 ” 功 能 ， 用 户 可 以 查 看 或 修 改 账 套 信 息 。o 只 有 账 套 主 管 才 有 权 修 改 相 应 的 账 套 。o 账 套 号 、 账 套 路 径 、 启 用 年 度 等 基 本 信 息 不 能 修 改 ， 对 应 的项 目 用 灰 色 显 示 。（ 一 ） 修 改 账 套 (二 ) 账 套 的 引 入o 引 入 账 套 ： 将 系 统 外 的 账 套 数 据 引 入 到 本 系 统 中 。 例 如 ， 可以 将 原 来 备 份

12、的 账 套 数 据 恢 复 到 系 统 中 ， 或 者 将 子 公 司 的 账套 数 据 引 入 到 母 公 司 的 系 统 中 。o 只 有 系 统 管 理 员 才 有 权 进 行 账 套 的 引 入 。 （ 三 ） 账 套 的 输 出o 输 入 账 套 ： 将 所 选 的 账 套 数 据 进 行 备 份 。 在 进 行 输 出 前 ， 还可 以 选 择 是 否 在 输 出 完 成 后 删 除 账 套 。o 只 有 系 统 管 理 员 才 有 权 进 行 账 套 的 引 入 和 输 出 。总 结 ： 在 账 套 管 理 的 几 项 功 能 中 ， 建 立 账 套 、 引 入账 套 、 输 出

13、 账 套 只 能 由 系 统 管 理 员 进 行 ； 修 改 账 套只 能 由 账 套 的 主 管 进 行 。 返 回 总 账 模 块o 初 始 化o 日 常 业 务 处 理o 期 末 业 务 处 理o 出 纳 管 理 一 、 初 始 化o 在 系 统 管 理 模 块 中 建 立 账 套 的 时 候 ， 已 经 进 行 了 一 系 列 的 初 始 化设 置 工 作 。 在 此 基 础 上 ， 启 用 总 账 子 系 统 的 时 候 还 需 要 进 行 进 一步 的 初 始 化 ， 以 建 立 完 全 符 合 用 户 实 际 情 况 的 应 用 环 境 。o 总 账 子 系 统 的 初 始 化

14、主 要 包 括 如 下 工 作 ：n 控 制 功 能 设 置 ： 凭 证 设 置 、 账 簿 设 置 、 明 细 权 限 设 置n 会 计 科 目 设 置n 外 币 和 汇 率 定 义n 期 初 余 额 录 入 n 凭 证 类 别 设 置n 结 算 方 式 设 置 控 制 功 能 设 置 ： 凭 证 设 置o “凭 证 设 置 ” 位 于 总 账 系 统 “ 设 置 ” 菜 单 “ 选 项 ” 的 第 一页 中 ， 主 要 包 括 如 下 项 目 的 设 置 ：n 制 单 （ 填 制 凭 证 ） 控 制n 凭 证 控 制n 凭 证 编 号 方 式 n 外 币 核 算n 往 来 控 制 方 式

15、控 制 功 能 设 置 ： 账 簿 设 置o “账 簿 设 置 ” 位 于 “ 设 置 ” 菜 单 “ 选 项 ” 的 第 二 页 中 ， 主 要 包括 如 下 项 目 的 设 置 ：n 打 印 位 数 宽 度n 明 细 帐 （ 日 记 账 、 多 栏 账 ） 打 印 输 出 方 式n 正 式 账 每 页 打 印 行 数n 凭 证 、 账 簿 套 打 设 置n 明 细 账 查 询 权 限 控 制 到 科 目 控 制 功 能 设 置 ： 明 细 权 限 设 置o “明 细 权 限 设 置 ” 位 于 “ 设 置 ” 菜 单 “ 明 细 权 限 ” 中 ， 其主 要 功 能 是 对 操 作 员 的

16、 操 作 权 限 作 进 一 步 控 制 。n 明 细 账 科 目 权 限 设 置n 凭 证 审 核 权 限 设 置n 制 单 科 目 权 限 设 置 会 计 科 目 设 置o 位 于 “ 系 统 初 始 化 ” “ 会 计 科 目 ” 中 。 可 设 置外 币 核 算 、 数 量 核 算 以 及 各 种 辅 助 核 算 外 币 和 汇 率 设 置o 如 果 企 业 有 外 币 业 务 ， 就 需 要进 行 外 币 和 汇 率 的 设 置o 定 义 的 内 容 包 括 币 符 、 币 名 、汇 率 小 数 位 、 浮 动 汇 率 还 是 固定 汇 率 、 折 算 方 式 等 。o 该 功 能

