档案整理工作方案（二）

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1、 欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!档案整理工作方案 一、档案整理程序如下： 1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。 2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按分类规则进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。 1）卷内文件排列。管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后；科技材料按原形成规律排列。 2）工程图纸排列。按原设计图纸排列。 3）每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档号章。具体方法见能源部

2、（1991）231号文中的编制说明。 4）案卷内容排列。案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。 5）案卷排列。视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。案卷号必须是一卷一号，不能有重号。 6）分卷。同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。在案卷题名上注明第几分册。编制流水案卷号，不能有重复的档号。 7）装订。所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。单份的文件材料

3、依次编制件号。 8）档号的编制。严格按照规定编制相应的档号。 9）保管期限的划分。结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。 二、索引目录的编制 工程项目的竣工档案需编制索引目录。索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三 部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。 1、工程项目概况。包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、开工、竣工时间；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目的单位工程总数，工程范围和主要工程量。 2、工程竣工档案概况。包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套

4、档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。 三、文件的修整编排 1、同一案卷内文件材料的幅面规格应当基本一致。大于标准幅面尺寸297210mm的文件材料，应向内折叠成标准幅面；图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露。对小幅面不易装订的材料，应当平行或阶梯式粘贴在标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序，在被粘贴文件材料的右下角自“1”起编号，在托裱纸底部注明“此页共张”。 2、对装订可能发生压字现象的文件材料，应当逐页在其装订位置粘贴装订边条。破损的文件材料应予修裱。案卷采取不装订形式的，应当以每份文件材料或反映同一问题的文件材料为单位装订成件

5、，印件与定稿、转发件与原件、正件与附件装订在一起，没有文件材料题名或题名不能准确反映内容的应重新拟定题名，外加“”标识。 3、用线绳装订案卷，采用三孔一线装订法。卷内文件目录排列在卷内文件之前，备考表排列在卷内文件之后。文件按所编页号排列，装订位置在文件材料左侧中部，距左端12mm，装订长度为160mm，结头系在案卷内侧背面。 四、案卷的编目工作 案卷编目工作内容有。编页（件）号、填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面和脊背等。 1、装订的案卷，统一在有内容的每页材料正面右下角，背面左下角从“1”起依次标注页号。 不装订的案卷，以件为单位，从“1”起依次标注页号，并按要求在文件首页的右上角加盖

6、档号章，填写档号章内容。档号章格式见归档文件整理规程。两张以上小幅面文件材料托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。 2、卷内文件目录填写要求：“序号”要以卷内文件材料排列的先后顺序填写。“文（图）号”应填写文件制发机关的发文字号或图纸代号；“责任者”应填写对文件内容有责任的团体和个人，即文件的署名者。“题名”即文件标题，一般应当照实抄录，自拟标题的外加“”标识。“日期”是指文件形成时间，用八位阿拉伯数字填写。如：2021年2月2日写作20210202。“页号”，装订的案卷应填写卷内每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料填写其起止页号，用“首页号/末页

7、号”表示；不装订的案卷以件为单位填写卷内每份文件材料的页数。 3、备考表主要用来记录本卷的文件状况。“说明”应填写卷内文件材料的件数和页数以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺页、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。“整理人”，由立卷人签名。“检查人”，由案卷质量审核人签名。“时间”，填写立卷完成与案卷检查日期。 4、案卷卷皮应采用档案装具与用表格式规定的格式。填写案卷封面应当明确下列内容：“案卷题名”，应包括本卷文件的主要制发机关、内容、名称或项目的名称、型号及其组件、部件的代号和名称。“立档单位”，应填写文件材料组卷部门

8、或主要责任者。“起止日期”，应填写卷内文件材料的起止日期。“保管期限与密级”，按有关划分保管期限与保密级别的规定填写。“档号”，填写档案分类号和案卷顺序号。 5、案卷脊背填写“档号”，应从左至右横排填写；“题名”，首行空两个字自左至右竖写。编目所用数字除案卷题名外均为阿拉伯数字。原文地址：http：/ 一、档案整理程序如下： 1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。 2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按分类规则进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。 1）卷内文件排列。管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在

