公文写作与处理复习资料

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1、第一章公文第一节公文概述1）什么是公文.公文定义：是国家机关用其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。含义理解：1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。3.公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。4.公文是办理公务的重要工具之一。2）.公文的产生与发展原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；秦汉：“书”、“奏”。辛亥革命以后：公文程式3）.文书、文件和公文文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人

2、文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。第二节公文的特点与作用1）.公文的特点：1.公文有法定作者2.公文有法定的权威 3.公文特定的效用 4.公文有规范体式 5.公文有规定的处理程序。法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组

3、织的领导人。行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。2）公文的作用：公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。表现在：1.领导与指导作用2.行为规范作用3.传递信息作用4.公务联系作用5.凭据记载作用第三节公文的分类与名称（一）公文的分类：1）.按来源分：对外文件 收来文件 内部文件1.对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件。2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图

4、，发送到本机关（或部门）来的文件。3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。2）.行文关系：上行文 下行文 平行文行文关系：指发文机关同收文机关间的公文往来关系。1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（请示、报告）2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（指示、决定、通知、批复）3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。（函）3）.秘密程度：秘密文件（秘密 机密 绝密） 普通文件 公布文件1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密

5、对象的文件。2.普通文件：是指相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。3.公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。4）.发文机关性质：法规文件 行政文件 党的文件1.法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。（包括：A.法律文件B.法令文件C.行政法规与规章文件。）2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。3.党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。5）.公文内容性质：指挥性公文 规范性公文 报请性公文 知照性公文 记录性公文1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导

6、工作的公文。（命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知）2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范。（条例、规定、办法、细则、章程、规则）3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。（报告、请示）。4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。（公报、公告、知照性通知、通报、函）。5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。（会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志）。（二）公文的名称：文种：公文名称统称文种。它

7、是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。A.1993年11月21日国务院办公厅国家行政机关公文处理办法 12类13种1.命令（令）2.议案3.决议4.指示5.公告、通告6.通知7.通报8.报请9.请示10.批复11.函12.会议纪要B.1996年5月3日中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例 14种1.决议2.决定3.指示4.意见5.通知6.通报7.公报8.报告9.请示10.批复11.条例12.规定13.函14.会议纪要第二章公文写作第一节公文写作概述.公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。（包括：起草

8、初稿，讨论修改、形成送审）1).公文写作是代机关立言起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。公文起草的组织形式：1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。2）.发挥公文效用，把好公文质量关公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。1.在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。A.政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。B.针对性强：就

9、是要求有的放矢，切中要害。C.科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2.在文字的表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。A.结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。B.语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。C.行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。所起的作用：领导和指导

10、作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。3）.机关领导要亲自动手撰写重要公文第二节公文写作的特点和要求1）.公文写作的特点：1.被动写作，遵守性强2.对象明确，针对性强3.集思广益，群体性强4.决策之作，政策性强5.紧迫之作，时限性强6.讲究格式，规范性强2）.公文写作的基本要求：1.要保证公文内容在政治上的正确性2.要实事要是，在业务上符合客观规律3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑4.公文起草要符合统一规定的体式和程序5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。）（程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）（尽量使用毛笔和钢笔

11、，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。）第三节公文写作步骤与方法1.）明确发文主旨（公文的主题和发文目的）1.公文的中心内容是什么？2.根据公文内容，准备采用何种公文名称3.要明确公文发送范围和阅读对象2）.收集有关材料1.收集、阅读和研究有关的文件材料2.深入下去，收集有关的实际材料（要求：真实、典型、适用、时效）3）.拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4）.认真起草正文（导语、主体、结束语）1.把握公文主题，选好用好材料2.观点正确、情况属实3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见4.文字表述要简练，交代问题要清楚5）.反复检查

12、修改1.关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2.关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。3.关于材料的修改4.关于结构有修改5.关于语言的修改（公文稿纸格式：单面16K，260X184mm）第四节公文写作人员的修养1）.公文写作人员加强修养的重要性公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。2）.公文写作人员应具有的修养1.政治素质好：a.明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律，严守保密制度。2.有一的政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理

