办公设备管理制度常用版（四篇）

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1、办公设备管理制度常用版第一章总则一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、对讲机等。三、相关部门职责。1、人力资源及行政管理部，主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。2、在总经理批准的情况下，一些部门也可自行购买设备。如安全护卫部可自行购买对讲机。3、设备使用部门，主要负责办公设备的申购、使用、保管、维修保养等事宜。第二章办公设备日常管理一、办公设备的申请和购买。1、工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，并填

2、写办公设备需求单，报部门负责人、人力资源及行政管理部负责人和总经理批准;购买设备金额大于_元的需董事会批准。2、经公司领导及董事会审批后由人力资源及行政管理部专人购买。二、办公设备的领用。1、设备需求部门根据审批的办公设备需求单到库房（人力资源及行政管理部负责）领取。2、对部门领取的设备进行编号，以便盘点。三、办公设备的使用和保养。1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。3、人力资源及行政管理部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。四、办公设

3、备维修管理1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力资源及行政管理部网管员处理;网管员无法处理的，可报院技术支持部;都无法解决的由人力资源及行政管理部联系供应商统一报修。2、在保修期内的设备，人力资源及行政管理部应联系供应商进行维修;保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的维修记录。五、建立维修档案1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由人力资源及行政管理部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。2、人力资源及行政管理部应定期统计、汇总维修情况，针对各

4、类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。六、办公设备使用监督1、人力资源及行政管理部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。2、人力资源及行政管理部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。七、办公设备的盘点及赔偿1、人力资源及行政管理部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。八、办公设备的报废处理1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经人力资源及行政管理部、总经理签字后方可作报废处理。2、对决定

5、报废的办公设备，人力资源及行政管理部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。3、报废品由人力资源及行政管理部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第三章办公设备分类管理一、电脑的使用管理（一）专人收管1每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。2电脑使用人员设_管理，_属公司_，未经批准不得向任何人泄露。（二）电脑的操作规定1严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。2不得使用未经病毒检查的u盘，防止病毒入侵。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关_的文件资料。（三）病毒防护1、对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复

6、制软件或文档。2、对于计算机软件的_（院限制_软件除外）由使用部门自主决定。3、任何微机不得_游戏软件。4、软件使用前要确保无病毒。（四）硬件保护1、未经人力资源及行政管理部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。3、硬件维护后，必须将所有设备复原。4、各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。5、各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。（五）电脑的保养1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。

7、2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、电话的使用管理1、电话由人力资源及行政管理部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。2、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。3、禁止拨打私人电话。4、（4）电话出现故障的可报工程维保部进行维修。三、打印机、复印机的管理1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。3、禁止打印或复印私人资料。四、传真机使用管理1、传真机放置于人力资源及行政管理部办公室，其他部门若需使用时至此处使用。2、不得使用传真传送个人资料，_文件需经领导批准。3、每

8、天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。五、投影仪使用管理1、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向人力资源及行政管理部负责人申请。2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。六、笔记本电脑1、笔记本电脑放置于人力资源及行政管理部办公室，其他部门若需使用时至此处借用。2、笔记本电脑用于公司、部门会议以及培训。3、因工作需要，以个人名义借用笔记本电脑的需填写笔记本电脑借用单。七、对讲机的使用管理1、对讲机主要用于安全护卫部。2、在上班期间，不得用对讲机聊天。3、对讲机专人专用，不得借给无关人员使用。八、其他办公设备的使用管理1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备

9、负责人同意。2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。第四章总则一、本制度由人力资源及行政管理部制定，解释权归办公室所有。二、本制度自下发之日起执行。办公设备管理制度常用版（二）第一章总则第_条目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第_条适用范围。本制度所指办公设备主要包括电话、传真、电脑、打印机、复印机等。第_条相关部门职责。1、2、第二章办公设备日常管理第_条办公设备购买。1、2、1、2、3、办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公对于临时增购

