教学配套课件电子文件管理教程

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1、第一章 电子文件概述第一节电子文件的概念和种类一、电子文件的概念 电子文件（Electronic Records）是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。二、电子文件的种类（一）按电子文件的信息存在形式分类1、文本文件（Text）,或称为字（表）处理文件2、数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件3、图形文件（Graphic）4、图像文件（Image）5、影像文件（Video）6、声音文件（Audio）7、命令文件，亦称计算机程序（Program）（二）按文件的功能分类 可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。（三）按文件的生成方式分类 可

2、分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。三、电子文件的生命周期 文件生命周期理论形成于20世纪50年代，最初主要立足于对当时已经出现的新型文件保管机构文件中心的理论阐示，后经档案学者的逐步深化和扩展，成为在国际档案界具有广泛影响的重要理论之一。一、信息的非人工识读性 从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号。第二节 电子文件的特点二、系统依赖性 电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。

3、三、信息与特定载体之间的可分离性 自古以来所有文献形式的记录，无论是文件还是图书，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“实体”，文献的使用、流传都是以这种实体形式实现的。四、信息的易变性 造成电子文件信息发生变化的主要原因有以下三点：五、信息存储的高密度性 电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。六、多种信息媒体的集成性 纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为“多媒体文件”。七、信息的可操作性 电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而

4、是动态、可变、积极的信息。第二章 电子文件管理概述第一节 电子文件的管理原则一、全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。二、前端控制原则 前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。三、真实性保障原则 电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。四、完整性保障原则 电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形

5、式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。五、可读性保障原则 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。一、机构内部电子文件的管理模式 电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极、慎重地探索着电子文件的管理体制与模式。第二节 电子文件的管理模式（一）对电子文件实行统一管理（二）实行文件、档案一体化管理二、档案馆电子文件的管理模式（一）集中式保管模式（二）分布式保管模式三、数字档案馆（一）数字档案馆的概念（二）

6、数字档案馆与数字图书馆的联系与区别（三）数字档案馆的主要功能 电子文件管理需要符合电子文件特点的规则和秩序，因而需要相对独立的法规、制度和标准，作为规范人们生成和管理电子文件行为的依据。第三节 电子文件管理的法规、制度与标准一、电子文件管理的法律规范 电子文件法律规范是由国家最高权力机关，按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。（一）关于电子文件的法律证据性 电子文件的法律凭证性是近年来法律界、档案界最为注目的焦点问题之一，对于电子文件能否作为证据，目前各国尚有不同的规定。（二）关于电子文件的安全问题 从2

7、0世纪60年代开始，计算机安全与犯罪问题逐渐引起了人们的重视，各国政府在积极采用技术防范措施的同时，还相继对此建立法律规范。电子文件的安全很大程度上是以计算机系统的安全为基础的。（三）关于电子文件中的隐私权问题 隐私权法是规定政府机关对个人信息的收集、利用和传播必须遵守的规则的法律，旨在制止政府机关滥用个人信息，侵犯个人的隐私权。（四）知识产权 现代信息技术的发展和广泛应用拓展了信息资源共享的范围，却带来了有关知识产权方面的问题。二、电子文件制度 电子文件制度是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称。（

8、一）综合性电子文件管理制度 综合性电子文件管理制度是旨在实现电子文件全程管理，较为全面地涉及各方面管理要求的制度。（二）专项电子文件管理制度 专项电子文件管理制度是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神，针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。三、电子文件标准 电子文件标准是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。（一）国际档案界对于电子文件管理标准的研制（二）我国电子文件标准的种类和主要内容第三章 电子文件的鉴定与归档 第一节 电子文件鉴定工作的内容 价值鉴定（appr

9、aisal），即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。一、电子文件鉴定工作的影响因素（一）电子文件数量的增长（二）电子文件信息的易逝性（三）电子文件的软硬件依赖性（四）电子文件信息的相关性（五）电子文件信息存储的高密度性二、电子文件鉴定工作的内容及特点（一）电子文件鉴定工作的内容1、电子文件的鉴别工作2、电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定3、电子文件的处置4、对电子文件鉴定过程的记录（二）电子文件鉴定工作的特点1、多维性2、连续性3、分散性4、风险性 在电子文件鉴定工作中，