13、解政策、表达政策的过程。3.熟悉业务和机关工作情况4.有较宽的知识面5.有较好的文字功底3）.公文写作人员加强修养的途径1.完善自我，勇于创新不断学习、不断实践、不断提高、不断创新2.博览群书，增长知识勤于、勇于、善于向书本学习3.深入实践，勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒第三章公文的体式与搞本第一节公文的体式1）.公文体式概述：公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。（作用 ：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便）2）.公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。应用文体的一

14、般特点：实用性、严肃性、程式性。(1).公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。（叙述、议论、说明）1.叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）2.说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）3.议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）A.论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题

15、提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（基础：用什么证明）C.是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）(2).公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。 准确：是公文语言的主要特征和基本要求。简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求：一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三

16、是要多运用公文的专用语。第二节公文的构成要素与书面格式（1）.公文的构成要素（21项）1.指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项（必填）。2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项（选填）。（2）.公文的书面格式：指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写样式。（一）文头部份：1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记6.发文机关版头7.发文字号 8.签发人姓名（8部份

17、）1.公文格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。2.印制顺序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以“NO.”符号。数字不足规定数时，前面用“”（零）补齐。3.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。标注方法：在密级与时限中间加“”。如“秘密六个月”、“绝密长期”。位置：位于文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年

18、以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。程度分：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时，位于其下，上下对齐。加戳记注明。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号（

19、全宗号、目录号、安卷号）等项目。位置：位于文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度（加六角括号）和发文顺号组成。作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线

20、之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。位置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。（二）行文部份：（1.公文标题2.题注3.主送机关4.正文5.无正文说明6.附件说明7.发文机关署名8.成文日期9.机关印章与领导人签署10.注释或特殊要求说明）10部份。1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。写法：A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。2

21、.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。位置：位于正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。三种情况：A. 上级领导机关对下级发出的公文，其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。B. 下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不管请示或报告的内容事项如何重要，都只有一个具体的主送机关。C.直接向社会公众发布的公文，如公告等主送机关可以省略。4.正文。是公文的主体

22、部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。正文结构分：导语、正文主体、结束语三部份。导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。正文主体的写作要求：略。P735.无正文说明。指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。注意两点：A.只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效分离的状况时。B.“（此页无正文）”的标识位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。6.附件说明。是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。（

23、形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。）位置：位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明附件材料名称及件数。7.发文机关署名。又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称，亦即公文的法定作者。位置：应在正文、无正文说明或附件之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。注意要点：A发文机关的名称必须用全称或规范化简称。B.联合发文的机关名称都要写上，般以主办单位为先，然后依次排列。8.成文日期。指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全）注意事项：A.一般情况下，以领导人签发日期为准。B.经会议讨论通过的公文，以会

24、议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。C.法规、规章类文件以批准日期为准。D.两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。E.一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。9.机关印章与领导人签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。领导人签署指发文机关领导人在公文的落款处，本人职务名后面签 字或盖章。印章位置：在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。注意要点：A.除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章B.联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。C.联合下发的公文，联合发文机关都应

25、当加盖印章。生效标志：发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标志”。10.注释或特殊要求说明。用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读（传达）范围、使用方法等。阅读（传达）范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。位置：在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。注意情况：A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委常委（党组成员）以上干部阅读。B.发至省、军级。省军级党员干部，以及中央或中央组织部批准按军级待遇及其他相当职务的党员干部，可阅读发至省、军

26、级的中央文件。各正厅局级单位党委（党 组）的主要负责同志，可阅读有关的省军级中央文件。C.发至地、师级。厅局级以上的党员干部可以阅读。D.发至县、团级。县处级或相当级别以上的党员干部可以阅读。E.发至县、团级并可登刊的文件，一般可以至基层党委或党支部。F.公开发表。以批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正试文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。（三）文尾部份：1.主题词2.抄关机关3.印发说明4.页码（4项）。1.主题词。指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。作用：A.公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。B.公文标注主题词，可以帮助我们大大

27、提高文件检索、查询的速度有利提高整个机关的办事效率。（表现：快、准、全）。C。公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范人，系统化、科学化。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的国务院公文主题表共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。注意事项：A.必须在公文主题词表中选用主题词。B.公文主题词表中的类别标题不作主题词。C.一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题

