授课档文件和资料的及控制教材

《授课档文件和资料的及控制教材》由会员分享，可在线阅读，更多相关《授课档文件和资料的及控制教材（32页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、(授课档授课档)文件和资料文件和资料的管理及控制教材的管理及控制教材部門文件資料管控教材部門文件資料管控教材部門文件資料管控教材部門文件資料管控教材 公司文件資料是公司進行經營業務研究公司文件資料是公司進行經營業務研究 提高公司內在實力和員工素質的重要工具提高公司內在實力和員工素質的重要工具是公司的無形資產和財富。是公司的無形資產和財富。對公司文件資料進行科學對公司文件資料進行科學 有效的管理有效的管理就是為了使其作用得到更大發揮就是為了使其作用得到更大發揮使無形使無形財富變為有形財富。財富變為有形財富。篇篇 首首 語語部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇第

2、一章第一章第一章第一章 文控人員名單及職責介紹文控人員名單及職責介紹文控人員名單及職責介紹文控人員名單及職責介紹第二章第二章第二章第二章 概述概述概述概述n n文件資料的特征文件資料的特征n n文件資料的管控要點文件資料的管控要點n n文件資料的收集文件資料的收集 整理整理 歸檔歸檔n n文件資料目錄文件資料目錄 標簽夾編制統一要求標簽夾編制統一要求第三章第三章第三章第三章 如何發揮文件資料的利用價值如何發揮文件資料的利用價值如何發揮文件資料的利用價值如何發揮文件資料的利用價值 n n提供利用的基本要求提供利用的基本要求n n建立建立 提供有效的利用平台和渠道提供有效的利用平台和渠道第四章第四

3、章第四章第四章 公司文件資料管控知識詳解公司文件資料管控知識詳解公司文件資料管控知識詳解公司文件資料管控知識詳解n n目的及范圍目的及范圍n n文件編碼講解文件編碼講解 文件發放文件發放 電子文件和機密文件的管理控制電子文件和機密文件的管理控制n n文件復印文件復印 破損更換破損更換 補領補領 借閱借閱 管理控制管理控制n n質量記錄控制質量記錄控制 文件資料回收作廢管理文件資料回收作廢管理第五章第五章第五章第五章新增新增新增新增/修改文件規范及流程介紹修改文件規范及流程介紹修改文件規范及流程介紹修改文件規范及流程介紹n n文件格式和編寫規范要求文件格式和編寫規范要求n n新增新增/修改文件流

4、程介紹修改文件流程介紹目 錄部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文控人員及職責說明介紹文控人員及職責說明介紹文控人員及職責說明介紹文控人員及職責說明介紹 總要求總要求總要求總要求 各部門文件管控人員應熟悉文件資料控制程序規各部門文件管控人員應熟悉文件資料控制程序規各部門文件管控人員應熟悉文件資料控制程序規各部門文件管控人員應熟悉文件資料控制程序規定的作業要求和標准定的作業要求和標准定的作業要求和標准定的作業要求和標准 訂單圖紙接收管理人員還應熟悉訂單圖紙接收管理人員還應熟悉訂單圖紙接收管理人員還應熟悉訂單圖紙接收管理人員還應熟悉圖紙和訂單資料管理細則規

5、定的要求圖紙和訂單資料管理細則規定的要求圖紙和訂單資料管理細則規定的要求圖紙和訂單資料管理細則規定的要求 做好本部門做好本部門做好本部門做好本部門文件資料管理工作。文件資料管理工作。文件資料管理工作。文件資料管理工作。n n各部門文控人員名單各部門文控人員名單各部門文控人員名單各部門文控人員名單n n各部門文控員名單及崗位職責說明各部門文控員名單及崗位職責說明各部門文控員名單及崗位職責說明各部門文控員名單及崗位職責說明點擊進入點擊進入點擊進入點擊進入 第一章第一章概述概述n n文件資料的特征 文件資料是公司在生產文件資料是公司在生產文件資料是公司在生產文件資料是公司在生產 經營活動中直接形成的