10、内容鉴定和技术鉴定相辅相成，缺一不可，其中内容鉴定是决定鉴定工作质量的关键。只有借助于科学有效的方法，才能准确判断数量庞大、联系复杂的电子文件留存与否，并预测其保存年限。第二节 电子文件的内容鉴定 一、电子文件内容鉴定工作的要素（一）为谁鉴定（二）由谁鉴定（三）文件价值二、电子文件内容鉴定的基本方法 经过文件、档案工作者积极的探索，内容鉴定法和职能鉴定法渐渐成为电子文件鉴定采用的两种基本方法。三、电子文件内容鉴定的步骤（一）制定电子文件保管期限表（二）将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护（三）鉴定归档前的文件（四）鉴定期满文件一、电子文件的技术鉴定 技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术

11、状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。第三节 电子文件的技术鉴定、处置及鉴定过程监控（一）真实性鉴定 鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，可以将真实性理解为“原始性”。（二）完整性鉴定 完整性鉴定可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备。后者是指分析联系一份文件各个要素的手段是否有效。（三）可读性鉴定 可读性鉴定是电子文件技术鉴定的重要内容，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。为此，不仅需要确认文件在形成时的可读状态，同

12、时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的技术性能。（四）无病毒鉴定 可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质是否携带病毒。（五）介质状况检测1、介质物理性能的检测2、介质规格的检查二、电子文件的处置 电子文件鉴定的最终结果表现为对文件存与毁的选择和对留存文件按照保管期限予以保存。电子文件处置工作主要分为两大类：销毁和保存。（一）销毁 电子文件的销毁应采用与文件密级相适应的方法。（二）保存1、保存在文件管理系统中2、脱机保存3、缩微4、迁移三、对鉴定过程的监控 为了便于检查、监督、控制电子文件鉴定工作的开展，应对鉴定的过程进行记录。归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标

13、志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。第四节 电子文件的归档一、电子文件的归档范围（一）电子文件归档范围（二）双套归档制下纸质文件的归档范围二、电子文件的归档方式（一）逻辑归档（二）物理归档三、电子文件的归档时间 电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。四、电子文件的归档要求（一）电子文件归档工作的要求1、“前端控制”的思想在归档阶段应得到充分体现2、电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步（二）归档电子文件的质量要求1、齐全完整2、真实有效3、格式规范4、一式两套5、经过整理五、归档手续 对于采用逻辑归档方式的电子文件，首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归

14、档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。六、档案馆的电子文件收集工作 电子文件在机构内部的归档已渐渐普遍，向档案馆的移交则刚刚开始。主要原因有两个：第一，电子文件形成的时间还不长，向档案馆移交的问题尚未迫切；第二，有些档案馆的保管条件尚不能满足保管立档单位各种类型的电子文件。第四章 电子文件的检索第一节 电子文件检索概述 随着政府、企业上网工程的深入开展，办公自动化的普及和电子商务的发展，作为电子化业务活动真实记录的电子文件，其数量将不断增长，将这些日益丰富的信息资源提供给利用者是文件、档案管理者的

15、使命，是电子文件管理的目的所在。一、电子文件检索的含义 电子文件的检索与一般的电子信息检索最大的区别在于检索对象的不同，即文件信息与一般信息之间的差异，电子文件检索信息的存储单元是一份文件所有具有检索意义的特征，这些特征是互相联系的。二、电子文件检索的种类（一）按计算机处理方式划分（二）按计算机处理技术划分三、电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化（一）两者的工作基础不同（二）两者的技术手段不同（三）两者的服务模式不同四、电子文件检索与其他管理环节的关系（一）部分收集工作的内容将转由检索系统的开发来承担（二）检索工作对整理工作提出新要求（三）检索工作同时包含着安全保护工作的内容 从一般

16、意义上讲，电子文件检索系统由共同承担检索任务的人员、硬件、软件、信息资源、规章、政策组成，包括电子文件检索过程中涉及的各个要素。本教材采用的是狭义的电子文件检索系统概念，即专门执行检索任务的计算机系统。第二节 电子文件检索系统一、用户界面（一）多媒体技术（二）触摸屏技术（三）虚拟实在（virtual reality）技术二、检索语言 检索语言是根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。（一）分类语言和主题语言向一体化方向发展 早在20世纪60年代末，世界上已有学者开始研究开发分类检索和主题检索两者合一的系统。（二）自然语言和检索语言向综合应用的方向发展 在本章第一节中已

