活动策划完全手册课件

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1、书籍作者书籍作者朱迪朱迪 艾伦艾伦活活 动动 策策 划划 完全手册完全手册总体筹划总体筹划总体筹划总体筹划 预防失误预防失误预防失误预防失误p活动安全性p保持“通畅”p不要让客人“不知所措”p不要有“白白地等待”p特殊地体验2023/8/172客户心中的客户心中的“满意满意”1.1.前期准备前期准备初步策划和预算初步策划和预算初步策划和预算初步策划和预算 初步策划和预算初步策划和预算p活动的特点n活动一旦开始就没有任何弥补的机会活动一旦开始就没有任何弥补的机会n墨菲法则：可能会出错的问题就一定会出错墨菲法则：可能会出错的问题就一定会出错p活动规模的两个决定要素：资金和目标n活动的费用你要做的第

2、一件事是你准备为活动话多少钱把所有可能需要的东西都包括进来，然后标出其中必须要列入的项目n活动的目的第二件需要考虑的是活动的目的活动必须有意义，不要将活动用作掩饰内部策略的花样你的目标将如何决定你如何制定计划和举办活动2023/8/17前期准备4p前期费用n邀请函 住宿 交通 会场租金 布置费用 食品 饮料 摆花n装饰 音乐 娱乐 发言人 舞台布置 试听设备 灯光 特殊效果p中间费用n摄影师 座位卡 菜单 礼品 保险 保安 劳务费 电费 p宣传费用n宣传材料 公关费用 翻译费 邮寄和手续费 海关 工作人员的工资 各种杂费2023/8/17前期准备5成本的初步估算成本的初步估算p会议n提供产品或

3、公司的最新信息 办公室外的聚会 交流观点 n需找解决现存问题的办法 提出一些新产品 提供培训p公司活动n答谢员工 答谢客户 答谢供应商 颁奖宴会 提出新产品 提高公众知名度n供应商和本公司员工的聚会 为本公司所倡议的筹款活动提供支持 提高品牌知名度n里程碑式的纪念（50年庆典 或者销售的关键时刻）p大型会议n汇集各类人物，交流信息和观点 推出新产品 表彰销售业绩 n员工、销售人员、供应商、客户和商人见面的机会2023/8/17前期准备6活动的目标活动的目标p筹款活动n为科研工作筹款 吸引媒体关注 提供公众知名度 吸引新的赞助商n需求新的支持者和捐款 增加自愿者的数量 为未来的活动、赞助和捐款积

4、累通讯地址p奖励活动n举办特别活动来庆祝销售业绩的增长 汇聚高级销售人员商讨未来的策略n促进高级销售人员和高层管理人员在工作外的沟通 取得员工家属和合作伙伴的支持p特殊活动n吸引媒体的关注 提高公众知名度 吸引新客户 n推出新产品 表彰 答谢2023/8/17前期准备7活动的目标活动的目标p活动委员会或团队n尽量使成员的技能和兴趣与他们的责任范围相匹配n与供应商打交道，必须制定一个专门的人与他们沟通n避免不具备授权资格的人购买供应商的物品p活动类型n举办何种类型的活动时，首先要清楚活动的目标客户p时间要求n虽然很多细节不能确定，但在理想状态下，你起码可以提前一年策划你的活动n列出你所需要的全部

5、项目，规划出每个项目所要占的时间n行动开始就要考虑到你最终的目标，给自己足够的时间赢取最佳效果2023/8/17前期准备8初步策划初步策划p构思是确保活动成功举行的一个重要因素n它引领你一步一步地想象活动的全部过程n使你预先注意到那些有潜在问题的环节p尽量把活动从头到尾构思一遍n活动的目的是什么n你将在一年中什么时候举行活动n一星期中的哪一天、哪个时间n谁来参加活动、哪一种会场最为适合n你所举办的活动从初期的邀请到后来的操作都必须真实地反映出公司形象，同时也要反映公司的经营方式和个人风格2023/8/17前期准备9构思构思p成本表n在成本表上列出你规划的预算，你可以知道哪些项目可以在不超出预算

6、情况下添加进去n成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看图和在不超出预算的情况下实施这些项目n弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中n根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算n当你从创造性的策划阶段进入实际操作阶段时，你起初安排的项目有可能发生变化p支付计划n在签订合同之前，你应该准备一个支付计划，以便考虑是否需要调整截止日期2023/8/17前期准备10预算细分预算细分2.2.组织和时间安排组织和时间安排关键任务时间表关键任务时间表关键任务时间表关键任务时间表 日期的选择日期的选择日期的选择日期的选择p有条不紊&关注细节n制定关键任务表之初，你应当在日历

7、上确认活动举办的时间n从举办时间起向前排出每天应当做的事情p格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期n拿出你所有的合同，确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分n一定要将最后期限和检查时间考虑在内n持续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划n当你邮寄邀请函时，一定要有一份发给自己，来判断邮件延迟2023/8/17组织和时间安排12关键任务时间表关键任务时间表p工作单就像是作曲家的乐谱一样n它降低了出错的可能性n压缩了管理的“灰色空间”，减少了印疏漏而可能导致的意外p工作单是你的创作指导n应安排专人负责工作单，负责控制填人的信息，唯一与供应商打交道的人必要时你可以指定一人去协助准备工