6、原始材料經營活動中直接形成的原始材料經營活動中直接形成的原始材料經營活動中直接形成的原始材料 它如實地反映了經營活動的過程它如實地反映了經營活動的過程它如實地反映了經營活動的過程它如實地反映了經營活動的過程 包括包括包括包括 1111公司文件和資料設立公司文件和資料設立公司文件和資料設立公司文件和資料設立變更的申請變更的申請變更的申請變更的申請審批等文件材料審批等文件材料審批等文件材料審批等文件材料 2 2 2 2經營管理經營管理經營管理經營管理生產技朮生產技朮生產技朮生產技朮生產管理方面的文件資料生產管理方面的文件資料生產管理方面的文件資料生產管理方面的文件資料 3 3 3 3勞動工資勞動工

7、資勞動工資勞動工資人事人事人事人事法律事務管理方面的文件資料法律事務管理方面的文件資料法律事務管理方面的文件資料法律事務管理方面的文件資料 4 4 4 4產品生產產品生產產品生產產品生產能源消耗能源消耗能源消耗能源消耗安全生產方面的文件資料安全生產方面的文件資料安全生產方面的文件資料安全生產方面的文件資料 5 5 5 5儀器儀器儀器儀器設備設備設備設備工程設計安裝工程設計安裝工程設計安裝工程設計安裝維修方面的資料維修方面的資料維修方面的資料維修方面的資料 6 6 6 6其它還包括聲像資料其它還包括聲像資料其它還包括聲像資料其它還包括聲像資料如照片如照片如照片如照片影片影片影片影片錄音錄像檔案。

8、錄音錄像檔案。錄音錄像檔案。錄音錄像檔案。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件資料管控要點文檔收集整理 登記傳閱分發編目回收銷毀部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件資料接收搜集n n文件資料的收集文件資料的收集文件資料的收集文件資料的收集就是按照有關規定就是按照有關規定就是按照有關規定就是按照有關規定把文控下發的把文控下發的把文控下發的把文控下發的部門內部門內部門內部門內個人手中分散的個人手中分散的個人手中分散的個人手中分散的種類和數量繁多的文件資料種類和數量繁多的文件資料種類和數量繁多的文件資料種類和

9、數量繁多的文件資料分別集中到組織分別集中到組織分別集中到組織分別集中到組織/部門的文控員處部門的文控員處部門的文控員處部門的文控員處文檔資料的收集工文檔資料的收集工文檔資料的收集工文檔資料的收集工作是整個檔案收集工作的重要環節。作是整個檔案收集工作的重要環節。作是整個檔案收集工作的重要環節。作是整個檔案收集工作的重要環節。n n各部門文件資料來源各部門文件資料來源各部門文件資料來源各部門文件資料來源n n文控下發的圖紙文控下發的圖紙訂單訂單ISOISO體系文件體系文件工程通訊工程通訊n n行政部門下發的行政規章制度行政部門下發的行政規章制度安全指引等安全指引等n n部門內部工作委派單部門內部工

10、作委派單會議文件會議文件調查報告等。調查報告等。n n各部門使用的檢驗報告各部門使用的檢驗報告實驗數據實驗數據鑒定報告鑒定報告審核報告等。審核報告等。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件資料的整理文件資料的整理n n文件資料的整理文件資料的整理 是對具體文件的整理歸檔。主要是對零是對具體文件的整理歸檔。主要是對零散和需要進一步條理化的文件資料散和需要進一步條理化的文件資料 進行分類進行分類 歸檔歸檔 文件文件夾內文件的整理夾內文件的整理 文件夾目錄的編制文件夾目錄的編制 文件夾

