文件收集与整理

《文件收集与整理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件收集与整理（74页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、2021-6-41 v什 么 是 档 案 ?v平 常 工 作 中 要 收 集 什 么 材 料 ?v档 案 材 料 的 保 管 ?v档 案 的 整 理 ? 档 案 ， 是 指 过 去 和 现 在 的 国 家 机 构 、社 会 组 织 以 及 个 人 从 事 政 治 、 军 事 、经 济 、 科 学 、 技 术 、 文 化 、 宗 教 等 活动 直 接 形 成 的 对 国 家 和 社 会 有 保 存 价值 的 各 种 文 字 、 图 表 、 声 像 等 不 同 形式 的 历 史 记 录 。v档案的两大天然属性：查考、凭证v三个要求：原始性、真实性、有效性 2021-6-42 L/O/G/O文书档案

2、专业档案：教学（教务和学籍）、教科研科技档案：校安工程会计档案电子档案人事档案其他档案：资助档案2021-6-4 3学 校 档 案 的 主 要 门 类 L/O/G/O 归 档 文 件 收 集主要讲两个问题：1.归档文件的收集内容；2.归档文件的收集方法与要求。2021-6-4 4 一 、 广 义 上 收 集 文 件 材 料 的 范 围 如 果 按 照 文 件 的 外 在 特 征 和 内 在 特性 ， 一 个 立 档 单 位 从 广 义 上 应 收 集 的 文 件材 料 大 致 有 ： 红 头 文 件 、 白 头 文 件 、 内 部文 件 、 证 明 性 文 件 、 契 约 性 文 件 、 报

3、道 性文 件 、 记 载 性 文 件 和 公 布 性 文 件 。归 档 文 件 收 集 内 容文 书 档 案 的 收 集 范 围 1 收 集 “ 红 头 文 件 ” 。 所 谓 “红 头 文 件”， 是 指 文 件 首 页 上 方 的 有 关 内 容 和 格 式 套红 印 制 的 公 文 ， 如 通 知 、 通 报 、 请 示 、 批 复、 报 告 、 决 议 、 决 定 、 意 见 、 函 、 纪 要 等 。 2 收 集 “ 白 头 文 件 ” 。 所 谓 “白 头 文 件”， 是 指 文 件 首 页 即 为 白 纸 黑 字 的 文 件 材 料， 如 会 议 材 料 、 经 验 介 绍 、

4、领 导 讲 话 、 人 民来 信 、 典 型 调 查 、 专 题 报 告 等 。 3 收 集 本 单 位 内 部 使 用 的 文 件 。 如 各种 会 议 记 录 ， 内 部 使 用 的 规 章 制 度 、 工 作 计划 、 总 结 ， 某 些 花 名 册 、 统 计 表 、 登 记 表 等。 4 收 集 证 明 性 文 件 。 如 党 、 团 、 工 会组 织 关 系 介 绍 信 及 存 根 ， 干 部 职 工 分 配 、 调动 工 作 时 的 行 政 、 工 资 关 系 介 绍 信 及 存 根 ；属 国 有 资 产 的 房 产 证 、 土 地 证 等 。 5 收 集 契 约 性 文 件 。

5、 如 协 议 书 、 合 同、 意 向 书 等 。 6 收 集 报 道 性 文 件 。 如 新 闻 媒 体关 于 本 单 位 重 要 事 件 的 新 闻 报 道 通 稿 、照 片 、 录 音 录 像 带 ， 本 单 位 领 导 答 记 者问 等 。 7 收 集 记 载 性 文 件 。 如 年 鉴 、 志书 、 大 事 记 、 组 织 沿 革 、 工 作 日 记 等 。 8 收 集 公 布 性 文 件 。 如 通 告 、 公告 等 。 二 、 以 “ 我 ” 为 主 ， 全 面 收 集 本 单 位 形 成的 文 件 “我 ”， 即 本 单 位 。 本 单 位 制 发 的 文 件 ， 是与 本 单

6、 位 的 工 作 活 动 同 步 形 成 、 不 可 再 生 的 原始 记 录 ， 其 内 容 直 接 地 、 系 统 地 、 全 面 地 记 载了 本 单 位 的 各 项 活 动 ， 反 映 了 本 单 位 的 基 本 面貌 。 本 单 位 的 文 件 如 果 从 全 县 、 全 市 、 全 省 、全 国 的 意 义 上 讲 ， 其 价 值 可 能 无 足 轻 重 ， 但 是对 于 本 单 位 而 言 ， 它 就 是 最 重 要 的 文 件 了 。 因 为 没 有 任 何 其 他 单 位 的 文 件 可 以 代 替 本单 位 文 件 的 内 容 。 因 此 ， 收 集 时 ， 每 个 立档

7、单 位 都 应 该 充 分 重 视 收 集 本 单 位 的 文 件， 把 本 单 位 形 成 的 文 件 作 为 文 件 收 集 的 主体 ， 进 行 全 面 收 集 。 假 如 收 集 时 少 收 漏 收了 某 些 文 件 ， 那 么 今 后 很 可 能 因 这 些 文 件无 处 弥 补 而 引 为 憾 事 。 三 、 以 “ 我 ” 为 主 ， 重 点 收 集 外 单位 形 成 并 直 接 针 对 本 单 位 人 和 事 的 文 件 外 单 位 制 发 的 与 本 单 位 工 作 有 直 接针 对 性 的 文 件 材 料 ， 从 一 个 侧 面 记 载 和反 映 了 本 单 位 的 工 作

8、 活 动 ， 因 而 应 作 为收 集 的 重 点 。 所 谓 “有 直 接 针 对 性 的 文 件材 料 ”从 文 件 的 来 源 看 ， 主 要 指 以 下 几 种： 1 上 级 机 关 文 件 。 上 级 机 关 的 文 件 ， 其内 容 必 须 同 本 单 位 工 作 有 较 密 切 的 关 系 ， 如 果缺 少 了 这 部 分 文 件 ， 就 不 能 全 面 、 完 整 、 系 统地 反 映 本 单 位 工 作 的 主 要 情 况 和 基 本 面 貌 。 所谓 有 较 为 密 切 的 关 系 是 指 ： 上 级 机 关 文 件 内 容必 须 记 载 、 反 映 本 单 位 工 作 情

