机关办公室工作手册

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1、机关办公室工作手册努力奋斗指定方向 坚持不懈目 录办公室工作流程图4一、综合文稿起草4二、局务会、局长办公会5三、局外会议办理6四、电子公文处理7五、普通纸质文件受理8六、印章使用9七、文件资料归档10八、实物档案归档11九、 “三密”文件处理12十、涉密档案查阅13十一、情况通报编发14十二、信息简报编发15十三、新闻稿审批16十四、新闻采访审批17十五、省局市局网站信息报送18十六、内外网站信息采编发布19十七、网站安全事故应急处理20十八、处理人民来信来访21十九、来信信息处理22二十、机关财务开支24二十一、专项经费开支25二十二、日常值班26二十三、夜间及节假日值班27办公室岗位风险

2、防控要点28办公室权力清单35一、印章管理权35二、机关财务管理权35办公室岗责手册37（一）主任岗37（二）机要保密岗37（三）文秘写作岗38（四）网站管理岗38（五）信访管理岗38（六）财务管理岗39办公室工作流程图一、综合文稿起草列出提纲（根据领导要求，参考各方面材料，列出文稿提纲，送领导审阅同意）开展调研（根据提纲，开展实施调研，召开座谈会，听取意见和建议）撰写初稿（综合调研情况，消化各种材料，写出综合文稿的初稿）征求意见（采取各种方式，征求各有关方面的意见和建议）修改完善（根据征求到的意见和建议，对综合文稿的初稿进行修改、完善）定稿付印（经过领导审阅或经局办公会通过，正式定稿）二、局

3、务会、局长办公会确 定（根据局长指示；汇总局领导指示，提出建议；根据局内各单位报送的会议议题，提出建议）起草通知报 批通 知会议准备（会议材料；会场；座签；发言、汇报安排）会议实施（签到、会议记录）会议纪要（3天内完成起草）分 发报 批归 档三、局外会议办理来 文报 批（及时报办公室、局领导阅批）分 办（根据局领导批示，将会议通知立即转有关科室办理）催 办（协调参会科室的准备工作，汇总局领导、各科室参加局外会议情况）登 记（接到上级有关部门通知后，立即登记）拟 办（与主办单位联系协调，弄准情况，提出参会建议）存 档四、电子公文处理收 文收文批办（局领导）收文登记（办公室文书室）收文拟办（办公室

4、领导）办 理督 办转相关处室承办（办公室文书室）发 文审 核（办公室领导）初 审（办公室文书室）接收文件（办公室文书室）登记编号（办公室文书室）送排版（办公室文印室）签 发（局领导）处室校对（相关处室拟稿人员）排版印刷（办公室文印室）封 发（办公室文印室）办 结五、普通纸质文件受理收文登记（收文人）收文拟办（办公室领导）送相关部门承办、办理（收文人）催 办办 结呈局领导批示（收文人）六、印章使用填单审批（发文以外的用印由用印单位在本单位填写用印单，报本科室负责人签字审批用印单位送分管局领导审签如局领导不在，可由办公室主任代为审签）审核盖章（用印人员审核用印程序合格后加盖公章。时限要求：检验符合

5、用印情况后当时盖章；办发文用印一般在1-2个工作日内盖章）留底保存（用印单保留存根）七、文件资料归档分 类（将需归档的年度文件按照主办承办科室进行分类；正式发文包括已加盖公章的文头纸、正式文件）立 卷（按照文件规格从高到低排序；以件为单位，按要求包装；加盖本单位存档专用章，注明单位、年度、保管期限、件号；每卷连续排号，按有关要求在第一卷前加附归档文件目录，在每卷后加附本卷说明；每卷档案盒注明年度、单位、归档件数、保存期限等内容）审 核（所有归档文件立卷后，归档目录送办公室领导审核）归 档（最迟在每年6月底前，将上年度归档案卷交机关档案室）八、实物档案归档收集整理加盖归档章填写相关内容计算机编制

