1-嘉禾人寿保险股份有限公司公文管理规定

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1、国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文管理规定 第一章总则2其次章公文种类3第三章公文格式88第四章行文规则1111第五章发文办理1414第六章收文办理2121第七章公文归档2323第八章公文管理2424第九章附则2626第一章 总则第一条为使国民嘉禾人寿保险股份有限公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高各级公司的工作效率，依据中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理方法，结合公司实际，制定本方法。其次条国民嘉禾人寿保险股份有限公司的公文包括党内公文和经营管理公文两大类。党内公文，是公司党委及其部门实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书；经营管理公文，是公司在经营管理

2、过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。公文处理工作要贯彻“党政分开”的原则。凡属经营管理性工作不以党委名义行文；凡属党内事务不以公司名义行文。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、连接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到刚好、精确、保密、平安。第五条国民嘉禾人寿保险股份有限公司各级公司综合行政部（或综合管理部）是公文处理的管理机构，主管本级公司并负责指导下级公司的公文处理工作。综合行政部（或综合管理部）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。其次章公文种类第六条国民嘉禾人寿保险

3、股份有限公司常用公文种类( 一 ) 决议适用于经会议探讨通过的重要决策事项。( 二 ) 确定适用于对重要事项或者重大行动做出支配，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级公司不适当的确定事项。( 三 ) 公告适用于向国内外宣告重要事项。( 四 ) 通告适用于在肯定范围内公布应当遵守或周知的事项。( 五 ) 通知适用于批转下级公司的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；下发规章制度；传达要求下级公司办理和须要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。( 六 ) 通报 适用于表彰先进，指责错误，传达重要精神，沟通重要状况。( 七 ) 报告适用于向上级单位或部门汇报工作，反映状况，提出建议；答复上

4、级单位或部门的询问。( 八 ) 请示适用于向上级单位或部门恳求指示、批准。( 九 ) 批复适用于答复下级单位的请示事项。( 十 ) 看法适用于对重要问题提出见解和处理方法。(十一) 函适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，恳求批准和答复审批事项。(十二) 会议纪要适用于记载、传达会议状况和议定事项。第七条 公文类别（一） 经营管理类发文1.公司发文公司发文的发文字号主要有：国民嘉禾寿发、国民嘉禾寿复、国民嘉禾寿函、国民嘉禾寿干、国民嘉禾寿传、会议纪要。国民嘉禾寿发：主要用于向中国保监会等有关主管部门、保险行业协会报告、请示工作，提出工作看法；向各分公司印发确定、规章、制度、方法

5、、保险条款等重要文件。其文种有：确定、通知、通报、报告、请示、看法、会议纪要等。国民嘉禾寿复：主要用于批复下级公司请示的事项。其文种为批复。国民嘉禾寿函：主要用于与主管部门商洽工作、沟通事项。其文种为函。国民嘉禾寿干：主要用于任免、聘任、聘用、调动、资格审查等。其文种为请示、通知、批复。国民嘉禾寿传：用于以电报形式发送的公司经营管理和党内紧急公文。文种主要有通知、通报等。会议纪要：此类公文作为“文件格式”运用时，仅限于总公司内部（不加盖印章）主要用于记载总经理办公会议、司务会议等会议探讨、确定的事项或决议。2.办公室发文办公室发文是公司发文的补充形式。主要用于对保监会等有关主管部门交办事项的回

6、复；转发不相隶属机构的文件及总公司各部门工作要点；与公司分支机构商洽工作、批复事项；办理总公司内部须要以公文协调处理的事项等。其发文字号为：（1） 国民嘉禾寿办发。主要文种有通知、通报、请示、报告等。（2） 国民嘉禾寿办函。主要文种为函、批复等。3.部门发文部门发文是依据公司所授管理权限和部门职责范围而制发的“信函格式”公文。适用于与各省级和支配单列市分公司对应部门之间商洽工作，询问和答复问题，通知有关事项等。部门发文一律不得用于批复，应当由总公司答复或审批的事项。部门发文主要文种有：通知、通报等。总公司各部门发文字号如下：（1）综合行政部：国民嘉禾寿办（2）人力资源部：国民嘉禾寿人（3）信息

7、技术部：国民嘉禾寿信（4）支配财务部：国民嘉禾寿计（5）多元行销部：国民嘉禾寿多（6）精算部：国民嘉禾寿精（7）客服理赔部：国民嘉禾寿客（8）团体事业部：国民嘉禾寿团（9）个险营销部：国民嘉禾寿个（10）投资部：国民嘉禾寿投（11）契约部：国民嘉禾寿契（12）稽核部：国民嘉禾寿稽（二）党内发文1总公司党委发文总公司党委发文字号主要有：国民嘉禾寿党发、国民嘉禾寿党干、国民嘉禾寿党纪、会议纪要。国民嘉禾寿党发：主要用于向中国保监会党委报告、请示工作；向地方党委就有关重要事项通报状况、商洽工作；向公司系统各级党委部署工作，通知、通报有关事项。主要文种包括：确定、通知、通报、报告、请示、看法、批复、会

