文书与档案概论(69张)课件

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1、文书与档案文书与档案2015.32015.3潇潇 潇潇关于课程的说明关于课程的说明 文书与档案管理是一门多学科知识的边缘（交叉）学科，文书与档案管理是一门多学科知识的边缘（交叉）学科，综合运用了文书学、档案学、行政管理学、图书馆学、文献学综合运用了文书学、档案学、行政管理学、图书馆学、文献学等理论与方法。等理论与方法。教学目的：通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的教学目的：通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理件的整理与归档，以及纸质档案管理和和新型

2、载体档案管理新型载体档案管理等。等。着重于文书档案的归档整理与保管等工作的具体实践，使学生着重于文书档案的归档整理与保管等工作的具体实践，使学生掌握文书归档及档案管理的事务性操作流程，培养学生文秘工掌握文书归档及档案管理的事务性操作流程，培养学生文秘工作与档案管理工作方面的动手能力。作与档案管理工作方面的动手能力。参考书目参考书目档案学概论：冯惠玲、张辑哲主编，档案学概论：冯惠玲、张辑哲主编，2121世纪档案学系列教材，世纪档案学系列教材，中国人民大学出版社出版中国人民大学出版社出版档案管理学基础：陈兆娱、和宝荣主编，中国人民大学出版档案管理学基础：陈兆娱、和宝荣主编，中国人民大学出版社出版社

3、出版文书工作与档案管理：文书工作与档案管理：赵映诚主编，高等教育出版社出版，赵映诚主编，高等教育出版社出版，20062006年版年版,20132013年第年第3 3版版文书与档案考核方式文书与档案考核方式N+2N+2N1:N1:课程论文（读书笔记）课程论文（读书笔记）N2:N2:期中考试期中考试N3:N3:实训报告实训报告3 3篇（编组篇（编组4-64-6人）人）期末考试期末考试第一章第一章 文书与档案文书与档案 概述概述第一节第一节 文书与档案文书与档案第二节第二节 文书工作与档案管理文书工作与档案管理第三节第三节 企业文书工作及其质量控制（补充）企业文书工作及其质量控制（补充）第一节第一节

4、 文书与档案文书与档案主要内容包括主要内容包括：、文书与档案的含义、文书与档案的含义、文书的性质、特点与作用、文书的性质、特点与作用、文书与档案的联系与区别、文书与档案的联系与区别文件文件转化成转化成档案档案的条件的条件 文件文件 档案档案 办完办完有价值有价值整理、归档保存整理、归档保存文书文书公文公文一、文书的含义一、文书的含义 （一）文书（一）文书 p2-3 p2-3 1 1、文书的概念。、文书的概念。文书是行为主体在社会活动中，为了一定文书是行为主体在社会活动中，为了一定的的目的目的而形成并使用的具有而形成并使用的具有应用性应用性的和的和特定格式特定格式的文字材料。的文字材料。1 1）

5、文书是一种文字材料，即）文书是一种文字材料，即书面材料书面材料；2 2）文书有特定的格式；）文书有特定的格式；3 3）文书具有应用性；）文书具有应用性；4 4）文书具有具体的目的性、针对性；）文书具有具体的目的性、针对性；5 5）文书形成和使用的主体是社会组织）文书形成和使用的主体是社会组织(党政机关、人民团党政机关、人民团体、企事业单位体、企事业单位)或个人或个人（家庭、家族）（家庭、家族）。6 6）社会活动一般包括公务和私人活动。）社会活动一般包括公务和私人活动。2.2.书面材料的演变书面材料的演变 中国古代文书书面材料的演变：甲骨、青铜、竹木简册、中国古代文书书面材料的演变：甲骨、青铜、

6、竹木简册、缣帛、纸张（宣纸）、机制纸缣帛、纸张（宣纸）、机制纸其它国家文书书面材料的演变：其它国家文书书面材料的演变：泥版、纸草、棕榈叶、桦树皮、羊皮纸、机制纸泥版、纸草、棕榈叶、桦树皮、羊皮纸、机制纸 p10 p10 3 3、文书的用途和格式、文书的用途和格式 交流形式的增加：公务文书交流形式的增加：公务文书私人文书私人文书 社会组织功能的拓展：公共事务社会组织功能的拓展：公共事务专用文书专用文书 数量：清代上百种数量：清代上百种民国民国5 5种种 文学作品？图书情报？档案材料？文学作品？图书情报？档案材料？文书形成和使用的主体包括两个：个人和社会组织。文书形成和使用的主体包括两个：个人和社

7、会组织。文书可分为：私人文书和公务文书。文书可分为：私人文书和公务文书。其中，私人文书的特点：其中，私人文书的特点：1 1）作者是私人或家庭；）作者是私人或家庭；2 2）内容是私人事务；）内容是私人事务；3 3）制作、处理、保存自己决定。）制作、处理、保存自己决定。国家档案 私人档案（二）公文（二）公文 p4-5 1.1.公文的概念公文的概念 即即公务文书公务文书的简称，属于应用文。的简称，属于应用文。（区别于私人文书）（区别于私人文书）广义？广义？狭义？狭义？行政机关（党政机关、企事业单位、群众团体）行政机关（党政机关、企事业单位、群众团体）在在行政管行政管理过程理过程中形成的具有中形成的具