6、目录将档案装盒排列上架九、 “三密”文件处理收 文（机要员）分类登记（机要员）拟 办（办公室领导）呈局领导批示（机要员）转 办（相关处室）办 结存 档（退机要室存档）查 阅销 毁（存档之外的文件）十、涉密档案查阅提出查阅申请（申请人员）审 核（办公室领导）审 批（分管办公室局领导）按申请及领导批准内容提供档案（档案机要人员）收回档案（档案机要人员）十一、情况通报编发收 稿（收到各科室转来的局领导签发的稿件）拟 办（从文字、提法等方面对稿件进行编辑）送 审（通过公文处理系统送室领导审批）登记、编号（室领导签发后转文书室；文书室登记、编号；文书室将电子文件转文印室）封发、归档（文印室排版后退文书室

7、；文书室向局领导和有关单位封发电子文件）十二、信息简报编发约稿、采集（信息采编系统采集稿件；从局领导和机关各部门推荐稿件中选取稿件；向各地国税机关约稿）拟 办（筛选稿件；初核稿件；编辑稿件；调整篇幅；编辑要目）送 审（通过公文处理系统送室领导审签）登记、编号（室领导签发后转文书室；文书室登记；编号）核 对（文书室编号后送文印室排版）封发、归档（文书室向局领导和有关单位封发电子文件）十三、新闻稿审批及时对新闻稿内容进行审核、会核，重点是政策把关以及确认是否适合对外发布等媒体记者根据采访内容、相关材料起草，或根据局领导要求和对外宣传的内容起草，税收新政、法规出台的对外宣传及时完成新闻稿初步审核，重

8、点是政策导向、文字内容、是否适合对外发布等照有关程序，当天或择机对外发布十四、新闻采访审批媒体记者向区局提出申请，或区局向媒体记者发出邀请区局对采访内容、方式、时间、地点、人员等进行核实，就是否接受采访，采访内容是否合适，对外发布及时间、对象、人员、地点等进行审核做出答复、提出意见、做出批示按照批示确定的事项安排采访十五、省局市局网站信息报送采 集（根据省局网站以及市局网站信息系统要求采集、编辑信息，并报分管领导审核）报 送（经由领导签发的信息，通过专网报送，要求在一个工作日内报送，确保准确无误）审核签发（报分管领导审核后，报室主任签发）备份归档（将信息底稿在一个工作日内归档）十六、内外网站信

9、息采编发布采 集（每天进行信息采集拟上网发布的文件、新闻信息等，报室领导审核）审 核室领导在一个工作日内对信息进行审核）签 发（对于涉及局领导活动的重要信息，报局领导签发；对于一般信息，由室领导签发）发 布（签发后的信息，一个工作日内在网站上发布，确保准确无误）归 档（将信息底稿在一个工作日内归档）十七、网站安全事故应急处理发现问题（监控检查网站页面文件完整性和查看系统日志，一旦发现有网站页面文件篡改或系统遭破坏，即时做出响应措施）分析处理（对于网站内容被增删改、应用系统出现故障等问题，办公室直接进行处理；其它问题，向分管领导、室领导报告并通知信息中心，协助其进行处理。在发现问题后两小时内完成

10、）隔离主机（在确认有网站页面数据篡改之后，立即将主机进行隔离，一小时内完成）页面修复在对主机隔离之后，即开始页面恢复工作。利用技术手段分析排除已有的安全漏洞，并对网站系统进行安全加固，减少安全隐患）恢复运行（在确认页面数据修复之后，一小时内可恢复系统运行）处理结果（问题处理结束后一周内撰写事件处理报告并报分管领导、室领导，制定改进措施）十八、处理人民来信来访信访岗初步接谈，做好接待记录信访岗根据接谈情况，写出谈话记录和拟办意见，提交局领导审定按局领导意见交相关处室处理（按照属地管理原则，开具转办单到市州局；相关处室7日内向信访岗反馈是否受理信访件，如不受理，书面告知原因）已受理的信访件，各处室

