实用英语文体写作第四章外贸英语信函

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1、 外 贸 英 语 信 函 characteristics and content of business letters General Introduction of business letters 随着全球经济的发展和我国对外贸易不断开放，我们将在更多的领域特别是在经济和贸易领域全面与国际接轨，对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛。其中，商务书信往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电讯手段进行的文字形式的商务对话。商务人员在电话或面谈后，往往仍需书信交换，以确认谈话的结果。商务书信是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话或面谈中可能出现的疏漏或误解。与口头商务

2、联系相比，商务书信作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争执时，能提供重要的法律证据。而商务英语信函作为一种常用的英语应用文体，已成为为商务信息交流的主要手段，贯穿于外贸业务的全部流程，起着非常关键的桥梁和纽带作用。这使得商务信函在商务沟通中的媒介作用日益突显。 商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，公司或企业可以通过商务书信的方式进行一定的商业活动，比如询价、报价、还价、订货、交货、支付、索赔、理赔、代理等。其主要作用在于：（1）索取或传递信息；（2）报盘或接受报盘；（3）处理业务磋商的各种问题。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显

3、示着公司的水平和实力。正如丹尼尔肯尼迪方法：推销信创造的奇迹一书中所指出的，“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”因此，从事涉外商务活动的人员学习和掌握商务英语书信的基本知识，具备阅读和书写商务英语信函的基本能力，对做好涉外商务工作是十分必要的。 Characteristics of Business Letters 商务英语写作原则 Principles of Good Business Writing 为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。目前普遍接受的商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“7 C基本原则”

4、，即完整性原则（C o m p l e t e n e s s）、准确性原则（Correctness）、具体性原则（concreteness）、清楚性原则（C l a r i t y）、简洁性原则（Conciseness）、体谅性原则（consideration）、以及礼貌性原则（courtesy）。 （1）Clarity 清楚性原则在商务英语信函中，清楚性原则是指信函要清楚直接地传递写信者所要表达的信息，无晦涩难懂之处，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。由于商务信函是关于双方商务贸易的凭证性文件，关系到双方切身利益，因

5、此用语准确、表达清晰是至关重要的。(2) Conciseness 简洁性原则 简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特点。简洁是指信函内容完整、语言简洁，即在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。 (3) Correctness 准确性原则在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函的写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用的正确与否以及信息传递是否完整直接影响着一个公司的对外形象。并且，商务英语信函涉及到交易双方的权利、义务和利害关

6、系，是各种商务单据（如合同）的依据，所以准确无误是商务信函写作中最重要的原则。(4) Concreteness 具体性原则每一封商务英语信函都有明确的交际意图和目的所在，内容涉及咨询、报盘、销售、订货、装运、发货、付款、索赔、保险等贸易实务。每一封信函的内容必须是具体的，通常一封信函一个话题。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方作出明确反映的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等，该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。 (5) Courtesy 礼貌性原则的运用技巧 礼貌性原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please” 或“Thanks”等字样， 它

7、在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的的润滑剂。特别是当你的收信人是从未打过交道的潜在商业伙伴时，一封彬彬有礼的书信可以帮助赢得对方的好感，增加合作的机会。(6) Consideration 体谅性原则体谅性原则是指在写信时，要尽量体现出一种为对方着想的态度，要考虑到对方的需求、利益和困难。商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

8、在商务英语信函写作中，对方获取信息的根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。因此，写信时必须坚持体谅性原则，也就是要善于从对方的 角度、立场去考虑有什么需求。 (7) Completeness 完整性原则 商务英语信函是贸易各方开展国际贸易业务活动的重要媒体，一封完整的信函肯定更有助于表达交流意图；有助于建立和表达友善的关系；有助于防止出现信息遗漏而导致损失或诉讼。 商务英语信函的基本组成部分(1) The Heading or Letter-head信头商务书信的信头一般位于信纸的最上端，通常印制在中间或右边。信头部分通常包含这些项目： 发信人的公司名称、地址、电