8、议纪要等。国民嘉禾寿党干：主要用于公司系统任免党内职务等。主要文种有：通知、请示、批复。国民嘉禾寿党纪：主要用于向中国保监会党委、纪委报告、请示工作；向公司各级纪委布置工作，通报纪委工作事项等。主要文种包括：确定、通知、通报、报告、请示、看法等。会议纪要：作为文件格式运用时，主要用于记载总公司党委会议探讨、确定的事项或决议。2总公司党委办公室发文党委办公室发文是总公司党委发文的补充形式。主要用于落实总公司党委确定的事项，或依据党委办公室的职责印发各种文件。其发文字号为：国民嘉禾寿党办发。主要文种有：通知、通报、报告、请示、批复、函等。3总公司党委部门发文总公司党委部门发文是依据本部门的职责而制

9、发的公文。主要文种包括：通知、通报、报告、请示、批复、函等。其发文字号有：党委组织部：国民嘉禾寿党组党委宣扬部：国民嘉禾寿党宣总公司机关党委：国民嘉禾寿机党4.其他发文总公司工会：国民嘉禾寿工总公司团委：国民嘉禾寿团委第八条各省级和支配单列市分公司的公文类别与发文字号可依据本方法自行确定。第三章公文格式 第九条公文一般由隐私等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、承办、联系方式、印发单位和印发日期等部分组成。( 一 ) 隐私公文应当由办文单位依据隐私程度分别标明“隐私”、“机密”、“绝密”、和“商业

10、隐私”，并按规定限定隐私期限。涉及国家隐私的公文方可标注“绝密”、“机密”、“隐私”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。涉及公司隐私的一律标注“商业隐私”。密级与保密期限之间应以“”加以分隔。( 二 ) 紧急公文应当依据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，传真电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。( 三 ) 发文单位标识应当运用发文单位全称或者规范化简称。联合行文，主办单位应当排列在前。1.总公司发文单位格式为：“国民嘉禾人寿保险股份有限公司文件”、“国民嘉禾人寿保险股份有限公司”；“中共国民嘉禾人寿保险股份有限公司委员会文件”、“中共国民嘉禾人寿保险股份有限公司纪

11、律检查委员会文件”、“国民嘉禾人寿保险股份有限公司传真电报”。以总公司人力资源部和党委组织部为例，总公司部门发文单位标识格式为：“国民嘉禾人寿保险股份有限公司人力资源部”、“中共国民嘉禾人寿保险股份有限公司委员会组织部文件”。2.分公司发文单位标识为：“国民嘉禾人寿保险股份有限公司分公司文件”；“中共国民嘉禾人寿保险股份有限公司分公司委员会文件”；“国民嘉禾人寿保险股份有限公司分公司传真电报”。发文单位标识应尽量排成一行，特别状况也可分二行排列。( 四 ) 发文字号应当包括代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。( 五 ) 以公司名义发文由综合行政部统一编号、用印，部门发文由部门负

12、责综合工作的人员统一编号、用印。( 六 ) 上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。( 七 ) 公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。除法规、规章名称或转发文件、印发领导讲话等特别状况外，标题一般不用标点符号。( 八 ) 主送单位指公文的主要受理单位，即需依据公文内容答复事项、办理工作的单位；抄送单位是除主送单位之外须要执行或知晓公文的其他单位。主送单位和抄送单位都应运用全称或规范化简称、统称。( 九 ) 公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件依次和名称。假如公文本身是特地印发或转发某一文件，则正文之后不必注明“附件”。( 十 )

13、 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。(十一) 成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文以最终单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。(十二) 公文如有附注（须要说明的其他事项），应在成文日期下一行加圆括号标注。(十三) 公文应当依据文件内容标注主题词。先标类别词，后标类属词，最终标文种。每一公文标引主题词的数量不超过个。电报不标主题词。主题词依据中国保监会公文主题词表的要求标引。(十四) 抄送单位指除主送单位以外须要执行或知晓公文的其他单位，应当运用全称或者规范化简称、统称，并按编制依次排

14、列。(十五) 公文版记印刷在公文最终一页底端，应当标注承办部门、姓名、联系方式。(十六) 文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。第十条公文中各组成部分的标识规则，依据国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文格式标准执行。第十一条公文用纸一律采纳国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，依据实际须要确定。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，注意效用，坚持少而精。第十三条国民嘉禾人寿保险股份有限公司各级公司依据隶属关系和职权范围行文，一般不得越级请示、报告和抄送公文。特别状况确需越级行文时，应同时抄送被越过的干脆上级公