28、内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。D.在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。E.主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。位置：位于主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。注意原则：A.抄送要限于同文件内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。B.向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。C.向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。D.在一般情况下，下级机关不得

29、越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越级的上级机关。E.受又重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。3.印发说明。又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制份数：是该份文件所印的数量。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。4.页码

30、。是指公文每一张页的顺序编号。位置：用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角： 反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。方尾残缺：是指一份公文缺少文尾部份。文尾错位：是指文尾的位置安排不当。公文整体而结构有：单式结构和复式结构。单式结构：是指一份公文由一个主件单独构成。复式结构：A.一种是主件加附件。B.一种是转发件加被转发件（含印发、发布、批转等）。第三节公文的排版形式与装订要求1）.公文的排版形式：公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。1988年9月国家技

31、术监督局发布的国家机关公文格式相关规定：1.公文用纸的尺寸和规格。：16开型：长260mm、宽184mm.国际A4：长297mm、宽210mm2.公文的书写形式。公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。3.字体字号 的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识：推荐使用 高X宽22mmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推荐使用小初号体字。公文大标题：推荐使用二号宋体字。小体题 ：推荐使用三号宋体字。秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字

32、；主题词：推荐使用三号宋体字。公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用三号或四号仿宋体字。公文的标点符号：符合1990年3月修订发布的标点符号用法规定。4.多层次结构的标识方法：第一级用：一、二、三第二级用：（一）、（二）、（三）第三级用：1 、 2、3、第四级用：（1）、（2）、（3）2）.公文的装订要求公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。第四节公文的稿本1）公文的稿本：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。1.草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前

33、的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。按照文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。2.定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。2）.公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或

34、领导人的亲笔签署，以实文件的效力。2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。4.修订本。是指对于已经发布生效的文件，在衽一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前

35、面。6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。第四章 公文的行文规范第一节公文的行文关系公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。1）.确定行文关系的基本原则1.国家行政机关的隶属关系和职权范围。各级国家行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。

36、地方各级政府服从国务院（中央人民政府）是我国各级行政机关行文关系的准则。2.党的各级组织的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。下级服上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。2）.机关之间行文关系的划分从党政机关的隶属关系和职权范围来分析，党政机关之间的各种行文关系大体上分为四类：1.同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。2.上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。3.非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。4.同

37、一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。第二节 公文的行文方向与方式1）下行文：下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。三种行文方式：1.逐级下行文。是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。2.多级下行文。是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。3.直达基层组织和群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。2）.上行文：上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。三种行文方式：1.逐级上行文。是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。2

38、.多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。3.越级上行文。是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。3）.平行文平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。第三节 公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。1.注意隶属关系，尊重机关职权2.大力精减文件，严格控制发文数量和范围3.在一般情况下，党政机关不得越级行文4.牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文5.行文必须正确确定主送机关和抄送机关6

39、.主送机关与公文名称要相互呼应7.关于联合行文问题（必须是同级）8.关于“请示”的行文问题（一文一事）9.关于各级党政机关办公厅（室）的下行文问题（自己职权范围内和授权范围）10.在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行第五章机关法定公文的写作（上）第一节命令（令）1）.命令（令）概述1.命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。2.适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（办法）3.哪些领导机关有权发布命令？一.中华人民共和国主席。二.国务院。三.国务院所属各部、各委员会。四.县级以上各级人

40、民政府。五.乡、民族乡、镇的人民政府。2）.命（令）的特点1.权威性。（一主体、二内容）2.指挥性。3.强制性。3）.命令（令）的类型1.公布令。也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。2.行政令。是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。3.嘉奖令。是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。4）.命令（令）的写作1.必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。2.要注意各类型命令写作的共同点和不同点。命令的内容单一、一文一事，篇幅较短。命令结构：由标题、编号、正文、签署四部分组成。编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；

41、另一种不是单独编号（地方政府）A.公布令写法：说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。B.行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。C.嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。3.语言要准确、凝炼、庄重、有力。第二节议案1）.议案概述1.议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。2.适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。2）.议案的特点：1.行文关系及办理程序的法定性。2.行文内容的单一性和可行性。3）.议案的类型根据提出者身份的不同，议案可分为两大类：1.由职能机构

