第6章 信息管理 管理秘书实务（第二版） 教学课件

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1、 管管 理理 秘秘 书书 实实 务务 （第二版）赵锁龙 编著管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 第第6章：信息管理章：信息管理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.1信息管理概述信息管理概述 6.1.1 6.1.1信息的含义信息的含义 信息一词来源于拉丁文information，是指一种陈述或一种理解、解释。狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息、情况等。广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。它是通信系统传

2、输和处理的对象，泛指消息和信号的具体内容和意义，通常需通过处理和分析来提取，信息的量值与其随机性有关，如在接收端无法预估消息或信号所蕴含的内容或意义，即预估的可能性越小，信息量就越大。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.1.26.1.2信息的特征信息的特征 1.客观性：信息是事物的变化和状态的客观反映。2.共享性 3.开发性 4.传递性 5.时效性 6.存储性 7.可塑性 8.无限性6.1信息管理概述信息管理概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.1.36.1.3信息的种类信

3、息的种类 1.按信息源的性质划分 2.按信息的表现形式划分 3.按信息内容所涉及的社会领域划分 4.按信息来源方向划分 5.按信息稳定状态划分 6.按信息作用时态划分 7.按信息在秘书工作中的作用划分6.1信息管理概述信息管理概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.1.46.1.4信息的作用信息的作用6.1.56.1.5信息工作的基本原则信息工作的基本原则 1.价值性原则：信息含有自身的价值 2.时效性原则：时效性是信息的一个重要属性，是衡量信息价值大小的重要尺度 3.层次原则 4.针对性原则 5.全面系统原则6.1信息管理概述信息管

4、理概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.1.66.1.6信息管理工作的基本程序和基本要求信息管理工作的基本程序和基本要求 1.1.信息管理的程序信息管理的程序 秘书人员收集、整理、存储、传递、反馈、开发利用信息的一系列活动，就叫信息管理工作。2.2.信息管理工作的基本要求信息管理工作的基本要求 （1）信息收集要求 1）广泛性 6.1信息管理概述信息管理概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 2）真实性 3）客观性（2）信息分类要求 1）适用性 2）综合性 3）渐进性 4）相斥

5、性 5）并置性 6.1信息管理概述信息管理概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 3.3.信息存储要求信息存储要求 1）信息存储要有价值。组织信息存储要求进行信息价值的判断，从当前和长远的角度来判断信息的存储价值，以保证存储信息的有用性。2）信息存储要便于利用。信息必须按信息检索的要求进行存储.3）信息存储要逐步实现现代化。6.1信息管理概述信息管理概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.2信息的收集信息的收集6.2.16.2.1信息收集的含义信息收集的含义 信息收集是整个信息

6、工作的第一步，是信息工作的基础和初级阶段。它指信息收集者为满足使用者的需求，通过不同的渠道和方式，收集获取信息的过程。6.2.26.2.2信息收集的范围及内容信息收集的范围及内容 其收集信息的范围十分广泛，既有综合性的，又有技术业务性的。秘书人员的信息收集内容随服务领域与目的的不同而有差异，一般应包括以下种类的信息：管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材1.系统内信息：这是机关单位所管辖和隶属系统内的信息。2.上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息，是各级机关工作的依据。3.平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。4.社会信息：社会上具

7、有普遍性、倾向性的信息。5.历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。6.国际信息：来自国际社会的信息。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：1.企业信息 2.国际市场信息 3.客户信息 4.贸易信息 5.国际金融信息 6.法律政策信息 7.交际活动信息6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.2.36.2.3信息收集的渠道信息收集的渠道 一、根据获取信息的方式划分一、根据获取

8、信息的方式划分 （一）信息网络渠道（一）信息网络渠道 1 1 何谓搜索引擎何谓搜索引擎 搜索引擎是网络信息搜索最为便捷的工具。搜索引擎是一种程序，它接收提问式，然后检索索引，识别并回复与提问式匹配的记录。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材这一过程包括两个重要步骤：搜索引擎利用检索算法识别被匹配的记搜索引擎利用检索算法识别被匹配的记录。录。采用特殊的排序方式对检索出的款目进采用特殊的排序方式对检索出的款目进行排序，显示给用户。行排序，显示给用户。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版

