第一章文书的概念与种类

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1、1 1文书与档案管理2 2目的：使学生在进入各级行政管理机关后，能够系统、科学的组织机关的文书工作，及时准确的处理机关文书，有条理并且安全的运转文书，同时能够完整的保管好文书，正确发挥文书的作用，有效的推进机关工作；通过科学的管理，大力开发档案信息资源，实现档案管理的现代化，维护党和国家历史的面貌，为机关领导服务，更好的为社会主义各项事业服务。课程的目的、任务和要求3 3课程任务任务：掌握文书、档案的概念、特点、作用等相关基本知识，形成一系列相对完整的理论知识体系。培养有关文书写作、收发文处理、整理、归档以及归档后档案管理的基本技能，并掌握实际操作的方法，以适应相关职业的需要。课程要求要求：课

2、堂学习与课后自主学习相结合；书本知识与网络课程等电子教学资源 相结合；理论学习与动手实践相结合。4 45 5第一章 文书的概念与种类6 6第一节 概念阐述什么是文书？文书是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。7 7研究对象文书 私人文书公务文书（简称公文）什么叫公文？公文是公务文书的简称。公文是指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在处理公务活动中形成和使用的具有特定格式的应用性文字材料。8 89 9公文的特点主要特点在于它出自法定的机关（包括团体、企业、事业单位等），代表它的制作者的法定职权，用以表达制作者的意图

3、，具有处理公务的合法效用。1 1、由特定的制作者制成与发布、由特定的制作者制成与发布2 2、有法定的权威和效用、有法定的权威和效用3 3、有特定的体式和处理程序、有特定的体式和处理程序1010公文的作用公务文书是国家管理政务的一种重要工具，也是机公务文书是国家管理政务的一种重要工具，也是机关用来表达意图、记述情况、处理公务的文字依据，关用来表达意图、记述情况、处理公务的文字依据，同时也是记载和传递公务活动信息的一种工具。同时也是记载和传递公务活动信息的一种工具。1 1 1 1、规范作用、规范作用、规范作用、规范作用2 2 2 2、领导与指导作用、领导与指导作用、领导与指导作用、领导与指导作用3

4、 3 3 3、联系和知照作用、联系和知照作用、联系和知照作用、联系和知照作用4 4 4 4、宣传教育作用、宣传教育作用、宣传教育作用、宣传教育作用5 5、凭据和记载作用凭据和记载作用凭据和记载作用凭据和记载作用1111第二节 公文的种类（文种）什么是文种？文种是按照文件的性质和作用为每种文种是按照文件的性质和作用为每种文件所规定的名称。其作用在于概括地标文件所规定的名称。其作用在于概括地标明文件的性质、制发的目的和要求，便于明文件的性质、制发的目的和要求，便于收文机关进行文书处理工作。收文机关进行文书处理工作。文种划分的意义适应组织管辖范围和功能，保证机关工作有序运转。适应机关不同的行文关系，

5、保证文件及时、迅速处理。能够准确把握各类文书的写作规律，适应行文的具体要求，保证文书有效，并得以正确处理。12121313简言之：是为了使发文机关能够按照自己的职权范围，根据不同行文目的和行文关系，选择正确的文种，从而保证文书的有效和及时、准确的处理，使机关工作有序运转。1414 按照文书的功用和适用范围可分为：按照文书的功用和适用范围可分为：党政文书类党政文书类 通用文书通用文书 规章文书类规章文书类 常用文书常用文书机关日常事务类机关日常事务类 司法文书类司法文书类经济文书类经济文书类 专用文书专用文书 科技文书类科技文书类 外事文书类外事文书类礼仪公文类礼仪公文类 杂体类杂体类书信文书类

6、书信文书类 第三节 公文的种类1515公文的种类按文书的来源可分为：收文发文内部公文1616 公文的种类 按行文方向分，可分为:上行文下行文平行文1717公文的种类按行文方式分，可分为:逐级行文越级行文多级行文联合行文普发行文通行行文1818公文的种类按机密程度分可分为：绝密机密秘密按缓急程度分可分为：特急急件二、通用文种二、通用文种（一）下行文、命令（令）发布法律和行政法规，规定重大行政措施、任免干部、战事动员、军事指挥及奖惩、通辑、赦免有关人员等。1919二、通用文种二、通用文种、指示上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级工作活动的原则、步骤和方法的领导性文件。、批示针对下级机关在来文中

7、述及的问题提出指示性的意见。2020二、通用文种二、通用文种、批复用于答复下级机关的请示。平行机关或不相隶属机关应采用答复或复函。、通报介绍具有普遍意义的工作经验和教训及表扬批评好坏典型事例。2121二、通用文种二、通用文种（二）上行文、请示下级机关请求上级机关或业务主管机关，对某项工作问题作出指示、给予答复、审核与批准时使用的文件名称。2222二、通用文种二、通用文种、报告下级机关向上级机关或业务主管机关汇报工作情况和重要交办事项的处理结果时使用的文件名称。2323二、通用文种二、通用文种（三）公布用的文件、布告、通告布告是国家机关公布政策法令和重大事件，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为，以

