大型会议接待方案（6篇）.doc

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1、大型会议接待方案(一)会议接待方案的含义会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。(二)会议接待方案的基本内容1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。2.接待方针。接待方针即会议

2、接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费

3、用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。第2篇：大型会议接待方案一、会前准备工作1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访

4、席签、话筒，并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适宜花卉。7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。二、会务组织与服务工作1、会务人员提前_小时到达会场，反复检查会场准备情况。2、搞好会议签到、材料分发。3、落实主席台领导、发言人是否到齐。4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人

5、员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6、做好会议纪录，写好会议简报。7、组织照相。8、为与会人员预订车、船、机票等。三、会议善后工作1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。4、做好会议报道工作。第3篇。大型会议接待方案一、会前1.与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。2.提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等

6、相关方面的情况。4.确定方案，签订合同，预付定金。二、会中1.会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2.会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3.会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4.会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5.会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。6.会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7.会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8.会议服务。会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服

7、务。三、会后1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。大型会议接待方案（二）一、会前1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4、确定方案，签订合同，预付定金。二、会中1、会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒

8、店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3、会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4、会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5、会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。6、会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7、会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8、会议服务。会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。三、会后1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求

9、制作会议通讯录或花名册。3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。大型会议接待方案（三）第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水spa。住：五星酒店(国际会展)第2天08：00酒店统一安排morningcall。08：30早餐。10：00开始举行会议。12：00上午会议结束，会议成员共进午餐。13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续举行会议。18：00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向

10、高潮。19：30-21：_组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。21：00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、棋牌等)，休息。住：五星酒店(国际会展)第3天08：00酒店统一安排morningcall。08：30早餐。脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09：00游览。11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。13：00前往历史名镇参观。会议行程结束。报价：元服务标准及费有分列报价：车：空调旅游车(含接送、第3天旅游用车)、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐(八菜一汤，十人一桌

11、)、赠：旅游责任保险、旅游意外险_万元/人。横幅一条、摄像制作一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：1、交通费用：交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、2、会议室/厅费用/具体可细分为。(1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经

12、包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，

13、租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会

14、议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐：早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到_，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取

15、费用)(2)、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收_左右的服务费。(4)、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中

16、式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者

17、可自带，也可委托代理6、演员及节目。通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。二会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较

18、各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。常见的会议设施：1、屏幕2、投影仪(胶片投影仪及多媒体投影仪)3、录像机4、vcd5、音响6、话筒(有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风)7、镭射笔8、幻灯

19、机9、讲台10、舞台11、夹纸板12、大白板13、签到台14、名片簿15、马克笔16、铅笔17、信签18、会议桌椅19、插线板20、彩电21、横幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席台26、盆景27、鲜花28、背景板30、隔板31、灯光照明32、同声翻译系统33、产品租赁按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到在商会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。餐饮安排根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列

20、。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。大型会议接待方案（四）大型会议礼仪接待会议接待的礼仪常识根据参加会议的人数不同、会议接待的

21、准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。根据会议规模，确定接待规格。发放会议通知和会议日程。会议_必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、会议的地点、会议的主题以及会议的参加者、会议的会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随

22、会议通知一起发放。选择会场。选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行

23、检查，不能够因为上次会议是从这里开的，没出什么问题，就草率地认为这回也会同样顺利。否则，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会召集会议，一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

24、这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于_人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位

25、为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。准备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。会前的检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。签到。设一张签字台，配上_名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再

26、递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户

27、，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模

28、拟训练，避免会场上出现混乱。如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。会后的服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接

29、待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。清理会议的文件根据保密原则，回收有关文件资料。整理会议纪要。新闻报道。主卷归档。大型会议接待方案（五）会议接待流程1会议资料准备1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。2：会议资料(主办单位提供)3：领导发言稿(主办单位提供)4：报到册、会议指南、会议日程、参会者到达消息。5：项目执行情况资料(主办单位提供)6：展板所属图片(主办单位提供)7：广告牌设计稿8：欢迎布标、会议室布标9：会议礼品(按参会人数准备)10：会

30、议代表证2设备及设施准备1.桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。2.签到簿

31、、名册、会议议程签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、笔在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。4.各种视听器材现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正

32、常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。5.资料、样品如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。6.会标、背景板、展板会标一般指会议名称和会议标语横幅。为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面)，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、

33、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。3会前准备工作1。根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。2。据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3。提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。4。提前两天完

34、成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。5。与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四：会议其它费用开支预算1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：

35、照相、摄像10：其它_人员安排1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务5发票的开据在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据

36、代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。6会议接站会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。7会议报到1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”2。报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。3。提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券5：代表报到后，由行李员引导

37、入住，同时办理行李寄存6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表7：会务组_小时有专职会议，随时接待安排参会代表8会议期间1：要求酒店落实叫早服务2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行3：会议室布置情况落实4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程9会议结束工作1：会议结算1。大型会议接待方案（六）根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪

38、要求也不同。首先是会议的筹备工作。根据会议规模，确定接待规格。发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。选择会场。选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考

39、虑。最好是达到一下标准：第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。第三。附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为上次会议是从这里开的，没出什么问题，就草率地认为这回也会同样顺

40、利。否则，可能会造成损失。第四。要有停车场。现代社会召集会议，一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地

41、看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10_人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。准备会议资料。会务组应该准备有关会

42、议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。签到。设一张签字台，配上_名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应

43、经常向会议组织者汇报到会人数。引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上

44、的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人

45、员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。会后服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。送别

46、根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。清理会议文件根据保密原则，回收有关文件资料。整理会议纪要。新闻报道。主卷归档。会议总结举例会议接待方案为成功圆满接待_，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。原则。河南康辉国际旅行社本着热情、周到、安全、卫生、快捷的宗旨确保圆满完成任务。一、接待前准备：1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人_、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。二、接站：根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。三、旅游及行程的安排：1、导游要求：知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。2、车辆要求：安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。四、旅游保险：确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保_万元旅游人身意外伤害险。第28页共28页