文书与档案管理基础(三版)四单元1

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1、任务一任务一 办公文书档案管理办公文书档案管理 任务二任务二 企业档案工作企业档案工作任务三任务三 科技档案管理科技档案管理任务四任务四 会计档案管理会计档案管理 任务一任务一 办公文书档案管理办公文书档案管理 1、文书档案管理程序（1）收集（2）整理（3）保管（4）统计（1 1）档案收集）档案收集 档档案案的的收收集集工工作作，是是指指在在档档案案人人员员的的监监督督、指指导导下下，按按照照法法律律、法法规规的的规规定定将将在在工工作作活活动动过过程程中中形形成成的的、分分散散保保存存在在各各部部门门和和个个人人手手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。中具有保存价值的各种门

2、类和载体的历史记录进行收集工作。档档案案收收集集工工作作是是一一个个单单位位档档案案室室工工作作的的起起点点和和基基础础，是是档档案案室室积积累累和和丰丰富富本本单单位位信信息息资资源源的的主主要要手手段段，因因而而是是一一项项极极其其重重要要的的档档案案业业务务工作。工作。（一）档案收集工作的意义（一）档案收集工作的意义 1 1是档案业务工作的起点是档案业务工作的起点 2 2是实现档案集中统一管理的根本途径是实现档案集中统一管理的根本途径 3 3是积累历史文化财富的重要渠道是积累历史文化财富的重要渠道 2 2、操作流程、操作流程 （1 1）档案收集）档案收集 （二）档案收集工作的要求（二）档

3、案收集工作的要求根根据据机机关关文文件件材材料料归归档档范范围围和和文文书书档档案案保保管管期期限限的的规规定定要要求求，结结合合本本单单位位职职能能部部门门和和各各部部门门工工作作实实际际，编编制制文文件件材材料料归归档档范范围围和和文文书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。1 1确保档案的齐全与完整确保档案的齐全与完整2 2符合档案业务规范和标准符合档案业务规范和标准3 3注意收集和掌握重大活动信息注意收集和掌握重大活动信息2 2、操作流程、操作流程 （2 2）档案整理）档案整理 档档案案整整理理即即根根据据收收集集

4、来来的的文文件件之之间间内内在在联联系系，以以方方便便保保管管和和利利用用为为目目的的对对文文件件进进行行价价值值鉴鉴定定、分分类类、组组合合、排排列列、编编目目、装装订订装装盒盒、入库上架等一系列条理化的工作。入库上架等一系列条理化的工作。2 2、操作流程、操作流程 （3 3）档案保管）档案保管 1 1、概概念念：档档案案保保管管工工作作是是采采用用专专门门的的技技术术手手段段和和科科学学的的管管理理措措施施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。2 2、内容：、内容：档案装具的管理档案装具的管理 档案的库

5、房管理档案的库房管理 档案的流动管理档案的流动管理 档案辅助设施的管理档案辅助设施的管理3 3、基本原则：、基本原则：预防为主，防治结合；预防为主，防治结合；加强重点，照顾一般；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。立足长远，保证当前。2 2、操作流程、操作流程 （4 4）档案统计）档案统计 1 1、概念：、概念：档档案案统统计计就就是是以以表表册册、数数字字的的形形式式，反反映映和和揭揭示示档档案案与与档档案案工工作作情情况的一种管理方法。况的一种管理方法。2 2、内容：、内容：包包括括对对档档案案室室档档案案及及其其管管理理现现状状的的登登记记和和上上报报各各级级档档案案行行政政管管理理

6、部部门的档案统计年报工作。门的档案统计年报工作。2 2、操作流程、操作流程 （5 5）档案利用）档案利用 1 1、概念：、概念：档档案案利利用用工工作作，也也叫叫“档档案案利利用用服服务务”，是是档档案案部部门门通通过过一一定定的的方方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。2 2、档案提供利用的方式：、档案提供利用的方式：开设阅览室开设阅览室 档案外借档案外借函查和电话查询函查和电话查询 出具档案证明出具档案证明提供咨询服务提供咨询服务 网上查询网上查询举办陈列展览举办陈列展览2 2、操作流程、操作流程 （一）（一）档案收集工作档案收集工作

7、 1 1、档案收集工作：、档案收集工作：按照档案管理相关业务规范和标准收集。按照档案管理相关业务规范和标准收集。收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。收收集集之之前前，应应确确定定机机关关应应保保存存档档案案的的质质量量、范范围围、种种类类、内内容容、数数量量、整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。在在档档案案种种类类方方面面，既既要要收

