秘书学第四章信息与调查研究

《秘书学第四章信息与调查研究》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书学第四章信息与调查研究（30页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、第 四 章 信 息 与 调 查 研 究第 一 节 秘 书 的 信 息 观一 、 信 息 的 特 征 与 作 用(一 )信 息 的 定 义 事 物 散 发 的 具 有 新 内 容 、 新 知 识 的 消 息 ， 诸 如 信号 、 情 况 、 情 报 、 指 令 、 数 据 等 可 感 知 的 形 态 。 （ 二 ） 信 息 的 主 要 特 征 、 客 观 性 、 传 输 性 、 时 效 性 、 共 享 性 、 开 发 性 （ 三 ） 信 息 的 作 用 、 信 息 是 社 会 发 展 所 必 需 的 重 要 资 源 、 信 息 是 正 确 决 策 的 基 础 、 信 息 是 科 学 研 究 的

2、向 导 和 保 障 二 、 秘 书 与 信 息(一 )秘 书 职 能 信 息 、 什 么 是 秘 书 职 能 信 息 秘 书 在 职 能 活 动 中 ， 随 时 都 可 能 被 动 或 主 动 地通 过 语 言 、 文 字 、 电 磁 波 以 及 情 态 等 物 质 载 体 ， 感受 或 者 接 收 领 导 、 职 能 部 门 、 一 般 群 众 所 产 生 的 指令 、 要 求 、 情 况 、 情 绪 等 社 会 信 息 ， 来 自 这 些 信 息源 的 信 息 ， 被 称 之 为 秘 书 职 能 信 息 。 、 秘 书 职 能 信 息 的 分 类 按 社 会 活 动 领 域 分 ， 信 息

3、 可 分 为 政 治 信 息 、 经 济 信 息 、科 技 信 息 、 思 想 信 息 ； 按 载 体 分 ， 信 息 可 分 为 口 头 信 息 、 书 面 信 息 、 电 磁 波 信 息 、 情 态 信 息 ； 按 来 源 分 ， 信 息 可 分 为 内 部 信 息 、 外 部 信 息 、 领 导 信 息 、 部 门 信 息 、 群 众 信 息 ； 按 运 用 范 围 分 ， 信 息 可 分 为 通 用 信 息 、 专 门 信 息 ； 按 价 值 分 ， 信 息 可 分 为 有 效 信 息 、 无 效 信 息 、 干 扰 信 息 。 (二 )秘 书 的 信 息 观 念 、 信 息 工 作

4、是 贯 穿 秘 书 职 能 活 动 的 普 遍 形 式 、 秘 书 信 息 工 作 状 况 同 秘 书 职 能 效 应 密 切 相 关 （ 三 ） 驾 驭 信 息 的 原 则 、 敏 于 感 受 信 息 ， 强 化 信 息 处 理 的 时 效 性 、 精 于 鉴 别 信 息 ， 增 强 信 息 提 供 的 针 对 性 、 善 于 取 用 信 息 ， 确 保 信 息 驾 驭 的 高 效 性 （ 四 ） 处 理 信 息 的 主 要 环 节 、 信 息 搜 集（ 1） 增 强 信 息 搜 集 的 目 的 性 与 主 动 性（ 2） 积 极 广 泛 地 开 辟 信 息 源（ 3） 注 意 信 息 收

5、集 的 广 度（ 4） 拓 宽 信 息 搜 集 的 多 种 渠 道 、 信 息 加 工( )信 息 筛 选 信 息 筛 选 的 步 骤 一 般 是 ： 对 信 息 进 行 鉴 别 和 判 断 ； 选 择 有 用 的 信 息 ； 修 正 和 补 充 不 完 整 的 信 息 秘 书 系 统 信 息 筛 选 的 方 法 通 常 有 ： 联 系 法 查 重 法 比 较 法 （ 2） 信 息 研 究 把 握 全 面 信 息 、 重 点 信 息 和 典 型 信 息 ； 加 强 信 息 的 超 前 性 和 预 测 性 ； 搞 好 信 息 的 综 合 研 究 和 开 发 利 用 ； 善 于 把 定 性 分 析