9、 况 ； 必 须 属 于 本单 位 专 业 主 管 工 作 和 职 责 范 围 内 的 工 作 ， 并 需要 贯 彻 执 行 的 ； 必 须 是 针 对 本 单 位 的 并 需 要 直接 办 理 的 ； 必 须 属 于 本 单 位 进 行 工 作 的 依 据 和需 要 执 行 的 方 针 、 政 策 等 等 。 2 同 级 机 关 文 件 。 部 分 党 委 和 政 府的 职 能 部 门 ， 如 教 育 局 、 组 织 部 、 编 办 、公 务 员 局 等 部 门 形 成 的 内 容 针 对 本 单 位 （或 包 括 本 单 位 在 内 ） 的 诸 如 人 事 任 免 、 机构 编 制 、 下

10、 达 计 划 等 文 件 材 料 。 这 些 同 级或 不 相 隶 属 机 关 形 成 的 此 类 文 件 亦 具 有 很强 的 直 接 针 对 性 。 3 下 级 机 关 文 件 。 下 级 单 位 某 些 文件 材 料 实 际 上 是 本 单 位 工 作 活 动 直 接 的 具体 反 映 ， 其 直 接 针 对 性 是 不 言 而 喻 的 。 如本 单 位 指 定 下 级 汇 报 、 总 结 的 材 料 ， 下 级向 本 单 位 的 请 示 、 报 告 ， 上 报 的 统 计 表 册、 典 型 专 题 材 料 ， 以 及 下 级 向 本 单 位 反 映的 重 要 情 况 、 问 题 和 建

11、 议 等 。 概 括 地 讲 ， 外 单 位 形 成 、 与 本 单 位 有密 切 联 系 即 有 “直 接 针 对 性 ”的 文 件 主 要 有以 下 几 个 方 面 ： （ 1)上 级 的 批 复 与 下 级 的 请 示 。 （ 2)有 关 本 单 位 人 员 各 种 具 体 问 题 的 。 （ 3)有关 本 单 位 机 构 、 编 制 问 题 的 。 （ 4)有 关 本单 位 各 种 计 划 、 控 制 数 字 的 。 （ 5)以 上 级机 关 名 义 转 发 的 本 单 位 文 件 。 （ 6)文 件 内容 针 对 本 单 位 主 要 职 能 的 。 四 、 以 “ 我 ” 为 主 收

12、 集 文 件 的 意 义 一 个 立 档 单 位 是 “个 体 ”， 一 个 行 政 区 域 内 几 十个 立 档 单 位 则 是 “整 体 ”。 假 如 每 个 立 档 单 位 在 收 集时 都 以 “我 ”为 主 ， 那 么 几 十 个 立 档 单 位 的 文 件 材 料汇 集 起 来 记 录 的 将 是 “整 体 ”的 情 况 。 比 如 ， 某 县 级市 有 部 、 委 、 办 、 局 、 学 校 、 乡 镇 、 街 道 共 135个一 级 单 位 ， 如 果 每 个 立 档 单 位 都 把 自 己 形 成 的 文 件和 针 对 本 单 位 人 和 事 的 外 来 文 件 收 齐 ，

13、全 市 135个单 位 的 文 件 的 “集 体 记 忆 ”就 能 全 面 反 映 该 市 各 行 各业 某 年 度 、 某 年 代 或 某 个 历 史 阶 段 的 总 体 面 貌 。 反 之 ， 若 这 135个 单 位 都 忽 视 收 集 自 己 形 成 （或 针 对 本 单 位 ） 的 文 件 材 料 ， 反 而 刻 意 收 集那 些 与 本 单 位 职 能 无 直 接 针 对 性 的 从 中 央 到地 方 的 各 级 党 政 领 导 机 关 的 文 件 材 料 ， 如 果是 这 样 ， 收 集 工 作 则 走 进 了 误 区 ， 其 后 果 一是 自 己 的 文 件 收 集 得 残 缺

14、 不 全 ， 反 映 不 了 本单 位 的 历 史 状 况 ， 二 是 若 干 年 后 这 135个 单 位的 档 案 移 交 给 当 地 档 案 馆 ， 将 造 成 档 案 馆 馆藏 大 量 的 、 无 意 义 的 重 复 。 因 此 ， 以 “我 ”为 主 是 文 件 收 集 中 十 分 重 要 的 问题 。 在 具 体 操 作 时 必 须 注 意 两 点 ： 第 一 ， 确 定 哪 些 文 件 是 重 点 收 集 的 对 象 ， 不 能一 概 而 论 地 认 为 红 头 文 件 、 上 级 文 件 都 很 重 要 ， 主要 应 从 文 件 内 容 是 否 反 映 本 单 位 职 能 活

15、动 和 基 本 面貌 方 面 考 虑 。 第 二 ， 每 个 立 档 单 位 的 工 作 活 动 都 不 是 孤 立 的， 它 都 和 上 下 左 右 的 单 位 保 持 着 一 定 的 联 系 。 本 单位 和 外 单 位 的 这 种 联 系 是 一 个 有 机 的 整 体 ， 只 有 把自 己 形 成 的 文 件 和 针 对 本 单 位 人 和 事 的 外 来 文 件 两者 很 好 地 结 合 起 来 ， 才 能 确 保 “我 ”单 位 文 件 的 齐 全完 整 。 v党 群 文 件v行 政 管 理 文 件v财 务 管 理 文 件v人 事 管 理 文 件v后 勤 管 理 文 件 v 主 要

16、 由 学 籍 管 理 、 教 学 管 理 、 业 务 考 绩 等 材料 组 成 。 是 学 校 主 要 职 能 活 动 形 成 的 材 料 ， 学 校 的 历 史就 体 现 在 教 学 档 案 的 完 整 程 度 上 。 学 籍 管 理 v1. 新 生 录 取 名 册 （ 永 久 ）v2. 新 生 花 名 册 （ 永 久 ）v3. 本 校 毕 业 生 花 名 册 （ 永 久 ）v4. 本 校 毕 业 生 情 况 统 计 （ 永 久 ）v5. 本 校 毕 业 生 毕 业 证 书 存 根 （ 永 久 ）v6. 本 校 学 生 学 籍 卡 （ 永 久 ）v7. 本 校 学 生 变 动 情 况 统 计