9、）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 2.2.搜索引擎的特点搜索引擎的特点 （1）方便应用 （2）空前浩大的信息量 （3）多种多样的检索方法 （4）形式多样的检索结果 6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 3.3.互联网主要搜索引擎互联网主要搜索引擎 （1）Google简介 Google是互联网著名的搜索引擎，功能非常强大，但它的首页极为简单，支持多种语言的信息搜索，是一种按被链接次数对网页排序的搜索引擎，它将网页按被引用的次数存放在一个极为庞大的数据库中。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第

10、二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 常用搜索类别常用搜索类别 使用Google可以进行以下不同类别的搜索:网页搜索、图片搜索或网上论坛搜索。高级搜索高级搜索 当搜索的网页列表数量太大，可以用此高级功能控制搜索的范围。搜索字段框搜索字段框 根据查询资料的需要，输入几个说明性的关键词到搜索字段框中。敲击 Enter 键或单击“Google 搜索”按钮，很快得到相关资料的列表。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 个性化使用个性化使用 用此功能可以设置搜索的个性化，设置搜索的网

11、页上的默认搜索结果数量、界面语言以及查询语言。统计行统计行 这是对查询结果及搜索时间的统计结果。网址或网页标题网址或网页标题 这一行是查询到的网页的标题。标题下文本标题下文本 这是网页的摘要，搜索关键词以粗体显示。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 网址网址 这是该网页的网址。文本大小文本大小 这是该网页文本部分的大小。网页快照网页快照 这是查看 Google 已编入索引的网页内容。相关网页相关网页 这是用于搜寻与这一网页相关的网页的。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）212

12、1世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（2 2）GoogleGoogle的使用技巧的使用技巧 Google 搜索信息简明直接，使用方便。只需输入查询内容并击回车键(Enter)，或单击“Google 搜索”按钮即可得到相关资料。自动使用AND进行查询。忽略词。Google 会忽略最常用的词和字符，这些词和字符称为忽略词。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 简繁转换。Google运用智能型汉字简繁自动转换系统，为用户找到更多相关信息。Google 搜索不区分英文字母大小写，能对汉语拼音进行自动中文转换。所有的

13、字母均当做小写处理。例如：搜索“google”、“GOOGLE”或“GoOgLe”，得到的结果都一样。拼音汉字转换。Google 运用智能软件系统对拼音关键词能进行自动中文转换并提供相应提示(需用简体中文界面)。支持模糊拼音搜索，具有容错和改正的功能。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（3 3）怎样加强）怎样加强GoogleGoogle的搜索效果的搜索效果 因为Google 只搜索包含全部查询内容的网页，所以缩小搜索范围的简单方法就是添加搜索词。剃除无关资料 英文短语搜索 指定网域 按类别搜索 6.2信息的收集

14、信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 高级搜索 将搜索范围限制在某个特定的网站中 排除某个特定网站的网页 将搜索限制于某种指定的语言 查找链接到某个指定网页的所有网页 查找与指定网页相关的网页6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材GoogleGoogle高级搜索对话框高级搜索对话框 6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（4 4）百度简介）百度简介 百度搜索引擎是目前世界

15、上最大的中文搜索引擎，其中文网页总量超过3.5亿页，并且还在保持快速的增长。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（5 5）百度的特点）百度的特点 搜索MP3歌曲 搜索新闻量大、范围广 搜索贴吧（即用户使用百度时发表的帖子）搜索图片极为方便 内设“下吧”（即用户搜索并下载电影、软件、游戏等）搜索网站十分快捷 具有搜索行情分析测评功能 搜索限定地区，缩小搜索范围6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （二）行政组织渠道 （三）科研渠道 （