11、的裝訂文件夾的裝訂 排列排列 編制編制 使之系統起來。通過文件資料整理使之系統起來。通過文件資料整理 進一步了解和進一步了解和檢查文件資料收集的質量檢查文件資料收集的質量 為文件資料的保管為文件資料的保管 使用、統使用、統計工作奠定良好的基礎。計工作奠定良好的基礎。n n整理的原則整理的原則整理的原則整理的原則 按照文件的來源按照文件的來源 時間和內容等條件時間和內容等條件 保持文件之間的聯保持文件之間的聯系系 充分利用原有的整理基礎充分利用原有的整理基礎 便于文件資料保管和利用。便于文件資料保管和利用。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件資料的分

12、類方法舉例文件資料的分類方法舉例n n圖紙的存檔可根據圖紙的存檔可根據“圖紙類別圖紙類別”和和“圖紙下發圖紙下發時間時間”兩個參數進行分類。兩個參數進行分類。n n“圖紙類別圖紙類別”可按磨板機、蝕刻機、顯影機、可按磨板機、蝕刻機、顯影機、啤件、電氣等類別進行分類啤件、電氣等類別進行分類n n“圖紙下發時間圖紙下發時間”可按下發時間以由遠及近的可按下發時間以由遠及近的順序歸檔。順序歸檔。n n文件資料的歸檔文件資料的歸檔 n n歸檔原則歸檔原則歸檔原則歸檔原則1 1 不是每個文件都要去歸檔不是每個文件都要去歸檔 應根據實用原則來確定應根據實用原則來確定 2 2 凡是工作活動中形成的凡是工作活動

13、中形成的 對今后工作有查考價值的文件資料都應對今后工作有查考價值的文件資料都應歸檔歸檔 3 3 不能只重視經過收發登記的文件不能只重視經過收發登記的文件 而忽視未經收發登記的而忽視未經收發登記的 如本單如本單位會議文件位會議文件 調查報告調查報告 訪問記錄訪問記錄 人事關系人事關系 介紹信等。介紹信等。4 4 屬于歸檔范圍的文件屬于歸檔范圍的文件 必須收集齊全必須收集齊全 完整完整 n n歸檔方法歸檔方法歸檔方法歸檔方法 按時間分類按時間分類 按保存期限分類按保存期限分類 按文件使用頻率分類。按文件使用頻率分類。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件

14、資料目錄編制 n n編目能確切地反映卷內文件的作者編目能確切地反映卷內文件的作者編目能確切地反映卷內文件的作者編目能確切地反映卷內文件的作者內容內容內容內容名稱名稱名稱名稱n n編目細致編目細致編目細致編目細致清晰清晰清晰清晰編號方法統一編號方法統一編號方法統一編號方法統一裝訂整齊裝訂整齊裝訂整齊裝訂整齊美觀美觀美觀美觀n n屬于歸檔范圍的文件屬于歸檔范圍的文件屬于歸檔范圍的文件屬于歸檔范圍的文件必須收集齊全必須收集齊全必須收集齊全必須收集齊全完整完整完整完整部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇目 錄文件夾第一文件夾第一頁應為文檔頁應為文檔/資料目錄資料目錄

15、n n目錄樣式目錄樣式目錄樣式目錄樣式-體系文件目錄體系文件目錄體系文件目錄體系文件目錄 宇宙宇宙宇宙宇宙P.C.B.P.C.B.P.C.B.P.C.B.設備有限公司設備有限公司設備有限公司設備有限公司 質量體系程序文件目錄質量體系程序文件目錄部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇序號序號文件編號文件編號名稱摘要名稱摘要頁數頁數版本版本生效日期生效日期1 1QZ.G.03QZ.G.03質量管理體系維護細則質量管理體系維護細則4 4A0A02007/10/012007/10/012 23 34 45 56 67 7第1頁共1頁n n文件夾外用標簽樣板文件夾外用標

16、簽樣板文件夾外用標簽樣板文件夾外用標簽樣板部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇作作業業指指導導書書No.1No.2文控中心文控中心生產部生產部（1）生生產產管管理理檔檔案案（1）公司標志公司標志文件數量文件數量1 2 3檔案名檔案名稱稱存檔部存檔部門門部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇第三章第三章如何發揮文件資料的利用價值如何發揮文件資料的利用價值 n n利用的基本要求利用的基本要求利用的基本要求利用的基本要求n文件資料檔案的管理人員必須熟悉自己的文件資料檔案的管理人員必須熟悉自己的“家底家底”即即熟悉檔案室（柜）內保存