10、的办公设备要经总经理和副总经理审批同意。使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使公司各类设备的保养和维修，由各职能部门参照规范，自行组办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维司领导审批后由办公室统一以招标形式购买。第_条办公设备的使用和保养。用，各部门主管负责监督检查。织实施。修，更换零件要进行登记备案。第_条办公设备维修管理1、设备发生故障无法自行修理的，设备使用人应填写设备维修单，经部门负责人签字后，交办公室审批。未填写设备报修单或未按维修单要求填写的，一律不予修理。2、在报修期内的设备，办公室应联系供应商进行维修，保修期外办公室，主要负责办公设备的采购申请受理，

11、办公设备的采购、设备适用部门，主要负责办公设备的申购、验收、使用、保管、入库验收、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。维修保养、报修等事宜。的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门经理按照维修的真实情况，填写设备维修单中的维修记录。第_条建立维修档案1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由办公室行政人员统一管理，主要包括设备编号、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。2、行政人员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。第_条办公设备使用监督1、2、第三章办公设备分类管理第_条电

12、脑的使用管理1、专人收管使用。（2）电脑使用人员设_管理，_属公司_，未经批准不得向任何人泄露。2、电脑的操作规定戏。（2）不得使用未经病毒检查的u盘，防止病毒入侵。（3）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关_的文件资料。3、病毒防护（1）未_杀毒软件的电脑一律不得对于。（2）对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。（1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游（1）每台电脑指定专人上机，负责日常操作，非操作人员不得随意行政人员负责对办公设备的使用进行不定期的检查。行政人员对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。（3）对于计算机软件的_由使用部门自主决定。

13、（4）任何微机不得_游戏软件。（5）软件使用前要确保无病毒。（6）任何人未经他人同意。不得使用他人私人电脑。4、硬件保护（1）未经办公室批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。（2）拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。（3）硬件维护后，必须将所有设备复原。（4）各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。（5）各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。（6）对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。5、电脑的保养应退出系统并关闭电源。（2）定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储，

14、备份的光盘由部门保管。第_条电话的使用管理1、2、3、4、1、2、3、电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使每次通话以三分钟为限，通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪长途电话的使用需经部门主管的批准。禁止私事拨打长途电话打印机、复印机由专人管理使用为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。用。费资金。（1）保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前第_条打印机、复印机的管理第_条传真机使用管理1、2、3、1、2、3、第四章总则第_条本制度由办公室指定，解释权归办公室所有。第_条本制度报总经理审批后颁发实施，修改、废止时

15、亦同。传真机由办公室管理使用。不得使用传真传送个人资料，_文件需经领导批准。每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。专管专用，公司所有办公设备都要指定专人使用，其他人员使办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过第_条其他办公设备的使用管理用必须经设备所在部门负责人同意。失造成丢失，要追究责任。办公设备管理制度常用版（三）1.0、目的为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。2.0、

16、范围计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。3.0、职责3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门，负责本制度的编制、培训及落实执行工作。3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。4.0、作业内容4.1、相关作业流程图和责任人

17、、配合人。4.2、流程图相关事项说明信息管理课根据具体情况进行审核，填写意见，依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的，由课长确认签字直接安排采购；在信息管理课长审核权限之外的，报主管领导审批后，由信息管理课安排采购。采购审批权限参照财务审批制度。员工领用、配置标准依照岗位职务说明书中办公设备配置要求，填写“计算机等办公设备领用单”，按照财务审批制度审批权限要求进行审批后，到信息管理课领用。_线电话须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长签字后，提交到信息管理课直接安排人员_。_长途电话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长、分管总监签字，提交人力资源总监审

18、核，报总裁批准后，交信息管理课负责办理。若出现人事变动，办公设备交接参照公司员工异动、移交管理制度执行。违反者按公司奖惩管理制度执行，信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出处罚建议，交主管部门执行。非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。11、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。12、打印机的日常使用中，色带、墨合用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需填

19、写“维修服务联系单”提交到信息管理课，信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。一般异常，由信息管理课技术人员排除，填写“维修记录表”；若涉及更换配件，使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修，信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修，修好后，使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。办公设备管理制度常用版（四）总则一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑，打印机，复印机，电话，传真机，投影仪，笔记本电脑，对讲机等。三、