8、收集集反反映映行行政政单单位位活活动动的的普普通通档档案案，还还要要注注意意收收集科技档案、基建档案等专门档案。集科技档案、基建档案等专门档案。在在文文件件载载体体方方面面，既既应应包包括括纸纸质质文文件件，也也应应包包括括各各种种特特殊殊载载体体的的材材料料。要注意收集原稿原件。要注意收集原稿原件。注意零散文件的收集。注意零散文件的收集。注意对撤销机构档案的接收。注意对撤销机构档案的接收。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 2 2、归档文件材料的范围、归档文件材料的范围凡凡是是本本单单位位工工作作活活动动中中形形成成的的、反反映映主主要要职

9、职能能活活动动和和历历史史真真实实面面貌貌的的文文件件材材料料，均均属属于于档档案案室室的的收收集集范范围围。此此外外，还还应应收收集集与与本本单单位位的的档档案案有有关关的的资资料和证据。料和证据。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 归档文件材料的范围归档文件材料的范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。反反映映本本机机关关主主要要职职能能活活动动和和基基本本历历史史面面貌貌的的，对对本本机机关关工工作作、国国家家建建设设和历史研究具有利用价值的

10、文件材料；和历史研究具有利用价值的文件材料；机机关关工工作作活活动动中中形形成成的的在在维维护护国国家家、集集体体和和公公民民权权益益等等方方面面具具有有凭凭证证价价值的文件材料；值的文件材料；本本机机关关需需要要贯贯彻彻执执行行的的上上级级机机关关、同同级级机机关关的的文文件件材材料料；下下级级机机关关报报送送的重要文件材料；的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 不归档文件材料的范围不归档文件材料的范围上上级级机机关关的的文文件件材材料料中中，普普

11、发发性性不不需需本本机机关关办办理理的的文文件件材材料料，任任免免、奖奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本本机机关关文文件件材材料料中中的的重重份份文文件件，无无查查考考利利用用价价值值的的事事务务性性、临临时时性性文文件件，一一般般性性文文件件的的历历次次修修改改稿稿、各各次次校校对对稿稿，无无特特殊殊保保存存价价值值的的信信封封，不不需需办办理理的的一一般般性性人人民民来来信信、电电话话记记录录，机机关关内内部部互互相相抄抄送送的的文文件件材材料料，本本机机关关负负责责人人兼兼任任外外单单位位职职务务形形成成的的与与本本机

12、机关关无无关关的的文文件件材材料料，有有关关工工作作参参考考的的文文件件材材料；料；同同级级机机关关的的文文件件材材料料中中，不不需需贯贯彻彻执执行行的的文文件件材材料料，不不需需办办理理的的抄抄送送文文件材料；件材料；下下级级机机关关的的文文件件材材料料中中，供供参参阅阅的的简简报报、情情况况反反映映，抄抄报报或或越越级级抄抄报报的的文件材料。文件材料。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 3 3、单位之间分工归档的范围、单位之间分工归档的范围上上级级业业务务主主管管单单位位发发来来的的文文件件，由由隶隶属属下下级级归归档档，党党委委、政政府

13、府办办公公室室和和非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。上上级级业业务务主主管管单单位位召召开开的的专专业业会会议议文文件件，由由各各隶隶属属下下级级归归档档，党党委委、政政府办公室一般不归档。府办公室一般不归档。联联合合签签发发的的文文件件，由由主主办办单单位位归归档档，会会签签、联联办办单单位位归归档档与与否否视视自自身身需需要来确定。要来确定。联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定联联合合派派出出调调查查组组、

14、检检查查组组或或联联合合举举办办的的重重大大活活动动形形成成的的文文件件材材料料，由由主主办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。临临时时机机构构形形成成的的文文件件，由由临临时时机机构构负负责责归归档档，工工作作结结束束后后将将档档案案收收集集移移交主管部门或同级档案室。交主管部门或同级档案室。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程清点核对。清点核对。填写

15、档案交接文据。填写档案交接文据。完成实体移交（接收）完成实体移交（接收）二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程清点核对。清点核对。档档案案员员对对移移交交（接接收收）的的档档案案及及有有关关材材料料逐逐件件进进行行清清点点，对对照照有有关关移移交交文文件进行核对，双方共同确认无误。件进行核对，双方共同确认无误。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程填写档案交接文据。填写档案交接文据。单位（部门）名称栏单位（部门）名称栏领导人栏领导人栏经办人栏经

