秘书公文写作讲义

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1、公文写作与处理 中国人民大学曹润芳教授曹润芳教授一、公文及其特点 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活是依法行政和进行公务活动的重要工具。动的重要工具。公文具有以下特点：公文具有以下特点：1 1、由法定作者制发，具有法定的权威性；、由法定作者制发，具有法定的权威性；2 2、具有法定的现实执行效用；、具有法定的现实执行效用；3 3、具有规范的体式；、具有规范的体式；4 4、必须履行法定的生效程序。、必须履行法定的生效程序。二、公文写作要则 （一）正确选用文种（一

2、）正确选用文种 文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与行文文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。行政机关的公文种类主要有：行政机关的公文种类主要有：1、命令（令）、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规与规章；宣布施行重适用于依照有关法律公布行政法规与规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位奖惩有关单位及人员及人员

3、,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告、通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。行的事项，任免人员。6、通报、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要

4、精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。询问。9、请示、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复、批复 适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。11、意见、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重

5、要问题提出见解和处理办法。12、函、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。求批准和答复审批事项。13、会议纪要、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选用文种的依据：正确选用文种的依据：1.1.国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种。国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种。2.2.发文机关的职权。发文机关的职权。3.3.发文机关的行文目的。发文机关的行文目的。4.4.发文机关与主送机关之间的行文关系。发文机关与主送机关之间的行文关系。上行文：请示、报告、意

6、见（建议性、呈请性）上行文：请示、报告、意见（建议性、呈请性）下行文：通知、通报、批复、意见（指导性）下行文：通知、通报、批复、意见（指导性）平行文：函、意见（商洽性）平行文：函、意见（商洽性）平行文：不相隶属机关之间的行文。平行文：不相隶属机关之间的行文。不相隶属机关是指：不相隶属机关是指：1 1、同一组织系统中的同级机关。、同一组织系统中的同级机关。2 2、非同一组织系统的任何机关。、非同一组织系统的任何机关。（二）符合规范的公文格式（二）符合规范的公文格式公文中各要素标识规则：公文中各要素标识规则：1.1.眉首。指置于公文首页红色反眉首。指置于公文首页红色反线心上各要素。线心上各要素。（

7、1 1）公文份数序号）公文份数序号（2 2）秘密等级和保密期限）秘密等级和保密期限（3 3）紧急程度）紧急程度（4 4）发文机关标识）发文机关标识（5 5）发文字号）发文字号（6 6）签发人）签发人 2.2.主体。主体。指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。之间的各要素。（1 1）公文标题）公文标题 要求准确揭示公文主要内容，做到含义明确，范要求准确揭示公文主要内容，做到含义明确，范围限定；文字简明；结构完整；排列对称，分行时保围限定；文字简明；结构完整；排列对称，分行时保持词意完整，间距恰当。持词意完整，间距恰当。关于（对）关于（对

8、）的的发文机关发文机关 内容内容 文种文种（作者）（作者）（事由）（事由）（名称）（名称）（介词）（介词）（助词）（助词）转发转发发文机关发文机关+批转批转+原文件标题原文件标题+文种（的通知）文种（的通知）印发印发国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知知拟写与修改公文标题 1.某省财政厅针对本省教育厅请求批准拨款购某省财政厅针对本省教育厅请求批准拨款购置办公设备的来文制发一份文件，批准对方要求。置办公设备的来文制发一份文件，批准对方要求。2.为了贯彻执行国务院关于提高高级专家离为了贯彻执行国务院关于提高高级专家离退休后的生活待遇问题退休后的生活

9、待遇问题的的通知，某直辖市人民政通知，某直辖市人民政府向所属单位转发了国务院的上述文件并提出具体府向所属单位转发了国务院的上述文件并提出具体的措施和要求。的措施和要求。3.为了保证天安门广场联欢晚会的顺利进行为了保证天安门广场联欢晚会的顺利进行,北北京市京市xx局决定局决定 xxxx路禁止机动车辆行驶路禁止机动车辆行驶,为使广大为使广大人民群众周知人民群众周知,特发布文件。特发布文件。拟写与修改公文标题 4.xx省教育厅认为省教育厅认为xx大学的工作报告很好大学的工作报告很好,系统地系统地介绍了有关高校改革的经验介绍了有关高校改革的经验,文中所提建议非常重要并文中所提建议非常重要并切实可行切实

10、可行,便加上批语下发给所属各高等院校参照执行。便加上批语下发给所属各高等院校参照执行。5.为了解决干部的夫妻两地分居问题，为了解决干部的夫妻两地分居问题，A市某公市某公司向司向B市人事局制发公文，请求将本公司的工程师市人事局制发公文，请求将本公司的工程师xxx调到调到B市工作。市工作。6.中共中央、全国人大常委会、国务院向国内外中共中央、全国人大常委会、国务院向国内外郑重宣告宋庆龄名誉主席病情。郑重宣告宋庆龄名誉主席病情。拟写与修改公文标题 7.xx市市xx局根据上级有关部门的规定和离退休老局根据上级有关部门的规定和离退休老同志的要求，准备成立老干部办公室，于同志的要求，准备成立老干部办公室，

