采购管理案例及反思

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1、 前 言 ： 近 几 年 ， 集 团 和 省 分 集 中 采 购 力 度 逐 年 加 大 ， 市 分 公 司 承 担的 采 购 任 务 越 来 越 少 。 但 是 ， 在 12年 的 采 购 管 理 检 查 和 内 部 审 计 中 仍 然在 采 购 过 程 管 控 、 采 购 流 程 规 范 、 集 采 结 果 执 行 等 方 面 发 现 了 不 少 问 题 。为 此 ， 我 们 收 集 了 一 些 采 购 管 理 过 程 中 不 太 规 范 的 案 例 ， 呈 现 给 大 家 ，希 望 能 引 起 各 分 公 司 领 导 的 重 视 和 反 思 ， 进 而 推 动 我 省 采 购 管 理 工

2、 作 的进 一 步 规 范 。 案 例 一 ： 长 治 公 司 受 省 公 司 委 托 采 购 低 压 配 电 设 备 。案 例 简 述 ： 长 治 分 公 司 接 到 省 公 司 委 托 后 ， 邀 请 中 达 、 上 海 宝 临 、 太 原 电 力 三个 公 司 竞 标 。 开 标 时 ， 太 原 电 力 弃 标 。 长 治 公 司 在 只 有 两 家 供 应 商 竞 标 的 情 况下 继 续 完 成 了 评 标 工 作 。 后 经 分 公 司 总 经 理 办 公 会 议 决 策 ， 选 定 价 格 、 技 术 靠前 的 中 达 公 司 中 标 。 合 同 授 权 审 批 上 报 省 公

3、司 后 ， 公 司 领 导 立 即 发 现 流 程 不 规范 问 题 。 因 为 邀 请 招 标 必 须 有 三 个 及 以 上 供 应 商 参 加 ， 不 足 情 况 下 要 重 新 邀 请达 到 三 家 及 以 上 后 开 标 。 长 治 分 公 司 没 有 重 新 邀 请 招 标 ， 而 是 在 不 足 三 家 的 情况 下 完 成 了 后 续 的 评 标 和 决 策 流 程 。 最 后 ， 长 治 按 照 省 公 司 要 求 重 新 进 行 了 邀请 招 标 。 案 例 一 ： 长 治 公 司 受 省 公 司 委 托 采 购 低 压 配 电 设 备 。案 例 反 思 ： 一 、 长 治

4、 分 公 司 此 次 低 配 采 购 金 额 超 过 100万 ， 按 照 招 投 标 法 规 定必 须 招 标 采 购 。 按 照 集 团 “ 公 开 招 标 为 常 态 ， 邀 请 招 标 为 例 外 ” 的 原 则 ， 此 次招 标 应 采 用 公 开 招 标 更 为 妥 当 。 若 是 公 开 招 标 情 况 下 ， 只 有 三 家 供 应 商 报 名 ，而 开 标 时 又 有 其 中 一 家 弃 标 ， 只 要 评 审 委 员 会 认 定 可 以 形 成 有 效 竞 争 ， 是 可 以在 两 家 竞 标 情 况 下 完 成 评 标 流 程 的 。 因 为 公 开 招 标 意 味 着

5、我 已 经 邀 请 了 所 有 的潜 在 投 标 人 ， 不 存 在 排 斥 符 合 投 标 条 件 投 标 人 的 问 题 。二 、 采 用 邀 请 招 标 也 可 以 ， 但 是 不 足 三 家 竞 标 时 ， 分 公 司 应 立 刻 停 止 开 标 ， 重新 邀 请 新 的 供 应 商 ， 而 不 是 继 续 完 成 评 标 流 程 。 因 为 邀 请 招 标 就 意 味 着 你 没 有把 所 有 符 合 条 件 的 潜 在 投 标 人 涵 盖 在 内 。 案 例 二 ： 临 汾 公 司 光 缆 终 端 盒 超 范 围 采 购 被 内 控 评 审 通 报 。案 例 简 述 ： 临 汾 市

