办公软件操作基础知识_(正式)

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1、 一、Word 文字处理软件 Word窗口的组成标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 编 辑 区 标尺 1 中 英 文 输 入文本的输入换 输 入 法 :Ctrl+Shift 3 日 期 和 时 间 的 插 入文本的输入 （ 1） 利 用 鼠 标 。 （ 2） 利 用 键 盘 。 文本的修改（ 1） 改 写 与 插 入 。（ 2） 删 除 。键盘按键功能 向 上 一 行 向 下 一 行 向 左 一 个 字 符 向 右 一 个 字 符H ome 光 标 到 本 行 首End 光 标 到 本 行 末Ctrl+H ome 光 标 到 文 档 首Ctrl+End 光 标 到 文 档 末 文档的编辑 文档

2、的编辑方 法 一 ：（ 1） 选 定 要 删 除 的 文 本 。（ 2） 单 击 “ 编 辑 ” 菜 单 。（ 3） 在 下 拉 菜 单 中 选 择 “ 清 除 ” 命 令 ， 或 按 键 盘 Delete键 。方 法 二 ：（ 1） 选 定 要 删 除 的 文 本 。（ 2） 右 击 被 选 中 文 本 。（ 3） 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 “ 剪 切 ” 命 令 ， 也 可 以 在 文 档 正 文 中删 除 所 选 文 本 。 文档的编辑方 法 一 ：（ 1） 选 中 要 复 制 的 文 本 。 （ 2） 单 击 “ 编 辑 ” 菜 单 “ 复 制 ” 命 令 。（ 3）

3、 将 光 标 移 至 要 插 入 文 本 的 位 置 。 （ 4） 单 击 “ 编 辑 ” 菜 单 “ 粘 贴 ” 命 令 。方 法 二 ：（ 1） 选 中 要 复 制 的 文 本 。 （ 2） 右 击 选 中 文 本 ， 从 快 捷 菜 单 中 选 择 “ 复 制 ” 命 令 。（ 3） 将 光 标 移 动 要 插 入 文 本 的 位 置 。 （ 4） 在 该 插 入 点 右 击 ， 从 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 “ 粘 贴 ” 命 令 。 文档的编辑 文档的编辑 文档的编辑 设置字符格式（ 1） 利 用 “ 字 体 ” 列 表 框 设 置 字 体 （ 2） 利 用 菜 单 命

4、 令 设 置 字 体 设置字符格式设 置 方 式 同 设 置 字 体 相 同 ， 可 以 在 “ 字 号 ” 列 表 中 设 置 ， 也 可 以 在 “ 字 体 ”对 话 框 中 设 置 。（ 1） 加 粗 格 式 。（ 2） 倾 斜 格 式 。 （ 3） 下 划 线 格 式 。 设置字符格式 设置字符格式单 击 “ 其 他 格 式 ”工 具 栏 中 的 “ 合 并字 符 ” 按 钮选 择 “ 其 他 格 式 ” 工 具 栏 中 的 “ 带 圈字 符 ” 按 钮 设置段落格式小 提 示:1个 字符 等 于 1个 汉字 位 置 添加边框和底纹 创建页眉和页脚 选 择 菜 单 “ 视 图 ” “

5、页眉 和 页 脚 ” 命 令 ， 这 时 屏幕 出 现 用 虚 线 标 明 的 “ 页眉 ” 区 和 “ 页 脚 ” 区 ， 同时 显 示 “ 页 眉 和 页 脚 ” 工具 栏 。 创 建 表 格 创 建 表 格选 择 “ 表 格 ” 菜 单 中 的“ 插 入 表 格 ” 命 令 ， 出现 “ 插 入 表 格 ” 对 话 框 编 辑 表 格 表格的格式化3 表 格 自 动 套 用 格 式 表格的格式化 插入图片 在 例 文 中 插入 图 片 图片格式设置 绘制图形 做 一 个 画 报 : 二 、 Excel基 本 知 识 功能表介紹 功能列介紹格式功能列一般功能列 建立新页面 开启旧档案新的页