8、作和监督准备工作的每一个环节n工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动必须做好记录，谁负责哪些职责并设计相应的时间点，以保证按部就班进行2023/8/17组织和时间安排13工作单工作单p工作单好像是一本信息手册n必须保证你的客户看到的是最新修改过的工作单n工作单的开头应该是一分通讯录让创意指导在中心区域能够与所有人联系在活动结束后，你可以利用这份名单给相关人员写感谢信n工作单的信息应该是保密的n工作单的作用在于确认什么人做什么事必须确保工作单上有任务的人必须能够在当天准时到达现场n活动开始前，必须让所有组委会成员回想一遍他们的职责2023/8/17组织和时间安排14

9、工作单工作单p避免活动冲突n选取一个好的日子是活动成功的第一个条件n一定要事先知道是否有其他活动和你的活动同时进行，并是否有冲突p节假日n当你在另外一个国家或者地区举办活动，一定要考虑到国际和当地的特殊假期n不要让你的活动与任何长假或者庆祝活动的时间相互冲突2023/8/17组织和时间安排15选对日子最关键选对日子最关键p会议n要充分考虑到经销商的需求心理n新车和新产品发布会一般在秋季进行p筹款活动n客人和支持者是否同时在一个区域内n高端人士冬季一般将在国外待很长时间p奖励活动n你选择的时间是否对公司和个人都合适n是不是在传统的家庭团聚的时间里让大家参与活动n户外活动一定要考虑到季节和天气因素

10、2023/8/17组织和时间安排16一年中什么时候最适合一年中什么时候最适合p会议、奖励活动n考虑到是否与与会者处理自己业务的时间相冲突n一定要保证与会者能够全身心的参加到会议之中p公司活动、筹款活动、特殊活动n举办活动的时间是在早上还是在晚上n什么时候开始，什么时候结束n活动要求着正装还是休闲装n如果与会人员从工作单位来，是否有时间更换衣服n志愿者是否有足够的时间来支持到活动n与会员工是都会携带家人2023/8/17组织和时间安排17一天中某个时间或一周中的某一天一天中某个时间或一周中的某一天p主要的节日清楚当地的和国际的主要节日p宗教庆祝活动不要与任何宗教（当地主要宗教）活动冲突p学校假期

11、放假期间目标客人可能会出远门p大周末很多人都希望在大周末能够好好休息一下p运动会很多人是体育迷，也可以在活动中有所涉及p其他特殊活动考虑到目标客户的特点和喜好，不要有和他们喜欢的事情冲突p其他考虑因素需求量很大的东西，某个高峰期、舞会等等2023/8/17组织和时间安排18日期选择日期选择3.3.位置位置 位置位置 位置位置地址的要求与选择地址的要求与选择地址的要求与选择地址的要求与选择p位置就是一切n找到最适合你活动情况的地点是最重要的因素n如果需要场地做出一些特殊的措施（停止营业等）考虑好预算p地点与活动n必须清楚在你的活动前这里安排了其他什么活动n开始和布置装饰会场的时间应该在合同上落实

12、n如果在户外活动必须考虑到自然因素（天气、日出日落等）n如果你的活动需要移动地点应该考虑到交通和时差问题位置的选择位置的选择位置 位置 位置p地点与活动要求n策划时，应进行全面策划，必须清楚活动对地点的要求n根据你的活动流程，写出对活动地点和场所的要求n想象一下整个过程以便确定对时间和空间的要求n要不断的更新你的成本表，根据裱花增减项目n一定要关注你的供应商与合作伙伴，尽量提高他们的曝光度地址的要求地址的要求活动活动天数当天流程要求/预算位置 位置 位置p饭店与会场中心的区别n饭店举行能够便利的提供客房（如果需要住宿）n饭店举行节省了客人住所到会场的交通费用n饭店服务人员一般可以帮助搬运货物和

13、布场p预算的控制n签订合同之前应该注意额外的费用桌椅费用、宴会的额外准备、保洁费用、超时费用（计算方法）与指定公司合作、水电费用n会场的特殊情况是否隶属工会组织或其他组织、近期场地有无修正，是否存在劳资谈判情况是否存在合同和工资的协商问题，是否存在其他影响活动的特殊情况饭店和会展中心饭店和会展中心p租用会场的时间n租用时间一定要写清楚（包括超时）以放接洽人的变更p布置会场的时间n是否可以免费布场，或者有没有其他服务人员协助n如果需要收费，是哪些费用，包含什么服务p需要搬走/搬进场地物件n是否需要支付搬走物件的存储费用和其他费用n如果需要增加物件，是否需要支付其他费用p活动期间的服务n活动期间需

14、要什么服务、服务的时间与标准或者是费用必须表明常见问题常见问题1 1位置 位置 位置p场地可容纳的人数n控制场地人数不超标是会务组织的事情，不是场地提供者n分时/分种类邀请可以有效提高场地的利用率n场地的容量有时候取决于洗手间的数量，要合理搭配p区域划分情况n弄清楚什么事情能做，什么事情不能做，并通知与会者n弄清楚会场本身的情况，有哪些事情是不能做的p有没有噪音限制n弄清楚周边环境是否有噪音的限制n如果有噪音的限制，那么限制的分贝和时间分别是什么常见问题常见问题2 2位置 位置 位置p充分考虑人身安全n考虑人身安全远比考虑买保险要重要得多n弄清楚活动和场地可能带来的危险，并提前预防和制定补救措

