社会保险文书档案整理规范

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1、 欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!社会保险文书档案整理规范 1、范围 本规范仅适用于社保板块各单位文书档案材料的整理、归档。 2、定义 2.1文书档案主要是指各单位从事社会保险管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。 2.2归档文件材料各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.3档案整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.4件归档文件的整理单位。以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本

2、）为一件，来文与复文可为一件。 3、整理原则每份文件为一件。 4、质量要求 4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 1 4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5、整理方法5.1装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.1.1归档文件以件为单位装订。 5.1.2归档文件装订应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字，装订后平整，有利于保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方

3、式符合要求的，应维持不变。 5.1.3根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。 5.1.4用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 5.1.5永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，采取直角装订，文件较厚的，采取“三孔一线”装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。 25.1.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式同上。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式

4、可以使用不锈钢订书钉装订。 5.2分类 5.2.1分类方案的设置 按“保管期限年度机构或问题”三级分类。保管期限最低一级类目分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。 5.2.2社会保险文书档案归档范围与保管期限表 5.3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、件号、页数六项。 5.4.1全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2年度。文件形成年度，以四位阿拉伯数字标

5、注公元纪年，如2021。 5.4.3保管期限。归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4件号。文件的排列顺序号。 3 归档文件整理和档案移交时编制。件号的编制方法为。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 5.4.5机构（问题）。作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。 5.5.1.1件号。填写部门编件号。 5.5.1.2档号。在整理和管理档案的过程中赋

6、予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、年度、保管期限、机构、件号。 5.5.1.3文号。文件的发文字号。 5.5.1.4责任者。制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.5.1.5题名。文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加号。 5.5.1.6日期。文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20210101。 4 5.5.1.7页数。每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.8备注。注释文件需说明的情况。 5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型（长宽为297mm210mm）。 5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文

7、件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，保证检索到文件条目后能对应地找到文件并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。分机构的情况下不同机构（问题）形成的归档文件不得放入一个盒内。 5.6.1档案盒 5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。 5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、

8、保管期限、起止件号、盒号等必备项， 5并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进办公室后按要求编制。 5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。 5.6.2备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 5.6.2.1盒内文件情况说明。填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 5.6.2.2整理人。负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5.6.2.4日期。归档文件整理完毕的日期。 5.7修整 归档文件装订前，

9、应对不符合要求的文件材料进行修整。 5.7.1归档文件已破损的，应予以托裱、修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制，复制件附于原件后一并归档。 5.7.2归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 5.7.3幅面大于a4的归档文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。 65.8编页纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 5.8.1页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。 5.8.2文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重编页码。 6、归档文件整理说明 归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明分类方案、年

10、度归档文件的总数量、不同保管期限归档文件的数量，该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。“年度归档文件整理说明”一式两份，填写完毕后分别放入归档文件目录后和全宗卷中。 整理人负责整理归档文件的人员姓名。 检查人负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期归档文件整理、检查的日期。 7、移交 7.1各单位兼职档案员每年2月底前向社保局办公室移交上年本部门产生的文书档案。 7.2各单位交接前要编制本单位当次的文书档案移交清册一式三份（社保局办公室二份，兼职档案员留一份），在移交档案同时将文书档案移交清册连同部门文书档案归档目录（一份）一并移交社保局办公室

11、。 7 8、接收 8.1社保局办公室设专人接收档案，按要求对档案进行验收审核。 8.1.1核对文件材料的件数及页数； 8.1.2检查文件材料是否齐全、完整； 8.1.3、检查文件材料的分类、排序、编码、文件归档目录、整理说明等是否符合规定要求。 8.1.4经审核合格后，履行签字交接手续。如经审核发现档案质量不合格或账物不符，接收责任人有权拒绝接收，填写社会保险文书档案整改通知书，提出整改意见，退回有关部门重新整改，在规定时间内填写社会保险文书档案移交清册重新交接。 9、排架 9.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。 9.2归档文件按保管

12、期限年度机构（问题）分类，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。 10、社保文书档案的保管、利用由社保局办公室负责。 8 第二篇：文书档案管理规范-银河文书档案管理规范 xx投资有限公司 20210622 1目的 为加强本公司文书档案规范化管理、立卷的顺利进行、查找便利有效、使用方便，特制定本制度。 2.归档范围 1）文书材料 a.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录等。 b.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 c.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 d.本公司的请示与上级机关的