16、四）社会团体渠道 （五）调查渠道 （六）媒体渠道 二、根据获取信息的来源划分二、根据获取信息的来源划分 （一）外部渠道 （二）内部渠道 6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.2.46.2.4信息收集的方法信息收集的方法 一、观察法一、观察法 也称直接考察法，是收集、获取信息的最基本方法。（一）观察法的优点是：（1）方法简单、灵活；（2）获得较为客观的第一手信息材料；（3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解。（二）观察法的缺点是：（1）不易收集到深层次信息；（2）获得信息量有限；（3）观察效果受观察者观察能力

17、的影响。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 二、问卷法二、问卷法 问卷法是指由收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。（一）问卷法的优点是：（1）可以节省时间、经费和人力；（2）有利于收集真实的信息；（3）所得的信息资料便于定量处理和分析；（4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。（二）问卷法的缺点是：（1）回收率难以保证；（2）问卷的质量难以保证；（3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能作答。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）

18、2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材三、阅读法三、阅读法 阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中获得信息。（一）阅读法的优点是:（1）信息周转快、获取信息方便；（2）信息量大、适用性强；（3）能全面提供工作需要的参考信息。（二）阅读法的缺点是：（1）信息来源多，信息可能失真、有杂质；（2）需要筛选、判断信息的真实性。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材四、询访法四、询访法 询访法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。（一）询访法的优点：（1）应用灵活、实用；（2）直接交流、互动沟通；（3

19、）能获得大量有价值的信息；（4）能获得语言信息和非语言信息。（二）询访法的缺点：（1）要求询访者具有一定的素质和能力，能很好地运用询问技巧；（2）书面询问较复杂、难掌握；（3）费用较高、时间较长、规模小。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材五、网络法五、网络法 网络法即通过因特网交流信息。（一）优点：（1）信息时效性很强；（2）最新信息补充及时；（3）收集信息迅速、广泛；（4）收集信息不受时间、地域的限制；（5）能收集文字图表信息和声像信息。（二）缺点：（1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；（2）需

20、要掌握计算机知识。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材六、交换法六、交换法 交换法就是将自己拥有的信息资料与有关地区、部门、单位或个人的信息资料进行交换。（一）优点：（1）实现彼此间的信息共享；（2）获得信息及时、适用；（3）节省信息收集时间；（4）可临时交换各自感兴趣的专题性信息；（5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，长期交换。（二）缺点：（1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上；（2）需注意信息保密问题；（3）交换信息的范围窄。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121

21、世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材七、购置法七、购置法 包括订购、现购、邮购、代购等。（一）优点：（1）相关信息比较集中；（2）许多出版机构和书店都有订购业务；（3）能获得大量系统化、专业化的知识信息。（二）缺点：（1）费用高，花费时间和人力多；（2）要从大量信息中筛选有价值的信息；（3）信息要经过真实性鉴别以后才能利用。6.2信息的收集信息的收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.2.56.2.5信息收集的一般程序信息收集的一般程序 1.制定收集方针 2.确定收集内容 3.收集工作实施 4.反馈用户信息6.2信息的收集信息的收

22、集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.3信息的整理信息的整理6.3.16.3.1分类分类 一、信息分类的标准一、信息分类的标准 信息分类所采用的标准有多种，可以以信息的载体为特征，还可以以信息表面的、外部的特征为依据，也可以以文献所含有的信息、知识、科学等内容为依据。信息分类是以其所含的知识内容为主要标准，以其非本质的属性为辅助标准。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材二、信息分类方法二、信息分类方法（一）字母分类法 字母分类法是按照字母的排列顺序分类。1 1优点：优点：（1）不

23、需要索引卡片；（2）分类规则容易掌握，操作简单；（3）能与地区或主题分类法结合运用。2 2缺点：缺点：（1）查找信息须知道姓名或单位名称、标题；（2）某个字母下排列的信息较多时，查找费时；（3）大型系统使用时，很难估计每一字母需要的存储空间。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（二）地区分类法 又称地理分类法、地域分类法，是按信息产生形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列。1 1优点：优点：（1）便于查找具有地区特性的信息，如某一地区内的有关公司信息、销售信息；（2）分类方法容

