归档文件整理

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1、 归 档 文 件 整 理 主 要 内 容一 、 档 案 的 价 值 和 作 用二 、 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文书 档 案 保 管 期 限 规 定 (8号 令 ）三 、 数 码 照 片 声 像 档 案 的 收 集 与 管理四 、 公 章 的 保 管 和 使 用 一 、 什 么 是 档 案 ？ 1.档 案 是 机 关 、 组 织 和 个 人 在 社 会 活 动中 直 接 形 成 的 ， 按 照 一 定 规 律 保 存 以备 查 考 的 各 种 形 式 和 载 体 的 历 史 记 录。2. 文 件 与 档 案 有 何 区 别 ?尚 未 办 理 完 毕 的 文 件 不 是 档 案

2、 ； 对 日 后没 有 查 考 价 值 的 文 件 不 是 档 案 ； 档 案包 括 实 物 的 、 声 像 的 等 特 殊 载 体 材 料经 过 系 统 整 理 的 ， 对 机 关 、 组 织 和 个 人有 查 考 价 值 的 文 件 ， 可 称 为 档 案 二 、 档 案 的 价 值 与 作 用1.档 案 的 基 本 价 值（ 1） 档 案 的 凭 证 价 值“ 空 口 无 凭 ， 立 字 为 证 ”真 实 可 靠 的 历 史 证 据（ 2） 档 案 的 参 考 价 值查 考 既 往 情 况掌 握 历 史 资 料 2. 档 案 的 作 用1.维 护 国 家 、 集 体 和 个 人 权 益

3、的 法 律 书 证。许 多 单 位 和 个 人 以 档 案 为 证 据 ， 解 决 了 债务 、 产 权 和 著 作 权 等 各 种 纠 纷 ， 证 实 了 个人 的 学 历 、 经 历 以 及 工 资 、 福 利 待 遇 方 面的 诸 多 问 题 。 2.行 政 管 理 的 查 考 凭 据档 案 可 以 为 机 关 、 企 事 业 单 位 的 领 导 工作 和 业 务 管 理 提 供 证 据 及 咨 询 材 料 ， 借以 熟 悉 情 况 、 总 结 经 验 、 制 订 计 划 、 进行 决 策 、 处 理 各 种 问 题 。 汤 国 基 档 案 事 件 2003年 7月 14号 ， 一 纸

4、赔 偿 标 的 高 达 2100万 元 的 民 事 起 诉 状 被 递 交 到 宁 乡 县 人 民法 院 ， 原 告 方 汤 国 基 状 告 他 的 母 校 原 益阳 师 专 ， 现 更 名 为 湖 南 城 市 学 院 及 宁 乡县 教 育 局 ， 理 由 是 当 年 的 毕 业 档 案 中 ，由 于 对 他 有 精 神 反 常 和 严 重 神 经 官 能 症等 评 语 ， 导 致 他 20年 来 一 直 没 有 单 位 接收 ， 生 活 极 不 稳 定 ， 极 大 的 摧 残 了 他 的身 心 健 康 。 “ 对 人 事 档 案 我 是 有 切 肤 之 痛 的 ， 学 校 利 用 自 己 看

5、不 到 自 己 档 案 的 规 定 报 复 我 。 ” 汤 国 基 对 瞭 望 新闻 周 刊 说 。 这 位 1983年 毕 业 的 大 学 生 现 在 连 曾经 赖 以 为 生 的 写 作 都 放 弃 了 ， 他 觉 得 “ 活 着 都 没意 思 了 ” 。当 年 ， 他 是 益 阳 师 专 建 校 以 来 第 一 个 在 诸 多 等 国 家级 报 刊 上 发 表 作 品 的 学 生 ， 但 才 华 初 显 的 他 也 显 得桀 骜 不 驯 ， 多 次 向 媒 体 和 教 育 部 门 写 信 ， 反 映 自 己的 学 校 师 资 水 平 不 佳 ， 并 称 自 己 的 班 主 任 周 某 和

6、 中文 系 负 责 人 “ 不 学 无 术 ” 。自 信 的 他 没 有 想 到 的 是 ， 毕 业 后 没 有 任 何 单 位 接 收他 ， 有 的 单 位 本 拟 录 用 ， 但 总 是 到 最 后 突 然 变 卦 。女 友 与 其 突 然 分 手 时 问 他 ： “ 你 是 不 是 有 什 么 病 瞒着 我 ？ ” 这 时 关 于 他 的 精 神 病 传 言 也 开 始 了 。 在 众多 不 解 之 下 ， 他 怀 疑 自 己 的 档 案 里 有 问 题 。 直 到 2003年 6月 ， 一 位 匿 名 人 士 将 其 毕 业 鉴定 、 处 分 决 定 复 印 件 和 精 神 病 医 学

7、 鉴 定 书的 手 抄 件 投 到 他 信 箱 ， 他 才 最 终 确 认 是 档案 里 有 问 题 。 他 曾 得 罪 过 的 班 主 任 给 他 加上 了 “ 有 严 重 的 神 经 官 能 症 ， 不 宜 担 任 教学 工 作 ” 的 评 语 。 2003年 6月 26日 ， 原 学 校承 认 处 分 决 定 和 毕 业 鉴 定 的 复 印 件 “ 与 原件 完 全 一 致 ” 。 汤 国 基 现 在 仍 在 为 自 己 的 名 誉 而 打 官 司 ，他 告 诉 瞭 望 新 闻 周 刊 ， 自 己 是 “ 鸡 蛋碰 石 头 ” ， 胜 诉 的 可 能 性 很 小 ， 但 他 “ 不甘 心