16、办人栏交接性质栏交接性质栏档案所属年度栏档案所属年度栏档案类别栏档案类别栏档案的数量档案的数量检索及参考工具种类栏检索及参考工具种类栏移出说明栏移出说明栏接收意见栏接收意见栏二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 1992.12国家技术监督局发布档案交接文据国家技术监督局发布档案交接文据格式（格式（GB/T139681992）（一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程填写档案交接文据。填写档案交接文据。单位名称栏应：填写全称或规范化通用简称单位名称栏应：填写全称或规范化通用简称领导人栏：由部门现任负责人签名。领导人栏：由部门现任负责人签名。经办人栏：应由对档案交

17、接负有直接责任的人员签名。经办人栏：应由对档案交接负有直接责任的人员签名。交接性质栏：交接性质栏由交接双方共同填写。交接性质栏：交接性质栏由交接双方共同填写。交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程填写档案交接文据。填写档案交接文据。交接性质栏交接性质栏a.a.移移交交：机机关关、团团体体、企企事事业业单单位位和和其其它它组组织织与与档档案案馆馆之之间间、档档案案馆馆与与档档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。案馆之间及本单位内

18、部的档案交接属移交。b.b.寄寄存存：集集体体所所有有和和个个人人所所有有的的档档案案交交档档案案馆馆(室室)保保管管，保保管管期期间间其其所所有有权仍归移交者属寄存。权仍归移交者属寄存。c.c.征征购购或或收收购购：国国家家依依法法收收买买属属集集体体所所有有的的和和个个人人所所有有的的档档案案，交交接接后后其其档案为国家所有。档案为国家所有。d.d.捐捐赠赠：无无偿偿向向国国家家献献出出集集体体所所有有的的或或个个人人所所有有的的档档案案，交交接接后后其其档档案案为为国家所有。国家所有。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程

19、、归档规程填写档案交接文据。填写档案交接文据。档案所属年度栏：由档案移出单位填写。档案所属年度栏：由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。档案类别栏：按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。档案类别栏：按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。档案的数量：以卷或伯为计量单位，声像档案可用张、盘为计量单位。档案的数量：以卷或伯为计量单位，声像档案可用张、盘为计量单位。检索及参考工具种类栏：填入按规定随档案一同移交的有关材料。检索及参考工具种类栏：填入按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录

20、、全宗指南和著录卡片等材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程填写档案交接文据。填写档案交接文据。移出说明栏：填入有关档案交接或需要说明的事项。移出说明栏：填入有关档案交接或需要说明的事项。a.a.档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。b.b.档档案案内内容容中中有有无无涉涉及及国国家家机机密密，在在档档案案被被利利用用时时需需限限制制使使用用或或禁禁止止使用的范围、内容。使用的范围、内容。c

21、.c.有无在档案交接中产生的其它文件。有无在档案交接中产生的其它文件。d.d.其它需要说明的事项。其它需要说明的事项。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程填写档案交接文据。填写档案交接文据。接收意见栏接收意见栏应由收进单位填写。接收意见栏接收意见栏应由收进单位填写。a.a.交接过程中有无需要记录的事项。交接过程中有无需要记录的事项。b.b.由移出方填写的各栏是否属实。由移出方填写的各栏是否属实。c.c.依依据据档档案案法法及及档档案案行行政政管管理理机机关关的的有有关关规规定定，对对所所接接档档案案做做出出评价。评价

22、。以以上上各各栏栏应应由由交交、接接双双方方分分别别填填写写。属属个个人人所所有有档档案案的的，拥拥有有者者应应在在移移出出单单位位栏栏内内签签名名。移移出出和和收收进进日日期期应应当当相相同同。有有些些栏栏目目由由移移出出单单位位填填写写，接接收收单位核实。单位核实。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 （一）（一）档案收集工作档案收集工作 4 4、归档规程、归档规程完成实体移交（接收）完成实体移交（接收）档案交接文据填写完毕后，及时进行档案及有关材料褓的交接。档案交接文据填写完毕后，及时进行档案及有关材料褓的交接。双双方方再再次次核核对对无无误误并并在在档档案案交交接接文文据据

23、相相关关栏栏内内签签字字，应应加加盖盖双双方方单单位位印印章章后，即可进行档案实体交接。后，即可进行档案实体交接。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存备查。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存备查。二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容 各各单单位位综综合合部部门门或或业业务务部部门门把把办办理理完完毕毕的的具具有有参参考考利利用用价价值值的的文文件件进进行行系系统统整理编目整理编目后，才算后，才算完成了文件处理工作完成了文件处理工作。经经过过系系统统整整理理的的归归档档文文件件移移交交到到档档案案室室后后，文文件件便便由由发发挥挥现现行行效效用用转转入入

