企业为什么要建立健全档案工作

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1、档案业务知识技能培训档案业务知识技能培训主讲人：贾桂玲安全技术部二0一一年十一月一、档案工作的意义（一）档案工作的基本概念（二）企业档案工作如何开展（三）企业档案的归档范围与保管期限（四）企业档案的开发利用工作（一）档案工作的基本概念 1、档案的产生 原始社会末期，文字正式产生前，人类便已用“结绳”、“刻契”记事，这是文字的起源，随着社会的发展，人们开始用文字记录事物，传递和保存信息，档案随之产生。公元前1300多年殷商时代的甲骨文，是我国迄今发现的最早的比较系统的典型档案实物。我国档案载体的演变与发展经历了从甲骨、金石、竹木、缣帛档案，到纸质档案，乃至现今的感光、磁性等记录方式的新型载体档案

2、的历程。2、档案的定义 档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3、档案的含义l档案的形成者是自然人、法人和其他组织l档案的形成领域、记载和反映的内容是人类社会实践活动l档案是直接形成的原始记录，是人类社会实践活动的伴生物，“副产品”l档案必须是有保存价值的l档案的形式是多种多样的l档案是原始的历史记录4、档案与相关载体信息的关系l档案与文件的区别。档案的前身是文件，文件是国家机构、社会组织和个人管理、生产、处理事务、交流信息的需要所形成的信息记录，其中部分文件对日后具有查考价值，将其收集、整理、保存起来，就形成档案。因此，文件

3、与档案是同一事物不同发展阶段。文件起现行效用作用，档案主要起历史查考作用，只有部分有保存价值的文件才能转化为档案。l档案与图书区别。图书是一种成熟定型的出版物。图书与档案同属知识型信息，其载体形态和记录方式也多相同。但图书一般不是一种原始记录信息，而是第二手材料，不具凭证价值。档案的知识性不像图书那样系统。档 案 和 资 料 有 何 区 别 档案和资料虽然都是企业从事各项活动不可缺少的信息资源，但两者的形成渠道和文献价值有所不同。l档案是企业活动中直接形成的，是企业各项职能活动的真实记录，具有法律凭证作用和历史查考作用；l资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接搜集得来的，只具有参考作用，不

4、起凭证作用。5、档案的价值和作用 凭证价值：档案是历史的真凭实据，这是由档案的本质属性原始记录性所决定的。档案较其他文献有更可靠的真实性，由于其真实性，使其具有凭证价值。一是从其形成的特点看，它是从形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是原本地、客观地记录了人们当时的思想和行为，是令人信服的历史证据；二是从其自身来看，它记录了形成者留下的历史真迹，它是确凿无疑的原始文件和历史信证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题具有法律效力的依据。参考价值：档案反映了人类社会实践活动的正反两方面的经验教训，可为后人提供广泛的借鉴。档案对于人们查考既往实践，探究事物发

5、展的过程及其规律，总结和吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。其参考价值的原始性和可靠性是其他文献所不具备的。档案的作用（1）延伸人类记忆的作用（2）存史存知的作用（3）传播知识、信息的作用（4）处理现实事务的查考作用（二）企业档案工作如何开展企业为什么要建立健全档案工作企业为什么要建立健全档案工作企业建档基本要求企业建档基本要求兼职档案人员的工作职责是什么兼职档案人员的工作职责是什么企业档案管理可采取哪些形式企业档案管理可采取哪些形式企业为什么要建立健全档案工作l企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参

6、考，也是企业 的宝贵财富。良好的档案管理，有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立形象；有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。企业建档基本要求要做到五个“有”l有领导分管，l有档案管理人员，l有档案管理制度，l有保存档案的场地、装具配备相应的设施，l有各种门类和载体的档案

7、材料保存。企业建档工作如何起步l首先要增强档案意识和依法治档的观念，重视档案管理，将档案工作纳入企业领导的议事日程；l其次，建立档案管理，纳入企业各项管理规章，使档案工作与企业各项工作同步进行；l第三为保证档案的安全和有序管理，配备必要的档案保管设施、设备，有专门的保管场地。兼职档案人员的工作职责是什么？l认真贯彻执行档案法及档案工作方针、政策，严格执行本企业制定的档案工作各项规章制度；l负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；l负责各类档案材料移交前的保管工作；l对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；l概据有关规定，每年定期向公司综合档案室移交档案。坚持兼职档案人员

