项目办公室环境优化和管理PPT41页

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1、1 1 办公室环境优化和管理办公室环境优化和管理办办公公环环境境，或或称称为为办办公公室室环环境境从从广广义义上上说说，它它是是指指一一定定组组织织机机构构的的所所有有成成员员所所处处的的大大环环境境；从从狭狭义义上上说说，办办公公环环境境是是指指一一定定的的组组织织机机构构的的秘秘书书部部门门工工作作所所处处的的环环境境，它它包包括括人人文文环环境境和和自然环境自然环境。11.1 1.1 现代办公环境现代办公环境1 1、现代办公室布局、现代办公室布局现现行行的的办办公公室室布布局局，大大体体上上有有开开放放式式、封闭式和混合式三种。封闭式和混合式三种。2（1 1）开放式布局）开放式布局将将一

2、一个个大大工工作作间间“切切分分”成成多多个个相相对对独独立立的的工工作作单单元元，把把组组织织内内部部各各职职能能部部门门的的所所有有工工作作人人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。3456开放式办公不利健康开放式办公不利健康 现在大多数单位都采用开放办公方式，这样办公室透明度高，便于管现在大多数单位都采用开放办公方式，这样办公室透明度高，便于管理，可起到相互监督的作用，并且有现代化气息。可是，开放式办公并非理，可起到相互监督的作用，并且有现代化气息。可是，开放式办公并非十分有利于健康。十分有利于健康。前不久，美国康奈尔大学环境分析学教授加里前

3、不久，美国康奈尔大学环境分析学教授加里埃文斯以及研究人员埃文斯以及研究人员随机安排随机安排4040个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工作个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工作3 3小时。结果发现，那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上腺小时。结果发现，那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上腺素水平非常高素水平非常高(肾上腺素水平过高，患心脏病的危险性便增大肾上腺素水平过高，患心脏病的危险性便增大)。这说明她。这说明她们感到了很大的压力。而医学科学证明，精神和心理压力大的人，容易引们感到了很大的压力。而医学科学证明，精神和心理压力大的人，容易引起大脑皮

4、质功能紊乱及植物神经功能失调等，从而导致心率加快及心肌耗起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等，从而导致心率加快及心肌耗氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，导致血脂增高，氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，导致血脂增高，易促使冠心病形成。易促使冠心病形成。另外，开放式办公往往也易使疾病传播，还可使人易患空调环境导致另外，开放式办公往往也易使疾病传播，还可使人易患空调环境导致的各种疾病。的各种疾病。处于开放式办公的人们。如果无法改变自己的工作环境，就要经常从处于开放式办公的人们。如果无法改变自己的工作环境，就要经常从座位上起身短暂休息。这不仅能够缓解压力，保护自己

5、的心脏，还被证明座位上起身短暂休息。这不仅能够缓解压力，保护自己的心脏，还被证明能够提高工作效率。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。还有，注能够提高工作效率。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。还有，注意开放式办公室的空气流通，经常进行必要的消毒。在病毒细菌活跃的季意开放式办公室的空气流通，经常进行必要的消毒。在病毒细菌活跃的季节，最好关闭开放式办公室。节，最好关闭开放式办公室。7（2 2）封闭式布局）封闭式布局把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。间内，组成一个个小办公室。8910（3 3）混合式布局）混合式布局在在开

6、开放放式式布布局局的的大大办办公公室室内内，把把组组织织内内部部的的各各职职能能部部门门用用组组合合式式办办公公用用具具或或其其他他材材料料分分隔隔开开来，组成若干个工作区域。来，组成若干个工作区域。1112132 2、直接工作空间的安排、直接工作空间的安排（1 1）办公桌。）办公桌。（2 2）办公椅。）办公椅。（3 3）橱柜等办公家具。）橱柜等办公家具。（4 4）电脑、复印机等办公自动化设备。）电脑、复印机等办公自动化设备。1415办公桌摆放注意办公桌摆放注意事项事项：第一，按照工作程序的第一，按照工作程序的顺顺序，直序，直线对线对称的原称的原则则，朝同一方向朝同一方向摆摆放，不宜放，不宜对

7、对面排列，面排列，这样这样可避免使可避免使人人产产生被生被监监控的感控的感觉觉，也可避免相互干，也可避免相互干扰扰和和闲谈闲谈。第二，各座位第二，各座位间间通道大小要适宜，其技通道大小要适宜，其技术术参数是参数是通道通道1.5米，桌与桌距离米，桌与桌距离1米左右。米左右。第三，第三，应应使光使光线线来自左方，以便来自左方，以便顺顺光写字光写字办办公。公。16考考你考考你你认为办公室有怎样的空间环境才有你认为办公室有怎样的空间环境才有利于办公利于办公?17空间环境指数空间环境指数温度温度:15-20相相对对湿度湿度:40%-60%污污染指数染指数:低于低于30空气流速空气流速:0.25米米/秒秒