17、经提到，检索语言一般仅表达文件的主题概念，但是文件除了内容特征外，还有很多形式特征可以作为查找线索，即用户有时并不从主题概念入手查找信息，因此不仅需要采用检索语言表达检索标识，还需要采用一些自然语言。三、专家系统（一）专家系统的构成（二）电子文件检索专家系统的功能一、电子文件著录的概念及特点（一）电子文件著录的概念 在国家档案局1999年颁布的行业标准档案著录规则（GB/T181999）中，著录是指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。第三节 电子文件的著录（二）电子文件著录的特点1、全要素2、全过程3、综合性4、多级性二、电子文件著录的组织 在现有技术、社会条

18、件下，完整的电子文件著录工作可分为两个过程：归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。三、电子文件的著录项目（一）档案著录规则（DA/T181999）的规定（二）电子文件著录项目四、电子文件的标引（一）全文自动标引（二）题名关键词自动标引（三）分类号自动标引五、元数据（一）元数据的含义和作用（二）元数据的构成（三）元数据的管理 网络检索包括现行机构文件的网络检索和档案馆馆藏的网络检索。前者主要以服务现实生产、经营、管理活动为目的，侧重于在恰当的时候将恰当的信息提供给恰当的人，而后者以服务社会为目的，侧重于信息的共享。第四节 电子文件的网络检索一、电子文件Web检索的特点（一）借助超级

19、链接表示多种检索途径（二）检索界面统一、友好（三）检索系统相对持久稳定（四）集成多种检索技术（五）传播文件、档案管理知识二、电子文件Web检索的步骤（一）建立网站（二）加工检索信息，组织检索数据库（三）实现文件信息的共享三、电子文件网络检索系统的评价（一）数据覆盖率（二）链接系统数（三）各类型数据比率（四）查全率和查准率（五）响应时间（六）可存取性（七）费用第五章 电子文件的利用第一节 电子文件利用的特点及原则 整个社会正向越来越开放的方向发展，技术的进步、民主的发展、国际交往的增多都为信息利用提供了越来越完备的社会条件。一、电子文件利用的特点（一）共享性（二）复用性（三）交互性（四）多样性（

20、五）开放性二、电子文件利用的原则（一）广泛原则（二）便利原则（三）安全原则（四）经济原则三、电子文件利用的障碍及对策（一）社会环境方面的障碍（二）信息技术方面的障碍（三）文件、档案工作自身的障碍（四）法律、法规方面的障碍（五）体制方面的障碍（六）政策方面的障碍（七）标准方面的障碍（八）观念方面的障碍一、电子文件资源开发的方式（一）自行开发，面向最终用户直接提供服务（二）自行加工信息产品，提供给中间服务商（三）与其他部门合作开发电子文件信息资源第二节 电子文件开发利用的方式与方法二、电子文件编研（一）编研时间大为缩短（二）编研成品内容更为丰富（三）编研成品的形式更为多样化（四）编研成品的传播更为

21、方便快捷（五）编研工作者的组成更为复杂（六）更应该注意知识产权的保护三、电子文件提供利用的方式和方法（一）就地阅览（二）出借（三）复制供应（四）咨询（五）网站服务（六）局域网服务四、电子文件用户的培育 随着信息技术的普及，信息资源战略地位的不断巩固，人们的信息观念将越来越强，信息检索将像读书识字一样，成为人们的一个基本技能。第六章 电子文件的保管第一节 电子文件保管的难点 电子文件作为未来社会现行文件的主要形式，也必将是档案部门接收的主要文件类型，研究如何保管电子文件，对于电子文件的长期存取利用、电子文件价值的发挥，延续数字时代人类的记忆有着重要的作用。一、保管和日常维护的技术难度增加 电子文

22、件的数字化信息形态增大了保管和日常维护的技术难度。二、电子文件管理成本增加 电子文件的系统依赖性增大了电子文件管理成本。三、结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性 电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性影响电子文件的真实性、完整性、系统性。四、电子文件的共享性给信息保管带来不安全因素 电子文件的共享性在带给用户足不出户就可以阅读文件的便利的同时，其信息的安全也面临威胁。五、电子文件原始性确认难度较大 由于存储介质的可重写性，计算机系统在编辑文件时可以不留痕迹地进行增删修改操作，加上载体与信息之间的复杂关系，对如何保证在电子环境下文件的“原始性”提出了挑战。电子文件载体的保管不同于纸质档案