9、话号码、传真、电子邮箱、网址、主要经营业务、公司标志等。大部分公司的信笺都印有信头，以方便收信人辨别。(2) The Date日期日期指信的签发日期，位置一般在信头下方两三行处，可以紧左页边写，也可以将最后一个数字紧右页边写。日期通常按日、月、年的顺序打印，如13th April, 2005; 13 April, 2005。日以基数词或序数词表示均可。但有时也将月置于日前，如April 13, 2005。要注意的是，月份最好不用数字表示以避免误解，如04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4号，但美国人会认为是2005年4月3号，因为各个国家在标示日期时的习惯不同。（美国人的习惯为月

10、、日、年，如：July l5，2011；而英国人的习惯为日、月、年，如：15 Jury， 2011。） (3) The Inside Name and Address 信内地址信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写：1）收信人姓名、职务2）收信人公司名称3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 4）所在城市/城镇、州名称及邮编5）国家名称如：Personal Manager Great Western Publishing Co. Ltd. 7777 State Street, Room 456 Chicago,

11、IL60606 U.S. A.需要注意的是，公司名称与地址应与来信信头上的公司名称与地址一致。 (4). The Salutation称呼敬语称呼敬语是写信人对收信人的称呼，位于封内地址下两行。称呼须与信内地址中的收信人(公司)的称呼相一致。如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。如果收信者是公司，未指具体人，称呼应写成：Dear S

12、irs或Gentlemen; 如果收传人是公司某个具体人，例如Sales Manager，但不知其姓名，称呼可写成Dear Sir或Dear Sir/ Madam。 (5). The Body 正文正文是信函的主体部分，是写信人向收信人陈述主要信息的地方。正文的语言要规范，语气要得当，措辞要得体，用词要精炼，叙说要切题。根据信函的具体目的，正文部分可长可短。但是，无论长短，一封正式的商务书信都包括开头、主体和结尾三部分。(6). The Complimentary Close结束敬语结束敬语往往和称呼语相呼应。在信内地址和称呼中未表明收信人的姓名，即称呼用Dear Sir/Dear Sirs/

13、Dear Madam时, 结束敬语就用Yours faithfully；在称呼中表明具体人名，例如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith时, 结束敬语就用Yours sincerely, Yours truly, 或 Yours cordially。结束敬语放在正文与署名之间。(7). The Signature署名署名一般是手写体签名，署名和结束敬语对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。署名包括名字和职务，起首字母都要大写。有时也会签上公司的名称。 特定的商务书信还可以包括其他的一些选择部分(1) The attention line 致收信人当发信人希望将信件递交给对

14、方公司的某个特定收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。(2) The subject line 主题主题一项通常不是一个句子，而是个词组或短语，有时只是书信中所涉及的商品名称、合同或订单的编号等。主题用来简要介绍信件正文的内容，以使收信人能快速获得关键信息。收信单位能根据主题的提示，迅速将信转给有关经办人处理，同时也方便信件的登记、归档和事后的查阅。主题项一般在称呼下两行处，前加Subject字样或以黑体字打印。 (3) The id

15、entifying initials 经办人代号经办人代号由书信口述人或撰写者和秘书或打字员姓名首字母组成，通常打印在署名下两行紧左页边处。口述者或撰写者姓名首字母在先，和秘书或打字员姓名首字母以冒号或斜线隔开。可全部大写或小写，或仅前者首字母大写。如 JB/GS, JB:GS或JB/gs, JB:gs。(4) The enclosure 附件当信函中包含附件（如支票、帐单等）时，应在信函左下角署名下两行处印上Enclosure 或Encl.字样。如有必要，还应注明具体的附件内容和份数。如:Encl. Commercial Invoice (3 copies) Insurance Policy

16、 (5) The copy notation 抄送有时商务书信除了递送给对方，也同时抄送给第三方。通常的做法是，在署名或附件下两行紧左页边印上cc或CC 及要抄送的第三方名称。如CC: Mr. George Blair, Sales Manager。但要注意的是，在美国等一些国家的商业界，现在基本上是用影印件来抄送，所以也用Xerox代替CC。 商务信函的三种基本形式1）Block Style （齐头式） 除了信纸的信头（letterhead）已印制于公司专用信纸的中央顶端，其它各项均集中于信纸的左端。2）Semi-block Style （混合式） 又称“Modified Block Sty