42、提出的方案。2.由人民代表提出的议案。职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如政府、检察院、法院、各专门委员会等。4）.议案的写作：1.提出的问题重要且已具备解决的条件。2.要注意提出的权限和时限。3.要注意行文格式和办理程序。标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成。正文：要说明提出议案的理由及具体内容。议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。第三节 决定 决议（1）.决定1）.决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。2）.适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。3）.决定的

43、特点：1.性质重要性2.政策性强3.有约束力4）.决定的类型：1.指挥型2.个案型 3.知照型5）.决定的写作：1.标题：由决定机构、决定事由、文种三部分构成。（标题下用括号标出决定的日期及由什么会议通过）2.正文写法：A.指挥型：一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。B.个案型：一般由个案事实分析（即决定理由）、决定事项、期望要求三部分组成。C.知照型：只要把需要“广而告知”的决定事项一一列出即可。3.决定的文字要求准确、鲜明、简洁。（2 ）决议1）.决议：是经过领导机构主持如开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性文件。2）.适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。3）.决议的

44、特点：1.表达群体意志。 2.有权威性和约束力。4）.决议的类型：1.决策部署型 。 2.结果公布型。5）决议与决定的异同：相同点：都是下行的指挥性公文，在内容上方面接近，侧重于对重要事项的决策；在文字表达方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。不同点：1.形成的程序不完全一样。（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。）2.内容的范围不尽相同。（决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3.发布形式略有不同。决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）第四节指示 意见（1）指示1）.指示：是上级

45、机关对下级机关指导工作的公文。 2）指示的特点：1.针对性 2.原则性3）.指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1.涉及全局问题，带普遍性的指示。2.涉及局部问题，带特殊性的指示。4）.指示的写作：1.标题 ：一般由发文单位、事由、文种三部分组成。2.正文：一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。指示根据：包括理论根据、政策根据、现实根据等。（2）意见1）.意见：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。2）.意见的类型：1.直接指导型。2.批转执行型。3）.意见的写作：注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。1.标题：一般也是发文单位加事由加文种。

46、但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。2.正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。第六章 机关法定公文的写作（中）第五节公告通告公报（1）.公告通告1）.公告、通告概述公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的通知性文件。通告：是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。2）.公告、通告的特点和差异二者的共同点：1.发布的公开性；2.事项的重要性；3.操作

47、的严肃性。二者的不同点：1.相对而言，公告涉及的范围广，通告涉及范围小。（公告通常通过新闻媒体向全世界发发布，范围没有限制；而通告既可以通过新闻媒体发布，也可以只在一定的范围张贴公布）。2.一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。3）.公告、通告的类型：按其内容的性质，都可以分为两大类：1.涉及法定长事项的公告、通告2.知照性公告、通告4）公告、通告的写作：1.符合权限， 一事一告。2.内容明确， 语气庄重。3.注意格式。公告、通告标题的四种形式：1.发文单位加事由加文种；2.发文单位加文种3.事由加文种 ；4.只有文种名称署名和日期：一般放在全文最后的右下方。（2）.公报

48、1）.公报概述：是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。2）.公报和类型：1.会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。2.统计公报：发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字。3.外交公报：涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会议或交往后发表的文件。3）.公报的写作：1.会议公报因发布目的不同而有不同的定法。（公布会议结果 ；传达会议精神）2.统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布。3.外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。4）.公报的特点，及与公告的区别：公报的特点有：1.内容的公开性与重要性；2.发布机关的权威性。公报与公告的区

49、别有：1.从发布的机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2.从内容来说，宣布单独事件多用公告。发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。5）发布统计公报时要注意的事项：1.统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布， 任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。2.统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。3.涉及国家机密的统计数字，不得在公报中发布。第六节通知1）.通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行有公文。2）.通知的类型：根据适用范围的不同，可以分为六大类：1.发布性通知：用于发

50、布行政规章制度及党内规章制度。2.批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。3.转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。4.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。3）.通知的写作：1.标题：“多用发文单位加文种”或“事由加文种”两种形式。2.正文：不同类型有不同写法。A.发布性通知：正文比较简短，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。B.批转性、转发性通知：简单的写明批转、