8、有法定法定效力和规范体式的文书，是依法行政效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。和进行公务活动的重要工具。2.2.公文的特点公文的特点 1 1）制发公文者必须是法定的机关、组织及其负责人；）制发公文者必须是法定的机关、组织及其负责人；2 2）是在管理过程中形成并使用的；）是在管理过程中形成并使用的；3 3）具有规范体式并经过一定的处理程序制成；）具有规范体式并经过一定的处理程序制成；4 4）是依法行政和开展公务活动的重要工具。）是依法行政和开展公务活动的重要工具。（三）文件（三）文件 文件的概念文件的概念 p5p5 广义广义：指组织或个人为处理事务而制作的纪录有信息的：指组

9、织或个人为处理事务而制作的纪录有信息的一一切材料切材料。包括公文和私人文件，以文字为主要纪录方式的书面。包括公文和私人文件，以文字为主要纪录方式的书面文件，以线条、纹路、明暗反差为纪录方式的图样文件，以录文件，以线条、纹路、明暗反差为纪录方式的图样文件，以录音、摄像、计算机存储为纪录方式的音像文件及电子文件等。音、摄像、计算机存储为纪录方式的音像文件及电子文件等。狭义狭义：仅指机关形成的具有完整体系和处理程序的公文。：仅指机关形成的具有完整体系和处理程序的公文。计算机技术应用中的专门术语计算机技术应用中的专门术语：即在内容上是指在计算机：即在内容上是指在计算机信息存储中，由若干个有关纪录构成的

10、信息集合；在形式上是信息存储中，由若干个有关纪录构成的信息集合；在形式上是指光盘、磁带、磁盘及纸带等。指光盘、磁带、磁盘及纸带等。（四）文书、公文、文件的联系与区别（四）文书、公文、文件的联系与区别 p5-6 1 1）从外延看）从外延看广义文件广义文件 文书文书 公文公文 狭义文件狭义文件；2 2）有时文书、文件、公文的基本含义又是一致的，可以通）有时文书、文件、公文的基本含义又是一致的，可以通用；用；3 3）文书一词出现最早（秦汉时期），其次为公文（三国以）文书一词出现最早（秦汉时期），其次为公文（三国以后），最后为文件（清朝末年）；后），最后为文件（清朝末年）；4 4）现在习惯上用公文，称

11、文书工作。）现在习惯上用公文，称文书工作。应用文与文书的联系和区别？应用文与文书的联系和区别？6 6 古代的应用文就是文书。古代的应用文就是文书。应用文应用文是行文主体在社会活动中为处理事务和进行交际需要是行文主体在社会活动中为处理事务和进行交际需要而形成并使用的具有约定俗成体式和普遍通行的实用性文体和而形成并使用的具有约定俗成体式和普遍通行的实用性文体和文字材料。文字材料。文书是应用型的文字材料，广义文书与应用文含义一致。文书是应用型的文字材料，广义文书与应用文含义一致。应用文的范围较广，外延较宽。应用文的范围较广，外延较宽。对联、学术论文、求职信、贺信、请帖对联、学术论文、求职信、贺信、请

12、帖 （五）关于档案（五）关于档案 p6-7 p6-7 1 1、档案的概念、档案的概念 档案是机关、组织、个人在社会活动中形成时，作为历史档案是机关、组织、个人在社会活动中形成时，作为历史纪录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的纪录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。文书和信息材料。1 1）档案是在社会实践活动中形成的；）档案是在社会实践活动中形成的；2 2）档案是由文书及信息有条件转化而来）档案是由文书及信息有条件转化而来 ；3 3）档案是）档案是原始纪录原始纪录。2.2.档案的属性与特点档案的属性与特点属性属性：（1 1）来源的广泛性。）来源的广泛

13、性。（2 2）形成的条件性。）形成的条件性。（利用的价值性）（利用的价值性）其一，处理完毕的文件才能作为档案。其一，处理完毕的文件才能作为档案。其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3 3）记录方式和载体形式的多样性。）记录方式和载体形式的多样性。（4 4）原始的记录性。）原始的记录性。（5 5）科学文化性。）科学文化性。P8P8 特点：特点：系统性、选择性、保存性系统性、选择性、保存性 p9 p9区别：区别：文书的属性与特点文书的属性与特点 8-9 8-9

14、本质属性：现实执行性本质属性：现实执行性 （1 1、文书由执行性；、文书由执行性；2 2、文书的执行性必须在一定是时、文书的执行性必须在一定是时间内，即现实执行性。）间内，即现实执行性。）其他属性其他属性：政治性政治性 机密性机密性 知识信息性知识信息性 文书的特点文书的特点 1 1、法定的作者。法定的作者。法定作者是依法成立，能以自己的名义行法定作者是依法成立，能以自己的名义行使法定的职能权利和义务的机关和组织。使法定的职能权利和义务的机关和组织。法定的作者是指发文的名义。法定的作者是指发文的名义。（注意辨析！）（注意辨析！）2 2、法定的权威和效力。法定的权威和效力。公文是有由法定作者制定