9、前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后；科技材料按原形成规律排列。 2）工程图纸排列。按原设计图纸排列。 3）每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档号章。具体方法见能源部（1991）231号文中的编制说明。 4）案卷内容排列。案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。 5）案卷排列。视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。案卷号必须是一卷一号，不能有重号。 6）分卷。同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。在案卷题名上注明第

10、几分册。编制流水案卷号，不能有重复的档号。 7）装订。所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。单份的文件材料依次编制件号。 8）档号的编制。严格按照规定编制相应的档号。 9）保管期限的划分。结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。 二、索引目录的编制 工程项目的竣工档案需编制索引目录。索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三 部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。 1、工程项目概况。包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、开工、竣工时间

11、；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目的单位工程总数，工程范围和主要工程量。 2、工程竣工档案概况。包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。 三、文件的修整编排 1、同一案卷内文件材料的幅面规格应当基本一致。大于标准幅面尺寸297210mm的文件材料，应向内折叠成标准幅面；图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露。对小幅面不易装订的材料，应当平行或阶梯式粘贴在标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序，在被

12、粘贴文件材料的右下角自“1”起编号，在托裱纸底部注明“此页共张”。 2、对装订可能发生压字现象的文件材料，应当逐页在其装订位置粘贴装订边条。破损的文件材料应予修裱。案卷采取不装订形式的，应当以每份文件材料或反映同一问题的文件材料为单位装订成件，印件与定稿、转发件与原件、正件与附件装订在一起，没有文件材料题名或题名不能准确反映内容的应重新拟定题名，外加“”标识。 3、用线绳装订案卷，采用三孔一线装订法。卷内文件目录排列在卷内文件之前，备考表排列在卷内文件之后。文件按所编页号排列，装订位置在文件材料左侧中部，距左端12mm，装订长度为160mm，结头系在案卷内侧背面。 四、案卷的编目工作 案卷编目

13、工作内容有。编页（件）号、填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面和脊背等。 1、装订的案卷，统一在有内容的每页材料正面右下角，背面左下角从“1”起依次标注页号。 不装订的案卷，以件为单位，从“1”起依次标注页号，并按要求在文件首页的右上角加盖档号章，填写档号章内容。档号章格式见归档文件整理规程。两张以上小幅面文件材料托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。 2、卷内文件目录填写要求：“序号”要以卷内文件材料排列的先后顺序填写。“文（图）号”应填写文件制发机关的发文字号或图纸代号；“责任者”应填写对文件内容有责任的团体和个人，即文件的署名者。“题名”即文件标题，

14、一般应当照实抄录，自拟标题的外加“”标识。“日期”是指文件形成时间，用八位阿拉伯数字填写。如：2021年2月2日写作20210202。“页号”，装订的案卷应填写卷内每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料填写其起止页号，用“首页号/末页号”表示；不装订的案卷以件为单位填写卷内每份文件材料的页数。 3、备考表主要用来记录本卷的文件状况。“说明”应填写卷内文件材料的件数和页数以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺页、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。“整理人”，由立卷人签名。“检查人”，由案卷质量审核人签名。“时间”，填

15、写立卷完成与案卷检查日期。 4、案卷卷皮应采用档案装具与用表格式规定的格式。填写案卷封面应当明确下列内容：“案卷题名”，应包括本卷文件的主要制发机关、内容、名称或项目的名称、型号及其组件、部件的代号和名称。“立档单位”，应填写文件材料组卷部门或主要责任者。“起止日期”，应填写卷内文件材料的起止日期。“保管期限与密级”，按有关划分保管期限与保密级别的规定填写。“档号”，填写档案分类号和案卷顺序号。 5、案卷脊背填写“档号”，应从左至右横排填写；“题名”，首行空两个字自左至右竖写。编目所用数字除案卷题名外均为阿拉伯数字。 档案整理工作方案 为使分公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前