6、 和 定 量 分 析 结 合 起 来 。 （ 3） 信 息 编 写写 的 主 要 种 类 有 ： 撰 写 改 写 缩 写编 的 主 要 种 类 有 ： 单 篇 编 发 信 息 汇 编 文 件 汇 编 、 信 息 传 递（ 1） 控 制 信 息 投 向 和 传 递 范 围（ 2） 熟 悉 信 息 传 递 的 方 式（ 3） 确 保 信 息 传 递 的 有 效 性 、 信 息 存 贮( )秘 书 系 统 信 息 存 贮 的 主 要 步 骤 ： 登 记 编 码 存 放( )信 息 存 贮 的 要 求 ： 全 面 系 统 安 全 可 靠 、 信 息 检 索信 息 检 索 工 具 有 四 大 类 ：（

7、1） 目 录 （ 2） 文 摘（ 3） 索 引 （ 4） 信 息 指 南 第 二 节 秘 书 信 息 的 获 取一 、 调 查 研 究 的 含 义 及 作 用(一 )调 研 的 含 义 调 查 研 究 是 有 目 的 有 计 划 地 使 用 科 学 方 法 ， 考 察 、获 取 及 分 析 、 整 理 客 观 信 息 的 一 种 社 会 活 动 。 “ 调 查 ” 是 指 通 过 有 目 的 的 感 受 、 考 察 而 取 得 客 观信 息 的 过 程 ， 属 于 感 性 认 识 活 动 ； “ 研 究 ” 是 指 对 已 取得 的 客 观 信 息 进 行 归 纳 、 分 析 以 寻 求 内

8、在 联 系 与 切 实 结论 的 过 程 ， 属 于 理 性 认 识 活 动 。 调 查 是 研 究 的 基 础 和 前提 ， 研 究 是 调 查 的 发 展 和 深 化 ， 两 者 虽 有 先 后 之 分 ， 但又 是 互 相 贯 通 ， 彼 此 渗 透 ， 不 可 分 割 的 。 （ 二 ） 调 查 研 究 在 秘 书 工 作 中 的 作 用 、 调 查 研 究 是 秘 书 人 员 的 重 要 职 责 、 调 查 研 究 是 秘 书 人 员 做 好 各 项 工 作 的 基 础 、 调 查 研 究 是 秘 书 人 员 辅 助 决 策 的 关 键 环 节 二 、 秘 书 调 研 类 型 和 特

9、 点(一 )调 研 的 类 型( )主 动 型 调 研 ， 即 秘 书 人 员 未 受 委 托 而 自 行 从 职 能 需要 出 发 ， 主 动 去 获 取 、 整 理 有 效 信 息 的 调 研 活 动 。( )被 动 型 调 研 ， 即 秘 书 人 员 接 受 委 托 并 受 制 于 委 托 意图 ， 被 动 去 获 取 、 整 理 信 息 的 调 研 活 动 。 （ 二 ） 秘 书 调 研 的 特 点 、 切 合 领 导 工 作 的 需 要 、 注 重 时 效 并 带 有 突 击 性 、 与 信 息 、 督 查 工 作 相 结 合 、 与 基 层 建 立 定 点 联 系 三 、 调 查

10、研 究 的 原 则(一 )实 事 求 是注 意 正 确 处 理 几 个 关 系 ： 、 直 言 与 遵 示 的 关 系 、 客 观 与 条 文 的 关 系 、 真 理 与 众 说 的 关 系 （ 二 ） 近 源 亲 受 所 谓 “ 近 源 亲 受 ” 是 指 秘 书 切 近 信 息 源 ， 亲 自经 历 和 直 接 感 知 的 调 研 活 动 。 （ 三 ） 切 题 有 效 秘 书 调 研 应 正 确 理 解 和 把 握 命 题 ， 并 紧 扣 命 题 去获 取 有 效 信 息 。 如 果 对 调 查 课 题 分 析 不 够 ， 调 研 中 脱离 命 题 ， 就 可 能 被 各 种 信 息 所

