英文书信写作格式.doc

《英文书信写作格式.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文书信写作格式.doc（14页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、(一) 英文书信的组成部分英文书信一般由六部分组成。即：信头（Heading）、信内地址（Inside Address），称呼（Salutation），正文（Body of Letter）、结束语（Complimentary Close）、署名（Signature），有时在书信后面还有附言（Postscript）、附件（Enclosure），这得视具体情况而定。下面将分别说明。1. 信头（Heading）信头是指写信人的地址和写信日期， 一般写在或打在第一面信纸的右上角，先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。时间的写法对英国人和美国人而言是

2、不同的。英国人习惯按日、月、年的顺序写，而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如：英式：1st October，1999美式：October 1，1999在使用前一种形式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在后一种形式中，必需要使用逗号。信头的写法有缩进式和齐头式。缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐排列，如下所示：缩进式Wang MingDept. of Chemical EngineeringDalian University of TechnologyDalian 116023Liaoning ProvinceP. R. China齐头式Wang MingDept. of Ch

3、emical EngineeringDalian University of TechnologyDalian 116023Liaoning ProvinceP. R. China2. 信内地址 （Inside Address）信内地址要写出收信人的姓名和地址。一般给比较生疏的亲友的信和公事信件要写出信内地址，而熟悉朋友可以省去这一步骤。信内地址写出在日期下一两行的左上角，第一行写收信人的称呼姓名，然后写出地址。地质也是从小到大写出，分缩进式和齐头式两种。例如：缩进式The PresidentOxford UniversityEngland齐头式Jiang Bin64Heping RoadP.

4、R.China3.称呼（Salutation）称呼是对收信人的称谓。在信内地址下一两行处顶格写起，自成一行。末尾用逗号或冒号。（1）当给一位熟悉的人写信时可以用Dear 或是My Dear。在英国，My Dear 比Dear亲切，而在美国，Dear比My Dear 亲切。（2）当给一位你不知婚否的女性写信时，可以用Ms.，这是指女士。（3）在给不熟悉的人写信时，可以用Dear sir, Dear Madam, Dear sirs, Gentleman 等等。4正文（Body of Letter）正文是一封信的主体部分。通常在称呼的下一行写出。正文也可采用齐头式或缩进式的方法。齐头式是反映每段开

5、头一行和后面行并齐。缩进式是指每段的第一行向右缩进几个字母。信笺讲究简洁、效率。开头几句简单地寒暄后就不如正题，在结尾处要有祝愿和敬语。常用的开头语有：I have received your letter of July Ist. 7月1 日来信已经收悉。I have the pleasure to tell you that .很高兴告诉你。I am very much delighted to receive your letter. 非常高兴收到你的来信。It is my honor to inform you that 很荣幸告诉你。常用的结束套话有：I am looking for

6、ward to hearing from you 盼早日回信。Wish best regards. 祝好。Thank you for your help 感谢你的帮助！Wish my best wishes for your success. 祝你成功。Wishing you a happy holiday. 祝假日愉快！Hoping to hear from you soon. 希望能尽快收到你的回信。结束语（Complimentary Close）结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写出。开头字母用大写，以后的字母用小写，最后一个词后面用逗句。常用的结束语有：一般非正式的关系：Yours

7、sincerely,Yours truly,Yours faithfully,Most sincerely,Faithfully yours,亲密的关系：Love,Yours love,Yours Affectionately,With love,Lovingly yours,Yours ever,上级和长者：Yours respectfully,Faithfully yours,署名（Signature）在结束语的下方是签名，先手写出，再打出来。如果收信人不认识写出信人，可以在署名前用括号标出Mr.、Miss或Ms。在名称下面可注上头衔。如：Yours sincerely,Lucy Blak

8、e (手写)Lucy Blake (Miss)(打印)Sales Manager附言（Postscript）,附件（Enclosure）在信件正文写作时可能漏掉了某些事，或临时发生了某事需要补充时，可以在信下面左下方写出上P.S.如果随信有附件可在爱左下端注明。如：Enclosure:1.Invoice(发票)2.Resume(个人简历)（二）英文书信实例上面介绍了英文写信的主要组成部分以及各部分的写作特点，接下来我们将提供五种英文书信的范例。祝贺信当朋友有了喜事，如结婚、高升、获奖的时候，你可以向他写出一封祝贺信，表达你的嘱咐与恭贺。例文Mechanical Engineering Depa

