秘书时间管理与日程安排

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1、第二节 时间管理与日程安排本节要点本节要点三、三、本节小结本节小结二、二、日程安排日程安排一、一、四、四、技能训练技能训练1 时间管理的好坏直接决定时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好己的个人发展奠定好良好的基础。的基础。2周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1 1、给某客户打电

2、话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；事宜；2 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8 8人，每人，每份份1010页）及会议日程表；页）及会议日程表；3 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；、布

3、置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；文件传阅夹中个部门同事传阅；9 9、在做这些事情的同时，她还接待了、在做这些事情的同时，她还接待了3 3位访客、接应电话等事宜。位访客、接应电话等事宜。案例分析3 一、时间管理时间管理（一）时间管理的陷阱（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（二）跨越时间陷阱（三）（三）ABCABC时间管理法时间管理法4 （一）时间管理的陷

4、阱（一）时间管理的陷阱1 1、猪八戒踩西瓜皮、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2 2、不好意思拒绝别人、不好意思拒绝别人 3 3、“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4 4、文件满桌病、文件满桌病5 5、喋喋不休的、喋喋不休的“电话粥电话粥”6 6、源源不断的信息、源源不断的信息51.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是滑到哪里是哪里哪里 v没时间做计划没时间做计划v工作是程序化，规律化，根本没必要做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划v计划常常被打断计划常常被打断 v不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚v“船到桥头自然直船到桥头自然直”6建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出

5、十建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。抽出一定时间列出一天计划。72.不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易拒拒绝绝请请托托会会触触怒怒请请托托者者从从而而导导致致请请托托者者报报复复我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝 83“反正时间还早”拖延 v帕金森定律帕金森定律v工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。v时时间间管管

6、理理陷陷阱阱隐隐含含着着你你可可以以为为一一项项工工作作安安排排过过多多的的时时间间，如如果果你你给给自自己己安安排排了了充充裕裕的的时时间间从从事事一一项项活活动动，你你会会放放慢慢你你的的节节奏奏以以使使用用掉所有分配的时间。掉所有分配的时间。94文件满桌病文件满桌病 v安全感安全感v犹豫的个性犹豫的个性v半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯v个人的喜好个人的喜好 105喋喋不休的喋喋不休的“电话粥电话粥”v不分优先顺序打电话不分优先顺序打电话v没有充分准备就打重要电话没有充分准备就打重要电话v电话的谈话离题电话的谈话离题v与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制与喜欢的人打电话，容易失去对

7、时间的控制116源源不断的信息源源不断的信息 v纸纸张张的的形形式式：邮邮件件、传传真真、备备忘忘录录、报报纸纸、杂志、期刊、报告杂志、期刊、报告v电子的形式：电子邮件、互联网电子的形式：电子邮件、互联网v声音的形式：面谈、电视、广播、电话声音的形式：面谈、电视、广播、电话12（二）跨越时间陷阱（二）跨越时间陷阱（返回返回）1.1.要事第一要事第一（ABC法则，大石头理论）2.2.以最终的结果来开始行动（以终为始）以最终的结果来开始行动（以终为始）3.3.学会说学会说“NONO！”4.4.办公桌上的清理运动办公桌上的清理运动 5.5.恰当、有效地使用电话恰当、有效地使用电话6.6.筛选信息筛选

8、信息13把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。14 （三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）1 1、分类法的基本原理、分类法的基本原理事务事务80%80%的价值集中在的价值集中在20%20%的组成部分中，即表的组成部分中，即表现为现为“关键的少数、次要的多数关键的少数、次要的多数”把把80%80%的时间用于的时间用于20%20%的工作中（柏拉图法则）的工作中（柏拉图法则）2 2、列表分析、列表分析ABCABC时间管理分类时间管理分类 见表见表2-12-13 3、确定、确定

9、ABCABC工作的先后顺序工作的先后顺序4 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性性和迫切性15165 5、实行、实行ABCABC时间管理方法的步骤时间管理方法的步骤A A 独处。把应做的工作列出清单独处。把应做的工作列出清单B B 归类归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常把清单上的工作分为特殊工作和日常工作工作C C 分析分析 三类三类D D 填写分类表填写分类表E E 实施实施 全力以赴投入全力以赴投入A A类，直到完成或预计类，直到完成或预计完成再转入完成再转入B B类。类。C C类可以忘掉，如果有人追类可以忘掉，如果有人追问，把其

10、纳入问，把其纳入B B类。类。F F 每天坚持如上步骤每天坚持如上步骤17 二、日程安排（一）（一）日程安排的内容日程安排的内容（二）（二）日程安排的基本要求日程安排的基本要求（三）（三）日程安排的形式日程安排的形式（四）（四）日程安排的注意事项日程安排的注意事项（五）（五）日志系统日志系统18、各种接待、约会。、各种接待、约会。、商务旅行活动。、商务旅行活动。、参加各类会议。、参加各类会议。、到车间进行实地检查或指导。、到车间进行实地检查或指导。、组织的各类重大活动的安排。、组织的各类重大活动的安排。、领导私人活动的安排。、领导私人活动的安排。（一）日程安排的内容（一）日程安排的内容19 （