15、施p注意限制性规定n历史遗迹、博物馆、美术馆等地对行为举止等有明确的规定n弄清楚场地的特殊要求，提前通知与会者p需要增加的东西n现有设备和设施能否满足活动要求n如果不能满足需要增加哪些：灯光、桌椅、展板等n这些东西哪些场地本身可以提供，自己布置是否符合会场特殊规定常见问题常见问题3 3位置 位置 位置p有没有足够的餐饮工具n考虑到用餐的特点，餐饮工具是否足够n如果是使用公共餐具，餐具的及时整理谁来负责n必要的话，可以利用标记让每个人只使用一套餐具p有没有雇佣外人，预算如何n有没有雇佣外人来帮忙，他们的酬劳以及突发情况的备份人员p洗手间的状况n洗手间的数量是否足够所有人使用，是否需要特殊标记和装

16、饰n卫生间是否区分男女，是否区分身份，是否区分角色（会务与客人）n如果安排服务员，是否提前将小费的事情解决掉常见问题常见问题4 4位置 位置 位置p工作人员的安排n员工在哪里休息和用餐，做出明确规定以免他们聚集、抽烟n为员工准备特殊的洗手间、食品和饮料，以便享用p员工经验是否丰富n你的员工是否是最专业、最有经验的n如果不是是否需要外聘或者进行临时培训p供应商有无类似经验n了解一下供应商有没有类似活动的成功案例n清楚地了解他们的长处、不足以及为本次活动的改变等常见问题常见问题5 5位置 位置 位置p有没有什么需要特殊说明n活动当天会场不提供的物品应该收拾好，以免客人误用n如果不能搬走或者隐藏就做

17、出明确的标记，并提前说明p消防和安全措施n必须知道当地的规章制度和各种许可证n确保参加人数控制在一个合理的范围n提前熟悉所有的安全及消防措施、通道并通知客人n最好能够与当地的营救部门保持联系常见问题常见问题6 6位置 位置 位置p剧院的用处n首先弄清楚剧院的特点和情况，确定它能够举办何种活动n确定剧院的哪些空间和设施是可以使用的n弄清楚剧院什么时候能允许你去布景和装饰n弄清楚剧院在你活动前后有无其他活动p剧院的使用n提前弄清楚剧院的规章制度及安全措施n确定剧院允许你布置到什么程度，哪些可以做，哪些不可以n弄清楚剧院的使用时间、停车场、卫生间等其他事情剧院剧院位置 位置 位置p帐篷的选择n帐篷可

18、以作为你的的主要场地，也可作为第二场地n弄清楚帐篷的种类及规格，选择适合你活动的帐篷n确定搭建帐篷的场地所有权及场地实际的情况n选择的原则是：选择最合适的，而不是最漂亮的p帐篷的使用n如果情况允许，为男女客人分别设置独立的卫生间n考虑到天气影响：保暖、照明、避风、避雨雪等n在户外尽量设置一些有吸引力的活动和项目、食品n确保客人能都帐篷内外进行互动、避免帐篷内人员拥挤帐篷的使用帐篷的使用位置 位置 位置4.4.交通交通交通工具的选择交通工具的选择交通工具的选择交通工具的选择p了解数量n了解哪些人需要乘坐豪华轿车，一共需要多少钱豪华轿车以及轿车的规格n弄清楚轿车司机的素质，确保轿车提前到达并准备完

19、善（装饰、油量等）p注意礼节n注意乘坐豪华轿车人员的要求，以及乘坐人员相互的级别是否合适n车内可以预先准备一些宣传资料、杂志、零食和饮品n重要人物安排专门的车和司机（高素质），并提供明显的标志p关注突发情况n要非常了解汽车内部和外部的情况，预先做好出现临时问题的应对方法2023/8/17交通32豪华轿车豪华轿车p大巴的选择n要事情计算行驶的路程和时间以及乘坐大巴的总人数n如果路程较长，则选择较为舒适的汽车，并要求包括电视机和录像机p大巴的租赁和停放n弄清楚大巴租赁的方式和费用（如何计费、如何计算时间等）n弄清楚目的地的停车场位置以及容量、费用n提前做预案，如果大巴临时抛锚，怎么解决是备用车辆还

20、是打的（费用）2023/8/17交通33大巴大巴p停车问题的重要性n整个活动起止于停车场n停车问题的关键能够提放、是否方便/安全p停车与活动效果n想办法是客户愉快n从一个地点到另一个地点是否顺利是一次活动的重要挑战n事先了解停车场的位置、容量、费用n事先弄清楚提车长的关闭时间，并通知与会者n如果有可能尽量让客户把车子留在第一次停车的地方2023/8/17交通34停车问题停车问题p活动地点的选择n活动的地点是否可以停车，或者需要什么特殊的证件n活动地点的交通状况，客人有哪些交通工具可以选择n停车场与活动举办地的距离有多远p汽车的数量n预计大约有多少人参与，大约有多少人独自开车，估算汽车的数量n设

21、想一下都会驾驶哪些类型的汽车，停车是否可以停放2023/8/17交通35停车的常见问题停车的常见问题p停车场的基本情况n停车场的所有权问题以及停车场的安全状况n停车场的开、关门时间，如果不能延长时间至少通知你的客户n除了固定车位之外，停车场一共能够容纳的停车数量n能否为活动特别区分出一定特定的区域p停车的费用n停车的费用是多少，如何计算以及是否能够预付n有没有专门的人员协助提车或者提供驻车服务2023/8/17交通36停车的常见问题停车的常见问题p停车场的工作安排n让停车场的人了解你所策划的活动n服务人员与汽车数量之间的比例是否合适n让他们清楚在什么时间、做什么、需要多少人，以便他们安排换班n