6、 分 公 司 于 2011年 12月 30日 与 山 西 嘉 迅 科 技 有 限 公 司 签 订 光 缆 终 端 盒 集 中 采 购 框 架 协 议 （ 合 同 编 号 ： CU12-1411-2011-000300） ， 采 用 框 架 合 同 +采 购 订 单 方 式 进 行 12芯 光 缆 终 端 盒 采 购 ， 2012年共 采 购 12芯 光 缆 终 端 盒 （ 室 外 ） 1100个 ， 全 部 由 山 西 嘉 迅 科 技 有 限 公 司 供 应 ，采 购 价 格 为 60.00元 /个 。 经 查 ， 山 西 嘉 迅 科 技 有 限 公 司 不 是 2010年 省 公 司 采购

7、招 标 入 围 供 应 商 ， 采 购 价 格 也 未 执 行 省 公 司 中 标 价 （ 55.00元 /个 ） 。 此 问 题在 审 计 纪 要 20031号 文 件 中 通 报 ， 要 求 限 期 整 改 。 案 例 二 ： 临 汾 公 司 光 缆 终 端 盒 超 范 围 采 购 被 内 控 评 审 通 报 。案 例 反 思 ： 一 、 省 公 司 于 2010年 10月 22日 以 晋 联 通 采 购 2010 891号 关于 发 布 2010年 光 缆 交 接 箱 、 光 纤 分 配 箱 模 板 采 购 招 标 结 果 的 通 知 文 件 下 发 了省 公 司 集 采 结 果 ， 其

8、 中 光 纤 分 配 箱 终 端 型 就 涵 盖 了 临 汾 公 司 采 购 的 设 备 ， 价 格为 55元 /个 ， 分 配 到 临 汾 供 应 商 为 杭 州 中 瑞 和 常 州 太 平 。 说 明 分 公 司 没 有 认 真研 究 和 学 习 省 公 司 文 件 ， 更 谈 不 上 严 格 遵 照 执 行 了 。二 、 其 实 省 公 司 在 执 行 集 团 集 采 结 果 中 也 碰 到 过 类 似 问 题 ， 如 光 缆 采 购 中 的 混缆 采 购 、 空 调 采 购 中 的 节 能 空 调 采 购 。 我 们 采 取 了 在 集 采 范 围 内 （ 集 团 中 标 并分 配 到

9、 我 省 供 应 商 ） 进 行 竞 争 性 谈 判 的 办 法 。 如 果 临 汾 公 司 当 时 去 找 分 配 到 本地 的 供 应 商 去 谈 判 ， 就 不 会 出 现 这 次 超 范 围 采 购 的 问 题 了 。 案 例 三 ： 小 型 切 块 购 置 计 划 和 集 团 客 户 切 块 计 划 的 采 购 。案 例 简 述 ： 省 公 司 每 年 都 要 向 市 分 公 司 下 达 小 型 切 块 购 置 计 划 （ 计 划 管 理 部 ）和 集 团 客 户 切 块 计 划 （ 网 络 建 设 部 ） 。 2012年 检 查 中 ， 我 们 发 现 许 多 分 公 司 在这 两

10、 类 项 目 采 购 过 程 中 存 在 超 范 围 采 购 问 题 。 例 如 台 式 计 算 机 和 笔 记 本 电 脑 ，已 经 纳 入 集 团 集 采 好 几 年 了 ， 分 公 司 仍 有 自 行 采 购 的 现 象 。 这 里 存 在 权 限 超 范围 （ 应 报 省 公 司 未 报 ） 、 品 牌 超 范 围 （ 不 属 于 集 采 品 牌 ） 、 供 应 商 超 范 围 （ 没有 向 集 团 分 配 我 省 供 应 商 采 购 ） 、 价 格 超 范 围 （ 没 有 执 行 集 团 集 采 价 格 ） 等 问题 。 其 余 如 网 络 设 备 、 小 型 油 机 、 舒 适 型

11、 空 调 等 也 不 同 程 度 存 在 类 似 问 题 。 案 例 三 ： 小 型 切 块 购 置 计 划 和 集 团 客 户 切 块 计 划 的 采 购 。案 例 反 思 ： 这 些 存 在 超 范 围 采 购 问 题 的 分 公 司 其 实 是 混 淆 了 一 个 概 念 ， 认 为 切块 计 划 就 是 切 块 采 购 ， 这 显 然 是 错 误 的 。 切 块 计 划 是 省 公 司 将 某 些 特 定 项 目 的资 金 计 划 和 额 度 明 确 下 达 到 分 公 司 ， 在 此 范 围 内 允 许 分 公 司 根 据 实 际 情 况 自 行安 排 用 途 。 但 省 公 司 从