8、时时噪音噪音:40分分贝贝以下以下照度照度:80-100183 3、办公室环境的物理条件、办公室环境的物理条件（1 1）空气）空气温度：最舒适并有益于健康的工作温度是温度：最舒适并有益于健康的工作温度是15152020。湿度：最适宜的湿度为湿度：最适宜的湿度为40%40%60%60%。空气流通：每人每分钟需要空气流通：每人每分钟需要4545立方米的新鲜立方米的新鲜空气。空气。空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。与打光等。19（2 2）光线）光线 光线的量。光线的量。光线的质。光线的质。光的设计。光的设计。光亮设计的原则：光亮设计的原则：避免用一

9、个发光体，宜多用几盏灯，降低避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。光源宜置高处，并从后方或左侧射入。20（3 3）色彩）色彩有效地使用颜色。有效地使用颜色。颜色应协调一致。颜色应协调一致。（4 4）声音）声音消除噪音的来源。消除噪音的来源。用吸音的材料以减用吸音的材料以减少噪音的影响。少噪音的影响。适量音乐的播放。适量音乐的播放。21221.2 1.2 办公室的布置办公室的布置1 1、优化办公环境的原则、优化办公环境的原则（1）方便方便实实用用（2）舒适整

10、舒适整洁洁（3）和和谐统谐统一一（4）安全）安全232、办办公室布置的具体程序公室布置的具体程序（1）对对各部各部门门的的业务业务及工作内容与性及工作内容与性质质，加以考察与分，加以考察与分析，以明确各部析，以明确各部门门及各及各员员工工间间的关系，而供决定其位置的关系，而供决定其位置时时的依据与参考。的依据与参考。（2）列表将各部列表将各部门门的工作人的工作人员员及其工作分及其工作分别记载别记载下来。下来。按工作人按工作人员员数数额额及其及其办办公所需的空公所需的空间间，设设定其空定其空间间大小。大小。猜一猜：猜一猜：办办公空公空间应该间应该多大？多大？（3）根据工作需要，决定所需的家具、桌

11、椅等，列表分根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载别详细记载。（4）依据依据这这些步些步骤骤所得所得结结果，加以研究与果，加以研究与计计划，划，绘绘制制办办公室座位布置公室座位布置图图，然后依，然后依图图布置之。布置之。24263、办办公室布置注意事公室布置注意事项项（1）使用同使用同样样大小的桌椅、档案柜、文件架等。大小的桌椅、档案柜、文件架等。（2）采用直采用直线对线对称的布置，避免不称的布置，避免不对对称、弯曲与成角称、弯曲与成角度的排列。度的排列。（3）工作流程工作流程应应成直成直线线，避免倒退、交叉与不必要的，避免倒退、交叉与不必要的文文书书移移动动。（4）相关的部相

12、关的部门门，应应置于相置于相邻邻的地点，并使性的地点，并使性质质相同相同的工作便于的工作便于联联系。系。（5）接待室或接待区接待室或接待区应应置于入口置于入口处处。（6）饮饮水机、公告板等置于不致引起水机、公告板等置于不致引起职员职员分心及不分心及不拥拥挤挤的地方。的地方。（7）主管座位位于下属之后，便于上司主管座位位于下属之后，便于上司观观察工作察工作时发时发生的事情。生的事情。（8 8）自然光自然光应应来自桌子的左上方或斜后上方。来自桌子的左上方或斜后上方。273、办办公室布置注意事公室布置注意事项项（9 9）勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通

13、风线上。（1010）采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。（1111）将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之）将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之处或安排在独立的房间内，以避免干扰其他部门。处或安排在独立的房间内，以避免干扰其他部门。（1212）装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。）装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。（1313）倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交）倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。谈及用午膳之所。（1414）档案柜应背对背放置，或可考虑将档案柜放置在）档案柜应背对背放置，或可考

14、虑将档案柜放置在墙角。墙角。（1515）对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。）对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。281.3 办办公室公室环环境境的日常的日常维护维护秘秘书书一定要形成好一定要形成好习惯习惯，维护办维护办公室的日常公室的日常环环境：境：1、打、打扫卫扫卫生，及生，及时时消毒消毒（1）办办公桌面无灰公桌面无灰尘尘、水、水渍渍、杂杂物，下班前要清理桌物，下班前要清理桌面。面。（2）废纸篓应废纸篓应放在放在隐隐蔽蔽处处，最好是，最好是办办公桌的内公桌的内侧侧，每，每天下班前要倒掉天下班前要倒掉废纸篓废纸篓中的垃圾。中的垃圾。（3）计计算机算机键盘键盘要定期消毒。要定期消毒。（

15、4）定期消毒定期消毒电话电话筒、地毯、筒、地毯、门门把，减少把，减少细细菌的入侵。菌的入侵。292、勤于收拾，保持秩序勤于收拾，保持秩序（1）文件全部整齐并有分类地放置在文件夹文件全部整齐并有分类地放置在文件夹、文件架文件架或文件柜或文件柜中，不得随意散放在桌面上。中，不得随意散放在桌面上。（2）文件柜中的物品、文件要摆放整齐，标志明确，文件柜中的物品、文件要摆放整齐，标志明确，便于查找。便于查找。（3）抽屉内的物品要摆放整齐并定期整理。抽屉内的物品要摆放整齐并定期整理。（4）办公椅不要摆放在过道处，用后要把椅子摆放在）办公椅不要摆放在过道处，用后要把椅子摆放在办公桌下方。办公桌下方。（5）每

