会务服务方案

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1、会务效劳方案1、目标：伴随物业治理专业化及物业效劳需求多元化的进展趋势，会议效劳需求渐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务效劳需求，标准会务接待行为，统一会务效劳标准，提高会务效劳水平，为参会者制造良好的会议环境。2、根本原则：2.1 、专业化：会务效劳应向标准化、标准化方向进展，以提高会务效劳的质量。2.2 、人性化：物业效劳组织在供给相应的效劳时，应以“以人为本”为动身点， 为效劳对象供给相应的特色效劳和共性化效劳。2.3 、信息化：物业效劳组织应充分利用信息技术，提升会务效劳的效率和质量。3、会务人员选聘：选聘会务效劳人员时，主要考虑下述事项：受教育程度；实际工作阅历、技能；

2、身高、形象；沟通表达、应变力量；其他行为素养等4、会务人员培训：4.1、培训内容应包括但不限于以下方面:组织的效劳理念、组织文化；会务治理和会务效劳的理论学问；保密制度；会务效劳人员仪表、仪态，会务效劳人员的仪表、仪态；会务效劳人员操作技能；会务效劳人员心理素养；应对常见会务突发大事；其他行为素养等。4.2、培训方式培训方式应承受但不限于以下方面：利用组织制定的效劳手册，聘请教师授课；聘请专业培训机构；组织内部指导；定期进展演练、考试等。5、会务效劳操作规程：5.1 、需求确认：进展会务需求了解时，针对本组织可以供给的会务效劳内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。对会务需求进

3、展书面登记并与会议主办方确认。5.2 、效劳筹划：依据确认的效劳需求对会务效劳的供给进展全面的筹划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：职责分工；时间安排；场地安排；会务用品及硬件设施配备；突发大事应对措施；会议秩序及安全等。5.3、会前预备将会务效劳过程中可能涉及的效劳内容进展细分，并制定相应的标准，以保证每项效劳内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务效劳中可能涉及的各项效劳内容可包含但不限于以下方面：布置导引；布置签到；布置横幅与大背景；检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；布置台布；制作并摆放座席牌；摆放不同类型麦克风；摆放花卉；制作与佩戴胸花；供给纸笔；供给毛巾、

4、纸巾；调试灯光；调试音响；调试投影；调试空调；预备茶具水；预备果盘；检查安全、消防设施及疏散通道；了解会议程序及共性化效劳需求；备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。5.4会中效劳：将会中效劳涉及的内容进展细分，并制定相应的标准保证会务效劳人员按要求供给效劳。会中效劳涉及的内容宜包含但不限于以下方面：导引；续茶、茶具的预备；会场巡察；会场、洗手间、通道保洁；会议现场温度、灯光、音响等随时进展调整；突发大事处理，突发大事处理程序可参见附录 H；询问受理。5.5、会后整理：将会后整理内容进展细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座

5、席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录 I；清理睬务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；检查会议厅室是否有客人遗失的物品，如有遗失应马上还送给客人，如未能准时送还，应妥当治理，做好记录，同时马上通知会议主办方；检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，准时报告会议主办方或业主， 帮助追补损失，做好记录；对会议期间的丢弃物进展清扫；对会议室洗手间进展适当保洁；关闭会议厅室：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。6、会务效劳人员仪表、仪态要求：A.1 仪表要求A.1.1 服装要求A.1.1.1 一般要求A.1.1.1.1 依据实际状况选择与制作会务人员服装与配

6、饰，选择款式一样的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。A.1.1.1.2 工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平坦，勿显鼓起；保持工装干净、平坦，无明显污迹、破损。A.1.1.2 着装要求A.1.1.2.1 女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清楚，长及鞋面。A.1.1.2.2 男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清楚，长及鞋面； 衬衫领口应扣好，不应放开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。A.1.2 工作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。A.1.3 工鞋宜穿黑色皮鞋(

7、以软底鞋为宜)；鞋上饰品不宜过多,皮鞋外表保持光亮。A.1.4 丝袜A.1.4.1 女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜或不穿。A.1.4.2 男士宜穿深色长袜，制止着浅色短筒袜。A.1.5 饰品A.1.5.1 女士不宜佩戴夸大饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品， 佩饰不宜过多。A.1.5.2 男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。A.1.6 妆容发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透亮指甲油。A.2 仪态要求A.2.1 站姿A.2.1.1 女士站姿上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略