24、备备查参考，从查参考，从现行文件运转现行文件运转阶段转入阶段转入档案管理档案管理阶段。阶段。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （一）（一）档案整理的方法档案整理的方法 1 1、业务部门的兼职人员在立卷工作中对文件进行整理归档。、业务部门的兼职人员在立卷工作中对文件进行整理归档。2 2、规模比较小的单位档案室对档案进行整理。、规模比较小的单位档案室对档案进行整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方

25、法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。对对“件件”的确定的确定修整修整装订装订分类排列分类排列编制归档号编制归档号编制文件目录编制文件目录装盒装盒入库排架入库排架三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。对对“件件”的确定的确定一般以一份文件为一件。一般以一份文件为一件。文件正

26、本与定稿为一件文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件正文与附件为一件原件与复印件为一件原件与复印件为一件 转发文与被转发文为一件转发文与被转发文为一件报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录本等一本为一件报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录本等一本为一件成套的会议材料拆分，以单份材料为一件成套的会议材料拆分，以单份材料为一件重要文件正本与历次修改稿各为一件重要文件正本与历次修改稿各为一件计算机形成无定稿的文件，发文稿纸与正本为一件计算机形成无定稿的文件，发文稿纸与正本为一件来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）可可为一件为一件三、文书档案整

27、理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。修整修整去除易生锈的金属物，对大纸进行折叠以方便存放。去除易生锈的金属物，对大纸进行折叠以方便存放。装订装订方法：方法：A A左上角装订一只不锈钢钉左上角装订一只不锈钢钉 B B在文件左侧装订在文件左侧装订2 2只不锈钢钉只不锈钢钉 C C较厚文件采用较厚文件采用“三孔一线三孔一线”的装订方式的装订方式排列方式：正本在前定稿在后；排列方式：正本在前定稿在后；正文在前附件在后；正文在前附件在后；原件在前复制件在后；原件在前复制件在

28、后；转发文在前被转发文在后；转发文在前被转发文在后；无定稿的正本在前发文稿在后；无定稿的正本在前发文稿在后；文件处理单在前，正文在后文件处理单在前，正文在后三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。分类排列分类排列A A区分文件保管期限（永久、区分文件保管期限（永久、3030年、年、1010年）年）B B在分类方案的最低一级类目内，按照在分类方案的最低一级类目内，按照“年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限”、“保管保管”进行分类排列。进行分类排

29、列。规规模模较较小小，归归档档文文件件数数量量不不多多的的单单位位，也也可可采采用用“年年度度保保管管期期限限”或或“保保 管期限管期限年度年度”中的一种方法分类。中的一种方法分类。C C相相同同事事由由中中文文件件按按文文件件形形成成先先后后顺顺序序排排列列，不不同同事事由由按按办办结结时时间间先先后后顺顺序序排列。排列。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。编制归档号编制归档号文件分类、排列成序后，应在文件正上方空白处加盖红色归档章，并逐件文件分类

30、、排列成序后，应在文件正上方空白处加盖红色归档章，并逐件编制归档号。编制归档号。编制文件目录编制文件目录先先对对有有图图文文的的纸纸张张编编写写页页号号，再再将将每每份份文文件件的的形形式式特特征征及及编编号号进进行行登登记记，建立档案的文件级目录。建立档案的文件级目录。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 1 1、改革后的文件级整理方法、改革后的文件级整理方法以以“件件”为单位整理。为单位整理。装盒装盒区区分分不不同同保保管管年年度度，将将归归档档文文件件按按照照档档案案室室室室编编件件号号的的顺顺序序，依依次次装装入入档档案盒，再填写档

31、案盒封面、盒脊和备考表。案盒，再填写档案盒封面、盒脊和备考表。入库排架入库排架整理完毕的档案，按照本单位分类方案排列上架。整理完毕的档案，按照本单位分类方案排列上架。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 整理的步骤：整理的步骤：1 1案卷归类案卷归类2 2案卷排列案卷排列3 3按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号4 4编制案卷目录编制案卷目录5 5贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目

32、贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 1 1案卷归类案卷归类一是将不同载体的档案归类一是将不同载体的档案归类二二是是将将所所有有当当年年归归档档的的案案卷卷按按照照不不同同保保管管期期限限划划分为永久、定期（分为永久、定期（3030年、年、1010年）分别归类年）分别归类三三是是按按照照立立卷卷分分类类标标准准，将将具具有有相相同同保保管管期期限限的的案案卷卷，按按照照机机构构或或问问题题进进行行下下一一层层次次的的分