8、 ” 。 三 、 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定 2006年 9月 19日 已 由 国家 档 案 局 局 务 会 议 审 议 通过 。 （ 一 ） 目 前 文 件 归 档 保 管 中 存 在 的 主 要 问题 1.归 档 的 范 围 不 够 科 学 “ 该 收 的 没 收 ， 不 该 收 的 一 大 堆 ” 2.上 级 的 、 宏 观 的 、 重 复 的 文 件 较 多， 本 单 位 的 、 具 体 的 文 件 不 突 出 3.极 大 地 影 响 了 档 案 利

9、用 工 作 的 开 展 （ 二 ） 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限的 规 定 的 基 本 原 则 归 档 范 围 要 坚 持 “ 以 我 为 主 ” 的 “ 职 能 “ 原 则 ： 以 突 出 反 映 本 单 位 的 工 作 特 色 ； 保 管 期 限 要 坚 持 “ 简 化 ” 原 则 ： 档 案 实 行 “ 两 分 法 ” 、 “ 标 时 制 ” 永 久 ； 定 期 （ 30年 、 10年 ） 档 案 的 移 交 和 接 收 工 作 要 坚 持 “ 衔 接 ” 原 则 ： 各 业 务 部 门 档 案 部 门 档 案 室 档 案 馆 三 、 机 关

10、 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限 的 规 定 主 要 内 容 第 二 条 本 规 定 中 的 机 关 文 件 材 料 是 指 机 关 在其 工 作 活 动 过 程 中 形 成 的 各 种 门 类 和 载 体 的 历 史 记录 。 第 三 条 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 是 ：（ 一 ） 反 映 本 机 关 主 要 职 能 活 动 和 基 本 历 史 面 貌 的 ， 对 本 机 关 工 作 、 国 家 建 设 和 历 史 研 究 具 有 利 用 价 值 的 文 件 材 料 ； （ 反 映 本 单 位 职 能 的 ）（ 二 ） 机 关 工 作 活 动

11、 中 形 成 的 在 维 护 国 家 、 集 体 和 公 民 权 益 等 方 面 具 有 凭 证 价 值 的 文 件 材 料 ； （ 有 凭 证 作 用 的 ） （ 三 ） 本 机 关 需 要 贯 彻 执 行 的 上 级 机 关 、 同 级 机 关 的 文 件 材 料 ； 下 级 机 关 报 送 的 重 要 文 件 材 料 ； （ 重 要 收 文 ） （ 四 ） 其 他 对 本 机 关 工 作 具 有 查 考 价 值 的 文 件 材 料 。 （ 其 它 有 查 考 价 值 的 ） 第 四 条 机 关 文 件 材 料 不 归 档 范 围 是 ：（ 一 ） 上 级 机 关 的 文 件 材 料 中

12、， 普 发 性 不 需 本 机 关 办 理 的 文 件 材 料 ， 任 免 、 奖 惩 非 本 机 关 工 作 人 员 的 文 件 材 料 ， 供 工 作 参 考 的 抄 件 等 ； （ 不 需 办 理 的 ） （ 二 ） 本 机 关 文 件 材 料 中 的 重 份 文 件 ， 无 查 考 利 用 价 值 的 事 务 性 、 临 时 性 文 件 ， 一 般 性 文 件 的 历 次 修 改 稿 、 各 次 校 对 稿 ， 无 特 殊 保 存 价 值 的 信 封 ， 不 需 办 理 的 一 般 性 人 民 来 信 、 电 话 记 录 ， 机 关 内 部 互 相 抄 送 的 文 件 材 料 ， 本

13、机 关 负 责 人 兼 任 外 单 位 职 务 形 成 的 与 本 机 关 无 关 的 文 件 材 料 ， 有 关 工 作 参 考 的 文 件 材 料 ； （ 临 时 、 重 份 的 ）（ 三 ） 同 级 机 关 的 文 件 材 料 中 ， 不 需 贯 彻 执 行 的 文 件 材 料 ， 不 需 办 理 的 抄 送 文 件 材 料 ； （ 不 需 执 行 的 ） （ 四 ） 下 级 机 关 的 文 件 材 料 中 ， 供 参 阅 的 简 报 、 情 况 反 映 ， 抄 报 或 越 级 抄 报 的 文 件 材 料 。 （ 参 阅 的 ） 简 易 方 法 ： （ 1） 发 文 都 归 档 ； （

14、2） 收 文 与 本 单 位 职 能 有 关 的 归 档 ； （ 3） 内 部 运 转 文 件 注 意 归 档 。 第 五 条 凡 属 机 关 归 档 范 围 的 文件 材 料 ， 必 须 按 有 关 规 定 向 本 机关 负 责 档 案 工 作 的 部 门 移 交 ， 实行 集 中 统 一 管 理 ， 任 何 个 人 不 得据 为 己 有 或 拒 绝 归 档 。 第 六 条 机 关 文 书 档 案 的 保 管 期 限 定 为 永 久 、 定 期 两 种 。 定 期 一 般 分 为 30年 、 10年 。 第 七 条 永 久 保 管 的 文 书 档 案 主 要 包 括 ： (一 )本 机 关

