公文写作理论与实务课件

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1、公文写作理论与实务一、公文概述 （一）公文的定义。（一）公文的定义。公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文，也就是我们平常所讲的文件。2公文写作理论与实务 自古以来各级领导和组织均十分重视公文。著名的出师表（诸葛亮）、陈情表（李密）等就是通过公文形式向皇帝或上级请示、报告的出色范例。（古代公文文种就非常多，比较常见的有“

2、诏、命、典、律、制、诰、敕、令、奏、疏、议、表、檄、牒”等）。毛泽东同志非常重视公文和各种文字工作，“革命靠二杆子，一是枪杆子，二是笔杆子。”就是他对文字工作的高度评价。早在1928年建党初期，党中央就发出关于文书工作的通知。1931年，又拟制了文件处置办法。3公文写作理论与实务（二）公文的特点。1.法定的权威性。来自于制发机关的权威性和合法地位，体现领导权威、法律权威或指挥权威。2.特定的效用。为了现实的特定工作，或为了完成特定的现实任务而作，即现实执行效用。3.规范的格式。新的党政机关公文处理条例和党政机关公文格式国家标准都对公文格式作了明确、具体、详尽的规定。包括版面、装订、各要素编排等

3、都有明确规定。这是公文的性质决定的。4.严格的程序。条例中也有明确规定。公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。4公文写作理论与实务（三）公文的作用。（三）公文的作用。在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。企事业单位要行使职能，开展公务活动，都离不开文件。1.领导与指导作用。通过制发文件来部署各项工作，传达意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。2.行为规范作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。3.传递信息作用。上级领导机关通过批阅

4、下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就能及时掌握了下级机关的信息动态。下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。5公文写作理论与实务（三）公文的作用（三）公文的作用4.公务联系作用。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。5.凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。上述作用都是公文的现行效用。一份公文，使命完成后也就从现行公文变成历史文献，仍然具有可供查考的历史凭证作用。6公文写作理论与实务二、公文的分类文种，即公文种类的简称

5、。公务文书的文种，根据其使用范围、行文方向和公文往来的行文关系、行文规则而定。规范性公文：根据新的党政机关公文处理条例，目前共有15个文种，即决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。根据行文方向可分为上行文（请示、报告）、下行文（决议、决定、命令公告、通告、通知、通报、批复意见）、平行文（函、议案）。7公文写作理论与实务二、公文的分类非规范性公文：有的也称应用文，有调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、各种讲话稿、简报信息、介绍信、证明信、感谢信、贺电、决心书、保证书、倡议书、申请书、海报、讣告、唁电、请柬等等。8公文写作理论与实务二、

6、公文的分类 1.决议：用于会议讨论通过的重大事项。特点是制发程序上的规范性，内容上的针对性，效力上的权威性，适用对象上的普遍性，思想上的指导性。举例：关于建国以来党的若干历史问题的决议。2.决定：用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位、人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。举例：关于开展向吕先真同志学习活动的决定 3.命令：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。特点是权威性，强制性，严肃性。9公文写作理论与实务二、公文的分类 4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。特点是重要性、权威性，内容上庄严性，形式上多样性，使用上习惯性、新闻

7、性。举例：中美三个联合公报 5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。特点是发文机关的特定性，内容上的庄重性，告知范围的广泛性，传播的公开性。举例：浙江省农业厅公开选调公务员公告 10公文写作理论与实务二、公文的分类 6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告是在一定范围内公布应当遵守或周知事项时使用的文种，公开性、周知性、通俗性。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。特点是写作形式的特定性、指导性、原则性、针对性。举例：关于深入推进农业依法行政工作的意见，关于加快构建新型畜牧产业体系促进畜牧业现代化建设的意见11公文写作理论与实务二、公文的分类 8.通知：适