8、及宣布其他需要人民群众了解和遵守的事项。通告用于党和国家机关或机关、团体公布需要周知或遵守的一般事项。2424二、通用文种二、通用文种、公告、公报公告是党和国家向国内外宣布重大事件时使用的，公报是党和国家向国内外宣布重大事项时使用的，公告内容比较简要，而公报的内容报道比较具体，如会议公报、统计数字公报等。2525二、通用文种二、通用文种（四）决策性文件、决议党政机关对于某些重大问题或重大事件的处理，经过会议讨论研究、表决通过后制定和形成的意见。2626二、通用文种二、通用文种、决定党和国家机关对于某项措施、制度，对于重要事项或者重大行动做出安排和规范时使用的文件名称。2727二、通用文种二、通

9、用文种（五）规定性文件、章程用于规定某个组织的性质、任务、组成人员、组织结构和活动规则等。2828二、通用文种二、通用文种、条例用于规定预计长期实行的、调整国家生活某个方面行政工作的比较全面系统的规则，或规定某个机关的组织和职权的规则。2929二、通用文种二、通用文种、规定、办法用于对某项工作所作的有关安排和具体管理措施。、制度机关对某项工作和某一方面的活动所制定的要求。每个机关都有一系列的规章制度，以便于加强管理。3030二、通用文种二、通用文种（六）其他文件、议案、提案议案是各级人民政府和人民代表向人大或人大常委会提出请求审议的事项。议案属建议性质，经审议通过的议案即为决议案，具有约束力，

10、有的形成法律，有的属于对各方面工作的建议，则交有关机关和组织研究处理。3131二、通用文种二、通用文种提案是各级政协代表及各党派、群众团体、职工代表大会的代表，提请本级政协及本党派、团体、组织的代表大会讨论处理的建议、批评和意见。3232二、通用文种二、通用文种、计划机关或单位对将要进行的某项工作或某一阶段工作的要求、指标及完成时限等所作的预计和规划，用以指导工作有目的、有条不紊地进行。3333二、通用文种二、通用文种、通知使用比较广泛的文件名称，上级机关对下级机关，平行和不相隶属的机关之间以及本机关内部都可以使用。、公函即公务信件，是机关之间进行一般日常工作联系时使用的。3434二、通用文种

11、二、通用文种、协议书、合同协议书是国家机关、企业、团体等单位之间，为了协同工作、统一计划、分工负责而共同签订的。合同是用来确定协议双方各自的权利、义务、应负的具体责任等，由协议双方共同签订的。3535二、通用文种二、通用文种、会议纪要记载会议主要精神、主要情况及会议议定事项的一种文件。、记录在机关内部使用的，用来记载会议发言、领导人的讲话或工作活动等，有会议记录、电话记录、值班记录、大事记等。3636二、通用文种二、通用文种8、电报公务电报是一种传递方式，分为明电、密电两种。明电及明码电报，经邮电局拍发，适用于传送紧急而无须保密的文件。密电及密码电报，使用密电码经过机要部门翻译和拍发，适用于传

12、送紧急而又需保密的文件。3737三、专用文种三、专用文种（一）信访文书、概念信访文书是在接待处理人民群众来信、来访过程中所形成的文书。3838三、专用文种三、专用文种、分类按内容分：有反映社会问题的，询问方针政策的，要求解决实际问题和困难的，揭发坏人坏事、腐败现象的，提出批评、建议的等信访文书；按形式分：有书面形式（信）和口头形式（访）两种；按来往关系分：有群众来信来访文书和群众来信来访处理文书。3939三、专用文种三、专用文种、特点来信来访的广泛性和不可预测性，要求处理问题的迫切性。、处理原则调查研究、实事求是；就地解决问题；分级负责、归口办理；件件有着落、事事有结果。4040三、专用文种三

13、、专用文种（二）人事文书人事文书是指各级机关在组织和劳动人事管理工作中形成的、反映个人社会经历和历史面貌的、对考察和了解个人具有凭证、依据和参考作用的材料。4141三、专用文种三、专用文种人事文书分为正本材料和副本材料。正本材料包括十类：干部履历材料，自传材料，鉴定材料，考核材料，审查材料，党团员志愿书，奖励材料，处分材料，任免、调资、离退休材料，其他可提供组织参考材料；副本材料包括：近期干部履历表，各阶段主要鉴定材料，政治历史问题材料，晋升职称、工资级别登记材料等。4242三、专用文种三、专用文种（三）会计文书会计文书是各机关在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的会计凭证、会计账簿

14、和会计报表等专业材料的总称。4343三、专用文种三、专用文种会计文书对记录和反映经济业务具有史料和凭证作用；对制订会计方针、政策、意见等具有依据作用。会计文书分为：会计凭证、会计帐簿和会计报表三类。会计文书的特点：文书形式上的连续性；构成上的关联性。4444三、专用文种三、专用文种（四）信印证件、介绍信、印章、证件45454646第一章 小结需要掌握的几个基本概念：文书、公文、通用文书、专用文书、常用文书、杂体类文书、法定性公文其中：重点把握法定性文书中包括的十三种基本公文种类的概其中：重点把握法定性文书中包括的十三种基本公文种类的概其中：重点把握法定性文书中包括的十三种基本公文种类的概其中：重点把握法定性文书中包括的十三种基本公文种类的概念、特点、适用范围念、特点、适用范围念、特点、适用范围念、特点、适用范围文书种类划分的意义不同划分标准产生的几种不同划分结果