17、仅 输 入 固 定 汇 率 与 浮 动汇 率 值 ， 并 不 决 定 在 制 单 时 使用 何 种 汇 率 。 制 单 时 使 用 何 种汇 率 在 制 单 初 始 化 设 置 时 进 行设 定 o 如 果 使 用 固 定 汇 率 ， 则 应 在 月初 输 入 记 账 汇 率 （ 期 初 汇 率 ） ，月 末 计 算 汇 兑 损 益 时 输 入 调 整汇 率 （ 期 末 汇 率 ）o 如 果 使 用 浮 动 汇 率 ， 应 每 天 输入 当 日 汇 率 录 入 期 初 余 额 期 初 余 额 录 入 完 毕 后 ， 应 当 试 算 平 衡 。 如 果试 算 不 平 衡 ， 将 不 能 记 账

18、， 但 是 可 以 制 单 ； 如 果 已 经 记 过 账 ， 就 不 能 再 输 入 和 修 改 期 初余 额 。 凭 证 类 别 设 置 (1)o 在 开 始 制 单 前 ， 首 先 应 当 进 行 凭 证 类 别 的 设 置 ， 已 经 使 用 的 凭 证 类别 不 能 修 改 和 删 除 。o 系 统 提 供 五 种 常 用 的 分 类 方 式 ：n (通 用 )记 账 凭 证n 收 款 、 付 款 、 转 账 凭 证n 现 金 、 银 行 、 转 账 凭 证n 现 金 收 款 、 现 金 付 款 、 银 行 收 款 、 银 行 付 款 、 转 账 凭 证 n 自 定 义 凭 证 类

19、别 凭 证 类 别 设 置 (2)o 可 以 针 对 某 些 类 型 的 科 目 设 置其 在 制 单 时 的 限 制 科 目 ， 系 统提 供 了 五 种 限 制 类 型 ：n 借 方 必 有 n 贷 方 必 有n 凭 证 必 有n 凭 证 必 无n 无 限 制o 限 制 科 目 由 用 户 定 义 ， 数 量 不限 结 算 方 式 设 置 二 、 日 常 业 务 处 理 填 制 凭 证 编 辑 修 改 凭 证 审 核 凭 证 记 账 科 目 汇 总 三 、 期 末 业 务 处 理 结 账 四 、 出 纳 管 理 银 行 对 账 返 回 报 表 模 块o 报 表 编 制 的 处 理 流 程o

20、 单 元 公 式 的 设 置o 审 核 公 式 的 设 置 报 表 编 制 的 处 理 流 程 可 以 分 为 报 表 名 称 登 记 、 报 表 格 式设 置 、 报 表 公 式 设 置 、 报 表 编 制 和 报 表 输 出 等 五 个 步 骤 。一 、 报 表 名 称 登 记l 根 据 用 户 提 供 的 文 件 名 在 系 统 中 创 建 报 表 文 件 ， 可 以 是 中 文 ， 也 可以 是 英 语 或 汉 语 拼 音 的 缩 写二 、 报 表 格 式 设 置l 报 表 格 式 设 置 功 能 的 作 用 类 似 于 手 工 设 计 并 绘 制 一 张 待 填 的 空 白 表格 ，

21、 其 内 容 包 括 标 题 、 表 头 、 表 样 、 表 尾 等 l 报 表 格 式 设 置 实 质 上 是 设 置 一 个 模 板 ， 使 用 这 个 模 板 可 以 无 限 复 制相 同 格 式 的 表 格 供 用 户 使 用 ， 是 一 种 “ 一 劳 永 逸 ” 的 处 理 方 式 。一 、 报 表 编 制 的 处 理 流 程 o 报 表 尺 寸 定 义 。 目 的 是 确 定 报 表 的 行 数 、 列 数 和 宽 度 。 在 定 义 时应 注 意 表 栏 目 的 宽 度 应 以 能 够 放 下 本 栏 最 长 数 字 为 原 则 ， 否 则 将出 现 数 字 溢 出 的 错 误

22、 。o 单 元 属 性 和 风 格 定 义 。 单 元 属 性 主 要 指 的 是 单 元 内 容 的 性 质 ， 如数 字 、 字 符 还 是 表 样 。 单 元 风 格 是 指 单 元 内 容 的 字 体 、 字 号 、 字型 、 对 齐 方 式 、 颜 色 图 案 等 设 置 。 定 义 单 元 属 性 和 风 格 可 以 首 先确 定 区 域 ， 定 义 时 对 整 个 区 域 进 行 定 义 以 简 化 操 作 。o 组 合 单 元 (区 域 )定 义 。 在 整 表 设 置 方 式 中 ， 在 设 定 的 范 围 内 所 有的 处 理 都 是 以 单 元 为 基 本 处 理 单 位

23、 。 在 进 行 格 式 设 置 时 ， 对 报 表的 标 题 、 表 尾 的 说 明 文 字 等 在 一 个 单 元 中 无 法 输 入 的 较 长 文 字 ，可 以 将 横 向 几 个 相 邻 单 元 格 组 合 成 一 个 组 合 单 元 。 此 外 ， 使 用 组合 单 元 功 能 还 可 以 解 决 复 合 报 表 表 头 的 设 置 工 作 。 o 在 计 算 机 会 计 报 表 系 统 中 ， 表 格 式 的 设 置 采 用 一 次 设 置 ， 长 期 有效 的 工 作 方 式 。 因 此 如 果 表 头 、 表 尾 中 有 日 期 等 相 对 变 动 的 量 出现 ， 则 应

24、在 相 应 位 置 设 置 报 表 关 键 字 。报 表 格 式 设 置 需 要 注 意 的 问 题 三 、 报 表 公 式 设 置o 报 表 公 式 设 置 是 实 现 计 算 机 自 动 处 理 报 表 数 据 的 关 键 步 骤o 从 报 表 编 制 的 角 度 看 ， 报 表 数 据 处 理 主 要 有 两 个 方 面n 从 各 个 数 据 来 源 调 取 数 据 、 计 算 ， 并 填 入 表 中 相 应 位 置 的 单 元 中n 根 据 会 计 数 据 的 勾 稽 关 系 检 查 报 表 中 数 据 的 正 确 性o 相 应 地 ， 报 表 公 式 设 置 包 括 单 元 公 式

25、设 置 和 审 核 公 式 设 置 两 个 方 面四 、 报 表 编 制o 报 表 编 制 功 能 的 目 的 是 根 据 用 户 设 置 的 报 表 格 式 和 报 表 公 式 ， 自 动 从 相应 的 数 据 源 中 取 数 填 入 相 应 的 表 元 中 得 到 数 据 表 ， 并 根 据 表 间 数 据 的 勾稽 关 系 检 查 报 表 数 据 的 正 确 性 。 o 对 于 设 置 好 的 报 表 ， 需 要 时 只 要 运 行 报 表 编 制 功 能 即 可 产 生 需 要 的 报 表 ，无 须 每 次 重 新 定 义 该 报 表 ， 这 样 就 从 根 本 上 减 轻 了 会 计

26、 人 员 编 制 会 计 报表 的 工 作 量 。 五 、 报 表 输 出o 报 表 输 出 功 能 除 了 可 以 在 屏 幕 显 示 编 好 的 报 表 外 ， 更 主要 的 是 打 印 输 出 已 编 好 的 报 表 。o 报 表 输 出 功 能 中 设 有 打 印 设 置 功 能 ， 可 以 根 据 需 要 灵 活设 置 打 印 的 字 型 、 字 号 ， 并 在 一 定 程 度 上 调 整 报 表 的 长宽 和 在 纸 上 的 位 置 ， 从 而 使 打 印 出 的 报 表 更 美 观o 系 统 还 可 以 打 印 空 表 以 及 用 户 设 置 的 公 式 清 单 供 检 查 l

27、表 元 的 数 据 来 源l 从 总 账 系 统 中 取 数 ， 这 是 报 表 系 统 数 据 的 主 要 来 源 。l 从 其 他 核 算 系 统 取 数 ： 例 如 提 取 工 资 、 固 定 资 产 、 成 本 、销 售 等 系 统 的 数 据l 从 报 表 系 统 自 身 取 数 ： 可 以 从 其 他 报 表 取 数 ， 也 可 以 从 同一 报 表 的 不 同 表 页 或 同 一 表 页 中 的 不 同 表 元 取 数l 从 系 统 外 部 取 数 ： 包 括 直 接 通 过 键 盘 输 入 、 从 磁 盘 读 入 或通 过 网 络 传 入 等l 从 其 他 会 计 软 件 取

28、数l 取 数 要 满 足 的 条 件 一 般 包 括 ： 借 /贷 方 发 生 额 、期 初 /期 末 借 方 余 额 、 期 初 /期 末 贷 方 余 额 、 借方 /贷 方 累 计 、 前 期 数 等 。二 、 单 元 公 式 的 设 置 l 单 元 公 式 由 以 下 的 基 本 部 分 构 成l 表 元 坐 标 ： 表 示 表 单 元 格 在 表 中 的 位 置 ， 如 A3， D15等l 运 算 符 ： 、 、 X、 /、 等 。l 表 达 式 ： 将 常 量 、 变 量 和 函 数 用 运 算 符 连 接 起 来 。l 单 元 公 式 的 设 置 方 式 一 般 包 括 直 接 设

29、 置 和 先 导 方 式 两 种l 直 接 设 置 ： 通 过 键 盘 直 接 输 入 公 式 ： 输 入 速 度 快 ， 容 易 发 生 错 误 ， 要 求 对 公式 定 义 非 常 熟 悉 。l 向 导 方 式 ： 在 系 统 向 导 的 引 导 下 ， 用 户 逐 步 回 答 系 统 提 出 的 问 题 ， 如 从 何 处取 数 、 什 么 会 计 科 目 、 哪 个 会 计 期 间 、 借 方 还 是 贷 方 、 发 生 额 还 是 余 额 等 ，系 统 即 可 自 动 生 成 所 需 的 公 式 。 这 种 方 式 易 学 易 用 ， 但 是 输 入 速 度 比 较 慢 l 函 数

30、： 将 报 表 编 制 中 比 较 固 定 的 处 理 过 程 作 成 固 定 的 模 块 ， 提 供 一套 从 数 据 库 中 提 取 数 据 的 函 数 。l 以 最 常 用 的 业 务 函 数 中 的 总 账 函 数 为 例 ， 其 一 般 格 式 为 ：l 函 数 名 (“科 目 编 码 ” ， 会 计 期 间 ， 方 向 ， 账 套 号 ， 会 计 年 度 )l 使 用 用 友 软 件 编 制 会 计 报 表 时 常 用 的 总 账 函 数 有 期 初 余 额 (QC)、 期末 余 额 (QM)、 发 生 额 (FS)、 累 计 发 生 额 (LFS)、 净 额 (JE)等 。l Q

31、C (“113”,1, “借 ” ,“001”,2003)： 返 回 001套 账 “ 113”科目 2003年 1月 初 借 方 余 额l QM (“10201”,月 , ,“002”)： 返 回 002套 账 “ 10201”科 目 当 月的 期 末 余 额l A1=QM(“101”,月 )+QC(“102”,月 )+QC(“109”,月 )l 在 编 制 会 计 报 表 时 还 经 常 用 到 统 计 函 数 PTOTAL， 其 功 能 是 计 算 指 定区 域 单 元 值 的 合 计 数 ， 例 如 ： PTOTAL(A1:A5)， 返 回 A1到 A5的合 计 数 l 报 表 审 核

32、 公 式 的 作 用 是 定 义 报 表 数 据 之 间 的 内 在 勾 稽 关 系 。l 计 算 机 按 照 单 元 公 式 完 成 取 数 后 ， 即 可 按 照 审 核 公 式 对 报表 数 据 进 行 审 核l 审 核 公 式 的 设 置 方 式 与 单 元 公 式 的 设 置 方 法 类 似 ， 但 是 可以 使 用 ， ， （ 不 等 于 ） 等 逻 辑 运 算 符l 例 如 ： 某 资 产 负 债 表 中 ， 期 末 资 产 总 计 的 取 数 单 元 格 为 D39 ； 期末 负 债 总 计 的 取 数 单 元 格 为 G29； 期 末 所 有 者 权 益 总 计 的 取 数 单元 格 为 G34， 则 可 根 据 “ 资 产 负 债 所 有 者 权 益 ” 的 勾 稽 关 系定 义 审 核 公 式 ： D39 G29 G34。 三 、 审 核 公 式 的 设 置 返 回 谢 谢 ！