33、分类类，把把相相同机构（或相近问题）的案卷集中在一起。同机构（或相近问题）的案卷集中在一起。（二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 2 2案卷排列案卷排列将经过归类集中的案卷，按照一定的顺序排列起来。将经过归类集中的案卷，按照一定的顺序排列起来。按按单单位位机机构构归归类类的的，遵遵循循从从综综合合部部门门到到专专门门部部门门，从从主主要要部部门到次要部门、从行政管理部门到业务部门的次序排列。门到次要部门、从行政管理部门到业务部门的次序排列。按按问问题题进进行

34、行归归类类的的，从从重重大大问问题题到到一一般般问问题题，从从主主要要问问题题到到次要问题的次序排列。次要问题的次序排列。（二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 3 3按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号根根据据案案卷卷的的排排列列顺顺序序，对对不不同同保保管管期期限限的的案案卷卷分分别编写案卷号。别编写案卷号。通常采用一个年度编一个流水号。通常采用一个年度编一个流水号。（二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、

35、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 4 4编制案卷目录编制案卷目录 （二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 4 4编制案卷目录编制案卷目录编制方法：对不同载体的档案分开编目；编制方法：对不同载体的档案分开编目；对不同保管期限的档案分别编目；对不同保管期限的档案分别编目；一本案卷目录内，案卷数一般不超过一本案卷目录内，案卷数一般不超过10001000卷；卷；同一门类或载体、同一保管

36、期限的案卷可混年度编入一本案卷目同一门类或载体、同一保管期限的案卷可混年度编入一本案卷目录内；录内；同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起。排列的顺序编在一起。案卷目录末页应附案卷目录备考表，写明案卷数量、移交单位和案卷目录末页应附案卷目录备考表，写明案卷数量、移交单位和移交人、接收单位和接收人、接收日期等。移交人、接收单位和接收人、接收日期等。（二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 2 2、传统的案卷级整理方法传统的案卷级整理方法以以“卷卷”为单位整理。为单位整理。三、文书档案整理方法三、文书档案整

37、理方法 5 5贴贴标标签签，并并填填写写标标签签及及案案卷卷封封面面的的其其他他项项目目 在在案案卷卷目目录录的的卷卷脊脊上上粘粘贴贴标标签签，标标签签项项目目包包括括全全宗宗号号、全全宗宗名名称称、目目录录号号等等。单单位位档档案案室室一一般般只填写目录号。只填写目录号。（二）（二）归档文件整理的方法归档文件整理的方法 三、文书档案整理方法三、文书档案整理方法 整理标准：整理标准：（1 1）组卷文件齐全完整）组卷文件齐全完整（2 2）分类科学）分类科学（3 3）排列合理）排列合理（4 4）标题确切）标题确切档案整理档案整理 四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 1 1、档

38、案保管工作、档案保管工作 档档案案保保管管工工作作就就是是采采用用专专门门的的技技术术手手段段和和科科学学的的管管理理措措施施，维维护护档档案案的的完完整整与与安安全全，最最大大限限度地延长档案寿命的一项业务工作。度地延长档案寿命的一项业务工作。任任何何档档案案都都包包含含两两个个部部分分：一一是是原原始始信信息息；二二是物质载体。是物质载体。档案载体的物质性决定了档案寿命的有限性。档案载体的物质性决定了档案寿命的有限性。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 2 2、档案保管任务、档案保管任务 （1 1）掌握档案保管状况。）掌握档案保管状况。（2 2）分析档案损坏的原因。）

39、分析档案损坏的原因。（3 3）采取专门的技术手段和科学的管理措施，）采取专门的技术手段和科学的管理措施，加强防范工作。加强防范工作。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案柜架的摆放档案柜架的摆放一是通风一是通风二是档案存取和方便搬运二是档案存取和方便搬运三是防潮三是防潮四是便于查找四是便于查找四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 库房温度湿度管理库房温度湿度管理库库房房内内的的温温

40、、湿湿度度是是直直接接影影响响档档案案寿寿命命的的环环境境因因素素。温温湿湿度度控控制制不当，会对档案安全造成直接危害，影响档案的永久保存。不当，会对档案安全造成直接危害，影响档案的永久保存。调节库房温湿度方法：密封、通风、降温和除湿。调节库房温湿度方法：密封、通风、降温和除湿。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案库房的档案库房的“八防八防”防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及

41、方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案库房的档案库房的“八防八防”防火措施防火措施:一一、配配备备效效果果良良好好、数数量量充充足足的的消消防防器器材材，经经济济条条件件较较好好的的单单位位可安装烟雾报警器和自动灭火装置。可安装烟雾报警器和自动灭火装置。二二、建建立立严严格格的的防防火火制制度度和和消消防防器器材材的的使使用用管管理理制制度度，库库房房内内严严禁禁吸吸烟烟和和使使用用明明火火，制制定定火火灾灾预预案案，定定期期对对库库房房进进行行消消防防检检查查，消消灭一切火灾隐患。灭一切火灾隐患。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保