11、15日内向信访办提供答复意见信访岗初核（如有不同意见，沟通协商；情况复杂的，请示领导，达成一致意见；初核无异，报领导审核）领导审核同意30日内向信访人出具答复意见十九、来信信息处理来信登记（收到信件后3个工作日内登记来信信息）办 理（根据信件内容在15个工作日内采取不同方式办理）上 报（办理方式有原件上送、摘要上报、综合上报；上报来信信息需要核实的，先核实后上报）交 办（将信访事项交给有关单位或负责同志办理，要求反馈办理结果；对于来信反映的突发、紧急情况，需要及时叫有关单位办理的，也可采取传真、打电话等方式交办）转 送（将来信事项转送有关单位；办理方式是发函转送、附转送单转送）存 储（对已复核

12、不再受理的来信、不需办理的重复信或其他不需要办理的来信一般存储；存信按时间顺序打包，定期销毁）通 报（向区局有关领导报告、向有关单位主要负责同志通报来信的有关情况）回 复（对于领导交办的具体来信事项，根据业务处室的处理意见对来信人做出书面回复）督查督办（来信一般在60日内办结，特殊情况经批准后延期，延期不得超过30日）审 核（认真做好信访事项的反馈信息处理；不符程序的提出改进意见；处理不妥的交承办部门继续办理）。来访信息处理来访登记（当日对来访信息进行登记）接 谈（接谈人员听取来访人陈述，登记主要内容。需有关部门处理的，出具转送单）督查督办（对未按时报结或处理意见违反规定的来访事项督查督办）办

13、 理（对来访内容在15个工作日内采取不同方式办理）交 办（对局领导批示的，按法律法规应解决的，带有普遍性、倾向性、苗头性事件的，有关单位处理不当等来访事项发函交办）通 报（对来访反映的政策性、地区性、苗头性和系统机关信访工作中存在的问题向各地通报）上 报（涉及重要事项可以专题报告形式上报；一般来访可以简报形式呈领导阅知或阅示）转 送（对需有关地方一般掌握、了解和处理的来访事项作发函转送处理）协调处理（对情况复杂、难度较大的或涉及多方面的来访事项，经主管领导同意，可邀请有关机关、部门来人协调处理）备 案（对终结来访事项的材料备案）特殊情况处理（来访人有扰乱公共秩序、妨害国家和公共财产安全等行为经

14、劝阻无效的，由相关部门负责交公安机关处理。来访人在接待过程中患病需急救的，通知医务人员，必要时送医院救治）二十、机关财务开支领报人签字科室领导意见领报人签字财务室核销报账分管机关财务领导审批分管科室领导审批财务室审核从机关经费列支二十一、专项经费开支财务室确认科室领导意见领报人签字科室专项经费列支核算中心核销报账分管机关财务领导审批二十二、日常值班接收、办理局外会议（活动）通知；接转外单位电话，作记录（值班人员）登记（值班人员）催 办转 办拟办（办公室领导）呈局领导批示（值班人员）办 结二十三、夜间及节假日值班接转电话，作记录；接收文电、传真；接收紧急重大情况报告（值班人员）登记（值班人员）呈

15、局领导批示（值班人员）拟办（办公室领导）催 办转 办办 结办公室岗位风险防控要点岗位名称风险表现风险等级防控措施责任人负责人主任岗1、在公文、保密、财务等工作中把关不严，造成工作失误等情况。2、在公文处理过程中审核不严导致公文格式不规范、行文不规范文种混用；3、在印章的使用过程中，对用印审核把关不严，没有在用印范围内使用印章；印章遗失、被盗。一1、加强管理制度建设，对公文处理、机要保密、宣传、财务等方面的制度规定进行进一步充实和完善，使相关工作更加科学和规范。在此基础上，采取有效措施，加强跟踪督查和责任考核，促进机关公文的规范高效运转。严格做好机关发文核稿工作，认真审核科室发文的格式、规则以及