8、岗位责任制 兼职档案人员的岗位责任制，按照制度必须要求部兼职档案人员的岗位责任制，按照制度必须要求部门立卷归档工作，因为部门兼职档案员对本部门的工作门立卷归档工作，因为部门兼职档案员对本部门的工作比较熟悉，对本部门产生的档案收集比较齐全完整，而比较熟悉，对本部门产生的档案收集比较齐全完整，而综合档案室档案员不可能每个部门都比较了解，所以要综合档案室档案员不可能每个部门都比较了解，所以要求兼职档案人员收集本部门的档案后，于次年三月份进求兼职档案人员收集本部门的档案后，于次年三月份进行初步整理后移交档案室，至于如何整理由综合档案室行初步整理后移交档案室，至于如何整理由综合档案室档案员指导好。收集档

9、案时要根据公司的档案分类方案、档案员指导好。收集档案时要根据公司的档案分类方案、档案归档范围与保管期限表、以及不归档范围进行收集，档案归档范围与保管期限表、以及不归档范围进行收集，不要把所有形成的材料都交到档案室，把一些不归档的不要把所有形成的材料都交到档案室，把一些不归档的材料（如与本公司无关的文件、无保存价值的材料、今材料（如与本公司无关的文件、无保存价值的材料、今后无查考价值的资料等）清理掉。后无查考价值的资料等）清理掉。企业档案管理可采取哪些形式1、档案法规定，档案管理的基本原则是集中统一管理，即一个单位的档案工作实行统一领导，统一制度，统一人员，集中统一管理各种门类各载体的档案。2、

10、根据档案法规定，结合企业实际，企业档案管理可采取集中式、网点式和寄存式等不同形式：l所谓集中式管理，是指将本企业各类档案实体集中统一保管；l所谓网点式管理，是指将档案实体按类别分散保管在有关部门，各类档案的目录集中统一保管在综合档案室；l所谓寄存式管理，是指企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。（三）企业档案的归档范围与保管期限l企业档案保管期限如何确定l各类文件材料的归档范围如何划分l如何确定归档时间l对归档的质量有什么要求l企业档案工作应注意的问题l企业档案主要哪些门类l企业档案类别划分、归档范围、保管期限表企业档案保管期限如何确定 保管期限一般以企业管理的客观利用需求为依据

11、来确定，既要考虑文件的现实利用价值，更要兼顾长远的历史利用价值。保存期限有永久、长期和短期三种，一般长期15年左右，短期为5年。l凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管；l凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；l凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料，列为短期保管；l设备档案的保管期限也可以根据该设备使用年限划定具体保管年度。会计档案的保管期限有永久、定期两类，定期包括3年、5年、10年、15年、25年五类。各类文件材料的归档范围应如何划分 凡是企业在

12、生产、经营活动中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。l反映企业历史变迁和发展过程的文件材料；l在党支部、工青妇团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料；l在经营活动方面形成的文件材料；l在安全、生产管理、技术管理、科研技改方面所产生的文件材料；l在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成的文件材料；l在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。如何确定归档的时间l按年度归档，对一般管理类文件通常按年度接收归档，即在第二年上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续；l按活动结束时间归档，通常在一项科技、生产活动结

13、束后归档，对一些重大专项活动中形成的管理类文件也常采用这种办法；l按工程段归档，对于形成周期过长，程序明显的企业文件，主要是科技文件，比如跨年度、需几年或几十年完成的产品、科研或工程项目，因文件数量庞大，通常可按各项活动的工作阶段接收归档；l随时归档，对于一些机密性较强的文件，如人事、调查研究或从外单位收集的文件等，为避免丢失和泄密，通常采取随时归档的方法。对归档的质量有什么要求l归档文件材料必须是原件（定稿），特别重要的文件应同时保存历次修改稿，重要或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档；l必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合

14、自然形成规律；l必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；l必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；l电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过要整理的电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。企业档案工作应注意的问题 档案实行集中统一管理，所有门类的档案包括：文书档案、基建档案、科研档案

15、、设备档案、财会档案、声像档案、实物档案等等档案都必须集中统一管理，只有移交到档案室，这些档案才是属于公司的，如果由于某些原因如：移交到档案室利用不方便、保密等原因，保存在自己手里，没有移交到档案室，这些材料今后就可能散失，不利于安全保管。另外，档案管理库房、档案管理必须的硬件设施也配备到位。档案工作编研材料利于编写：如大事记、组织机构沿革、基础数汇集等等。企业档案工作应注意的问题 各部门、科室在形成文件材料时，应注意字迹材料的耐久性问题，重要的文件材料要用碳素墨水，书写，而不使用不耐久笔书写，不耐久字迹包括：圆珠笔、铅笔、红笔、复写纸、传真纸、电脑打印、复印等。档案归档中必须是原件，而不是复