11、于1999年年5月月就此事向该市民政局发文，请求批准。就此事向该市民政局发文，请求批准。8.xx市人民政府同意市人民政府同意xx区人民政府关于拓宽绿地区人民政府关于拓宽绿地建立市中心公园的请示建立市中心公园的请示,特行文予以答复。特行文予以答复。9.“五一五一”劳动节前夕，总工会提出今年劳动节前夕，总工会提出今年“五一五一”庆庆祝活动的具体安排和对职工的要求。祝活动的具体安排和对职工的要求。拟写与修改公文标题 10.10.国务院根据一些地方部门外汇管理松弛，超国务院根据一些地方部门外汇管理松弛，超计划使用留成外汇，甚至有的不法分子倒卖外汇，严计划使用留成外汇，甚至有的不法分子倒卖外汇，严重扰乱

12、金融秩序的情况，对今后如何加强外汇管理作重扰乱金融秩序的情况，对今后如何加强外汇管理作出重要决策。出重要决策。11.xx 11.xx市纪委关于市纪委关于xxxxxx错误的处理决定错误的处理决定 12.12.关于开展追捕在逃犯罪人员的通告关于开展追捕在逃犯罪人员的通告 13.xx 13.xx县人民政府关于我县遭受水灾情况的请示。县人民政府关于我县遭受水灾情况的请示。(2)(2)主送机关主送机关 即公文的主要受理机关。要求选择准确，明确具即公文的主要受理机关。要求选择准确，明确具体。体。使用全称、规范化简称与统称。使用全称、规范化简称与统称。(3)(3)公文正文公文正文 每自然段左空每自然段左空2

13、 2字，回行顶格，数字、年份不能字，回行顶格，数字、年份不能回行。回行。(4)(4)附件附件 (5)(5)成文时间成文时间 确定成文时间的依据，标注成文时间的要求。确定成文时间的依据，标注成文时间的要求。(6)(6)公文生效标识公文生效标识 a.a.单一发文印章、联合行文印章单一发文印章、联合行文印章 b.b.签署签署 (7)(7)特殊情况说明特殊情况说明 (8)(8)附注附注 3.3.版记。指置于主题词以下的各要素。版记。指置于主题词以下的各要素。（1 1）主题词）主题词（2 2）抄送（机关）抄送（机关）（3 3）印发机关和印发时间）印发机关和印发时间公文的特定格式公文的特定格式（1 1）信

14、函式格式）信函式格式（2 2）会议纪要格式）会议纪要格式（3 3）命令（令）格式）命令（令）格式（三）按行文关系规范行文方式（三）按行文关系规范行文方式上行文与下行文应当采用的行文方式：上行文与下行文应当采用的行文方式：1 1、逐级行文、逐级行文2 2、多级行文、多级行文3 3、越级行文、越级行文平行文应当采用的行文方式：直接行文。平行文应当采用的行文方式：直接行文。（四）规范公文用语（四）规范公文用语 1、简明，要求：简明，要求：1）对所写对象调查清楚，理解透彻；2）使用概括性词语，善于归纳概括，不罗列具体事物与描述事物的细枝末节；3）开门见山，直述不曲。不说套话，不说空话；4）善于用数字简

15、化文字表述，数字是公文书面语言的组成部分，具有说服力，引用时应当核实、精选并作多方面的比较；（四）规范公文用语（四）规范公文用语 1、简明，要求：简明，要求：5）善于用增加附件的办法，使正件简化；6）对于某些业务性、事务性文件可采用表格化的形式，内容标准化的形式；7）在文字表述上，可适当使用无主句、单音节词和缩略语以增强公文简明性与庄重性；也可引用比喻、成语、格言、公式、诗词以及群众语言，以增强生动性；8）注重修改。单音节词单音节词兹=现在迳=直接顷=刚才经=已经：业经、均经、复经、前经拟=打算：拟请、拟于、拟办即=就是：当时、当地：即日、即席当即、迅即、在即单音节词单音节词与=参加、和：与会

16、代表予=给予：予以、不予、免予切=千万、务必：切实、切勿查=调查、清点：查复、查收、查核案=记录：备案、记录在案、议案悉=知道：敬悉、收悉、欣悉鉴=考虑、教训、审查：鉴于、鉴戒、鉴定系=是以=用 2 2、庄重，要求：、庄重，要求：庄严持重，严肃周密，用于规范，不生造词语，不用华丽词藻，格调郑重；格调端庄；用于维护发文的严肃性与发文机关的威信。（四）规范公文用语（四）规范公文用语（四）规范公文用语（四）规范公文用语3、准确，要求：、准确，要求：情况属实，用语真实确切，准确表达意图，是非清楚，界限分明，褒贬适当，语序合理，符合逻辑；无歧义。为做到庄重、准确，应使用规范化的书面语言与公文专用语。规范

17、化书面语言，即不用口语、方言行话、不滥用简称。公文专用语公文专用语 1、称谓词：指代称谓：我、本（代第一人称），贵、你(代第二人称),该（代第三人称）2、领叙词：依据：根据、按照、依照、遵照（先引标题，后引发文字号）接、顷接、近接、前接(引述原文)悉：收悉、敬悉、谨悉(回复性文件)欣悉、惊悉、电悉、获悉（致意性文件）目的：为，为了 理由：兹因、鉴于 公文专用语公文专用语 3、承转词：据此、故此、为此、鉴此、有鉴于此 基于上述、综上所述、由此所见、总之、总而言之、概而言之 4、时态词：兹、顷、现、将、行将到来、即将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、迅即、着即、当即、如期、先期、逾期、暂、暂作