15、司。第十四条各级公司可以在职权范围内与当地党委、政府有关部门和企事业单位相互行文或联合行文。总公司综合行政部可对外系统、上级机关和下级公司行文，其他部门不得向上级机关、分公司和外系统行文，可以“信函格式”向分公司对应部门行文，行文内容仅限于商洽工作、询问和答复有关问题。第十五条总公司部分部门在省级和支配单列市分公司没有对口部门的，应当以总公司或办公室名义行文。省级和支配单列市分公司应当干脆向总公司行文，不得向总公司除综合行政部之外的其他部门干脆行文。省级和支配单列市分公司内设部门可向总公司对应部门行文，不得向总公司或总公司处级单位行文。除以分公司或分公司办公室名义外，省级和支配单列市分公司内设

16、部门一律不得对外行文。第十六条属于公司部门职权范围内的事务，应由部门自行行文，如确需与其他部门联合行文，应明确主办部门。第十七条部门之间对有关问题未经协商一样，不得各自向下行文。第十八条部门召开的公司系统业务工作会议，会后以办公室名义印发会议纪要或领导讲话摘要。第十九条向上级请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。“请示”一般只写一个主送单位，涉及几个单位的，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。请示不得抄送下级机构。“请示”要按收文程序办理。除上级单位负责人干脆交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“看法”和“报告”。其次十条部门应当向本级公

17、司或公司党委请示问题，未经公司或公司党委同意或授权，不得越过本级公司或公司党委向上级机关或主管部门请示重大问题。其次十一条向下级公司的重要行文，应当同时抄送干脆上级公司。其次十二条转发文件转发上级机关、同级单位或不相隶属机构的文件，除特别状况外，一般应以办公室名义行文。除有要求外，转发公文不抄送原发文机关。其次十三条报送文件的详细要求：（一）请示总公司向中国保监会的请示报送份。各省级和支配单列市分公司向总公司的请示报送份。以分公司或分公司综合管理部文件上报总公司或总公司综合行政部的请示，应当由总公司综合行政部统一受理；以分公司部门文件上报的请示，应当由总公司有关部门受理。（二）报告总公司向中国

18、保监会、财政部等有关主管部门的报告分别报送份。各省级和支配单列市分公司总结性和综合性工作报告，应以分公司文件报送总公司10份。单项报告须以部门文件报送总公司有关部门，其中重要的，应同时报送总公司综合行政部。（三）简报类总公司报送上级机关的简报类文件，应视内容确定报送范围和报送份数。（四）抄送上级机关的文件，应当一式2份。（五）办公自动化系统全面开通运用后，报送文件的要求另行规定。第五章发文办理其次十四条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。其次十五条 草拟公文应当做到：（一）符合党的路途、方针、政策和国家法律、法规以及有关规定。如提出

19、新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）状况的确，材料翔实，观点明确，表述精确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当依据行文目的、发文单位职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的缘由，并依据实际须要确定紧急的程度。（五）人名、地名、数字、引文精确。引用公文应当先引标题，后以圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明详细的年、月、日，不能写“去年”、“今年”、“昨天”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“1999”不能写成“99”。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，其次层为“（一）”，第三层

20、为“”，第四层为“（）”。（七）必需运用国家法定计量单位。（八）文内运用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。运用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明精确的中文译名。（九）草拟电报应坚持“一事一电”，“明来明复、密来密复”的原则，注明发往地点、接受单位，文末写明落款和日期，外文字母应大写。（十）公文草拟完成后，应按规定填写公司发文或部门发文审批单。主批人要签署明确看法，并签上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。（十一）公文应运用微机打印。核稿、审批和签发公文，一律用铅笔或毛笔，禁止用铅笔或圆珠笔等简单褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认，不得在文稿装订线外书写。（十二）

21、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用汉字外，应当运用阿拉伯数字。（十三）会议纪要中，姓名、职务并用时，一般是姓名在前，职务在后，姓名、职务之后不再加“同志”字样。其次十五条草拟公文提呈领导签批时，应将行文前因、背景（领导同志批示）、请示内容及有关部门看法一并附后。重大事项，应先以“签报”报经公司领导同意后，再草拟公文。其次十六条 发文程序（一）以公司名义制发的文件，由主办部门领导签署看法，经综合行政部核稿和办公定领导签署看法后，呈公司领导签发，并由其秘书退主办部门，拟稿人将公文定稿及电子版和发文审批单送综合行政部编号、

