应付账款管理制度（6篇）.doc

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1、应付账款管理制度应付账款价差处理：当月结账当企业收到的发票单价与进货单价不一致的时候，就产生应付账款价差。不同的企业对于这种情形处理的方式不同。有的企业当出现这种情况时，必须要求企业撤销审核进货单，重新开采购价格变更单，然后再生成进货单，等等。这种处理方式比较严格，可以做到单据内容的统一。但是，在实际工作中，很多企业不能够严格的做到这一点。毕竟如此处理的话，会增加很多工作量，而且，对于库存成本也会产生比较大的影响。毕竟，进货单审核与撤销审核，不仅仅关系到库存数量而已，还涉及到库存成本的更新。为了解决这个问题，在erp系统中，逐渐出现一种专门处理这种业务的价差处理流程。利用这支作业，可以非常方便

2、的就解决企业的这种需求。价差流程，根据具体的业务不同，又可以分为两种，一种是当月结账的价差处理，第二种就是跨月结账的价差处理。下面我先以一家客户的价差处理流程为例，谈谈在价差流程管理中需要注意的地方。如下面的流程图，如果一家企业，在月底的时候，某张进货单上某个材料甲其进价为_元/件，数量为_件。而当月供应商送来的发票上，单价为_元/件。后来发现是企业自己采购单价格错误。因为进货单已经审核，再撤销审核、删除进货单、修改采购订单价格不怎么现实，此时该如何处理。第一步。价差处理需求。当进货单的价格与发票的价格不一致的时候，就会触发这个价差处理需求。在了解这个流程之前，我们首先需要认识一下，这两张单据

3、价格不一致时会产生什么样的影响。其实，这主要是对成本，包括库存成本、发料成本、产品成本等有连锁的影响。因为在erp系统中，是根据进货单的金额来统计进货成本，而不是根据应付凭单或者发票金额来影响库存成本。当发票中的单价跟进货单中的单价不一致的时候，必然导致erp系统中的库存成本与实际成本不一致。如根据上面的这个例子，甲材料进货单中体现的进货成本为_元，而企业实际支付的是_元。若不对整个差额进行调整的话，则后续在计算这批产品的成本时，就会少算_元，从而影响到这批产品、这批订单的利润分析，甚至对后续产品的报价也会有比较大的影响。可见，这个小小的价格差，也会在erp系统中引起蝴蝶效应。所以，当出现进货

4、单与发票价格不一致的时候，一定要通过价差处理流程，来调整相关的成本，否则的话，后续很多结果都将出现比较大的误差。第二步。录入进货单。仓库部门收到货物的时候，一般不会核对货物的单价。而且，供应商送过来的送货单上往往也不会附上单价。因为有些企业有权限的控制，仓库部门是没有权力看到采购的价格信息的。所以，仓库管理员就直接根据采购单转换成进货单。进货单上的材料单价则直接来自于采购订单的价格。当采购订单上材料甲的价格错误的填写为_元的时候，仓库管理员无法知晓，所以，在进货单上体现的材料单价也就为_元。此时，当进货单审核的时候，仓库中增加的甲材料的库存存货也就为_元每件。若当月，还发生发料作业的话，就更加

5、复杂了。若采用的是先进先出的话，则按_元每件发出，若采用的是加权平均成本的话，则还需要根据公式进行调整。总之，当进货成本跟实际成本有误差的话，则材料库存金额、发票成本、产品成本等等都会不准确。第三步。录入应付凭单。月底，财务根据采购部门提供的对账信息生成应付凭单。在采购员提供的发票、进货单、采购单等单据上，采购员是轻松的指出甲材料的价格有错误，采购单上单价为_元，而发票上单价则为_元，应以发票金额为准。采购员处理起来是方便的，只需要简单的说一声即可。但是，接下来留给财务人员的，可是一个烂摊子。应付凭单因为是根据进货单逐笔结转过来，因为某笔进货单上价格有错误，所以，这也必然导致应付凭单上金额有错