17、le with Indented Paragraphs”。 混合式把日期（date）和参照号（references）的位置固定在右边，以方便归档和检索工作的进行；结尾语（complimentary closing）、签名（signature）及打印的名字（typed name）同信纸的信头（letterhead）一起放中间，其余部分放在信纸左端。3）Intended Style （缩行式） 缩行式可以选择以上两者任意一个形式，只有正文（main body）部分起头处向内缩五、六个空格。 Establishing Busines Relationships General Introductio

18、n of Letters for Establishing Business Relationships 在国际贸易中，要保持或扩大业务就必须巩固和发展已有的业务关系，并且不断物色新的贸易伙伴以建立新的业务关系。一家公司要开展业务必须与其他公司或客户进行联系，联系的方式多种多样，其中，书信是比较正式又常见的形式。怎样与原来没有业务关系的外商建立联系呢?首先可以通过某种途径，如商业广告、网上查询、我国驻外或外国驻华南务机构、出访或来访的贸易代表团、自己的业务伙伴、银行或商会等部门，从那里了解新客户的基本情况，包括他们的名称、地址、经营范围等。然后可以主动写信与对方联系，介绍自己的情况，表达与对方

19、建立业务关系的愿望。 Characteristics of Letters for Establishing Business Relationships1. 建立业务联系作为公司发展业务的第一步，对于公司保持以及扩大业务尤为重要。因此，建立业务联系的信函需要严格遵照商务信函的标准样式。不管是对购买对方产品感兴趣，还是希望把产品出售给对方，信函都需礼貌、简洁、清晰，并真诚地表达与对方建立业务关系的愿望。2. 大部分旨在建立商业关系的信函都不是写给特定的某个人，所以一般都称呼Dears sirs或Gentlemen，结束敬语用Yours faithfully和Dears sirs呼应。3. 简洁

20、是商务信函的重要特点。从上述几例可以看出，除了必要信息之外，但信函是写给每封信中都没有不相关的累赘信息。4. 由于旨在建立商业关系的信函其收信人是从未有过合作关系的潜在客户，因此信函语言较为礼貌正式。 Components of Letters for Establishing Business Relationships旨在建立业务关系的商务信函往往包括这样几个部分：(1) 告知对方你是如何获得关于他们公司或企业的信息的（例如，通过驻外商务参赞、进出口商会以及贸易伙伴、贸易伙计的介绍得知，或是通过国际交易会、展销会、博览会了解等）；(2) 声明你写此信的意图和目的；(3) 简要介绍你公司的业

21、务范围、主要产品等；(4) 提供你方资信情况的调查途径；(5) 表达你期望合作及尽快收到回复。 Making Enquiries General Introduction of an Enquiry询盘亦称询价或索盘，是买卖双方交易磋商的开始。按询问的内容划分，询盘有一般询盘和具体询盘。前者是指关于商品目录、价格单和样品的一般询问；而后者则是买方在有了比较明确的意向后关于某种具体商品的价格、包装、交货期、付款方式等的询问。按询盘双方的交易历史划分，询盘有首次询盘和非首次询盘。顾名思义，首次询盘信的写信方和收信方之前没有交易历史；而非首次询盘发生在有交易历史的买卖双方之间。 询盘信的写信人有时将

22、询盘信抄送给多个收信人，目的在于比较各收信人的报盘，以选择其中最优惠的报盘。 Characteristics of an Enquiry1. 由于询盘信函分为一般询盘信和具体询盘信、首次询盘和非首次询盘，因此，在具体写作询盘信函时，其写作步骤略有差异。首次询盘信函往往都属于一般询盘信，其写法类似于旨在建立商业关系信函的写法；非首次询盘信则多为具体询盘信，因为交易双方的交易关系已经确立，相互有了初步了解，所以一般直入主题，询问交易产品的报价、付款方式、装运、到货日期等具体事项。但要注意询盘准确、清楚，以提高业务效率。另外，非首次询盘信的语言在礼貌的前提下相对随意些。2. 非首次询盘信的买卖双方由