16、印件，提供利用时尽量使用复印件。上报材料必须留底归档。档案移交时（包括有的岗位调动），应当办理交接手续。公司各部门移交到综合档案室的文件材料，应当是本部门形成的材料，而公司下发的文件材料不必移交。企业档案主要有哪些门类 企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特种载体类等。l其中党群、行政、经营、生产技术管理类统称为管理类档案；l产品、科研、基本建设、设备仪器类统称为科技档案；l会计、职工档案类统称为专门档案。企业档案类别划分、归档范围、保管期限表企业档案类别划分、归档范围、保管期限表类目名称归档范围保管期

17、限0党群工作类党委(党支部)会议记录，党员大会文件材料，党内重要发文，年度计划、总结，党员、团员名册，统计年报，党员干部任免，处分材料，文明单位申报评审材料，职代会、团代会、妇代会工作报告，总结。党委(党支部)会议记录，党员大会文件材料，党内重要发文，年度计划、总结，党员、团员名册，统计年报，党员干部任免，处分材料，文明单位申报评审材料，职代会、团代会、妇代会工作报告，总结。永久整党建党、评议党员汇总材料，党团组织介绍信，政治理论学习，思想政治工作材料，统战工作、新闻报道、党风党纪、信访材料,职工民主管理、劳动竞赛、劳保福利、文艺体育活动,团、妇、工会、学会、协会、活动材料及上级的批复性文件材

18、料。长期总工会及以上相关单位关于党群工作的政策、规定。短期1行政管理类领导班子会议记录，经营班子会议，各种办公会议记录，行政工作重要发文，机构设置、干部任免、政纪、法纪监察材料，干部、职工名册，干部处分、机要保密，专项审计材料及上级的批复性文件材料。永久文秘工作，保洁、消防、法律事务，招聘、录用、调配、劳务输出，劳动工资，职工教育培训、医疗卫生、计划生育、职工生活福利、职工住房、食堂、商店、第三产业，出国考察审批材料，考察报告及上级的批复。上级部门关于干部任免、职称、工资、表彰先进等本单位有名字的（单独组卷）长期政府部门关于行政管理、人事劳资方面的政策、法规。短期2经营管理类企业改革、重大经营

19、决策、发展规划、年度计划、方针目标管理、经营承包、经济责任制管理材料，统计年报，综合统计分析材料，工业普查，企业升级材料及上级的批复性文件材料。永久资金、价格、会计管理，资金流通，物资供应，仓库管理，广告宣传，热线服务，各种合同。长期上级有关部门关于企业改革、经营决策，经营管理方面的政策、法规。本企业月季度计划，月季度统计报表。短期3生产技术类质量管理、计量、标准化工作达标验收材料，基建设备、产品、技改项目报批材料及上级的批复性文件材料。永久生产组织、调度、劳动调配、保护，质量检测，能源消耗、节能，安全生产、事故处理，科技管理，环境保护、污染处理，计量、标准化、档案、信息管理材料。长期上级有关

20、部门关于科技、生产、能源、质量、计量、标准化、档案、信息管理，安全、环保、方面的政策、法规短期一级类目二级类目归档范围保管期限4产品类按产品类型号设置 同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程产生的材料。长期5科技研究类按课题项目设置 同一科研项目内，包含课题立项，研究准备，研究试验，总结鉴定，成果报奖，推广应用等项目研究和管理的全过程产生的材料。永久6基本建设类按工程项目或建筑项目设置同一工程项目内，包含工程的勘探测绘，设计，施工，竣工验收和工程创优的全过程产生的材料。永久7设备仪器类按设备种类或型号设置 同一设备仪器内，包含设备购置(

21、随机文件)安装、调试运行、维护修理和设备管理全过程形成的材料（特种设备按每台设备设立相应档案）。长期（设备使用寿命期）一级类目二级类目归档范围保管期限8会计档案类年度 会计年报，固定资产投资，事故处理，工资名册，涉外债务方面的帐册、凭证。永久现金日记帐、银行日记帐。25年总帐、分类帐、明细帐、原始凭证、记帐凭证。15年会计月报表，银行对帐单。5年一级类目二级类目归档范围保管期限9实物档案类照片档案 公司领导公务活动的照片，司容司貌，基建设备，运营服务方面的照片、底片。长期录音录像带 公司领导公务活动的录音、录像，广播电台播放本企业情况的录音带。厂级领导公务活动的，基建、设备、运营服务方面的录像