9、rtmentDalian University of TechnologyDalian 116023Liaoning,ChinaNovember28,1999Mr. WangXimingMechanical Engineering DepartmentMassachusetts Institute of TechnologyCambridge, Mass. 02139U.S.A.Dear Mr. Wang,Thank you for your letter of November 3,1999. I am sorry not to have written back earlier but t

10、ime seems to pass so quickly.I learnt from your letter that you had received you masters degree. I would like to congratulate you on your splendid success.In this letter I am bringing you a piece of good news：your wife gave a birth of a boy last week and she ins in good health now. The baby weighed

11、eight jin at birth. Yesterday my wife and some other neighbors went to the hospital to see your wife and to congratulate her on the birth. She told them that she had been nursed with the best care since she was in hospital.Now Im taking the Visiting School Test in Beijing. If I pass the examination,

12、 Ill leave for America soon. If not, Ill wait for another chance. Ive never been to the U.S.A., and I know little about the institutions and customs there. I hope that you will write to me and tell me more about them.With best regards to you and your classmates.Yours sincerely,Zhang Jiao2感谢信当别人帮了你一个

13、忙时，你应该给他写封信，以示感激。例文Dear John:Thank you very much for the nice birthday present you have sent me! I have been longing for a dictionary for a long time. It will surly be very helpful to my study.Its very nice of you to remember my birthday. Ill make good use of the dictionary and Ill think of you with

14、 gratitude and affection every time I use it.Love,Sally3邀请信当邀请某位朋友参加活动，如交游、宴会时，可以写一封邀请信。信的语气应该谦逊，热情。例文Dear Mr. Clark:We are wondering if you and Mrs. Clark want to have supper with us on Friday, January 21st at seven oclock?James and I are looking forward with great pleasure to seeing you and Mrs.Cl

15、ark. We do hope you can come.Sincerely yours,Lucy Wheeler4 申请信当申请一项工作，或是申请一个学校留学时，都应该使用申请信。申请信应该简洁、明确、如实地反映你的才能、成绩、愿望和目标。例文下面是一封申请留学的书信：The Department of Civil EngineeringDalian University of TechnologyDalian 116023Liaoning ProvinceP.R.ChinaNovember 20,1999Prof. Steeve HunterThe Dept. Of Civil Engin

16、eering* UniversityNew Your, NY 10017U.S.ADear Professor Steeve Hunter,I have for many years cherished the hope of studying civil engineering under your personal guidance as a graduate student in your university, to which your name has added so much luster.I was enrolled to study civil engineering in

17、 the Department of Civil Engineering Of Zhejiang University in September 1992.I graduated from Zhejiang University in July 1996. And ever since my graduation, I have been teaching in the Department of Civil Engineering of Dalian University of Technology.If you could tell the necessany procedure of t

18、aking the graduate course of your department, I will be very grateful to you.I am looking forward to hearing from you soon.Sincerely yours,ZhaoHui(手写)ZhaoHui（打印）回答人的补充 2009-07-30 09:28经典范文：Dear My Friend, How are you? Do you want to know about my English study?OK,I will tell you. I study English at

19、Sunday afternoon at two oclock.I study JianQiao English.And,last Saterday I took part in the Public English Test.I think I can pass.And,next Monday,my school will have an English words test.I want to take part in.I am sure,I can win. Well,its late.In the end of my letter,I put my best wishes for you

20、! Please write to me soon! Yours, Jackyanbo回答人的补充 2009-07-30 09:41信纸没有特别的 要求，如果是写给朋友的话，可以用带图案漂亮的信纸。若写个上级或用于正式场合，需用A4纸打草稿书写。Dec.29th，2010Dear XX,How are you doing these days?I am writing to tell you that Im going to take the TOEFL examination. You know its a little difficult for our Chinese students

21、and this is the first time that I take this kind of examination. So I dont know what I should do for making preparations. I want to ask you if you can give me some idea about this examination and give me some suggestions on which reference books I should buy.Im looking forward to your letter. Thank