24、易掌握。2 2缺点：缺点：（1）采用地区分类法需要有一定的地理知识；（2）只适用于某些单位或部门。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（三）主题分类法 主题分类法是按信息内容进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。1 1优点：优点：（1）相关内容信息材料集中存放；（2）信息能按逻辑顺序排列；（3）方便检索。2 2缺点：缺点：（1）分类标准不好掌握；（2）标题不能很好地反映主题时，归类不易准确。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系

25、列教材（四）数字分类法 数字分类法是指将信息以数字排列，对每一通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。1 1优点：优点：（1）信息按数字从低到高顺序排列，规则简单；（2）简便易行，适宜于电脑储存；（3）适合于大型信息系统；（4）通过在后面添加号码进行存储扩展。2 2缺点：缺点：（1）查找信息需参照索引卡片，花费时间；（2）如果分类号码有误，查找信息麻烦。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（五）时间分类法 时间分类法是按信息形成日期先后分类的方法，要以年月日的自然顺序排列。1 1优点：优点：（

26、1）可用作大型信息系统的细分；（2）一个案卷内部的信息可按时间排序。2 2缺点：缺点：（1）需与索引系统配合使用；（2）仅适合于时间特性强的信息，如每年的会员资格。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.3.26.3.2信息筛选信息筛选 1.1.信息筛选的步骤信息筛选的步骤 （1）看来源 （2）看标题 （3）看正文 （4）决定取舍 6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 2.2.信息筛选的方法信息筛选的方法 （1）类比法 （2）查重法

27、 （3）时序法 （4）专家评估法。（5）调查法 （6）老化规律法 6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.3.36.3.3信息校核信息校核 1.1.校核的范围校核的范围 校核的范围包括：信息中所需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。2.2.信息校核方法信息校核方法 （1）溯源法 （2）比较法 6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （3）核对法 （4）逻辑法 （5）调查法 （6）数理统计法6.3.46.3.4信息

28、综合信息综合 1.1.信息综合的步骤信息综合的步骤 （1）充实内容6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （2）综合分析 （3）提出意见 （4）对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工 2.2.信息综合处理的常用方式信息综合处理的常用方式 （1）根据信息所具有的兼容性，把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄，从而发掘事物整体的内在规律性。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （2）把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来，系统地揭示

29、事物的本质特征。（3）对内容相互对立的信息，既要有保留发挥，又要有摒除否定，在表现内容对立的信息中探求实质。（4）对信息价值进行思考，做出合乎逻辑的推导和升华，达到举一反三、见微知著的效果。（5）在纷杂的信息中，选取能够反映事物总体特征的具有代表性的个别信息，通过这种信息来比较全面地认识一个系统的大体情况。以上诸方式可根据不同情况，灵活选用。6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 3.3.信息综合应注意的问题信息综合应注意的问题 （1）把握、消化初级信息 （2）确定信息的主题 （3）刻意布局6.3.56.3.5信息

30、编写信息编写 1.1.信息的编写步骤信息的编写步骤 （1）确定主题 6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （2）分析材料 （3）进行材料组合2.2.信息的编写方法信息的编写方法 （1）汇集法 （2）归纳法 （3）纵深法 （4）连横法 6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （5）浓缩法 （6）转换法 （7）对比法 （8）图表法 3.3.信息编写要注意的问题信息编写要注意的问题 （1）主题鲜明 （2）语言精练 （3）结构严谨 （4）标题

31、新颖 （5）客观真实6.3信息的整理信息的整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.4信息的传递信息的传递 传递信息，一般必须具备三个要素：即信源、信道、信宿。6.4.16.4.1信息传递的方式信息传递的方式 一、语言传递一、语言传递 1.优点:（1）简洁、直接、快速;（2）较少受场合地点的限制;（3）信息反馈及时。2缺点：获得信息零乱，对信息接受者来说信息较难存储。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 二、书面传递二、书面传递 是把信息变成文字、符号、图表和制成磁带等形式进行传递

32、，具有容易保真、保存和多次传递的特点。三、可视化辅助物传递三、可视化辅助物传递 （1）影像 （2）投影6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材四、电讯传递四、电讯传递 1.电话 电话用来交换口头信息。（1 1）优点：）优点：1）传递信息快捷；2）双方能沟通交换信息；3）从电话中的语调能判断对方的态度和反应。（2 2）缺点：）缺点：1）电话传递没有书面证据，信息可能被误解；2）如果是长途电话或打电话时间长，费用高。6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共