13、批复。 e.本公司反映主要职能活动的报告、总结。 f.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 g.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 h.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 i.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 2）声像材料。剪报、照片、录音、录像等。 a.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； b.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； c.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 d.涉及本公司权益的声像资料。 e.其它单位形成的与本公司有关的重要声像

14、资料。 f.其它具有保存价值的声像资料。 3、档案管理人员的职责 1）了解本工作业务，掌握文件材料的归档范围，收集、管理相关部门的文件材料。 2）认真执行平时归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷。 3）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用文件材料登记手续。 4、文件材料的收集管理 1）各部门均应指定专（兼）职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。文档管理人员应保证经办文件的系统完整，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 2）凡本公司发出的公文（含定稿和一份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律

15、由办公室统一收集管理。 3）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 4）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，返回后须将会议的主要文件资料交文件管理人员办理归档手续。 5）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向办公室办理归档手续。 5、文件材料管理质量要求 1）案卷质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3）卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。

16、 6、文件材料保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1）永久保存：公司章程；股东名簿； 董事会及股东会纪录；组织规程及办事细则；财务报表； 政府机关核准文件； 不动产所有权状及其他债权凭证；工程设计图；.其他经核定须永久保存的文书；在职公司职员信息表/档案。 2）十年保存： 1.预算、决算书类； 2.会计凭证； 3.事业计划资料； 4.其他经核定须保存10年的文书。 3）五年保存： 1.期满或解除之合约； 2.其他经核定保存5年的文书。 4）一年保存。结案后无长期保存必要者。 5）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 7、文件材料的

17、保护和清洁整理 1）管档人员应随时维护档案清洁，以防潮湿、防虫蛀腐朽。 2）已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总监核准，并于目次表的附注栏内注明销毁日期。 3）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应注明部分销毁之日期。 8、文件材料的借阅程序 1）各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填具文件材料借阅申请单经其部门主管核准后向管档人员借阅。 2）管档人员接到文件材料借阅申请单经核查后，取出该项档案，并于文件材料借阅申请单上填注借出日期，将档案交与借阅人员。调卷单则依预定归还日期之先后整理，以备稽查。 3）文件材料借阅申请单以一单一案为原则，当天借阅当天归还。 4

18、）借阅人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。 5）借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应经借阅变更登记，不得私自授受。 6）档案归还时，经管档人员核查无缺页、破损后，于文件材料借阅申请单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。文件材料借阅申请单由管档人员留存备查。 9、文书档案管理规范附则 本规范由人力资源行政部负责解释，自发布之日起执行。 第三篇：文书档案卷内目录著录规范文书档案卷内目录著录规范（培训材料） 一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文

19、件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种： 1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。 2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。 3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。 4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。 5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层

20、转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。 6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。 7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。 8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为

21、一件，逐份著录。 9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文发文稿头纸底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。 10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为一件著录，按文件处理单在前，正文在后排列；若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。 二、卷内文件目录的规范著录（抄写） 福建省档案局出台的省标文书档案

22、目录数据交换格式与著录细则，对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用，对手工抄写同样适用，计算机管理是发展目标，卷内目录抄写规范，将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。 （一）、文件编号。 1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示，字符“”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例：闽委2021综023号，存在问题：闽委综2021023号；闽委（2021）综023号；闽委202123号；闽委04综023号或者闽委综23号。 2、联合发文或有多个文件编号时，只要著录主办机关的文件编号

23、。通常是第一责任者产生的文件编号。 （二）、责任者。 1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。 根据原文的责任者据实著录，用统一规范的通用简称，如著录：“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”，其称呼不统一。特别是本区属两区合一，文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”，著录时最好能同时著明，不要随便省略，对于自拟的责任者，有时受手工抄写时的纸张等限制，可统一著录其中常采用的一种，不可时而著录“福州开发区*局”，时而著录“福州市马尾区*局”。 同一责任者对于特定历史时期名称不一样时，要及时变更，如：区安办的文件2021年前责任者可著“福州开发区安办”，2021年后

24、（包括2021年）因单位名称变动，其文件责任者可著“福州开发区安监局”。 区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的，如：中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等，要加上“中共”，并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省，跨省时要著明“福建省”，不能笼统著录“区委办、区委组织部”等，著明区域，以免今后计算机联网使用时造成混乱。 2、个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，用“”表示。如：一份卢展工同志的讲话，在责任项可著录：卢展工（中共福建省委书记） 3、联合行文的责任者，尽量多著录，使用计算