8、分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。A.2.1.2 男士站姿双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂，处于身体两侧，右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“V” 字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。会务效劳人员站姿可参见图A.1。a) 女士站姿示意图b) 男士站姿示意图图A.1 会务效劳人员站姿示意图A.2.2 行姿身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摇摆自然，步幅适中、匀速。会务效劳人员行姿可参见图A.2。a) 女士行姿示意图b) 男士行姿示意图图

9、A.2 会务效劳人员行姿示意图A.2.3 坐姿A.2.3.1 女士坐姿背对座椅轻坐，后腿能够遇到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。A.2.3.2 男士坐姿上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。会务效劳人员坐姿可参见图 A.3。a) 女士坐姿示意图b) 男士坐姿示意图图 A.3 会务效劳人员坐姿示意图A.2.4 导引A.2.4.1 为来宾导引时，应走在来宾左前方，距离保持23步。A.2.4.2 遇拐弯或台阶处，应回头一直宾示意说“请留神”。A.2.4.3 引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。A.2.4.4 为来宾送行时，应在来宾的前方，

10、距离约半步。会务效劳人员指引见可参见图A.4。a) 女士导引示意图b) 男士导引示意图图 A.4 会务效劳人员导引示意图A.2.5 笑容面部保持自然亲切的微笑。A.2.6 标准用语使用标准用语“您好、请、感谢、对不起、再见”。7、会务效劳需求确认：会务效劳需求确认表类别项目内容备注会议名称 座谈会会议类型聘仪式 其他报告会 开/闭幕式 演出受月日:会议日期年上 午：会议时间 下 午：晚 上：会议地点参会领导参会人数1、预留贵宾车位；贵宾专车 是 贵宾车位 位路线重大接待否路线：安全治理类2、参观路线动身点：途 经：终 点：是 需要人数： 3、是否需要特别安保工作事项：否1、是否增加安保力气？物

11、业组织内调配；2、会前、会中、类别项目内容备注是设施设备6、是否需要视频会议系统否类7、是否需要电源转换插座、 是需要的设备：会后是否需要特别安保要求？是4、参会人员是否凭证件入场否是 保密的内容： 5、是否有保密要求否电压负荷 伏1、是否需要大功率电源电源连接线条是 通往楼层2、是否需要使用专梯否是国歌 颁奖进设施设备行曲3、会议期间是否需要音乐开/闭幕式类其他否是 使用时间：4、是否需要使用投影与灯光相匹配否是 使用时间：5、是否需要录音笔否会务效劳需求确认表续万能充电器、插电板等否是 合 影 时 间：1、是否需要合影合影座椅数量：否2、是否有外宾参与是 外宾使用语言： 否是数量：3、是否

12、需要预留宣传牌摆放时间： 否会务效劳类4、是否需要帮助制作与悬挂 是 横幅内容：横幅否是 背景主题： 5、是否需要帮助制作与悬挂背景尺寸： 大背景悬挂位置：否是 摆放位置：6、是否需要签到台摆放数量：摆放物品：否7、是否对桌椅的摆放有特别 是 摆放方式：要求否是 摆放位置：8、是否需要白板摆放数量：白板笔：否9、是否需要配发会议资料是 发放方式：否是座席牌：10、是否需要打印与摆放座席牌、胸牌、预备胸花胸牌：胸花：否有线话筒数量：11、麦克风种类12、是否需要供给纸笔摆放位置：无线话筒数量：头戴麦克风 数量：是数量：否13、是否需要供给果盘/茶歇 是 水果种类： 需配备纸巾14、会中由效劳人员

13、续水，人员续水还是在座位上摆放瓶装水瓶装水类别项目内容备注会议桌花数量 ：1、是否摆放会议台花特别需求：是 否环境类会议盆花数量： 2、是否摆放会议盆花或绿色绿色植物：种类：植物数量：位置：其他确认签字：日期：核对人：茶歇：否饮品：食品：会务效劳需求确认表续8、会场布置相关要求：A.3 座席牌A.3.1 宜选择三角形座席牌，一般长1520厘米，宽7.510厘米，双面展现。A.3.2 座席牌字体格式统一、大小合理。A.3.3 依据座次要求安排摆放座席牌。座席牌摆放要求场合 贵宾厅圆桌会议室摆放要求距沙发扶手前缘 56 厘米处摆放距麦克风右侧 34 厘米、距客人座位桌边 5060 厘米处摆放摆放靠