6、面就是我们的作 业区创建新表格,直接新建即可 更 改 工 作 表 名 称将鼠标移到标签处,按右鍵,选择“重新命名”,就可以更改工作表的名称了作 业 中 的 几 点 问 题這些标签是更改后的结果提 示 :1、 若 现 有 表 格 不 够 ,还 可 以 自 行 插 入 ,双 击 右 键 ,插 入 即 可 ; 2、 为 方 便 管 理 ， 可 设 置 各 工 作 颜 色 。 调整栏宽及列高栏标题将鼠标移至栏标题中间处便会出现一个十字浮标，拖动它就可以调整栏的宽 窄。 這個圈示代表的意思是“居中”合并储存格按下居中标签 查找与替换查找功能窗替换功能窗“查找”、“替换” 加框及上色 在“格式”中选定“单

7、元格”即可进行设置 如何保护自己的文档1.另存2.下拉工具3.选择常规选项 4.输入保护密码就可以 插 入 批 注 （ 方 便 说 明 事 项 ） 排序与筛选 排 序 是 在 使 用 电 子 表 格 中 经 常 用 到 的 工 具 之 一 ， 用 排 序 可 以 使 你 很容 易 按 照 一 定 的 规 格 进 行 的 整 理 并 排 列 出 来 ， 使 工 作 更 加 的 简 便 快 捷 。排 序 筛 选 筛 选 是 根 据 个 人 需 要 对 文 档 进 行 的 整 理 ， 如 需 选 择 某 个 部 门 的 人 员 ， 则 选择 该 项 目 即 可 进 行 ， 该 部 门 人 员 即 可

8、 完 全 显 示 。 插 入 数 据 分 析 图 等如同在工作表上建立图表一般，您可以在工作表上建立各类数据的分析图，用它可以更加直观的反映出数据的大小、多少，更加易懂及明显，是企业进行数据分析常用的工具之一。 頁 首 、 頁 尾 及 打 印 设 置 1、 頁 首 是 一 行 文 字 ， 它 会 显 示 在 每 一 頁 欲 列 印 工 作 表 的 上 方 ； 而 頁尾 也 是 一 行 文 字 ， 其 內 容 会 显 示 在 每 一 頁 欲 列 印 工 作 表 的 下 方 。 一 般 來 說 ，頁 首 及 頁 尾 通 常 包 含 页 数 、 工 作 表 标 题 、 日 期 等 等 。 （ 页 面

9、 设 置 项 目 来 定 ） 2、 假 如 您 不 想 列 印 所 有 的 工 作 表 內 容 ， 可 以 选 定 工 作 表 来 完 成 打 印 ，另 打 印 设 置 当 中 还 有 打 印 份 数 、 正 反 面 打 印 等 设 置 。 （ CTRL+P打 印 快 捷 键 ） 提 醒 养成良好的工作习惯，精益求精 A、 文 件 在 打 印前 一 定 要 进 行 预览 ； B、 感 觉 不 行 一定 不 能 打 印 ， 因为 这 是 您 的 工 作最 后 的 阶 段 ； C、 打 印 前 一 定要 仔 细 核 对 ， 防止 出 现 字 体 大 小不 一 、 框 线 无 、错 字 等 现 象

10、公 式 的 输 入 公 式 的 基 本 特 性 ： 公 式 的 输 入 是 以 “ = ”开 始 ， 公 式 的 计 算 结果 显 示 在 单 元 格 中 ，公 式 本 身 显 示 在 编 辑栏 中 。 如 ： =1+2+6 （ 数值 计 算 ） =A1+B2 （ 引用 单 元 格 地 址 ） 公式与函数 公 式 中 的 运 算 符 算 术 运 算 符 ： + - * / % 优 先 级 顺 序 ： (使 用 括 号可 确 定 运 算 顺 序 ) 如 1*(1+1)/1算术运算符含义比较运算符含义+ 加 大 于- 减 = 大 于 等 于* 乘 = 小 于 等 于 / 除 不 等 于% 百 分