16、在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。基本设想及工作内容如下： 一、档案整理目标 按上级档案整理相关规定。 二、分类 按照分公司的职能、业务特点及档案管理的要求，分成三大类： 1、文书档案 主要内容是。上级文件、同级文件及各类材料。 2、财务档案 主要内容是。帐目、凭证、票据、报表等。 3、科技档案 主要内容是。仓储设施建设及项目投资。 三、整理方式及内容 文书档案：收集、整理上级单位和本公司文件的正文及底稿，将公司有保存价值的文件刻录光盘（包括纸质档案）； 声像档案。收集有关工作、工程、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带

17、、磁盘等，分类归档。 财会档案。帐簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。 科技档案。申请、报告、批复、设计图纸、施工合同、竣工验收资料等。 四、编制档案检索工具和各种统计、登记册 1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）； 2、声像档案（声像档案总目录、照片档案总目录、分类目录）； 3、财会档案（三册案卷目录）； 4、科技档案（总目录、案卷目录、分类目录）。 5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。 五、制订档案管理规章制度 1、借阅制度； 2、归档制度； 3、管理人员岗位责任制； 4、保密制度； 5、其它工作制度。 为使政法委机关工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投

18、入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设，力争档案工作提档升级。 基本设想及工作内容如下： 一、档案整理目标 按重庆市档案局2021号文件标准（省（市）一级）。 二、分类 按照政法委的职能、业务特点及档案管理的要求，分成三大类： 1、文书档案 主要内容是。上级文件、同级文件及各类材料。 2、财务档案 主要内容是。帐目、凭证、票据、报表等。 3、人事档案 主要内容是。干部人事档案、人事调动文件、受奖惩情况、党员基本信息资料等。 4、科技档案 主要内容是。重大科技（学术）创新成果、学术协会资料、调研成果等。 5、基建档案 主要内容是。基础建设的方案、

19、设计图纸、预算等档案资料。 三、整理方式及内容 文书档案：收集、整理上三级和本级文件的正文及底稿，将机关有保存价值的文件刻录光盘（包括纸质档案）； 声像档案。收集有关工作、会议、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带、磁盘等，分类归档。 财会档案：帐簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。科技档案包括：重大科技（学术）创新成果。对所有重大科技（学术）创新成果按件立卷、打目录、打页号、填写备考表、编号等。 基建档案包括。设计图纸档案、竣工图纸档案、工程前期文件材料等。 四、编制档案检索工具和各种统计、登记册 1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）； 2、声像档案（声像档案总目录、照片档

20、案总目录、分类目录）； 3、财会档案（三册案卷目录）； 4、科技档案（总目录、案卷目录、分类目录）； 5、基建档案（总目录、案卷目录、分类目录）； 6、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。 五、制订档案管理规章制度 1、借阅制度； 2、归档制度； 3、管理人员岗位责任制； 4、保密制度； 5、其它工作制度。 六、大致时间表 12月底前，完成机关2021年各类档案整理、归档及编制相关检索工具。之后，进入正常管理阶段。 七、建议 1、为使我委2021年各类档案及时统一归档管理，建议外请一名经验丰富、政治立场坚定、保密意识强的同志协助整理各类归档资料，整理前与其签订保密协议书，预计经费2021

21、元，经费可以视整理情况适当调整。 2、为使我委各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门将保存在个人手中的所有文件、材料、图纸、光盘、照片、录音、录象带等，向档案室移交，并填写移交目录。时间为12月25日前。 发布时间：2021-8-279：17：07为使建投公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。 基本设想及工作内容如下： 一、档案整理目标 按辽宁省档案局199220号文件标准（省一级）。 二、分类 按照建投公司的职能、业务特点及档案管理的要求，分成三大类：