17、 （ 永 久 ）v8. 本 校 入 学 通 知 书 存 根 （ 永 久 ）v9. 本 校 残 疾 儿 童 名 册 及 测 试 结 果 （ 永 久 ）v10. 学 生 奖 励 、 处 分 的 材 料 （ 永 久 ） v11. 学 历 证 明 存 根 （ 永 久 ） 教 学 管 理 1. 市 教 育 局 、 教 研 室 关 于 公 布 学 生 各 项 竞 赛 获 奖 的 通 知 2. 本 校 表 彰 三 好 学 生 、 品 学 兼 优 、 奖 学 金 获 奖 名 单 3. 本 校 总 课 程 表 、 人 课 时 表 、 作 息 时 间 表4. 本 校 质 量 验 收 统 计5. 本 校 体 育 成

18、 绩 及 体 质 健 康 评 价 表 6. 本 校 学 生 综 合 素 质 评 定 报 告 册 7. 本 校 教 学 卫 生 监 测 、 统 计 材 料8. 本 校 各 科 教 学 计 划 9. 本 校 第 二 课 堂 活 动 意 见 、 总 结 及 活 动 材 料10. 本 校 第 二 课 堂 活 动 记 载 册11. 本 校 校 务 工 作 日 志 12. 本 校 各 教 研 组 工 作 手 册 13. 本 校 班 主 任 工 作 手 册 14. 本 校 各 科 备 课 笔 记 查 阅 情 况 记 载 15. 本 校 各 科 作 业 查 阅 情 况 记 载 16. 本 校 随 堂 听 课

19、情 况 记 载 17. 本 校 调 代 课 记 录18. 本 校 各 科 样 卷19. 本 校 各 科 总 评 成 绩 统 计20. 本 校 各 科 试 卷 分 析 表 21. 本 校 体 育 课 外 活 动 记 载 22. 本 校 体 育 小 型 竞 赛 安 排 及 成 绩 记 录 23. 本 校 体 育 运 动 队 训 练 资 料24. 本 校 新 教 师 培 训 材 料 25. 本 校 各 科 教 师 教 学 竞 赛 材 料 （ 校 内 ）26. 本 校 学 生 学 科 竞 赛 材 料 （ 校 内 ）27. 各 科 优 秀 教 案 及 评 课 稿28. 本 校 毕 业 生 健 康 卡 2

20、9. 本 校 校 历 、 周 历 、 作 息 时 间 、 考 试 安 排 、 值 班 记 录 及 有 关 统 计 表 30. 本 校 领 导 国 旗 下 讲 话 业 务 考 绩 1. 专 业 技 术 职 务 评 审 表2. 学 历 、 学 位 证 书 复 印 件 3. 职 称 资 格 证 书 复 印 件 4. 教 师 资 格 证 书 、 聘 书 复 印 件5. 职 称 计 算 机 合 格 证6. 普 通 话 证 书 7. 教 育 教 学 能 力 证 书 复 印 件 8. 专 业 培 训 证 书 复 印 件 9. 获 奖 证 书 复 印 件 10. 年 度 考 核 表 复 印 件 11. 学 年

21、 考 核 表 12. 教 育 教 学 论 文 鉴 定 表 13. 班 主 任 材 料14. 公 开 课 材 料 15. 指 导 学 生 竞 赛 获 奖 材 料 16. 指 导 青 年 教 师 材 料17. 其 他 教 育 教 学 成 果 材 料 v第 一 步 ：v第 二 步 ：v第 三 步 ：v第 四 步 ： 2021-6-4 25 立 卷 准 备收 集 文 件 材 料划 分 归 档 和 不 归 档 文 件 材 料归 档 文 件 不 归 档 文 件 另行处理区 分 归 档 文 件 材 料 的 立 卷 年 度 当 年 度 立 卷 文 件 它 年 立 卷 文 件 归入相应年度 v第 五 步 ：v第

22、 六 步 ：v第 七 步 ： 2021-6-4 26 区 分 文 件 材 料 作 者 的 级 别地方上级 业务上级 本级文件 业务下级 平行级确 定 文 件 材 料 的 类 别 归 属A类 B类 C类 D类 E类 区 分 各 类 内 文 件 材 料 的 保 管 期 限永 久 文 件 长 期 文 件 短 期 文 件 v第 八 步 ：v第 九 步 ：v第 十 步 ：v第 十 一 步 ：v第 十 二 步 ： 2021-6-4 27 案 卷 组 合卷 内 文 件 排 列拟 写 案 卷 标 题编 页 号填 写 卷 内 、 全 引 目 录 和 备 考 表 填 写 卷 内 目 录填 写 全 引 目 录 填

23、写 备 考 表 第 十 三 步 ：第 十 四 步 ：第 十 五 步 ：第 十 六 步 ：第 十 七 步 ：第 十 八 步 2021-6-4 28 装 订 案 卷填 写 案 卷 封 面编 制 目 录 号 、 案 卷 号 、 归 档 号 和 填 写 卷 脊填 写 案 卷 目 录 撰 写 文 书 立 卷 说 明案 卷 排 列 v 是 指 会 计 凭 证 、 会 计 帐 簿 、 财 务 报 告 等 会 计核 算 专 业 材 料 ， 是 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 的 重要 史 料 和 证 据 。 当 年 形 成 的 会 计 档 案 ， 在 会 计 年 度 终 了 后 ， 可暂 由 会

24、计 机 构 保 管 一 年 ， 期 满 之 后 ， 应 当 由 会计 机 构 编 制 移 交 清 册 ， 移 交 本 单 位 档 案 机 构 统一 保 管 ； 未 设 立 档 案 机 构 的 ， 应 当 在 会 计 机 构内 部 指 定 专 人 保 管 。 出 纳 人 员 不 得 兼 管 会 计 档案 。 v（ 1） 会 计 凭 证 ： 原 始 凭 证 、 记 帐 凭 证 、 汇 总 凭 证 、其 他 会 计 凭 证 。v（ 2） 会 计 帐 簿 ： 总 帐 、 明 细 帐 、 日 记 帐 、 固 定 资 产卡 片 、 辅 助 帐 簿 、 其 他 会 计 帐 簿 。v（ 3） 财 务 报 告

25、： 月 度 、 季 度 、 年 度 财 务 报 告 ， 包 括会 计 报 表 附 表 、 附 注 及 文 字 说 明 ， 其 他 财 务 报 表 。v（ 4） 其 他 ： 银 行 存 款 余 额 调 节 表 、 银 行 对 帐 单 ， 其他 应 当 保 存 的 会 计 核 算 专 业 材 料 ， 会 计 档 案 移 交 清 册 、会 计 档 案 保 管 清 册 、 会 计 档 案 销 毁 清 册 。v注 意 ： 采 用 电 子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位 ， 应 将 打印 出 的 纸 质 文 件 与 电 子 文 件 一 并 归 档 。二 、 内 容 （ 收 集 、 归 档