22、you very much!Best wishes!Yours,XX假设你是李明，请你就本校图书馆的状况给校长写一封信，反映如下问题：1.图书馆内本专业藏书偏旧，不利于学生及时了解国内外新的学术发展。2.阅览室灯光太暗、没有空调设备。3.新开发的电子借阅系统有待完善许多图书资料都无法使用该系统查到。DearPresident:ImLiMing.Iventuretowritetoyouandunveiltheexistingproblemsofthelibraryunderyourcharge.Weexhaustourpatiencetolookforitemsrelatedtoourmajor

23、onshelvescrammedwithoutdatedshabbybooks.Mostofthemshouldbeweeded.Thenewlypublishedcounterpartsneedtobepurchased,displayedandcirculated.Thelibraryarmedwiththesefreshbooksenablesustotrackthenewestinformationconcerningscientificdiscoveriesandscholarlyaccomplishment.Weallsufferthedimlightandtheabsenceof

24、airconditionerinthereadingroom.Thisintolerablyterriblescenariopressinglyneedsimproving.Thenewlyintroducedlibrarysystemistobeupdated,foritssearchengineskipssomevaluablematerials.Wearewaitingforyourresponsetotheseproblems.LiMingdearliming:Are you all right mow?We havent see for a long time.Suddenly wr

25、ite a letter for you whether very surprised.I now lead quite good, work stability, the day is very quiet.i dont know you how, recent the weather is very hot, I hope you work notice a rest.are you free on next Friday evening?I bought two movie ticket, if you sometimes come right away, I will wait you

26、 in the movie theater doorway, you dont come and then make a telephone call to say to me under.Expecting you can.yours wangyin亲爱的李明：你还好吗？我们很久没见了。突然给你写信是不是很意外啊。我现在过不错啊，工作稳定，日子很平静。不知道你怎么样了，最近的天气很热，我希望你工作时注意休息。下个星期五晚上你有空吗？我买了两张电影票，如果你有时间就来，我会在电影院门口等你，你不来就给我打个电话说下。期待你能来。你的王英英文书信不论是商业信、社交信或朋友间的通信，依据习惯，大体

27、都有六部分组成。即： 信头(heading) 信内地址(inside address) 称呼(salutation) 正文(body) 结尾语(complimentary close) 签名(signature) 1.信头(heading) 英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。信头放在信纸的右上角，一般分行写出。要先写发信人地址，再写发信的日期。写发信地址时依据从小到大的原则，即：先写门牌号码、街道名或路名，再写区(县)及所在市名称，然后是省或州、郡名称，最后再写上国家的名称。日期的顺序是先写月份再写哪一日然后是年份。需写邮政编码，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。 信头

28、不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。另外需要注意的是，通常在写地址时，第一行写门牌号和街名，第二行写地区名，第三行是日期。一般信头每行末不用标点符号，但每行中间应用的标点不可少，城区名和邮政编码之间，日月和年份之间要用逗号隔开。 信头一般不要写得太高，信头的上面要留些空白。 信头的书写格式有两种：并列式和斜列式。所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐。而所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。如： 并列式： 6P Park Ave. New York; NY 11215, U.S.A. December 1， 1999 斜列式： 6P Park AVe. New york

29、, NY 11215, U.S.A December 1， 1993 2.信内地址(inside address) 信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。社交的私人信件信内地址是省略的。信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。 信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址，地址排列次序同信头一样。信内地址的书写格式也有两种：并列式和斜列式。一般来讲，信头和信内地址所用的格式总是保持一致的。标点符号的使用也与信头一样。 关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称呼一般有以下几种情况： 无职称的男子用Mr.(加姓) 已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓) 未婚的女

30、子用Miss 婚姻状况不明的女子用MS. 博士或医生用Dr.(Doctor) 有教授职称的用Prof.(Professor) 总经理、校长、会长、总统用Pres.(President) 3.称呼(salutation) 称呼是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址上下排齐。在美国用“My Dear”比用“D ear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。对于一个陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是称呼后面用逗号。 4.正文(body) 正文是书信的核心部分。正文的写作必须注意以下几点： (1)正文从低于称呼一至二行处写起，每段第一行向内缩进约五个字母，

