采购物资管理制度

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1、采购物资管理制度每月申报日期建筑材料10天10日、20日、30钢材10天1日、10日、20日管材、电气、电缆等其他材料15天1日、15日零星设备15天1日、15日小型设备30天1到5日中型设备根据设备生产周期和工程进展情况适当提前申报随时大型设备3、?物资需求申请提交物资部前应由施工单位、监理公司、需求部门的项目人员和工程经理审核签字。但以下情况必须经过特殊审批前方可提交给物资部：1提前申报天数少于规定时间的，应经分管领导审批；2未能在规定的申报日期申报的，应经分管领导审批；3没有列入?月度物资需求方案的大、中型设备，应经公司总经理审批；4没有列入?月度物资需求方案的其他物资，应经分管领导审批

2、；5各施工单位、各部门必须按日期申报?物资需求申请；6定价询价工作单位、各部门必须已?工作联系单的形式，并注明材料的名称、规格型号、数量。第十一条采购申请物资部收到需求部门上报的?物资需求申请表后，进行审核并汇总，编制?采购申请表。?采购申请表应分类填写，每类连续编号，并注明拟采取的采购方式。1、公司招标采购方式：单类产品采购金额在10万元以上并且根据实际情况可以进行招标的，将?采购申请表提交给合同部进行招标，物资部、合同部、需求部门按照集团公司的有关规定共同完成采购工作，具体采购程序详见公司?招投标管理制度；2、非公司招标方式：1单类产品采购金额在10万元以上，但根据实际情况本次无法进行招标

3、采购的，物资部将?采购申请表提交公司分管领导、集团供给公司审核并批准后，执行采购程序。2单类产品采购金额在10万元下列的，物资部根据集团公司的有关规定进行采购。第十二条寻找供给商物资部、各部门应寻找不少于5家供给商(采购金额在10万元下列的不少于3家)。供给商少于规定数量的，物资部应向集团供给公司书面报告原因，集团供给公司审核批准后进行采购。需求部门应向物资部推荐供给商。特别是首次购置和技术复杂的工程，推荐的供给商应不少于3家。物资部寻找供给商应遵循下列原那么：1、应根据本钱效益原那么，尽量多寻找供给商参与洽谈；2、重复采购的，应在公司的合格供给商数据库中优先选择供给商；3、同类产品采购中，应

4、不断更新采购供给商，不得长期保持不变。第十三条供给商评定物资部收集寻找供给商的资质、资格等能够说明供给商实力和水平的资料，与需求部门、审计部、分管领导、公司领导共同对供给商进行资格评定，筛选出合乎要求的供给商。物资部将合乎要求的新增供给商添加到公司的供给商数据库中。第十四条信息传递与沟通物资部负责收集、整理采购信息，传递给评定合格的供给商，并接受和答复供给商提出的疑问。采购信息一般包含下列内容：1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、规范、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部根据需求部门的需求方案编制。2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供给商违约的制约条款等

5、除价格之外的信息，由物资部根据集团公司的采购政策编制。3、技术信息：包括产品采用的生产规范、技术指标、运行要求等技术信息，由需要部门负责编制后交给物资部。第十五条技术交流需要技术交流的，物资部组织需求部门与供给商以适宜的方式进行技术交流，物资部对技术交流的组织工作负责，需求部门对技术交流的效果负责。技术交流后形成技术交流记录，物资部、需求部门、供给商在记录上签字后交物资部存档。在技术交流过程中，需求部门应会同物资部对参与的供给商进行进一步的了解和审查，评估供给商的能力和水平，筛选出参与商务报价的供给商。第十六条商务报价在供给商充沛了解和明确采购信息的根底上，物资部组织供给商进行商务报价。物资部