18、、曾经、日前5、结尾词：用于表示行文目的，结束上文：特此报告（通知、通报、批复、请示、函告、函复、复函、通 告、公告）此复、此令、此据、此致、专此、谨此 公文专用语公文专用语公文专用语公文专用语5、结尾词：用于表示希望与要求 为盼（上行文）为荷（平行文）为要（下行文）望认真执行、遵照办理、贯彻执行 致意性：敬礼、谢谢合作、谨致谢意 顺致良好祝愿，顺致诚挚问候 4、得体、得体 符合发文机关职权 符合文体特点 符合行文关系：上行文：尊重（敬而不卑）下行文：明确（严而不酷）平行文：谦和（分寸适宜）二、指出下列文字表述中不当之处，并予改正。1.XX文件的标题是XX市人民政府关于批转XX省人民政府关于认

19、真整顿城市交通秩序，减少交通事故的通知的通知（注：XX市人民政府为XX省属市政府）2.某市文化局向该市财政局行文，要求增加行政经费，标题是XX市文化局关于要求增加行政经费给XX市财政局的请示报告。发文字号是“XX文发（2005）第001号”二、指出下列文字表述中不当之处，并予改正。3.今天到会的有许多党政机关的领导干部、市长、副市长与教授、大专院校教师以及青年同志。还有大学本科以上学历者2560名，约占全体人员的百分之三十左右。4.我市全面开展严厉打击拐买妇女儿童,因此,这类案件较前几年减少了一倍。5.XX局办公室努力加强文件的催办工作，目的是为了督促检查文件办理的情况，要求做到紧急公文定期催

20、办，重要公文跟踪催办，一般公文重点催办。案例案例xx市公安局文件市公安局文件xx发（发（2003）第）第008号号关于申请设立专业培训机构的报告关于申请设立专业培训机构的报告 省公安厅：省公安厅：市政府：市政府：我局现有工作干部960名，包括处级以上干部252名，行政管理干部423名，业务干部557名；具有大学本科以上学历者340名，仅约占百分之三十左右。由于干警文化素质较低，影响工作开展，故此，特申请设立专业培训机构，并确定配备干部三至五名。为了表彰我局2002年评选出的先进工作者，拟于今年上半年召开表彰大会，为此请拨给会议经费两万五千元。特此报告，如无不妥，请批复。xx市公安局市公安局 2

21、月29日 抄送：本局所属各处室。指出上面公文不当之处，并说明理由：指出上面公文不当之处，并说明理由：1.请示2.工作报告3.调查报告4.会议纪要5.函6.通知（五）常用文件的撰写（五）常用文件的撰写 1.1.请示请示 1 1）.请示的结构：请示的结构：（1 1）标题：写明发文机关、内容与文种。）标题：写明发文机关、内容与文种。（2 2）主送机关：只报送一个单位，一般情况下不报）主送机关：只报送一个单位，一般情况下不报 送上级机关领导人。送上级机关领导人。（3 3）正文：）正文：行文的依据、理由；行文的依据、理由；请示事项请示事项(拟申请解决的问题与初步方案拟申请解决的问题与初步方案)；结束语。

22、如：结束语。如：“当否，请批复当否，请批复”、“上述要求，请上述要求，请予批准。予批准。”1.1.请示请示 2).2).请示的写作要求：请示的写作要求：（1 1）写前应认真进行调查研究，维护请示内容的合理）写前应认真进行调查研究，维护请示内容的合理性与真实性；性与真实性；（2 2）请示的内容应一文一事，申请属于本机关职责范）请示的内容应一文一事，申请属于本机关职责范围内确实无力或无权解决的问题，并从实际出发提出围内确实无力或无权解决的问题，并从实际出发提出切实可行的方案；切实可行的方案；（3 3）请示的理由应当充分，请示事项明确具体；）请示的理由应当充分，请示事项明确具体；（4 4）文字表述要

23、求简明得体；）文字表述要求简明得体；（5 5）请示与报告分开，不用报告代替请示，不在请示）请示与报告分开，不用报告代替请示，不在请示中汇报工作。中汇报工作。2.2.报告报告 1).1).报告的类型：综合性报告、专题性报告报告的类型：综合性报告、专题性报告 2).2).报告包括报告包括:工作成绩，措施与经验工作成绩，措施与经验(体会体会)，工作中，工作中存在的问题存在的问题(缺点缺点)。有的还要写明对今后工作的设想，。有的还要写明对今后工作的设想，一般以一般以“特此报告特此报告”结束。结束。2.2.报告报告 3).3).报告的写作要求：报告的写作要求：（1 1）报告应突出重点，中心明确，注重向上

24、级机）报告应突出重点，中心明确，注重向上级机关反馈工作的新情况、新经验、新问题和新典型；关反馈工作的新情况、新经验、新问题和新典型；（2 2）反馈实质性、规律性信息；）反馈实质性、规律性信息；（3 3）要求结构严谨，条理清晰，点面结合；）要求结构严谨，条理清晰，点面结合；（4 4）有关事实、数据务必真实、准确、全面；）有关事实、数据务必真实、准确、全面；（5 5）在报告中不能夹带请示事项，一般不得以机）在报告中不能夹带请示事项，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送关名义向上级机关负责人报送“报告报告”。3.3.调查报告调查报告 调查报告调查报告:用于反映调查研究的成果，揭示事物的用于反映调查