16、文字的规范性和正确性，机关办文差错率逐步下降，公文运转进一步协调顺畅。2、在对机关各项财务制度修订完善的基础上，坚持按制度、按程序、按预算办事，狠抓机关接待、资产购置、报销审核、项目审批等方面的管理，切实规范机关财务收支行为，推动节约型机关建设。3、结合本部门的实际情况抓好全国税务机关公文处理实施办法的落实，加强公文处理能力的基本业务知识的学习，在工作中精益求精，善于学习和积累，摸索规律，广为借鉴，不断提高；4、严格执行印章管理使用规定,印章由专人管理和使用，在保险柜内存放，严禁将印章带出局外使用；5、严格按照印章的使用权限、范围及有关规定，管理使用印章。机要保密岗发生重大失泄、密事件。一1、

17、严格执行各项保密法律法规，遵守保密工作纪律，严格按照有关规定保管机要文件；2、开展局机关日常保密自查及检查，并检查中发现的保密安全漏洞进行及时整改完善；3、根据税收政策的调整，及时调整保密范围和密级。文秘写作岗在信息、宣传工作中，发表违法言论，未按相关审稿程序，出现失实报道和泄密事件，提供虚假新闻。二1、严格遵守写作纪律，忠于职守，实事求是，廉洁奉公，把握好宣传口径，严格保守国家机密；2、严格执行信息、宣传稿件审核制度，税收宣传稿件涉及税收政策文件、政策解读、领导重要活动报道、全局性会议、领导讲话、重要言论、重大案例、重要统计数据对外发布的，必须经本级办公室履行审批程序；3、严格媒体采访管理，

18、新闻媒体对国税机关及其工作人员有关税务工作的采访，统一由办公室受理、协调、安排，未经安排，各级国税机关和工作人员不得擅自接受新闻媒体采访。网站管理岗1、没有及时对内外网站栏目、信息进行维护和监控，造成网络安全隐患；2、在政务公开过程中信息审核把关不严造成泄密等情况。二1、认真落实省局和市局有关网站管理的各项制度，适时提出网站管理的和建议；2、认真贯彻落实政策信息公开条例，全面加强政府信息公开工作。建立健全政务公开工作保密安全责任制，实行信息三审制（初审、复审、终审），确保主动公开和依申公开的政府信息不失密不泄密；3、严格依照中华人民共和国秘密法及其实施办法规定，对拟公开的信息进行保密审查，凡属

19、国家秘密或者公开可能危及国家安全、公共安全和社会稳定的信息，不得公开。信访管理岗在办理信访事项时，未按信访条例和省市局有关文件的要求办理信访事项，而造成严重后果。一1、严格遵守国家相关法律法规，认真执行国务院信访条例和省局、市局有关信访方面的文件规定，做好信访工作，认真处理来信、接待来访，倾听人民群众的意见、建议和要求，接受人民群众的监督，努力为人民群众服务；2、畅通信访渠道，为信访人采用本条例规定的形式反映情况，提出建议、意见或者投诉请求提供便利条件。坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则；3、健全事前预警防范机制，认真落实领导包案责任制，推行

20、信访工作政务公开。建立矛盾纠纷排查机制，加强信访问题和矛盾的源头治理，关注重点时期和重点群体，做到日常排查与重点排查相结合；4、健全事中信访处置机制，制定信访应急预案，对突发信访问题和重大群体性事件，要迅速提出处置意见，及时上报分管领导和有关部门，全力做好信访接待工作，疏导群众，化解矛盾。财务管理岗1、财务收支把关不严，造成国有资产损失；2、财务印章管理不规范，造成资金流失。一1、严格执行国家各项财经制度、法规和国税系统制定的各项财务管理制度、办法；2、加强对财务原始单据的稽核，对不真实、不合法的原始单据或记载不准确、不完整的原始凭证，不予受理；3、严格执行年度预算，对无预算或超预算项目，不予