51、转发什么文件，请贯彻执行就行了。C.请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。D.任免性通知：一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。 E.事务性通知：只要把需要周知或执行的事写清楚就行。3.其他事项：通知一般在正文之前左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。第七节 通报1）.通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事

52、项的告知性文。2）.通报的特点：1.周知性 2.指导性。3）.通报的类型：根据通报承担的任务，可以分为三类：1.表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。2.批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。3.传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。4）.通报的写作：1.标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。2.署名和日期： 般放在正文之后的右下角3.受文者名称：放在正文之前的左上角。4

53、正文：不同类型有不同写法。A.表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。B.批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。C.传达事项型：一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际需要决定。第七章机关法定公文的写作 （下）第八节报告1）.报告：是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。2）.报告的特点：1.陈述性 2.有主见3）.报告的类型：1.按照内容涉及的范围可分：1.综合报告 2.专题报告

54、。2.按照行文目的的不同分：1.呈报性报告2.呈转性报告4）.报告的写作：1.陈述问题要清楚扼要。2.表达观点要精练清晰。3.语言要简洁朴实。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。第九节 请示1).请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的胄怨摹?br2）.请示的特点：1.超前性：请示必须是在办事之前。2.说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。3.单一性：必须“一文一事”。3）.请示的类型：根据行文目的的不同，可分三大类：1.请求批准类；2.请求帮助类；3.请求批转类。4）.请示的写作：1.要遵守行文规则。A.请示应当一文一事。B.请示一般只写一个主

55、送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。C.一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。D.受理双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2理由要充分、要求要合理。3.格式要正确，语言要得体。标题：一般用“事由加文种”形式。正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。第十节 批复1）批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。2）.批复的特点：1.针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2.指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的

56、工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。3）.批复的类型：会对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：1.表态性批复：主要是答复请求批准类的请求，或同意、或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2.请示性批复：针对下级请求的事项或者提出的问题，提出处理意思，带有指导下级工作的性质。4）.批复的写作：1.要先回答后批复。2.态度要鲜明，措辞要明确。3.要及时批复。第十一节函1）.函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。2）函的特点：1.形式灵活，活动性强。2.务实性强。3）.的类型：根据内容性质，大体可分为四类：1.商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。2.

57、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。3.请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。4.知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。4）.函的写作：1.一事一函，直陈其事。2.语言要平实、亲切、自然。第十二节 会议纪要1）.会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。2）.会议纪要的特点：1.纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。2.约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。3.知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。3）.会议纪要类型：根据会

58、议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：1.决议性会议纪要 2.协议性会议纪要 3.研讨性会议纪要4）.会议纪要的写作：1.会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。2.会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。3.会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。A.会议概况：介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。B.会议内容：是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。写作要求：观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。写法：a.综合归纳法：是把会议主要内容归纳为几个问题或几个方面，并逐个加

59、以阐述。b.分项列举法：多见于讨论具体工作的会议的精神，一般是把今后要做的工作逐条列出。C.结束语：是正文的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。4.会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。第十三节条列规定（1）.条例概述1）.条例：是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。2）.条例的类型：根据制定、发布条列的机关的不同，条列可分三类：1.党的中央机关制定的条例：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。2.国家行政机关制定的条例：适用于规范全国性的某一方面的工作。3.地方权力机关制

60、定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。（2）规定概述1）.规定：是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。2）.规定类型：根据发布机关和实际作用的不同，分三种1.党内规定：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。2.法规性规定定：由有条件制定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。3.一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。（3）.条例和规定的写作1.草拟条例和规定要遵循下例原则：A.坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；B.符合宪法和法律，符合党和

61、国家的路线、方针、政策。C.从实际出发，实事求事。D.贯彻民主集中制，充分发扬民主。2.起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。3.条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。4.语言要准确、严密。其他：A.条例和规定在党的机关系统，可以作为正式公文单独行文；在行政系统，不能单独行文，只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文。B.作为党的系统，只有党的中央组织才能制定和发布条例；作为国家行政系统，适用于全国范围的条例，只有国务院或国务院批准的主管部门才可以制定和发布。第八章机关其他常用文书的写作 （上）第一节规章类文书1）.规章类文书概述1.规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及组织机构。2.规章类文书包