42、管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案库房的档案库房的“八防八防”防温防潮措施防温防潮措施:控制和调节档案库房的温湿度，主要应从两个方面入手：控制和调节档案库房的温湿度，主要应从两个方面入手：一一、减减少少库库房房门门窗窗、设设置置两两道道门门和和过过渡渡间间、密密闭闭窗窗户户等等措措施施，防防止和控制库外的高温、高湿度影响库内。止和控制库外的高温、高湿度影响库内。二二、配配备备温温湿湿度度监监测测和和控控制制调调节节设设备备，加加强强温温湿湿度度的的监监测测，及及时时降低库内的高温、高湿。降低库内的高温、高湿。四、档案保

43、管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案库房的档案库房的“八防八防”防虫措施防虫措施:严严格格控控制制好好档档案案库库的的温温湿湿度度，保保持持清清洁洁，在在库库房房及及档档案案柜柜架架内内放放置适量的防虫剂，使害虫无藏身之地。置适量的防虫剂，使害虫无藏身之地。对对即即将将入入库库但但有有虫虫蛀蛀的的档档案案要要先先消消毒毒，否否则则不不得得入入库库。对对已已经经入入库的档案要经常检查，一旦发现虫害应及时治理。库的档案要经常检查，一旦发现虫害应及时治理。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作

44、、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案库房的档案库房的“八防八防”防光措施防光措施:库房的窗子要少，东西方向不宜设窗，适当减少窗户的面积；库房的窗子要少，东西方向不宜设窗，适当减少窗户的面积；改改进进窗窗户户的的结结构构；减减少少档档案案利利用用过过程程中中的的光光的的辐辐射射强强度度与与作作用用时时间间，如如减减少少复复印印次次数数，避避免免档档案案原原件件损损伤伤严严重重；使使用用柜柜、箱箱、袋袋等等保存档案，均能在一定程度上起避光作用。保存档案，均能在一定程度上起避光作用。当库内不需采光时，要关闭门窗。当库内不需采光时，要

45、关闭门窗。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案库房的档案库房的“八防八防”防有害气体与灰尘措施防有害气体与灰尘措施:正正确确选选择择档档案案库库房房的的地地址址；档档案案库库房房要要密密封封；绿绿化化植植被被对对空空气气有有净净化化与与过过滤滤的的积积极极作作用用。翻翻阅阅档档案案时时，应应戴戴上上白白色色手手套套，避避免免人人体体与与档档案案材材料料的的直直接接接接触触沾沾上上汗汗渍渍。做做好好库库房房的的清清洁洁卫卫生生工工作作，人人员员进入库房要换工作服和拖鞋。进入库房要换工作

46、服和拖鞋。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （1 1）档案的库房管理）档案的库房管理 档案的进出库管理档案的进出库管理一一、必必须须对对进进出出库库的的人人员员及及其其进进出出的的方方式式、时时间间、要要求求等等进进行行必必要的限制并作出规定。要的限制并作出规定。二、要加强档案在搬动和提供利用等流动状态中的防护。二、要加强档案在搬动和提供利用等流动状态中的防护。三三、加加强强对对库库房房的的定定期期检检查查与与清清点点，并并作作为为库库房房管管理理工工作作的的一一项项制度化措施。制度化措施。四、档案保管工作、任务及方法四、档案

47、保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （2 2）档案装具管理）档案装具管理档案密集架档案密集架一、特点：结构简单、档案存贮率高、一、特点：结构简单、档案存贮率高、经济实用经济实用 分类：封闭式移动密集架分类：封闭式移动密集架 开放式移动密集架开放式移动密集架四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （2 2）档案装具管理）档案装具管理档案箱档案箱一种通常由一种通常由5 5个尺寸规格相同的箱子叠放而成的档案用具。个尺寸规格相同的箱子叠放而成的档案用具。优点：便于运输和转移优点：便于运输和转移缺点：结构复杂，加

48、工成本高，使用时需要逐个打开，容量小缺点：结构复杂，加工成本高，使用时需要逐个打开，容量小四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （2 2）档案装具管理）档案装具管理档案橱档案橱一般为双开门，中间多层隔板。一般为双开门，中间多层隔板。优点：使用较为方便，整齐美观优点：使用较为方便，整齐美观缺点：不便远距离移动，容量小，缺点：不便远距离移动，容量小，库房空间浪费较大。库房空间浪费较大。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （2 2）档案装具管理）档案装具管理底图柜底图柜按