22、，电视台播放本企业情况的录像带。长期光盘、磁盘各种记录的光盘和磁盘。长期牌证类 各类先进锦旗、奖牌、奖杯、证书，产权证书等。永久（四）档案开发利用工作企业档案利用服务工作的主要形式有：l开设阅览室，接待办理查阅、借阅；l出具档案证明，提供档案复制件；l通过计算机网络公布可以公开的档案信息；l开展档案编研等。企业档案编研成果有哪些类型 主要有大事记、年鉴、基础数据汇编、产品介绍汇集、专题概要等。l大事记是一种按照时间顺序记载企业发生重大事件和重要活动的参考资料；l年鉴是按年编印发映企业一年内发展变化情况的一种参考资料；l基础数据汇编是以数字的形式反映企业某一方面基本情况的参考资料；l产品介绍汇集

23、是以图样和文字的形式反映企业运营站区基本情况的参考资料；l专题概要是用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面工作、生产或其他现象的发展、变化情况的参考资料。如何做好企业档案的保密工作 企业要维护自身的合法利益，保护企业的知识产权，在注重发挥档案效用的同时，必须重视档案的保密工作，健全档案的保管和查阅利用制度，并在实际工作中严格执行。具体地说查阅档案应在档案阅览室内进行，一般概不外借，确需外借的必须办理严格的借阅手续，具体参照公司档案管理规定执行。怎样正确处理档案利用与保密两者之间的关系 保密的目的是为了更好的利用。在开展档案利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。利用与保密

24、，从根本上来说是一致的。二、文书、科技、会计档案整理l（一）文书档案整理l（二）科技档案整理l（三）会计档案整理（一）文书档案如何整理与编目 文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理 或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般分以下步骤：l分类（年度分类法和问题分类法）；l组卷（即组成案卷）；l卷内文件材料排列；l根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面进行编号；l编制卷内目录（样式附后）和备考表；l按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒

25、内；l拟写案卷标题，填写案卷封面；l案卷排列与编号；l编制档案案卷目录。顺序号文号责任者 文 件 题 名日期页号备注 卷 内 目 录卷卷 内内 备备 考考 表表 互见号 说明：立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日深圳地铁三号线运营分公司 轨道交通行业关于企业安全生产、运营服务等的通知、规定2011年1月至2011年12月保管期限短期本卷共15件150页归档号1.2011-12全宗号目录号年度案卷号按“件”整理要以计算机管理为前提条件主要步骤有：l对归档文件逐件装订固定；l对归档文件以“件”为单位进行年度保管期限分类；l对分类后的归档文件按时间、重要程度排列、其中对成套性文件材料相对集中；l根

26、据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；l编制归档文件目录（样式附后）；l将归档文件按连续件号顺序装盒；档档 号号 章章 归档文件目录 全宗号年度 室编 件号 机构(问题)期限 馆编 件号件号责任者文号 文 件 题 名日期页数备注 深圳地铁三号线运营分公司 全宗号年度2011 保管期限永久机构(问题)行政类起止件号室1-35馆盒号（二）科技档案如何整理与编目 科技档案是指企业在从事安全生产、科研技改、基建及活动中形成的有保存价值的科技文件材料。l分类（按工程档案分类、按产品类型分类、按科研课题分类、按专业进行分类）；l编目（科技档案目录是以卷、册为对

27、象进行登记编制的，主要包括科技总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录）；l拟写案卷题名（应简要揭示卷内科技文件材料的内容）；l装订（可采用装订和不装订的两种形式，都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物，案卷采用不装订的科技文件材料，要按照卷内目录的编排次序排列，并在件号章上按顺序编好件号）。档号 7.04.01-5案卷题名深圳地铁三号线运营分公司某设备国产化的合同及相关材料档号：7.04.01-5档案馆号：缩微号：案卷题名 深圳地铁三号线运营分公司某设备国产化的合同及相关材料 编制单位：编制日期：保管期限：密 级：序号文件编号责任者 文件材料题名日期页次备注 卷 内 目

28、录件号章档 号件号卷卷 内内 备备 考考 表表案卷内科技文件材料件数：案卷内科技文件材料页数：组卷和案卷使用过程中需要说明的问题:立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日（三）会计档案如何编目 会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：l会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；l会计账簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日记帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿（公积金、养老金明细帐）；l财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；l其他：银行存款余额调节表、银