33、管理系列教材 2.传真 （1 1）优点：）优点：1）传递信息速度快；2）能接收和发送手写、打字、打印的文本和图形信息；3）传递不受时间的限制。（2 2）缺点：）缺点：1）难以保证信息的机密性；2）只能发送给有传真机的单位。6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材3.电子邮件 （1 1）优点：）优点：1）传递信息迅速；2）可减少用纸及发送纸面邮件的费用；3）信息能同时发送给多个邮箱；4）能发送图表、照片等各种类型信息；5）使用密码能维护信息的安全和机密。（2 2）缺点：）缺点：1）由于发送信息容易，导致信息量大，易使人

34、们湮没在电子邮件中；2）收件人必须有兼容的设备；3）有效地发送电子邮件需计算机培训。6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 五、光传递五、光传递 光传递方式主要是通过光缆纤维、激光等形式将信息传递出去。6.4.26.4.2信息传递的方向信息传递的方向 信息的传递是双向的，有内向传递和外向传递。1.1.信息的内向传递信息的内向传递6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（1）信件：优点：优点：1）是书面的，具有凭证作用；2）便于阅读和参考；

35、3）能发送至相应的地址。缺点：缺点：1）信件邮寄花费时间；2）不便于交换看法。6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（2）备忘录 优点：优点：1）是书面的，便于查阅和参考；2）文字不必像商业信件那样正规；3）使用方便。缺点：缺点：1）沟通较慢；2）不便于交换看法。6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 （3）通知或告示 （4）传阅单 （5）企业内部刊物 2.2.信息的外向传递信息的外向传递 （1）新闻稿 （2）新闻发布会 （3）声明 6

36、.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（4）直接邮件 直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。优点：优点：1）发送多页文档比电子方式便宜；2）收到的纸面信息可归档供参考。缺点：缺点：1）邮件要封装、贴邮票、送到邮局，花费精力多；2）比电子邮件发送速度慢；3）邮件可能丢失或错投。6.4信息的传递信息的传递管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.5信息的存储信息的存储6.5.16.5.1信息存储的步骤信息存储的步骤 1.1.登记登记 信息资料的登记分为总括登记和个别

37、登记。2.2.编码编码 （1）信息资料编码的一般步骤 1）分析所有预编码的信息资料 2）选择最佳的编码方法 3）确定数码的位数管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（2）信息资料编码的方法 1）顺序编码法。按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码。用于不很重要或无需分类的信息资料的储存。2）分组编号法。例如：1000市场信息资料 1100市场纺织品信息资料 1110市场化纤品信息资料 1111市场涤纶销售信息6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（3）存放排

38、列 1）时序排列法 2）来源排列法 3）内容排列法 4）字顺排列法 6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（4）保管 保管是信息的保护和管理，关系信息的安全、完整和使用寿命。保管中应防止信息资料的污损和丢失，实施科学保管。要及时剔除失去保存价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度等。信息的保管主要包括：1）防损坏、防火、防潮、防高温、防虫害等 2）防失密、泄密、盗窃等 3）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平 4）及时存储更新，不断扩充新的信息6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘

39、书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.5.26.5.2信息存储的方式信息存储的方式 1.1.手工存储手工存储 （1）优点：1）信息便于利用；2）一旦找到信息能直接阅读；3）存储设备便宜。（2）缺点：1）文件夹、文件柜占用空间大；2）文件可能受到火、潮湿、蛀虫的破坏；3）一旦信息存放排列有误，会给信息查找带来麻烦。6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材2.2.计算机存储计算机存储 （1）优点：1）计算机存储的信息量大；2）可以节省存储空间；3）信息容易编辑或更新；4）保存在网络系统的信息