22、自己员工和工作人员的车子放在哪里p考虑周围环境n如果有媒体参加，提前为他们安排停车的位置n弄清楚附近的公交站点，看看有没有影响到正常的交通n了解一下同时有没有其他活动正在进行，有没有影响2023/8/17交通37停车的常见问题停车的常见问题5.5.客人抵达客人抵达接待与天气状况接待与天气状况接待与天气状况接待与天气状况p季节因素n来宾的舒适程度和第一印象至关重要n每个季节都有自己的特点，这应该作为选址的重要因素p提前调查n不要只听口头描述，提前索取一份当地的天气状况统计资料n即使历史同期没有雨雪天气，也要做好必要的预备方案n高温往往能够通过一些手段来解决，不能作为主要的问题n天气状况可能导致航

23、班的延误，也可能导致水中生物的变化2023/8/17客人抵达39天气状况天气状况p抵达场地周围的环境n不要只在乎起点，还要弄清楚起点周围的环境n有时候不仅仅是起点和重点的装饰，离开和入场的方式也能成为亮点p入口的要求n下车点的便利性很重要，必须保证任何人（残疾）都能顺利下车n入口处必须防雨或者必须准有纪念意义的雨具，确保客人安全n确保入口处安全，大理石或者瓷在湿滑天气可能容易打滑n入口处是否能够使轮椅方便进出，如果不能找到最近的入口2023/8/17客人抵达40客人抵达与天气状况常见问题客人抵达与天气状况常见问题p饭店提供的服务n提前弄清楚饭店提供哪些服务，哪些必须要自己解决n一定制定一些有经

24、验的门饰来，确保他们能够解决突发问题n如果场地提供这些门童，是不是需要特殊的着装和一些费用n场地门口有没有特殊的标识说明今天活动的特点p存衣的服务n存衣处是不是有足够的容量，处理的速度是否符合要求n是否设计存衣处的服务人员满足存衣高峰期的要求n存衣处是否安全，雇佣人员是都需要一定的费用n活动员工和服务人员是否需要特殊的照顾活动员工和服务人员是否需要特殊的照顾2023/8/17客人抵达41客人抵达与天气状况常见问题客人抵达与天气状况常见问题p是否准备看特殊的活动n客人下车和下飞机的时候应该是你服务的第一个环节n在接待区营造一些氛围，让他们感到一种特殊的感觉n客人到达目的地之后要让他们感受一下当地

25、的文化n如果需要在休息区等候，准备一些茶点或者特殊的活动n客人到达房间后，一定准备一些便条和小礼物让他们感觉亲切p会场的布置n提前到会场进行考察，看看你的设想能够实现，需要做哪些补充n弄清楚布置之前是否有其他活动进行，或者布置需要的时间2023/8/17客人抵达42欢迎曲的常见问题欢迎曲的常见问题p场地的特殊要求n提前搞清楚物资什么时候到，应该怎么装卸，场地能够允许n提前搞清楚自己的用电需要，看看场地能否满足n了解插座在什么地方，需不需要进行延长线p地方规定n有没有地方性规定的限制n时间、噪音和室内外有没有什么局限2023/8/17客人抵达43欢迎曲的常见问题欢迎曲的常见问题p领取处的设置n领

26、取处不要设在容易拥堵的地方，一面造成人员堵塞n一定要安排比较有经验的人，以便处理一些临时性问题p领取的物品n通行证与票券一定要信息清楚n客人登记之后应该收到相应的指导文件活动日程表场地平面图作为示意图其他信息2023/8/17客人抵达44客人通行与票券领取客人通行与票券领取p登记台的布置n场地需要一张蓝图或者是室内设计图n室内设计图能够帮助你决定哪种方案最能满足你的要求n不要把主席台设在屋子的一端，另一端的客人可能看不见p登记台的装饰n桌布是否能够完全遮挡住桌腿（桌裙）n如果可以的话，选择适合本次活动的颜色n桌布的质量一定要有保障，没有任何污损的痕迹2023/8/17客人抵达45登记的常见问题

27、登记的常见问题p场地的物质准备n会务需要多少把椅子，都需要什么形式的椅子n你需要多少个指示牌，指示牌需要怎么设计n能否挂横幅，横幅的尺寸和内容如何设计p会场的要求n会场的墙壁是否可以张贴或者悬挂物件n提前弄清楚会场所有插座的位置和数量n场地是否需要外装电话线和接线板，如果需要，价钱如何n如果停电，是否有提前的预备方案2023/8/17客人抵达46登记的常见问题登记的常见问题6.6.活动场地的要求活动场地的要求舞台舞台舞台舞台 试听试听试听试听 灯光灯光灯光灯光p前期策划n你必须充分考虑场地要求之后，才能选择理想的活动地点n你要列出一张清单，考虑清楚哪方面可以让步，哪些方面不行n空间要恰当，不能

28、太小也不能太大n确保桌与桌之间有足够的空间，让人们能够清楚地出入2023/8/17活动场地的要求48舞台舞台 视听视听 灯光灯光活动的要求空间的需求鸡尾酒会每人8平方英尺提供食品台的鸡尾酒会每人12平方英尺至15平方英尺坐式宴会每人20平方英尺舞池每人平方英尺乐队：每件乐器20平方英尺p功能厅的设计n大厅必须再完全空着的时候去做现场考察n把隔断按照你的要求隔开之后再进行一些设备的调试p会场的布置n如果你安排摄像，那么你必须让摄影师知道自己的就做位置n为摄像师也准备一份流程，让他知道什么时候镜头对准什么位置n策划时一定要使用详细的平面图n注意预测人力成本，有没有什么标准，标准是怎么完成2023/