49、照底图不能折叠、弯卷、按照底图不能折叠、弯卷、竖放，只能平放和规格不同竖放，只能平放和规格不同的特点专门设计制作的，用的特点专门设计制作的，用于存放底图的专用档案装具于存放底图的专用档案装具四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （2 2）档案装具管理）档案装具管理防磁柜防磁柜根据磁性载体档案的特点，选用对磁场具根据磁性载体档案的特点，选用对磁场具有屏蔽作用的软磁物质专门设计制作的，有屏蔽作用的软磁物质专门设计制作的，用于存放磁性载体的专用档案装具用于存放磁性载体的专用档案装具四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法

50、 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （2 2）档案装具管理）档案装具管理实物柜实物柜专专门门用用于于存存放放实实物物（奖奖章章、奖奖旗旗、印印章章、艺艺术术品品、文文物物等等）的的专专用装具用装具四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （3 3）档案包装）档案包装档案的外部包装是档案安全的第一道防线。档案的外部包装是档案安全的第一道防线。外外包包装装可可以以防防止止光光线线、灰灰尘尘及及有有害害气气体体对对档档案案的的危危害害，减减少少对对档档案的直接磨损。案的直接磨损。常常用用的的包包装装材材料料有有无无酸酸卷卷皮皮与与

51、卷卷盒盒，是是由由防防酸酸材材料料制制作作的的，对对档档案纸张有较好的保护作用。案纸张有较好的保护作用。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （3 3）档案包装）档案包装含酸性材料制成的卷皮与卷盒的特点：含酸性材料制成的卷皮与卷盒的特点：优点：成本低、价格便宜优点：成本低、价格便宜缺点：对包装的档案纸张造成环境污染，不利于档案的永久保存；缺点：对包装的档案纸张造成环境污染，不利于档案的永久保存；会造成库房酸性成分增加，对档案工作者的健康不利。会造成库房酸性成分增加，对档案工作者的健康不利。四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工

52、作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （3 3）档案包装）档案包装硬卷皮硬卷皮指使用硬度和厚度较大的牛皮指使用硬度和厚度较大的牛皮纸制作的卷皮。纸制作的卷皮。硬卷皮的案卷尺寸为硬卷皮的案卷尺寸为300*220MM300*220MM 280*210MM 280*210MM厚度有：厚度有：10MM10MM、15MM15MM、20MM20MM三种三种四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （3 3）档案包装）档案包装软卷皮软卷皮指使用一般的牛皮纸或其他韧性较指使用一般的牛皮纸或其他韧性较好的纸张制作的卷皮。好的纸张制

53、作的卷皮。软卷皮必须装入卷盒。软卷皮必须装入卷盒。软卷皮的规格为软卷皮的规格为297*210MM297*210MM（A4A4）260*185MM 260*185MM（1616开）开）四、档案保管工作、任务及方法四、档案保管工作、任务及方法 3 3、档案保管工作内容、档案保管工作内容 （3 3）档案包装）档案包装卷盒卷盒指专门用于装软卷皮档案案卷，或集中指专门用于装软卷皮档案案卷，或集中存放文件归档文件的档案包装材料。存放文件归档文件的档案包装材料。一般使用一般使用20G20G以上的牛皮纸制作。以上的牛皮纸制作。卷盒的外形尺寸为卷盒的外形尺寸为300*220MM300*220MM有有30MM30

54、MM、40MM40MM、50MM50MM的规格。的规格。五、档案统计工作五、档案统计工作 档档案案统统计计就就是是以以表表册册、数数字字的的形形式式，反反映映和和揭揭示示档档案案与档案工作情况的一种管理方法。与档案工作情况的一种管理方法。（一）（一）档案统计工作的作用档案统计工作的作用为国家档案事业的发展与决策积累数据；为国家档案事业的发展与决策积累数据；为档案馆科学管理提供依据；为档案馆科学管理提供依据；为档案管理科学研究提供参考。为档案管理科学研究提供参考。档案统计工作的意义档案统计工作的意义:是加强档案事业宏观管理的一项重要手段；是加强档案事业宏观管理的一项重要手段；是对档案室工作实行监

55、督管理的必然途径；是对档案室工作实行监督管理的必然途径；是是适适应应档档案案学学研研究究日日益益注注重重定定量量分分析析发发展展趋趋势势的的重重要要措施。措施。五、档案统计工作五、档案统计工作 （二）档案统计工作基本任务及主要内容（二）档案统计工作基本任务及主要内容 档案统计工作的基本任务：档案统计工作的基本任务：为本单位档案的科学管理奠定基础；为本单位档案的科学管理奠定基础；为上级主管部门进行统计调查和统计分析；为上级主管部门进行统计调查和统计分析；实现统计监督提供统计资料。实现统计监督提供统计资料。档案统计工作的内容档案统计工作的内容建立档案统计工作制度建立档案统计工作制度档案室文件基本情