6、误。为此，财务管理人员首先需要调整应付凭单的金额，根据发票上的金额来进行调整。在有些erp系统中，也可以在进货单中先作调整，然后，在根据进货单生成应付凭单的时候，根据调整后的金额来生成应付凭单的，这也未尝不可。不过这里需要注意一点，一般库存存货成本调整是整合在进货单的审核流程中。而进货单审核后，对于进货单的调整一般不会影响到存货成本。所以，对于在进货单上调整的情况，仍然需要按接下来的步骤，调整库存成本。第四步。应付凭单审核。当应付凭单审核后，甲材料就产生应付账款_元，但是，在进货单上显示的进货成本仍然为_元。也就是说，应付凭单审核后，仍然不会对库存成本进行调整。想想也是，若把进货成本的调整功能

7、集成到应付凭单的审核作业中，那么每次应付凭单审核后都需要去触发“库存成本调整”作业，显然不合理，会大大增加应付凭单审核时的工作量。所以，在erp系统中，往往在应付凭单审核中，不会集成进货成本调整的功能。而是通过后续的独立的作业，来完成这个动作。所以，在实际中这里需要注意，若存在价差的情况，当应付凭单审核后、成本调整之前，财务模块中的甲材料的金额与库存管理模块中的甲材料的库存成本就存在着一个价格差。而这个价格差正是我们后续作业需要调整的。若这中间发生财务稽核等事件时，就需要注意这方面的情形。第五步。生成进货单价差成本调整表。在月底进行成本调整作业之前，我们需要先生成一份“进货单价价差成本调整表”

8、。在这份资料中，以报表的形式显示当月发生的所有价格差异的事件，并给出了参考的调整结果。如在这份资料中，会显示原先的进货成本是多少，调整后的进货成本又为多少，调增了多少。如果这批材料当月还发过料的话，在还会显示对当月发料成本的影响，以及对最终产品成本的影响情况。一般来说，最好在月底成本调整以前，先生成这一份报表。因为这份报表给管理人员，特别是产品成本会计，以一个全局的印象。这对于其后续调整、计算成本具有非常大的参考价值。而且，这份报表也可以让采购员看到其后续调整的工作量，让其直观的感受到由于其工作的失误会造成什么样的连锁反应。这也有助于督促采购员更好的作好工作，最大限度的减少采购订单价格错误发生

9、的机率。第六步。生成进货单价价差成本调整单。这里我们需要了解一个概念，就是在erp系统中表与单的差异。在系统中，报表只是一种查询或者简单的统计作用，不会对erp系统中的账产生实质性的影响。而对系统数据有实质性影响的都是单据。这主要是因为财务部门在作账时，都需要按照凭证在作账。所以，在省城进货单价差成本调整报表之后，还需要在erp系统中生成进货单价价差成本调整单。这张单据才是财务做账的依据。在erp系统中，最终对于成本的影响，也是按照这张单据的金额来的。生成这张成本调整单，并由专门人员审核后，则工作就完成一半了。为什么说只完成一般呢。这是因为当这张“进货单价价差成本调整单”审核之后，系统只调整了

10、甲材料的库存金额。但是，若这个材料在当月还发料生产了，甚至产品生产完成已经入库或者出货了，则还需要调整发料成本、产品的完工成本等等。这就是一些非常复杂的作业了。所以，在erp设计的时候，把它独立出来，放在月底成本计价中进行处理。不过，有些企业也就做到这一步为止。也就是说，不管当月是否存在发料的情况，只调整现有库存的材料成本，而不调整发料成本。当增加出来的库存，就在现有的库存数量上分摊。若在金额误差小的情况下，这种也不亏为一种合理的处理方式。不过，这很容易造成一种意外的情况，即当某个材料已经没有库存，而又发生库存调整作业的话，则就会造成库存数量为0，但是却有库存金额的情况。此时，就需要用户进行手