29、8/17活动场地的要求49场地的布置与安排场地的布置与安排p时间上的要求n很多前期筹备、安装、音响测试和彩排的时间考虑在内p其他需要调查的事情n设备什么时候能够拆卸完毕并搬走n你可以什么时候开始使用房间n还有谁与你同一天进入场地并开始布置n有没有时间方面有冲突n有没有安排其他活动与你的活动同时举行n其他活动在中间休息会不会产生噪音，会不会打断你的活动2023/8/17活动场地的要求50其他方面的要求其他方面的要求p会场的条件n你需要几个舞台，舞台的高度和其他要求n布置舞台时，天花板的高度决定着你的活动效果n会场中是否有一些柱子、吊灯之类的影响到视线p会场的其他问题n现有会场的要求能否满足你的策

30、划的要求n如果需要设计其他的特效，考虑到费用n舞台的布置是不是还需要其他的饰物或者是悬挂其他饰品n会场能不能为残疾人设定专门的通道或者作为2023/8/17活动场地的要求51舞台舞台 视听视听 灯光常见问题灯光常见问题p会场的设施n是不是需要地毯，地毯的颜色及规格n是不是需要舞池，是固定的还是其他的，费用如何n餐点的类型，是否允许吸烟，需不需要单独的吸烟室等p场内的展示n了解室内的平面图设计图，分析你展示的商品能不能充分展示n地板能够承受的最大重量能不能满足你的要求n你的展示活动有没有影响到你的整个活动的顺畅程度n了解清楚会场的要求和规则2023/8/17活动场地的要求52房间的要求房间的要求

31、7.7.客人是谁客人是谁名单名单名单名单 邀请信邀请信邀请信邀请信 媒体媒体媒体媒体p客人的准确性n确保参加活动的都是应该来的人n你发出邀请，应该清楚的让客人知道名单是否可以转让给他人p客人是谁n客人的年龄有什么特征n客人是独自来，还是携带配偶一起来n客人的构成，公司人员、朋友和家庭成员还是都有n会不会有青少年参加，有大人陪同n客人乘坐什么佳通工具，是自己开车还是乘坐其他工具2023/8/17客人是谁54客人名单客人名单p住宿情况n是不是需要安排住宿，有多少人需要住宿n客房是一人一间还是两人一间，还是需要套房n会议厅能够容纳多少人，你打算怎么布置房间n是不是要安装背投，或者设立翻译件以及其他要

32、求n是不是要为工作人员安排房间p餐饮问题n晚餐的形式以及桌席的安排，是坐式还是站式的n是否需要在用餐时安排一些乐队或者其他活动2023/8/17客人是谁55客人的数量客人的数量p准备名单n至少提前8周的时间来准备客人名单，确保地址都是有效的，并标明互见p客人名单An要注意消防部门所规定的最大房间容量增加容量有多种方法，必须安装室外的帐篷，增加更多的卫生间设备等n注意邮件递送的时间和客人回复的日期要清楚你的活动期间是不是与其他节日相互冲突p客人名单Bn如果名单A的人不能参加活动，将用名单B的人来替换也要注意邀请信递送的时间和客人回复的日期2023/8/17客人是谁56客人名单清单客人名单清单p邀

33、请信的趣味性n邀请信要注明日期、时间等，活动的地点和着装要求以后再通知n这样会使人们对你的活动充满“渴望”p一定要信守承诺n你的邀请信如果确定在某一时间到达，要就一定要到达n对方回复后，你的门票要及时寄出，保证客人有足够时间领取n为了保障餐饮情况，一定要准确的调查人数才行n印刷时，要把印刷商的工作时间计算清楚n发送邮件的时候一定要寄给自己一份，以便明白是否会出问题2023/8/17客人是谁57邀请信邀请信p了解一下一类邮件的投递安排表n一年中不同的时间也会对邮寄产生影响，可能造成邮寄的延迟p了解一下一类邮件的邮资n国际邮件的邮费可能和地方的有很大的不同p了解一下三类邮件的投递安排表n最长和最短

34、的邮寄时间分别是什么时候，费用是多少n不仅要核对地方邮件，也要核对国际邮件n要根据路线的不同做出相应的时间调整n公司活动尽量不要采用第三类邮件，容易被当成“垃圾”邮件2023/8/17客人是谁58邮递信件时的注意问题邮递信件时的注意问题p邀请信应包含的内容n邀请客人的数量、活动名称、活动描述n日期、时间（开始时间/结束时间/活动日程安排）n举办地点、行车路线、停车时间、着装要求n回复地址、电话号码、传真号码n订票表（如有需要）、回信信封（可选择）p与设计师有关的事项n确保设计人员直销时间安排，以便有足够的时间进行设计n如果有特殊邀请，看看是不是要收费2023/8/17客人是谁59邀请信应该包含

35、的信息邀请信应该包含的信息p联系邮局n确保邮局知道自己的时间安排n你或许希望有内部人员来处理部分工作p具体时间因各地特点而有所不同n时间安排必须保证在所有的材料和给你工作都能准时完成的基础上设计的n如果你事情的策划和安排不能准备把握的话，就要稍微推迟一下时间2023/8/17客人是谁60邀请信应该包含的信息邀请信应该包含的信息p媒体的邀请n确定你的活动是否需要媒体，需要哪些媒体n如果确定要请媒体参与，要确定他们参与的时机和方式p媒体的配合n把媒体当做客人一样对待，要让媒体清楚自己的工作n仔细了解他们有什么要求，并尽量给予满足n要清楚媒体能够给你的活动带来的好处和价值n必须让媒体知道他们和你一起