23、。电子文件的保护重点是维护载体上数字记录信号的可读性。第二节 电子文件载体的保管一、电子文件载体的种类（一）磁性载体1、磁记录原理2、磁带3、硬磁盘4、软磁盘（二）光学载体1、光盘的一般结构2、光盘格式3、只读光盘的特点二、电子文件载体的保护 由于电子文件使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。国家档案局颁布的行业标准磁性载体档案管理与保护规范（DAT1595）可用于指导磁性载体的保管。（一）电子文件载体与纸质载体的耐久性比较 与纸质档案相比，电子文件载体材料的寿命要短得多。（二）电子文件载体保护1、控制适宜的温湿度2、防止灰尘3、防止外来磁场4、防止机械震动5、防止光

24、线和有害气体的影响6、加强日常管理维护工作 在电子文件的保护工作中，还要作好电子文件的信息保护。电子文件由于信息记录的原理与纸质文件截然不同，对载体的保护只是最起码的基础，还要采取多种技术手段和措施对文件实施信息保护。第三节 电子文件信息保护一、信息安全规范 电子文件的信息保护，首先要求具有合理、科学的信息安全规范。信息安全依赖于计算机系统安全。二、信息加密技术 我国有关标准明确规定，电子文件归档是必须是解密的文件，按照密码学的概念，即文件必须以明文的形式归档。三、信息认证技术（一）数字签名技术（二）身份识别技术（三）消息认证四、防治计算机病毒 计算机病毒是一种特殊的具有破坏性的计算机程序，它

25、具有自我复制能力，可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中。五、信息备份（一）备份设备（二）备份技术（三）备份管理制度六、网络安全 网络是电子文件产生和应用的主要环境，因此网络的安全性能是电子文件信息安全的重要保障。（一）防火墙1、数据包过滤型2、代理服务器3、监测型防火墙（二）漏洞扫描技术 漏洞检测技术就是自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术，对重要计算机信息系统进行检查，发现其中可被黑客利用的漏洞。（三）入侵检测技术 入侵检测是对计算机和网络资源的恶意使用行为进行识别和响应处理过程。七、电子文件长期可存取技术（一）仿真（二）迁移（三）载体转换保护技术第七章 电子文件管理系统第一节 电子文

26、件管理系统（ERKS）概述 电子文件管理系统是人们为了有效地管理电子文件，保证电子文件的行政有效性和法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。一、信息系统（IS）的概念、模型和种类（一）信息系统概念（二）信息系统模型（三）信息系统运行机制（四）计算机信息系统（五）机构内部信息系统的种类二、文件管理系统（DMS）的概念和功能（一）管理对象不同（二）性质不同三、档案计算机辅助管理系统（ACAMS）的概念和功能（一）管理对象的性质不同（二）管理阶段不同（三）主要功能不同四、电子文件管理系统（ERKS）的概念和特点（一）电子文件管理系统概念 电子文件管理系统（Electronic Reco

27、rds Keeping System）是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。（二）电子文件管理系统的特点1、具有行政有效性和法律证据性2、由文件内容、背景信息和结构等构成3、是执行业务活动的辅助系统4、种类繁多5、具有独特的技术思路。一、电子文件的形成特点（一）分散性（二）差异性（三）随意性（四）脆弱性第二节 电子文件管理系统开发总述二、电子文件管理系统开发原则（一）整体性（二）全程性（三）安全性（四）相关性（五）综合性（六）自动化（七）后续性三、电子文件管理系统实现方

28、式（一）嵌入式（二）联合式（三）独立式四、影响电子文件管理系统开发成败的因素（一）系统开发的理论和实践基础是否完善（二）系统目标是否明确（三）项目规划质量的高低（四）是否完整清晰地收集了系统用户的功能需求（五）对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施（六）对效益原则的认可和执行程度 系统的调查分析是系统建设的第一个阶段，目的是为了确认潜在的问题和解决问题的机会，无论是什么系统，要进行新的开发或完善都需要从调查分析开始。第三节 电子文件管理系统的调查分析一、机构宏观环境的调查（一）调查目的（二）收集资料（三）设计调查问题（四）整理调查成果二、机构职能活动的调查 这个步骤是为机构各项业务的执