25、研究的成果，揭示事物的真相与规律。真相与规律。1).1).类型类型 （1 1）根据内容可划分为综合性调查报告与专题性调）根据内容可划分为综合性调查报告与专题性调查报告查报告;（2 2）根据调查报告的主要目的，可划分为应用性调）根据调查报告的主要目的，可划分为应用性调查报告与学术性调查报告查报告与学术性调查报告:应用性调查报告应用性调查报告 a.a.认识社会的调查报告，如恩格斯的英国工认识社会的调查报告，如恩格斯的英国工人阶级的状况人阶级的状况;b.b.政策研究的调查报告，为正确制定政策或正政策研究的调查报告，为正确制定政策或正确执行政策服务。如确执行政策服务。如:关于涉农价格收费及农民负关于涉

26、农价格收费及农民负担情况的调查报告担情况的调查报告;c.c.总结经验的调查报告，用于总结先进经验予总结经验的调查报告，用于总结先进经验予以推广，指导面上的工作以推广，指导面上的工作;d.d.揭露问题的调查报告，用于揭露社会生活中的阴暗揭露问题的调查报告，用于揭露社会生活中的阴暗面、消极面，以达到提高认识，吸取教训，改进工作的目面、消极面，以达到提高认识，吸取教训，改进工作的目的的;e.e.支持新生事物的调查报告。用于反映新人、新事、支持新生事物的调查报告。用于反映新人、新事、新思想、新风尚、新发明、新创造等新情况，以支持与发新思想、新风尚、新发明、新创造等新情况，以支持与发展新生事物为目的。如

27、北京市商业、服务业实行租赁制展新生事物为目的。如北京市商业、服务业实行租赁制的调查的调查;f.f.思想教育的调查报告。用于向广大干部和群众进行思想教育的调查报告。用于向广大干部和群众进行思想教育，以达到明辨是非、统一思想和认识的目的。思想教育，以达到明辨是非、统一思想和认识的目的。学术性调查报告，用于揭示事物的本质与规律。学术性调查报告，用于揭示事物的本质与规律。a.a.理论研究的调查报告理论研究的调查报告 b.b.历史考察的调查报告历史考察的调查报告 2).2).特点：特点：针对性针对性 真实性真实性 新颖性新颖性 时效性时效性 3).3).结构结构 （1 1）标题）标题:发文机关、内容发文

28、机关、内容(调查调查对象和主要问题）、文种对象和主要问题）、文种 县人民政府关于生猪产销情县人民政府关于生猪产销情况的调查报告况的调查报告 公司关于清理不良贷款情况公司关于清理不良贷款情况的调查报告的调查报告 纪委关于纪委关于市严重违反财市严重违反财经纪律的报告经纪律的报告 提问式提问式:单位的领导班子为什么涣散无力单位的领导班子为什么涣散无力?乡镇企业的出路何在乡镇企业的出路何在?大学是怎样改革学生政治思想工作的大学是怎样改革学生政治思想工作的?判断式判断式:城乡合作的一种好形式城乡合作的一种好形式 一场牵动人心的民主讨论一场牵动人心的民主讨论正副标题正副标题:有区域特色的有区域特色的县富民

29、之路县富民之路 河南温景加快经济和社会发展河南温景加快经济和社会发展的调查报告的调查报告 靠名牌占领市场靠名牌占领市场 关于深圳市关于深圳市集团有限公司集团有限公司的调查的调查 （2 2）正文）正文:开头部分开头部分:a.a.说明调查工作的基本情况说明调查工作的基本情况 b.b.概述调查对象的情况概述调查对象的情况 c.c.以议论或提问方式揭示全文主题以议论或提问方式揭示全文主题 中心部分中心部分 a.a.横式结构横式结构:按调查内容设若干问题，每个问题按调查内容设若干问题，每个问题用小标题表示。按对比方式在每个问题分设正反两个用小标题表示。按对比方式在每个问题分设正反两个方面方面:如两个单位

30、的基本情况如两个单位的基本情况;两个单位的优势比较两个单位的优势比较;思考与建议。思考与建议。b.b.纵式结构纵式结构:按工作阶段或时间顺序安排层次交按工作阶段或时间顺序安排层次交待事情的起因、经过、发展与结局，如一个人、一个待事情的起因、经过、发展与结局，如一个人、一个单位的调查，一个案件的调查单位的调查，一个案件的调查;c.c.综合式的结构。综合式的结构。（3 3）结尾部分）结尾部分:概述全文，进一步点明主题。概述全文，进一步点明主题。展示前景，提出希望。展示前景，提出希望。对有关事项作必要的说明。对有关事项作必要的说明。4).4).写作要求写作要求 （1 1）深入进行调查研究是写好调查）

31、深入进行调查研究是写好调查 报告报告的基础。的基础。调查方法有调查方法有:文献调查，访问调查，集体访谈法，文献调查，访问调查，集体访谈法，问卷调查法；问卷调查法；调查与研究密切结合调查与研究密切结合 a.a.坚持十六字方针坚持十六字方针:去伪存真，去粗取精，由此去伪存真，去粗取精，由此及彼，由表及里。及彼，由表及里。b.b.先分析先分析:分设若干部分进行梳理，从中探索本分设若干部分进行梳理，从中探索本质属性与彼此之间的联系。质属性与彼此之间的联系。c.c.后综合后综合:把不同类型不同阶段的材料加以综合把不同类型不同阶段的材料加以综合从中选择出共同点。从中选择出共同点。再进一步比较各种事物的特点