29、行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交公司档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。会计部门可以按照凭证、账簿、财务报告等几种形式进行分类，通常采用：l年度形式保管期限的分类方法，先分开年度，再按形式分成几类（先报表、账簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；l形式保管期限年度分类方法，即把报表、账簿、凭证分开，再按年度时间先后排列，历年

30、各编一个案卷流水号。顺序号作者文件题名日期页号备注卷 内 目 录本卷情况说明:立卷人:检查人:立卷时间:l卷内备考表深圳地铁三号线运营分公司会计档案类 本公司2011年会计年报2011年1月至2011年12月保管期限永久本卷共15件150页归档号1.2011-12全宗号目录号年度案卷号单位：单位：年会计档案案卷目录类别案卷号案卷（册袋）标题 起止时间卷内 张数保管 期限备注自20 年 月至20 年 月三、照片、实物、电子档案整理l（一）照片档案整理l（二）实物档案整理l（三）电子档案整理（一）照片档案如何整理与编目 照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活 动中直接形成的，有保存价值的以

31、感光材料为载体，以影像为主要反映方式的记录。照片档案在全宗内按年度问题进行分类：l对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号；l底片在全宗内编流水号，格式为全宗号底片号，并用铅笔在底片乳剂面片边处横刻上底片号，在底片袋的右上方标明底片号；l一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明包括照片号、底片号和参风号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。2009年3月8日，公司全体女职工广东省内二日游活动。（总说明时间、

32、地点、人物、背景、事由、摄影者六要素50-100字左右）2009.3.8 *女职工在清远山顶XXX摄 照 片照片档案卷内目录 照片/底片号照片题号拍摄时间备注1/201-5/205女职工3.8活动照片200903086/206深圳港铁四号线领导XXX到本公司调研20090310（二）荣誉实物档案的归档范围及整理保管方法（二）荣誉实物档案的归档范围及整理保管方法（二）荣誉实物档案的归档范围及整理保管方法（二）荣誉实物档案的归档范围及整理保管方法 荣誉实物档案归档范围：以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物。个人名义获得的奖状、

33、证书等应属于个人所有，不在归档范围内。通常情况下，单位在收到荣誉实物后应及时办理归档手续，使之纳入统一管理的轨道。在陈列室存放一段时间后，再交档案部门统一保管。荣誉实物档案的整理 荣誉实物档案的整理比较简单，数量较多的部门，可将荣誉实物档案按载体形式分类，即奖状类、锦旗类、奖牌类、奖杯类、证书类，每一类再按时间顺序编号；荣誉实物数量较少的单位，可不分类，打破载体形式界限，直接按归档的时间顺序统一编号，并统一编制目录，注明档号，荣誉实物名称，颁发机关，颁发时间，保管期限，存放地点及有关档案的参见号等。荣誉实物档案的保管 荣誉实物档案的保管，可按载体形式分别存放，每件实物都要贴上标签，奖状可卷成筒

34、状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入卷盒保管，奖杯存放要避免叠压挤碰，保管条件和其他档案一样，要适宜的温湿度，防尘，防虫等。磁性载体档案如何整理与编目 磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机、磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。l磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件 一样及时整理。l在全宗内，磁性载体档案一般按年代问题进行分类，录音带、录像带档案的整理以自然盒为卷，软盘、光盘以每张一卷，每盒（盘、张）外套上要贴有标签、注明内容，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案

35、卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。磁性载体档案案卷目录序 号 题 名形成时间 录制长度 备 注（三）电子文件的整理l1、电子文件的有哪些特点l2、电子文件如何整理l3、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作1、电子文件有哪些特点 随着电子计算机技术的发展和办公自动化的推进，电子公文、电子邮件等电子文件在企业中开始普遍应用，由此而产生了具有档案保存价值电子文件，电子文件是数字化信息技术的产物，电子文件是在计算机中产生和处理，其信息技术的产物，电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，电子文

36、件归档后即形成电子档案。电子文件与纸质文件比较，有很大的区别，主要表现在：l电子文件对设备的依赖性；l电子文件的非直读性；l电子文件信息与载体的可分离性；l电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。2、电子文件如何整理 电子文件的整理，是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行整理，为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。l产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管，其中由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；l建设项目按设计、施工、结构、维护管理

37、等顺序排列；l文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理；l归档电子文件应使用不可擦除型光盘，存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等。3 3、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作l电子文件的归档目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。l电子文件的保管要加强载体的物理保护和信息的安全维护。l电子文件的利用时应使用拷贝件；应遵守保密规定；提供利用的方法包括提供物质载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方式。谢谢大家！