11、工调整。所以，一般情况下，笔者还是建议用户发料成本也进行调整。若需要对发料成本也进行调整的话，则在建立“进货单价价差成本调整单”单据的时候，要把它的单据性质中的成本更新码设置为“y”。只有如此，在月底成本计价作业中，才会对发料成本等后续的成本作业进行调整。第七步。月底成本计价。无论是否有价差的需求，在月底，都需要运行“月底成本计价”作业。当用户把进货单价价差成本调整单单据设置成为需要调整成本的时候，在这个作业运行的时候，则系统会考虑进货单价价差成本调整单对当月成本的影响，并重新调整当月的相关成本金额。不过要注意，月底成本计价只对当月发生的成本调整负责。若遇到一些跨越结账的需求时，则不能够使用这

12、个流程。具体如何来处理跨越结账的问题，我在下篇文章中会做详细的阐述。应付账款管理制度（二）一、总则1、目的为将本公司所应支付的账款处理制度化，以加强财务管理，维护公司信誉并掌控资金动向。对应付账款的请款，审核进行要求和规范，防止出错，规避风险。2、适用范围原材料采购产生的应付账款和外发加工所发生的加工费，均依照本办法管理。3、权责单位1）财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2）总经理核准后生效。二、应付账款产生1、原材料应付账款1）供应商依据本公司采购向其发出的采购订单之订购材料，将货品送交本公司或本公司加工厂仓库。2）当指定货品送达本公司或本公司加工厂仓库时，仓管人员应协同iqc依据

13、送货单，核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司订购单所载内容是否相符，并予以清点核实。3）经清点数量无误后，仓管员在送货单上签收，并填制进货日报表，送mc及采购确认进货与订购内容是否相符。4）验收后之进货验收单，连同一联送货单、一联入库单转交至财务部。5）凡依据采购订单送货并经iqc检验ok之进货，称为“验收”，属于已确认的应付账款。2、外发加工费1）工单完工指工单数量的板子已经全部入库，多领多退物料已经全部确认处理2）按照每笔工单计算加工费三、付款通知书单据要求1、现有几种采购方式的付款单据要求1）针对一般月结供应商的付款，货款到期前，由采购填写付款通知书，附上采购单原件、送货单原件、

14、入库单原件、对账单、发票（或收据原件）；2）先付款后交货的供应商付款，由采购填写付款通知书，在备注栏写明预付款，附上采购单原件。其它资料：送货单原件、入库单原件、发票（或收据原件），在供应商交货之后，采购补上，财务跟进单据补全；3）芯片供应商的付款，由采购（现方佩琅兼）填写付款通知书，附上采购单原件、送货单原件、入库单原件、对账单、发票（或收据原件）；4）现金采购，由采购申请借款（借款按照借款流程）购买，购买后走报销流程，填写报销单，附上收据原件（或销货单原件），如收据多，则另附一份明细表；2、加工费付款单据要求，外发加工单原件、成品入库单、工单领料单、退料单、工单超领单等四、付款通知书的审批

15、流程谁采购谁填写付款通知书，谁准备单据及跑单的原则。采购准备付款通知书-部门审核-应付会计复核-财务主管复核-总经理审批五、应付账款入账1、财务会计陆续收到采购订单、送货单和进货验收单之后，应依日期顺序按厂商别整理。2、财务部收到付款通知书后，应核对采购订单原件、送货单原件、入库单原件、进货验收单、发票（或收据原件）、对账单。核对确定无误之后，方可进行付款程序。3、将各级审核及总经理签字的付款通知书转出纳人员准备开立支票付款或转账付款。四、处理时限1）当月要付款的付款通知书单据一律在当月_日前送达财务，逾期当做次月份货款处理。2）财务于当月_日至_日集中安排付款。此应付账款管理办法从_年_月_

16、日开始执行。应付账款管理制度（三）第一条应付账款入账程序（一）、有票应付款1财务部业务会计对采购定单、供应商_、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。2三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商_”是指由_、收款收据组成_单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。3财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。4有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。（二）无票应付款1仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验

17、合格的货物不得入库。2财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。_对货物入库后超过一个月_未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。（三）应付账款1供货方开来_，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。2财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知_部和物流部门。_部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务经理或财务经理汇报。_对在“三单符合审核”

18、中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。4生产部门应在每月_日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。5任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。6更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。（四）应付账款账龄分析1财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。2财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一