15、和发布的，公文是有由法定作者制定和发布的，法定作者和其法定的职权赋予公文法定的权威和效力。法定作者和其法定的职权赋予公文法定的权威和效力。3 3、特定的程式性。特定的程式性。特定的程式是指公文有规范的名称、格特定的程式是指公文有规范的名称、格式、处理程序等，它有助于维护公文的严肃性。式、处理程序等，它有助于维护公文的严肃性。3 3、档案的类别、档案的类别档案的形式多样，类别不同。档案的形式多样，类别不同。p7文书档案：文书档案：行政管理档案（党政、人物、家庭档案）行政管理档案（党政、人物、家庭档案）科技档案：科技档案：图纸、设计任务书、科研报告图纸、设计任务书、科研报告专门档案：专门档案：会计

16、、人事、诉讼、病例、婚姻登记、工商注册登会计、人事、诉讼、病例、婚姻登记、工商注册登记等档案、声像档案（特种档案）记等档案、声像档案（特种档案）数字（电子）档案数字（电子）档案 档案数字化档案数字化 4 4、文书与档案的作用、文书与档案的作用 文书的作用文书的作用 9-10 9-10 1 1、领导指导作用、领导指导作用 2 2、行为规范作用、行为规范作用 3 3、公务联系和知照的作用、公务联系和知照的作用 4 4、凭据记载作用、凭据记载作用 5 5、传递信息与宣传教育作用、传递信息与宣传教育作用比较：档案的作用比较：档案的作用 10 10 查考依据作用；查考依据作用；历史历史凭证凭证作用；作用

17、；科研基础和条件。科研基础和条件。5 5、文书与档案的联系与区别、文书与档案的联系与区别 11 11 （一）两者的联系（一）两者的联系 1 1、纪录和反映人们社会实践活动的功用相同；、纪录和反映人们社会实践活动的功用相同；基本相同的物质载体基本相同的物质载体 现实或历史活动的记录现实或历史活动的记录 2 2、两者的内容和格式一致；、两者的内容和格式一致；档案源于文书档案源于文书 文书是分散的档案，档案是集中保存的文书文书是分散的档案，档案是集中保存的文书 3 3、两者互为因果。两者互为因果。前身前身 归宿归宿 文书的形成，也可能要参考档案文书的形成，也可能要参考档案 （二）两者的区别（二）两者

18、的区别 1 1、两者的性质和形式不同；、两者的性质和形式不同；现行效用现行效用 零散零散 单份单份 历史信息历史信息 组合组合 集中集中 多份多份 2 2、两者的目的和作用不同；、两者的目的和作用不同；处理现实事务，工具作用处理现实事务，工具作用 发挥历史价值作用发挥历史价值作用 3 3、两者存在和发挥效用的时间不同。、两者存在和发挥效用的时间不同。现行应用，一旦处理完毕便失去了现实效用现行应用，一旦处理完毕便失去了现实效用 档案具有长期性、永久性，时间越久价值越大档案具有长期性、永久性，时间越久价值越大补充知识：补充知识：如何理解如何理解企业文件与企业档案企业文件与企业档案 企业文件是指企业

19、在管理活动、技术开发及产品生产过程企业文件是指企业在管理活动、技术开发及产品生产过程中正在制成和执行的文件。中正在制成和执行的文件。企业档案是指完成执行效用后的有企业档案是指完成执行效用后的有保存价值保存价值的备查、备考的备查、备考文件。文件。1 1、企业文件的特性、企业文件的特性 1 1）形成的职能性（文件是企业在管理、技术开发及产品生）形成的职能性（文件是企业在管理、技术开发及产品生产过程中以职能为基础按部门、专业特征形成的）；产过程中以职能为基础按部门、专业特征形成的）；2 2）内容的变化性（科技文件的内容在不断的完善）；）内容的变化性（科技文件的内容在不断的完善）；3 3）效用的执行性

20、（文件作为工作成果的表现形式和指导工）效用的执行性（文件作为工作成果的表现形式和指导工作的依据，要求认真贯彻执行。如作的依据，要求认真贯彻执行。如ISO9000ISO9000国际质量认证活动）。国际质量认证活动）。3 3、企业档案的特性。、企业档案的特性。包括效用的凭证性和载体的固态性。包括效用的凭证性和载体的固态性。p135 p135：吴宝康：档案的基本价值可分为凭证价值与参考价值。吴宝康：档案的基本价值可分为凭证价值与参考价值。2 2、企业文件与档案的构成：、企业文件与档案的构成：1 1）管理性文件与档案，包括）管理性文件与档案，包括经营管理类，行政管理类，组经营管理类，行政管理类，组织保

21、障类，科技与生产管理类织保障类，科技与生产管理类。2 2）科研类文件与档案，包括科研类、产品类、设备类、基）科研类文件与档案，包括科研类、产品类、设备类、基建类。建类。3 3）会计文件与档案，如会计类。）会计文件与档案，如会计类。4 4）干部职工文件与档案，如人事类。）干部职工文件与档案，如人事类。3 3、结合实际进行企业档案分类、结合实际进行企业档案分类 企业档案分类一定要结合本单位档案的实际企业档案分类一定要结合本单位档案的实际,切莫脱离实际凭空立类，人为地使档案分类与档案切莫脱离实际凭空立类，人为地使档案分类与档案实际相分离。实际相分离。二级类目最简单的方法就是按二级类目最简单的方法就是