23、于之前有一定交易历史，相互间已经比较熟悉，信函的语气相对比较随意。而且，非首次询盘信的发信人和收信人不再是泛指的Dear sirs和 Yours faithfully，而是具体的 Dear Linda 和George Petheriotis。3. 首次询盘信的买卖双方由于是初次联系，目的在于建立起贸易关系，因此信函语气更为礼貌和正式。 Components of an Enquiry一般来说，书写询价函时，首先可以简单而有礼貌地介绍写信的起因，然后明确说明所需商品的名称，以及希望对方提供信息的具体内容。必要时也可向对方索要产品目录、样本或样品。最后还可在信中表示要与对方进一步密切业务联系或达成

24、交易的良好愿望。 Making Offers and Counter-offers General Introduction of Letters for Making Offers and Counter-offers报盘函(offers)是指卖方在接到买方询价函后，向买方报价、介绍商品情况、提出交易条件（如商品数量、价格、付款方式、交货日期等）时所写的一种商务书信。 根据报盘时有无规定期限来分，报盘有实盘（firm offer）和虚盘(non-firm offer)。实盘函中报盘人提出一定的交易条件，并规定报盘的有效期限，如“This offer is firm, subject to t

25、he receipt of your reply before 29th March.”等。在有效期内报盘人不得随意改变和撤回报盘内容，报盘一经买方接受，买卖立即敲定。而凡是报盘时没有规定期限的都称为虚盘，虚盘对买卖双方都没有约束力。 另外，报盘函也分为主动报盘和非主动报盘。主动报盘是不经买方询价卖方主动提出的交易愿望和条件；而非主动报盘则相反，大部分的报盘都属于这一类，是应买方询价要求而作出的回应。 还盘函(counter-offers)是指买方接到卖方的报盘以后，对其提出的交易条件感到不能接受或不能完全接受，为了进一步磋商交易而对不接受的条款提出修改意见的信函。有时一笔交易的达成会经过报盘

26、、还盘的多次往来才能成功。 Characteristics of Letters for Making Offers and Counter-offers1. 准确的信息是报盘函的最重要特征。在进行报价时，要保证所报商品价格、品名、数量等条款的准确性，因为一个小错误很可能酿成大损失。如所报的商品价格单位是美元，报盘人往往应注明是美国美元还是加拿大美元，因为这两者的汇率是不一样的。 2. 报盘还盘是交易能否达成的最关键步骤。讨价还价本是商家常事，因此无论报盘还盘，在直接清楚说明交易条件的同时，也仍要注意显得友好真诚，避免过于强硬冰冷的态度。不能因为一笔交易的不成功而影响到以后的商业往来。3. 除

27、了应买方询价要求发出的报盘，也有类似于推销信性质的主动报盘（voluntary offer）。 Components of Letters for Making Offers and Counter-offers一般报盘函也是包括三部分，开头部分报盘人对对方的询盘表示感谢，通常提及询盘的确切日期。正文部分报盘人列出询盘人所要求知道的各项交易条件，包括商品单价、商品数量、付款方式、装运日期以及优惠条件等等。结尾部分报盘人表示希望对方能接受报盘并进行订货，并强调其报盘的优势及商品的质量，以努力促成交易。 另外，有时除了询盘人所感兴趣的商品之外，报盘人也主动介绍公司的其他相关产品，提供信息以期望达成

28、更多交易。写还盘函时，也要先对对方的报盘表示感谢，一般会重复报盘的具体内容。然后，还盘方应直接清楚地说明不能接受报盘的理由，并提出还盘条件和意见。最后表达希望达成交易的愿望。 Making Payments General Introduction of a letter for Making Payments国际贸易中最常见的付款方式是信用证，即L/C(Letters of Credit)。信用证是由买方银行开立的以卖方为受益人的保证付款的书面凭证。信用证上的条款包括信用证本身的说明、有关交易货物的详细信息（货物名称、数量、规格、单价、装运、包装等）、信用证付款所要求的各种单证等。因此，卖方