19、周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理和总经理作书面汇报。（五）对账1财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同_部采购人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。应付账款管理制度（四）1目的为加强应付账款，预付款项、其他各项应付款管理，保证付款的准确性和及时性，明确审批、记账、付款各环节的具体程序和各环节责任人的职责。2范围公司采购营运用原物料、办公用品、固定资产、仪器设备、其他辅助用品、接受服务、装修工程等所产生的各项应付账款、预付款项、其他应付款项的审批、记账、支付管理。3职责3.1业务经办部门职责

20、3.1.1经办人提出付款申请，填制付款申请单。3.1.2附上付款所需的采购发票或其他业务事项的发票，物料入库单、合同、协议等原始单据。3.1.3与供应商核对当月物料采购的清单。3.1.4业务经办部门主管对经办人提出的付款申请的真实性、金额的准确性、单据的完整性进行审批。3.2财务部职责3.2.1应付款会计负责将付款申请进行记账，并复核所附原始发票、合同、协议等原始单据是否正确，一致，合法、合规。3.2.2财务主管负责对付款申请进行审核签字，安排出纳支付到期应付款或预付款。3.2.3财务总监对所有预算外的付款申请进行审批。3.2.4出纳负责对已审批的到期应付款、预付款办理支付手续。3.2.5应付

21、款会计在月初结账前，编制上月末的应付款、预付款，其他应付款等往来账明细清单；每半年与供应商核对一次往来账，保证账实相符。3.3总经理职责。3.3.1目前所有付款均需总经理签字。4内容4.1付款申请、审批程序4.1.1采购项目的付款申请、审批4.1.1.1采购项目的应付款项。指公司采购部门依据经批准的物料采购申请审批表或固定资产采购申请审批表，实施采购工作，采购物品经验收入库后形成的采购应付款。4.1.1.2与采购的申请、审批、询价、供应商的选择、采购订单、合同的审批及签订、原物料的验收入库等工作的实施与管理，参见采购管理制度。4.1.1.3为有效实施采购与付款的监督与管理，减少部分纸质单据的传

22、递，同时又能保证工作的各项纪录单据的方便监管查询。对原物料、办公用品采购除在k3系统外执行采购申请、审批、订购、验收入库等工作外，同时在k3系统执行采购与付款的流程管理及账务处理。物料采购申请审批表经批准后，采购人员在k3系统的采购管理中输入采购申请单并经采购主管审核；常规采购项目在合格供应商中选择确定或采购询价后确定供应商及采购单价后，采购人员在k3系统通过下推采购申请单生成采购订单并经采购主管审核；实施采购后，在k3系统，依据实际入库数量，仓管人员下推采购订单生成采购入库单；采购经办人依据采购入库单下推生成采购发票；应付款会计依据经采购部门主管、总监审核后的付款申请单，及所付原始发票、入库

23、单等附件对k3的采购发票进行审核并与k3的采购入库单勾稽入账生成采购记账凭证。在k3系统中所有单据的生成均是由上一级单据下推生成，并由部门主管或其他部门人员依据纸质原始单据实施审核，减少了差错，同时增强了各部门的相互监督及文件资料的可追溯性。4.1.1.4应付款项的申请。采购经办人在收到供应商开具的增值税发票、仓管部门开具的入库单后，填制付款申请单，申请单上详细填列供应商名称，采购项目、应付款金额、收款银行及账号，付款方式、按合同确定的应付款日期等。并附上增值税发票联，入库单记账联，对_元以上的采购项目还需附上采购订单或合同复印件（原件由财务主管查阅后由采购人员交档案室保管），如果是固定资产、

24、办公设备的付款申请还应附上固定资产、低值易耗品质量验收报告。采购经办人将付款申请单交采购主管审核，部门总监审核。付款申请单经审核后，采购经办人在k3系统做采购入库单下推生成采购发票，然后交财务部。对于属于固定资产的采购项目，采购人员不需要在k3采购系统做单据流程处理，直接交会计人员做固定资产入账。4.1.1.5为了保证当月进项税发票税务认证抵扣与财务入账的进项税额的一致性，进项税额抵扣联与付款申请一起交财务。各采购人员收到采购发票后必须及时办理付款申请审批手续，并及时交财务审核、入账。每月_号开始财务不再受理当月的申请，应付账款的确认时间相应顺延至下月。4.1.1.6财务部收到采购人员递交的付