56、况的登记档案室文件基本情况的登记档案统计年报。档案统计年报。五、档案统计工作五、档案统计工作 （三）档案登记（三）档案登记 档案登记：档案登记：指指通通过过簿簿、册册、表表、单单等等形形式式，对对档档案案的的收收进进、移移出出以以及及整整理理、鉴鉴定定、保管、利用等情况加以记载，从而揭示其过程、现状和变化。保管、利用等情况加以记载，从而揭示其过程、现状和变化。档档案案登登记记是是档档案案统统计计工工作作的的基基础础，完完整整的的、持持续续积积累累的的记记录录能能够够为为档档案统计提供准确、全面、真实的数据。案统计提供准确、全面、真实的数据。档案接收（移出）登记档案接收（移出）登记档案鉴定登记档

57、案鉴定登记档案利用登记档案利用登记五、档案统计工作五、档案统计工作 （三）档案登记（三）档案登记 档案统计年报工作：档案统计年报工作：机机关关、企企事事业业单单位位档档案案统统计计年年报报是是全全国国档档案案事事业业统统计计年年报报制制度度的的一一个个重重要要的的组组成成部部分分。机机关关档档案案工工作作条条例例第第十十五五条条规规定定：机机关关档档案案部部门门应应“按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表”。六、档案提供利用的方法六、档案提供利用的方法 （一）档案利用的意义：（一）档案利用的意义：（1 1）档案利用工作是档案工作

58、的根本目的之一。）档案利用工作是档案工作的根本目的之一。人人们们之之所所以以开开展展档档案案工工作作，就就是是要要通通过过档档案案的的收收集集、整整理理、保保管管等等工工作作，积积累累档档案案信信息息资资源源并并为为现现实实工工作作服服务务。因因此此，档档案案管管理理工工作作自始至终都贯穿着为档案利用工作创造条件、打好基础这条主线。自始至终都贯穿着为档案利用工作创造条件、打好基础这条主线。（2 2）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。档档案案利利用用工工作作水水平平是是衡衡量量档档案案工工作作质质量量高高低低的的主主要要标标准准之之一一，对对档

59、档案案工工作作的的其其他他环环节节能能产产生生检检验验、推推动动作作用用。档档案案利利用用工工作作是是档档案案工工作进步的杠杆和动力。作进步的杠杆和动力。（3 3）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。利利用用工工作作是是档档案案工工作作为为各各项项工工作作服服务务最最直直接接、最最主主要要的的手手段段，通通过过有有效效、广广泛泛地地利利用用档档案案，开开发发档档案案信信息息，使使档档案案凭凭证证依依据据、参参考考咨咨询询、传传播播知知识识、宣宣传传教教育育作作用用得得到到充充分分发发挥挥，就就是是档档案案工工作作效效益益的的实实际际产产出出。大大量

60、量利利用用档档案案信信息息，能能够够最最大大限限度度地地减减少少社社会会、组组织织或或个个人人脑脑力力、体力上的重复劳动。这也正是档案价值的根本体现。体力上的重复劳动。这也正是档案价值的根本体现。六、档案提供利用的方法六、档案提供利用的方法 （二）档案利用的目的：（二）档案利用的目的：（1 1）为领导决策和机关各项工作服务，实现档案价值的最大化。）为领导决策和机关各项工作服务，实现档案价值的最大化。（2 2）促促进进各各项项档档案案业业务务基基础础工工作作的的不不断断深深化化和和档档案案工工作作整整体体水水平平的的提高。提高。（3 3）通通过过提提高高利利用用工工作作的的质质量量，使使档档案案

61、工工作作人人员员的的综综合合素素质质提提高高到到新的、更高的层次。新的、更高的层次。六、档案提供利用的方法六、档案提供利用的方法 （三）档案利用的方式：（三）档案利用的方式：（二）档案利用的方式（二）档案利用的方式 1 1提供利用提供利用（1 1）借阅）借阅 （2 2）借出）借出（3 3）函查和电话查询）函查和电话查询 （4 4）档案网络查询服务）档案网络查询服务 2 2开发利用开发利用（1 1）档案资料的编研）档案资料的编研 （2 2）档案资料专题信息务）档案资料专题信息务（3 3）参与性研究利用）参与性研究利用档案利用档案利用 提供利用提供利用阅览阅览 开发利用开发利用档案资料编研档案资料编研 演讲完毕，谢谢观看！