22、按机构职能机构职能（结（结合问题）进行分类。合问题）进行分类。如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案。职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案。第二节第二节 文书工作与档案管理文书工作与档案管理 P12-15一、文书工作与档案管理的含义一、文书工作与档案管理的含义 （一）文书工作的含义与特点（一）文书工作的含义与特点 p12 文书工作也称文书工作也称文书处理工作文书处理工作，主要是指公文的形成、处理，主要是指公文的形成、处理和管理的程序、手续等。和管理的程序

23、、手续等。特点：服务性、管理性、程序性、时效性特点：服务性、管理性、程序性、时效性 （二）（二）档案管理的含义和特点档案管理的含义和特点 （比较）（比较）档案管理也称档案工作，它是通过科学的原则和方法管理档案管理也称档案工作，它是通过科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。档案，为党和国家的各项工作服务。特点：服务性、管理性、政治性、机要性。特点：服务性、管理性、政治性、机要性。二、文书工作的任务和内容二、文书工作的任务和内容 （一）文书工作的任务（一）文书工作的任务 根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学地组织和准

24、确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务。地推进机关工作，为领导工作服务。（二）文书工作的三大环节（二）文书工作的三大环节 公文形成，前提环节公文形成，前提环节 公文处理，中心环节公文处理，中心环节 公文管理，归结环节公文管理，归结环节 （三）文书工作的内容（三）文书工作的内容 1 1、公文的、公文的（草拟、审核、签发）（草拟、审核、签发）复核、登记和分送；复核、登记和分送；2 2、公文的、公文的（缮印、

25、用印）（缮印、用印）登记、分发等；登记、分发等；3 3、公文的签收、登记、审核、拟办；、公文的签收、登记、审核、拟办；4 4、公文的批办、承办、注办；、公文的批办、承办、注办；5 5、会议、汇报的记录与整理；、会议、汇报的记录与整理；6 6、公文的平时归卷、提供借阅与保管；、公文的平时归卷、提供借阅与保管；7 7、公文的系统整理与归档；、公文的系统整理与归档；比较：档案管理工作的任务和内容比较：档案管理工作的任务和内容 13 13（1 1）档案管理工作的基本任务）档案管理工作的基本任务 坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；科学地管理档案

26、，大力开发档案信息资源；逐步制度；科学地管理档案，大力开发档案信息资源；逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。服务。（2 2）档案管理工作的基本内容包括：档案的）档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用6 6项项工作。工作。这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面，理工作

27、的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。三、文书工作的基本原则和要求三、文书工作的基本原则和要求 （一）文书工作的基本原则（一）文书工作的基本原则 p13 p13：实事求是：实事求是 准确规范准确规范 精简高效精简高效 安全保密安全保密 实事求是、反映客观实际；实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用、高效率地做好文书工作。注重实用、高效率地做好文书工作。（二）文书工作的要求（二）文书工作的要求 P13 P13 准确、及时、安全、

28、保密准确、及时、安全、保密 比较：档案管理工作的基本原则和要求比较：档案管理工作的基本原则和要求 （1 1）档案管理工作的基本原）档案管理工作的基本原则则 中华人民共和国档案法：中华人民共和国档案法：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。案的完整与安全，便于社会各方面利用。”（2 2）档案管理工作的具体要求：）档案管理工作的具体要求：1414 完整完整 安全安全 有效有效 完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自

29、安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。地提供利用，充分发挥档案的作用。四、文书工作与档案管理工作的联系与区别四、文书工作与档案管理工作的联系与区别14-1514-15 （一）文书工作与档案工作的联系（一）文书工作与档案工作的联系 1 1、两者工作对象相近；、两者工作对象相近；2 2、某些工作环节相同；、某些工作环节相同；3 3、两者互为因果；、两者互为因果；4 4、两者对工作人员的基本素质要求相同。、两者对工作人员的基本素质要求相同。（二）文书工作与档案管理

30、工作的区别（二）文书工作与档案管理工作的区别 1 1、工作任务不同；、工作任务不同；2 2、服务对象不同；、服务对象不同；3 3、工作的目的不同；、工作的目的不同；4 4、工作的具体内容不同。、工作的具体内容不同。第三节第三节 文书工作的组织机构与人员文书工作的组织机构与人员P15-P15-一、文书工作组织机构一、文书工作组织机构二、文书工作的组织领导二、文书工作的组织领导三、文书责任制度三、文书责任制度四、文书工作的历史沿革四、文书工作的历史沿革一一.文书工作组织机构文书工作组织机构 文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；管理机构是各级党政机关办

31、公厅管理机构是各级党政机关办公厅(室室)。最高管理机构是最高管理机构是中央办公厅、国务院办公厅中央办公厅、国务院办公厅，分别负责领，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关办公厅（室）党政机关办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而是文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而是综合职综合职能能，因此，文书部门是机关综合机构即秘书部门的一个组成部，因此，文书部门是机关综合机构即秘书部门的一个组成部分。分。二二.文书工作的组织形式文书工作的组织形式

32、 文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式，主要有两种形式。分工所采取的形式，主要有两种形式。集中形式集中形式 分散形式分散形式 （1 1）集中与分散是相对的，任何一个机关都不可能将文书工作全部集中到办公秘书）集中与分散是相对的，任何一个机关都不可能将文书工作全部集中到办公秘书部门完成，也不可能全部分散到各职能部门完成。但无论是集中还是分散形式，部门完成，也不可能全部分散到各职能部门完成。但无论是集中还是分散形式，办公室在文书工作中总是起主导作用，只是文书工作的承办两不同而已。办公室在文书工作中总是起主