29、行方式建立概念模型，从而熟悉业务活动的开展步骤，了解文件是何时、如何在业务活动的什么环节产生、获取、处理、存储、处置和利用的。（一）调查过程1、收集资料2、明确机构职能、工作和环节3、明确文件生成节点（二）整理调查结果1、绘制机构职能结构图2、绘制业务流程图 机构性质和机构所处的社会环境决定了机构是否需要为特定的业务活动生成和存储文件，生成什么文件，文件形式如何、文件应该保留多长时间、文件的提供利用有何特点等问题。第四节 电子文件管理系统功能需求分析一、文件需求调查（一）收集资料1、内部资料2、外部资料3、机构工作人员（二）分析资料1、法律要求2、业务要求3、社会要求4、风险、成本分析（三）整

30、理调查成果 首先需要用一贯采用的方法登记在这项调查中所使用的文献资料。然后，设计一定的格式来记录文件需求。二、质量需求调查（一）宏观要求（二）细节要求三、撰拟功能需求报告 调查和分析完成之后，需要撰拟两份报告，一份上交给机构主管领导，一份在系统设计时提交给软件开发人员。一、现有信息系统的评价（一）区分现有系统（二）分析现有系统（三）整理调查结果第五节 电子文件管理战略的确定二、确定电子文件管理战略 该步骤的目的是制定适用的原则、方法、标准，保证机构采用这些方法之后能够满足机构电子文件管理的功能需求。（一）认识方法体系1、政策类2、系统类3、实施类4、标准类（二）确定方法体系1、政策类方法2、系

31、统类方法3、实施类方法4、标准类方法（三）对照文件管理的需求审视机构战略 在基本确定机构文件管理战略之后，很有必要将拟采用的战略和机构的文件管理需求对照比较一下，看看哪些问题解决了，哪些问题没解决。当然这种对比绝不是一一对应的关系，有些方法可能会满足多个需求，另一些方法则可能共同满足一个需求。一、电子文件管理系统的设计 电子文件管理系统的设计阶段是将上一个阶段确定的方法逐项具体化的过程，比如将上一阶段拟制定的政策、标准制定出来，设计新的工作流程，编写软件等等。第六节 电子文件管理系统的设计、实施和评价（一）辅助编程 这项工作主要由软件开发人员和相关的技术人员承担。在已提交的功能需求说明的基础上

32、，软件开发人员可以进行一系列的开发设计工作，划分系统的模块，生成各模块的程序流程图，确定算法，直到开始编写程序，建设数据库。（二）制定政策、标准 制定政策和标准需要以传统的政策、标准为基础，同时也应该遵守国家有关部门的规定、借鉴其他机构的成功做法，特别是要从本机构的实际情况出发，并且从机构获得颁布的权利。（三）划分权责 在设计整个文件管理系统的时候，很多功能是交给计算机系统来自动实现的，但软件不可能完成所有的工作，工作人员必须承担相应的文件管理职责。（四）设计工作流程 与系统设计相配套，档案工作人员可能需要设计一些新的工作流程。（五）拟订系统测试计划 系统测试的目的是为了验证系统的某部分和系统

33、整体在正常和反常数据情况下，是否均能按照预定的方式工作和运行。（六）拟订系统使用指南 这步工作的难易程度很不确定，主要取决于机构是否对文件管理工作进行了大规模的改动，是否彻底从纸质管理过渡到电子文件的管理。二、电子文件管理系统的实施 系统实施阶段是将新的电子文件管理系统，或者是经过完善的电子文件管理系统和机构内部的各种信息系统重新安装，并在机构业务活动开始使用的过程。（一）系统更换1、直接替换2、并行替换3、实验替换4、阶段性替换（二）变革管理 电子文件管理系统的实施不可避免地会引起机构工作方式、组织结构等的一些变化，所以必须有足够的准备来解决因为这些改变而引起的问题。（三）培训1、培训内容2