25、款申请单及进项发票后，首先由应付账款会计对付款申请单内容与所付原始单据核对，对其真实性、合法性、正确性及单证的衔接一致性进行复核确认，以保证财务数据的真实准确，并与k3系统同步核对一致，如有任何不一致的退回采购人员，如核对相符交财务主管审核签字。如采购项目是预算范围内并在_万元以下的，由应付款会计在k3系统审核采购发票并与采购入库单勾稽入账，制作记账凭证增加应付款。对预算外的采购付款必须交财务总监审核，如采购项目是预算外或采购项目金额在_万元以上的还必须经总经理审批后才能确认应付账款，目前所有付款申请单均必须经总经理签字方能付款。付款申请单一式两联，经审批后财务主管将付款申请单的第一联交给出纳

26、，目前所有付款申请单均必须经总经理签字后将第一联交出纳保管。第二联与其余原始凭证交应付账款会计归入对应的转账凭证后存档。4.1.2基建、大型设备购买应付款管理。对于基建项目，装修工程项目，购买大型设备等所支付应付款，由相关经办人员填写付款申请单，由部门主管审核，部门总监审核，财务主管审核，总经理批准，如金额较大超过董事会授权还需经董事会批准。付款申请单后附上发票、订单或合同复印件（原件查阅后交档案室存档）、经监理确认的工程进度表（基建、装修），设备付款还必须附上设备调试验收报告，合格证书复印将（原件查阅后归入设备档案资料）。4.1.3除采购项目、基建项目、大型设备购买外，其他各项付款由经办人填

27、制付款申请单、部门主管审核、部门总监审核、财务主管审核后由出纳在付款到期日付款。附件资料除发票、合同外还需要附上其他原始单据，如：付运费时：运输快递单；付订餐费：送餐签收单；接受维修服务的，必须附上经使用人签字确认的维修报告。目前所有付款申请单均必须经总经理签字方能付款4.2应付账款管理及付款4.2.1应付账款会计在k3系统里对应付账款按供应商进行明细核算，并经总账会计对记账凭证进行审核确认。每月结账前，首先对应付账款系统的明细账与总账系统进行对账，如发现有入账错误的及时纠正，保证应付账款的正确性。_公司对供应商进行评审，评审合格的纳入合格供应商目录，公司向该批供应商采购货物一般采用赊销的方式

28、。当月采购的货物，在月底前采购员与供应商核对采购物品的数量、单价、金额等，核对一致后，由供应商开具增值税专用发票。4.2.3赊销付款期分为月结，月结30、60、_天。月结款指当月货款在下月初支付；月结_天指当月货款在下月底前支付。月结_天指当月货款在第二个月底前支付；月结_天指当月货款在第三个月底前支付。具体预计付款日期由采购员在填制付款申请单时注明。当月货款的认定以发票到达财务并入账的日期为准计算。4.2.4出纳对应付款的管理。出纳接到经审批核准的付款申请单第一联后，根据供应商名称及预计付款时间编制应付款清单，并与应付款会计编制的应付账款明细表核对，核对无误后依付款到期时间安排支付。在支付前

29、，出纳将付款到期的付款申请单交财务主管确认后，每周安排_天进行集中支付。采购付款除零星采购用现金支付外，其余均用网上银行转账支付，应尽可能减少用支票或其他票据。4.2.5付款。出纳依据已到期的付款申请单，在网上银行提交付款申请，并由网银复核人员进行审核，确认后完成支付，如金额在_万元以上的付款，还必须由二级复核人员进行审核确认，付款审核后，会计在付款申请单上加盖“银行付讫”章。如果用支票或其他票据进行支付，管理操作程序见收付款管理制度。4.2.6记账。付款后，出纳登记银行存款日记账，应付款会计依据付款申请单、银行付款水单在k3应付系统制作记账凭证，核销减少应付款。4.2.7每月初，结账前，应付