6、可以采取下列方式取得供给商的商务报价：1、协商定价物资部与供给商一一进行协商议价，供给商确定报价后向公司提供书面的?报价表。物资部根据供给商的报价编制?报价汇总表，并注明拟选择的供给商和价格。2、集中竞价由公司相关部门共同组成竞价小组，负责召集供给商参与集中竞价，取得供给商的书面报价文件。集中竞价过程如下：1组成竞价小组：竞价小组一般由物资部、需求部门、审计部派员组成，是负责集中竞价的临时组织，由物资部牵头组织发展工作；2发放集中竞价通知：物资部在确定集中竞价时间、地点、人员安顿后，通知供给商参与集中竞价；3确认采购信息：供给商按照要求加入集中竞价，竞价小组负责召集。供给商现场确认对产品信息、

7、商务条款、技术条款已经知晓，并在?响应函上签字确认。4竞价准备：竞价小组宣布竞价规那么，发放?报价表。5竞价：供给商现场填写发放的?报价表，交给集中竞价小组。集中竞价小组可以根据实际情况颁布集中竞价最低价格，安顿供给商进行竞价，竞价轮数由集中竞价小组确定。6签署集中竞价结果文件：最后一轮竞价结束后，集中竞价小组根据最后一轮的?报价表编制?报价汇总表，并注明拟选择的供给商和价格。集中竞价小组参与人员在?报价汇总表上签字，连同供货商填写的原始报价表交物资部存档。第十七条价格审核物资部将?报价汇总表报集团供给公司，集团供给公司对采购价格进行审核并签批意见。第十八条价格审批价格审核完毕后，物资部将?报

8、价汇总表及相应资料报给公司分管领导、总经理审批。第十九条通知供给商公司领导审批后，物资部编制连续编号的?采购订单，报物资部经理审核批准后，将?采购订单发给供给商，通知供给商按照约定送货。第二十条签订合同公司原那么上应与供给商就每一笔采购签订供销合同。根据实际情况不能签订合同的，应由公司分管领导和总经理批准。物资部合同管理员根据采购审批结果，起草合同。需求部门负责提供合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术交流记录一致。合同起草完毕，合同管理员报物资部经理、公司分管领导、公司总经理审核批准后，办公室签章，合同正式签署。合同管理详见公司的?合同管理方法。第二十一条通知收货与供给商达成供给协议后

9、，物资部将?采购订单副本传递给需求部门、物资部保管员等相关单位和人员，通知其预计送货时间，使其做好收货准备。第二十二条验收与交接物资部保管员、需求部门、施工单位、监管部门等相关部门负责物资的验收和交接，具体分工和程序详见?项目物资管理制度。物资验收入库或交接后，接收人应当将收货信息及时反应给物资部。第二十三条挂账与付款供给商执行订单完毕后开立销售发票，发票必须注明?采购订单号码，并与?采购订单一一对应，不可将多张?采购订单的产品混在一起开立发票；供给商将发票交给物资部采购员，采购员根据?采购订单和?报价汇总表进行审核后，按照公司的审批程序进行审批，审批完成后到财务部办理挂账。根据与供给商的约定

10、需要付款时，采购员填写?付款申请书，按照公司的付款审批程序进行审批，审批完成交财务部办理付款事宜。第四章采购档案管理第二十四条采购文档物资部应做好采购文档的档案管理工作，采购工作中的下列文档应按照采购订单批次整理归档：1、物资需求申请；2、采购申请；3、产品商务文件、技术文件，技术交流记录；4、报价表和报价汇总表；5、采购订单；6、采购合同；7、验收报告。第二十五条采购台账物资部应建立采购台账，采购员将各个采购阶段的信息记录于采购台账。物资部可以按照供给商、物资名称、订单号等不同索引进行查询，以加强对采购的管理和对采购信息的利用。采购阶段需要的记录信息需求方案阶段需求方案编号、需求单位、施工单

11、位、联系人、负责人；产品品名、规格、型号、数量、进场开始时间、进场中止时间等。采购阶段供给商名称、联系方式；订单编号、合同编号、协议数量、协议价格、协议送货时间等。交货阶段交货日期、入库单号、送货数量、应付金额；延误原因、短缺原因、质量状况；收货人等信息。付款阶段发票号码、发票金额、付款日期、付款金额、应付余额等。各个阶段其他特殊事项等采购台账应定期与供给商、材料保管员、材料会计、财务部等相关各方进行核对，核对不一致的应及时查找原因并进行处理。第五章监督与考核第二十六条监督审计部负责参与采购内部控制制度的建立，并监督其运行状况，提出修改和完善意见；审计部负责监督采购执行工作过程，并有权对采购工