31、转行顶格。正文 也采用并列式的写法，即每行都顶格，但段与段之间中间要空出两三行表示分段。 (2)对于非正式的书信，除客气外，没有什么一定的规则。但究竟怎样的措辞，也应事先 想好。 (3)对于非常正式的书信，要知道开头句是很重要的。另外，信的内容中的每个段落 ，只能有一个中心思想，这样看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。为了表达的清楚，还要尽可能地用短句，少用长句、难句。段落也宜短不宜长，尤其开头和结尾两段更应简短。 (4)潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观，书写一定要整齐规范。拼写也不能出现错误。 对拿不准的词一定要求助于字典。 (5)凡正式的书信，我们应将该信的全部内容写在一张信纸上。若一

32、张不够，可用同样质 地大小的信纸继续书写，但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上，或平均分为两页也好。信要写得美观大方。 (6)正式的书信，词语要庄重，决不可用俗语和省笔字。 5.结尾语(complimentary close) 结尾语就是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。结尾语措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种： (1)写给单位、团体或不相识的人的信用： Yours (very) truly,(Very) Truly yours Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours, (2)

33、 写给尊长上级的信可用： Yours (very )respectfully， Yours (very )obediently， Yours gratefully， Yours appreciatively， 也可以将Yours 放在后面。 (3)写给熟人或朋友的信可用： Yours，Yours ever，Yours fraternally， Yours cordially，Yours devotedly, 也可以将Yours 放在后面。 (4)给亲戚或密友的信可用： Yours，Yours ever，Yours affectionately， Yours devoted friend， Lo

34、vingly yours， Yours loving son (father，mother，nephew)， 以上各种情况 yours 无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。 6.签名(signature) 签名是在结尾客套语的下面，稍偏于右，这样末一个字可以接近空白而和上面的正文一样齐。签名当用蓝钢笔或圆珠笔，不能用打字机打。签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称，下面也可打出职位。写信人为女性，则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。 签名的格式不能常变换。如一封签GSmith，另一封签George Smith，第三封用GBSmit h。男子签字前不可用Mr、Prof.或Dr

35、.字样。 (二)英文书信信封的写法(superscription) 英文书信信封的写法同中文也不一样。具体来讲，英文书信应这样安排信封内容。 1.寄信人姓名地址写在信封的左上角。 收信人的姓名地址写在信封中间靠下或靠右地方。姓名要单独成行。姓名地址的写法同信头(heading)和信内地址(inside address)一样。所用格式(并列式或斜列式)也同信内的安排一致。注意写上邮政编码。 2.信封左下角可以写些说明语。如写上General Delivery(平信)、Registered(挂号 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(亲启)、Please For

36、ward(请较交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(图书邮件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(内有照片)、Top Secret(绝密件)等。 3.若信封通过邮局寄给第三者转交给收信人，则需在收信人的姓名下面写明转交人的姓名，并在前面加上c/o(care of)。如： Mr.Thomas Green CO Mr.William Scott 101 St.Lawrence Ave. Montreal 18，Canada。 4.Jr.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分别。中国人父子

37、不同名，则没必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。往外国寄信英文地址添写杭州市西湖区文三小区11幢3单元501室如何用英文写最佳答案翻译原则：先小后大。中国人喜欢先说小的后说大的，如*区*路*号而外国人喜欢先说大的后说小的，如*号*路*区，因此您在翻译时就应该先写小的后写大的.标准翻译如下Room 501,Unit3,Building No.11,Wensan Block,Xihu District,Hangzhou city-北京昌平水关新村3号楼2单元302这个地址怎么用英文写啊?北京昌平水关新村3号楼2单元302Room 302Unit2Building3Shuiguan Residen

38、tialChangping District BeiJing City-请看相关资料-参考资料文地址的排列顺序是由大到小，如：X国X省X市X区X路X号，而英文地址则刚好相反，是由小到大。如上例写成英文就是：X号，X路，X区，X市，X省，X国。掌握了这个原则，翻译起来就容易多了！X室 Room XX号 No. XX单元 Unit XX号楼 Building No. XX街 X StreetX路 X RoadX区 X DistrictX县 X CountyX镇 X TownX市 X CityX省 X Province请注意：翻译人名、路名、街道名等，最好用拼音。中文地址翻译范例：宝山区示范新村37