30、款会计编制应付账款明细表、预付账款明细表、其他应付款明细表，用于付款备查及对账。每半年及年末与供应商核对往来账，由财务出具各供应商的应付账款对账单交采购人员发给供应商核对，确认应付款、预付账款金额并回传，应付账款对账单回执由财务存档，不一致的双方查明原因加以纠正。对供应商主动发来的对账单，应付款会计首先核对，然后交财务主管审核确认并盖章。通过双方的对账，保证账实相符。4.2.8对于原物料、办公用品已入库，但供应商还未开具发票的，会计人员在月底做应付账款暂估入账，在结账前编制应付账款暂估入账明细表，并将该表每月发给相应采购人员核对，核对无误的由采购人员通知供应商及时开发票。收到发票后按上述流程进

31、行审批、记账、付款，会计人员冲销暂估账，按实际开票情况记录应付款。4.3预付账款的管理4.3.1预付款的控制。对于采购由供应商独家代理或其他具有垄断性质货物时，对方要求采取预付款的支付方式，为降低采购货物的质量风险，和财务付款风险，采购人员应尽量控制预付款的比例，以防上当受骗。4.3.2预付款申请。采购人员需要预付货款时，填写付款申请单，并附采购订单（采购材料预付款）、订货合同（如工程设备预付款）并依审批程序经核准，审批程序见4.1。经核准后将付款申请单第一联交出纳付款，第二联退回采购员用于发票收到核销预付款。预付款申请单采购人员应提前_天交到财务。4.3.3预付款支付后的管理。预付货款后，采

32、购人员应在_天内向供应商索取增值税发票。发票收到后采购人员将原付款申请单第二联与增值税发票、原物料采购入库单记账联、交采购主管审核，审核后采购员在k3系统依据入库单下推生成发票；然后交应付款会计复核单据并在k3系统审核发票勾稽入库单，核销预付款，制作记账凭证。对于部分预付款的发票，收到后还需按发票金额减去预付款金额后填制付款申请单，并按上述进行审批及账务处理。4.3.4预付款后，不能在合同规定的时间到货并收取发票的，又无正当理由的。会计人员将该笔预付款作为经办人的借款转入，按借款进行管理，必要时通知人事从工资中扣回该笔款项。4.4单据信息管理：4.4.1为保证所有采购业务凭证的合法性，所有付款

33、发票必须为税务局统一印制的增值税发票或普通发票，非正规发票或收据一律不予接收。4.4.2发票如有遗失，发票复印件不得作为记账凭证依据，采购人员应要求对方出具加盖公章与发票专用章的发票存根联复印件。如为增值税发票遗失，除提供上述发票复印件外，同时要提交对方税务局出具的发票已申报缴税的证明，财务人员方可记账，同时进行进项发票抵扣。4.4.3付款的收款单位必须与合同、订单、发票一致，不得转付其他单位。4.4.4所有传递到财务的付款单据、如发票、入库单、其他附件等一律为原件，对采购合同、协议原件财务主管审核后，留复印件，原件退申请部门交档案室。4.4.5供应商收款信息的管理：为保障供应商收款信息的准确

34、性，新增供应商或老供应商信息变更，如供应商公司名称、开户银行、账号等信息变更，采购人员应填写供应商信息变更表及时递交出纳，后附由供应商出具的加盖印章的变更说明。应付账款管理制度（五）应付账款价差处理：当月结账当企业收到的_单价与进货单价不一致的时候，就产生应付账款价差。不同的企业对于这种情形处理的方式不同。有的企业当出现这种情况时，必须要求企业撤销审核进货单，重新开采购价格变更单，然后再生成进货单，等等。这种处理方式比较严格，可以做到单据内容的统一。但是，在实际工作中，很多企业不能够严格的做到这一点。毕竟如此处理的话，会增加很多工作量，而且，对于库存成本也会产生比较大的影响。毕竟，进货单审核与