15、制 定 的 法 规 政 策 性 文 件 材 料 ； (二 )本 机 关 召 开 重 要 会 议 、 举 办 重 大 活 动 等 形 成 的 主 要 文件 材 料 ； (三 )本 机 关 职 能 活 动 中 形 成 的 重 要 业 务 文 件 材 料 ； (四 )本 机 关 关 于 重 要 问 题 的 请 示 与 上 级 机 关 的 批 复 、 批 示， 重 要 的 报 告 、 总 结 、 综 合 统 计 报 表 等 ； (五 )本 机 关 机 构 演 变 、 人 事 任 免 等 文 件 材 料 ； (六 )本 机 关 房 屋 买 卖 、 土 地 征 用 ， 重 要 的 合 同 协 议 、 资

16、产登 记 等 凭 证 性 文 件 材 料 ； (七 )上 级 机 关 制 发 的 属 于 本 机 关 主 管 业 务 的 重 要 文 件 材 料 ； (八 )同 级 机 关 、 下 级 机 关 关 于 重 要 业 务 问 题 的 来 函 、 请 示与 本 机 关 的 复 函 、 批 复 等 文 件 材 料 。 划 分 永 久 时 ， 需 要 注 意 以 下 问 题 ： 1.突 出 本 机 关 自 身 的 文 件 材 料 2.突 出 本 机 关 主 要 职 能 的 文 件 材 料 3.突 出 反 映 本 机 关 机 构 演 变 及 人 事 任 免 的 文 件 材料 各 单 位 党 组 、 行 政

17、 办 公 会 议 记 录 、 纪 要 ， 党 员 、职 工 名 册 ， 年 度 综 合 性 会 议 ， 年 度 以 上 计 划 、 总 结、 统 计 材 料 ， 获 县 处 级 以 上 先 进 奖 励 ， 受 警 告 以 上处 分 ， 有 领 导 批 示 的 材 料 、 人 事 任 免 、 机 构 设 置 、大 事 记 等 划 为 永 久 。 如 何 区 分 “ 重 要 的 ” 和 “ 一 般 的 ” 文 件 材 料 （ 1） 看 作 者 ： 在 反 映 同 一 问 题 的 文 件 中 ， 作 者 为 本机 关 比 外 机 关 的 重 要 。 以 机 关 名 义 发 文 比 以 内 部 机 构

18、名 义 发 文 重 要 ； 主 要 职 能 部 门 形 成 的 比 一 般 事 务 部 门形 成 的 重 要 ； 直 属 上 下 级 机 关 形 成 的 比 不 相 隶 属 机 关形 成 的 重 要 ； 作 者 为 高 层 机 关 的 比 基 层 机 关 的 重 要 。 （ 2） 看 内 容 ： 反 映 本 机 关 主 要 职 能 活 动 的 比 反 映 非主 要 职 能 活 动 的 重 要 ； 方 针 政 策 性 的 比 一 般 事 务 性 的重 要 ； 反 映 本 机 关 全 局 性 工 作 的 比 反 映 局 部 工 作 的 重要 ； 反 映 本 机 关 中 心 工 作 的 比 反 映

19、日 常 工 作 的 重 要 ；反 映 本 机 关 典 型 问 题 的 比 反 映 一 般 问 题 的 重 要 ； 有 针对 性 、 依 据 性 的 比 普 发 性 、 参 考 性 的 重 要 ； 有 时 效 性的 比 没 有 时 效 性 的 重 要 。 本 机 关 召 开 工 作 会 议 、 专 题 会 议 的 文 件 材料 1 请 示 、 批 复 、 通 知 、 名 单 、 日 程 、报 告 、 讲 话 、 总 结 、 决 议 、 决 定 、 纪 要 永 久 2 典 型 材 料 、 代 表 发 言 材 料 、 交 流 材料 、 简 报 30年 。先 进 单 位 、 劳 动 模 范 、 先进

20、工 作 者 的 文 件 材 料 ， 机关 在 归 档 时 如 何 划 分 保 管期 限 ？ 1.受 县 级 （ 含 ） 以 上 表彰 、 奖 励 的 永 久 2.受 县 级 以 下 表 彰 、 奖励 的 30年 对 本 机 关 有 关 人 员 的处 分 材 料 ， 归 档 时 其保 管 期 限 如 何 划 分 ？ 1 受 到 警 告 （ 不含 ） 以 上 处 分 永 久2 受 到 警 告 处 分的 30年 四 、 数 码 照 片 声 像 档 案 的 收 集 与 管 理数 码 照 片 声 像 档 案 的 特 点 优 点 1、 拍 摄 方 便 的 快 捷 性 ； 2、 获 得 视 、 听 效 果

21、的 直 接 性 ； 3、 减 小 体 积 的 高 度 压 缩 性 ； 4、 复 制 、 传 输 的 方 便 性 ； 5、 反 复 使 用 中 内 容 信 息 不 变 的 稳 定 性 。 缺 点 1、 对 软 、 硬 件 的 依 赖 性 ； 2、 信 息 的 易 改 性 ； 3、 内 容 与 载 体 的 分 离 性 ； 4、 载 体 的 不 耐 久 性 ； 归 档 、 收 集 要 求 1. 由 拍 摄 者 整 理 、 归 档 和 移 交 ； 2. 随 时 形 成 ， 随 时 归 档 ； 3. 拍 摄 数 据 、 目 录 数 据 、 软 硬 件 数 据 等 一 并 归 档 、 移 交； 4. 多

