文件管理程序

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1、2011-07-01实施2011-07-01发布文件管理程序目 录前 言31.目的及适用范围32.标准性引用文件43.术语和定义44.职责和权限45.文件分类66.文件形式67.文件编写、会审、审核和批准68.文件标识69.文件授权管理610.文件收、发管理711.文件使用管理712.文件评审、修订与更新813.作废文件处理914.记录和流程图915.会审要求916.附 那么91. 目的及适用范围1.1. 目的为使公司文件处于受控状态，确保文件均为有效版本，防止使用作废或失效文件，同时结合ERP公文管理系统，使公司公文处理准确、及时、提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本程序。1.2.

2、适用范围本程序适用于对特种设备制造许可产品制造过程中文件的控制。2. 标准性引用文件以下文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。但凡注日期的引用文件，其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本程序，然而，鼓励根据本程序达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。但凡不注日期的引用文件，其最新版本适用于本程序。3. 术语和定义3.1. 管理标准：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。“管理事项主要指在企业管理活动中，所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与根底设施管理、人力资源管理、平安管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关的

3、重复性概念和事物。3.2. 技术标准：对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。企业技术标准包括生产对象、生产条件、生产方法以及包装贮运等技术要求。3.3. 作业标准：是对每个管理或操作岗位制定的共同使用和重复使用的规那么。3.4. 外来文件：外单位发放到本单位的文件。4. 职责和权限 4.1. 行政管理处(1)行政管理处是本程序的归口管理单位；(2)负责公司文件的归档和销毁；(3)负责职责范围内其他管理性文件的编制、评审和更改；(4)负责组织各单位对外来管理性文件的识别、确认、发放、收回工作。4.2. 技术质量处(1) 负责质量保证体系文件结构设计，并协调处理与质量保证体系有关的

4、各层级、各类别文件间的接口关系；(2) 负责组织质量保证手册、程序文件编制、评审和更改；(3) 负责组织产品标准/技术条件、技术协议、质量方案、工艺技术规程、检验和试验标准、作业标准、外购原燃辅料质量标准等文件的编制、评审、发放和更改；(4) 负责职责范围内技术性外来文件的识别、确认、发放、收回。4.3. 企划处(2) 负责管理制度的登记、发放、收回；(3) 负责公司制度执行情况的监督、检查和考核；(4) 负责职责范围内其他管理性文件的编制、评审和更改。4.4. 设备处(1) 负责组织设备维修技术、点检、给油脂、维修作业标准、监测装置、计量器具校准标准等文件的编制、评审、发放和更改；(2) 负

5、责职责范围内技术性外来文件的识别、确认、发放、收回。4.5. 平安环保处(1) 负责组织劳动防护用品、危险化学品、生产组织、平安技术规程等文件的编制、评审、发放和更改；(2) 负责相关保证体系及程序文件等编制、评审及更改。(3) 负责生产平安职责范围内技术性外来文件的识别、确认、发放、收回。4.6. 信息化处(4) 负责工业通讯、工业监控、应用软件作业标准、计算机网络等文件的编制、评审和修订；(5) 负责职责范围内技术性外来文件的识别、确认、发放、收回。4.7. 能源处(6) 负责能源介质运行质量、环境质量标准、污染物排放标准等文件的编制、评审和修订；(7) 负责相关保证体系及程序文件等编制、

6、评审及更改；(8) 负责职责范围内技术性外来文件的识别、确认、发放、收回。4.8. 其他各单位负责职责范围内管理性、技术性等文件的编制、评审和修订及相应外来文件的识别和管理。5. 文件分类5.1. 管理标准：包括管理手册、程序文件、规章制度及其他管理类作业文件、适用法律法规。5.2. 技术标准：包括冶金技术标准、环境标准、能源标准、平安标准、计量标准、计算机及网络标准、设备标准。5.3. 作业标准：包括操作岗位、非操作岗位作业标准。54与特种制造许可产品相关的外来文件：外来文件包括法律、法规、平安技术标准、标准、型式试验报告，监督检验报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。其中平安技术标

7、准、标准应采用正式版本。技术质量处负责公司执行的现行有效的国家标准、法律、法规、平安技术标准等的收集、购置，人力资源处共同负责培训、宣贯。6. 文件形式公司文件可采用任何载体形式，如书面、电子版、光盘、照片、磁盘等。7. 文件编写、会审、审核和批准7.1. 质量保证手册、质量管理体系手册由技术质量处组织编写；平安环保处负责平安生产管理体系手册的编写；能源处负责组织能源环保管理体系手册的编写；各牵头单位管理体系手册编制完成后牵头单位组织各单位领导会审，管理者代表审核，公司总经理批准。7.2. 规章制度含程序文件、技术标准及所需记录的文件格式由各归口管理单位编写，相关单位领导会审，归口单位领导审核