22、印发。（二）公司各部门以办公室名义制发的文件，由主办部门领导签署看法后送综合行政部核稿。凡属主办部门职权范围可以确定的事项，由综合行政部领导审核后签发；须报主办部门公司分管领导审定的，由综合行政部领导签署看法后报有关公司领导签发。综合行政部领导或公司分管领导签发后，交综合行政部编号，由拟稿人将公文定稿及电子版和发文审批单送综合行政部文印室印发。（三）以部门名义制发的文件，经部门领导签署看法，退部门综合人员编号后，由拟稿人将公文定稿及电子版和发文审批单送综合行政部文印室印发。须要挂密级的公文，由主办部门领导审核、确定后，送综合行政部审定。其次十七条公文会签（一）公文内容凡有涉及其他部门或外单位职

23、权范围内的事项，主办部门应当主动与其协商，取得一样看法后方可行文。如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一样时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性看法，并送有部门或单位会签后，报请公司领导或上级机关协调、裁定。（二）总部内部会签时，会签部门应在接到会签文稿3个工作日之内将会签后的文稿返还主办部门。急件应在1个工作日内会签，特急件随到随签。（三）会签部门如对文稿有不同看法，应当附以文字说明。（四）经会签部门领导签字或加盖会签部门公章，会签看法方具效力。（五）需总部内部会签的公文，应经会签后送综合行政部核稿。（六）需外单位会签的公文，应在完成综合行政部核稿、公司领导签字后，再送有关

24、单位会签。（七）须要本公司会签的外系统、外单位公文，一般应按机构对等、一人会签的原则，由公司领导签发。其次十八条 核稿以公司名义的行文在报送公司领导签发之前，以办公室名义印发的公文在签发人签发之前，由综合行政部进行审核。主办部门负责应严格把关，对文稿内容，数字的真实性、精确性负责。审核的主要内容包括：（一）是否须要行文以及行文的级别、方式是否妥当。（二）是否符合党的方针、政策和国家法律、法规、以及总公司的有关决策和规定，与公司当前中心工作有无冲突，同公司已发布的文件有无冲突和重复。（三）解决问题的看法、方法、措施是否可行；涉及其他部门或单位的问题，是否进行协商、会签。如看法不一样，主办部门有无

25、加以说明。（四）是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用、公文格式的有关规定。（五）文字表达包括标点符号运用是否精确，密级确定是否合乎规定，发送范围是否恰当，主题词标引是否正确，有关附件和资料是否齐备。核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求主办部门拟稿人员加工修改；对修改较多、分辨困难的公文，应先退主办部门拟稿人清稿。主办部门清稿最迟在1个工作日内完成；退回改写的公文，主办部门应在3个工作日内完成。综合行政部对公文文稿作较大修改， 应征求主办部门的看法。如不能协商一样，由综合行政部向签发文件的公司领导写出说明。核稿人员审核的公文草稿原件应附于呈批文稿后，用于核查、备案。其次十九条

26、签批（一）以本公司名义制发的公文，由公司主要负责人或授权公司领导签发。总公司报送中国保监会等有关主管部门以及发往公司系统的涉及全局性工作的重要文件，由总经理或负责常务工作的副总经理签发。（二）以本公司党委名义制发的公文，由公司党委书记、副书记或分管该项工作的党委委员签发，党委重要文件应由书记或副书记签发。（三）以本公司纪委名义制发的公文，由纪委书记或副书记签发。（四）总公司部门以“信函格式”发往分公司对应部门的公文，由部门主要负责人审核、签发。其中，重要文件须事先报公司分管领导阅知。（五）办公室发文一般由综合行政部主任、副主任签发，重要的须报公司分管领导签发。（六）拟稿人不得签发自己起草的文件

27、。（七）签批公文必需写上姓名和审批时间，主批人应明确签署看法，其他审批人圈阅应视为同意。（八）领导签批后的公文，应在当天，最迟次日（节假日顺延）送综合行政部编号、印发。编完文号的公文因故不能马上印发的，应刚好通知综合行政部销号。第三十条 公文的会签和联合行文的签批手续，由主办部门办理（包括登记、送出、催办等）。第三十一条校对实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文的精确性负责。公文正式印刷前，综合行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核须要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。未经签发人同意不得随意改动（不涉及实质内容的技术

28、性问题除外）。第三十二条印章运用规定（一）印章应确定专职部门和专职人员管理，运用印章须严格执行审批和登记制度。公司印章，必需由公司总经理、副总经理或授权综合行政部主任签字后方可运用；党委印章，必需由党委成员或授权党委办公室主任签字后方可运用。（二）公文盖章时，必需检查原稿是否经领导核签，联合发文的文头上是否标明签发人姓名等。印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖，严禁在空白介绍信及白纸上盖章。（三）电子公文印章管理要执行实物印章管理规定，并制订相应的管理方法。第三十三条 缮印（一）缮印文件，须符合国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文格式的规定，排列整齐，清晰美观，份数精确。（二）缮印文件，一般应依据先