32、，从中探索规律，再进一步比较各种事物的特点，从中探索规律，通过研究达到观点与材料的密切结合。通过研究达到观点与材料的密切结合。（2 2）在研究中选择材料。）在研究中选择材料。选取典型性较强的完整事例选取典型性较强的完整事例;用统计数据说明观点用统计数据说明观点(核实、精选、联系具体事核实、精选、联系具体事实实););用对比材料增强鲜明性用对比材料增强鲜明性;面上概括材料与典型详细具体材料相结合。面上概括材料与典型详细具体材料相结合。（3）在调查研究中提炼正确主题。）在调查研究中提炼正确主题。确立主题的依据确立主题的依据:调查研究的最初目的调查研究的最初目的 调查中获得的材料调查中获得的材料 现

33、实生活中需要回答的问题现实生活中需要回答的问题 要求要求:主题正确、集中、鲜明、深刻主题正确、集中、鲜明、深刻 （4）具有真实性。）具有真实性。真实而准确地反映事物的本来面目。真实而准确地反映事物的本来面目。材料要核实材料要核实;用语准确，分寸适宜。用语准确，分寸适宜。（5 5）文字表述简明生动。）文字表述简明生动。兼用说明、叙述、议论三种表达方式；兼用说明、叙述、议论三种表达方式；引用具有说服力的数字；引用具有说服力的数字；引用群众生动的语言；引用群众生动的语言；多作对照与比较；多作对照与比较；介绍典型，点面结合；介绍典型，点面结合；旁插图表与照片，图文并茂。旁插图表与照片，图文并茂。4.4

34、.会议纪要会议纪要 1).1).会议纪要包括会议纪要包括:（1 1）会议基本情况，即召开会议的目的、会议名称、）会议基本情况，即召开会议的目的、会议名称、会议时间、地点、与会范围、主要议题与会议成果等；会议时间、地点、与会范围、主要议题与会议成果等；（2 2）会议讨论与决定事项，即与会者各方共同确认的）会议讨论与决定事项，即与会者各方共同确认的对有关事项的评析与今后工作目标、任务以及各方承担的对有关事项的评析与今后工作目标、任务以及各方承担的责任、义务、权利，或就某个问题发表见解与达成的共识责任、义务、权利，或就某个问题发表见解与达成的共识等；等；（3 3）提出希望、要求或发出号召。）提出希望

35、、要求或发出号召。2).2).会议纪要的写作要求会议纪要的写作要求:（1 1）应纪）应纪“实实”，即真实准确地反映会议情况与，即真实准确地反映会议情况与议定事项，非与会者共同正式确认的就一定不能写成议定事项，非与会者共同正式确认的就一定不能写成议定事项；议定事项；（2 2）要纪）要纪“要要”。纪要应概括整理，突出重点，。纪要应概括整理，突出重点，主次分明，文字表述精炼；主次分明，文字表述精炼；（3 3）结构严谨，层次分明；）结构严谨，层次分明；（4 4）会议纪要也可以简报的格式印发。）会议纪要也可以简报的格式印发。5.5.通知通知 1).1).通知的适用范围通知的适用范围 （1 1）批转下级机

36、关公文；）批转下级机关公文；（2 2）转发上级机关与不相隶属机关公文；）转发上级机关与不相隶属机关公文；（3 3）印发（发布）本机关的公文；）印发（发布）本机关的公文；（4 4）布置工作：传达需要下级机关办理的事项；）布置工作：传达需要下级机关办理的事项；（5 5）任免人员：任免通知；）任免人员：任免通知；（6 6）传达需要有关单位周知和执行事项：知照性（告）传达需要有关单位周知和执行事项：知照性（告知性）通知。知性）通知。2).2).通知的特点通知的特点 （1 1）应用广泛，使用频率高，不受内容繁简轻重）应用广泛，使用频率高，不受内容繁简轻重的制约；的制约；（2 2）作者广泛，不受发文机关级

37、别层次的限制；）作者广泛，不受发文机关级别层次的限制；（3 3）内容单纯、行文简便；）内容单纯、行文简便；（4 4）具有执行性。）具有执行性。3).3).通知的主体要写明制发通知的根据与目的，通知通知的主体要写明制发通知的根据与目的，通知事项，通常以事项，通常以“特此通知特此通知”结尾。结尾。4).4).通知的写作要点通知的写作要点 （1 1）主题集中，一文一事；）主题集中，一文一事；（2 2）中心明确、措施可行，不同通知具有不同的）中心明确、措施可行，不同通知具有不同的写作要求，如传达信息，侧重叙事；布置工作，要明写作要求，如传达信息，侧重叙事；布置工作，要明确交待工作原则与方法；确交待工作

38、原则与方法；（3 3）条理清晰，文字简明；）条理清晰，文字简明；（4 4）讲求时效。）讲求时效。5).5).各类通知的撰写要点各类通知的撰写要点 （1 1）指示性通知）指示性通知 明确写明制发通知的政策依据、法律法规依据、事明确写明制发通知的政策依据、法律法规依据、事实依据与行文目的，具体交待工作任务与执行要求，观实依据与行文目的，具体交待工作任务与执行要求，观点明确，措施可行。点明确，措施可行。（2 2）转发、批转、印发（发布）公文的通知）转发、批转、印发（发布）公文的通知 标题：标题：发文机关发文机关+转发转发+原文件标题、文种（的通知）原文件标题、文种（的通知）批转批转 印发（发布）印发