11、比 = 等 于 乘 方 , 联 合 运 算 符 公 式 的 复 制 和 移 动 复 制 移 动 或 公 式 时 ， 公 式 会 作 相 对调 整 公 式 的 复 制 ：菜 单 编 辑 复 制 /粘 贴 函 数 的 概 念 函 数 是 Excel附 带 的 预 定 义 或 内 置 公 式 Excel函 数 共 九 大 类 。 1、 财 务 2、 日 期 与 时 间 3、 数 学 与 三 角 函 数 4、 统 计 5、 查 找 与 引 用 6、 数 据 库 7、 数 据 库 函 8、 逻 辑 函 数 9、 信 息 函 数 函 数 输 入 函 数 的 输 入 和 编辑 方 式 : 1.使 用 函 数

12、 向 导 工 具 栏 中 的 按钮 fx 插 入 函 数 2.直 接 在 单 元 格或 编 辑 栏 输 入 或编 辑 函 数 的显 示 键 一 起 来 做 份 报 表 ： 三 、 PPT制 作 1、 新 建 一 份 空 白 演 示 文 稿 方 法 一 ： 快 捷 键 法 。 按 “ Ctrl+M”组 合 键 ， 即 可 快 速 添 加 1张 空 白 幻 灯 片 。 方 法 二 ： 回 车 键 法 。 在 “ 普 通 视 图 ” 下 ， 将 鼠 标 定 在 左 侧 的 窗 格 中 ， 然 后按 下 回 车 键 （ “ Enter”） ， 同 样 可 以 快 速 插 入 一 张 新 的 空 白 幻

13、 灯 片 。 方 法 三 ： 命 令 法 。 执 行 “ 插 入 新 幻 灯 片 ” 命 令 ， 也 可 以 新 增 一 张 空 白 幻灯 片 。2、 插 入 图 片 为 了 增 强 文 稿 的 可 视 性 ， 向 演 示 文 稿 中 添 加 图 片 是 一 项 基 本 的 操 作 。 1、 执 行 “ 插 入 图 片 来 自 文 件 ” 命 令 ， 打 开 “ 插 入 图 片 ” 对 话 框 。 2、 定 位 到 需 要 插 入 图 片 所 在 的 文 件 夹 ， 选 中 相 应 的 图 片 文 件 ， 然 后 按 下“ 插 入 ” 按 钮 ， 将 图 片 插 入 到 幻 灯 片 中 。 3

14、、 用 拖 拉 的 方 法 调 整 好 图 片 的 大 小 ， 并 将 其 定 位 在幻 灯 片 的 合 适 位 置 上 即 可 。 注 意 ： 以 定 位 图 片 位 置 时 ， 按 住 Ctrl键 ， 再 按 动 方 向键 ， 可 以 实 现 图 片 的 微 量 移 动 ， 达 到 精 确 定 位 图 片 的 目 的 。 3. 插 入 声 音为 演 示 文 稿 配 上 声 音 ， 可 以 大 大 增 强 演 示 文 稿 的 播 放 效 果 。 1、 执 行 “ 插 入 影 片 和 声 音 文 件 中 的 声 音 ” 命 令 ， 打 开 “ 插 入 声音 ” 对 话 框 。 2、 定 位 到