36、工作时能够感到愉快n注意给媒体准的资料带中的资料种类，不能参加的要补送过去2023/8/17客人是谁61媒体媒体p区别对待n把他们安排在与大人不同的地点，和成年人分开，并设计有人抱照顾n你可以为孩子准备不同的主题活动、食品和其他环节p儿童活动n狂欢游戏节目可以安排，并且人人都有奖品n小型高尔夫职业选手讲课，大一些的孩子实战演练n其他孩子的游戏设计孩子喜欢的游戏和活动n父母同意孩子的活动一定要得到大人的书面同意才可以n预备方案一定要知道发生紧急情况，如何和大人联系2023/8/17客人是谁62儿童儿童8.8.餐饮餐饮餐饮餐饮餐饮餐饮 策划策划策划策划 人员配置人员配置人员配置人员配置p考虑你提供

37、的食物种类n不要局限于手头菜单；要考虑到所有与会者的忌讳与要求p告知饭店用餐人数n确保有足够的食物供给，根据你的经验来确定到场率p确定哪些人需要我们订餐n考虑到供应商和工作人员哪些是需要我们帮忙订餐的p在你预算中留出支付小费的费用n把小费和所需要缴纳的税款计算在你的预算中p保持食物供给n要根据宴会的情况决定什么时候结束，并告知酒店方2023/8/17餐饮64餐饮餐饮p策划之前仔细做一个初始预算n对固定开支要做到心中有数，不固定的开支也要合理的估计p最重要的原则是保证食物充足供应n要清楚什么时候供应什么菜品，上菜时尽量不要打扰到客人p如何招待早来的客人n所有的人员应该提前到位，为早来者准备一些茶

38、点p考虑到季节因素n考虑到季节与客人的要求，特殊菜品应该附上菜品的特色及原料、做法p关注食品的外观n要注意到荤素的搭配、主食与汤、菜品的搭配2023/8/17餐饮65菜单策划菜单策划p避免客人排队n尽量多摆几张桌子，或者在餐台的两侧摆放同样的食物n如果想控制饭的总量，就让服务人员帮忙盛饭n确保餐具随时都够用，密切注意可能出现拥挤的区域p不要一成不变n尽量每天变化食物的花样，给客人以新鲜感n考虑到食物的“健康搭配”，用餐的方式也可以多种多样p要了解客人n要了解客人，为有特殊要求的人准备相应的杂志、报纸等n每一个环节都是能够体现的你的“策划能力”的n让客人清楚，哪些是属于个人消费，哪些属于集体消费

39、2023/8/17餐饮66早餐早餐p充满情趣n会间休息可以安排的充满情趣p茶歇的合理性n要清楚应该何时何地安排茶歇，以避免发生冲突2023/8/17餐饮67茶歇茶歇p考虑到与其他餐点的区别n考虑到早晨与午餐、晚餐、茶歇等差别，包括形式与菜品n决定形式之后要考虑到场所、天气及白天和夜晚的限制n以及客人的忌口和特殊要求，准备特殊的食品p不要一成不变n变换用餐场所，安排不同的餐厅就餐，以免客人感到厌倦n会议则正好相反，最好是在同一地点进行，这一你可以让里面所有的东西保持原样2023/8/17餐饮68午餐午餐p持续的时间n通常在正餐的一小时之前进行，时长控制在12小时之间n如果活动不提供正餐的话，可以

40、持续到2个半小时p注意气氛n可以加入DIY成分，要客人将食物当做是娱乐的一部分n可以准备一些小的活动，或者让专业人士对食物进行讲解，活动必须要吸引客人p地点要灵活n尽量不要错过能带来美好体验的地方，但是要做好预防天气变化的准备n如果选择夜晚举行活动，那么必须要在夜晚的时候去考察会场2023/8/17餐饮69鸡尾酒会鸡尾酒会p洗手间的安排n必须有足够的洗手间使用，而且让客人清楚的知道洗手间的位置n安排专人指引，尽量不要让宴会之外的人使用专用的洗手间p房间的布置n如果你希望大家相互交流就把大家安排在一个大厅里，否则就安排在小房间p考虑到天气n如果天气合适，可以把酒会和正餐安排在户外p充足的准备n给

41、你的供应商充足的时间，让他们准备食物和布置场地2023/8/17餐饮70鸡尾酒会的安排鸡尾酒会的安排p上菜是一个重要的环节n一定要注意怎样才能吸引人们的注意力n在上次的方式和装饰上做文章吸引客人的注意力n为素食主义者或者其他特殊要求的客人提供特殊的食品p食物的摆放n在餐厅的各个区域都摆放餐台，以避免客人发生拥挤或排队现象n如果酒会后有正餐，那么每个人准备68份开胃小菜n如果没有正餐，那么应该按照每个人1830份开胃菜来计算n注意用过餐具的处理，确保有充足的干净餐具，并及时处理用过的餐具2023/8/17餐饮71鸡尾酒会的餐点鸡尾酒会的餐点p晚宴的形式和目的n晚宴的形式可以多种多样，要随时关注聚

42、会背后的隐含意义n你的目的之一是让大家相互了解，尽快熟悉起来n你的目的之二是要宣传某种产品或者传递某种思想和观点p坐式晚餐n一定要在正式开餐之前准备一些开胃的小菜n考虑到座位的安排n开放式座位：客人自由选择坐在哪里，和谁坐在一起n事先安排座位：是只指定桌子，还是指定位子，还要考虑到能否相互调换2023/8/17餐饮72晚宴晚宴p停止毫无意义的修改n盲目的修改只会带来错误和困惑n随机应变是很重要的一个因素，包括在最后时刻从容应对变化的能力n你必须特别注意到这些变化什么时候会对活动有利或者是不利p房间的安排n预算允许的话，尽量让客人做得舒服一些，不是拥挤在一起n除了颜色，可以考虑使用特殊的灯光桌椅