26、范 围 ） 分 类 方 案 归 档 范 围 保 管 期限 备 注种 类 类 别会 计 文 件 材 料 （ Zk） 凭 证（ Zkp） 1、 各 种 原 始 凭 证 、 记 帐 凭 证 和 汇 总 凭 证 30年 帐 簿（ Zkz） 1、 明 细 分 类 、 分 户 帐 ； 日 记 帐 、 总 帐 30年 2、 银 行 存 款 帐 、 现 金 出 纳 帐 30年 3、 固 定 资 产 明 细 帐 （ 固 定 资 产 报 废 后 存 5年 ） 财 务报 告（ Zkb） 1、 年 度 预 、 决 算 报 表 永 久 2、 月 报 表 、 季 报 表 10年 其 它（ Zkq） 1、 会 计 移 交

27、清 册 30年 2、 会 计 档 案 保 管 清 册 、 销 毁 清 册 永 久 3、 银 行 对 帐 单 、 银 行 余 额 调 节 表 10年 会 计 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 v各 经 办 科 室 ， 在 每 年 第 一 季 度 前 ， 将 上 一 年 形 成的 电 子 文 件 整 理 完 毕 后 移 交 综 合 档 案 工 作 人 员 ；v电 子 文 件 起 名 格 式 ： 文 号 +文 件 正 题 名v如 ： 莆 政 法 2014 56号 关 于 开 展 年 度 总 结 的 通知 .docv综 合 档 案 工 作 人 员 负 责 将 各 科 室 上 交 的 电 子

28、文 件集 中 排 序 ， 用 一 次 性 写 入 光 盘 备 份 复 制 两 套 ， 存放 在 综 合 档 案 室 ， 并 将 集 中 起 来 的 电 子 文 件 在 单机 上 提 供 利 用 。原 生 电 子 文 件 的 收 集 、 利 用 32 v每 年 收 集 完 整 文 件 材 料 并 进 行 档 案 组 卷 整 理 后 ，建 立 电 子 档 案 目 录 ， 同 时 挂 接 电 子 文 件 。v*电 子 档 案 目 录 的 录 入 有 福 建 省 地 方 标 准 ， 全 省 统 一 。v这 个 需 要 档 案 管 理 软 件 的 配 合 ， 有 需 要 的 话 ， 可以 到 市 档 案

29、 局 复 制 一 套 单 机 版 的 机 关 档 案 室 软 件进 行 使 用 ， 目 前 政 务 网 上 的 网 络 版 的 档 案 管 理 软件 暂 不 能 进 行 挂 接 原 文 。 （ 保 密 安 全 问 题 ）原 生 电 子 文 件 的 收 集 、 利 用 33 v将 本 单 位 在 一 个 年 度 内 每 次 会 议 或 者 活 动 所 形 成的 照 片 归 为 一 类 ， 每 一 类 放 入 一 个 文 件 夹 ， 按 时间 先 后 分 开 。v文 件 夹 取 名 规 则 ： 年 度 时 间 （ 如 ： 20140521）+会 议 或 者 活 动 名 称 。v文 件 夹 内 建

30、立 一 文 件 “说 明 .txt”,在 txt文 本 内 ， 编写 对 “组 文 件 夹 ”内 所 有 照 片 内 容 的 概 括 说 明 ， 编写 出 包 括 事 由 、 时 间 、 地 点 、 人 物 、 背 景 、 摄 影者 、 其 他 相 关 信 息 在 内 的 综 合 说 明 ， 人 物 要 标 明照 相 时 的 身 份 、 职 务 及 其 照 片 中 的 位 居 顺 序 。数 码 照 片 的 收 集 、 利 用 34 数 码 照 片 的 收 集 、 利 用 35 v刻 录 光 盘v（ 1） 刻 录 要 求 ： 数 码 照 片 档 案 应 定 期 刻 录 成 光 盘保 管 。 为

31、保 证 图 像 数 据 的 安 全 ， 应 采 用 只 读 型 光盘 作 为 存 储 载 体 ， 最 好 使 用 质 量 好 、 容 量 大 的 单片 盒 装 DVD光 盘 。v刻 录 时 选 择 “一 次 性 写 入 ”方 式 ， 并 使 用 低 速 刻 录方 法 。 刻 录 光 盘 时 ， 应 一 式 三 套 ： 一 套 封 存 保 管， 一 套 供 查 阅 利 用 ， 一 套 移 交 市 档 案 局 ， 套 别 分别 用 字 母 A、 B、 C表 示 。 数 码 照 片 的 收 集 、 利 用 36 v刻 录 光 盘v（ 1） 刻 录 要 求 ： 数 码 照 片 档 案 应 定 期 刻

32、录 成 光 盘保 管 。 为 保 证 图 像 数 据 的 安 全 ， 应 采 用 只 读 型 光盘 作 为 存 储 载 体 ， 最 好 使 用 质 量 好 、 容 量 大 的 单片 盒 装 DVD光 盘 。v刻 录 时 选 择 “一 次 性 写 入 ”方 式 ， 并 使 用 低 速 刻 录方 法 。 刻 录 光 盘 时 ， 应 一 式 三 套 ： 一 套 封 存 保 管， 一 套 供 查 阅 利 用 ， 一 套 移 交 市 档 案 局 ， 套 别 分别 用 字 母 A、 B、 C表 示 。 数 码 照 片 的 收 集 、 利 用 37 v（ 2） 刻 录 内 容 ： 按 时 间 顺 序 排 列

33、 的 数 码 照 片 文 件夹 ， 在 文 件 夹 里 是 顺 序 排 列 的 数 码 照 片 及 说 明 文件 。v（ 3） 光 盘 封 面v光 盘 封 面 结 构 为 ： 单 位 名 称 年 度 数 码 照 片 +套别 。 v档 案 库 房 不 能 在 底 层 、 也 不 能 在 顶 层 ， 要 设 置 在环 境 安 全 的 地 方v档 案 库 房 要 做 到 八 防 ：v1.防 火 2 防 潮 3 防 尘 4 防 有 害 生 物 5 防盗 6 防 光 7 防 虫 霉 8 防 水 档 案 的 保 管 文 件 收 集 方 法 一 、 按 收 发 文 登 记 簿 收 集 收 文 登 记 簿 和

