药品零库存管理

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1、 零库存概念起源于20 世纪60 年代日本丰田汽车公司实施的生产过程中原材料和半成品的零库存。日本、美国、欧洲的大型企业于20 世纪80 年代开始探索各种形式的零库存管理模式,国内一汽、海尔等企业已实现零库存管理。 现代信息技术、物流业和市场经济的发展使医院仓贮管理工作(耗材、百货、药品等) 的贮存、调节余缺、方便领用、保障供给的功能逐渐弱化,实施零库存管理的条件趋于成熟。1995 年,国外已有医院通过减少库存、增加周转率、应用计算机管理等措施使仓贮管理成本得以控制的报道。2002 年厦门市第一医院、2005 年苏州大学儿童医院、2007 年宁波市第一医院相继进行了药品零库存管理的探索与实践。

2、 我院2003 年完成了数字化医院建设,2007 年被评为卫生部“数字化医院试点示范单位”,先进的HIS 系统为探索零库存管理奠定了基础。2003 年4 月起至2006 年6 月为止,我院相继完成了器械耗材仓、日用百货仓、医用氧仓及中药库的零库存管理,积累了管理经验,收到了降低管理风险和运行成本、提高工作效率和质量的成效。2007 年6 月,由于市政府用地规划及医院业务用地紧张等原因,原西药库搬迁至院内现址并更名为临床药品物流中心,面积从约220 m2缩至50 m2 ,我们便开始了药品零库存管理工作的探索。 1 本院各类仓库的零库存管理模式 1. 1 管理模式 建立以数字化医院的信息网络系统为

3、基础,利用现代物流、电子商务等技术完成的可满足医疗需要的最小化院内库存管理模式。 1. 2 请领和验收 各科室的请领计划经院内HIS 系统传至器械耗材仓、日用百货仓及中药库,仓库按既定的程序分类处理后,直接联系(通过电子邮件、传真或电话) 供应商限时送货到库,仓库验收后由专人或委托供应商送货到各请领科室,仓库不设库存。 1. 3 医用氧管理 撤销医用氧仓,保留液氧储罐、住院部汇流排及临床急救车的备用瓶氧,医用氧的购进及配送方式同上。 2 药品零库存管理工作的探索 2. 1 我院医药业务概况 我院为综合性“三甲”医院,2007年平均日门诊量约6 000人次,病床1 250张。医院设有西药、五官科

4、、儿科、妇科、综合、急诊、中药、口腔分院、莲峰门诊、针灸物理治疗中心等十多个药房点及静脉药物配置中心,在用药品种数约1 000多种,月出库金额约2 000多万元。 2. 2 确立流程 2. 2. 1 药品零库存管理工作流程 借鉴我院其他仓库零库存管理的经验,结合药品管理的实际情况,确立药品零库存管理工作流程见图1 。 2. 2. 2 请领采购 (1) 药房请领及临床药品物流中心采购计划时间普通工作日每日2 次,上午、下午各1 次;节假日每日上午1 次。 (2) 药房请领利用药品消耗量自动生成药品请领计划。 (3) 临床药品物流中心采购直接从HIS 系统内读取药房请领计划,同时生成能与省网上采购

5、平台信息相对接的采购计划,通过移动硬盘导入网上采购平台并向供应商发送。 2. 2. 3 验收出库 (1) 供应商送药时段普通工作日本地供应商每天送药2 次(上午发送的采购计划下午送药,下午发送的计划次日上午送药) ;外地供应商每天送药1 次(当日上或下午发送的计划次日上午送药) 。节假日照常运作。 (2) 送药清单及发票为提高验收出库效率,对供药数量和频次多的本地供应商,要求其按药房名称编排送药清单,送药清单以电子邮件提前半天或以移动硬盘随药送达临床药品物流中心,发票排序以送药清单为准且随药送达。 (3) 验收出库药品到库后即时验收出库,在临床药品物流中心停留时间一般不超过2 h。以电子邮件的

6、方式提前发送送药清单,临床药品物流中心按清单提前打印出库单,药到时按出库单验收出库。药品与送药清单同到库的,按清单先验收再打印出库单出库。 2. 2. 4 入库 (1) 零库存药品核对发票与送药清单无误后,有电子版清单的可通过计算机批量导入数据入库,无电子版清单(约占30 %) 的按出库清单或发票人工将数据输入计算机入库。 (2) 特殊管理药品和急救药品按非零库存药品的方式入库。 2. 3 建立制度 2. 3. 1 采购供应与供应商及省药品网上采购平台代理机构协作,建立零库存管理模式下药品采购供应管理制度。 2. 3. 2 应急供应确立本院急救药品目录。选定有良好信誉且具备应急供货能力的药品供