43、等装饰是房间看起来更加的不同p要注意礼节n要注意到当地的礼节，桌椅的摆放、鲜花的含义以及客人名字的安排等等2023/8/17餐饮73晚宴的安排晚宴的安排p用餐地点n可以让客人在固定的场所集体用餐，也可以让他们自由选择当地的特色餐厅n主菜不必多，也可以让客人自选，但是开胃小菜一定要种类丰富n特殊的菜品和饮品要让服务人员知道应该什么时候提供p地点考察n一定要和承办商一起考察一下活动场地n一定要确保收到一份清晰的书面报价，包括各种收费的明细n确保不要让清洁、送餐等行为发生在客人面前n让客人知道哪些菜品是可以选择的，哪些是需要自己付费的2023/8/17餐饮74晚宴的安排晚宴的安排p酒吧的容量n每40

44、50个客人就至少设置一个酒吧n与娱乐公司签约的时候一定要特别注意附加条款p确定不同角色的职责n了解到不同国家和地区对于饮酒等活动的限制和规定n要提前做好有人喝醉酒之后发生意外的备案n一定要保证提供的食物和饮品的质量n如果预算允许使用含有特殊标志的高档纸巾2023/8/17餐饮75酒吧活动安排酒吧活动安排p理清责任n让所有人员，包括供应商、志愿者员工等清楚他们应该达到哪方面要求n让他们感受到自己是活动的一份子，调动大家的积极性n经常表达对他们的尊敬和关心，多用礼貌和感谢用语p信息和交流n工作人员对你的要求越清楚，就越能顺利的完成任务n你既要与经常与你打交道的人又要和幕后的员工会面n确保的你的想法

45、和宴会的流程每个人都清清楚楚2023/8/17餐饮76人员配置人员配置p客人什么时候到达？p航班到达名单上有哪些人？p他们是在出发地报关还是到达之后才报关？p他们是乘坐出租车来？还是豪华轿车？还是大巴？p机场会不会通知酒店的人客人们已经在半路上了？p客人到达之后要迅速将他们的行李送上房间p是不是要给客人送一些小礼物，应该什么时候送？送什么？2023/8/17餐饮77领班需要知道的问题领班需要知道的问题p客人何时到达饭店？p他们需要不需要扫描信用卡？p客人中是否包括主办方愿为其承担一切费用的贵宾？p客房是不是要把所有钥匙都交给客人？p客人是否会要求客房升级？或者有特殊要求？p如何提供残疾人专用的

46、设备和设施？p客人是否会对床位有要求？p客人是否对隔壁房间的人要特殊的要求？p是否有客人提前登记入住？或者提前/推迟结账？p登记时是否会造成拥挤，是否会要设立多个临时登记处？2023/8/17餐饮78客房部你改改了解的问题客房部你改改了解的问题p细节决定成败n关注细节的理念适用于任何活动或者庆典p有效沟通与信息共享n有效沟通是其中的关键n信息共享及其重要，它的关键是不断地发现你所不知道的东西n诀窍是永远不要主观臆断n一定要让所有人知道你的目标，如何达到目标以及在何时何地为何到达这一目标2023/8/17餐饮79关注细节关注细节9.9.其他考虑事项其他考虑事项娱乐娱乐娱乐娱乐 摄影摄影摄影摄影

47、饰品饰品饰品饰品p了解你的观众n你举办活动的性质：公司、艺术、社交、或者是三者兼有n观众的特点：年龄结构、性别、行业和身份等n乐队的名声如何：表演风格、知名度特点p制定详细的计划n指定详细的节目计划表，要包含舞台上所有可能涉及到的事情n要清楚所安排的节目并了解表演内容n考虑地域特点，如果你在当地举办活动可以考虑到当地的特俗活动2019/1/13其他考虑事项81娱乐节目娱乐节目p注意表演时间n要清楚地了解到节目什么时候开始，演员什么时候进场（提前进场）n如果需要排练，要提前计算出排练的时间n结束时间往往要预留一小时机动时间，以防止某些环节超时p设备的问题n设备如何运输，什么时候到达，是否影响正常

48、的彩排和演出n设备的装卸和运输是不是要收费n设备的完好性，设备是否完全符合演出的要求n演员是否拒绝使用印有公司标志的设备2019/1/13其他考虑事项82娱乐节目常见问题娱乐节目常见问题p演员的招待n演员是否需要化妆间，化妆间的大小以及数量、位置n演员的茶歇和膳食是否准备，准备哪些，准备在哪里，用餐的时间n演员用餐时是否有专门人员负责，不会造成混乱p演员的安排n演员是否可以和客人进行自由交流，是否可以吸烟、喝酒n乐队是否需要中间休息，休息会不会造成活动的中断n要根据客人的要求为乐队准备好一张节目或者是歌曲的清单n演员的服装有要求吗，万一出现事故你能不能联系到演员的家属n随之关注客人的感受和要求

49、，不同风格的音乐会达到不同的效果2019/1/13其他考虑事项83娱乐节目常见问题娱乐节目常见问题p摄影师的分类n一共需要多少名摄影师，是否全部是专业摄影师n摄影师们都各自负责拍摄哪些照片，为谁拍照，不要发生冲突n摄影师各自的服装要求及到场时间p照片的要求n告知摄影师照片的用途，确定最终照片的风格和标准、尺寸、版式n照片是否可以作为礼物送给客人，哪些可以送给客人，哪些不可以n留意拍摄位置，要随时留意场地的好的拍摄位置2019/1/13其他考虑事项84摄影常见问题摄影常见问题p摄影师的要求n了解摄影师能够把哪些东西提供给你，哪些提供给媒体n提前说明摄影师的收费标准和形式n清楚照片从拍摄到最终印刷