34、、培训方法（四）通报实施情况 在系统实施的过程中，应该让机构内部的员工知道实施的进度、取得的成果和出现的问题。三、电子文件管理系统的评价（一）对系统功能的评价方法（二）问卷实例（三）问卷评估及总结第八章 数据库电子文件管理第一节 数据库管理系统概述 数据库系统是对数据进行存储、处理和维护的软件系统，几乎所有的计算机信息系统都会使用数据库技术。一、数据管理的发展历程 数据管理是指对数据的分类、组织、编码、储存、检索和维护。数据管理技术随着计算机硬件和软件的发展而不断发展，自20世纪50年代以来，计算机数据管理大致经历了三个阶段。二、关系型数据库的特点（一）数据冗余小、易扩充（二）具有较高的数据和

35、程序之间的独立性（三）统一的数据控制功能三、数据库管理系统基本概念（一）数据模型1、数据结构2、数据操作3、数据的约束条件（二）数据库系统的三级模式结构1、外模式2、模式3、内模式一、关系模式和表（一）概念 关系模式是一个关系的属性序列，也就是一个关系的型。一个关系数据库系统的逻辑结构是所有有关关系模式（包括关系的名称、属性名称、关键字及可能提供的有关数据完整性约束及安全保密性要求）的集合，称之为关系数据库模式。第二节 关系数据库中的操作对象及操作机制（二）关系数据库模式的定义方法1、建立2、修改3、删除二、视图（一）概念 视图是以一个表或多个表为基础，甚至可以以其他的视图为基础，按照一定的条

36、件选取和组织，满足用户给定条件的若干个行和列，构成更易于用户操作的数据库对象。（二）视图的定义方法1、建立 2、删除三、索引（一）概念 索引是数据库中常见的数据库对象之一，其作用是为了提高数据存取的效率，在多数情况下，索引将显著地减少输入/输出操作，优化对数据的查询。四、查询 数据查询语言是SQL语言的四个组成部分之一，虽然只有一个语句Select，但却是整个SQL语言中最有价值的语句，数据库所能进行的各种关系运算均是通过这条语句实现的，它是用户使用频率最高的语句，带有丰富的子句和选项，用户不仅能够用它描述查询操作的对象和约束条件，还能够规定查询结果的显示方式。一、数据字典（一）数据字典的内容

37、（二）数据字典系统的功能第三节 数据库电子文件的管理工具 二、日志管理 数据库电子文件的管理应该记录针对文件的操作信息，并需要将这些信息也作为文件的组成部分，并保证用户在处理或查看某份电子文件的时候，能够看到并能维护这些信息。数据库管理系统中的日志管理工具能够提供这类信息。（一）日志中记录的内容（二）日志的功能三、安全机制（一）用户管理1、用户分类2、用权限管理（二）资源管理 在创建用户的时候，可以为用户定义一个资源限制文件，它为每个用户规定了动态资源限制，如果不制定资源限制文件，那么系统将使用缺省的资源限制文件。（三）数据库访问的安全性 对于数据库访问安全性的管理，系统使用了“角色”这个概念

38、，角色代表了一类权限相同的用户，一般来说一个数据库管理系统中有三种角色：Connect、Resource、DBA（数据库管理员），其权限依次增加。四、完整性机制（一）数据完整性及基本实现方法（二）数据输入设计一、管理策略（一）有效融合数据库管理系统和相关应用系统的管理机制和能力（二）划分保管期限（三）鉴别文件构成（四）实现自动鉴定（五）规范数据库设计（六）保证办公效率（七）支持恢复功能（八）实现综合管理（九）确保逐步调整第四节 数据库电子文件管理的策略与技术背景 二、技术背景和趋势（一）新的应用领域的需求 数据库技术从20世纪60年代中期产生到现在有30多年的历史，数据库技术从第一代的网状、层

39、次数据库，发展至第二代的关系数据库，现在第三代面向对象的数据库系统正处于发展和成熟阶段。（二）传统数据库的局限性1、数据模型过于简单2、结构和行为之间完全脱离3、被动响应4、存储、管理的对象有限（三）新一代数据库的发展趋势1、支持多媒体数据管理能力2、从数据管理扩展到对象管理3、增加知识管理的能力4、更高的安全性级别5、网络互连和异构数据库互操作功能6、实现数据的物理分布性、逻辑整体性7、支持设计过程中不同数据库版本的存储和管理第九章 电子邮件管理第一节 电子邮件概述 随着计算机技术、网络通讯技术的迅猛发展，电子邮件在全球得到了广泛的应用。借助于无所不在的网络，电子邮件的“足迹”遍及各行各业、