29、急后缓，先公文后资料的原则支配。如缓急程度相当，应依据先上报后下发，先公司发文后部门发文的依次支配缮印。第三十四条 发出（一）公文传递应做到精确、快速、平安、保密，并履行严格、缜密的登记手续。（二）总公司发送中国保监会的文件，由综合行政部机要交换员专送收文单位并登记签收。（三）总公司各部门发文，由主办部门供应收件人名单、通信地址、邮政编码，交综合行政部收发室发出。第六章收文办理第三十五条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。总公司收文处理（除主送部门外）由综合行政部负责。分支公司收文处理统一由综合行政部负责。第三十六条签收凡发送总公司的文电、信件

30、，有关经办人员必需严格办理签收手续。（一）凡通过机要渠道专送的文电信件，上班时间由综合行政部公文管理处负责签收，其他时间由值班室值班人员签收，下一工作日速交综合行政部公文管理处办理。值班人员如收到急件，应马上报告综合行政部领导或告知公文管理处有关人员处理。（二）其他渠道送来的文电、信件，由综合行政部收发人员按以下原则签收： 1、凡注明总公司有关部门收的，干脆交有关部门处理。2、其他一律交由综合行政部公文管理处拆封、登记、办理。第三十七条审核、拟办、批办（一）综合行政部收到下级公司报送的须要办理的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法

31、律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种运用、公文格式是否规范。经审核，对不符合本方法规定的上报公文，经综合行政部领导批准后，可退回呈报单位并说明理由。（二）由综合行政部签收、登记的公文，文秘人员应仔细批阅，确需办理的，应填写国民嘉禾人寿保险股份有限公司收文呈办单，刚好提出拟办看法，经综合行政部领导审核后，报公司领导阅示或交有关部门办理。其中需由公司领导阅批的，送有关秘书呈公司领导签批，由公司领导秘书交有关部门办理。如时间紧急，可于报送公司领导阅示的同时，复印转相关部门作预阅处理。（三）综合行政部批办文件，应写明承办部门，须要两个以上部门办理的事项，应明确主办

32、部门。紧急和重要公文，要提出办理要求，明确办结时限。第三十八条承办部门收到交办的公文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当刚好予以说明。特急件要求随到随办，当天之内办完；急件要求在3个工作日内办完；一般文件应在10个工作日内办完。来文来电有办理时限要求的，必需按要求抓紧办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应刚好退回综合行政部并说明理由。第三十九条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一样，可以报请公司领导协调或裁定。第四十条审批公文时，对有详细请示事项的

33、，主批人应当明确签署看法、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有恳求事项同的，圈阅表示已阅知。第四十一条催办（一）对办理的公文，综合行政部和各部门文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。催办可以电话督查、发函催办、实地督办等方式进行。（二）承办人员对不能刚好处理或答复的文电，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必需经所在部门领导批准，不得无故拖延。（三）对重要文件应刚好了解和反馈执行状况。第七章公文归档第四十二条各级公司应依据中华人民共和国档案法和国民嘉禾人寿保险股份有限公司档案管理方法等有关规定，建立健全立卷

34、、归档制度。总公司各部门综合人员要负责督促本部门各处室做好立卷归档工作。第四十三条为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本和相关材料）刚好收集、整理、分类、立卷。个人不得保存应当归档的公文。第四十四条归档范围内的公文，应当依据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作状况，便于保管和利用。第四十五条联合办理公文，原件由主办单位或部门整理（立卷）、归档，其他单位或部门保存复制件或其他形式的公文副本。第四十六条拟制、修改和签批公文，书写、打印及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求。归档范围内的公文应当确定保管期限，依据有

35、关规定定期向综合行政部档案室移交。第四十七条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。第八章公文管理第四十八条公文由综合行政部或专职文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十九条综合行政部应当建立健全本单位公文处理的有关制度。第五十条上级机关制发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或者综合行政部领导批准，可以翻印。翻印应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。第五十一条公文复印件作为正式公文运用时，应当加盖复印机关证明章。第五十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十三条隐私公文的管理，应当严格依据国民

36、嘉禾人寿保险股份有限公司保密管理规定执行。传递带密级的公文，必需实行保密措施，确保隐私平安。利用计算机、传真机等传输隐私公文，必需采纳加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。转发带密级的文件，应注明相应的密级和期限。在一般发文和明码电报中，不得干脆引用绝密文件或密码电报的标题、文号、日期和内容。销毁隐私公文应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁隐私等级以上的公文（含密码电报）应当进行登记。第五十四条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，须要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交综合行政部档案室。员工调离工作岗位时，应当依据有关规定将本人暂存、借用的公