21、办理支付手续；4、严格按照国家资金管理和银行结算制度的规定管好单位的货币资金，不签发空头支票，不将单位的银行帐户出租或出借给其他单位或个人办理结算业务；5、妥善保管有关财务印章，由会计和出纳分别保管。办公室权力清单一、印章管理权1、权力范围：（1）以该局名义发出的公文；（2）该局与有关部门的联合发文；（3）经局领导批准开具事务性工作的介绍信；（4）经局领导批准的出国（出境）人员批件、报表、经费拨款单、资格证书、荣誉证书、离退休证书，或经局领导授权办公室负责人批准的有关事项等。（5）经局领导批准的其他事项。2、权力依据：比照XX省国家税务局印章管理办法第一条规定“XX省国家税务局（以下简称省局）

22、印章（行政印章）由办公室设专人保管和使用，省局党组印章由人事处专人管理和使用，局内各单位的印章由本单位专人管理和使用。”二、机关财务管理权1、权力范围：按照会计法、国家统一财会制度和局机关财务管理制度，对单位各项收支活动进行有效日常监督和专项控管。严禁超出规定范围、限额使用现金，严禁以任何方式套取现金、坐支现金。2、权力依据：比照XX省国家税务局机关财务管理实施办法（试行）第四条规定：“机关财务管理实行统一领导、归口管理的原则。机关的财务收支活动，归口局办公室管理，由办公室主任负责。”办公室岗责手册根据工作实际，办公室内设主任岗、书记岗、机要保密岗、文秘写作岗、网站管理岗、信访管理岗、财务管理

23、岗等岗位。（一）主任岗 负责办公室各项工作组织实施。（1）包括人员政治业务学习，实施办公室工作，督促检查工作落实情况；（2）负责局重要文字材料的撰写和各种上报材料文字把关；（3）搞好调查研究、信息宣传工作，抓好区局宣传报道工作。 （4）全面抓好加强机关管理和运转工作。 （二）机要保密岗（1）负责贯彻执行上级部门有关保密工作的方针、政策、指示和决定；（2）负责依照保密法规，制订局及系统保密规章制度，组织划分、调整国税工作中的保密范围和密级，并监督实施；（3）负责局机关日常保密工作，并配上级和地方保密工作机构，加强对局机关保密工作的管理和指导；（4）负责开展保密宣传教育工作，组织保密骨干业务培训；

24、（5）负责组织、配合上级保密部门的各项保密检查，并根据检查结果进行整改；（6）负责局机关机要文件的管理工作，包括机要文件的签收、登记、传阅、整理、归档、移交、销毁；（7）完成主任、副主任交办的其他工作。（三）文秘写作岗（1）编报区局国税工作信息、简报、专项材料，负责做好对市局的信息上报工作；（2）负责本局新闻工作的统一组织、协调与管理对外新闻宣传工作；（3）做好宣传资料的搜集、整理、存档工作，搞好宣传器材的保管、保养；（4）完成主任、副主任交办的其他工作。（四）网站管理岗（1）负责区局内外网站的管理和发布；（2）完成全局网页内容的录入、编排和更新。包括动态性内容，如国税情况、调查研究等的输入工

25、作。（3）完成主任、副主任交办的其他工作。（五）信访管理岗（1）负责处理人民群众来信来访工作，对来信来访进行登记、记录、分办、督办、催办；（2）做好与局机关各科室以及市信访部门的协调工作；（3）负责信访工作制度建设和日常落实工作；（5）协调有关部门的关系；完成主任、副主任交办的其他工作。（六）财务管理岗（1）组织局机关日常经费的年度预算编制和决算编制工作；（2）按照财务制度的规定，管理局机关财务收支，把好机关经费日常开支关；（3）审阅系统集中支付资金的各类批文、票据、合同或协议，按预算、依程序把好系统集中支付资金关；（4）组织机关财务各项管理制度、办法的制定与修订，并监督落实；（5）对财务收支进行审核。对审批手续不全的财务收支应当退回，要求补充、更正；对违反国家财经纪律、财务会计制度规定的财务收支，不予办理；对超预算、超标准的支出，不予受理；（6）妥善保管有关财务印章，由会计和出纳分别保管；（7）做好现金的日常管理，严格执行库存现金限额规定，不得白条抵冲现金，不得坐支、挪用现金；（8）完成主任、副主任交办的其他工作。