33、导作用，只是文书工作的承办两不同而已。（2 2）文书工作一般集中在文书部门完成，各职能部门不配备专门文书人员，主要体）文书工作一般集中在文书部门完成，各职能部门不配备专门文书人员，主要体现集中形式的特点。现集中形式的特点。（3 3）影响文书工作组织形式的主要因素：）影响文书工作组织形式的主要因素：机关的性质、任务、职能和范围；机关的性质、任务、职能和范围；机关文书量的多少；机关文书量的多少；机关内部组织机机关内部组织机构设置的层次和数量；构设置的层次和数量；机关所属办公部门位置是否集中，机关人员的配备等。机关所属办公部门位置是否集中，机关人员的配备等。(一一)文书工作的机构设置与组织领导文书工

34、作的机构设置与组织领导 1 1、文书工作的机构、文书工作的机构 一般地说，各机关的文书工作都纳入一般地说，各机关的文书工作都纳入机关中心机构机关中心机构（即（即办公室或者秘书处、科）工作范围之内。办公室或者秘书处、科）工作范围之内。就政府机关而言，就政府机关而言，政府办公室政府办公室是政府机关文书工作的中是政府机关文书工作的中心机构，对政府各职能部门的文书工作负有组织指导作用，心机构，对政府各职能部门的文书工作负有组织指导作用，但他并不能代替各个职能部门文书工作的具体任务。但他并不能代替各个职能部门文书工作的具体任务。属于为领导和业务部门服务的机构之一。属于为领导和业务部门服务的机构之一。包括

35、专兼职文书工作人员。包括专兼职文书工作人员。2 2、设置要求、设置要求文书部门的任务主要文书部门的任务主要是形成文书、处理文书、保管文是形成文书、处理文书、保管文书。书。机构设置大体有两种情况：机构设置大体有两种情况：1 1、大机、大机关在办公厅（室）下设文书处、文书科。关在办公厅（室）下设文书处、文书科。2 2、小机、小机关只在办公室设专职或兼职文书。关只在办公室设专职或兼职文书。比较：档案工作机构比较：档案工作机构 16 16 档案室：档案室：各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。机关档案的内部组织机构。7 7种类型种类

36、型 档案馆：档案馆：党和国家集中保管档案的基地，是国家法定的专党和国家集中保管档案的基地，是国家法定的专门永久保管档案的机构。性质上属于各级党委和政府的科学文门永久保管档案的机构。性质上属于各级党委和政府的科学文化事业机构。（中央、地方和专业档案馆）化事业机构。（中央、地方和专业档案馆）档案事业管理机构档案事业管理机构：各级档案局、处等，是党和国家指导：各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。和管理档案工作的部门。3 3、文书工作的组织领导、文书工作的组织领导 文书部门主要接受本机关的领导文书部门主要接受本机关的领导 17 17 也接受上级文书部门对文书工作的指导也接受上级文书部

37、门对文书工作的指导 1 1、从全国来说，目前党、政、军系统的文书工作分别由、从全国来说，目前党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。负责指导。2 2、从一个机关来说，文书工作由本机关的、从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任秘书长或办公厅（室）主任负负责领导。责领导。3 3、从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对其、从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对其所属机关单位的文书工作进行业务指导。所属机关单位的文书工作进行业务指导。（党政领导机关的办公厅

38、有责任对（党政领导机关的办公厅有责任对同级各部门的文书工作进行管理）同级各部门的文书工作进行管理）4 4、档案部门有责任对机关归档文书归档工作进行指导督和检查。、档案部门有责任对机关归档文书归档工作进行指导督和检查。比较：档案工作的组织领导比较：档案工作的组织领导 17-18 17-18 档案工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管理机构档案工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。进行统一领导和管理的。国家档案局是全国档案事业的最高领导机关。国家档案局是全国档案事业的最高领导机关。各地档案局（处、科）在地方党和政府的领导下负责统一各地档案局（处、科）在地方党和政府的

39、领导下负责统一掌管地方档案事务，对所属地区档案工作进行监督、指导和检掌管地方档案事务，对所属地区档案工作进行监督、指导和检查，在业务上受上级档案管理机关的指导。查，在业务上受上级档案管理机关的指导。三三.文书责任制度文书责任制度 四四.文书工作的历史沿革文书工作的历史沿革 （一）中国文书机构的演变发展（一）中国文书机构的演变发展商末周初商末周初：秘书机构：秘书机构 太史寮太史寮 天府（国家典制及官府档案）天府（国家典制及官府档案）秘书机构主要有：秘书机构主要有：西汉成帝西汉成帝“尚书台尚书台”（后改为（后改为“尚书省尚书省”）魏文帝魏文帝“中书省中书省”“”“门下省门下省”隋唐隋唐“中书省中书

