人事档案管理制度

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1、人事档案管理制度第一条为了加强对员工档案的管理，维护员工档案的真实性、完整性和严肃性，完善员工档案的调转手续和程序，为公司的人事管理提供真实可靠的数据和依据，根据国家有关政策，结合公司实际，制定本制度。第二条正式档案的管理公司在有关人才交流中心建立集体存档户，员工的人事档案统一存入该集体户之中。第三条员工在公司工作期间存档费用由公司负担。行政人事部负责与有关存档机构进行联系，并负责或协助办理如下事宜：（一）婚育手续。（二）人事关系政审（相关证明）。（三）职称评定。（四）统分学生见习期转正。（五）档案的调入、调出。（六）其他手续。第四条员工档案的调入（一）自员工试用期满转正之日起一个月内，应将个

2、人档案调入公司指定的有关存档机构。由行政人事部通知有关存档机构办理调档事宜。因个人原因档案不能调入，应书面报告人力资源部，经行政人事部经理审批后方可继续聘用。（二）公司接收的应届学生毕业报到后，档案随即调入公司委托的存档机构。（三）特殊岗位员工经公司总裁批准，可提前（不经过试用期结束）将档案调入公司。（四）非XX户籍职工且档案在原籍，原则上要求将档案调入公司统一管理，但如因某些情况不便调入，档窠也可以继续留在原籍，但员工必须出具书面的申请说明，经行政人事部审批后免于调入。第五条员工档案的调出员工离职后，档案应在一周内调出公司集体户。离职员工应在办理离职手续时向人力资源部提供接收档案单位名称，也

3、可直接将档案转为个人存档。凡逾期不转档案的，公司于15日内可将其档案转为个人存档户头，或转至离职员工户口所在地街道（乡镇），公司不予承担由此产生的后果和费用。第六条公司内部档案公司为全体员工建立员工内部档案。内部档案中应包括以下材料：（一）基础资料1、求职人员登记表和离职证明。2、求职人员面试评价表。3、员工档案记录表。4、员工内/外部调动审批及帐务转移表。5、劳动合同书。6、自制的个人简历。7、身份证复印件3份、学历证复印件2份、户口簿复印件1份。8、员工一寸彩色近照相片6张。9、其他资料。10、其他有关考核、奖惩等的相关记录。（二）新增资料1、转正、晋升、降级、调资、调动、续签、离职、奖、

4、惩的相关资料，其中应包含本人和具有审批权的主管部门和公司主管领导的审批意见。2、员工情况发生变动后的最新资料:（1）变更后的本人住址、电话号码。（2）变更后的本人身份证内容。（3）变更后的本人户籍的相关信息。（4）本人新获取的学历及专业资格。（5）本人新考取的个人技能证书。（6）其他资料。第七条内部档案的管理（一）员工个人档案由行政人事部专人管理。档案管理人员应不定期对员工档案进行维护和整理，在档案整理过程中，要防止档案材料的丢失和档案信息的外泄，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造员工的档案材料，防止失窃和火灾等情况的发生。（二）对应当归档的材料，必须经过认真的审查和鉴别，有关材料须经行政人事部经

5、理同意后方能归入档案。（三）未经行政人事部经理批准，不得向任何无关人员泄露个人档案信息，亦不得向任何无关人员借阅个人内部档案。第八条阅档权限（一）公司总经理有权借阅公司所有员工的内部档案；（二）总监（一级部门经理）可以借阅本部门员工的内部档案；第九条档案借阅手续（一）因工作需要借阅内部档案，须填写员工档案借阅登记表；（二）借阅一般员工档案须由行政人事部经理审批；（三）借阅总监以上人员档案须经总经理审批；（四）借阅人员应严守档案规定，不得丢失、损毁和外传，对档案中的内容不得向无关人员泄露，并按规定的时间归还档案。第十条罚则有关人员违反本制度的，由行政人事部报请公司主管领导予以相应的处理，包括批评教育、警告、经济处罚等，情节严重或造成严重后果的，公司可以与之解除劳动合同。第十一条本制度未尽事宜按照国家或地方的法律、法规、规章执行，国家或地方有新规定时，从其规定。第十二条本制度由公司行政人事部负责解释与修订。第十三条本规定经依法履行民主程序后颁布，自颁布之日执行。