20、相关部门职责。行政部主要负责办公设备的采购申请受理，采购，保管，配发，维修保养，设备调换等事宜。目前暂由总经理制定财务人员购买。办公设备日常管理一、办公设备的申请和购买。1.工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，并填写办公设备需求单，报部门负责人及行政部负责人批准;购买单件设备金额大于_元的需总经理批准。低于_元的办公用品行政部可以采购，大于_元的办公用品有采购部负责采购。二、办公设备的领用。1、设备需求部门根据审批的办公设备需求单到行政部领取。2、对部门领取的设备进行编号，以便盘点。三、办公设备的使用和保养。1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查

21、。2、公司各类设备的保养和维修由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。3、行政部对办公设备运行，保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。四、办公设备维修管理1.设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政部处理;无法解决的由采购部联系供应商统一报修。2在保修期内的设备，采购部应联系供应商进行维修;保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的维修记录。五、建立维修档案1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由行政部统一管理，主要包括设备名称，维修日期，故障现象，故障原因，维修内容，维修费用，维

22、修单位等。2、行政管理部应定期统计，汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。六、办公设备使用监督1、行政部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。2、行政部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。七、办公设备的盘点及赔偿1、行政部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台账，每季度盘点清查一次，作到账物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损，丢失，被盗等，所造成的经济损失由个人承担。八、办公设备的报废处理1.报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经行政部，总经理签字后方可作报废处理。对决定报废

23、的办公设备，行政部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称，价格，数量，及报废处理的其他有关事项。报废品由行政部集中存放，集中处理，不得随意丢弃。办公设备分类管理一、电脑的使用管理（一）专人收管1、每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。2、电脑使用人员设_管理，_属公司_，未经批准不得向任何人泄露。（二）电脑的操作规定1、严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。2、不得使用未经病毒检查的u盘，防止病毒人侵。3、严禁私自拷贝，泄露涉及公司有关_的文件资料。（三）病毒防护1、对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。2、对于计算机软件

24、的_（除限制_软件除外）由使用部门自主决定。3、任何微机不得_游戏软件。4、软件使用前要确保无病毒。（四）硬件保护1、未经行政部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。3、硬件维护后，必须将所有设备复原。4、各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。5、各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。（五）电脑的保养1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、电话的使用管理（

25、一）电话配置原则：1、总经理、副总经理;营销中心、技术部、生产部、人事、行政配直拔电话一部（个别情况允许数人合用）;2、部分人员特殊需要经过公司行政部审批后配置。（二）申请直拔电话、分机加长途功能的手续：本人填写直拔电话和分机加长途功能申请单，经部门分管副总审批后，交公司总经理审批，批准后交行政部门办理。（三）注意事项：1、直拔电话、分机使用人或工位需要变更，部门要用书面形式将需变更情况通知行政部;2、每个工位上的电话机要爱护使用，保管好（话机的设备序列号要跟着员工内部调动走，调离公司，要将电话机上交公司固定资产保管员;3、直拔电话或分机的长途功能是为工作需要所配，员工不得用公司的直拔电话和分

26、机的长途功能拨打私人电话，发现违规者公司将严肃处理;4、每个员工不得在公司的电话上拨打娱乐、游戏、点歌等与工作无关的信息台，违规者，给公司造成损失的，一经发现除需赔偿公司损失外还将对直接责任人予以100_元的罚款，严重情况者予以开除。（四）打印机，复印机的管理1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。3、禁止打印或复印私人资料.三、传真机使用管理本办法适用于公司使用传真机的各种情况。使用范围包括本地、国内、国际传真。传真的接收管理传真件的接收纳人公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部

27、门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。公司_机应随时处于开机接收状态。传真的发送管理各部门和人员发送传真，由收发员统一发送。重要文件可由当事人亲自发送。因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。四、投影仪使用管理1、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向行政部负责人申请。2、投影仪用于公司，部门会议以及培训。五、对讲机的使用管理1、对讲机主要用于安全保安部。2、在上班期间，不得用对讲机聊天。3、对讲机专人专用，不得借给无关人员使用。六、其他办公设备的使用管理1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。第22页共22页