22、1、文书档案 主要内容是。上级文件、同级文件及各类材料。 2、财务档案 主要内容是。帐目、凭证、票据、报表等。 3、科技档案 主要内容是。北大街改造及外设项目。 三、整理方式及内容 文书档案：收集、整理上三级和本级文件的正文及底稿，将公司有保存价值的文件刻录光盘（包括纸质档案）； 声像档案。收集有关工作、工程、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带、磁盘等，分类归档。 财会档案。帐簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。 科技档案包括： 1、拆迁档案。对所有拆迁按户立卷、打目录、打页号、填写备考表、编号等。 2、建筑工程档案。 北大街改造所有工程包括： （1）、回迁住宅工程，四个区55栋（

23、设计图纸档案）共220卷，竣工图纸档案220卷，工程前期文件材料200卷左右，总计700卷左右。 （2）、仿古一条街工程，设计图纸档案、竣工图纸档案及工程前期文件材料，总计170卷左右。 （3）、北塔广场工程，设计图纸档案、竣工图纸档案及工程前期文件材料，总计50卷左右。 （4）、佑顺寺工程，设计图纸档案、竣工图纸档案及工程前期文件材料，总计20卷左右。 （5）、综合管网工程，设计图纸档案、竣工图纸档案及工程前期文件材料，总计15卷左右。 3、投资项目档案。按五大项目立卷，总计40卷左右。 四、编制档案检索工具和各种统计、登记册 1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）； 2、声像档案（声

24、像档案总目录、照片档案总目录、分类目录）； 3、财会档案（三册案卷目录）； 4、科技档案（总目录、案卷目录、分类目录）。 5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。 五、制订档案管理规章制度 1、借阅制度； 2、归档制度； 3、管理人员岗位责任制； 4、保密制度； 5、其它工作制度。 六、大致时间表 春节前，完成北大街改造工程图纸、拆迁档案整理、归档及编制相关检索工具； 五月底前完成文书档案、声像档案、财会档案、除北大街改造工程以外的各类档案整理、归档及编制相关检索工具。之后，进入正常管理阶段。 七、建议 为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门将保存在

25、个人手中的所有文件、材料、图纸、光盘、照片、录音、录象带等，向档案室移交，并填写移交目录。时间为一月十日前。 1、分类 第一类：履历材料 包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。 主要有。干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、军人等各类人员登记表，个人简历材料等。 注意。中央和地方各级党委委员或候补委员的简历，人大常委会委员、政协委员的简历，此次明确规定归入第一类。 第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料 包括自传和属于自传性质的材料，自传材料的归类应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。 比如。一些以自传为主的履历表或简历表也应该归在第二类。第

26、二类中新增加了报告个人有关事项的材料 第三类。考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门，通过各种途径，对干部德、能、勤、绩、廉进行调查、评价的材料。 注意。此次修订细则时统一规定，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。这里所谓“相应的考察材料或表现材料”，是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。 第四类。学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。 注意。过去学生登记表归在第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归在第三类，此次都

27、统一调整到了第四类。 第五类。政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。 注意。过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”、“三龄两历”认定材料也归在第五类。 第六类：党、团组织建设工作中形成的材料 包括干部参加中国共产党、共青团组织及加入民主党派的材料。 第七类：表彰奖励材料 包括对干部给予奖励或表彰的材料。主要有。予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料等。 注意。享受政府特殊津贴的材料，此次统一规定作为奖励材料，归入第七类。 第八类：涉法违纪

28、材料 包括处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交代及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；执纪执法部门形成的涉及个人的材料。 第九类。工资、待遇材料；招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安臵、退离休材料；辞职、辞退、罢免材料；出国、出境材料；党代会、人代会、政协会议，民主党派代表会议形成的材料。 包括干部职务变化、工资待遇、出国出境等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。 注意。公务员登记表和参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表统一归到第九类。 第十类。健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部