37、文移交、清退。第五十五条密码电报的运用和管理，依据有关规定执行。严禁以文件形式转发或回复密码电报。第五十六条各级公司综合行政部（或综合管理部）对上级单位和本级公司下发公文的实行状况，应当进行督促检查并建立督查制度。第九章附则第五十七条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制订。第五十八条总公司各分支机构应依据本方法，结合自身实际制定实施细则。第五十九条本方法由总公司综合行政部负责说明。第六十条 本方法自公司发布之日起实施。附件：1、国民嘉禾人寿保险股份有限公司部分二级机构发文代字表 2、国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文主题词表3、关于国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文主题词表运用说明4、国民嘉禾人

38、寿保险股份有限公司公文格式5、国民嘉禾人寿保险股份有限公司文件（请示、报告、批复等）版式6、国民嘉禾人寿保险股份有限公司会议纪要版式7、国民嘉禾人寿保险股份有限公司会议记录表版式8、国民嘉禾人寿保险股份有限公司明传电报版式9、国民嘉禾人寿保险股份有限公司信息快报版式10、国民嘉禾人寿保险股份有限公司部发文（通知书）版式11、国民嘉禾人寿保险股份有限公司内部工作签报版式12、国民嘉禾人寿保险股份有限公司收文呈办单版式13、国民嘉禾人寿保险股份有限公司发文审批单版式14、国民嘉禾人寿保险股份有限公司文件传阅单版式15、国民嘉禾人寿保险股份有限公司印章运用审批单版式16、国民嘉禾人寿保险股份有限公司

39、公文用印登记表版式附件1 国民嘉禾人寿保险股份有限公司部分二级机构发文代字表序号地点代字序号地点代字序号地点代字1北京京16苏州苏31佛山佛2上海沪17合肥皖32南宁南3天津津18杭州杭33桂林桂4重庆渝19宁波甬34海口琼5石家庄石20厦门厦35成都蓉6秦皇岛秦21福州福36贵阳贵7太原晋22南昌昌37昆明滇8呼和浩特呼23郑州郑38西安陕9沈阳沈24开封汴39兰州甘10大连连25武汉鄂40银川银11长春长26宜昌宜41西宁西12哈尔滨哈27长沙湘42乌鲁木齐新13济南济28广州穗14青岛青29深圳深15南京宁30珠海珠注：1、此发文代字表只在上述地点设立二级机构后发文运用。 2、我司在上述

40、地点以外开设二级机构时，该二级机构发文代字另行确定。 3、三级机构发文代字由其上级二级机构确定，报总公司备案。附件：国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文主题词表一、 政策法规政法法令法规法制法律法院律师检察程序公证 年检政策探讨体制改革条例规章规定规划支配 方案立法执行督导方法许可证体制改革修改看法状况调查法制宣扬行政复议行政诉讼行政惩罚违法经营 合同管理法律支援法规探讨考核方法发展战略经营信息 管理方法业务分析营业执照机构代码授权经营非法机构 规范性文件大中城市业务二、 机构政府人大政协筹建组建开业设立变更更名整顿 展期章程终止关闭撤销编制精简职能兼并接管 党校学会银行股份制代表处董事会监事会股

41、东大会 监管部门政法部门民主党派群众组织分支机构派出机构 驻外机构培训机构社团组织行业协会公估公司银行证券 兼业代理保险中介保险公司寿险公司健康险公司集团公司证券公司保险学会保险协会再保险公司世界贸易组织保险代理公司保险经纪公司信托投资公司资产管理公司基金管理公司三、 人事管理员工考核录用学历学位履历任免聘用聘任辞退 退职待遇离休退休沟通安置调配表彰嘉奖处分 就业失业聘请工人劳务事故工资津贴奖金薪酬 福利收入安排补助奖惩合同制领导干部任职资格后备干部征求看法养老统筹失业保险个人账户劳资管理 劳动爱护高级管理人员中级管理人员四、 教化培训考试留学教材培训教化人才结业毕业讲师函授 讲座电教远程教化

42、专业证书员工教化业务培训代理人培训五、 财务管理财务会计统计报表年报季报月报指标费用经费 利润补贴房产地产折旧现货期货融资国债负债 亏损税务支付基金现金佣金租金租赁税务纳税 税金免税付款拨款本金产权代理审核立项监管 指标支配拆借凭证账户呆账票据分析预料决算 预算结算核算清算转让托付建设购置规模收支 征收税率调账引进合资合作联营股份注册协议 精算合同营业税所得税占用费资本金 手续费费用率监管费利差损费差损死差损利差益费差益死差益信用评级会计科目经济效益有价证券会计核算协议存款 网上银行汇费回购投资收益跌价打算绩效考核财务预算 预算纲要营业用房可研报告审计报告财务报告财务检查 财产清查资产评估债权