39、号403室Room 403, No. 37, SiFang Residential Quarter, BaoShan District虹口区西康南路125弄34号201室Room 201, No. 34, Lane 125, XiKang Road(South), HongKou District473004河南省南阳市中州路42号 李有财Li YoucaiRoom 42Zhongzhou Road, Nanyang CityHenan Prov. China 473004434000湖北省荆州市红苑大酒店 李有财Li YoucaiHongyuan HotelJingzhou cityHube

40、i Prov. China 434000473000河南南阳市八一路272号特钢公司 李有财Li YoucaiSpecial Steel Corp.No. 272, Bayi Road, Nanyang CityHenan Prov. China 473000528400广东中山市东区亨达花园7栋702 李有财Li YoucaiRoom 702, 7th BuildingHengda Garden, East DistrictZhongshan, China 528400361012福建省厦门市莲花五村龙昌里34号601室 李有财Li YoucaiRoom 601, No. 34 Long C

41、hang LiXiamen, Fujian, China 361012361004厦门公交总公司承诺办 李有财Mr. Li YoucaiCheng Nuo Ban, Gong Jiao Zong Gong SiXiamen, Fujian, China 361004266042山东省青岛市开平路53号国棉四厂二宿舍1号楼2单元204户甲 李有财Mr. Li YoucaiNO. 204, A, Building NO. 1The 2nd Dormitory of the NO. 4 State-owned Textile Factory53 Kaiping Road, Qingdao, Shan

42、dong, China 266042地址翻译翻译原则：先小后大。中国人喜欢先说小的后说大的，如*区*路*号而外国人喜欢先说大的后说小的，如*号*路*区，因此您在翻译时就应该先写小的后写大的.例如：中国广东深圳市华中路1023号5栋401房，您就要从房开始写起，Room 401, Buliding 5, No.1023,HuaZhong Road, ShenZhen, GuangDong Prov., China（逗号后面有空格）。注意其中路名、公司名、村名等均不用翻译成同意的英文，只要照写拼音就行了。因为您的支票是中国的邮递员送过来，关键是要他们明白。技术大厦您写成Technology Bui

43、lding，他们可能更迷糊呢。现在每个城市的中国邮政信件分拣中心都有专人负责将外国来信地址翻译成中文地址,并写在信封上交下面邮递员送过来.重要: 你的邮政编码一定要写正确,因为外国信件中间的几道邮政环节都是靠邮政编码区域投递的。201室: Room 201 12号: No.122单元: Unit 23号楼: Building No.3长安街: Chang An street南京路: Nanjing road长安公司: Chang An Company宝山区: BaoShan District赵家酒店: ZhaoJia hotel钱家花园: Qianjia garden孙家县: Sunjia c

44、ounty李家镇: Lijia town广州市: Guangzhou city广东省: Guangdong province中国: China 实例：宝山区南京路12号3号楼201室room 201，building No.3,No.12，nan jing road，BaoShan District如果地方不够可以将3号楼201室写成：3-201宝山区示范新村37号403室Room 403,No.37,SiFan Residential Quarter,BaoShan District中华人民共和国民政部政策研究中心北京河沿大街147号No.147# HeiYian Street the po

45、licy center of civil administration department the PeopleRepublic of China虹口区西康南路125弄34号201室Room 201,No.34,Lane 125,XiKang Road(South),HongKou District北京市崇文区天坛南里西区20楼3单元101Room 3-101 building No.20,TianTan-NanXiLi Residential ChongWen District BeiJing City江苏省扬州市宝应县泰山东村102栋204室Room 204 building No.10

46、2, East TaiShan Residential BaoYin County JiangSu Province473004河南省南阳市中州路42号 周旺财Zhou WangcaiRoom 42，Zhongzhou Road，Nanyang City，Henan Prov.China 473004中国四川省江油市川西北矿区采气一队1 Team CaiQi ChuanXiBei Mining Area JiangYou City SiChuan Province China 中国河北省邢台市群众艺术馆The Masses Art Centre XinTai City HeBei Prov.China江苏省吴江市平望镇联北村七组7 Group LiBei Village PingWang Town WeJiang City JiangSu Province434000湖北省荆州市红苑大酒店 周旺财Zhou WangcaiHongyuan Hotel,Jingzhou city,Hubei Prov. China 434000473000河南南阳市八一路272号特钢公司 周旺财Zhou WangcaiSpecial Steel Corp，No.272，Bayi Road，Nanyang City，Henan Prov. China 473000