16、天下班前，应将办公桌上的文件、数据收好，）每天下班前，应将办公桌上的文件、数据收好，用过的办公用品要摆放整齐。用过的办公用品要摆放整齐。（6）公用的桌椅用后好摆放整齐归位，方便日后使用。公用的桌椅用后好摆放整齐归位，方便日后使用。（7）不得到处摆放与工作无关的东西。）不得到处摆放与工作无关的东西。303、注意安全，防止失密、注意安全，防止失密（1）重要重要书书面文件、保密面文件、保密资资料一律入柜料一律入柜，注意取用，注意取用后随后随时锁时锁好文件柜。好文件柜。（2）下班离开前要下班离开前要锁锁好好抽抽屉屉。（3）文件柜文件柜顶顶部不要堆放物品。部不要堆放物品。（4）临时摆临时摆放的物品不要阻

17、碍通道、走廊、楼梯。放的物品不要阻碍通道、走廊、楼梯。314、管理好办公自动化设备管理好办公自动化设备（1）正确使用各种）正确使用各种办办公自公自动动化化设备设备。（2）打印机、打印机、传传真机、复印机用真机、复印机用纸纸要要节约节约，纸张纸张要存放要存放整整齐齐。（3）下班下班时时要关要关闭电脑电闭电脑电源源。321.4 1.4 办公室的健康、安全管理办公室的健康、安全管理1、树立安全意识树立安全意识（1 1）学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自）学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。己合法的劳动权益。（2 2）上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和

18、本）上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。组织的规章制度，并自觉地遵守执行。（3 3）主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。）主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。（4 4）发现工作场所有异常情况或险情时，应立即准确、清）发现工作场所有异常情况或险情时，应立即准确、清晰地向主管报告。晰地向主管报告。（5 5）按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在的）按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。隐患，在职权范围内排除。（6 6）发现设备故障，应立即报告，并填写）发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障

19、登记设备故障登记表表”。332 2、识别办公室安全隐患、识别办公室安全隐患（1 1）办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、）办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。忘记关窗、锁门等。（2 2）办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或）办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。（3 3）办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等）办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；摆放不

20、当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。34（4 4）办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，）办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。复印机的辐射，违规操作等。（5 5）工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上）工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在

21、办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。里抽烟，不能识别有关的安全标识等。（6 6）消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或）消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。353、进行安全检查进行安全检查包括包括办公环境办公环境和和办公设备办公设备两部分：两部分：要区分要区分“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”和和“设备故障表设备故障表”的的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计

22、算机不能工作了，就应填例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写眼，就应该填写“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”。36隐患记录及处理表隐患记录及处理表序序号号时时间间地点地点发现的隐患发现的隐患 造成隐患造成隐患的原因的原因隐患的隐患的危害和危害和后果后果处理人处理人 采取的采取的措施措施11111月月4 4日日研发研发部部靠窗一排电靠窗一排电脑屏幕耀眼脑屏幕耀眼无窗帘遮无窗帘遮阳阳有损眼睛有损眼睛行政主行政主管张强管张强安装窗安装窗帘帘21111月月1919日日研发研发部部一名

23、外来人一名外来人员没有访客员没有访客胸卡胸卡接待人员接待人员离岗离岗有安全和有安全和失密隐患失密隐患行政主行政主管张强管张强强调接强调接待处职待处职责要求责要求31111月月2525日日研发研发部部周末周末5 5号文件号文件资料柜未锁资料柜未锁负责研发负责研发的人员外的人员外出开会出开会失密隐患失密隐患研发部研发部经理王经理王立统立统周一部周一部务会上务会上强调强调37设备故障表设备故障表38 技能训练：技能训练：下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：过度拥挤；过度拥挤；打滑的地板；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；家具或设备的突出的棱角；柜

24、橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；电线拖曳太长；未接地线的设备；未接地线的设备；电路负荷太大；电路负荷太大；消防栓无法打开；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。传真机卡纸。394 4、安全管理重点、安全管理重点（1 1）防盗：在办公大楼内应设有专门的保安人员防盗：在办公大楼内应设有专门的保安人员2424小时值班。小时值班。（2 2）防火：火灾首重预防，电器电线应作定期检防火：火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。查，以防走火跑电引起火灾。（3 3）防止意外伤

25、亡：为了防止意外伤亡事故发生，防止意外伤亡：为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。养成安全的工作习惯。405 5、工作程序、工作程序（1 1）确定安全检查周期，定期检查。企业办公室在）确定安全检查周期，定期检查。企业办公室在进行安全检查时要做到确定检查周期，定期对办公环进行安全检查时要做到确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。境和办公设备进行安全方面的检查。（2 2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。除危险或减少危险。（3 3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。报告、跟进，直到解决。（4 4）将第）将第3 3条中异常情况的发现、报告、处理等过程条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的认真记录在本企业的“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”中。中。41