11、二）（二）日程安排的基本要求日程安排的基本要求1 1、统筹兼顾、统筹兼顾 2 2、安排规范、安排规范3 3、效率原则、效率原则 4 4、突出重点、突出重点(ABCD(ABCD法则法则)5 5、留有余地、留有余地 6 6、适当保密、适当保密7 7、事先同意、事先同意20（三）日程安排的形式（三）日程安排的形式1 1、年预定表、年预定表、2 2、月预定表、月预定表、3 3、周预定表、周预定表、4 4、日预定表（日程表）、日预定表（日程表）21 年预定表（未完）一月一月 5日日(星期一星期一)开工典礼开工典礼 8日日(星期四星期四)董事长视察董事长视察 二月二月 2日日(星期二星期二)常务董事会常务

12、董事会 9日日(星期一星期一)公司纪念日公司纪念日 25日日(星期三星期三)成本会议成本会议 三月三月 2日日(星期一星期一)常务董事会常务董事会 3日日(星期二星期二)分行经理会议分行经理会议 25日日(星期三星期三)成本会议成本会议22月月 预预 定定 表表（未完）（未完）23 周预定表周预定表（未完）（未完）22日日(一一)28日日(日日)日日期期星星期期 上上 午午 下下 午午 备备 注注 22 22 一一 9 9：3030光大银行光大银行吴处长来本公吴处长来本公司司参加金茂参加金茂画廊酒画廊酒会会*(*(要与吴处长联要与吴处长联系系)(1)(12020光大光大银行来信银行来信)232

13、3二二 8 8：3030i0i0：3030人事科高科长人事科高科长面谈，第一会面谈，第一会议室议室华灵集团华灵集团李部长李部长洽谈洽谈*1(*1(要准备好人要准备好人事组织表事组织表)*2*2新产品介绍约新产品介绍约4545分钟分钟2424三三 8 8：0000早餐：与刘早餐：与刘 行长行长1010：0000惠普公司惠普公司林经理访问林经理访问参观参观*13*13：3030从公司从公司出发；林处长同出发；林处长同行行24（四）日程安排的注意事项（四）日程安排的注意事项以以记叙、说明记叙、说明为主要表达方式。为主要表达方式。编写要编写要留有余地。留有余地。所有日程安排都要应所有日程安排都要应按领

14、导的意思按领导的意思去办。去办。活动与活动之间要有一定的活动与活动之间要有一定的间隙时间间隙时间。要要认真核查认真核查日程表，以提高工作效率。日程表，以提高工作效率。是否已处理完工作，一般都应是否已处理完工作，一般都应注明结果注明结果。25（五）日志系统（五）日志系统1 1、日志概述、日志概述 日志是根据日志是根据周计划表周计划表写出的一天时间内写出的一天时间内组织领导活动计划。组织领导活动计划。一般分为两种类型：一般分为两种类型：纵纵以以时间时间为线索为线索;横横以以事务事务为线索为线索 。262 2、日志的方法、日志的方法 （1 1）手工填写的工作日志）手工填写的工作日志 （一本为上司用，

15、另一本为自己用）一本为上司用，另一本为自己用）27工作日志通常两本：上司使用；自己使用使用工作方法：使用工作方法：1 1、提前了解，当日一早再次确定补充、提前了解，当日一早再次确定补充2 2、在自己日志上标明当日应完成的任务、在自己日志上标明当日应完成的任务3 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩还可使用不同色彩4 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化出现的变化6 6、上司日志变化的同

16、时，更改自己的日志，做好更、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作变的善后工作7 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实实8 8、协助和提醒上司执行日志计划、协助和提醒上司执行日志计划28注意事项v秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁v若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达v预有足够的时间来安排会议预有足够的时间来安排会议293、上司工作日志的内容（1 1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清

17、楚时间、地点、内容）时间、地点、内容）（2 2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）约会时间）（3 3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）间、地点、细节、联络方式）（4 4）个人的安排（看病）个人的安排（看病）（5 5）私人的信息（亲属生日）私人的信息（亲属生日）3031注意事项v所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。任务是使其规范化、系统化表格化。v每周每日的工作活动都不

18、能排得太满，要留出适当每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。习惯，留出其处理日常公务的时间。v两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。324、秘书日志内容v包含上司日志内容包含上司日志内容v上司各项工作活动的准备事宜上司各项工作活动的准备事宜v上司交办的工作上司交办的工作v自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）自己职责中应作的工作（撰写

19、总结、值班）33工作日志总经理秘书日志（表2-3）9月月28日（星期五），日（星期五），2001 时间时间 地点地点 活动内容活动内容 备注备注0909：00 00 办公室办公室 工作人员会议日工作人员会议日程程0909：30 30 会议室会议室 会议开始进行会议开始进行 带带A A文件文件1010：30 30 办公室办公室 会议结束，整理会议结束，整理信函信函1010：45 45 办公室办公室 信函分类处理，信函分类处理，文件经理签字文件经理签字1111：00 00 办公室办公室 打字机维修工维打字机维修工维修打字机修打字机1111：30 30 办公室办公室 约会提醒：王总约会提醒：王总会见