22、种 归 档 形 式 网 络 在 线 归 档 ； 刻 录 在 光 盘 等 载 体 上 移 交 ； 制 作 成 纸 质 照 片 归 档 ； 5. 说 明 文 字 齐 全 ； 6. 鉴 定 把 关 ： 真 伪 质 量 （ 数 码 质 量 、 内 容 质 量 ） 数 量 长 久 保 存 档 案 ， 不 可 使 用 1、 软 盘 2、 电 脑 硬 盘 3、 U盘 4、 数 码 相 机 的 储 存 卡 、 记 忆 卡 5、 MP3、 MP4 五、公章的保管和使用1.公章的启用2.公章的保管公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。3.公章的使用盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人

23、审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种： （1）落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。加盖部位是在落款处的年、月之间，应“骑年盖月”。印章加盖之页，应有正文记载，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使组织造成损失。（2）更正章。（3）证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。（4）骑缝章。带有存根的公函、介绍信，要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（5）骑边章。重要案件的调查、旁证，以

24、及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录。为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外，必须骑各页边加盖一完整公章。 （6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。（7）封存章。在封条上加盖印章以封存账册、财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。4.公章的停用与销毁凡单位撤销，原公章应即停用，也应立即通知有关单位，并宣布原章失效。通知中仍应附上印模，并写明停用日期。公章停用后即为废章，应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也应留下印模，以被日后查考。 彭 州 市 红 岩 镇 关 于 进 一 步 规 范 公 章管

25、理 和 使 用 的 通 知 各 办 （ 所 ） ， 各 村 （ 社 区 ） ： 为 进 一 步 深 化 规 范 化 服 务 型 政 府 建 设 ， 规 范 和加 强 公 章 的 管 理 使 用 ， 现 就 我 镇 的 公 章 管 理 和使 用 作 如 下 规 定 ， 各 办 （ 所 ） 、 村 （ 社 区 ） 必须 严 格 执 行 。 一 、 公 章 管 理 制 度 （ 一 ） 党 委 公 章 由 党 政 办 主 任 负 责 管 理 （ 二 ） 政 府 公 章 由 专 人 管 理 （ 三 ） 办 （ 所 ） 公 章 由 各 办 （ 所 ） 自 行 管 理 ，指 定 专 人 负 责 ， 并 承

26、担 责 任 （ 四 ） 村 （ 社 区 ） 支 部 委 员 会 公 章 原 则 上 由 支部 书 记 负 责 管 理 ， 村 （ 社 区 ） 村 （ 居 ） 民 委 员会 公 章 原 则 上 由 村 （ 社 区 ） 主 任 管 理 （ 五 ） 公 章 转 接 和 刻 制 制 度 1、 公 章 管 理 人 员 调 动 或 外 出 期 间 ， 须 履行 交 接 和 登 记 手 续 ， 且 必 须 到 镇 党 政 办备 案 。 2、 因 公 务 外 出 需 携 带 镇 党 委 、 政 府 印 章的 ， 必 须 报 请 镇 党 委 、 政 府 主 要 领 导 批准 后 ， 指 定 用 途 及 有 效

27、时 间 ， 在 镇 党 政办 备 案 ， 填 写 红 岩 镇 公 章 外 出 使 用 登记 ， 在 规 定 时 间 内 送 回 。 3、 公 章 损 坏 需 重 新 刻 制 的 ， 须 经 镇 党 委、 政 府 主 要 领 导 批 准 后 ， 方 可 重 建 刻 制。 二 、 公 章 使 用 制 度 （ 一 ） 党 委 公 章 使 用 各 办 （ 所 ） 需 加 盖 党 委 公 章 及 以 党 委 名 义 上 报或 下 发 的 各 类 文 件 、 信 息 、 报 表 等 文 字 性 资 料， 按 照 以 下 流 程 办 理 ： 撰 写 文 件 办 公 室 主 任把 关 签 字 分 管 领 导

28、审 批 签 字 （ 重 要 文 件 需镇 党 委 书 记 审 批 签 字 ） 报 党 政 办 登 记 盖 章存 底 。 各 村 （ 社 区 ） 开 具 的 证 明 、 文 件 等 文 字 性 资 料需 加 盖 党 委 公 章 ， 按 照 以 下 流 程 办 理 ： 村 （ 社区 ） 书 记 审 批 签 字 盖 该 村 党 支 部 公 章 镇 党政 办 主 任 审 批 签 字 镇 分 管 领 导 审 批 签 字 （重 要 文 件 需 镇 党 委 书 记 审 批 签 字 ） 报 党 政 办登 记 盖 镇 党 委 公 章 。 （ 二 ） 政 府 公 章 使 用 各 办 （ 所 ） 需 加 盖 政 府

29、 公 章 及 以 政 府 名 义 上 报或 下 发 的 各 类 文 件 、 信 息 、 报 表 等 文 字 性 资 料， 按 照 以 下 流 程 办 理 ： 撰 写 文 件 办 公 室 主 任把 关 签 字 分 管 领 导 审 批 签 字 （ 重 要 文 件 需镇 长 审 批 签 字 ） 报 党 政 办 登 记 盖 章 存 底。 各 村 （ 社 区 ） 开 具 的 证 明 、 文 件 等 文 字 性 资 料需 加 盖 政 府 公 章 ， 按 照 以 下 流 程 办 理 ： 村 （ 社区 ） 主 任 审 批 签 字 盖 该 村 （ 社 区 ） 村 （ 居 ）民 委 员 会 公 章 镇 分 管 领