40、各个领域，遍及办公机构乃至社会的基本细胞家庭与个人，成为高效、便捷的现代通信手段和新的文件形式。一、电子邮件的概念 电子邮件是高科技的产物，从不同的角度分析，电子邮件可以依托于不同的属概念而呈现出不同的属性。二、电子邮件的应用特性（一）便捷性（二）经济性（三）可靠性（四）广泛性三、电子邮件的种类（一）根据邮件生成领域划分（二）根据邮件内容划分（三）根据编码形式划分四、电子邮件的功能（一）电子邮件是承载信息的电子媒介（二）电子邮件是传递信息的数字化手段一、应用范畴（一）快速传递电子文件和其他公务信息 电子邮件在公务活动中可用于传输公务文件，很多单位在制发文件时采用“双套制”的办法：发送纸质文件用

41、于保证其凭证效用，为加快传递速度则往往选用电子邮件的方式发送电子文件。第二节 电子邮件在公务活动中的应用（二）高效处理电子文件和其他公务信息1、起草编辑文件2、发送文件3、收文显示4、读取、检索文件信息5、回复、转发文件信息6、退文说明7、对文件实施有效管理二、工作原理（一）电子信箱（二）电子邮件的传输过程（三）电子邮件的相关协议三、电子邮件的使用方法（一）Outlook Express软件的位置和启动（二）信箱的设置（三）拟写邮件（四）发送、接收邮件（五）阅读、转发、回复邮件（六）保存、删除邮件（七）分类、排序、检索邮件一、电子公务邮件的性质（一）从信息内容的角度来看，电子公务邮件具有行政有

42、效性（二）从工作方式来看，电子公务邮件具有传递性（三）从技术途径及工作状态来看，电子公务邮件具有流动性第三节 电子公务邮件的性质和特点二、电子公务邮件的特点（一）集机构活动的工具与证据为一身（二）正式文件与非正式文件共存（三）公务文件与私人文件交织 电子公务邮件的管理问题是目前全球共同面对、共同探讨的问题之一。电子公务邮件作为文件家族的新成员，在给人们带来高效、便捷等优越性的同时，也带来了前所未有的管理难题。第四节 电子公务邮件的管理一、电子公务邮件的管理难点（一）使用量急剧增长，文件管理面临“电子邮件文山”（二）电子公务邮件的“身份”难以准确鉴别（三）电子公务邮件中的秘密或隐私的保护面临困扰

43、（四）电子公务邮件的安全性令人担忧（五）电子公务邮件的可靠性与真实性莫衷一是二、电子公务邮件管理要则 从系统论的角度来看，电子公务邮件的管理固然要求有一个良好的电子邮件系统的内部环境，但其外部环境（诸如社会环境、机构环境）也是不可或缺的重要管理因素。（一）社会环境中的管理准则1、建立、健全法律法规2、完善标准体系3、遵循网络规范（二）机构环境中的管理规则1、机构必须履行管理电子公务邮件的职责2、机构必须明确电子公务邮件管理的职责划分3、机构必须承担培训工作人员的职责（三）电子公务邮件系统的内部环境管理原则1、电子公务邮件系统的生成、捕获过程控制2、电子公务邮件的传递过程控制3、电子公务邮件的处

44、置过程控制4、电子公务邮件系统的开发、设计过程控制第十章 CAD文件管理第一节 CAD及CAD文件 CAD文件是指在CAD过程中形成的所有文件，包括实现产品或项目所必须的全部设计文件及图。一、CAD概述 所谓CAD（Computer Aided Design），即计算机辅助设计，是指利用计算机软、硬件系统辅助人们对产品或工程的设计、修改及显示输出的一种方法，是专业理论与技术、计算机技术、美学等多学科综合性的应用技术。（一）CAD产生与发展的历史 CAD 的产生可追溯到1962年，美国麻省理工学院（MIT）的伊万萨瑟兰德（Ivan Sutherland）发表了其著名的博士论文，并提交了交互性计算