29、人事档案报送、审核工作材料；其他材料。 包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平，非正常死亡调查报告等。 注意。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。 档案材料分类需要说明的两个问题： 一、第四类、九类材料的二级分类问题 第四类、第九类材料要按照内容的不同，再分别分为四小类第四类材料可以再分为： （一）学历学位材料 （二）职业资格、专业技术职务材料 （三）科研学术水平材料 （四）培训材料 第九类材料可以再分为： （一）工资材料 （二）任免材料 （三）出国、出境材料 （四）参加会议的代表登记表等其他材料 今后，报送的干部人事档

30、案，第四类和第九类材料必需进行二级分类。 二、材料内容交叉时如何分类的问题： 1、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类 2、以自传为主的履历或简历表归入第二类 3、学生登记表、学习（培训）鉴定，学习（培训）考核表归入第四类 4、更改或认定姓名的材料归入第五类 5、享受政府特殊津贴材料归入第七类 6、干部任免审批表及其相应的考察材料、表现材料归入第九类 二、排序 排序方法有二种： （1）按材料形成的时间排序 这种方法适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、 九、十类材料。 注意。第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类之后，各小类中分别按时间先后进

31、行排序。 （2）按材料的内容以及材料之间的内在联系排序 这种方法适用于第五、六、八类材料 第五类、第八类材料的排列顺序一般为。上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。 第六类材料排序： 入团志愿书应排在入团的其他材料之前； 入党志愿书应排在入党的其他材料之前； 党员登记表等可按时间先后依次排序。 每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。 有封面的材料要从封面开始编写 凡有图文的页面，每面作为一页 空白纸和托裱用的衬纸不计页数 复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数 目录纸格式

32、的要求： 目录统一使用a4纸正反面打印 目录纸左右边距设为25mm 目录上方增加了姓名和页码 目录内设臵成20行 档案材料应按照排列的顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。 档案目录不能粘贴涂改，否则难以判断是因为档案材料被故意抽走后涂改的目录，还是目录填写错误后进行的涂改。 过去，很多档案目录都是手填写的，如果填写错误就得重新抄写。现在，很多单位将档案目录打印出来臵于卷首，这样既整洁，也便于后续补充材料，我们提倡这种做法。 每类目录应首先注明材料类号和类别名称，

33、“类号”下再依次填写排列顺序号。 规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用 （一）至 （四），顺序号用阿拉伯数字。 三、编目 “材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。 “材料形成时间”填写材料落款时间，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。 “备注”是填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表；复制件等情况也应注明。 书写

34、目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，要留出足够的空格。 剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。 档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。 档案材料是在左侧打孔装订，装订时要做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。 装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意加以处理。反对刻意追求“四边齐”。 请大家注意：档

35、案中只允许出现16k纸型（260x184mm）或 a4纸型（297x210mm）这二种规格的材料，档案中不允许出现第三种规格的材料。 二、改版后档案材料主要标准和技术要求 （1）干部人事档案材料和目录的要求 干部人事档案材料和目录要采用国际标准a4纸型（297210mm） 16开纸型干部人事档案材料继续廷用原来的标准（260184mm） 档案材料左边应留有2025mm的装订边材料的装订要求：按照靠左下对齐的方式打3孔装订 中间孔距上下孔（从孔中心算起）83mm 下孔距材料底边54mm 孔中心距左边沿12mm 孔直径为5mm 修订后的目录与旧目录不同： 一是把”类号”改成了“序号” 二是把“材料

36、制成时间”改成了“材料形成时间” 第一章总则 第一条为了实现员工档案整理工作的规范化，搞好员工档案建设，便于档案的保管和利用，参考劳动部、国家档案局关于颁发企业职工档案管理工作规定的通知（劳力字199233号）、干部档案工作条例（以下简称条例）及有关规定，特制订本细则。 第二条员工档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个员工的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并将有关信息录入计算机，建立电子档案，在此基础上，不断对档案内容进行补充和进行现代化管理的工作。 第三条省电力公司系统各级员工档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的员工档案进行