7、应商(以本地供应商为首选) ,建立零库存状态下应对突发事件的药品供应保障渠道。 2. 4 HIS 系统改造 2. 4. 1 请领计划增加HIS 系统药房请领与用药信息对接程序,以利用药品消耗量自动生成药品请领计划。 2. 4. 2 采购计划增加HIS 系统药库管理与药房管理系统对接程序,使临床药品物流中心可直接从HIS 系统内读取药房请领计划,并生成能与省网上采购平台信息对接的采购计划。 2. 4. 3 入库数据批量导入修改HIS 系统的程序,实现药品入库数据可通过计算机批量导入。 2. 4. 4 设立缺药报警通过统计学方法来确定药房在用药品的最低库存量限值,建立药房库存限量值计算机自动报警系

8、统。消除由于临床用药突然增加而造成的缺药。 2. 4. 5 设立自动信息反馈在HIS 系统医生及护士工作站上建立缺药及处理措施的信息自动反馈系统,缩短人工反馈时间,消除人工反馈造成错漏。 3 讨论 3. 1 药品零库存管理的优势 目前除部分“HIS 系统改造”工作正在完善外,我院药品零库存管理的实施工作已基本完成并显现出明显的优越性。现取零库存管理实施前2006 年6 月- 2007 年5 月(A) 与实施后2007 年6 月- 2008 年5 月(B) 有关数据对照结果见表1 。 3. 1. 1 节省库存资金实施零库存管理后,临床药品物流中心库存药品主要为特殊管理药品和急救药品,库存金额比实

9、施零库存管理前减少了99. 4 %;各药房药品储存量为药品常规日消耗量的23 倍,仅比与实施零库存管理前增加了17. 5 %。在药品月均出库金额增加了29. 7 %的情况下,全院月均库存总金额减少了17. 6 %;库存资金月均周转率由零库存管理前的0. 78降为零库存管理后的0. 497 ,下降了36. 3 %。 3. 1. 2 节省人力资源实施药品零库存管理后,提高了请领、采购及临床药品物流中心盘点工作的效率和准确率,节省人力资源1 人。 3. 1. 3 加快院内药品周转速度规避因临床用药情况变化、政策性调价等因素导致的药品积压及可能因此造成的药品过期、变质等质量问题,保证临床用药的质量。

10、3. 2 目前存在问题及解决方案 3. 2. 1 缺药药品零库存管理的模式与旧库存管理模式相比,缺药的问题更为突出。为此,我们设计了相应的应对措施见图2 。现阶段采取的措施是:药房出现缺药后,立即通知临床药品物流中心联系供应商急送(或由供应商在本地区各医院间协调借药) ,同时在科内各药房(或病区基数药品柜)间主动调借,待“HIS 系统改造”中的4. 1 、4. 4项完成后,缺药问题将可得到妥善解决。 3. 2. 2 地区性大型突发事件发生时的应急供应可根据医院承担救治突发事件的类型,选定用药品种及贮存量,在本地选取与医院有长期良好的合作关系且具备应急供货能力的供应商,以付费的方式将应急药品交于

11、供应商代贮。 3. 2. 3 供应商的配送能力医院实施药品零库存管理后,增加了药品供应商的送药频率及库存需求,增大了供应商的服务成本,对供应商的服务提出了更高的要求。目前与我院合作的供应商基本能达到相关的要求,但运送能力强、库存量大、库存货源广的大型供应商(物流企业) 显示了更强的优势。 3. 3 建议 目前国内医院的药品零库存管理模式有不设药库的、有仅针对局部或部分药品的,模式的优越性和存在问题与我院有共性,也有不同之处。各家医院应根据的自身的规模、服务定位、业务量等实际情况进行管理模式的可操作性探索。 3. 4 设想2009 年7 月, 中共中央、国务院关于深化医药卫生体制改革的意见中关于“实行国家基本药物制度”、公立医院“推进医药分开、逐步取消药品加成”的政策已促使山东等省市开始探索发展药品现代物流和统一配送,建设大型药品现代物流企业和适量区域性药品配送中心的工作。可以设想,随着医改方案的进一步细化和落实,医院药库的储存功能可能会完全被现代物流企业所替代。