25、机著录，责任项可允许著录25个汉字，手工抄写时受纸张限制可选择，但列于首位的责任者应著录，立档单位（即组卷的本单位）本身是责任者的也必须著录，其他省略的责任者用“等”表示，两个责任者之间用“；”表示。如：中共福州开发区委办；福州开发区管政办等 4、文件上无署名，但可考证其责任者的，在考证内容两端加上“”。如考证其文件出自区委办综合科，可在责任项上著：中共福州开发区委办综合科。有时对考证出的责任者仍有疑虑，依据不足时，在其责任者后加“。”，如中共福州开发区委办综合科。无法考证其责任者的按原文著录，原文无责任者的可无须著录。 5、有些文件不规范，盖章与署名不统一，如某局文件署名某局综合科发文，盖的

26、却是某局的章，其文件责任者应以文件的印章为准，责任者应著明“*局”。 （三）、题名。 1、使用计算机著录，题名项可允许著录80个汉字，著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字，但对专用名称则要按原文进行著录，如：“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”，“三中全会”不得录成“3中全会”。 、原文件的题名要据实著录，不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展的通知”，“关于”之前的冒头不能省。 3、必要时可加著录副题名，并在副题名之前加“：”，不用原副题名的破折号。如：共同创造和平繁荣的美好未来：2021年新年贺词 4、文件题名过于冗长，在不丢失

27、重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“”表示。一般情况下，很少有题名超过字段所要求的80个汉字，这点较少采用。 5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时，应据实著录并要加上具体的区域或名称，加上的部份用“”表示。如：关于你局福州市马尾区民政局的通知 6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“”。原文件有题名的，新拟写的题名附于原题名之后，如超过字段长度80个字的，可省略原题名。如：函福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函 7、可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的两端加“”表示。如：题名“关于表彰

28、全省*、*、*计划生育先进的通知”，“关于*、*、*等同志职务任免的通知”，尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来，便于日后查找利用。 8、一本的会议记录本录一条，题名可注明什么部门、什么性质的会议记录，并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如：“福州开发区、马尾区委*局局务会议记录（200 3、 5、21200 5、 8、14）”，此会议记录本可放在截止的2021年度归档。 9、著录对象是多件文件时，使用计算机管理时可著录一条，文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“（共*件）”的说明字样。如简报信息可著录：马尾工

29、作信息（120期）（共18件）；手工抄写时最好逐件著录。 （四）、文件时间。 1、文件时间由8位数字组成，第14位表示年度，56表示月份，78位表示日期，按文件形成时间据实著录，如：20210412 2、特殊的多份文件只著录一条目录时，如简报，期刊，会议记录等，著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”分隔，如：20210105-20210530 3、无文件时间的可无需著录，原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如：文件时间只有2月，没有年和日，可著录为：00000200；文件时间为1989年，没有月和日，可著录成：19890000 4、明知文件时间有误或

30、有疑义时仍照原文件著录，使用计算机管理的，可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时，在其后加“。”字符，如：19570509。若考证后仍考证不出的部分用图形字符“”（用全角）代之，如：1950012这里不能用19500102表示。 （五）、页号。著录这份文件首页所在的当前页号，使用计算机著录时要求字段长度4位，手工抄写不要求。 第四篇：文书档案浅析高校文书档案管理 大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的

31、，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。 高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范

32、化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。 一、高校文书档案工作存在的问题 （一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文

33、件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左

34、边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。 （二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和

35、光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。 （三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应

36、新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。 （四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。 （五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大

37、人员安置在档案室，即便有些年轻的档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。 二、提高档案管理效率的对策 （一）提高档案工作人员专业技能和素质 提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案

38、业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。 （二）调动档案管理人员工作积极性 档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。 增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改

39、变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。 （三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接 文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作

40、一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是中华人民共和国档案法中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。 （四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技

41、术在工作中的普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。 总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部

42、分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。 第五篇。文书档案一、文书档案1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。 （2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。 （3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或年度以上的工作报告、工作总结、统计报表等。 （4）平级或非隶属机关来文。平级

43、机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。 （5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。 2、不归档的范围 （1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料； （6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料：（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；（10）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；（11）越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料； （12）外机关送来的征求意见的文件未定稿。 感谢阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助