35、撤销审核，不仅仅关系到库存数量而已，还涉及到库存成本的更新。为了解决这个问题，在erp系统中，逐渐出现一种专门处理这种业务的价差处理流程。利用这支作业，可以非常方便的就解决企业的这种需求。价差流程，根据具体的业务不同，又可以分为两种，一种是当月结账的价差处理，第二种就是跨月结账的价差处理。下面我先以一家客户的价差处理流程为例，谈谈在价差流程管理中需要注意的地方。如下面的流程图，如果一家企业，在月底的时候，某张进货单上某个材料甲其进价为_元/件，数量为_件。而当月供应商送来的_上，单价为_元/件。后来发现是企业自己采购单价格错误。因为进货单已经审核，再撤销审核、删除进货单、修改采购订单价格不怎么

36、现实，此时该如何处理。第一步。价差处理需求。当进货单的价格与_的价格不一致的时候，就会触发这个价差处理需求。在了解这个流程之前，我们首先需要认识一下，这两张单据价格不一致时会产生什么样的影响。其实，这主要是对成本，包括库存成本、发料成本、产品成本等有连锁的影响。因为在erp系统中，是根据进货单的金额来统计进货成本，而不是根据应付凭单或者_金额来影响库存成本。当_中的单价跟进货单中的单价不一致的时候，必然导致erp系统中的库存成本与实际成本不一致。如根据上面的这个例子，甲材料进货单中体现的进货成本为_元，而企业实际支付的是_元。若不对整个差额进行调整的话，则后续在计算这批产品的成本时，就会少算_

37、元，从而影响到这批产品、这批订单的利润分析，甚至对后续产品的报价也会有比较大的影响。可见，这个小小的价格差，也会在erp系统中引起蝴蝶效应。所以，当出现进货单与_价格不一致的时候，一定要通过价差处理流程，来调整相关的成本，否则的话，后续很多结果都将出现比较大的误差。第二步。录入进货单。仓库部门收到货物的时候，一般不会核对货物的单价。而且，供应商送过来的送货单上往往也不会附上单价。因为有些企业有权限的控制，仓库部门是没有权力看到采购的价格信息的。所以，仓库管理员就直接根据采购单转换成进货单。进货单上的材料单价则直接来自于采购订单的价格。当采购订单上材料甲的价格错误的填写为_元的时候，仓库管理员无

38、法知晓，所以，在进货单上体现的材料单价也就为_元。此时，当进货单审核的时候，仓库中增加的甲材料的库存存货也就为_元每件。若当月，还发生发料作业的话，就更加复杂了。若采用的是先进先出的话，则按_元每件发出，若采用的是加权平均成本的话，则还需要根据公式进行调整。总之，当进货成本跟实际成本有误差的话，则材料库存金额、_成本、产品成本等等都会不准确。第三步。录入应付凭单。月底，财务根据采购部门提供的对账信息生成应付凭单。在采购员提供的_、进货单、采购单等单据上，采购员是轻松的指出甲材料的价格有错误，采购单上单价为_元，而_上单价则为_元，应以_金额为准。采购员处理起来是方便的，只需要简单的说一声即可。

39、但是，接下来留给财务人员的，可是一个烂摊子。应付凭单因为是根据进货单逐笔结转过来，因为某笔进货单上价格有错误，所以，这也必然导致应付凭单上金额有错误。为此，财务管理人员首先需要调整应付凭单的金额，根据_上的金额来进行调整。在有些erp系统中，也可以在进货单中先作调整，然后，在根据进货单生成应付凭单的时候，根据调整后的金额来生成应付凭单的，这也未尝不可。不过这里需要注意一点，一般库存存货成本调整是整合在进货单的审核流程中。而进货单审核后，对于进货单的调整一般不会影响到存货成本。所以，对于在进货单上调整的情况，仍然需要按接下来的步骤，调整库存成本。第四步。应付凭单审核。当应付凭单审核后，甲材料就产

40、生应付账款_元，但是，在进货单上显示的进货成本仍然为_元。也就是说，应付凭单审核后，仍然不会对库存成本进行调整。想想也是，若把进货成本的调整功能集成到应付凭单的审核作业中，那么每次应付凭单审核后都需要去触发“库存成本调整”作业，显然不合理，会极大增加应付凭单审核时的工作量。所以，在erp系统中，往往在应付凭单审核中，不会集成进货成本调整的功能。而是通过后续的独立的作业，来完成这个动作。所以，在实际中这里需要注意，若存在价差的情况，当应付凭单审核后、成本调整之前，财务模块中的甲材料的金额与库存管理模块中的甲材料的库存成本就存在着一个价格差。而这个价格差正是我们后续作业需要调整的。若这中间发生财务