39、（发布）主送机关主送机关 正文：写明所转发、批转、印发公文的标题，正文：写明所转发、批转、印发公文的标题，提出贯彻执行的要求。有的还要表明同意、批准的意提出贯彻执行的要求。有的还要表明同意、批准的意见（如批转通知）或进一步阐明贯彻执行的指示性意见（如批转通知）或进一步阐明贯彻执行的指示性意见（如转发通知）。见（如转发通知）。（3 3）知照性通知。）知照性通知。要求将要说明的事项简要而周密的交代清楚，不必要求将要说明的事项简要而周密的交代清楚，不必议论评价，也无须阐述意义或目的。议论评价，也无须阐述意义或目的。（4 4）会议通知。）会议通知。要求将会议通知的要素准确、具体、无一错漏的要求将会议通

40、知的要素准确、具体、无一错漏的交代清楚。其中包括：会议名称、召开会议的目的、交代清楚。其中包括：会议名称、召开会议的目的、会议的时间、地点（报到的时间、地点）、与会人员、会议的时间、地点（报到的时间、地点）、与会人员、会议经费须知、与会者应准备与注意事项、联系单位、会议经费须知、与会者应准备与注意事项、联系单位、联系人与联系电话。重要会议还应附上会议日程安排联系人与联系电话。重要会议还应附上会议日程安排和与会的有关证件。注意追踪了解通知落实的情况。和与会的有关证件。注意追踪了解通知落实的情况。（5 5）任免通知。）任免通知。写明任免机关（会议）名称，日期与被任免、聘写明任免机关（会议）名称，日

41、期与被任免、聘用人员的姓名与职务。通知的标题只写任免通知，用人员的姓名与职务。通知的标题只写任免通知，落款由领导人签署。落款由领导人签署。例文例文1 1发布文件的通知发布文件的通知国务院关于发布国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国家行政机关公文处理办法的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布国家行政机关公文处理办法，自现发布国家行政机关公文处理办法，自20012001年年1 1月月1 1日日起施行。起施行。19931993年年1111月月2121日国务院办公厅发布，日国务院办公厅发布，1994199

42、4年年1 1月月1 1日起日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。中华人民共和国国务院中华人民共和国国务院 二二年八月二十四日年八月二十四日例文例文2 2批转文件的通知批转文件的通知国务院批转教育部国务院批转教育部面向面向2121世纪教育振兴行动计划的通知世纪教育振兴行动计划的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意教育部面向国务院同意教育部面向2121世纪教育振兴行动计划，现世纪教育振兴行动计划，现转发给你们，请认真贯彻执行。转发给你们，请认真贯彻执行。实现社会

43、主义现代化，科技是关键，教育是基础。实现社会主义现代化，科技是关键，教育是基础。各各级人民政府和各有关部门要切实把教育摆在优先发展的战略地级人民政府和各有关部门要切实把教育摆在优先发展的战略地位，充分认识全面振兴教育事业的重要性，认真实施面向位，充分认识全面振兴教育事业的重要性，认真实施面向2121世纪教育振兴行动计划，把生机勃勃的中国教育带入世纪教育振兴行动计划，把生机勃勃的中国教育带入2121世纪。世纪。中华人民共和国国务院中华人民共和国国务院 一九九九年一月十三日一九九九年一月十三日例文例文3 3转发文件的通知转发文件的通知国务院办公厅转发农业部等部门国务院办公厅转发农业部等部门2003

44、-20102003-2010年全国农民工培训规划的通知年全国农民工培训规划的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：农业部、劳动保障部、教育部、科技部、建设部、财政部农业部、劳动保障部、教育部、科技部、建设部、财政部2003-20102003-2010年全国农民工培训规划已经国务院同意，现转发给年全国农民工培训规划已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。你们，请认真贯彻执行。中华人民共和国国务院办公厅中华人民共和国国务院办公厅 二二三年九月十八日三年九月十八日例文例文4 4用于布置工作的通知用于布置工作的通知国

45、务院办公厅关于妥善解决国务院办公厅关于妥善解决国有企业办中小学退休教师待遇问题的通知国有企业办中小学退休教师待遇问题的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：分离企业办社会的职能是党中央、国务院做出的加快国有企业改分离企业办社会的职能是党中央、国务院做出的加快国有企业改革完善社会主义市场经济的重大举措。企业办中小学移交地方管理，革完善社会主义市场经济的重大举措。企业办中小学移交地方管理，是企业分离办社会职能工作的重要组成部分。近年来，分离企业办中是企业分离办社会职能工作的重要组成部分。近年来，分离企业办中小学工作取得

46、了一定的进展，但也存在一些问题。由于企业中小学教小学工作取得了一定的进展，但也存在一些问题。由于企业中小学教师工资及退休待遇执行的政策与当地政府办中小学不尽相同，造成大师工资及退休待遇执行的政策与当地政府办中小学不尽相同，造成大部分国有企业中小学退休教师待遇偏低。根据中华人民共和国教师部分国有企业中小学退休教师待遇偏低。根据中华人民共和国教师法有关规定，为妥善解决上述问题，现通知如下：法有关规定，为妥善解决上述问题，现通知如下：一、各地区、各有关部门要以一、各地区、各有关部门要以“三个代表三个代表”重要思想为指导，重要思想为指导，二、对已经移交地方政府管理的企业办的中小学，二、对已经移交地方政