43、债务营业用房偿付实力责任打算金营业外支出营业外收入保险保障基金 业绩信息管理六、 资产管理资产负债贴现拍卖清算清收清理核销出租转租 担保抵押抵债脱钩评估过户托管分红授权托付 派驻折旧结转投资资本实业基建房地产打算金呆坏账折旧率法人股招标投标扩建规模异地资产不良资产物业管理资产质量固定资产资产评估投资权益 投资收益以物抵债 固定资产七、 产品管理险种备案保单出单审批清理处置人身险医疗险意外险退保金满期金保险金返还金返还费保险费保险条款产品探讨产品开发团险产品个险产品长期寿险 健康保险分红保险投资连结万能寿险团体年金银行保险 数据分析市场调研产品推广利益保障红利累计保险费率 利差返还八、 业务管理

44、业务范围保全业务承保理赔说明给付考核开办退保 生效日声明书死亡案寿险实物保全项目核保核赔责任免除给付案件理赔案件寿险理赔高度残疾管理方法 检查方案实施方案产品备案保险合同保险风险支付风险 业务转让销售管理契约管理客户服务专线电话销售范围 远程出单托付出单统括业务寿险实务扩大试点团单功能 责任免除服务规范询问工作契约管理团险业管代理业务管理九、 个人保险终身险两全险少儿险定期险理财险年金险还本终身险 养老保险女性保险销售管理业务督察个人代理人代理人管理组训管理销售推广工作十、 团体保险团体寿险意外险团意险企业年金保障支配团体年金保险 补充养老保险大客户管理 团险销售推广 团险销售管理 团险销售人

45、员管理十一、 健康保险学平险意外损害生活津贴住院医疗险重大疾病险综合医疗险女性疾病险女性安康险生命绿荫疾病险意外损害医疗险团体医疗险补充医疗保险十二、 中介代理专业代理兼业代理保险经纪银行保险邮政代理渠道管理 销售支配十三、 再保险共保分出分保费自留额手续费赢余佣金大额保单分保往来分保理赔分保业务法定分保商业分保临时分保 比例分保溢额分保超赔分保合同分保预约分保成数分保 巨灾分保分保比例分保费率分保赔款现金赔款十四、 企划宣扬媒体公关宣扬广告策划推广设计通讯光盘市场探讨新闻报道企业文化品牌形象新闻发布业务推动 促销十五、 资金运用资金基金申购赎回彩票信托货币黄金白银存款贷款信贷贴现交易期货利率

46、利息贴息外汇外币 汇率股票债券国债证券收益浮盈回购正回购逆回购收益率通货膨胀投资管理风险管理风险监控组合管理投资组合投资分析投资策略有价证券证券投资 证券市场货币市场资本市场基金市场基金投资债券市场股票市场金融市场政府债券金融债券企业债券债券投资银行存款协议存款流淌资金债券回购资产净值系统风险非系统风险投资风险负债评估可转换债券凭证式债券封闭式债券封闭式基金开放式基金基金持有人基金管理人基金托管人资产负债管理证券发行市场证券交易市场证券投资基金中心企业债券十六、 审计现场稽核非现场稽核稽核业务稽核工作离任稽核任期稽核稽核看法稽核确定调查处理群众来信违规查处 经理经济责任十七、 企业文化党建党风

47、组织建设作风建设思想建设党委中心组理论学习政治教化思想政治工作群众工作表彰先进劳模模范党委党支部团委团支部党员预备党员党费选举团员团费工会会费十八、 纪检监察廉政建设法纪教化审查纪委检查执法监察查处廉政 督导 违纪举报党风党纪贪污案件调查警告严峻警告记大过撤职留用察看十九、 信息技术传输电话开发软件硬件网络数据卫星多媒体设备运行计算机软件开发信息管理信息系统办公自动化电子商务电子邮件服务支持二十、 外事管理出访来访出国考察签证护照邀请谈判会见接见 宴会外宾涉外年会例会磋商双边协议协定项目 留学出入境款待会对外沟通对外友协外国专家国际会议国际组织对外宣扬二十一、 行政文秘函机关国旗国徽机要印章信

48、访督查保密公文档案会议文件秘书电报提案议案谈话讲话总结 批示汇报建议看法文章题词章程条例方法细则 规定方案布告决议吩咐确定指示 立卷行政公告 通告通知通报报告请示批复参观接待措施调查 视察考察礼品馈赠服务出席发言转发名单批准 审批信函事务活动纪要休假着装节假日会议纪要 文秘档案行政管理工作制度纪念活动庆典活动。附件3关于国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文主题词表运用说明为适应办公现代化的要求，便于文件检索和档案管理，特编制国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文主题词表（以下简称“词表”）。“词表”主要用于标引国民嘉禾人寿保险股份有限公司党内和经营管理公文以及各分公司报送总公司的公文。一、 编制原则（一