8、用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是使用频率最高、适用范围最广的文种。批转性通知：上级机关发布下级机关来文；转发性通知：下级转发上级或平行、不相隶属机关之间；印发性通知：印发准则、条件、规定、办法、要点、规划、纲要、计划等。举例：转发农业部办公厅关于做好农民专业合作组织统计监测分析工作的通知12公文写作理论与实务二、公文的分类 9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。特点是很强的目的性和时效性。举例：关于表彰2011年度全省畜牧兽医工作先进集体和先进个人的通报 10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

9、特点是广泛性、陈述性，单向性，事后性。举例:关于全国现代农业建设现场交流会情况的报告13公文写作理论与实务二、公文的分类 11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。特点是内容针对性、规定性；逐级请示，单一性，一事一请示。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。特点是针对性、权威性、简明性，原则上一事一批复。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。特点是制作主体的法定性，内容特定性，提请的时效性，建议的可行性，办理的程序性。举例：关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案14

10、公文写作理论与实务二、公文的分类 14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。特点是广泛性、灵活性、单一性（就某个问题协商）。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。举例：浙江省农业厅厅务会议纪要15公文写作理论与实务二、公文的分类文种使用常见错误：1.缺少文种；2.使用非法定文种；3.文种重叠（请示的函，通知的通知的通知）；4.生造文种（总结报告、申请报告、说明、紧急通知）；5.文种作为公文标题，文种混用（既是报告又是请示）；6.同类公文使用不同文种、错用文种。16公文写作理论与实务三、公文的格式党政机关公文处理工作条例重新制定后，对原来的国家行政

11、机关公文格式进行修订，标准名称改为党政机关公文格式。党政机关公文格式（GB/T9704-2012)的国家标准于6月29日发布，并从7月1日起开始实施。包括公文用纸幅面尺寸及版面要求、印制装订要求、公文格式各要素编排规则、公文中的横排表格、公文中计量单位、标点符号和数字的用法、公文的特定格式等11个章节。17公文写作理论与实务三、公文的格式党政机关公文处理条例第三章第九条对公文格式的定义：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文版式按照新的党政

12、机关公文格式国家标准执行。18公文写作理论与实务三、公文的格式 1.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。2.字数和行数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。3.发文字号：年份应标全称，用六角括号2012，其他小括号、中括号、大括号都是不规范的。19公文写作理论与实务三、公文的格式 4.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，较长的标题排列应当使用梯形形式。5.主送机关：居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。20公文写作理论与实务三、公文的格式 6.正文：一般用3号仿宋体字，文中结构

13、层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1.”、（1）标注，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。7.附件：附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件：1.XXXXXXX2.XXXXXXX21公文写作理论与实务三、公文的格式 8.页码。5页内容以上的一般插入页码，方便查询。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。9.纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编

14、排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。22公文写作理论与实务三、公文的格式标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。公文格式的重要性举例：一份公文将版记置于附件之前，就意味着该份公文的附件是无效的。如果在法庭上这份公文作为诉讼证据，法官就可以依据公文格式判定该份公文的附件为无效。文件格式举例：23公文写作理论与实务四、公文的拟制党政机关公文处理条例第五章公文拟制公文的拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文起草要求：一、符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文

15、机关意图，并同现行有关公文相衔接。（网上看到的不规范公文）二、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。三、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。24公文写作理论与实务四、公文的拟制四、文种正确，格式规范。五、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。六、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。七、机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。网上引起反响的不规范公文。25公文写作理论与实务四、公文的拟制 公文标题写法：公文标题一般由发文机关、事由、和文种三部分构成。如中共中央办公厅国务院办公厅关于印发

16、党政机关公文处理工作条例的通知，发文机关是中共中央办公厅国务院办公厅，事由是印发党政机关公文处理工作条例，文种是通知。这是一个三部分要素齐全的标准式标题。标题的作用在于揭示公文的主要内容及行文目的，便于公文的登记、处理和查询。撰写公文标题时，应把握以下几点：26公文写作理论与实务四、公文的拟制 1.准确简明。标题是公文的眉目，文字力求简明扼要，并能准确概括地表明公文的主题。关于贯彻中发201214号文件的通知，主题就不明确。改为关于贯彻中发201214号文件做好公文管理的通知就比较贴切。公文标题介词重复使用，如“关于对某某事项的通知”，其中的“关于”和“对”重复，一般情况下，不使用对。又如“关

17、于某某有关问题的通知”，既然写了“关于”，就不应该再写“有关”。27公文写作理论与实务四、公文的拟制 2.选定文种。请示报告要区别。3.避免重复。在批转和转发公文时，关于和通知不要再重复。4.位置恰当。2号小宋，可分一行或多行居中排列。排列要对称、美观、间距恰当，会行时做到词意完整，不得把人名、地名、机关名称等专用名词及主词拆开排列，如“关于XX山上海外游客剧增的报告”，如果在山这里回行就容易误读。此外，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题过长或中间需要停顿的，可用空格或换行方式表述。28公文写作理论与实务（一）通知 1.类型：部署工作，批转文件，任免干部、召开会议、传达事

18、项。2.结构：以部署工作通知为例。A、总说（背景，目的，意义，依据，过渡语）为，根据，现将有关事项通知如下：B、通知事项（可分一、二、三、）C、结尾语（三种情况：以上通知请认真执行，特此通知，请遵照执行等。可省略）3.注意事项：通知要求一定要有可操作性。29公文写作理论与实务（二）请示 1.类型：请示批准，请求批复。2.结构：起因（事由、背景），理由（目的），事项，结尾语。3.注意事项：请示要一文一事；要考虑到上级的审批权限和承受能力。最后要写上联系人、联系电话。请示结尾语一般写成“以上请示妥否，请示复。”30公文写作理论与实务三、报告 1.类型：汇报工作，报送文件，反映情况。2.结构（以汇报

19、工作为例）：总说；成绩；做法（体会）；不足（问题）；打算；结尾语（“以上报告如有不当，请指正”或“特此报告”）。报告可以批转。3.注意事项：突出重点（、），要真实。报告文章忌繁（长不等于繁）。特别是总结报告，要字字提炼，句句精湛，不能有废话。31公文写作理论与实务（四）会议纪要 顾名思义即把会议的要点记录整理。1.类型：一般会议纪要，办公会议纪要（常有决策性的）。2.结构：会议简况（时间、地点、主持人、议题、出席者，必要时加列席者）；会议经过（会议听取了的汇报，或围绕.进行了认真讨论）；会议观点（“会议认为，会议强调，会议提出”等，都可另起一行）；会议成果（实的，会议决定如下事项（意见）.；结

20、尾语（“会议最后要求，会议号召”选其一）。其中、可合并写；如无实质内容，可略。32公文写作理论与实务（四）会议纪要会议纪要没有抬头主送单位、落款、日期。最好做专门红头。红头下标题：会议议题：一、二、三，或：关于问题如果会议议题有多个，则写一个总况，然后分三个方面分述。3.注意事项：会议决定意见以主持人（或最高领导）讲的为准。会议纪要一般要用印发的形式下发。33公文写作理论与实务（五）批复1.类型：一般批复，重要批复。2.结构（以重要批复为例）：收文情况（写全）；批复意见；补充要求；结尾语（特此批复，视情而定）。去掉就是简单批复。3.注意事项：补充要求要有针对性。34公文写作理论与实务（六）函

21、1.类型：去函、复函。按事务性质可分为建议咨询函、商洽函、照知函、催办函、答复函等。形式灵活，可编文号。现在越来越常用。2.结构：事由；内容和要求；结尾语。结尾语：以去函为例。“以上请予支持为盼”；特此去函。如请对方答复，则“以上意见当否，请予函复。”3.注意事项：函的语言要得体，称对方加“贵”字。要始终使用谦称。有时形式大于内容。35公文写作理论与实务（七）通报 1.类型：表扬、批评、交流。2.结构（以批评通报为例）：总说（定性、目的、依据、过渡语）；事情经过；原因分析（主观的、客观的，多从主管找）；处理情况（如无，不写）；要求。表彰性通报：总说决定（为表彰先进，弘扬正气，决定）要求（各地要

22、学习）36公文写作理论与实务（八）通告 一般是具有一定权限、一定管理职能的权力机关发文。分公司、支公司都可发。结构：起因通告内容迁址通告、更改电话，停办业务的通告根据规定，分公司从月日起停办业务，现将有关事项通告如下：1.XXXXX2.XXXXX通告无抬头，结尾语一般用“特此通告”以加重语气。通告应印鉴。通告可联合发文，联合印鉴，通告一般不编文号。37公文写作理论与实务（九）工作总结工作总结是机关、单位或个人对前一段时间内的工作回顾、检查和反思，通过综合、归纳、分析，找出经验、教训，并使之条理化、系统化，以便指导今后工作或启发创新思维时形成的文字材料。分类上有工作总结、思想总结、学习总结、专项

23、活动总结、个人述职报告等，有年度总结、半年总结、季度总结、每月小结等。结构：一般分三部分：1.总结概述。提纲挈领地用最精练的语言对前一段工作作出评价（帽）。这一段是总结中最精练的部分，能否概括得好，中肯贴切，实事求是，是衡量总结质量的标志。38公文写作理论与实务（九）工作总结 2.总结的内容（主干），通常分若干小标题，把工作的成绩、做法、经验条理化，使之重点突出，眉目清晰。这部分关键是把标题提炼好，把事例作精心选择，精心组织，精心安排。3.存在的问题和今后打算。问题要找得准，切中时弊。（找问题是今后采取措施的基础，因此，对问题的分析要全面、精辟。一项工作、一次实践失败不可怕，可怕的是连教训也总

24、结不出来，总结既要总结经验，又要总结教训，以便为今后工作提供向导）今后打算就是建立在已有的成功经验和失败的教训上的。39公文写作理论与实务（十）工作计划 是对以后一定时间内的工作、活动作出安排时使用的文件。包括：计划、规划、纲要、方案、打算、安排、设想、要点、意见等。分类：一般时间较长、具有客观指导意义且安排比较原则的称计划、规划、纲要、要点等；时间短、安排比较具体的计划称方案、意见、安排；初步的、意向性的、非正式计划则称打算、设想等。结构一般分两部分：一是目标、任务和要求；二是实施方法和措施。长期的计划、规划等往往在第一部分前面还要加指导思想。一般性计划类公文现在多采用表格式替代，但重要的、

25、长期的还是要用文字。40公文写作理论与实务（十一）调查（研）报告 就某单位或某问题的情况进行调查研究，综合分析后所形成的书面材料。调查报告的典型特点是：对同一问题、同一文件的调查，因调查主体、立场、方法、观点不同，可得出不同的结论。有时多次调查，一次一个样。标题：内容+文种。无抬头。发送范围大小伸缩性很大。结构一般分三部分：起因，调查情况和事实，结论和建议。41公文写作理论与实务（十一）调查（研）报告起因用极简朴语言概括。调查情况和事实，包括调查主体、调查时间、地点、被调查对象、调查方式、调查经过等，是调查的主要内容，主要是了解掌握客观事物的实际情况，以便从中引出合乎道理的结论。结论和建议部分

26、，是根据调查而作的分析，得出结论，提出对策、建议。调查报告一般的落款是：“调查组”（必要时列调查组成员名单），一般不鉴印，特殊时由被调查单位出具“情况属实”的字样说明或鉴印。42公文写作理论与实务（十二）工作报告 工作报告：是根据有关章程、规定所作的提请代表、委员审议的讲话材料。工作报告一般要印发或形成决议，使之具有规范性效力。内容上不同于一般讲话，讲前要集体通过一定程序加以研究、确定，内容体现的不是个人意见，而是组织意见。语言庄重，避免过分口语化。报告人不脱稿，不临场发挥。个别需要解释的内容一般也不当场解释。这就要求用语、用字准确，明白无误。标题可以有主、副两个。主标题是概括内容提练出来的题

27、目，副标题则是报告人、会议名称、时间。43公文写作理论与实务（十二）工作报告抬头称谓比较规范，工作会议称“同志们”，职代会称“各位代表”。结构分四部分：一是引语（我代表或受委托向大会作，请各代表审议）。二是前段时间的工作基本情况和评价（成绩、问题）三是当前的形势和任务。四是下步工作和要求，结束语。工作报告有较强的程式化，关键就要看内容的翻新。做到“年年岁岁花相似，岁岁年年人不同”。44公文写作理论与实务（十三）致辞1.开幕词：一般是在正式的大型的重要会议上，由会议主持人或选定的人员宣布会议开幕，同时向与会人员介绍会议的组织情况、指导思想、意义、任务、议程，并对参加人员表示欢迎，对会议预致祝贺、

28、祝愿成功等所用的文种。要求简洁明快，语言生动流畅，使会议之始就形成隆重、热烈的气氛。2.闭幕词（不同于会议总结）：结束时由主持人或选定的人员对整个会议作简要总结、评价，同时对会议贯彻落实提出工作任务、要求、希望、发出号召等。45公文写作理论与实务（十三）致辞 3.主持词：是会议主持人主持会议对会议议程所作的条目式讲稿（大型会议、议程较多时尤其重要）。一般会议不单独致开幕词，主持词即为开幕词。主要结构：简谈意义，简要说明议程安排，然后按议程一项一项进行。以上“三词”往往串在一块由主持人讲。46公文写作理论与实务（十三）致辞 4.贺词（祝词）：现场讲。是举行典礼、大型会议、宴会时，主持人或祝贺人表

29、示良好愿望或祝贺之类的讲话。有祝福词、奠基贺词、庆典贺词、会议贺词、开业贺词等。祝（贺）词的要领是简短得体，恰如其分，热情洋溢，情真意切。结构：祝贺语+简要经历或意义+祝愿和希望。47公文写作理论与实务（十三）致辞 5.贺信（贺电）。是向有关单位或个人表示祝贺时使用的文书材料。不在现场，发函或电。下列情况可发贺信（电）：某项工作取得突破性进展或获巨大成功，上级机关可发贺信；重大会议召开，有关单位致贺；某公司、团体成立、周年致贺；某人当选要职，有关方面致贺等。贺信标题，一般情况只以文种作标题，即上方居中两个大字“贺信”；郑重的要加发主体、事由、文种三部分。48公文写作理论与实务（十三）致辞 抬头

30、的有关方面不能遗漏。结构：事由+贺词。事由主要评价事情的意义、作用。贺词除表示祝贺外，要表示祝愿和希望。贺信往往由收到贺信一方在公众场合当众宣读，因此语言要便于上口。贺信篇幅不可太长，一般以不超过千字为宜。落款用全称，以示庄重，一般可不鉴印。49公文写作理论与实务（十三）请柬（邀请信）是邀请有关单位或个人参加某项活动或会议使用的文书。有两形式：一是常见的印刷式（制式）请柬，只需填上活动的时间、地点通知对方即可；二是文字式邀请，可以比较详细地介绍邀请的起因、理由。二者一般用于隆重的、纪念性的活动、会议，而且只对贵宾使用。一般性会议和一般人员不采用请柬。三要素：一是被邀对象要明确；二是邀请事由、活动内容要明确；三是时间地点要明确。落款时个人应签名、单位或组织应鉴印，以示庄重。附联系人信息，以便方便沟通联络。50公文写作理论与实务（十四）倡议书 是为推动某项工作的开展，向有关人员提出建议、发出号召使用的文书材料。结构：三部分，一是起因，即倡议的原因、目的、意义等；二是倡议的内容；三是结尾语。结尾一般可用“让我们”或“我们相信，只要，就”。一般有抬头（即向谁倡议）。写倡议书应善于把握群众情绪，有广泛的群众基础，方能产生“一呼百应”的效果。否则曲高和寡，响应者了了则失去价值意义。结束要落款。51公文写作理论与实务52公文写作理论与实务