34、 发 文 登 记 簿 是 立 档 单 位 公 文 收 进 和 发 出 的 流 水 登记 簿 册 。 按 收 发 文 登 记 簿 收 集 文 件 的方 法 是 ： 1 发 文 。 本 单 位 的 发 文 ， 要 指 定 专 人 负 责 登 记 、编 号 、 盖 章 。 文 件 在 盖 章 后 应 当 即 留 下 两 份存 档 （ 一 份 作 为 档 案 保 存 ， 另 一 份 留 待 编 辑 发 文 汇 集 用 ） 。 凡 未 交 定 稿 的 正 件 不 发； 用 不 规 范 字 迹 材 料 拟 写 、 审 核 、 签 发 公 文的 要 退 回 重 写 ； 定 稿 、 附 件 不 齐 的 不 予

35、 盖 章。 这 样 ， 在 把 住 发 文 质 量 的 同 时 ， 控 制 了 发文 的 存 档 数 量 ， 保 证 了 发 文 的 完 整 和 准 确 。 档 案 人 员 如 果 未 身 兼 文 书 收 发 （ 或 机 要 ）一 职 ， 则 应 主 动 及 时 地 收 集 发 文 ， 不 等 不拖 ， 尽 可 能 做 到 在 文 件 发 出 的 同 时 收 齐 印件 、 定 稿 、 附 件 或 被 转 发 件 等 。 在 翌 年 初按 发 文 登 记 簿 清 收 文 件 时 ， 要 宁 宽 勿严 ， 先 把 文 件 收 齐 ， 至 于 是 否 归 档 ， 可 留待 下 一 道 工 序 鉴 别

36、 。 2 收 文 。 对 外 单 位 的 来 文 ， 要 根 据 本 单 位 具 体 情 况 建立 收 文 登 记 制 度 。 大 单 位 来 往 文 件 多 ， 可 按 行 文关 系 分 上 级 来 文 、 下 级 来 文 、 同 级 来 文 分 类 登 记。 中 小 单 位 可 按 收 文 流 水 顺 序 登 记 。 来 文 份 数 较多 的 ， 在 公 文 处 理 的 同 时 留 足 归 档 份 数 。 来 文 只有 一 份 而 且 需 要 归 档 的 ， 要 在 文 件 处 理 单 上 加 盖明 显 戳 记 ， 如 “此 件 办 （ 阅 ） 后 退 回 归 档 ”字 样 ，并 在 收

37、文 登 记 簿 中 登 记 标 题 处 加 盖 “归 档 ”印章 ， 文 件 办 完 退 回 后 ， 即 在 “归 档 ”处 打 钩 ， 表示 文 件 已 存 档 。 对 领 导 有 重 要 批 示 的 文 件， 如 能 够 复 印 的 ， 可 在 登 记 的 同 时 将 原 件存 档 ， 复 印 件 送 经 办 部 门 或 人 员 。 一 般 情 况 下 ， 按 收 文 登 记 簿 收 集文 件 是 在 一 个 工 作 年 度 结 束 之 后 进 行 。 收集 时 ， 要 对 照 收 文 登 记 簿 的 记 载 一 一收 齐 。 对 某 些 滞 留 在 外 的 文 件 ， 要 按 照 收文

38、办 理 程 序 追 踪 收 集 。 二 、 按 “ 账 外 文 件 明 细 表 ” 收 集 如 果 把 收 文 登 记 簿 和 发 文 登 记簿 比 作 两 本 “账 ”， 那 么 账 外 文 件 就 是 指未 经 收 文 登 记 簿 和 发 文 登 记 簿 登记 的 文 件 材 料 ， 如 会 议 记 录 、 领 导 讲 话 、典 型 材 料 、 表 册 、 协 议 、 介 绍 信 、 大 事 记等 。 账 外 文 件 中 蕴 藏 着 极 为 重 要 的 信 息 资 源 ，它 对 某 些 账 内 文 件 （ 收 发 文 登 记 簿 ） 起 着重 要 的 补 充 作 用 。 如 果 不 注 重

39、 账 外 文 件 的收 集 ， 往 往 会 影 响 档 案 的 齐 全 和 室 藏 档 案的 整 体 作 用 发 挥 ， 也 影 响 档 案 信 息 资 源 的有 效 利 用 。 由 此 可 见 ， 账 外 文 件 收 集 是 整个 档 案 收 集 工 作 中 的 一 部 分 。 立 档 单 位 的档 案 室 应 根 据 本 单 位 工 作 活 动 和 文 件 形 成的 规 律 ， 将 必 须 收 集 的 账 外 文 件 列 出 明 细表 ， 登 记 入 账 ， 适 时 收 集 。 为 了 保 证 账 外 文 件 材 料 收 集 的 顺 利 进 行 ， 应 从以 下 几 个 方 面 开 展 工

40、 作 ： （ 一 ） 普 及 档 案 法 律 知 识 ， 印 发 文 件 归 档 范 围 立 档 单 位 要 通 过 一 定 的 方 式 和 途 径 普 及 档 案 法律 知 识 ， 使 本 单 位 人 员 明 了 档 案 法 律 中 关 于 档 案 必须 集 中 统 一 管 理 的 原 则 和 个 人 不 得 据 有 公 务 文 件 的规 定 ； 打 印 分 发 本 单 位 文 件 材 料 归 档 范 围 ， 使 领 导和 有 关 人 员 熟 悉 本 岗 位 需 要 归 档 的 文 件 种 类 ， 适 时将 办 完 的 文 件 材 料 归 档 。 （ 二 ） 建 立 文 件 送 交 制 度

41、立 档 单 位 要 建 立 工 作 人 员 送 交 文 件 材 料 制 度， 对 各 工 作 人 员 职 责 范 围 内 产 生 的 文 件 材 料 ， 特 别是 不 带 版 头 、 没 有 发 文 字 号 的 白 头 文 件 ， 要 列 入 收集 归 档 范 围 。 凡 外 出 开 会 、 学 习 、 考 察 、 参 观 带 回的 文 件 材 料 ， 要 先 登 记 后 借 阅 。 对 领 导 经 办 的 账 外文 件 ， 如 请 领 导 批 阅 的 文 件 、 亲 启 件 、 负 责 同 志 来往 的 重 要 文 件 、 领 导 讲 话 稿 、 向 上 级 汇 报 工 作 的 提纲 、 检