40、省”“”“门下省门下省”“”“学士院学士院”（翰林院）（翰林院）宋宋“中书省中书省”“”“门下省门下省”“”“枢密院枢密院”元元“中书省中书省”“”“行中书省行中书省”、“行枢密院行枢密院”明明“内阁内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）（设中书科、诰敕房、制敕房）“通政使司通政使司”、“司务厅司务厅”“”“尚宝司尚宝司”清清“内阁内阁”“”“翰林院翰林院”“”“军机处军机处”（设方略馆、内翻书房）（设方略馆、内翻书房）“通政使司通政使司”“”“奏事处奏事处”如：清雍正年间设立如：清雍正年间设立的军机的军机处处,主要负责国家日常事务主要负责国家日常事务,军军机大臣一般负责日常的重大事务机大臣一般负

41、责日常的重大事务,而军机章而军机章京更多地承担了管理京更多地承担了管理文书、档案的重任。充当军机章京的一般是一些笔帖式和内阁文书、档案的重任。充当军机章京的一般是一些笔帖式和内阁中书。他们主要负中书。他们主要负责收发文书、缮修档案、汇抄档责收发文书、缮修档案、汇抄档册以册以及管理及管理军机处方略馆大库档军机处方略馆大库档案。案。秦以后秦以后从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，主要有：主要有：御史大夫尚书令（尚书仆射、尚书郎）、主玺令史、谒者御史大夫尚书令（尚书仆射、尚书郎）、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门

42、侍郎、翰令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士、长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏林学士、长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏晚清时期的秘书工作晚清时期的秘书工作 秘书工作开始参照外国制度秘书工作开始参照外国制度 设设“总理各国事务衙门总理各国事务衙门”（后改外务部），下设（后改外务部），下设“司务厅司务厅”掌管办理外事文书往来与一应秘书工作。掌管办理外事文书往来与一应秘书工作。各省设各省设“咨议局咨议局”1911 1911年年5 5月内阁属官制规定内阁设月内阁属官制规定内阁设“承宣厅、制诰局承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置，负责秘书工作。陆军部首

43、先设置“承政司承政司”，下设，下设“秘书科秘书科”等四科。等四科。地方总督、巡抚等大员身边设地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员秘书员”。随着洋务运动的发展，不仅清王朝各级政府普遍有了完整随着洋务运动的发展，不仅清王朝各级政府普遍有了完整的秘书机构，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。的秘书机构，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。中华民国临时政府时期中华民国临时政府时期:总统府下设秘书处，设秘书长一人。秘书处下设总务科、财务科、民政科、文犊科、通译科、电报科、收发所、招待所。各省都督府设秘书厅（处、局），文书局（部）出现公务秘书和私人秘书。总统府秘书处暂行章程规定:本处置秘书长1人，承总统之命，总

44、理本处事务，监督所属职员。各科、所职员无定员，承总统或秘书长之命掌理各项事务。如:撰拟及收发公犊文件；保存命令、法规及公犊文件；编录各部会议事项等。总统府还设有“印铸处”，分印刷科和刊铸科。印刷科专理官用文书、票簿及公报，刊铸科专理制造勋章、徽章及印信、关防、铃记。临时政府各部的文书工作，由承政厅(政务厅)管理。文书工作进行了各种改革：公文程式条例（令、咨、呈、示、状）公文程式规定：“凡公文皆须盖印签名，并署年月日，但人民行用于公署职员之呈文，得免其盖印”。北洋军阀统治时期的秘书工作北洋军阀统治时期的秘书工作 北洋军阀政府的文书工作，在中央由国务院北洋军阀政府的文书工作，在中央由国务院(内阁内

45、阁)秘书厅管理，设秘书长、秘书、金事、主事秘书厅管理，设秘书长、秘书、金事、主事等。中央各部由总务厅管。在秘书厅和总务厅都设等。中央各部由总务厅管。在秘书厅和总务厅都设有机要科、文书科。有机要科、文书科。地方省、县公署也都设有文书工作机构。北地方省、县公署也都设有文书工作机构。北洋军阀政府各机关的文书撰拟、收发登记、公文办洋军阀政府各机关的文书撰拟、收发登记、公文办理、立卷归档等各项文书处理工作，都建立了一定理、立卷归档等各项文书处理工作，都建立了一定的制度。的制度。1912-19141912-1914：袁世凯时期，公文制度曾出现过倒退。：袁世凯时期，公文制度曾出现过倒退。19121912年公

46、文程式年公文程式 令、布告、状、咨、公函、呈、批令、布告、状、咨、公函、呈、批七种。七种。令，又分大总统令、院令、委任令、训令、令，又分大总统令、院令、委任令、训令、指令、处分令。指令、处分令。大总统令大总统令包括公布法律令包括公布法律令,公布教令公布教令,公布条公布条约令约令,公布预算令公布预算令,公布特任、简任、荐任官吏公布特任、简任、荐任官吏的任免令。的任免令。从公文名称上看从公文名称上看,总统令的范围比南京临时政府的公文程总统令的范围比南京临时政府的公文程式条例明显扩大。更严重的是在使用上式条例明显扩大。更严重的是在使用上,袁世凯无视临时约袁世凯无视临时约法的有关规定法的有关规定,在许

47、多重大问题上在许多重大问题上,不经参议院通过或不经内不经参议院通过或不经内阁总理副署阁总理副署,径自签署发布。径自签署发布。国民党统治时期的秘书工作国民党统治时期的秘书工作 1928 1928年年,依照新颁布的国民政府组织法依照新颁布的国民政府组织法,国民党政府国民党政府由由行政、立法、司法、考试、监察行政、立法、司法、考试、监察五院组成。在实行五院制五院组成。在实行五院制以后以后,国民党政府设国民党政府设文官处文官处,分文书局和印铸局分文书局和印铸局,负责政府的文负责政府的文书工作。书工作。五院及各部都设有秘书处五院及各部都设有秘书处,主要负责部长交办的机密文主要负责部长交办的机密文电和文件