8、，公司主管经理批准。7.3. 作业标准及所需记录的文件格式由主管单位编写，相关单位领导会审，该单位领导批准。7.4. 文件归口管理单位在文件编制完成后，审核和批准前，应做好文件会审并填写会审记录，在ERP-US/UQ规章制度管理系统作为文件的附件。7.5. 保证手册、规章制度含程序文件、技术标准的审核和批准一律在ERP-US规章制度管理系统中完成，作业标准可采用适当的方式。8. 文件标识8.1. 各类对外上报文件在发布时应有明确的标识，须标明：文件标题、文件文号、发文日期、起草部门、签发人、主送单位、正文、附件、单位印章、抄送抄报单位、主题词等。 8.2. 文件编号规那么质量保证手册、规章制度

9、含程序文件在ERP规章制度管理系统UQ中分类为管理标准，编号为GQ类别代码- (部门代码)- (流水号) 版本号A/0，质量保证手册、程序文件格式按照企业标准化的要求；规章制度格式按照?制度管理细那么?的要求。技术标准和作业标准在ERP品质标准管理系统US中分类为技术标准和工作标准，技术标准编号为J类别代码流水号-年号版本号A/0，格式按照?技术文件管理细那么?的要求；作业标准编号为Z类别代码流水号-年号版本号A/0，格式按照?技术文件管理细那么?的要求。8.3. 等同等效采用的外来管理性、技术性文件执行原编号，非等同等效采用的外来管理性、技术性文件按公司编号规那么重新编号。9. 文件授权管理

10、在公司ERP-US/UQ规章制度管理系统/品质标准管理系统和标准库中对文件进行授权限制，发布人必须在发布时做发放范围选项和权限维护，此类文件公司任何人员未经批准不得提供应授权以外的人员。假设却因工作关系需要对外如顾客、供方等发放时，需经文件编制部门批准。技术文件作为本公司重要机密，非必要时不对外发放，第二方/三方审核需要时，可提供受控文件供审阅。9.1.9.2. 为防止泄密，应对电子版、光盘、磁盘和备份文件进行授权或加密管理，经管理单位领导同意前方可拷贝、打印或印刷。10. 文件收、发管理10.1. 收文管理1) 各单位对收到的纸制文件应进行登记管理，填写文件清单，并按文件要求办理。按文件接收

11、时间进行统一排序，并填写文件编目后由档案管理员归档。2) 在ERP-US/UQ规章制度管理系统/品质标准管理系统和标准库中发布的文件，可以不做线下收文登记，但要做好线上记录，以备查询。10.2. 发文管理1) 规章制度含程序文件报批人员在ERP-UQ规章制度管理系统中准确录入文件名称、制修订原因、制修订摘要、发放范围等信息，报批流程结束后，及时导入，由企划处在ERP- UQ规章制度管理系统中发布。2) 技术标准、作业标准在ERP-US品质标准管理系统报批，报批流程结束后，主管单位在ERP-US品质标准管理系统或标准库中发布。3) 文件发放应做到“发所用，用所发，确保文件的使用单位获得适用文件的

12、有关版本。4) 保证手册、程序文件仅发给公司内部和认证公司，如提供应相关方使用，必须经管理者代表批准，不予跟踪追溯，但应做好记录。5) 在ERP-US规章制度管理系统或标准库中发布的文件，可以不做线下发文登记，但要做好线上记录，以备查询，其他方式发文应做好登记。11. 文件使用管理11.1. 内部文件使用管理1) 在公司ERP-US规章制度管理系统或标准库以及网络传输的电子版文件，文件管理员应做好本单位的文件传达工作，及时告知相关人员阅读。2) 纸制文件使用人应妥善保管领用的文件，不得遗失、涂改、复印，需要复印时应经文件发放单位负责人或主管经理批准后，方可复印。3) 公司文件持有人调离本岗位时

13、，不得拷贝电子版文件，纸制文件必须退还发放单位。4) 对载有重要信息的文件、资料，或需长期保存的文件，交行政管理处档案室。5) 档案管理员对借用的文件材料，应积极地提供利用，做好效劳，并办理临时借用登记手续，填写文件资料借阅登记表，归还时注销手续。11.2. 外部文件使用管理1) 各单位收到的外来管理性文件一律送行政管理处登记备案，行政管理处转送相关主管单位识别、确认后，由主管经理批转后执行。2) 外来技术性文件由相应主管单位登记、确认，主管经理批转后执行。3) 来自顾客的标准或标准及其更改信息或文件，技术质量处自收到信息或文件后，在两个有效工作日内组织相关单位评审，发布和实施。如有修改，必须