37、认真整理。 第二章整理工作的基本要求 第四条整理员工档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 第五条整理员工档案，事先要收集好员工档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 第六条整理员工档案的人员，必须努力学习党的人事档案工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。 第三章档案材料的鉴别 第七条员工档案材料的鉴别工作，是员工档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确

38、定其是否归入员工档案的工作。 第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以条例和关于干部档案材料收集、归档的暂行规定等有关规定为依据，严肃认真地进行。 第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义的辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。 第十条鉴别归档材料的具体做法： 判定材料是否属于所管员工的材料及应归入员工档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于员工档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价 值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于员工档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，

39、退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁； 审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档； 审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见而。任免呈报表须注明

40、任免职务的批准机关、批准时间和文号。职务（岗位）变动登记表或审批表、招工录用登记表或审批表，批准机关意见、印章、时间等，出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间，以上手续必须完备。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须按照当时的实际情况补办完手续后再归档； 鉴别中发现涉及员工政治历史问题或其它重要问题需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入员工档案，应交有关组织处理； 鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。 第四章档案材料的分类 第十一条对归档的材料必须参照干部档案工作条例中关于正本十类内容的划分进行分类。 第十二条员工档案正本由历史地、全

41、面地反映员工情况的材料构成。其内容分类为：第一类履历材料：员工履历表（书）、简历表等个人简历材料，员工、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，更改姓名的材料。 第二类自传及属于自传性质的材料。 第三类鉴定、考察、考核材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的员工表现情况材料；作为员工任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，员工考核和民主评议的综合材料。 第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料：报考中、高等学校、技工学校学生登记表、审查表，毕业生登记表，学习（重要培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格、职业技能鉴

42、定申报、审批和 聘任材料；专业技术职务考绩材料，员工的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。 第五类政审材料。审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改员工的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见（包括工龄认定材料等），上级批复以及所依据的证明材料。 第六类加入党团的材料。中国共产党入党志愿书，入党申请书（一般只放一份，可选择内容比较完整、和入党时间接近

43、的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。 第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料。各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料（厂、局级综合性的和厂、局级以上的）。 第八类员工违犯党纪、政纪、国法等材料。处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告

44、、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。 第九类招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业，工资、保险福利待遇，出国、退休、退职等材料：包括员工工资级别登记表、工资变动登记表、员工调资审批表，转正定级和解决待遇的审批材料；职务任免呈报表（包括附件），职务（岗位、特殊工种）变动登记表或审批材料，录用和聘用审批表，招工登记表或审批表，续聘审批表，劳动合同书、聘用员工合同书或上岗合同书，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队退伍、复员军人审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。 第十类其他可供组织参考有保存

45、价值的材料。毕业生报到通知书；对于原工人身份的员工不另建立考绩档案的，有重要影响的业务总结和论文可以放在第十类，以备参考；有残疾的体检表、残废等级材料；员工逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。 第十三条对档案正本已转出并有必要保留其档案材料的个别员工，可以建立档案副本。员工档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：第一类的近期履历材料。 第三类的主要鉴定，员工考核材料。 第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。 第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论材料）。 第七类的奖励材料。 第八类的处分决定（包括甄别、复查结

46、论）材料。 第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。 其它类别多余的重要材料，也可归入副本。 第十四条内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。 带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。 履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。 有任免职务内容的员工登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。 政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。 第五章档案材料的排序和编目 第十五条

47、各类员工档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。 第十六条每一类档案材料内部排序的基本方式： 按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第七类、第十类材料；按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，应将入党、入团、入民主党派的材料分别排列，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党

48、志愿书应排在入党其它材料之前，党员登记表、申请书、转正报告等可按时间先后依次排序； 第四、九类材料可采用按材料性质相对集中排序。方法是：第四类材料可分为以下小类：顺序为： 1、学历材料， 2、职称材料。第九类材料可分为以下小类。工资情况的材料；任免材料、职务（岗位）变动材料（合同书等材料排在这一小类的后面）； 出国、出境材料；其它材料。每小类材料内部再根据形成材料的时间先后顺序排列，要注意材料的连续和衔接。 第十七条每卷员工档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案的索引，要认真进行编写。具体要求： 按照类别排列顺序及档案材料目录固定格式，逐份逐项地进行编写； 根据材料题目填写“材料名称”。