14、近麦克风右侧 34 厘米、距报告厅/礼堂离客人座位桌边 5060 厘米处摆放， 参见图 C.150 厘米60 厘米50 厘米60 厘米a) b)5 厘米6 厘米c)报告厅/礼堂座席牌摆放示意图A.4 麦克风A.4.1 摆放要求A.4.1.1 对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。A.4.1.2 对于无线麦克风使用麦克风架：高度距离桌面20厘米，麦架距离演讲人20厘米。具体摆放要求可参见图C.2麦克风摆放示意图A.4.1.3 多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。A.4.2 电池治理A.4.2.1 对于无线麦克风，每次充电时间为10

15、12小时之间具体可依据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算，电池一般使用期限为一年。A.4.2.2 电池应存放在枯燥凉快的地方。A.4.3 其他A.4.3.1 音响关闭后，方可卸除有线麦克风。A.4.3.2 无线麦克风使用完毕准时卸除内部电池。A.5 记录纸、笔A.5.1 记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加写字板。A.5.2 记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。A.5.3 会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。具体摆放要求可参见图。记录笔摆放示意图A.6 饮用水A.6.1 宜选择3

16、50毫升或550毫升瓶装饮用水以下简称“饮用水”。A.6.2 饮用水摆放时，标识应统一面对客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放无茶杯的，距离客人右侧1215厘米处摆放。A.6.3 贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。9、座谈会座位安排：A.7 长条桌A.7.1 长条桌与正门正对时，会议座位安排参见图E.1。A.7.2 长条桌与正门侧对时，会议座位安排参见图E.2。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7正门A为客方或上级领导，B为主方。图 长条桌与正门正对时会议座位安排客方正 门主方注：进门右为客方，左为主方。图 长条桌与正门侧对时会议座位安排A.8 沙发席A.8.1 与外宾会谈时，会

17、议座位安排参见图E.3。A.8.2 与上级领导座谈时，会议座位安排参见图E.4。客方译员主方译员B2B1A1A2B3B4A3A4A为主方，B为客方。图 E.3 与外宾会谈时座位安排示意图B2B1A1A2B3B4A3A4A为上级领导，B为主方领导。图 E.4 与上级领导座谈时会议座位安排示意图A.9 圆桌会议圆桌会议是一种公平、对话的协商会议形式，旨在表达参与各方地位公平， 其座次安排一般无主次之分。10、设备调试A.10 灯光调试逐个开关灯光，检查其照明效果。对主席台灯光，应单独检查开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照耀。确保灯盏无损，亮度与颜色协调全都。A.11 音响调试A

18、.11.1 音响宜提前1小时翻开，并将全部有关的音响设备连接。抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常；逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准；检查麦克风电池电量及备用电池状况。A.11.2 把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避开杂音、电流声、音频干扰等。A.11.3 对于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音，确保其工作正常。A.12 投影调试A.12.1 电脑切换的方法一般用Fn+F1F8(有电脑标志键电脑切换，检查电脑是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的区分率或更换电脑加以解决。A.12.2 确保

19、投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。A.13 激光笔调试A.13.1 确保激光笔电池电量充分，使用完毕后，应准时将电池撤除。A.13.2 确保激光笔上下换页键与光束正常，保证激光笔在10米范围内可正常使用。A.14 空调调试A.14.1 会议室内温度高于26 时，宜开启空调；温度低于26 时，可依据现场状况及视要求开启空调。A.14.2 会议开头前30分钟翻开空调，将温度调控在26 。A.14.3 未开启空调时，应翻开风机。A.15 LED显示屏调试A.15.1 LED显示屏电源开关挨次：翻开 LED显示屏时先翻开主控计算机，后翻开LED显示屏；关闭LED显示屏时先关闭LED显示屏，后关闭计算机。A.15.2 翻开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可翻开 LED显示屏电源，避开在全白屏幕状态下开启LED显示屏。A.15.3 以下状况不应开启LED：LED显示屏主控计算机没有进入掌握软件等程序；LED显示屏主控计算机未通电；LED显示屏主掌握局部电源未翻开。A.15.4 LED显示屏屏体局部消灭一行格外亮的区域时，不应长时间翻开 LED显示屏，应留意准时关闭显示屏电源。A.15.5 LED显示屏的电源消灭开关频繁跳闸时，应准时检查 LED显示屏屏体或更换电源开关。A.15.6 依据LED显示屏屏体、掌握局部所处环境状况，避开虫咬，必要时应放置防鼠药。