15、 需 要 插 入 声 音 文 件 所 在 的 文 件 夹 ， 选 中 相 应 的 声 音 文 件 ，然 后 按 下 “ 确 定 ” 按 钮 。 注 意 ： 演 示 文 稿 支 持 mp3、 wma、 wav、 mid等 格 式 声 音 文 件 。 3、 在 随 后 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 ， 根 据 需 要 选 择 “ 是 ” 或 “ 否 ” 选 项 返回 ， 即 可 将 声 音 文 件 插 入 到 当 前 幻 灯 片 中 。 注 意 ： 插 入 的 声 音 文 件 后 ， 会 在 幻 灯 片 中 显 示 出 一 个 小 喇 叭 图 片 ，在 幻 灯 片 放 映 时 ， 通 常 会 显

16、 示 在 画 面 了 ， 为 了 不 影 响 播 放 效 果 ， 通 常 将该 图 标 移 到 幻 灯 片 边 缘 处 。 4. 插 入 艺 术 字 Office多 个 组 件 中 都 有 艺 术 字 功 能 ， 在 演 示 文 稿 中 插 入 艺术 字 可 以 大 大 提 高 演 示 文 稿 的 放 映 效 果 。 1、 执 行 “ 插 入 图 片 艺 术 字 ” 命 令 ， 打 开 “ 艺 术字 库 ” 对 话 框 。 2、 选 中 一 种 样 式 后 ， 按 下 “ 确 定 ” 按 钮 ， 打 开 “ 编辑 艺 术 字 ” 对 话 框 。 3、 输 入 艺 术 字 字 符 后 ， 设 置

17、 好 字 体 、 字 号 等 要 素 ，确 定 返 回 。 4、 调 整 好 艺 术 字 大 小 ， 并 将 其 定 位 在 合 适 位 置 上 即可 。 注 意 ： 选 中 插 入 的 艺 术 字 ， 在 其 周 围 出 来 黄 色 的 控 制柄 ， 拖 动 控 制 柄 ， 可 以 调 整 艺 术 字 的 外 形 。 5. 绘 制 出 相 应 的 图 形 根 据 演 示 文 稿 的 需 要 ， 经 常 要 在 其 中 绘 制 一 些 图 形 ， 利 用其 中 的 “ 绘 图 ” 工 具 栏 ， 即 可 搞 定 。 1、 执 行 “ 视 图 工 具 栏 绘 图 ” 命 令 ， 展 开 “ 绘

18、图” 工 具 栏 。 2、 点 击 工 具 栏 上 的 “ 自 选 图 形 ” 按 钮 ， 在 随 后 展 开的 快 捷 菜 单 中 ， 选 择 相 应 的 选 项 （ 如 “ 基 本 形 状 、 太 阳 形” ） ， 然 后 在 幻 灯 片 中 拖 拉 一 下 ， 即 可 绘 制 出 相 应 的 图 形。 注 意 ： 如 果 选 择 “ 自 选 图 形 、 线 条 ” 下 面 的 选 项 ，可 以 绘 制 出 展 型 图 形 来 。 如 果 选 中 相 应 的 选 项 （ 如 “ 矩形 ” ） ， 然 后 在 按 住 “ Shift”键 的 同 时 ， 拖 拉 鼠 标 ， 即 可绘 制 出

19、正 的 图 形 （ 如 “ 正 方 形 ” ） 。 6. 插 入 图 表 利 用 图 表 ， 可 以 更 加 直 观 地 演 示 数 据 的 变 化 情 况。 1、 执 行 “ 插 入 图 表 ” 命 令 ， 进 入 图 表 编 辑 状态 。 2、 在 数 据 表 中 编 辑 好 相 应 的 数 据 内 容 ， 然 后在 幻 灯 片 空 白 处 单 击 一 下 鼠 标 ， 即 可 退 出 图 表 编辑 状 态 。 3、 调 整 好 图 表 的 大 小 ， 并 将 其 定 位 在 合 适 位置 上 即 可 。 注 意 ： 如 果 发 现 数 据 有 误 ， 直 接 双 击 图 表 ，即 可 再