48、的处理。在地方省政府设处电和文件的处理。在地方省政府设处,县政府设秘书县政府设秘书,办理文办理文书工作。书工作。秘书处秘书室秘书处秘书室 秘书长秘书录事事务员书记员秘书长秘书录事事务员书记员国民党统治时期的秘书工作国民党统治时期的秘书工作 1942 1942年年7 7月月,公文程式条例修正草案。公文程式条例修正草案。关于公文名称关于公文名称,规定为命令、指令、布告、呈或报告、规定为命令、指令、布告、呈或报告、函、通知、批等。函、通知、批等。其特点是废除了其特点是废除了“咨咨”和和“状状”,”,增加了增加了“通知通知”和和“报告报告”。除条例规定的公文名称外除条例规定的公文名称外,经常使用的还有

49、代电、经常使用的还有代电、手谕手谕、通告、笺函通告、笺函(便函便函)等名称。等名称。还有许多杂体文和司法、军事、外交、商务等方面的还有许多杂体文和司法、军事、外交、商务等方面的专业文书。专业文书。第三节第三节 现代企业文件工作现代企业文件工作 及其质量控制及其质量控制（补充）补充）主要内容：主要内容：一、文件生命周期理论概述一、文件生命周期理论概述 思考思考二、现代企业文件工作及其质量控制二、现代企业文件工作及其质量控制一、文件生命周期一、文件生命周期 文件生命周期理论是阐述在文件从形成、使用到永久保存文件生命周期理论是阐述在文件从形成、使用到永久保存或销毁整个运动过程中，文件使用价值的变化与

50、文件运动阶段或销毁整个运动过程中，文件使用价值的变化与文件运动阶段的划分、保管的场所和管理者，以及管理方式之间的内在联系的划分、保管的场所和管理者，以及管理方式之间的内在联系的一种学说。的一种学说。该学说最早由欧美的一些档案学者（美国学者菲力浦该学说最早由欧美的一些档案学者（美国学者菲力浦 C C 布鲁克斯）于布鲁克斯）于2020世纪世纪4040年代提出，年代提出，8080年代传入我国。年代传入我国。（一）文件生命周期理论的研究现状（一）文件生命周期理论的研究现状 阿根廷的曼努埃尔阿根廷的曼努埃尔巴斯克斯把文件管理程序划分为巴斯克斯把文件管理程序划分为文件的文件的产生与办理、现行、安全保存、历

51、史产生与办理、现行、安全保存、历史四个阶段。四个阶段。加拿大的加拿大的C.C.库蒂尔分为库蒂尔分为制作、半现行、非现行制作、半现行、非现行三个阶段。三个阶段。中国陈兆梧分为中国陈兆梧分为制作、现行使用、暂时保存、永久保存制作、现行使用、暂时保存、永久保存四四个阶段。个阶段。在第一和第二阶段为产生和使用现行文件阶段，文件由一般的文件形成和使用者在第一和第二阶段为产生和使用现行文件阶段，文件由一般的文件形成和使用者保管，文件处于分散管理状态；第三阶段为保存对本单位有使用价值文件的档案阶保管，文件处于分散管理状态；第三阶段为保存对本单位有使用价值文件的档案阶段，由基层档案管理机构保管，文件处于单位内

52、的集中管理状态；第四阶段为保存段，由基层档案管理机构保管，文件处于单位内的集中管理状态；第四阶段为保存具有重要查考和研究价值文件的阶段，该文件由高层的档案管理机构保管，文件处具有重要查考和研究价值文件的阶段，该文件由高层的档案管理机构保管，文件处于更大范围的集中管理状态。于更大范围的集中管理状态。最具代表性（二）对文件生命周期理论的内容核心（二）对文件生命周期理论的内容核心 文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，在文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，在文件活动中既有文件实体的新生陈灭，也有文件信息的吐故纳文件活动中既有文件实体的新生陈灭，也有文件信息的吐故纳新；新；文件的

53、整个生命周期依据文件的不同价值及其作用形式。文件的整个生命周期依据文件的不同价值及其作用形式。可以划分为若干阶段；可以划分为若干阶段；文件的每一阶段，文件的每一阶段，其自身的特点、价值和作用形式与管理其自身的特点、价值和作用形式与管理方式、存放场所之间有一种内在关系方式、存放场所之间有一种内在关系。（三）什么是（三）什么是“双重价值论双重价值论”？美国美国 谢伦伯格谢伦伯格第一价值：文件首先对形成机关来说具有原始价值第一价值：文件首先对形成机关来说具有原始价值第二价值：对其他机关和个人利用者有从属价值第二价值：对其他机关和个人利用者有从属价值 在文件的整个生命运动过程中，两种价值形态不断的进在