17、檔案材料的情況熟悉檔案室（柜）內保存檔案材料的情況包括內容包括內容范圍范圍存放地點存放地點完整情況和作用完整情況和作用n摸清公司摸清公司/部門利用檔案的規律部門利用檔案的規律了解上司和各部門需了解上司和各部門需要利用的內容和要求要利用的內容和要求n建立查閱制度建立查閱制度主要有查閱手續主要有查閱手續摘抄摘抄復印范圍及清復印范圍及清點點核對手續核對手續查閱注意事項等。查閱注意事項等。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n提供合理有效的利用平台和渠道提供合理有效的利用平台和渠道提供文件資料的閱覽空間提供文件資料的閱覽空間開展閱覽工作開展閱覽工作將檔案材料借出

18、將檔案材料借出供利用者暫時使用供利用者暫時使用按文件資料的保密等級按文件資料的保密等級多提供電腦網絡參閱平台多提供電腦網絡參閱平台根據檔案內容編寫綜合資料提供利用根據檔案內容編寫綜合資料提供利用部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇第三章第三章文件和資料控制詳解文件和資料控制詳解n目的目的n通過對本公司質量体系有關的文件和資料在編寫寫、批准、發放、歸檔、回收等過程進行控制，确保本公司各部門和崗位所使用的文件都是有效和最新版本，以防止使用失效的文件，從而加強文件和資料的控制。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n范圍范圍n适用

19、于對本公司所有文件的控制受控文件分為內部文件和外部文件n內部文件（即體系文件）包括 A:質量手冊 B:程序文件 C:支持文件 (作業指導書/操作規程/檢驗規范等)/圖紙資料/机組訂貨單等 D:表單記錄 程序文件支持性文件所涉及的表格 或其它形式的記錄 一級一級文件文件質量手冊質量手冊二級文件二級文件程序程序程序程序三級文件三級文件支持性文件支持性文件四級文件四級文件表單記錄等表單記錄等部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n外部文件包括：外部文件包括：na.ISO9000國際/國家標准nb.顧客/供應商提供或其它途徑收集到 的相關技術資料n n文件的編碼文件的

20、編碼質量手冊的編碼質量手冊的編碼 UCE QM UCE QM 質量手冊代號質量手冊代號 公司代碼公司代碼 部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇程序文件的編碼 QP.05.01 文件和資料控制程序 序 號：01，02，03，流水號：01，02，03，程序文件代號 n n文件的編碼文件的編碼 支持文件的編碼支持文件的編碼QZ.Q.11-05QZ.Q.11-05量器具使用說明手冊量器具使用說明手冊(百分表百分表)流水號流水號010203010203 流水號流水號0101，0202，0303，部門代號部門代號 支持性文件代號支持性文件代號部門文件資料管控篇部門文件資

21、料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇 質量記錄表格的編碼 QR.DCC.01-01(VER：E)產品圖紙下發登記表 版本號A，B，C，流水號01，02，03，所屬程序文件或支持性文件代號 質量記錄表格代號n n部門代號部門代號總經理室：總經理室：G G 工程部：工程部：E E 品質部：品質部：Q Q 行行 政政 部：部：A A 人事部：人事部：PER PER 服務部：服務部：S SP M C P M C 部：部：W W 采購部：采購部：PUR PUR 業務部：業務部：SASA文控中心：文控中心：DCC DCC 制程能力提升組：制程能力提升組：TECTEC生生 產產 部：部：PD PD