49、）“词表”结构务求合乎逻辑，具有较高的涵盖面，便于统一运用。（二）“词表”体现文档管理一体化的原则，即“词表”中主题词的类别词和类属词可分别作为档案分类中的大类和属类。二、 体系结构“词表”分为三个层次。第一层是类别词，即对主题词的详细分类，如“政策法规”、“机构管理”、“业务管理”等。其次层是类属词，即反映公文内容的词，如“任职”、“撤职”、“设立”、“撤销”、“核保”、“核赔”等。第三层也称类属词，即反映公文形式的词（又称文种），如“通知”、“批复”、“请示”等。三、 标引方法(一)一份公文主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在公文的抄送栏之上，顶格写。(二)标引依次是先

50、标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最终标反映公文形式的词。如关于扩大分红保险业务开办范围的通知，先标类别词“业务管理”，再标类属词“分红保险”、“开办范围”，最终标上“通知”。主题词排序的基本原则是：反映公文内容的词在前，反映公文形式的词在后；反映公文整体（概述）内容的词在前，反映公文部分（分述）内容的词在后。反映公文形式的词作为正式主题词标引时，一般应置于最末位。在转（印）发类型的公文中，被转（印）发的公文的文种一般不作为主题词标引。但被转发的公文若属于法规，其名称如规定、方法、细则等，则应作为主题词标引。(三)依据须要，可将不同类的主题词进行组配标引。如关于成立整顿

51、和规范保险市场秩序工作领导小组的通知，可标“整顿、规范、领导小组、通知”。(四)当词表中找不出精确反映公文主题内容的类属词时，应在类别词中选择，也可以选择词表之外能精确反映公文内容的词标引，如选择词表外的词标引应标注“*”。(五)总公司报送保监会的公文，公文主题词依据保监会保险类公文主题词标引，总公司下发各分公司的公文和分公司报送总公司的公文都依据本“词表”标引。四、 词表管理本词表由总公司综合行政部负责管理和说明。附件4国民嘉禾人寿保险股份有限公司公文格式为进一步规范国民嘉禾人寿保险股份有限公司系统的公文格式，参照国家质量技术监督局发布的国家行政单位公文格式，结合公司系统的实际，制定本标准。

52、1 定义1.1 字word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。1.2 行line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。2 公文用纸主要技术指标公文用纸一般运用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。3 公文用纸幅面及版面尺寸3.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采纳A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。3.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）： 37mm1mm。公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为： 156mm225mm（不含页码）4 公文中图文的颜色未做特别说明公文中图文的颜色均为黑

53、色。5 排版规格与印制装订要求5.1 排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。5.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。5.3 印刷要求双面印刷：页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、匀称；字面不花、不白、不断划。5.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4 mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4 mm 。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5 mm

54、；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏坚固；后背不行散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。6 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。6.1 眉首公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的依次编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 隐私等级和保密期限如需标识隐私等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行，隐私等级和保密期限之间用“”隔开。 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在

55、版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐私等级与紧急程度，隐私等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 发文单位标识由发文单位或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25 mm。对于上报的公文，发文单位标识上边缘至版心上边缘为80 mm。发文单位标识举荐运用方正大标宋体字，用红色标识。以公司名义作为发文单位标识的印刷一行，以公司党委名义作为发文单位标识的印刷二行。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但不能大于总公司的发文单位标识。联合行文时应使主办单位在前，“文件”二字置于发文单位名称右

56、侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必需保证公文首页显示正文。 发文字号发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编为01），在发文字号之下mm处，经营管理类公文印一条与版心等宽的红色反线，党内公文则在与版心等宽的红色反线上居中印“”。 签发人上报的公文，需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发姓名居右空字；“签发人”用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第行，其他签发人姓名从第

57、行起在主办单位签发姓名之下按发文单位依次依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为mm。如多个单位联合发文造成首页无法显示正文，可将主送单位置于版记主题词以下。6.2 主体公文标题红色反线下空行，用号仿宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送单位标题下空行，左侧顶格用号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最终一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公文正文主送单位名称下一行，每自然段左空字，回行顶格。回行时不能将数字、

58、年份拆开。 附件公文如有附件，在正文下一行左空字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号运用阿拉伯数码（如“附件：”）附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一样。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文时间的标识位置见。 公文生效标识.1 单一发文印章单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。成文时间右空字；加盖印章应上距正文mmmm ，端正、居中下压成

59、文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采纳下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采纳中套方式，即印章中心线压在成文时间上。.2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采纳同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过mm 。当联合行文需加盖个以上的印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多排个印章，两端不得超出版心；最终一排如余一个或两个印章，均居中排列；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下右空字标识成文时间。.3 特别状况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应实行调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得实行标识“此页无正文”的方法解决。 6.2.6附注公文如有附注，用号仿宋体字，居左空字加圆括号标识在成文时间下一行。6.3 版记主题词“主题词”用号黑体字，居左顶格标识，后