30、 导 审 批 签 字 （ 重 要文 件 需 镇 长 审 批 签 字 ） 报 党 政 办 登 记 盖 镇政 府 公 章 。 （ 三 ） 办 （ 所 ） 公 章 使 用 凡 需 加 盖 各 办 （ 所 ） 公 章 ， 由 各 办 （ 所 ） 分 管领 导 或 主 任 审 批 把 关 ， 并 在 专 用 公 章 使 用 登记 薄 上 登 记 。 （ 四 ） 村 （ 社 区 ） 公 章 使 用 凡 需 加 盖 各 村 （ 社 区 ） 党 支 部 公 章 ， 由 各 村 （社 区 ） 支 部 书 记 审 核 签 字 后 盖 章 ， 并 进 行 登 记； 需 加 盖 各 村 （ 社 区 ） 村 委 会 印

31、 章 ， 由 各 村 （社 区 ） 主 任 审 核 签 字 后 盖 章 ， 并 进 行 登 记 。 （ 五 ） 正 确 使 用 公 章 加 盖 公 章 时 必 须 严 格 按 文 件 规 定 ， 用 印 位 置 上不 压 正 文 ， 下 骑 年 月 ， 用 力 适 度 ， 保 证 盖 印 端正 ， 图 印 清 楚 。 三 、 严 肃 公 章 管 理 使 用 纪 律 （ 一 ） 提 高 认 识 公 章 既 是 党 委 、 政 府 权 力 的 象 征 ， 又 是党 委 、 政 府 的 形 象 标 志 。 规 范 管 理 和 使用 公 章 既 是 党 委 、 政 府 权 为 民 所 用 、 依法 行

32、 政 的 体 现 ， 更 是 新 形 势 下 推 进 规 范化 服 务 型 政 府 建 设 的 必 然 要 求 。 各 办 （所 ） 、 各 村 （ 社 区 ） 要 提 高 认 识 ， 高 度重 视 ， 严 格 公 章 的 管 理 和 使 用 ， 维 护 党、 政 府 和 人 民 的 合 法 权 益 ， 坚 决 杜 绝 因公 章 管 理 使 用 失 误 造 成 重 大 损 失 。 （ 二 ） 严 肃 纪 律 公 章 使 用 后 要 注 意 存 放 保 管 ， 不 得 随 意 放 置 。 管 理 人员 未 经 领 导 批 准 ， 不 得 私 自 将 公 章 交 与 他 人 或 当 事 人使 用

33、， 不 准 私 自 加 盖 公 章 ， 不 准 在 空 证 明 、 介 绍 信 等凭 证 或 便 签 上 加 盖 公 章 。 非 管 理 人 员 ， 不 得 私 自 使 用公 章 。 使 用 公 章 时 ， 必 须 在 专 用 公 章 使 用 登 记 薄 上 进 行 登 记 ， 经 办 人 必 须 签 字 。 有 关 公 章 管 理 使 用 的记 录 本 和 留 存 文 件 要 妥 善 保 管 ， 不 得 遗 失 或 遗 漏 。 （ 三 ） 责 任 追 究 公 章 管 理 人 员 作 为 第 一 责 任 人 ， 要 认 真 履 行 工 作 职 责， 做 到 用 章 经 批 准 ， 盖 章 要

34、登 记 ， 查 询 有 记 录 。 分 管领 导 和 办 （ 所 ） 主 任 作 为 分 管 责 任 人 ， 要 认 真 审 核 把关 ， 确 保 用 章 无 误 。 对 违 反 本 公 章 管 理 和 使 用 制 度 造成 损 失 或 不 良 影 响 的 ， 要 严 格 追 究 公 章 管 理 人 员 及 相关 人 员 责 任 ， 并 进 行 问 责 。 谢 谢 六 、 归 档 文 件 整 理 规 则 归 档 文 件 整 理 归 则 2000年 12月 6日 由 国 家档 案 局 发 布 ， 2001年 1月 1日 正 式 实 施 。 （ 一 ） 归 档 文 件 整 理 规 则 的 主 要

35、内 容 规 则 共 分 5个 部 分 ：范 围 、 定 义 、 整 理 原 则 、质 量 要 求 、 整 理 方 法 。 1个 附 录 （ 图 示 ： 归 档 章 、归 档 文 件 目 录 、 档 案 盒 、 备 考 表 ） 适 用 于 各 级 党 政 机 关 、 社 会 团 体 和 其 他 社会 组 织 。 企 事 业 单 位 有 关 党 群 工 作 、 行 政 管 理 、 经营 管 理 、 生 产 技 术 管 理 等 归 档 文 件 材 料 的 整 理工 作 ， 可 参 考 归 则 执 行 。 归 则 不 适 用 于 科 技 、 会 计 等 专 业 （ 专门 ） 文 件 和 音 像 、 电

36、 子 等 特 殊 载 体 文 件 材 料 的整 理 。 电 子 公 文 的 归 档 管 理 按 国 家 档 案 局 电 子公 文 归 档 管 理 暂 行 办 法 （ 档 发 20036号 ）有 关 规 定 执 行 。（ 二 ） 归 档 文 件 整 理 归 则 的 实 施 范 围 （ 三 ） 、 归 档 文 件 整 理 工 作 的 几 个 基 本 概 念 归 档 文 件 -立 档 单 位 在 其 职 能 活 动 中 形 成 的、 办 理 完 毕 、 应 作 为 文 书 档 案 保 存 的 各 种 纸 质文 件 材 料 。 归 档 文 件 整 理 -就 是 将 归 档 文 件 以 “ 件 ” 为单