54、文件的整个生命运动过程中，两种价值形态不断的进行规律性变化，即第一价值逐步减弱，第二价值逐步增强，最行规律性变化，即第一价值逐步减弱，第二价值逐步增强，最终实现第一价值想第二价值的转化。终实现第一价值想第二价值的转化。（四）文件运动的整体性与（四）文件运动的整体性与阶段性阶段性 文件生命过程：文件生命过程：形成者产生、保管和频繁利用形成者产生、保管和频繁利用 文件对形成者具有偶文件对形成者具有偶尔利用或潜在利用价值尔利用或潜在利用价值 移交机关内部档案室或文件中心移交机关内部档案室或文件中心保存保存 文件的现行价值完全消失文件的现行价值完全消失 移交档案馆永久保移交档案馆永久保存或销毁存或销毁

55、 发展过程统一连续发展过程统一连续 所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。文件在不同阶段表现出不同特点，文件价值形态的规律性变文件在不同阶段表现出不同特点，文件价值形态的规律性变化是引起文件化是引起文件阶段性变化阶段性变化的根本原因。的根本原因。（五）文件运动过程中各要素的内在联系（五）文件运动过程中各要素的内在联系 （六）企业文件管理运动阶段的划分（六）企业文件管理运动阶段的划分 1 1、形成积累阶段、形成积累阶段。是指文件通过编制而产生，并按部门或。是指文件通过编制而产生，并按部门或项目暂时保存的阶段。项目暂时保存的阶段。管理性

56、文件是按职能依时间顺序产生，其形成积累完成的管理性文件是按职能依时间顺序产生，其形成积累完成的标志是签署手续完备，文件内容开始生效；科技文件是按套形标志是签署手续完备，文件内容开始生效；科技文件是按套形成的。成的。2 2、传递执行阶段、传递执行阶段。是文件内容的实施阶段。是文件内容的实施阶段。管理性文件是文件从签署生效到完成这一阶段。管理性文件是文件从签署生效到完成这一阶段。科技文件是在其内容完成了对某一产品生产、工程项目施科技文件是在其内容完成了对某一产品生产、工程项目施工、课题成果的应用及设备的安装调试的指导后则进入该阶段。工、课题成果的应用及设备的安装调试的指导后则进入该阶段。3 3、保

57、存备用阶段、保存备用阶段。现行文件完成现实效用后则进入能够起。现行文件完成现实效用后则进入能够起凭证和参考作用的保存备凭证和参考作用的保存备 用阶段。用阶段。（七）运用文件生命周期理论研究文件管理运动的意义（七）运用文件生命周期理论研究文件管理运动的意义?1 1、可以深化、可以深化“文档一体化文档一体化”的探讨；的探讨；2 2、有助于促进文档管理技术的计算机化；、有助于促进文档管理技术的计算机化；3 3、讨论。、讨论。46凡事不要说我不会或不可能，因为你根本还没有去做！47成功不是靠梦想和希望，而是靠努力和实践48只有在天空最暗的时候，才可以看到天上的星星49上帝说：你要什么便取什么，但是要付

58、出相当的代价50现在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移动。51宁可辛苦一阵子，不要苦一辈子52为成功找方法，不为失败找借口53不断反思自己的弱点，是让自己获得更好成功的优良习惯。54垃圾桶哲学：别人不要做的事，我拣来做！55不一定要做最大的，但要做最好的56死的方式由上帝决定，活的方式由自己决定！57成功是动词，不是名词！28、年轻是我们拼搏的筹码，不是供我们挥霍的资本。59、世界上最不能等待的事情就是孝敬父母。60、身体发肤，受之父母，不敢毁伤，孝之始也；立身行道，扬名於后世，以显父母，孝之终也。孝经61、不积跬步，无以致千里；不积小流，无以成江海。荀子劝学篇62、孩子：请高看自己一

59、眼，你是最棒的！63、路虽远行则将至，事虽难做则必成！64、活鱼会逆水而上，死鱼才会随波逐流。65、怕苦的人苦一辈子，不怕苦的人苦一阵子。66、有价值的人不是看你能摆平多少人，而是看你能帮助多少人。67、不可能的事是想出来的，可能的事是做出来的。68、找不到路不是没有路，路在脚下。69、幸福源自积德，福报来自行善。70、盲目的恋爱以微笑开始，以泪滴告终。71、真正值钱的是分文不用的甜甜的微笑。72、前面是堵墙，用微笑面对，就变成一座桥。73、自尊，伟大的人格力量；自爱，维护名誉的金盾。74、今天学习不努力，明天努力找工作。75、懂得回报爱，是迈向成熟的第一步。76、读懂责任，读懂使命，读懂感恩方为懂事。77、不要只会吃奶，要学会吃干粮，尤其是粗茶淡饭。78、技艺创造价值，本领改变命运。79、凭本领潇洒就业，靠技艺稳拿高薪。80、为寻找出路走进校门，为创造生活奔向社会。81、我不是来龙飞享福的，但，我是为幸福而来龙飞的！82、校兴我荣，校衰我耻。83、今天我以学校为荣，明天学校以我为荣。84、不想当老板的学生不是好学生。85、志存高远虽励志，脚踏实地才是金。86、时刻牢记父母的血汗钱来自不易，永远不忘父母的养育之恩需要报答。87、讲孝道读经典培养好人，传知识授技艺打造能人。88、知技并重，德行为先。89、生活的理想，就是为了理想的生活。张闻天90、贫不足羞，可羞是贫而无志。吕坤