50、完成需要的时间和费用n除了摄影之外，摄影师会不会产生其他方面的费用p摄影师的规范n摄影师是否熟悉当地的文化和特点n要明确摄影师的着装要求和礼仪规范，一定要符合活动的要求2019/1/13其他考虑事项85摄影常见问题摄影常见问题p摄影师的选择n找一个了解当地名流和特点的摄影师非常重要n他能够知道哪些是有价值的，如何能够拍摄出优秀的照片p摄影师的历史n了解摄影师的历史和以前的作品，确保整个摄影师能够满足你的要求n如果你要拍摄合影，一定要给摄影师一份名单并委派熟悉的人协助n哪些照片最后送给媒体，谁有决定权2019/1/13其他考虑事项86摄影常见问题摄影常见问题p挑选摆设最重要的两点n客人们能够越过

51、摆摆饰相互看得见n客人们可能无意中会顺手把它们带走p摆饰的选择n中心摆饰可以朴实简约，也可以奢侈精致n摆饰可以漂亮真实，可以美丽虚幻，可以具备互动效果，也可以幽默风趣n可以通过同一颜色，同一品种的花来创造视觉的体验n也能够通过改变排列的高度和宽度引起人们更多的注意2019/1/13其他考虑事项87中心摆饰的设计中心摆饰的设计p与供应商协商好运送的时间n考虑到像鲜花一类的饰品，有可能受到季节和时间的限制n如果是在家乡举办活动，一定要做好招待“不速之客”的准备n应要求客人随时通知你发生的变化，以便做出相应的调整p摆饰的安排n要记住，结束时中心摆饰有可能被客人带走n你可以把摆饰作为活动的一部分，也可

52、以收拾好以后重复使用n如果客人想把摆饰拿到房间，一定安排专人送上去，不要让客人穿着礼服搬运n要让客人知道哪些是可以带回家的，哪些是不可以的n如果使用有危险性的道具和摆饰，一定要由专业人员在场2019/1/13其他考虑事项88中心摆饰的安排中心摆饰的安排p装饰的选择n装饰包括房间里所有的家具和装饰物n你要综合考虑到你周围的一切和活动的主题来选择装饰p装饰的准备n印刷材料也是重要组成部分，一定要列入预算n一定有比你想象的要多得多的东西可以租用，要实现了解一下n弄清楚你所需要的各种装饰，看看哪些是可以通过租用来得到的n装饰的运输及安装是否需要费用n与出租公司、装潢公司、道具公司打好交道，问问他们的建

53、议2019/1/13其他考虑事项89装饰装饰p特效n不只四特殊，而是能够产生特定特定效果n特效包括声音、灯光、图案等许多方面的东西p特效的安排n特效非常复杂，你需要花很长时间去了解，包括与电力相关的事项n看看哪些环节可能出错，一定要提前做好准备n如果同一场地还有其他活动，一定要提前告知供应商n如果特效有危险性一定要由专业人士在场，并保证活动现场的安全2019/1/13其他考虑事项90特效的选择特效的选择p临别赠礼n临别赠礼通常是把特殊活动推向高潮的一种很好的方式n礼品要选择那些有意义的东西，让他们变成可以带走的回忆n礼物可以不用很贵重，但是一定要令人回味2019/1/1391临别赠礼临别赠礼p

54、搭建与拆卸n你必须保证零件能被组装完好以及指导如何组合到一起，很多零件是相互关联的n如果需要搬入设备的空间，你就要指导你不能提前把桌子搬进去p提前做好计划n提前做好计划能够预防重复做事n首先要考虑你想达到什么样的氛围，在考虑你想如何实现这些p制造感受n要让客人心中有所渴望，让他们一到场就感觉到一派解气的气氛n花时间想象一下每个场面，让自己置身其中如果有条件借助“旁观者”的眼睛去发现问题如果客人成了“旁观者”那么他们就开始去发现你的问题了2019/1/13其他考虑事项92最后的完善最后的完善10.10.结束结束活动结束活动结束活动结束活动结束 与致谢与致谢与致谢与致谢p活动结束n当最一位客人离开

55、时，活动就结束了n只有你和参与策划和运作的人才知道活动是否按部就班进行n不要在意活动过程中出现的意外，那是不可避免的，沉着冷静，面带微笑p活动总结n活动结束的第二天人们的情绪总会难免产生一些变化n如果你想和大家好好地庆祝一下一定不要在第二天，但是也不要隔得太久n在记忆犹新的时候进行工作总n工作总结不是为了找缺点和错误而是找值得学习和进步的地方n把所有相关的想法和观察都记录下来，对你今后的活动大有裨益2023/8/17结束94活动结束活动结束p安排时间表示感谢n最好是在大家都对活动记忆犹新的时候进行n感谢要具体，一定要本人知道你是多么感谢他们，逐一提到他们的名字p感谢信n无论如何不要用同一形式的感谢信，避免两个同部门的人收到n用心写感谢信，就像你希望他们也用心对待活动一样n关注到感谢新的措辞和应保密的信息，很多人可能看到n利用工作单来了解你应该感谢哪些人n尽量去了解他们的兴趣爱好，送礼物的时候要投其所好2023/8/17结束95衷心感谢衷心感谢