41、稽核等事件时，就需要注意这方面的情形。第五步。生成进货单价差成本调整表。在月底进行成本调整作业之前，我们需要先生成一份“进货单价价差成本调整表”。在这份资料中，以报表的形式显示当月发生的所有价格差异的事件，并给出了参考的调整结果。如在这份资料中，会显示原先的进货成本是多少，调整后的进货成本又为多少，调增了多少。如果这批材料当月还发过料的话，在还会显示对当月发料成本的影响，以及对最终产品成本的影响情况。一般来说，最好在月底成本调整以前，先生成这一份报表。因为这份报表给管理人员，特别是产品成本会计，以一个全局的印象。这对于其后续调整、计算成本具有非常大的参考价值。而且，这份报表也可以让采购员看到其

42、后续调整的工作量，让其直观的感受到由于其工作的失误会造成什么样的连锁反应。这也有助于督促采购员更好的作好工作，最大限度的减少采购订单价格错误发生的机率。第六步。生成进货单价价差成本调整单。这里我们需要了解一个概念，就是在erp系统中表与单的差异。在系统中，报表只是一种查询或者简单的统计作用，不会对erp系统中的账产生实质性的影响。而对系统数据有实质性影响的都是单据。这主要是因为财务部门在作账时，都需要按照凭证在作账。所以，在省城进货单价差成本调整报表之后，还需要在erp系统中生成进货单价价差成本调整单。这张单据才是财务做账的依据。在erp系统中，最终对于成本的影响，也是按照这张单据的金额来的。

43、生成这张成本调整单，并由专门人员审核后，则工作就完成一半了。_说只完成一般呢。这是因为当这张“进货单价价差成本调整单”审核之后，系统只调整了甲材料的库存金额。但是，若这个材料在当月还发料生产了，甚至产品生产完成已经入库或者出货了，则还需要调整发料成本、产品的完工成本等等。这就是一些非常复杂的作业了。所以，在erp设计的时候，把它独立出来，放在月底成本计价中进行处理。不过，有些企业也就做到这一步为止。也就是说，不管当月是否存在发料的情况，只调整现有库存的材料成本，而不调整发料成本。当增加出来的库存，就在现有的库存数量上分摊。若在金额误差小的情况下，这种也不亏为一种合理的处理方式。不过，这很容易造

44、成一种意外的情况，即当某个材料已经没有库存，而又发生库存调整作业的话，则就会造成库存数量为0，但是却有库存金额的情况。此时，就需要用户进行手工调整。所以，一般情况下，笔者还是建议用户发料成本也进行调整。若需要对发料成本也进行调整的话，则在建立“进货单价价差成本调整单”单据的时候，要把它的单据性质中的成本更新码设置为“y”。只有如此，在月底成本计价作业中，才会对发料成本等后续的成本作业进行调整。第七步。月底成本计价。无论是否有价差的需求，在月底，都需要运行“月底成本计价”作业。当用户把进货单价价差成本调整单单据设置成为需要调整成本的时候，在这个作业运行的时候，则系统会考虑进货单价价差成本调整单对

45、当月成本的影响，并重新调整当月的相关成本金额。不过要注意，月底成本计价只对当月发生的成本调整负责。应付账款管理制度（六）第一条应付账款入账程序（一）、有票应付款1财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。2三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。3财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。4有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。（二）无票应付款1仓库管

46、理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。2财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。3对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。（三）应付账款1供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。2财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知商务部和物流部门。商务部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解

47、决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务经理或财务经理汇报。3对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。4生产部门应在每月_日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。5任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。6更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。（四）应付账款账龄分析1财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。2财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理和总经理作书面汇报。（五）对账1财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同商务部采购人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。2财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。应付账款管理流程图。第28页共28页