37、 位 进 行 装 订 、 分 类 、 排 列 、 编 号 、 编 目 、 装盒 ， 使 之 有 序 化 的 过 程 。 文 件 办 理 完 毕 -是 指 文 件 相 应 的 文 书 处 理 程序 已 经 完 成 ， 而 不 是 文 件 本 身 在 实 际 工 作 中 是否 还 在 发 挥 作 用 。 （ 四 ） 、 归 档 文 件 分 类 的 方 法 1、 基 本 分 类 方 法 （ 1） 年 度 分 类 法 （ 2） 机 构 分 类 法 （ 3） 问 题 分 类 法 （ 4） 保 管 期 限 分 类 法 2、 复 式 分 类 方 法 每 个 立 档 单 位 的 分 类 方 案 一 经 确 定

38、 应 保 持 相 对 稳 定 。 具 体 方 法 如 下 ： 第 一 步 ： 按 保 管 期 限 分 类 ， 根 据 归 档 文 件 内 容 划 定 的 不 同 保 管 期 限 进 行 分 类。 第 二 步 ： 按 年 度 分 类 ， 同 一 保 管 期 限 的 文 件 根 据 归 档 文 件 形 成 的 年 度 进 行 分类 。 文 件 签 发 日 期 （ 即 落 款 日 期 ） 为 文 件 所 属 年 度 。 (公 文 213) 其 中 ， 跨 年 度 形 成 的 文 件 分 类 ， 应 视 不 同 情 况 作 不 同 处 理 。 跨 年 度 的 会 议 形成 的 文 件 材 料 放 在

39、会 议 闭 幕 年 ； 跨 年 度 的 请 示 与 批 复 放 在 批 复 年 ； 跨 的 度 处 理 的非 诉 讼 案 件 形 成 的 文 件 材 料 放 在 结 案 年 。 第 三 步 ： 按 机 构 分 类 ， 是 指 根 据 单 位 内 设 承 办 机 构 对 归 档 文 件 进 行 分 类 。采 用 机 构 分 类 法 ， 原 则 上 一 个 机 构 设 置 一 个 类 ， 机 构 名 称 就 是 类 名 。 采 用 机 构 分类 法 不 能 同 时 采 用 问 题 分 类 法 。 其 中 ， 由 业 务 部 门 起 草 ， 以 机 关 或 办 公 厅 （ 室 ） 名 义 发 文 的

40、 ， 如 果 内 容 属 该部 门 职 责 或 业 务 范 围 ， 则 应 归 入 负 责 起 草 文 件 的 机 构 ； 由 几 个 机 构 共 同 承 办 处 理 的 文 件 一 般 归 入 主 办 机 构 。 （ 五 ） 、 归 档 文 件 的 整 理 步 骤 1、 确 定 文 件 整 理 单 位 ： 每 份 文 件 （ 自 然 件 ） 为 一 件 归 档 文 件 一 般 以 每 份 文 件 为 一 件 ， 或 与 一 个 事 由紧 密 联 系 的 相 关 文 件 为 一 件 。 下 列 文 件 或 文 本 在 实 体装 订 时 ， 可 为 一 件 ： 正 本 与 定 稿 为 一 件 ；

41、 正 文 与 附 件 原 则 上 为 一 件 （ 如 果 附 件 内 容 比 正 文重 要 且 件 数 较 多 ， 则 各 为 一 件 ） ； 转 发 文 与 被 转 发 文 为 一 件 ； 处 理 单 与 文 件 为 一 件 ； 来 文 与 复 文 为 一 件 （ 也 可 各 为 一 件 ） ； 会 议 记 录 一 次 为 一 件 （ 如 果 几 次 会 议 研 究 同 一 问题 则 为 一 件 ） ； 报 表 、 名 册 、 图 表 等 应 按 其 原 装 订 方 式 ， 一 册 （本 ） 为 一 件 ； 中 文 文 本 与 外 文 文 本 对 应 为 一 件 。 2、 划 分 保 管 期

42、 限 按 档 案 保 管 期 限 表 的 规 定 ， 确 定 每 份 文 件 的 保 管 期 限 。3、 装 订 加 固 归 档 文 件 应 按 “ 件 ” 为 单 位 装 订 。 装 订 时 ， 正 本 在 前 ， 定 稿 在 后 ； 正 文 在 前 ， 附 件 在 后 ； 原 件 在 前， 复 制 件 或 手 抄 稿 在 后 ； 转 发 文 在 前 ， 被 转 发 文 在 后 ； 来 文 与 复 文 为 一件 时 ， 复 文 在 前 ， 来 文 在 后 ； 结 论 性 材 料 在 前 ， 依 据 性 材 料 在 后 ； 汉 文在 前 ， 少 数 民 族 文 字 在 后 ； 文 件 处 理

43、单 在 前 ， 文 件 在 后 ； 正 文 在 前 ，发 文 稿 纸 在 后 归 档 文 件 装 订 前 ， 应 去 除 原 装 订 文 件 的 金 属 物 和 易 变 脆 的 塑 料 物（ 短 期 保 存 的 档 案 、 精 装 或 平 装 等 书 本 式 的 档 案 材 料 除 外 ） 。 大 于 A4纸 型 规 格 的 报 表 、 图 样 等 文 字 材 料 ， 应 根 据 实 际情 况 ， 按 照 A4纸 型 的 尺 寸 加 以 折 叠 ， 尽 量 减 少 折 叠 层 次， 折 叠 应 尽 量 位 于 字 迹 间 隙 处 。 减 少 文 件 受 损 ， 便 于 阅读 。 装 订 要 采