47、府管理的企业办的中小学，企业上述支出，允许计入费用在所得税前扣除。按政府办中小学企业上述支出，允许计入费用在所得税前扣除。按政府办中小学同类人员标准计发确有困难的亏损企业，同级财政予以适当补助。中同类人员标准计发确有困难的亏损企业，同级财政予以适当补助。中央亏损企业，由中央财政给予适当补助。央亏损企业，由中央财政给予适当补助。6.6.函函 1).1).函的特点：函的特点：（1 1）灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低）灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简差别的限制，内容单纯，一般为的制约，也不受内容繁简差别的限制，内容单纯，一般为一函一事；一函一事；（2 2）使用

48、频率高，而且类别繁多，广泛应用于各个）使用频率高，而且类别繁多，广泛应用于各个领域；领域；（3 3）具有公文的法定效用。）具有公文的法定效用。2).2).函包括：函包括：（1 1）制发函的根据与理由；）制发函的根据与理由；（2 2）商洽与询问（答复）的以及请求批准的具）商洽与询问（答复）的以及请求批准的具体事项；体事项；（3 3）结尾通常适宜使用表达行文要求或致意性）结尾通常适宜使用表达行文要求或致意性词语，如词语，如“特此函告特此函告”、“烦请函复烦请函复”、“敬请予以敬请予以支持支持”等。等。3).3).函的写作要求：函的写作要求：(1)(1)行文郑重，使用规范格式，结构完整，用语行文郑重

49、，使用规范格式，结构完整，用语庄重、准确；庄重、准确；(2)(2)将要说明的事项交代明确、具体将要说明的事项交代明确、具体;(3)(3)用语谦和，讲究礼节，语气委婉得体，分寸用语谦和，讲究礼节，语气委婉得体，分寸适宜。适宜。4).4).各类函的撰写要点各类函的撰写要点:(1)(1)商洽公务的函商洽公务的函:发函。发函。写明制发函的理由与目的，陈述需要商洽的具体事写明制发函的理由与目的，陈述需要商洽的具体事项，要求观点明确，意见具体可行，词语得体清楚，方项，要求观点明确，意见具体可行，词语得体清楚，方便对方理解与答复，结尾处表达行文的具体要求便对方理解与答复，结尾处表达行文的具体要求(给予给予函

50、复函复););复函。复函。针对来函予以明确答复，明确表明是否同意的意针对来函予以明确答复，明确表明是否同意的意见并说明理由或提出具体的处理办法，要求用语准确，见并说明理由或提出具体的处理办法，要求用语准确，语气肯定。以语气肯定。以“此复此复”或或“特此函复特此函复”结尾。要有明结尾。要有明确的针对性。确的针对性。(2)(2)询问和答复问题的函。询问和答复问题的函。“问函问函”，要求主题集中，只询问一个问题；，要求主题集中，只询问一个问题；“复函复函”，则应对所提问题予以明确回复。与主题无关，则应对所提问题予以明确回复。与主题无关的内容不要涉及。的内容不要涉及。(3)(3)请求批准的函。请求批准

51、的函。用于不相隶属的主管机关。请求批准有关经费、用于不相隶属的主管机关。请求批准有关经费、人员调配、物资调拔、制度建设等有关事项，要求理人员调配、物资调拔、制度建设等有关事项，要求理由充分，请求批准的事项明确，具体合理，一文一事，由充分，请求批准的事项明确，具体合理，一文一事，只主送一个单位。用语简明得体，力求征得对方的支只主送一个单位。用语简明得体，力求征得对方的支持。持。(4)(4)答复审批事项的函。答复审批事项的函。首先写明此答复的来函日期与标题，表明批准的首先写明此答复的来函日期与标题，表明批准的意见意见;如不予批准也应说明理由做出合情合理的交待。如不予批准也应说明理由做出合情合理的交

52、待。用语谦和，绝不用告诫性词语。用语谦和，绝不用告诫性词语。总结报告一、概述 总结报告，就是提炼经验的报告 总结报告与工作报告不同，也与调查报告有明显区别。总结报告，按其内容范围，可分为综合性总结与专题性总结。二、结构 1、标题 （1）写明制发机关、内容与文种。如厂关于加强职工岗位培训工作的总结报告（适用于专题性总结）（2）写明制发机关、内容针对时间与文种。如华北华中六年工作经验总结、北京市人事局2006年工作总结 （3）采用文章式标题。如高标准 严要求，搞好企业整顿 （4）设正副标题。如团结奋斗开拓进取建设现代化的广告公司中国广告联合总公司十年工作总结 、正文 开头部分 主体部分 结尾部分

53、主体部分，可按以下方法安排层次：（1）划分工作情况与经验两大部分；（2）按总结内容的逻辑顺序，分设若干问题；（3）按工作阶段的先后顺序安排层次；（4）按时间的顺序安排层次 （5）纵横综合安排。三三、写作要求 1、必须具有正确的指导思想。2、深入调查，占有翔实而准确的材料，这是写好总结的基础。3、调查的内容具有信息价值。4、总结的论述要有理论的深度。5、总结的文字表述应简明生动，具有可读性。（1）兼用说明叙述与议论三种方式；做到叙议结合事理结合；（2）结构严瑾、层次分明，具有条理性；（3）用语简练而生动，分寸适宜；（4）适当选用群众生动语言与有说服力的数据；（5）善于联系与比较；（6）形式活泼。