12、 来 没 有 将 采 购 权 限 同 时 下 达 到 分 公 司 ， 这 类 型 项 目 的 采购 仍 然 应 严 格 执 行 采 购 目 录 的 规 定 。 就 是 你 在 切 块 计 划 内 ， 所 采 购 的 物 资 属 于集 团 集 采 就 纳 入 集 团 集 采 、 属 于 省 公 司 集 采 就 纳 入 省 公 司 集 采 ， 若 是 属 于 市 公司 自 采 的 当 然 可 以 自 行 采 购 ， 但 同 时 还 得 严 格 按 照 招 投 标 法 、 招 投 标 法 实 施 条例 及 山 西 联 通 采 购 实 施 细 则 的 规 定 ， 该 招 标 的 招 标 、 该 上 报

13、 的 上 报 、 该 谈 判 的谈 判 。 案 例 四 ： 统 谈 分 签 物 资 的 采 购 。案 例 简 述 ： 为 了 提 高 采 购 效 率 ， 减 少 采 购 审 批 流 程 ， 我 们 将 部 分 省 公 司 集 中 采购 的 物 资 按 照 统 谈 分 签 的 模 式 执 行 。 即 省 公 司 下 达 采 购 结 果 ， 由 分 公 司 按 照 省公 司 的 地 域 和 份 额 分 配 ， 根 据 需 求 完 成 采 购 并 签 订 合 同 。 在 2012年 检 查 中 我 们发 现 许 多 分 公 司 没 有 严 格 执 行 省 公 司 的 地 域 分 配 和 份 额 分

14、配 。 主 要 有 两 种 表 现 ：一 种 是 甲 地 域 向 分 配 到 乙 地 域 的 供 应 商 采 购 （ 突 破 地 域 ） ； 一 种 是 只 向 分 配 到本 地 域 甲 供 应 商 采 购 ， 却 从 不 向 乙 供 应 商 采 购 （ 突 破 份 额 ） 。 案 例 四 ： 统 谈 分 签 物 资 的 采 购 。案 例 反 思 ： 一 、 省 公 司 在 份 额 和 地 域 分 配 中 ， 一 直 坚 持 向 排 名 靠 前 的 供 应 商 倾斜 ， 保 证 价 格 低 、 技 术 评 价 优 的 供 应 商 能 够 得 到 更 多 的 份 额 。 这 是 非 常 严 肃

15、的原 则 ， 而 分 公 司 不 去 严 格 执 行 ， 就 会 破 坏 省 公 司 集 中 采 购 结 果 的 权 威 性 ， 为 今后 的 集 中 采 购 带 来 困 难 。二 、 谈 到 不 能 执 行 省 采 结 果 ， 分 公 司 会 有 许 多 理 由 。 比 如 供 货 问 题 、 质 量 问 题 、响 应 问 题 等 等 。 但 是 我 们 却 很 少 能 接 到 分 公 司 的 正 式 书 面 报 告 。 今 后 那 个 供 应商 有 问 题 ， 请 分 公 司 以 书 面 形 式 正 式 向 省 公 司 报 告 ， 一 经 查 实 ， 一 定 将 其 纳 入山 西 联 通

16、供 应 商 黑 名 单 ， 就 像 去 年 不 供 货 的 两 个 防 腐 油 杆 供 应 商 一 样 。 案 例 五 ： 基 础 网 电 源 项 目 高 低 压 配 电 和 变 压 器 采 购 。案 例 简 述 ： 接 到 需 求 后 ， 按 照 招 投 标 法 规 定 ， 省 公 司 采 用 公 开 招 标 的 方 式 进 行采 购 。 在 抽 取 评 标 专 家 时 ， 发 现 许 多 电 源 专 业 评 标 专 家 已 经 不 再 从 事 电 源 专 业工 作 ， 而 在 一 线 的 电 源 专 业 人 员 又 大 多 不 是 评 标 专 家 ， 这 样 就 会 造 成 评 标 专 家

17、因 对 系 统 不 熟 悉 而 不 能 准 确 评 审 ， 对 系 统 熟 悉 的 人 员 又 没 有 专 家 资 格 而 导 致 评审 委 员 会 的 专 家 数 量 不 够 。 另 外 在 审 定 评 标 细 则 时 发 现 专 业 部 门 提 供 的 评 标 细则 不 够 严 谨 。 许 多 条 款 满 足 就 得 分 ， 不 满 足 不 得 分 ， 没 有 分 档 ， 更 没 有 明 确 那些 条 款 是 必 须 满 足 的 。 还 有 酌 情 扣 分 的 条 款 比 较 多 。 这 样 会 导 致 要 么 大 家 分 数都 一 样 ， 要 么 主 观 评 分 太 多 ， 会 影 响

18、到 评 审 的 客 观 、 公 正 。 我 们 与 需 求 部 门 讨论 后 决 定 重 新 修 订 评 分 办 法 并 邀 请 外 部 专 家 后 重 新 开 标 。 案 例 五 ： 基 础 网 电 源 项 目 高 低 压 配 电 和 变 压 器 采 购 。案 例 反 思 ： 这 个 案 例 虽 然 发 生 在 省 公 司 ， 但 是 市 公 司 在 招 标 中 也 一 定 会 碰 到 类似 的 问 题 。 所 以 各 市 采 购 管 理 部 门 一 是 要 重 视 评 标 专 家 的 储 备 ， 积 极 参 加 评 标专 家 的 培 训 和 考 试 ； 二 是 在 内 部 专 家 不 足

19、时 可 以 聘 请 外 部 专 家 参 与 评 标 ， 特 别是 一 些 非 通 信 专 业 ， 如 电 源 、 锅 炉 、 土 建 项 目 。 从 而 保 证 评 审 委 员 会 专 家 数 量超 过 三 分 之 二 。 另 外 ， 评 标 细 则 一 定 要 对 专 业 部 门 提 出 要 求 ： 要 明 确 那 些 是 必须 满 足 的 技 术 条 件 ， 在 满 足 基 本 技 术 条 件 的 基 础 上 ， 怎 样 按 照 技 术 的 高 低 、 优劣 分 档 打 分 ， 保 证 每 个 专 家 打 分 客 观 公 正 。 按 照 集 团 检 查 要 求 ， 每 个 专 家 针 对某

20、 项 评 分 分 差 不 能 大 于 20 。 建 议 大 家 针 对 常 用 的 招 标 项 目 ， 形 成 一 个 相 对 固定 合 理 的 评 分 细 则 模 版 。 案 例 六 ： 光 缆 采 购 的 后 续 管 理 。案 例 简 述 ： 光 缆 属 于 集 团 集 采 物 资 ， 省 公 司 按 照 市 公 司 上 报 的 需 求 以 框 架 协 议 订 单 方 式 进 行 采 购 。 2012年 我 们 发 现 ， 全 省 竟 然 有 3000多 万 采 购 完 成 的 光缆 没 有 入 库 ， 最 早 的 订 单 是 12年 5月 份 完 成 采 购 并 到 货 的 。 其 中

21、大 同 15个 订 单1149万 ， 临 汾 35个 订 单 539万 ， 忻 州 6个 订 单 424万 ， 朔 州 5个 订 单 392万 ,阳泉 4个 订 单 124万 。 而 这 些 分 公 司 还 在 向 省 公 司 上 报 光 缆 的 采 购 需 求 。 据 说 这 些光 缆 已 经 全 部 借 出 去 了 。 案 例 六 ： 光 缆 采 购 的 后 续 管 理 。案 例 反 思 ： 其 实 我 们 也 能 理 解 市 公 司 分 管 采 购 领 导 和 采 购 部 门 的 苦 衷 ， 为 了 支撑 市 场 竞 争 、 为 了 完 成 政 府 指 令 的 迁 改 、 为 了 应 急