14、得到顾客同意，并记录更改实施日期。4) 各单位应及时跟踪、核实本单位使用的外来文件的最新版本，并及时确认、识别和批转，按本条款13款要求执行。5) 假设外来文件是新的替代文件，原文件发放单位应将旧版纸制文件全部收回，并加盖“作废印章；假设是在ERP-US规章制度管理系统或标准库中存在的旧版文件应及时移出，保证适用场所使用有效版本文件。6) 对于有图谱的特种设备制造相关的外来文件如平安技术标准、标准等，不得复印，应购置原件。12. 文件评审、修订与更新12.1. 各文件主管单位根据具体情况，采取适宜的方式，每年11月底前组织各单位对归属文件的适用性、有效性进行全面评审，确定文件是否继续使用、修订

15、或作废。技术质量处组织各单位形本钱单位质量体系?现行有效文件清单?，技术质量处汇总后形成公司?现行有效文件清单?，?现行有效文件清单?实行动态管理。12.2. 企划处于每年12月底前核对确认上年度公司有效制度，并形成记录。12.3. 当内外部环境、产品要求、管理体系等发生变化或文件的使用单位对文件的适用性提出疑问时，主管单位必须及时组织文件评审、修订。12.4. 电子版文件需要修订时，由提出修改意见的单位填写文件修改建议表，报文件归口管理单位审查，通过后按7章的规定审批，按10章的规定发放。12.5. 纸制文件修改可采用局部修改、换页及换版等方式，应在相应文件的“文件修改记录表中登记。修改、换

16、页及换版规定如下：1) 局部修改可采用划改或换页方式。划改是在需要修改文字上划两条横线以示作废，并作修改记录；换页是将作废文件页撤去，换上修改的文件页，并作修改记录。2) 文件经屡次修改或需大篇幅修改时，应进行更新换版，文件换版后原文件版次号一同废止，执行新的版次编号，分发新版文件要同时收回作废版次文件。3) 文件的修改、换版由原文件的归口管理单位负责组织实施。13文件的识别与查询131从US/UQ可查询到质量保证体系文件的更改和现行修订状态，包括文件名称、编号、版次、是否废止、核定日期、发布日期等；纸质文件应保持清晰、整洁，易于识别；以电子媒体如光盘、硬盘和软盘等形式存放的文件应加以控制，防

17、止其非法使用以及病毒的感染。132各单位编制并及时更改?现行有效文件清单?，以便识别使用文件的有效版本。133各类质量保证体系文件经批准发布后，有关人员按查阅权限通过规章制度管理系统查阅，确保在使用处可获得使用文件的有关版本。134各类质量保证体系文件均以规章制度管理系统中发布的版本为准，各单位子网站发布的文件要与规章制度管理系统系统保持一致。135在无法通过规章制度管理系统查阅所需相关文件的场所，可打印成纸质文件。13. 作废文件处理13.1. 作废文件由文件主管单位及时通知使用单位和发文单位，有明确使用期限的文件到期不需要公布作废，作废文件使用单位终止使用。13.2. 在ERPUQ/US规

18、章制度管理系统/品质标准管理系统或标准库中发布的文件，发文单位在ERPUQ/US规章制度管理系统/品质标准管理系统或标准库移出，并作好备份。13.3. 纸制文件修改后的作废页，由修改主管单位确认价值后决定是否直接销毁或存档。作废版本文件由文件主管单位填写作废文件、记录销毁清单，经本单位领导批准后统一销毁，原编号一并废止。如出于某种原因需要保存作废文件，应在作废文件的封面加盖“作废保存印章，并隔离存放。13.4. 对有重要价值或其他目的需要由公司档案室管理的文件，交由公司档案室管理。14. 记录和流程图14.1. 本程序形成的记录如下，使用本程序的各单位应使用以下记录格式，空白记录表格见附件。1

19、) 文件修改建议表 QR/GQWM400001-01见附件32) 文件资料收发登记表 QR/GQWM400001-02见附件43) 文件资料借阅登记表 QR/GQWM400001-03见附件54) 作废文件、记录销毁清单 QR/GQWM400001-04见附件614.2. 文件管理流程图编号为LC/GQWM400001-01见附件1。15. 会审要求本程序在发布前必须按公司有关规定进行会审，形成会审记录，其编号为HS/GQWM400001-01见附件2。16. 附 那么16.1. 技术质量处应根据本程序制修订技术标准管理有关规定。技术标准的制修订、实施与监督管理、收集、订购及技术标准目录、备案、启用的管理按技术标准管理的有关规定执行，其他管理事宜执行本程序。16.2. 技术质量处应根据本程序制修订工艺技术和工艺操作规程管理的有关规定。工艺技术规程和工艺操作规程包含的内容和格式及其他多余本程序的要求按工艺技术和工艺操作规程管理的规定执行，其他管理事宜按本程序执行。16.3. 行政管理处应根据本程序制修订档案管理的有关规定，凡交由公司档案室保管的文件按档案管理的有关规定实施管理。16.4. 企划处应根据本规定制修订制度建设管理的有关规定。