44、 用 对 档 案 文 件 无 损 的 材 料 和 方 法 ， 如 无 酸纸 袋 、 不 锈 钢 材 料 和 夹 装 、 线 装 等 方 法 。 装 订 要 牢 固 ，做 到 文 件 不 损 页 ； 不 倒 页 ， 不 压 字 。 装 订 前 应 将 “ 件 ”内 的 各 页 按 一 定 方 式 对 齐 。 采 用 袋 装 的 ， 袋 内 文 件 尽 量大 小 一 致 。 采 用 左 侧 装 订 的 ， 要 将 左 、 下 侧 对 齐 ； 采 用左 上 角 装 订 的 ， 要 将 左 、 上 侧 对 齐 。 4、 编 填 页 号 文 件 中 有 图 文 的 页 面 为 一 页 。每 件 归 档

45、文 件 以 原 有 页 码 为 序 ；无 页 码 的 文 件 以 件 为 单 位 ，从 “ 1” 开 始 编 制 流 水 页 码 ，正 面 在 文 件 右 上 角 ，背 面 在 文 件 左 上 角 。5、 简 单 分 类 按 保 管 期 限 年 度 组 织 机 构 （ 问 题 ） 分 类 法 将 文 件 归 类 ； 按 照 党 务 工 作 类 、 行 政 事 务 类 、 民 政 工 作类 、 文 化 卫 生 工 作 类 、 社 区 服 务 类 、 文 件 科 技类 、 社 会 治 安 综 合 治 理 工 作 类 、 劳 动 保 障 服 务类 、 人 口 与 计 划 生 育 、 照 片 类 、

46、实 物 类 等 进 行分 类 。 为 突 出 为 群 众 服 务 的 主 题 ， 可 建 立 民 政 低保 档 案 、 老 龄 人 员 档 案 、 离 退 休 人 员 档 案 、 下岗 失 业 人 员 档 案 、 困 难 职 工 档 案 、 残 疾 人 员 档案 、 育 龄 妇 女 档 案 、 “ 两 释 ” 人 员 档 案 、 涉 毒人 员 档 案 、 信 访 人 员 档 案 等 。 6、 排 序归 档 文 件 的 排 列 ， 是 指 在 分 类 方 案的 最 低 一 级 类 目 内 ， 按 照 事 由 结 合 时 间 、重 要 程 度 等 排 列 。 会 议 材 料 、 统 计 报 表 、

47、非 诉 讼 案 件 、 刊 物 等 成 套 性 文 件 可 集 中 排 列 。 同 一 事 由 的 归 档 文 件 排 列 ， 可 按 文 件形 成 时 间 的 先 后 顺 序 或 按 文 件 的 重 要 程 度排 列 。 对 具 有 保 存 价 值 ， 但 末 及 时 归 档 的 文 件 ，应 排 列 在 当 年 同 一 保 管 期 限 的 相 应 类 别归 档 文 件 的 最 后 。 对 排 列 在 最 后 且 与相 应 类 别 中 的 某 件 归 档 文 件 相 关 联 的 文 件 ，可 在 归 档 文 件 目 录 备 注 中 注 明“ 此 件 与 X件 为 同 一 事 由 ” 或 标

48、注“ 相 互 参 见 号 ” 。 已 归 档 年 度 零 散 文 件 的 排 列 7、 盖 归 档 章 在 文 件 首 页 （ 文 件 处 理 单 ） 上 方 左 侧 空 白 处 加 盖 归 档 章 。 归 档 章 设 置 全 宗 号 、 年 度 、 保 管 期 限 、 机 构 （ 问 题 ） 、 室 编 件 号 、 馆 编 件 号 等 项 目 。 归 档 章 的 格 式 为 长 60mm， 宽 22mm， 分 为 6格 。 归 档 章 的 样 式054 2008 5永 久全 宗 号 年 度 室 编 件 号机 构 /问 题 保 管 期 限 馆 编 件 号 8、 编 号 由 档 案 室 将 归

49、档 章 的 各 个 项 目 依 次 填 写 ； (1)全 宗 号 ： 是 指 档 案 馆 给 立 档 单 位 编 制 的 代 号 。 (2)年 度 ： 是 指 文 件 形 成 年 度 ， 以 4位 阿 拉 伯 数 字 标 注 公 元 纪 年 ， 如 “ 2000” 。 (3)保 管 期 限 ： 是 指 文 件 在 归 档 时 划 定 的 保 管 期 限 ， 直 接 标 注 “ 永 久 ” 、 “ 30年 ” 、 “ 10年 ” 。 (4)机 构 （ 问 题 ） ： 是 指 作 为 分 类 方 案 类 目 的 机 构 （ 问 题 ） 名 称 或 规 范 化 简 称 。 不 设 机 构 （ 问 题

50、 ） 的 立 档 单 位 此 项 可 空 。 (5)件 号 ： 件 号 又 分 为 室 编 件 号 和 馆 编 件 号 两 种 。 室 编 件 号 按 文 件 排 列 顺 序 按 年 逐 件 编 流 水 号 。 (6)页 数 ： 是 指 每 一 件 归 档 文 件 的 有 效 页 数 。 (7)填 写 归 档 章 内 项 目 时 ， 应 使 用 碳 素 墨 水 等 符 合 档 案 保 护 要 求 的 书 写 材 料 ， 禁 止 使 用 圆 珠 笔 、 铅 笔 、 纯 蓝 墨 水 等 不 耐 久 的 书 写 材 料 。 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