40、，能迅速查找。（2）缺点：1）要懂计算机操作；2）需要昂贵的设备；3）信息能被病毒破坏；4）由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材3.3.电子化存储电子化存储（1）优点：1）电子化存储节省空间；2）容易制作备份；3）保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；4）查找文件更容易。（2）缺点：1）设备昂贵；2）查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置；3）要懂操作知识。6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管

41、理系列教材世纪公共管理系列教材4.4.缩微胶片存储缩微胶片存储（1）优点：1）节省空间；2）减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；3）没有必要保留书面备份。（2）缺点：1）照相和阅读胶片需要昂贵的设备；2）缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；3）缩微胶片图像的质量会随时间推移而下降。6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材缩微胶片存储需要如下设备：1）照相机：由原始文档制作底片。2）阅读机：底片上的文档图像非常小，需借助阅读机浏览。3）打印机：有时需要底片上信息的纸面拷贝，就需要特殊的打印机来制作拷贝。4）打印阅读

42、机：一种综合阅读机和打印机功能的设备。6.5信息的存储信息的存储管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.6信息的反馈信息的反馈 6.6.1 6.6.1信息反馈的主要内容信息反馈的主要内容 1.对有关方针、政策和重大工作部署执行情况的反馈信息。2.工作中的新事物、新做法及有推广意义的经验型信息，以及一些新思想、新观点和独到见解等。3.反映工作中存在的矛盾和问题，特别是政策问题的逆向型信息。4.对全局有一定影响的倾向性、苗头性信息。5.反映意见、建议、呼声、心态的信息。6.反映重大事件、突发事件的信息。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二

43、版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.6.26.6.2信息反馈的形式信息反馈的形式 1.1.正反馈和负反馈正反馈和负反馈 （1）正反馈 （2）负反馈 2.2.纵向反馈和横向反馈纵向反馈和横向反馈 （1）纵向反馈 （2）横向反馈：指同级组织之间的信息反馈 3.3.前反馈和后反馈前反馈和后反馈 （1）前反馈 （2）后反馈 6.6信息的反馈信息的反馈管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.6.36.6.3信息反馈的方法信息反馈的方法1.1.系列型反馈信息流系列型反馈信息流 即将一项决策的实施全过程，按不同的发展阶段连续反映。2

44、.2.广角型反馈信息流广角型反馈信息流 即对实施决策的某个过程，从不同角度、不同侧面进行反映，这种信息流有助于对问题的全面认识。3.3.连续型反馈信息流连续型反馈信息流 即对实施决策中的某个关键问题，在短期内连续不断地进行反映，这种信息流有利于对关键问题的发展有所认识。6.6信息的反馈信息的反馈管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.6.46.6.4信息反馈的途径信息反馈的途径 1.1.通过试点收集反馈信息通过试点收集反馈信息 在推行决策前要先行试点，取得第一手材料，再由点到面推广开来，全面实施决策。2.2.对已传递的信息进行跟踪调查对已

45、传递的信息进行跟踪调查 在决策实施过程中开展调查研究，及时获得反馈信息，进一步矫正和完善已有的决策。3.3.建立健全信息反馈网络建立健全信息反馈网络6.6信息的反馈信息的反馈管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.6.56.6.5做好信息反馈工作的策略做好信息反馈工作的策略 1.1.建立反馈系统建立反馈系统 信息反馈系统主要有人工信息反馈系统、自动机信息反馈系统和人工自动机复合信息反馈系统。2.2.优选反馈模式优选反馈模式 信息反馈的模式有串行式反馈和并行式反馈。3.3.订立反馈程序订立反馈程序 信息反馈是一个过程，按科学的程序办事才能使

46、信息反馈发挥有效作用。4.4.健全反馈制度健全反馈制度 信息反馈制度是做好信息反馈工作的保证。6.6信息的反馈信息的反馈管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.7信息的开发利用信息的开发利用6.7.16.7.1信息开发和利用的定义信息开发和利用的定义 信息的开发和利用即以信息资源为基础，利用现代科学技术对信息进行生产、收集、处理、贮存、输送、传播、使用并提供信息产品和服务的总称。6.7.26.7.2信息开发和利用的分类信息开发和利用的分类 1.信息提供业 2.信息处理业 3.软件开发与服务业 4.系统集成服务业 5.信息咨询、信息中介、信