12、作进行检查，根据检查结果，向公司高层领导提出处理和考核倡议。第二十七条考核1、物资部应收集整理下列信息，并向公司负责考核的部门提出考核倡议：1需求部门提出的需求方案是否准确、需求方案的变动幅度是否过大、文本编制是否标准、文本编制是否及时、文本传递是否及时等；2采购人员的采购工作是否及时、采购产品是否相符、采购产品交货情况、采购程序和纪律的遵循性、编制文件是否标准、采购文档管理、采购台账管理等。2、公司负责考核的部门应对物资部的工作进行考核，并提出考核倡议，包括：采购工作是否及时准确、采购程序和纪律的遵循性、采购文档的管理、台账的管理等。第六章附那么第二十八条本制度由公司物资部负责解释。第二十九

13、条本制度自公司公布之日起施行。采购物资管理制度14第一章总那么一、目的为加强物品采购管理，标准所有物品采购工作，保障公司经营活动所需物品的正常持续供给，降低采购本钱，特制定本制度。二、适用范围公司对外采购相关固定资产、办公用品、劳保用品的采购管理(下列统称为物品采购)。第二章采购权限和原那么一、职责权限与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购均由人事行政部负责。其他业务相关的采购那么独自申请报批后由相关业务部门进行采购。二、采购原那么1询价比价原那么有两家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后效劳、资信、客户群等因素的根底上进行综合

14、评估，并与供给商进一步议定最终价格，临时性应急购置的物品除外。2一致性原那么采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或本钱过高的情况下，采购人员须及时反应信息供请购部门更改请购单。3低价搜索原那么采购人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4廉洁原那么自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购本钱。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。工作认真仔细，5监督问责原那么：采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向采购部门提

15、出异议。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司?员工奖惩制度等进行处分直至查究其法律责任。第三章采购流程一、采购申请：1、与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件(示例测试手机、机顶盒、手柄、各种产品配件)等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品(示例办公设备、电脑、办公文具、劳保等)的采购均由人事行政部负责。2、其他业务相关的采购那么独自申请报批后由相关业务部门进行采购(示例线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书等)。3、物品需求部门提出采购申请，填写?请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，假设波及技术指标的，须注明相

16、关参数、指标要求。4、请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家或采购价格的倡议，采购部门可参考请购部门给出的调研数据进行采购。5、日常办公文具及劳保用品的采购由人事行政部在每月月底进行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。二、询价比价议价：每一种物品(物资)原那么上需两家以上的供给商进行报价。所有采购务必按低价原那么进行采购。但属于独家代理、独家制造、专卖品等那么无需比价议价。三、供给商选择：1、具有合法经营主体者。2、品质、交货期、价格、效劳等条件良好者。3、信誉良好者。4、其他客户认可的供给商。四、采购合同签定及采购过程的完成。1、所有的

17、采购工程原那么上均需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。2、假设无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。五、验收入库：当各类物品(文具、劳保用品除外)采购完后，需第一时间办理资产登记。登记工程包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管理。六、对帐付款：第四章物品申领与保管一、物品领用1、所购置的物品在做好资产登记后便可进行领用。2、需要借用物品时需向人事行政部进行申领并登记，登记内容包括借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和偿还时间。3、物品用完之后须及时偿还于行政人事部，假设已到偿还时间还需继续使用的，需补办续借手续。4、

18、行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的偿还情况。采购物资管理制度15为了加强対效劳中心物资采购的管理，标准大件、大亲物资采购工作，从源头上预防不正之风，治理腐败，促进学校廉政建设，根据政府推行政府采购制度的有关要求，结合我校实际，特制定物资采购暂行方法。一、物资界定规范物品为每件金额达(10)万元及其以上;大宗物资为每批金额(5)万元及其以上。二、采购方式在界定规范以上的，采取议标方式或以采购小组方式采购。在界定规范下列的，数量较多，金额较大的也应以采购小组方式采购。三、采购原那么1、保证质量，价廉物美。2、公开程序、公平竞争、公道操作。3、择优选点，统一批量购置。4、减少中间环节，降低本钱