20、次 进 入 图 表 编 辑 状 态 ， 进 行 修 改 处 理 。 7. 插 入 Excel表 格 由 于 PowerPoint的 表 格 功 能 不 太 强 ， 如 果 需 要 添 加 表 格 时 ， 我们 先 在 Excel中 制 作 好 ， 然 后 将 其 插 入 到 幻 灯 片 中 。 1、 执 行 “ 插 入 对 象 ” 命 令 ， 打 开 “ 插 入 对 象 ” 对 话 框 。 2、 选 中 “ 由 文 件 创 建 ” 选 项 ， 然 后 单 击 “ 浏 览 ” 按 钮 ， 定位 到 Excel表 格 文 件 所 在 的 文 件 夹 ， 选 中 相 应 的 文 件 ， 单 击 “

21、确定 ” 按 钮 返 回 ， 即 可 将 表 格 插 入 到 幻 灯 片 中 。 3、 调 整 好 表 格 的 大 小 ， 并 将 其 定 位 在 合 适 位 置 上 即 可 。 注 意 ： 为 了 使 插 入 的 表 格 能 够 正 常 显 示 ， 需 要 在 Excel中调 整 好 行 、 列 的 数 目 及 宽 （ 高 ） 度 。 如 果 在 “ 插 入 对 象 ” 对话 框 ， 选 中 “ 链 接 ” 选 项 ， 以 后 在 Excel中 修 改 了 插 入 表 格 的 数据 ， 打 开 演 示 文 稿 时 ， 相 应 的 表 格 会 自 动 随 之 修 改 。 8. 幻 灯 片 版

22、式 与 背 景 9. 幻 灯 片 动 画 设 计 11. 幻 灯 片 放 映 方 式 常 用 的 快 捷 键平 时 工 作 中 使用 可 以 提 高 工作 效 率 ！ 快 捷 方 式 功 能Ctrl+A 选 定 整 篇 文 档Delete 删 除Ctrl Z 撤 销Ctrl Y 恢 复 /Ctrl C 复 制Ctrl V 粘 贴Ctrl+F 查 找Ctrl+S 文 件 保 存Ctrl+Shift 输 入 法 切 换 上 呈 的 公 文 、 报 表 设 置 注 意 事 项： 1、 公 文 标 题 应 大 于 公 文 内 容 字 体 ， 一 般 以 2号 、 小 2号 体 为宜 ； 2、 正 文

23、内 容 一 般 采 用 4号 至 3号 字 体 ， 不 宜 过 大 ， 也 不 宜 过小 ； 3、 文 体 的 段 落 一 般 采 用 单 倍 行 距 ， 不 能 太 紧 ， 也 不 能 太 松， 否 则 影 响 美 观 ， 特 殊 情 况 （ 如 节 约 约 张 、 多 页 显 示 太 松等 ） 可 以 根 据 情 况 设 置 成 固 定 值 ； 4、 公 文 的 主 题 及 正 文 部 分 忌 用 行 楷 等 艺 术 字 体 ， 显 得 不 规范 ,常 用 字 体 为 仿 宋 体 ， 标 题 为 显 示 更 直 观 ， 一 般 采 用 黑 体或 宋 体 。 字 体 颜 色 显 示 为 黑 色 ， 有 时 为 突 出 显 示 等 ， 可 以选 择 其 他 颜 色 ， 但 忌 用 红 色 字 体 。 考 试 规 划 及 提 醒：考 试 重 点 ： 三 个 软 件 的 基 本 操 作 ， 如 日 常 文 字 的 编 辑 、 图 片 的 插 入 、 页 面 设 置 、 打 印 设 置 、 函 数 及 公 式 的 运 用 、 分 析 图 表 的 应 用 、 排 序 与 筛 选 等 内 容 ；考 试 时 间 ： 下 周 五 晚 6:30分 至 7:30分 （还有一周时间可以学习操作）考 试 地 点 ： 人 力 资 源 办 公 室考 试 方 法 ： 实 操 目的是学会这些操作！