51、 17 档 案 排 列 编 号 示 意 图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制） 9、 编 制 归 档 文 件 目 录 归 档 文 件 目 录 包 括 以 下 内 容 ： 件 号 ： 填 写 室 编 件 号 。 责 任 者 ： 制 发 文 件 的 组 织 或 个 人 ， 即 文 件 的 发 文 机 关 或 署 名 者 。填 写 责 任 者 一 般 应 使 用 全 称 或 通 用 简 称 ， 不 能 使 用 “ 本 局 ” 、 “ 本 部 ”等 简 称 ； 联 合 发 文 一 般 应 将 所 有 责 任 者 照 实 抄 录 ， 责 任 者 过 多 时 可 适 当省 略 ， 但 立 档

52、 单 位 是 责 任 者 的 必 须 抄 录 。 文 号 ： 文 件 制 发 机 关 的 发 文 字 号 。 题 名 ： 文 件 标 题 。 文 件 没 有 题 名 或 题 名 不 规 范 ， 应 根 据 文 件 内 容重 新 拟 写 或 补 充 题 名 ， 并 加 “ ” 号 。 日 期 ： 文 件 的 形 成 时 间 。 具 体 填 写 日 期 要 用 8位 阿 拉 伯 数 字 标 注 年月 日 ， 如 ： 20030416。 页 数 ： 填 写 每 件 归 档 文 件 的 实 际 页 数 。 指 每 一 件 归 档 文 件 的 有 效页 数 。 备 注 ： 填 写 归 档 文 件 需 补

53、 充 和 说 明 的 情 况 ， 如 缺 损 、 修 改 、 移 出、 销 毁 、 插 入 文 件 等 。 归 档 文 件 目 录 056-永 久 2008-0005 （ 全 宗 号 -保 管 期 限 年 度 -盒 号 ）件 号 责 任 者 文 号 题 名 日 期 页 数 备 注1 成 都 市 政府 目 标 办 成 府 目 督 发199703号 关 于 一 九 九 六 年 年 终 目标 考 核 奖 励 的 通 知 19970224 2 归 档 文 件 目 录 及 封 面 格 式 1、 归 档 文 件 目 录 及 封 面 用 纸 尺 寸 采 用 国 际 标 准 A4型297mm 210mm（ 长

54、 宽 ） 。 归 档 文 件 目 录 原 则 上 采 用 竖 式 。 归 档文 件 目 录 应 置 于 盒 内 文 件 前 面 。 2、 填 写 归 档 文 件 目 录 时 ， 可 使 用 紫 晶 文 档 管 理 软 件 生 成 并 打 印 出 目录 。 3、 归 档 文 件 目 录 右 上 角 需 录 入 档 号 ， 档 案 格 式 为 ：全 宗 号 -保 管 期 限 年 度 机 构 -盒 号 。 盒 号 为 四 位 数 ， 从 0001开 始 编 制 。 例： 054-永 久 2008-0124 4、 归 档 文 件 目 录 的 编 制 。 归 档 文 件 目 录 采 用 按 年 度 、

55、保 管 期 限 编 制。 如 2000年 归 档 文 件 目 录 按 永 久 、 长 期 、 短 期 分 别 装 订 成 册 ； 对 文 件较 少 的 单 位 ， 可 按 保 管 期 限 、 年 度 编 制 归 档 文 件 目 录 。 4、 归 档 文 件 目 录 封 面 设 置 全 宗 名 称 、 年 度 、 保 管 期 限 等 项 目 。 其 中全 宗 名 称 即 立 档 单 位 的 名 称 ， 填 写 时 应 使 用 全 称 或 规 范 化 简 称 。 （ 见 图） 归 档 文 件 目 录 封 面 归 档 文 件 目 录 *全 宗 名 称 ： 成 都 市 档 案 局 *年 度 ： 200

56、0年 -2008年 *保 管 期 限 ： 永 久 机 构 /问 题 ： 10、 装 盒 按 顺 序 将 文 件 依 次 装 入 档 案 盒 中 ， 盒 满 另 装 ； 填 写 盒 内 备 考 表 。 备 考 表 置 于 盒 内 文 件 之 后 ， 项 目 包 括 盒 内 文 件 情 况 说 明 、 整 理 人 、 检 查 人 和 日 期 。 填 写 档 案 盒 封 面 、 盒 脊 的 项 目 。 档 案 盒 封 面 应 标 明 全 宗 名 称 。 档 案 盒 应 根 据 摆 放 方 式 的 不 同 ，在 盒 脊 或 底 边 设 置 全 宗 号 、 年 度 、 保 管 期 限 、起 止 件 号

57、、 盒 号 等 必 备 项 ， 并 可 设 置 机 构 （ 问 题 ） 等 选 择 项 。其 中 ， 起 止 件 号 填 写 盒 内 第 一 件 文 件 和 最 后 一 件 文 件 的 件 号 ，中 间 用 “ ” 号 连 接 ； 盒 号 即 档 案 盒 的 排 列 顺 序 号 ，同 一 保 管 期 限 的 档 案 盒 排 一 个 流 水 号 。 按 档 案 盒 顺 序 依 次 排 架 。 档 案 盒 脊 格 式 全 宗 号年 度保 管 期 限机 构 （ 问 题 ）起止件号 室馆盒 号 拟写档案盒封面 中 共 成 都 市 委 宣 传 部0562007永久 1112112 卷 内 备 考 表卷 内 备 考 表盒 内 文 件 情 况 说 明 : 整 理 人 ： 检 查 人 ： 年 月 日 11、 排 列 上 架 档 案 的 排 列 方 式