19、，维护公司利益。四、采购范围教学类:课桌椅、黑板、玻璃等；基建维修类:包括基建或维修工程中供给的各种批量材料、大型设备；行政办公类:包括空调器、取暖器、办公自动化等电器设备和桌、椅、橱、柜及大批量图书架等；学生用品类:包括学生宿舍用床和公寓化生活用品，校服的集中采购等；医药类:包括医疗器械、药品等；伙食效劳类:包括米、面、食油、猪肉、家禽、燃料、炊具等；其他类:包括音像设备、图书文献资料、绿化苗木以及其他批量物资。五、采购组织根据采购任务，学校成立相应的物资采购领导小组，组长由分管校领导担任，成员由学校办公室总务处部门负责人组成。(一)物资采购领导小组的主要职责为:1、审定采购内容;2、成立专

20、项物资购议标工作组。议标工作组注意吸收使用单位工作人员以及有关专家加入，专家人选根据采购工作的需要临时选聘；3、确定采购方式和程序;4、领导采购工作，确定采购人员，并组织采购;5、对采购中和采购后的情况进行检查、监督。六、采购程序1、申请采购任务的单位采用填空?物资采购申请表报学校领导批准。2、学校物资采购领导小组，根据领导批准的物资采购申请表确定采购人员。3、采购人员进行市场调研，了解其他学校购买物品的情况，了解有关厂家供货的情况，了解该物资的品牌厂家及当前价格。4、如要议标的，由议标工作组制定议标文件或详细购物规范，安顿购物日程，准备有关资料。5、向有关厂家或单位发出采购物品的名称、规格、

21、性能、质量、数量等信息或邀标函，要求他们在规定时间内提供样品、文字材料、报价书等，竞标厂家或单位应具有国家权威部门颁发的产品检验合格证书、资质证明、营业执照、税务登记证、经营许可证、卫生许可证等标准证件和表明企业生产规模的根本材料，外地产品应具有进扬许可证。所有文字材料要指定专人先行审核，报价书或标书由供货单位盖章并封存，形成暗标，存入保险柜，议标会前任何人不得拆封。6、如确有必要，在议标工作前应排人员到有关厂家或单位考察。7、举行议标会议，对各厂家或单位的样品编号后按购物规范进行语汇议，当场拆封暗标，综合质量、价格，确定一家或几家为中标单位。8、申请采购部门和中标的供货单位签订购物协议，规定

22、成交物品的交接时间、验收方式、付款方法及违约处分等内容，货款结算应严格执行质量保证金规定。购物协议由财务处审核后，方可付款。9、大件、大亲物品由使用单位负责验收，采购领导小组加入，重要物品和精密仪器还需请专业质检人员加入。发现问题，采购领导小组应查究责任。10、采购完成后，须将全套议标材料分类立成卷宗，归入公司综合档案室。七、采购纪律1、采购大宗物品必须集中进行，不得化整为零处理。2、在大件、大宗物品采购的过程中，经办人员不得接受供方赠送的礼品、礼金和回扣，不得接受供方的宴请。如实在无法谢绝，应按规定及时登记上报，否那么将查究纪律责任。3、议标人员必须遵守采购工作中的保密要求，不得直接或间接向供货方泄露公司内部有关采购的秘密。4、采购物品的验收，要以样品为准，严格把好质量关。如因实物与样品不符或出现数量缺乏等问题应按协议精神查究供货方责任并及时上报，经办人不验收或发现问题不报告，必须查究纪律责任交给予经济处分。5、一些需要长期购置的批量物资，应对供给物资实施跟踪监控，并对供货单位实行淘汰制，定期评议并重新议标，不搞一次议标定终生。6、学校购买大件、大宗物品未按本方法执行，学校财务部门一律不得报销或预付货款。7、为了保证校级领导清正廉洁，避免因亲属关系影响公务，在物资采购时，校级领导特定关系应回避。s(