54、调查方法 （1）向文献调查。（2）发扬民主，广开言路，向本机关的广大职工进行调查：个别访谈、集体访谈、问卷调查，充分发动群众集思广益。（3）向社会调查。即向自己的工作对象、协作单位、下级部门收集材料、征询意见。在调查和研究中坚持“”16字方针：去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼三、公文处理三、公文处理 公文处理及特点 公文处理是机关为撰制、处置、管理公文所从事的全部活动 的总称。包括公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。是公文得以形成并发挥效用的重要工作。三、公文处理三、公文处理 要求机关内众多人员共同参与，分布于各职能部门，具有群体性与分布性。2.贯穿于机

55、关行政管理各项职能活动的自始至终，具有连续性与系统性。公文处理的质量与效率对机关的行政管理产生直接的影响。3.具有程序性。4.具有机要性。公文处理程序示意图公文处理程序示意图 签收 登记 审核 分办 拟办 批办 承办 注办 对内催办 拟稿 会商 审核 签发 复核、注发 缮印 用印 登记 封发 对外催办收文处理收文处理整理（立卷）整理（立卷）归档归档、销毁、销毁、清退清退、暂存暂存发文处理发文处理公文写作知识测试题一、辨析题 1.请示与报告的区别？2.请示与函的区别？3.请示与意见的区别？4.公告与通告的区别？5.通告与启事的区别？公文写作知识测试题一辨析题 6.通知与通报的区别？7.公告与公报

56、的区别？8.复函与批复的区别？9.社教中心向人事办公室请求批准适用的 文种是什么?10.中央电视台向广电总局人事司行文适用的文种是什么?公文写作知识测试题二、修改与拟写以下标题 1.关于XXXX电视系列节目申请播出时间的请示。2.关于申请在综艺频道播出“五一”特别节目的请示。3中央电视台关于印发国家广电总局加强安全保卫工作的通知。4.关于申请办理集体进台体检的请示。5.为贯彻执行国家机关事务管理局等部委印发的在京中央和国家机关住房补贴调整实施办法，国家广电总局向京内各直属单位下达了上述文件。公文写作知识测试题三、撰写请示 请以人事办公室名义向中央电视台领导报送一件公文，请求批准于本年内分期分批

57、举办中心（室）、部两级领导干部培训班，学习有关公文写作与处理的知识，以提升电视台公文的质量与公文管理的水平。关于举办中心（室）、部负责人公文写作与处理知识培训班的请示 台领导：我台现有中心（室）、部级负责人XXX名，他们不仅要撰拟、审批和办理大量公文，而且负有对本部门的公文处理实施组织管理与监督控制的责任。而他们中的大多数人未曾接受有关公文知识的培训，为了从整体上提升我台的公文质量，促进公文处理的规范化与现代化，我办拟于年内分期分批举办由中心（室）、部负责人参加的学习公文写作与处理知识的培训班。具体安排在八至十一月，每月两期，每期两天，学员50人。除由专家讲授外，并结合采用案例分析、作业讲评、

58、讨论等多种形式，力求突出针对性与实用性。培训资料、食宿补贴等经费初步估算为X万元（具体预算另报）。上述请示，请予批复。人事办公室二O O六年七月四日国 家 档 案 局 令 第8号 已经2006年9月19 日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行.局长 杨冬权 二00六年十二月十八日机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据,制定本规定.第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各

59、种门类和载体的历史记录.第三条 机关文件材料归档范围是:(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作,国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;(二)机关工作活动中形成的在维护国家,集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;(三)本机关需要贯彻执行的上级机关,同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;(四)其他对本机关工作具有考查价值的文件材料.第四条 机关文件材料不归档范围是:(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免,奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;(二)本机关文件材料中的重份文件,无考查利用价值的事务性,临时性文件,一般性文

60、件的历次修改稿,各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信,电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(三)同级机关的文件材料中,不需要贯彻的文件材料,不需要办理的抄送文件材料;(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的文件材料.第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档.第六条 机关文书档案的保管期限定为永久,定期两种.定期一般分为30年,10年.第七条 永久保管的文书档案主要包括:(一)

61、本机关制定的法规政策性文件材料;(二)本机关召开重要会议,举办重大活动等形成的主要文件材料(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复,批示,重要的报告,总结.综合统计报表等;(五)本机关机构演变,人事任免等文件材料;(六)本机关房屋买卖,土地征用,重要的合同协议,资产登记等凭证性文件材料;(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;(八)同级机关,下级机关关于重要业务问题的来函,请示与本机关的复函,批复等的文件材料;第八条 定期保管的文书档案主要包括:(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本机关召开会议,举办活动等形成

62、的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关一般性事务管理文件材料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复,批示,一般性工作报告,总结,统计报表等了；(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;(八)同级机关,下级机关关于一般性业务问题的来函,请示与本机关的复函,批复等文件材料;(九)下级机关报送的年度或年度以上计划,总结,统计.重要专题报告等文件材料;第九条 机关形成的人事,基建,会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行.第十条 机关对应归档电

63、子文件的元数据,背景信息等进行响应归档.机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸,文件处理单的,应与文件正文,定稿一并归档.第十一条 机关联合召开会议,联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制文件或其他形式的副本归档.第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行.有垂直领导关系的中央,国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行.第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限.第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体军队系统,民主党派,企业事业单位可参照执行.第十五条 本规定自颁发之日起施行,1987年颁发的和同时废止.附件: