物业管理档案管理

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1、讲师：刘杰讲师：刘杰F第一节第一节第一节第一节 物业管理档案的概念与分类物业管理档案的概念与分类物业管理档案的概念与分类物业管理档案的概念与分类F第二节第二节第二节第二节 物业管理档案的收集与整理物业管理档案的收集与整理物业管理档案的收集与整理物业管理档案的收集与整理F第三节第三节第三节第三节 物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案的检索利用与保存F第四节第四节第四节第四节 物业管理企业信用档案物业管理企业信用档案物业管理企业信用档案物业管理企业信用档案第一节第一节 物业管理档案的概念与分类物业管理档案的概念与分类一、档案的定义一、档案

2、的定义一、档案的定义一、档案的定义二、物业管理档案的内容二、物业管理档案的内容二、物业管理档案的内容二、物业管理档案的内容三、物业管理档案的分类方法三、物业管理档案的分类方法三、物业管理档案的分类方法三、物业管理档案的分类方法四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放一、一、一、一、档案的定义档案的定义档案的定义档案的定义 档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。始记录的信息内容。二、物业管理档案的内容二、物

3、业管理档案的内容二、物业管理档案的内容二、物业管理档案的内容 物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主、物业使用人的权属档案资料、料和验收文件，业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。相关合同资料等。三、物业管理档案的分类方法三、物业管理档案的分类方法三、物业管理档案的分类方法三、物业管理档案的分类方法 （一）年度分类法（一）年度分类法（一）年度分类法

4、（一）年度分类法l l定义：定义：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。分成各个类别。l l特点：特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。便于按年度查阅利用档案。（二）组织机构分类法（二）组织机构分类法（二）组织机构分类法（二）组织机构分类法l l定义定义定义定义：按照立档单位的内部组织机构，把全

5、宗内的档案分成：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。各个类别。各个类别。各个类别。l l特点特点特点特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专

6、业查阅档案。（三）事件分类法（三）事件分类法（三）事件分类法（三）事件分类法l l定义：定义：定义：定义：按照全宗内档案反映的事件进行分类。又称为事由分按照全宗内档案反映的事件进行分类。又称为事由分按照全宗内档案反映的事件进行分类。又称为事由分按照全宗内档案反映的事件进行分类。又称为事由分类法或问题分类法。类法或问题分类法。类法或问题分类法。类法或问题分类法。l l特点：特点：特点：特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既

7、能较突出地反映立档单位主要工相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放四、物业管理档案存放vv物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料档案，这物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料

8、档案，这物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料档案，这物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料档案，这类档案比较重要，一般是长期存放类档案比较重要，一般是长期存放类档案比较重要，一般是长期存放类档案比较重要，一般是长期存放,应专架或专柜存放。应专架或专柜存放。应专架或专柜存放。应专架或专柜存放。vv物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案重物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案重物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案重物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案重要程度也较高，存放期长，检索频度较高，这类档案随时要程度也较高，存放期长，检索频度较高，这类档

9、案随时要程度也较高，存放期长，检索频度较高，这类档案随时要程度也较高，存放期长，检索频度较高，这类档案随时间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。vv物业日常管理期收集整理的档案情况较复杂，一般存放期物业日常管理期收集整理的档案情况较复杂，一般存放期物业日常管理期收集整理的档案情况较复杂，一般存放期物业日常管理期收集整理的档案情况较复杂，一般存放期不长，且随时间推移会不断增加，同时也会有相当多的案不长，且随时间推移会不断增加，同

10、时也会有相当多的案不长，且随时间推移会不断增加，同时也会有相当多的案不长，且随时间推移会不断增加，同时也会有相当多的案卷因存放到期而移出或销毁。卷因存放到期而移出或销毁。卷因存放到期而移出或销毁。卷因存放到期而移出或销毁。第二节第二节 物业管理档案的收集与整理物业管理档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收

11、集与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理（一）物业承接查验期物业管理档案收集的特点（一）物业承接查验期物业管理档案收集的特点（一）物业承接查验期物业管理档案收集的特点（一）物业承接查验期物业管理档案收集的特点1 1 1 1收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；与

12、承接查验同步进行；与承接查验同步进行；与承接查验同步进行；2.2.2.2.档案收集的技术要求高，涉及面广。档案收集的技术要求高，涉及面广。档案收集的技术要求高，涉及面广。档案收集的技术要求高，涉及面广。（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围l l 权属资料档案权属资料档案权属资料档案权属资料档案l l 技术资料档案技术资料档案技术资料档案技术资料档案l l 验收文件档案验收文件档案验收文件档案验收文件档案二、物业入住期档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理二

13、、物业入住期档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理（一）物业入住期物业管理档案收集的特点（一）物业入住期物业管理档案收集的特点（一）物业入住期物业管理档案收集的特点（一）物业入住期物业管理档案收集的特点1.1.1.1.本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象象象象业主、物业使用人；业主、物业使用人；业主、物业使用人；业主、物业使用人；2.2.2.2.本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使本阶段的档案资料收集范围是

14、物业业主、物业使本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。用人的权属档案资料、个人资料等。用人的权属档案资料、个人资料等。用人的权属档案资料、个人资料等。（二）物业入住期物业管理档案收集的方式和程序（二）物业入住期物业管理档案收集的方式和程序（二）物业入住期物业管理档案收集的方式和程序（二）物业入住期物业管理档案收集的方式和程序1.1.1.1.设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；

15、档案资料的收集和整理；档案资料的收集和整理；档案资料的收集和整理；2.2.2.2.专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。和收集程序。和收集程序。和收集程序。三、日常物业管理期档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收集

16、与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理（一）收集范围（一）收集范围（一）收集范围（一）收集范围、物业运行记录档案：建筑物运行记录档案和设施、物业运行记录档案：建筑物运行记录档案和设施、物业运行记录档案：建筑物运行记录档案和设施、物业运行记录档案：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案设备运行记录档案设备运行记录档案设备运行记录档案、物业维修维护记录档案：建筑物维修维护记录档、物业维修维护记录档案：建筑物维修维护记录档、物业维修维护记录档案：建筑物维修维护记录档、物业维修维护记录档案：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。案和设施设备维修维护记录

17、档案。案和设施设备维修维护记录档案。案和设施设备维修维护记录档案。、物业服务记录档案：小区及共用设施清洁服务记录、小、物业服务记录档案：小区及共用设施清洁服务记录、小、物业服务记录档案：小区及共用设施清洁服务记录、小、物业服务记录档案：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记务记录、会所服务记录、

18、社区活动记录和服务与投诉管理记务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。录。录。录。、物业管理公司行政管理档案。、物业管理公司行政管理档案。、物业管理公司行政管理档案。、物业管理公司行政管理档案。（二）收集时间（二）收集时间文件一旦实施完毕，应及时收集文件一旦实施完毕，应及时收集文件一旦实施完毕，应及时收集文件一旦实施完毕，应及时收集.由相关业务部门收集立卷由相关业务部门收集立卷由相关业务部门收集立卷由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。

19、第三节第三节第三节第三节 物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案的检索利用与保存物业管理档案的检索利用与保存一、物业管理档案的检索一、物业管理档案的检索一、物业管理档案的检索一、物业管理档案的检索（一）纸介质档案检索（一）纸介质档案检索 1 1常用检索工具的编制方法常用检索工具的编制方法（1 1）分类卡片目录）分类卡片目录（2 2）专题卡片目录）专题卡片目录（3 3）主题卡片目录）主题卡片目录（4 4）名称索引）名称索引（1 1 1 1）档案检索的步骤和方式）档案检索的步骤和方式）档案检索的步骤和方式）档案检索的步骤和方式（2 2 2 2）档案提供利用的方式）档案

20、提供利用的方式）档案提供利用的方式）档案提供利用的方式（二）电子媒体档案检索（二）电子媒体档案检索、保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料、保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料、保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料、保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料、闭路视频监控设备产生的录像资料、闭路视频监控设备产生的录像资料、闭路视频监控设备产生的录像资料、闭路视频监控设备产生的录像资料 2 2 2 2档案提供利用的方式档案提供利用的方式档案提供利用的方式档案提供利用的方式二、物业管理档案的保存与安全二、物业管理档案的保存与安全二、物业管理档案的保存与安全二、物业管理档案的保存与安全（一）档案保存（一）档案保存（

21、一）档案保存（一）档案保存（1 1 1 1）物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属）物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属）物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属）物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基础性的档案。础性的档案。础性的档案。础性的档案。1 1 1 1档案的保存价值和保存期限档案的保存价值和保存期限档案的保存价值和保存期限档案的保存价值和保存期限2 2 2 2档案保存注意事项档案保存注意事项档案保存注意事项档案保存注意事项（二）安全管理（二）安全管理1 1档案安全管理档案安全管理2 2档案信息安全档案信息安全