22、維修組：維修組：PR PR 安安 全全PSPS加加 工工 部：部：PMA PMA 金屬部：金屬部：PMF PMF 裝配部：裝配部：PPAPPA結結 構構 部：部：PPB PPB 電器部：電器部：PEL PEL 零件部：零件部：零件部：零件部：PADPADPADPAD部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇受控文件未加入n n文件的發放文件的發放 n n体系文件統一由文控中心分發，復印文件發放時需加体系文件統一由文控中心分發，復印文件發放時需加蓋紅色蓋紅色“受控文件受控文件”印章，并填寫文件發放登記表印章，并填寫文件發放登記表。由文件編制的責任部門提供發放部門的范

23、圍。部。由文件編制的責任部門提供發放部門的范圍。部分文件信息通過電腦網絡服務器通告各部門分文件信息通過電腦網絡服務器通告各部門(程序文件、程序文件、機組訂單、通訊等機組訂單、通訊等)。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n電子文件的控制電子文件的控制 n服務器上的電子文件資料等只可瀏覽，供授權用戶有需要時查閱，任何用戶無法對其進行修改、復制或者打印操作。n n機密文件的控制機密文件的控制 n n機密文件的類型機密文件的類型n n工程部、研發組新產品或其他指定的機密圖紙、工程部、研發組新產品或其他指定的機密圖紙、制程能力提升組的工藝文件經部門主管確認為制程能力

24、提升組的工藝文件經部門主管確認為屬機密文件、公司目前所使用的各種類型的屬機密文件、公司目前所使用的各種類型的ISIS機組圖紙、其他指定的機密文件。機組圖紙、其他指定的機密文件。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n機密文件的管理機密文件的管理 n n文控中心根據工程部、制程能力提升組和研發組確認文控中心根據工程部、制程能力提升組和研發組確認的機密文件填寫機密文件清單，在機密文件上加的機密文件填寫機密文件清單，在機密文件上加蓋蓋“機密文件機密文件”印章後，按受控文件的下發流程復印印章後，按受控文件的下發流程復印下發至相關部門。下發至相關部門。n n相關部門

25、由指定人員接收機密文件後，將機密文件鎖相關部門由指定人員接收機密文件後，將機密文件鎖入櫃中保管。在產品制作完成後，暫不使用的圖紙需入櫃中保管。在產品制作完成後，暫不使用的圖紙需用牛皮袋封存並在密封的牛皮袋口標明封存日期及封用牛皮袋封存並在密封的牛皮袋口標明封存日期及封存人員。存人員。n n文控中心將不定期抽查機密文件的控制情況，確保其文控中心將不定期抽查機密文件的控制情況，確保其受控。受控。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件复印控制文件复印控制n n任何部門不得私自复印受控文件，當文件使用部門因任何部門不得私自复印受控文件，當文件使用部門因具体使

26、用要求，所發文件數量不夠，或者因為其它原具体使用要求，所發文件數量不夠，或者因為其它原因需補領文件，應由該部門的文件資料管理員到文控因需補領文件，應由該部門的文件資料管理員到文控中心領取文件。中心領取文件。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n文件更換控制文件更換控制 n當文件破損嚴重，影響使用時，經部門負責人及體系負責人批准同意后換領文件，換領時必須將破損文件交回文控中心換取好文件，文控中心在文件發放登記表上的備注欄注明換領原因，破損文件由文控中心銷毀。n n文件補領控制文件補領控制n n當文件使用部門將文件丟失，應以部門經理簽當文件使用部門將文件丟失，應

27、以部門經理簽字的文件補領申請單到總經辦體系負責人字的文件補領申請單到總經辦體系負責人簽字備案後，再到文控室登記份數、接收人後簽字備案後，再到文控室登記份數、接收人後補領文件。補領文件。n n文件補領申請單文件補領申請單文件補領申請單文件補領申請單點擊顯示點擊顯示點擊顯示點擊顯示部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n文件借閱控制文件借閱控制n n各部門保管的各种文件，要嚴格控制借閱范圍，需借閱時，各部門保管的各种文件，要嚴格控制借閱范圍，需借閱時，由借閱人填寫文件由借閱人填寫文件記錄借閱登記表，填寫中注明文件記錄借閱登記表，填寫中注明文件名稱、借閱人、借閱

