公司文件档案管理制度

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1、公司文件档案治理制度公司档案治理制度总则为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、打算等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作打算、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需依据文件内容及其历史关系，合并

2、，分类保存。3、档案保管人员应准时将办理完毕或经员批存的文件材料， 收集齐全，加以后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。觉察破损变质准时修补或复制。三档案借阅1、借阅档案必需先办理借阅手续，登记档案借阅审批表由部门负责人签字。2、借阅的案卷要留意疼惜，不得丧失、损坏、涂改。3、借出的档案要留意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。4归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在档案借阅审批表上准时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准， 否则一律不准借阅、抄录、复印。四档案

3、销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五 档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、谈论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。公司文件档案治理制度1 产生目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。2 适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的治理。3 正文3.1 文件资料的收集_公司文件档案治理制度。3.1.1 收集范围但凡公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整

4、地收集，具体包括以下各项：3.1.1.1 上级来文（1） 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（2） 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特别保存价值的录音、录像等材料。3.1.1.2 公司文件材料（1） 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；（2） 公司公布包括转发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3） 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；（4） 公司各职能部门在工作中形成的工作打算、总结、报告；（5） 反映公司业务活动和科学技术治理的专业文件材料；（6） 公司检查

5、下级单位工作，调查争论形成的重要文件材料；（7） 公司的统计报表、统计分析材料包括计算机盘片等、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（8） 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；（9） 公司在公务活动中形成的重要信件、电报、 记录； 从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；（10） 公司根本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接治理的科研、建设工程的科技文件材料；（11） 公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12） 公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉嘉奖证书、有纪念意义和凭证性的实

6、物和展览照片、录音、录像等文件材料；（13） 公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（14） 公司干部任免包括备案、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；_公司文件档案治理制度。（15） 公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；（16） 公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（17） 公司编印刊物的定稿和印本、出版物的定稿样本；（18） 公司签订的各种合同、协议等材料；（19） 公司外事活动中形成的请示、报告、打算、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠

7、礼品清单、工作来往文件等；（20） 各种普查工作中形成的文件材料。3.1.2 收集中应留意的问题3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同时收集。3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经觉察要补充完整后再立卷归档。3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明缘由，实行补救措施补齐，没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回

8、文件撰稿单位复制。3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丧失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丧失缘由，加盖公章，替代所丢文件归档。3.2 立卷归档3.2.1 公文立卷应依据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分类应先按文件材料的重要性，在保藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中实行相应的措施进展分门别类。3.2.3 立卷分工3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷；3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；3.2.3.3 上级单位颁发的专业性

9、文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。3.2.4 归档3.2.4.1 各单位于 4 月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档人事档案、财务档案、科技档案等有特别要求的，由其职能部门负责治理。3.2.4.2 各种文件、资料，按确定的特征进展排列和系统化，必需层次清楚、编写页码、填写卷内文件名目。3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区分治理，单独立卷。3.2.4.4 卷必需整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。3.3 档案保管3.3.1 档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要

10、分别存放。3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。觉察破损变质准时修补或复制。3.4 档案借阅3.4.1 借阅档案必需当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要留意疼惜，不得丧失、损坏、涂改，要如期归还。3.4.2 借出的档案要留意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所， 不得让无关人员翻阅。3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。3.4.4 归还档案时，由档案治理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上准时注销。3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录

11、、复印。3.4.6 底图一般不予外借。3.5 档案销毁对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。3.6 档案统计3.6.1 销毁隐秘公文，应进展登记，有 2 人监视，保证不丧失、不漏销。3.6.2 要准时对档案数量、鉴定状况、利用状况进展统计。3.6.3 除按上级主管部门的要求准时填报统计资料外，还应做好档案统计的根底工作。3.6.4 统计数字要准确真实。3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进展统计，以便反映档案的不同价值和库存进展趋势。3.7 档案保密3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。3.7.2 不得传播、谈论有关机密

12、问题。3.7.3 档案资料不准带到公共场所。公司档案治理制度第一章 总则第一条 为加强公司档案治理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。其次条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业治理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同治理”原则，由总经办统一治理。其次章 档案归档第四条 归档范围(一)(二) 通用治理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价

13、、工程治理 变更、进度把握、质量把握、工程验收、工程报批资料等。(三) 合同：原辅料选购、设备选购、工程基建、技术转移、托付合同、设计 合同、其他合同。(四) 设备档案：公用系统、物料、仓库等关心设备；生产部设备、工程部设 备、QC 部设备等。(五)(六) 员工培训：培训打算、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。(七) 产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观看和产品稳定性试验资料、产品质量回忆、变更状况、产品药检所检验报告含送检或抽检、

14、产品重大质量事故资料等。 (八)(九)供给商档案。 质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十) 检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一) 记录：除批记录以外的全部记录。包括关心记录、出入库单、销毁记录、 盘存表、温湿度记录、物料请验单等；(十二) 批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 (十三) 标准操作规程。(十四) 验证文件：验证主打算、厂房及公用系统、生产设备验证、QC 设备验证、 工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。(十五) 行政类文件：? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行

15、的各种标 准、规章规程等；? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；? 各类固定资产资料。包括车辆全部原始证照、办公设备、仪器设备说明书、 保修卡等；? 全部加盖公章的文件复印件；? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。第五条 归档时间(一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的 24 小时一个工作日内到档案室办理归档手

16、续；(二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档；(三) 员工培训类资料按月归档，于每月 25 日之后次月 5 日之前到档案室办理 归档手续；(四) 计量类资料按半年归档，于每年 5 月 25 日之后 6 月 5 日之前、11 月 25 日之后 12 月 5 日之前到档案室办理归档手续；(五) 供给商档案按年度归档，于每年 1 月 25 日之后 2 月 5 日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续；(六)(七)手续；(八) 验证文件随时产生随时归档，验证主打算按年度归档，于每年 1 月 25 记录文件。关心记录半年归档一次，其他记录每年归档一次； 批记录文件

17、按月归档，于每月 25 日之后次月 5 日之前到档案室办理归档 日之后 2 月 5 日之前到档案室办理归档手续；(九)(十) 其他文件每周一集中归档一次。 未按要求准时归档而造成损失的，由当事人担当全部责任，并依据情节 轻重予以相应处理。第六条 归档份数(一)(二) 原件全部归档，并注明份数、出处。 使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。第七条 归档要求(一)(二)(三)(四) 由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。 对已经破损或模糊的文件必需先修复再归档。 文件必需通过系统后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认前方可归档。第八条 归档手续各类文件归档时，归档部门应填写文

18、件归档单一式二份，由 归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份， 以备查考。由档案员填写文件归档登记薄，归档人和档案员共同签字确认。第三章 档案的收集与第九条 档案的收集(一) 由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进展收集，并进 行分类、排列、编目后移交档案室。(二) 由档案治理人员定期到各部门对零散的文件进展收集，再进展系统的、 全面的。(三) 收集时要保证档案的质量。如不完整，需进展进一步的收集， 对收集不 全的档案，要做好记录。第十条 档案的_公司文件档案治理制度。(一)(二) 档案承受按类别分类的方式，做到层次清楚，便于保管和利用。 档案严格依据分类、排列、组卷、编目的步骤进展系统、全面的整 理，并做电子名目便利日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：7、8、9 位代表流水号 001999。、6 位为档案柜号。、4 位为二级分类的编号。、2 位为一级分类的英文缩写。第四章 档案建档第十一条 分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账。第十二条 档案专用章全部归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 第十三条 档案编号章档案盒中每份档案右上角本文：内容仅供参考