20、贝尔先生会见贝尔先生1212：00 00 银行银行 汇款：人民币、汇款：人民币、美元美元1414：30 30 办公室办公室 工作人员会议记工作人员会议记录录1515：00 00 区邮政局区邮政局 邮寄公司信函邮寄公司信函1717：00 00 大森林酒店大森林酒店 18 18：0000开始的招开始的招待会，提醒总经理待会，提醒总经理345、日志的变更v原定结束时间延长超时原定结束时间延长超时v追加紧急的或新添的项目追加紧急的或新添的项目v项目的时间调整、变更项目的时间调整、变更v项目的终止或取消项目的终止或取消v注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范

21、围最小的范围35针对变更，秘书应注意v1 1、安排活动之间要留、安排活动之间要留10-1510-15分钟左右的时间分钟左右的时间间隙间隙v2 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则v3 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解、变更后，做好通知、说明原由，防止误解v4 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改36注意事项v1 1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅的人查阅v2 2、保持两本工作日志的一致和准确、保持两本工作日志的一致和准确v3 3、应熟悉上司工作习惯和约会时

22、间的长短，、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求排的约会符合要求v4 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息司的休息37v秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。本节小结38技能训练v技能训练一v技能训练二v技能训练三39v20062006年年6 6月月5 5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导五人将来我公司视察。视察内容包括：听本

23、公司领导叙职（上午叙职（上午9 9：00-1100-11：0000在公司主楼第二会议室）中在公司主楼第二会议室）中午午1111：30-1230-12：3030在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6 6人；人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（1515：20162016：2020在本公司礼堂举行，下午在本公司礼堂举行，下午1313：30153015：0000

24、）；检查实验大楼的建设情况（）；检查实验大楼的建设情况（1515：20162016：2020在在工地现场）；晚餐在工地现场）；晚餐在1717：00190019：0000举行（地点同中举行（地点同中午）。请列出工作日志。午）。请列出工作日志。技能训练技能训练 一一40技能训练二：技能训练二：请你帮助天地公司的秘书钟苗请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上为她的上司制定一份会议时间表司制定一份会议时间表42v天地公司销售部经理第三季度会议较多天地公司销售部经理第三季度会议较多,v七月的前两周要在上海开会七月的前两周要在上海开会;v八月的第二周要去香港参加八月的第二周要去香港参加5 5天会议天会议;v

25、每月的最后一个星期五上午是销售部固定的每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议部门会议;v八月最后一个星期三要参加公司的办公会议八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,v七月的第三周星期二要在公司开销售会议七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传传达上海会议精神达上海会议精神,v八月第一周的星期一还要面试三个营销员八月第一周的星期一还要面试三个营销员;v九月的前两周希望安排休假九月的前两周希望安排休假43第二季度会议时间表第二季度会议时间表（2005.79）44v你的上司明天要完成以下工作：上午八点半你的上司明天要完成以下工作：上午八点半参加公司中层以上管理干部会议；从外地来参加公司中层

26、以上管理干部会议；从外地来的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订好明天下午好明天下午5点半回去的火车票，有几份文件点半回去的火车票，有几份文件需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一些日常性的工作也需要他处理。些日常性的工作也需要他处理。45v你的上司到你的上司到A市考察经济开发取的建设情况，市考察经济开发取的建设情况，明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师傅送一下飞机，正点到达傅送一下飞机，正点到达A市机场

27、的时间是上市机场的时间是上午午11点点10分，需要通知分，需要通知A是经济开发区办公是经济开发区办公室接一下机。下午去经开区贸易办了解当地室接一下机。下午去经开区贸易办了解当地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上司商业连锁企业的分布情况。另外，你的上司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还在是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还在发烧需要在当地医院打一下点滴。发烧需要在当地医院打一下点滴。46技能训练三：制订一周工作时间规划v训练任务与要求：1.根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同的优先级，按优先级重新排序。2.根据这些事件的重新排序，制定一周的时间表，并将表制作成WORD文档。3.编好时

28、间表后，回答下列问题v哪些事件最优先，为什么？v哪些事情放弃不做，为什么？47v假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：v1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。v2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。v3.你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信。v4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。back48v5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。v6.明晚有一场演唱会。v7.你在单位图书馆借的书明天到期。v8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。v9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一

29、份。back49v10.明天下午2点到4点有一个会议。backv11.你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。v12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。v13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。v14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。50v15.你想好好洗个澡。v16.你的老板负责的项目小组将在明天下午六点整开会，预计一小时，你需要参加。v17.你身上只有20块钱，需要取钱。v18.大家明天晚上聚餐。v19.你错过了周五的例会，要在周五之前复印一份会议记录。v20.这个星期有些材料没有整理完，要在下周一之前整理好，需要2小时。back51v21.你收到一个朋友的来邮一个月了，没有回信，也没有打电话给他。v22.周一早上要作一个简报，预计准备简报要花费15个小时时间，而且只能用业余时间。v23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的都没有。v24.下周二，你要参加一次业务考试。v注：你每天上班时间为8点到18点，含往来交通时间，中午有一小时休息时间。（back）52