28、時間、以防遺失，歸還時要注明歸還時名稱、借閱人、借閱時間、以防遺失，歸還時要注明歸還時間。間。n n借閱的機密文件在借閱期間不得拆散，必須在上午下班前、借閱的機密文件在借閱期間不得拆散，必須在上午下班前、下午下班前和晚班下班前歸還保管人員，保管人員核對圖紙下午下班前和晚班下班前歸還保管人員，保管人員核對圖紙頁數後鎖入文件櫃。頁數後鎖入文件櫃。n n對外來文件進行編目、登記，並由文控中心負責統一管理，對外來文件進行編目、登記，並由文控中心負責統一管理，如需使用，須填寫文件如需使用，須填寫文件記錄借閱登記表。記錄借閱登記表。n n文件文件/記錄借閱申請單樣式記錄借閱申請單樣式 （點擊進入）（點擊進

29、入）（點擊進入）（點擊進入）部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n質量記錄控制質量記錄控制質量記錄控制質量記錄控制n n質量記錄是質量管理過程和活動的憑據質量記錄是質量管理過程和活動的憑據質量記錄盡量設計成表格形式。質量記錄盡量設計成表格形式。n n質量記錄填寫必須真實質量記錄填寫必須真實准確准確及時及時字跡要求清晰字跡要求清晰工整工整易辨認易辨認 質量記錄不可用鉛筆或紅色油墨筆類填寫質量記錄不可用鉛筆或紅色油墨筆類填寫如確實需要修改時如確實需要修改時修改人修改人應在修改處簽名和簽署日期。應在修改處簽名和簽署日期。n n所有質量記錄在完成使用后所有質量記

30、錄在完成使用后由各部門文控員歸檔保存由各部門文控員歸檔保存各文控員負責各文控員負責質量記錄整理歸檔質量記錄整理歸檔制定好目錄制定好目錄/索引索引以便查找。以便查找。n n質量記錄存放在文件柜或標識清晰的台架上質量記錄存放在文件柜或標識清晰的台架上以便查找以便查找電腦資料還須電腦資料還須同時考慮公司對資料和記錄的保密性同時考慮公司對資料和記錄的保密性安全性等方面的要求。安全性等方面的要求。n n當有部門當有部門/客戶借閱客戶借閱查閱質量記錄時查閱質量記錄時原則上不能帶走原則上不能帶走如需帶走如需帶走經經部門負責人批准后履行登記手續部門負責人批准后履行登記手續記錄于文件記錄于文件/記錄借閱登記表上

31、記錄借閱登記表上并及時收回。并及時收回。n n文件文件/質量記錄借閱登記表質量記錄借閱登記表 點擊顯示點擊顯示部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n受控文件資料受控文件資料質量表單的回收作廢質量表單的回收作廢 n n作廢文件由文控中心負責銷毀，同時文控中心保留一作廢文件由文控中心負責銷毀，同時文控中心保留一份蓋上僅供參考印章并保存，以便追溯。如果某份蓋上僅供參考印章并保存，以便追溯。如果某個部門也需該文件作參考用，保存的時間由保存的部個部門也需該文件作參考用，保存的時間由保存的部門根據實際需要確定。門根據實際需要確定。n n質量管理體系維護細則質量管理體

32、系維護細則5.15.1要求要求為防止重要質量記錄被銷毀而無從追蹤為防止重要質量記錄被銷毀而無從追蹤各部門所用的質量記錄各部門所用的質量記錄表單的保存表單的保存 期限應經過嚴格的評定（必要時可聯系體系小組參與）期限應經過嚴格的評定（必要時可聯系體系小組參與）。各部門已過期失效的質量記錄應于每年各部門已過期失效的質量記錄應于每年1 1月或月或7 7月的上旬列好清單月的上旬列好清單統一交至文控中心進行處理。統一交至文控中心進行處理。部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇第五章第五章第五章第五章 新增或修改文件規范及流程介紹新增或修改文件規范及流程介紹新增或修改文件規