29、在收到买方银行开出的信用证时，应仔细审核信用证上的各条款，审核无误后即可按销售协议发货。若卖方审核时发现信用证条款有误，如有些条款与销售协议不符，或无法按信用证规定装运日期交货，应及时提醒或要求买方对信用证作出修改，以保证交易的顺利。因此，付款信函的撰写可能是为了不同的目的，如建议开立信用证、买方通知信用证已开立、卖方催开信用证、信用证条款的修改、要求延长信用证装运日期等。 Characteristics of a letter for Making Payments 当买方由于种种原因未能及时开出信用证时, 卖方通常应及时去函提醒其尽快开立信用证, 以免耽误发货期。写催促函时，要注意语气的适

30、当。 Components of a letter for Making Payments 买方通知卖方信用证开立的信函最为常见，一般写得直接简洁。但必要的信息一定要陈述清楚准确。如信用证类别、开户行、有效期及信用证付款所需单证等。在要求修改信用证时，卖方应首先提醒买方当初销售协议中双方所认定的信用证条款，接着提出为什么要修改某些条款，修改信用证可能是因为卖方错过了船期，或是买方开户行的失误等。最后，卖方应恳求买方的理解并希望其尽量作出修改。 Shipping General Introduction of Letters for Shipping 国际贸易中最常用的运输方式是海运（ocean

31、 transportation），海运可以是班轮或不定期货船。就装运方式而言，集装箱服务最受欢迎。货物的装运不一定总是整批装运，有时是分批装运（partial shipment）。在无法直运的情况下，就需要转运( transshipment)。但这些装运条件都应在销售合同及信用证中标示清楚。 装运信函的主要目的有，卖方告知买方装运事宜、卖方通知买方货物已装运、买方催促卖方尽快装运等。 Characteristics of Letters for Shipping 1当买卖双方是较为熟悉的交易伙伴时，装运通知函往往写得更为简洁。2有时因为一些不可预测的原因，买方或卖方需要更改原定装运条款。这时买

32、方或卖方应及时去函对方告知装运条款更改事宜，并请求对方的谅解和合作。 Components of Letters for Shipping 装运通知函是卖方在货物装运后，连同有关文件副本给买方发出的装船通知(shipping advice)。装运通知写法大致如下：1. 告知货物已装运并写明订单号码、装运日期、船名、预定抵达日期，卸货港等细节；2. 提醒说明附寄装船文件副本及其他相关文件；3. 希望船货平安抵达，并期望能够继续合作。 Complaints & Claims General Introduction of Complaints & Claims 国际贸易中争议的发生可能有很多原因，

33、如货物装运延迟、货物损坏、货物质量不合格、货物与样品不符等等。当争议发生时，遭受损失的一方往往会根据合同或法律向对方提出赔偿要求，也称索赔（complaints/claims），而对方对索赔要求的受理（同意或拒绝赔偿）则称为理赔（reply to complaints/claims）。索赔要求的提出有一定的期限规定，一般是在到货后三十天内提出，逾期则无权索赔。索赔函应开门见山、清楚明白、有理有据。受理索赔方(卖方或承运人或保险公司等)在接到索赔要求后，也应及时妥善处理。如确实是自己的责任，应诚恳表示歉意并承诺赔偿；如不是，也应清楚说明原因并礼貌拒绝赔偿。 Characteristics of Complaints & Claims1在写索赔函时，应注意信函的语气。应尽量客观、克制地表示不满，避免过于情绪化和粗鲁的语言。2. 在受理索赔时，如受理方发现对方所遭受的损失并非自己的责任，也应礼貌拒绝索赔。做到有理有节。 Components of Complaints & Claims索赔信通常包括这几个部分：1对进行索赔表示遗憾并具体说明所遭受的损失；2提供损失证明及索赔根据；3提出赔偿要求或意见。理赔信通常包括这几个部分：1对对方的索赔表示遗憾；2确定其遭受的损失，表示歉意并解释造成损失的原因；或，否定损失是由自己造成的并给出合理原因；3答应索赔要求并提出解决意见或拒绝索赔要求。