47、息调查业及其他管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材6.7.36.7.3我国信息开发和利用的几种典型形式我国信息开发和利用的几种典型形式 1.1.信息检索信息检索 （1）信息检索基本理论和方法 1）信息检索的程序 2）选择检索工具6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材工具书的类型，可按用途作如下分类：第一，指示线索型检索工具（二次文献）：a书目、馆藏目录（包括联合目录、各种档案基本目录）；b索引：包括报刊、文集、代号、人名、机构、地名索引；c文摘；d工具

48、书指南；第二，提供具体信息的工具书（三次文献）：a词典；b百科全书；c传记资料；d手册；e机构名录；f地理资料；g统计资料；h年鉴；i政府文献；j引语工具书；k表册和图谱；l类书和政书。6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材3）确定检索入口 第一，题名途径 第二，著者途径 第三，序号途径 第四，分类法途径 第五，主题法途径 第六，关键词法（有的系统称为自由词）途径6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材4）获取原始文献 获

49、取原始文献的一般步骤为：判断文献的出版类型 接着将文献地址中的缩写名称还原成全称或原刊名 最后根据获得的衍文出处全名，查找本单位、地区或全国图书馆或信息部门的馆藏，在藏有所需文献的图书馆或信息单位，获得所需的原始文献 6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（2）信息检索语言 1）体系分类语言。是建立在科学分类体系基础上用分类号表达文献主题概念的检索语言。2）主题法语言。是一种描述性的语言，是直接以代表文献内容的特征和科学概念作为检索标识，并按其外部形式（字顺）组织起来的一种检索语言。6.7信息的开发利用信息

50、的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（3）常用的检索方法 1）信息的查找，必须掌握科学的检索方法，以便迅速、准确地检索到所需要的文献资料，常见的信息检索方法有以下几种：第一，拉网法 第二，追溯法 第三，工具法 第四，综合法 6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 2.2.信息咨询业信息咨询业 （1）信息咨询业的概述 （2）信息咨询业的服务特点：1）是整理和传递信息的社会服务活动 2）是综合开发和创造知识的社会活动和科学劳动 3）是一种有偿的服

51、务 4）是一种经营性活动 6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（3）我国信息咨询业的发展概况 我国咨询服务业起步于20世纪80年代初，经过十几年发展已初具规模。1992年我国政府确定了加强第三产业发展的方针后，咨询业的发展突飞猛进。咨询水平已从对中小企业的咨询发展到对大中型企业的咨询；咨询深度从对企业生产管理、质量管理等具体问题的咨询发展到对企业经营方针和经营战略的咨询，包括经营机制的转换、扭亏为盈、市场开拓、产品结构调整、资产重组等。但由于起步较晚，咨询业还存在着结构布局不合理、产业化程度比较低、咨询队

52、伍整体素质有待提高、现代化手段不足、咨询市场不健全、简单信息中介流转多，深加工信息少等问题。6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材3.3.信息中介及信息调查业信息中介及信息调查业（1）信息交易场所 1）概述 2）服务特点：第一，为信息商品的生产者、消费者提供了供需见面的场所，使以有偿形式交换信息产品和信息服务成为可能，促进了信息的定向有序流动。第二，有利于实现信息的商品价值。第三，有助于加快信息的扩散和传递。6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系

53、列教材世纪公共管理系列教材（2）信息经纪人 信息经纪人是商品交换中专门从事介绍交易、提供定约机会以此获取佣金的中间商。例如，经纪人在南京信息市场就很活跃，他们提供的服务包括为客户寻找合资、合作伙伴、投资政策等。（3）信息调查业 我国市场调查业的兴起，从1987年7月第一家正式注册的市场调查公司广州市场研究公司算起，仅11年时间，便发展迅速，尤其在19921993年，大大小小、形形色色的调查机构像雨后春笋般地涌现，从业公司和人员骤增。1990年营业额1 000万元，1995年达到3.5亿元。6.7信息的开发利用信息的开发利用管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材