33、范及流程介紹新增或修改文件規范及流程介紹n n文件格式和編寫規范要求文件格式和編寫規范要求文件格式和編寫規范要求文件格式和編寫規范要求n n版面設置版面設置版面設置版面設置上上上上/下下下下1.8cm 1.8cm 1.8cm 1.8cm 左左左左1.9cm 1.9cm 1.9cm 1.9cm 右右右右1.6cm A41.6cm A41.6cm A41.6cm A4紙大小紙大小紙大小紙大小n n中文字體中文字體中文字體中文字體標楷體（通用）標楷體（通用）標楷體（通用）標楷體（通用）英文字母英文字母英文字母英文字母Times New Roman Times New Roman Times New

34、Roman Times New Roman 字號字號字號字號13131313號號號號n n文件內容中引用的表格及文件名稱統一加書名號文件內容中引用的表格及文件名稱統一加書名號文件內容中引用的表格及文件名稱統一加書名號文件內容中引用的表格及文件名稱統一加書名號“”n n程序文件結構程序文件結構程序文件結構程序文件結構 1.0 1.0 1.0 1.0目的目的目的目的 2.0 2.0 2.0 2.0范圍范圍范圍范圍 3.0 3.0 3.0 3.0定義定義定義定義 4.0 4.0 4.0 4.0職責職責職責職責 5.0 5.0 5.0 5.0程序程序程序程序 6.0 6.0 6.0 6.0質量記錄質量

35、記錄質量記錄質量記錄 7.0 7.0 7.0 7.0 相關文相關文相關文相關文件和附錄件和附錄件和附錄件和附錄 案例講解（點擊顯示）案例講解（點擊顯示）案例講解（點擊顯示）案例講解（點擊顯示）n n作業指導書類文件結構作業指導書類文件結構作業指導書類文件結構作業指導書類文件結構1.01.01.01.0目的目的目的目的 2.0 2.0 2.0 2.0范圍范圍范圍范圍 3.0 3.0 3.0 3.0職責職責職責職責 4.0 4.0 4.0 4.0作業步驟作業步驟作業步驟作業步驟 5.0 5.0 5.0 5.0質量記錄質量記錄質量記錄質量記錄/參考文件參考文件參考文件參考文件/附錄附錄附錄附錄 點擊

36、案例（點擊顯示）點擊案例（點擊顯示）點擊案例（點擊顯示）點擊案例（點擊顯示）部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇n n新增新增新增新增/修改文件操作流程修改文件操作流程修改文件操作流程修改文件操作流程n n操作用流程圖操作用流程圖操作用流程圖操作用流程圖 點擊顯示點擊顯示點擊顯示點擊顯示n n總要求總要求總要求總要求 n n文件編寫人應熟悉文件版面文件編寫人應熟悉文件版面 格式要求格式要求 做到所編寫的文件做到所編寫的文件規范一致性規范一致性 即熟悉文件和資料控制程序即熟悉文件和資料控制

37、程序 n n當編寫的文件內容涉及本部門以外之部門時當編寫的文件內容涉及本部門以外之部門時 應編制文應編制文件會簽表件會簽表 編好后的文件經過各責任部門負責人會簽后編好后的文件經過各責任部門負責人會簽后方才生效方才生效 （點擊顯示）文件會簽表版式（點擊顯示）文件會簽表版式（點擊顯示）文件會簽表版式（點擊顯示）文件會簽表版式n n分布于各部門的體系小組成員作為文件會簽工作的接口分布于各部門的體系小組成員作為文件會簽工作的接口人人 將會協助文件編制將會協助文件編制/修訂人完成文件在本部門的會簽工修訂人完成文件在本部門的會簽工作作 （點擊顯示）文件會簽接口人分布（點擊顯示）文件會簽接口人分布（點擊顯示）文件會簽接口人分布（點擊顯示）文件會簽接口人分布部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇部門文件資料管控篇 全文完全文完謝謝參閱謝謝參閱The End,Thanks for your reading!