42、 查 工 作 形 成 的 文 件 等 ， 由 秘 书 负 责 定 期 收 集并 归 档 。 单 位 召 开 的 大 型 会 议 ， 由 会 议 秘 书 组 指 定专 人 负 责 会 议 材 料 的 收 集 ； 小 型 专 业 会 议 或 部门 牵 头 召 开 的 会 议 ， 由 会 议 主 办 部 门 指 定专 人 负 责 会 议 材 料 的 收 集 ； 领 导 机 构 召 开的 例 会 ， 如 党 委 会 议 、 局 长 办 公 会 议 、 校长 办 公 会 议 等 ， 所 形 成 的 会 议 材 料 ， 由 会议 记 录 人 负 责 收 集 ； 参 加 上 级 机 关 （ 包 括业 务 主

43、 管 部 门 ） 召 开 的 各 种 会 议 带 回 来 的材 料 ， 其 中 与 本 单 位 工 作 活 动 有 密 切 联 系的 部 分 ， 由 与 会 人 员 集 中 后 交 本 单 位 档 案部 门 。 （ 三 ） 不 断 疏 通 账 外 文 件 收 集 渠 道 立 档 单 位 档 案 室 一 方 面 要 重 视 平 时 收 集 ， 经常 深 入 各 业 务 部 门 清 查 各 类 账 外 文 件 ， 了 解 各 经 办人 员 手 中 所 掌 握 的 文 件 材 料 ， 了 解 业 务 部 门 的 活 动情 况 及 账 外 文 件 形 成 的 原 因 ， 使 整 个 收 集 工 作 心

44、 中有 数 ， 做 到 有 的 放 矢 ， 随 时 收 集 ， 及 时 归 档 ， 而 不要 等 到 年 终 再 去 查 、 找 、 对 ； 另 一 方 面 档 案 室 应 做好 档 案 信 息 开 发 利 用 工 作 ， 为 领 导 和 各 职 能 部 门 提供 方 便 ， 使 之 愿 意 把 自 己 经 办 和 工 作 中 形 成 的 账 外文 件 交 出 来 。 （ 四 ） 以 必 要 可 行 的 措 施 ， 控 制 账 外 文件 的 收 集 可 将 部 门 和 人 员 的 岗 位 职 责 与 年 度 考 核、 效 能 建 设 、 奖 惩 措 施 挂 钩 ； 对 外 出 公 干 人员 ，

45、 应 规 定 必 须 先 向 档 案 部 门 移 交 带 回 的 文件 ， 后 到 财 务 部 门 报 销 费 用 开 支 ； 对 调 离 人员 ， 应 规 定 必 须 先 移 交 个 人 手 头 保 存 的 文 件， 后 到 人 事 部 门 办 理 调 动 手 续 。 三 、 “ 四 个 结 合 ” 收 集 法 一 是 全 面 动 员 与 个 别 清 收 相 结 合 。 立档 单 位 在 年 初 或 年 终 收 集 整 理 档 案 时 ， 都分 别 在 单 位 干 部 职 工 大 会 和 办 公 会 议 上 作清 退 文 件 的 动 员 ， 要 求 各 部 门 限 期 清 退 。每 次 动

46、员 后 ， 档 案 人 员 要 及 时 到 各 部 门 督促 收 集 。 对 单 位 领 导 和 因 公 外 出 人 员 存 有的 文 件 材 料 ， 则 进 行 个 别 清 收 。 二 是 一 般 要 求 和 指 名 要 求 相 结 合 。 如遇 有 的 部 门 因 其 他 原 因 不 能 将 文 件 材 料 清退 尽 的 ， 由 档 案 人 员 按 收 文 簿 逐 文 核 对 检查 和 回 忆 ， 一 旦 发 现 短 少 的 文 件 ， 就 具 体指 名 催 收 。 三 是 发 动 员 工 主 动 清 退 和 档 案 人 员 具体 帮 助 相 结 合 。 在 全 面 发 动 的 同 时 ，

47、 办 公室 组 织 档 案 人 员 到 各 部 门 逐 个 了 解 收 集 或清 退 文 件 的 进 度 ， 及 时 发 现 和 帮 助 解 决 工作 中 存 在 的 问 题 。 四 是 清 退 “账 内 文 件 ”和 收 集 “账 外 文 件”相 结 合 。 “账 外 文 件 ”因 未 作 收 发 文 登 记， 所 以 收 集 比 较 困 难 。 可 发 动 有 关 部 门 的人 员 以 普 查 和 回 忆 的 方 式 ， 理 线 索 ， 跟 踪追 迹 。 对 某 些 无 “账 ”可 查 的 会 议 文 件 及 重要 的 专 题 材 料 ， 进 行 逐 年 、 逐 季 或 逐 月 回忆 ，

48、开 了 哪 些 会 ， 谁 参 加 ， 再 找 组 织 会 议的 部 门 和 人 员 要 文 件 ， 文 件 不 齐 的 ， 尽 可能 补 充 配 套 。 四 、 “ 把 关 收 集 法 ” 第 一 关 ： 收 文 发 文 关 。 收 发 文 要 尽 快登 记 ， 避 免 漏 登 。 收 集 时 ， 应 与 收 发 文 登 记簿 核 对 ， 凡 登 记 在 册 尤 其 是 应 收 集 归 档 的 ，一 件 也 不 能 少 ， 如 发 现 缺 少 ， 要 查 明 原 因 ，及 时 收 回 或 设 法 予 以 补 救 。 第 二 关 ： 工 作 计 划 关 。 收 集 人 员 要 了 解本 单 位

49、 及 各 部 门 年 度 工 作 计 划 ， 弄 清 一 年 内要 完 成 哪 些 工 作 任 务 ， 有 计 划 地 查 询 、 催 收文 件 材 料 。 第 三 关 ： 盖 章 用 印 关 。 凡 加 盖 单 位公 章 的 文 件 都 要 留 足 归 档 份 数 ， 以 免 事 后收 集 。 第 四 关 ： 内 部 文 件 关 。 了 解 本 单 位内 部 文 件 的 形 成 者 和 种 类 ， 适 时 进 行 收 集。 第 五 关 ： 外 出 人 员 关 。 通 过 相 关 制度 和 控 制 措 施 ， 及 时 收 集 外 出 人 员 带 回 的文 件 材 料 。 第 六 关 ： 临 时

50、 活 动 关 。 掌 握 本 单 位临 时 性 大 型 活 动 ， 主 动 收 集 文 件 材 料 。 第 三 节 文 件 收 集 要 求 一 、 要 完 整 地 收 集 文 件 材 料 （ 一 ） 要 注 意 收 集 范 围 的 完 整 性 收 集 文 件 材 料 时 ， 应 当 把 本 单 位 所 有 的 部 门 和可 能 形 成 或 存 留 文 件 的 个 人 纳 入 收 集 范 围 ， 列 为 收集 对 象 ， 以 整 个 单 位 为 收 集 圈 的 外 延 ， 进 行 全 方 位立 体 式 收 集 ， 不 留 盲 区 和 死 角 ， 最 大 限 度 地 收 齐 本单 位 在 一 定

51、时 期 内 形 成 的 全 部 文 件 材 料 。 为 此 ， 档案 人 员 应 当 做 到 ： 1 全 面 了 解 本 单 位 的 基 本 职 能 和 内 部各 机 构 的 职 责 ， 从 总 体 上 把 握 单 位 与 部 门开 展 职 能 活 动 的 规 律 、 特 点 以 及 文 件 材 料在 形 成 、 分 散 、 流 动 、 管 理 和 使 用 等 方 面的 信 息 ； 根 据 所 了 解 、 所 把 握 的 情 况 ， 对每 个 部 门 及 有 关 人 员 形 成 的 、 应 收 集 的 文件 材 料 的 范 围 、 种 类 、 数 量 等 作 出 规 定 ，并 以 制 度 的

52、形 式 予 以 确 认 实 施 。 2 把 文 件 材 料 的 形 成 、 积 累 、 整 理 纳入 各 部 门 的 具 体 职 责 和 工 作 人 员 岗 位 责 任 制， 并 对 部 门 文 件 材 料 的 形 成 与 积 累 进 行 必 要的 指 导 ， 把 完 整 地 收 集 文 件 材 料 落 到 实 处 。 （ 二 ） 要 注 意 单 项 活 动 形 成 的 文 件 材 料的 完 整 性 对 每 一 项 具 体 的 活 动 所 形 成 的 文 件 材 料， 要 逐 份 收 集 ， 避 免 缺 漏 ， 以 求 达 到 整 个 活动 形 成 的 文 件 材 料 的 齐 全 完 整 。

53、例 如 ， 某 次 会 议 形 成 18份 文 件 材 料 ， 会 议 结 束 后收 集 了 18份 ， 那 么 这 次 会 议 的 文 件 材 料 就 收 集 得 很 完整 。 为 此 ， 可 以 依 据 系 统 论 的 原 理 开 展 文 件 材 料 的 收集 工 作 ： 1 同 一 问 题 的 文 件 材 料 ， 可 以 从 提 出 问 题 、 处理 问 题 、 解 决 问 题 的 角 度 逐 一 收 集 。 2 同 一 会 议 的 文 件 材 料 ， 可 以 根 据 会 议 议 程 表或 文 件 清 单 逐 一 收 集 。 3 同 一 事 件 的 文 件 材 料 ， 可 以 从 材 料

54、 的 形 成 、调 查 处 理 、 结 束 过 程 逐 一 收 集 。 4 同 一 专 题 的 文 件 材 料 ， 可 以 根 据 专 题 的 发 展过 程 逐 一 收 集 。 （ 三 ） 要 注 意 保 持 有 密 切 联 系 的 文 件 逻 辑上 的 完 整 性 和 单 份 文 件 形 式 上 的 完 整 性 有 些 文 件 ， 如 请 示 与 批 复 、 转 发 件 与 被转 发 件 、 正 件 与 附 件 、 印 件 与 定 稿 ， 它 们 之间 具 有 相 互 依 存 的 因 果 逻 辑 关 系 。 保 持 这 种逻 辑 关 联 ， 就 是 保 持 文 件 的 完 整 性 ， 如 果

55、 缺了 其 中 之 一 ， 比 如 有 印 件 而 无 定 稿 、 有 正 件却 无 附 件 ， 有 转 发 件 但 缺 被 转 发 件 ， 则 破 坏了 文 件 之 间 逻 辑 上 的 完 整 性 。 另 外 ， 对 单 份文 件 而 言 ， 文 件 的 张 页 亦 要 保 持 完 整 。 二 、 要 准 确 地 收 集 文 件 材 料 文 件 的 准 确 性 ， 除 了 文 件 正 文 内 容 的 真 实性 、 有 效 性 等 要 求 之 外 ， 主 要 是 指 每 份 应 当 收 集的 文 件 ， 其 印 件 内 容 与 定 稿 内 容 要 相 符 ； 印 件 要盖 有 公 章 ； 公

56、文 的 拟 稿 、 审 核 、 签 发 手 续 要 完 备； 原 始 记 录 要 有 具 体 的 时 间 和 确 切 的 地 点 ； 所 收集 的 公 文 的 格 式 和 字 迹 材 料 ， 要 符 合 国 家 标 准 党 政 机 关 公 文 格 式 、 发 文 稿 纸 格 式 和 党政 机 关 公 文 处 理 工 作 条 例 的 规 定 。 这 就 要 求 档案 人 员 应 当 关 注 文 件 的 形 成 质 量 ， 把 档 案 管 理 对文 件 质 量 的 要 求 贯 穿 于 公 文 处 理 过 程 ， 做 到 超 前控 制 。 第 四 节 建 立 归 档 制 度 在 正 常 情 况 下

57、， 立 档 单 位 档 案 室 的 收集 工 作 主 要 是 指 单 位 内 部 文 件 材 料 的 归 档 。所 以 ， 各 立 档 单 位 建 立 健 全 归 档 制 度 十 分 必要 ， 它 不 仅 能 确 保 档 案 室 有 连 绵 不 断 的 档 案来 源 ， 为 开 展 各 项 业 务 工 作 提 供 条 件 ， 而 且也 是 为 国 家 积 累 档 案 财 富 的 重 要 保 证 。 在 一 个 立 档 单 位 ， 如 果 文 件 整 理 和档 案 管 理 由 单 位 档 案 员 一 人 兼 管 ， 则 由档 案 员 负 责 本 单 位 文 件 材 料 的 归 档 工 作。 如

58、果 文 件 由 本 单 位 各 业 务 部 门 （ 处 室、 科 室 、 股 室 ） 收 集 整 理 ， 则 由 各 业 务部 门 兼 职 档 案 员 负 责 本 部 门 文 件 的 归 档工 作 ； 立 档 单 位 档 案 员 对 各 部 门 兼 职 档案 员 进 行 指 导 ， 督 促 其 按 时 归 档 。 一 、 规 定 性 文 件 关 于 归 档 和 归 档 制度 的 表 述 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 规 定 ： “对 国 家 规 定 的 应 当 立 卷 归 档 的 材 料 ， 必须 按 照 规 定 ， 定 期 向 本 单 位 档 案 机 构 或者 档 案 工 作 人

59、员 移 交 ， 集 中 管 理 ， 任 何个 人 不 得 据 为 已 有 。 ”“国 家 规 定 不 得 归档 的 材 料 ， 禁 止 擅 自 归 档 。 ” 实 施 办法 规 定 ： “按 照 国 家 档 案 局 关 于 文 件材 料 归 档 的 规 定 ， 应 当 立 卷 归 档 的 材 料由 单 位 的 文 书 或 者 业 务 机 构 收 集 齐 全 ，并 进 行 整 理 、 立 卷 ， 定 期 交 本 单 位 档 案机 构 或 者 档 案 工 作 人 员 集 中 管 理 ； 任 何人 都 不 得 据 为 已 有 或 者 拒 绝 归 档 。 ” 机 关 档 案 工 作 条 例 规 定 ：

60、 “机 关 应 建立 、 健 全 文 件 材 料 的 归 档 制 度 。 凡 机 关 工 作 活动 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 （ 包 括 党、 政 、 工 、 团 以 及 人 事 、 保 卫 、 财 会 等 工 作 中形 成 的 文 件 材 料 ） ， 均 由 文 书 部 门 或 业 务 部 门进 行 整 理 、 立 卷 ， 并 定 期 向 档 案 部 门 归 档 。 机关 领 导 人 和 承 办 人 员 办 理 完 毕 的 文 件 材 料 应 及时 交 有 关 部 门 归 档 。 ” 党 政 机 关 公 文 处 理 工 作 条 例 规 定 ：“需 要 归 档

61、 的 公 文 及 有 关 材 料 ， 应 当 根 据 有关 档 案 法 律 法 规 以 及 机 关 档 案 管 理 规 定 ，及 时 收 集 齐 全 、 整 理 归 档 。 两 个 以 上 机 关联 合 办 理 的 公 文 ， 原 件 由 主 办 机 关 归 档 ，相 关 机 关 保 存 复 制 件 。 机 关 负 责 人 兼 任 其他 机 关 职 务 的 ， 在 履 行 所 兼 职 务 过 程 中 形成 的 公 文 ， 由 其 兼 职 机 关 归 档 。 ” 企 业 档 案 工 作 规 范 规 定 ： “文 件归 档 制 度 。 应 明 确 文 件 归 档 范 围 及 保 管期 限 、 归

62、档 时 间 、 归 档 程 序 、 归 档 质 量要 求 以 及 归 档 控 制 措 施 。 ” 二 、 归 档 制 度 的 内 容 归 档 制 度 主 要 包 括 ： 归 档 范 围 、 归 档时 间 、 归 档 要 求 、 归 档 手 续 等 内 容 。 1 归 档 范 围 。 凡 在 立 档 单 位 职 能 活 动 中 形 成 的 对 本单 位 及 国 家 和 社 会 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料， 均 属 于 归 档 范 围 。 2 归 档 时 间 。 是 指 文 书 部 门 或 业 务 部 门 将 需 要 归 档的 文 件 向 单 位 档 案 室 移 交 的 时 间 。 按

63、 机 关 档 案 工 作 条 例 的 规 定 ， 立档 单 位 的 文 书 部 门 或 业 务 部 门 一 般 应 在 第二 年 上 半 年 向 档 案 部 门 移 交 档 案 。 对 于 那些 专 业 性 文 件 、 特 殊 载 体 的 文 件 、 机 密 性强 的 文 件 及 形 成 规 律 较 为 特 殊 的 文 件 ， 为了 便 于 实 际 工 作 的 查 考 利 用 ， 也 可 以 适 当地 延 长 归 档 时 间 。 某 些 小 单 位 的 内 部 机 构 简 单 或 不 设内 部 机 构 ， 工 作 人 员 数 量 少 ， 文 书 处 理集 中 ， 文 书 处 理 和 档 案 工

64、 作 由 一 人 兼 管， 可 不 专 门 规 定 归 档 时 间 。 有 关 人 员 只要 将 办 理 完 毕 的 文 件 材 料 经 过 整 理 立 卷或 按 件 整 理 装 盒 ， 编 制 出 目 录 ， 就 算 完成 了 归 档 任 务 。 3 归 档 要 求 。 归 档 要 求 是 对 各 文 书 部 门 或 业 务 部 门 将整 理 好 的 档 案 移 交 档 案 室 保 管 时 提 出 的 。 主要 是 对 整 理 完 毕 的 档 案 在 齐 全 完 整 准 确 和 技术 加 工 方 面 应 达 到 的 程 度 、 水 准 等 作 出 规 定。 4 归 档 手 续 。 机 关 的

65、 文 书 部 门 或 业 务 部 门 向 档 案 室 移交 经 过 整 理 的 档 案 时 ， 交 接 双 方 履 行 的 签 字手 续 称 为 归 档 手 续 。 交 接 双 方 根 据 目 录 清 点 核 对 后 ， 如 确 认无 误 ， 即 可 履 行 签 字 手 续 ， 并 将 案 卷 目 录 或归 档 文 件 目 录 中 的 一 份 由 档 案 室 签 字 后 ， 交还 移 交 部 门 保 管 。 必 要 时 ， 移 交 部 门 须 编 写归 档 文 件 简 要 说 明 。 交 接 双 方 还 应 填 写 档案 交 接 文 据 （ 国 家 标 准 档 案 交 接 文 据 格式 GB T13968 - 92)， 档 案 交 接 文 据 一式 二 份 ， 双 方 各 留 一 份 备 查 。 档 案 室 的 交 接文 据 归 入 “全 宗 卷 ”保 管 。 在 档 案 工 作 和文 书 工 作 由 一 个 人兼 管 的 小 单 位 ， 不需 履 行 上 述 归 档 手段 。 但 在 档 案 人 员调 动 工 作 时 ， 应 参照 上 述 办 法 办 理 交接 手 续 。