22、 抢 修 等 等 。 但 是 要 知 道 我 们是 采 购 与 物 资 的 管 理 部 门 ， 这 么 大 金 额 的 物 资 到 货 后 ， 既 没 有 入 库 也 没 有 出 库 ，而 实 物 已 经 不 在 了 ， 我 们 这 个 管 理 部 门 有 没 有 责 任 呢 ？ 形 成 的 内 控 风 险 由 谁 来承 担 呢 ？ 支 撑 前 台 没 有 错 ， 但 是 怎 样 合 理 合 规 地 支 撑 前 台 还 需 要 我 们 各 级 采 购与 物 资 管 理 部 门 开 动 脑 筋 。 为 此 ， 要 求 前 面 点 到 的 分 公 司 回 去 后 主 动 协 调 、 据理 力 争

23、， 必 须 在 13年 上 半 年 解 决 这 一 问 题 。 案 例 七 ： 阳 泉 平 安 城 市 项 目 定 向 采 购 。案 例 简 述 ： 2013年 阳 泉 平 安 城 市 视 频 监 控 平 台 采 购 ； 第 一 次 收 到 采 购 需 求 ， 需求 单 仅 附 技 术 规 范 书 ， 另 通 过 邮 件 说 明 采 购 强 制 性 要 求 和 前 期 交 流 情 况 ， 文 档表 明 参 与 交 流 4家 公 司 ， 客 户 建 议 4家 公 司 ； 根 据 上 述 情 况 省 公 司 决 定 邀 请 招 标 ，邀 请 供 应 商 为 参 加 交 流 和 客 户 建 议 的

24、公 司 ， 采 购 方 案 审 批 通 过 以 后 发 出 招 标 文件 ； 但 是 在 开 标 前 ， 阳 泉 分 公 司 又 反 馈 客 户 已 经 指 定 供 应 商 ， 省 公 司 只 能 紧 急停 止 招 标 ， 要 求 重 新 提 交 采 购 需 求 ， 同 时 要 求 在 项 目 批 复 文 件 中 明 确 注 明 “ 优先 谈 判 ” 采 购 方 式 ； 第 二 次 收 到 采 购 需 求 后 ， 通 过 优 先 谈 判 完 成 采 购 并 通 过 决策 ， 通 知 供 应 商 发 货 。 案 例 七 ： 阳 泉 平 安 城 市 项 目 定 向 采 购 。案 例 反 思 ： 通

25、 过 这 个 案 例 ， 我 们 应 该 注 意 到 ， 对 于 大 客 户 项 目 采 购 部 门 的 工 作 应 该 向 前 延 伸 ， 参 与到 前 期 投 标 、 建 设 方 案 交 流 规 划 、 项 目 立 项 、 客 户 交 流 等 各 个 环 节 ， 以 便 掌 握 充 分 的 采 购 信 息 ； 对客 户 紧 急 工 程 需 求 ， 要 提 前 提 醒 集 团 客 户 事 业 部 和 建 设 单 位 物 资 采 购 周 期 ， 同 时 积 极 开 展 备 货 或 跨市 调 货 等 应 对 措 施 。 对 于 客 户 定 向 采 购 需 求 ， 首 先 要 取 得 最 终 客

26、户 的 定 向 采 购 说 明 ， 例 如 定 向 采 购 理 由 说 明 文 件(要 求 客 户 盖 章 的 纸 质 文 件 )、 客 户 相 关 的 红 头 文 件 等 材 料 ； 其 次 要 求 建 设 单 位 在 可 研 批 复 文 件 中 明确 说 明 选 择 “ 非 公 开 招 标 ” 的 理 由 和 采 购 方 式 (邀 请 招 标 或 优 先 谈 判 )， 我 们 按 照 可 研 批 复 的 采 购 方式 执 行 采 购 ； 最 后 在 采 购 过 程 中 ， 还 是 要 尽 量 保 证 “ 公 开 招 标 为 常 态 ， 邀 请 招 标 为 例 外 ” ， 可 以 通过 巧 妙 设 置 公 开 招 标 的 资 质 条 件 来 圈 定 拟 邀 请 的 供 应 商 ， 比 如 本 案 例 中 可 以 设 置 “ 平 台 符 合 公 安 部 门 专 用 标 准 、 与 现 有 平 台 无 缝 对 接 、 山 西 省 内 设 有 办 事 处 ” 等 条 件 。 总 之 ， 对 于 大 客 户 定 向 采 购 需 求 ， 既 要 尽 量 保 证 客 户 需 求 又 要 最 大 限 度 规 避 采 购 风 险 。 谢 谢 ！