49、无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明； “材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间； 填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写； 书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录，尽量采取计算机打印的格式。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时

50、使用。 第六章复制与技术加工 第十八条档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料， 一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。 第十九条建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。 第二十条各单位档案材料幅面，原则上以16开规格的办公用纸的大小为基准，具体是260毫米长、185毫米宽。鉴于电力系统大多数单位过去都是按260毫米长、190毫米宽进行加工的，如果本单位大多数档案材料都是以此为幅面加工过的，也可以采用260190毫米的幅面标准。装订前左边要留出2厘米3厘米的页白，以

51、备打空装订，右边页白宽度不小于1厘米。一个单位所有档案材料长宽标准要严格统一。为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法： 对超出标准规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读； 对破损、卷角、折皱和小于标准规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窑裱糊、鱼鳞或梯开托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须

52、采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤； 对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字或损伤材料内容； 拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。 第七章装订与验收入库 第二十一条每个员工的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案。目录 在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法： 将目录与材料核对无误； 把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐； 在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合条例附件一的规定

53、，一般为三个空，空间距（从空中心线算起）8.3厘米； 一律使用条例附件一规定的标准员工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。 第二十二条员工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。 第八章整理工作的注意事项 第二十三条员工档案整理工作人员必须认真贯彻执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和员工档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。 在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全； 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料； 不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记

54、，经主管领导审查批准后分别情况予以处理； 在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。员工档案整理工作细则（试行） 第一章总则 第一条为了实现员工档案整理工作的规范化，搞好员工档案建设，便于档案的保管和利用，参考劳动部、国家档案局关于颁发企业职工档案管理工作规定的通知（劳力字199233号）、干部档案工作条例（以下简称条例）及有关规定，特制订本细则。 第二条员工档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个员工的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并将有关信息录入计算机，建立电子档案，在此基础上，不断对档案内容进行补充和进

55、行现代化管理的工作。 第三条省电力公司系统各级员工档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的员工档案进行认真整理。 第二章整理工作的基本要求 第四条整理员工档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 第五条整理员工档案，事先要收集好员工档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 第六条整理员工档案的人员，必须努力学习党的人事档案工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。 第三章档案材料的鉴别 第七

56、条员工档案材料的鉴别工作，是员工档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入员工档案的工作。 第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以条例和关于干部档案材料收集、归档的暂行规定等有关规定为依据，严肃认真地进行。 第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义的辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。 第十条鉴别归档材料的具体做法： 判定材料是否属于所管员工的材料及应归入员工档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于员工档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有

57、保存价 值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于员工档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁； 审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档； 审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、

58、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见而。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。职务（岗位）变动登记表或审批表、招工录用登记表或审批表，批准机关意见、印章、时间等，出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间，以上手续必须完备。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须按照当时的实际情况补办完手续后再归档； 鉴别中发现涉及员工政治历史问题或其它重要问题需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入员工档案，应交有关组织处理； 鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。 第四章档案材料的分

59、类 第十一条对归档的材料必须参照干部档案工作条例中关于正本十类内容的划分进行分类。 第十二条员工档案正本由历史地、全面地反映员工情况的材料构成。其内容分类为：第一类履历材料：员工履历表（书）、简历表等个人简历材料，员工、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，更改姓名的材料。 第二类自传及属于自传性质的材料。 第三类鉴定、考察、考核材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的员工表现情况材料；作为员工任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，员工考核和民主评议的综合材料。 第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料：报考中、高等学校、技工学校学生登记表、审查表，毕业生登记表，学习（重要培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格、职业技能鉴定申报、审批和 聘任材料；专业技术职务考绩材料，员工的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。 第五类政审材料。审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明