45、机图形系统Sketchpad，从而奠定了CAD 的核心计算机图形学的理论基础。（二）CAD的软件、硬件环境 CAD 对硬件的主要要求是具有高速处理能力、较强通讯功能、大容量存储、高分辨率图形显示器，以及其他有关的外部设备等。（三）CAD系统的功能 CAD技术在解决设计问题过程中具有三大特征：问题的模型化、设计分析和设计结果的图形表示。（四）CAD的特点1、速度快2、质量高3、易于修改4、展现复杂的效果5、交互设计（五）CAD的发展趋势1、集成化2、网络化二、CAD文件的特点（一）专业性（二）成套性（三）文件种类和数据类型的多样性（四）继承性（五）技术含量高（六）动态性 虽然CAD文件形成与管理

46、的技术性、专业性都比较强，但是文件管理者应从更广泛的意义上来理解CAD文件的管理：它并不仅仅是一门技术，更多的是体现一种管理思想。第二节 CAD文件管理系统一、CAD文件的管理策略（一）协同工作（二）全面管理（三）因地制宜二、CAD文件管理制度（一）以国家有关法律、法规、标准为基准（二）符合本单位生产经营活动及其文件管理的实际（三）与企业各项管理制度相衔接（四）实效性、可操作性强三、CAD文件管理系统 CAD文件管理系统有两种存在形式：第一，CAD文件管理系统包含在CAD设计软件中，是设计软件的一个组成部分；第二，CAD文件管理系统是独立于设计软件而存在的专门管理系统，这是目前CAD文件管理系

47、统的主流。（一）CAD文件管理系统的设计要求1、应实现面向CAD文件生命周期的“全过程”控制2、CAD文件管理系统的平台应与设计人员的开发平台一致3、积极对待本单位整体技术环境的制约性影响4、符合CAD电子文件光盘存储一致性测试要求5、CAD文件管理系统应优于手工管理系统（二）CAD文件管理系统的功能1、存储和采集信息2、提供快速、便捷的检索3、控制输入输出4、版本控制5、权限控制6、跟踪记录一、CAD文件的形成（一）CAD文件的编制规则（二）CAD软件开发过程中文件的形成过程（三）CAD过程中文件的形成过程（四）CAD文件的命名方案（五）CAD文件的编号、签署第三节 CAD文件的形成与积累二

48、、CAD文件的更改 CAD文件在审核批准生效之后仍会有修改和变更的情况发生，更改是产品或工程项目设计过程中不可避免的一项工作，是由设计中的技术、质量、考虑不周等因素导致的，决定了CAD文件具有动态性的特征。三、CAD文件的积累 积累工作贯穿于文件形成到归档前的整个阶段，由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责监督与指导。（一）CAD文件在形成、积累时期的存储1、存储方式及存储载体2、备份3、存储技术、存储格式（二）CAD文件的登记 每一份CAD系统生成的文件都必须配备一张签署单，很多文件在形成后还需根据更改通知单进行更改，因此，文件及其有关的更改通知单、签署单之间具有密切的有机联系，完整地反映

49、了文件形成、更改、签署的运动过程，应始终将其作为一个整体进行管理。（三）做好CAD文件积累工作的措施第一，负责文件积累的设计人员和档案人员应了解本单位内设计工作的流程、CAD文件的种类、设计人员的习惯，以便采用适用的方法全面地、有针对性地开展积累工作。第二，与标准化部门及时沟通，把握CAD积累工作的质量要求。第三，在现有的技术经济条件下，加强人工干预。一、CAD文件的整理（一）CAD文件整理工作的内容1、在CAD系统中文件的整理工作2、在CAD档案管理系统中的整理工作3、对归档磁带、光盘等介质的整理第四节 CAD文件的整理、鉴定与归档（二）CAD文件整理工作的要求1、尊重成套性的特点2、以文件类型为整理工作的重要依据3、编写“文件目录系统说明”二、CAD文件的鉴定（一）从文件形成背景和文件内容角度鉴定的结果基本一致（二）内容鉴定主要由设计人员进行，档案人员提供协助（三）科技档案鉴定的基本原则仍然适用于CAD文件（四）鉴定工作逐步向自动化方向发展三、CAD文件的归档（一）归档范围（二）归档方式（三）归档时间（四）归档文件的质量要求四、CAD文件的档案管理（一）CAD文件归档后的存储（二）CAD文件的版权保护（三）多种载体并存时CAD文件的管理