11、 困 惑 萦 绕 ， 不 知 所 向 ，也 就 难 以 定 向 获 取 信 息 。 （ 四 ） 追 求 效 率 时 效 是 信 息 活 动 的 命 脉 。 调 研 任 务 往 往 要 在 限 定 的时 间 内 完 成 ， 有 时 本 来 有 价 值 的 信 息 ， 由 于 错 过 了 运 用时 机 ， 就 毫 无 用 处 。 四 、 调 查 研 究 的 方 法(一 )调 研 的 准 备 工 作 、 弄 清 调 研 目 的 、 明 确 基 本 要 求 、 把 握 任 务 时 限 （ 二 ） 常 用 的 调 研 方 法 、 现 场 观 察 、 个 别 访 查 、 集 体 座 谈 、 书 面 问 卷

12、 、 查 阅 资 料 、 综 合 统 计 （ 典 型 统 计 抽 样 统 计 普 查 统 计 ） 请对下面案例中的信息工作进行评析： 某 地 级 市 遭 受 夏 季 特 大 洪 水 的 袭 击 。 在 全 省 及 兄 弟 省的 支 援 下 ， 发 放 给 灾 民 的 衣 物 达 178.94万 件 ， 夏 秋 两 季 灾民 的 穿 衣 问 题 已 解 决 。 但 由 于 捐 赠 的 衣 物 中 ， 过 冬 的 棉 衣棉 被 所 占 比 例 很 小 ， 市 委 办 公 室 为 此 给 省 委 办 公 厅 发 了 一条 救 灾 信 息 ， 请 求 上 级 帮 助 解 决 灾 民 的 过 冬 衣 被

13、 问 题 。 当时 ， 仅 知 道 棉 被 约 占 下 发 衣 物 总 数 的 0.4%， 棉 衣 、 绒 衣等 数 量 不 详 。 为 统 计 所 缺 棉 衣 棉 被 的 数 字 ， 市 委 办 公 室 以已 发 放 的 178.94万 件 衣 物 为 参 照 数 ， 按 每 100件 （ 套 ） 衣物 应 配 发 棉 被 10床 、 棉 衣 20件 的 一 般 标 准 ， 推 测 全 市 灾民 共 缺 棉 被 10万 套 ， 棉 衣 20万 件 。 并 且 将 这 一 数 字 用 于信 息 的 标 题 ： 市 灾 民 过 冬 尚 缺 棉 衣 棉 被 30万 件（ 套 ） 。 信 息 发 出

14、 后 ， 省 委 领 导 非 常 重 视 ， 即 批 示 有 关 部 门将 情 况 了 解 清 楚 后 设 法 帮 助 解 决 。 省 民 政 厅 接 领 导 批 示后 ， 立 刻 部 署 该 地 级 市 及 其 受 灾 各 县 的 民 政 部 门 落 实 领导 指 示 ， 采 取 措 施 逐 乡 逐 村 地 摸 清 今 冬 灾 民 穿 衣 盖 被 情况 ， 根 据 有 无 自 救 能 力 分 类 排 队 ， 逐 户 登 记 ， 测 算 出 需要 棉 被 2000床 ， 棉 衣 1600件 ， 绒 衣 4000件 、 绒 裤 2000件 ，拨 款 275万 元 ， 这 样 就 可 基 本 解

15、决 受 灾 群 众 过 冬 衣 被 的问 题 。 答 题 要 点 1、 该 市 委 办 公 室 急 灾 民 之 所 急 ， 及 时 报 送 信 息 ，这 是 可 以 肯 定 的 。 但 他 们 对 事 关 重 大 的 数 字 统 计 不 客观 、 不 科 学 ， 没 有 迅 速 调 研 ， 是 工 作 虚 浮 的 表 现 。 2、 信 息 是 领 导 决 策 的 基 础 和 依 据 ， 秘 书 提 供 信 息必 须 真 实 、 准 确 ， 不 能 呆 在 办 公 室 主 观 推 测 。 假 如 省委 领 导 和 有 关 部 门 仅 仅 根 据 该 市 委 办 公 室 的 一 条 救 灾信 息 决 策 ， 不 作 进 一 步 的 调 查 ， 那 就 会 给 国 家 增 加 不必 要 的 经 济 负 担 和 影 响 全 局 的 救 灾 工 作 。 3、 省 民 政 厅 的 工 作 作 风 和 工 作 方 法 是 可 取 的 。 要了 解 实 际 情 况 ， 必 须 做 深 入 细 致 而 又 注 重 时 效 的 调 查研 究 。