供应商沟通文档Slide1

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1、v我们将所有的相关活动的可以汇总到一起，这将会更好的让供应商给予我们反馈意见；而不是得到不同的共同材料v我们为原来的供应商沟通文档撰写新的材料v我们同时将沟通文件交给所有采购员，方便他们与供应商的沟通v我们不能由Email 回收供应商的回条或退件时，将由东北华北的采购直接与供应商要签名回条。供应商新流程改变供应商新流程改变-交流沟通计划交流沟通计划1供应商新工作流程供应商新工作流程版本状态以上线版本编号V21撰写日期24th JUN 2007撰稿人CL负责人Tesco Operating Model21、为什么我们要改变与您的工作方式。为什么我们要改变与您的工作方式。P42、此变革何时发生。、

2、此变革何时发生。P53、给给您您带带来哪来哪些些优势优势。P64、对供应商而言意味着什么。、对供应商而言意味着什么。P7-P16 （1）供应商建立）供应商建立 （2）店内码的更换）店内码的更换 （3）订单）订单 （4）收货）收货 （5）发票寄送）发票寄送 （6）发票匹配）发票匹配 （7）付款）付款 （8）返利）返利 （9）新的订单发送方式）新的订单发送方式 （10）新帐务信息发放方式）新帐务信息发放方式5、附录。、附录。P17-P19 （1）新的供应商表格）新的供应商表格 （2）订单格式订单格式 （3）期间）期间/每月对账单每月对账单 （4）预付发票）预付发票 （5）付款建议）付款建议 （6）

3、扣款通知单）扣款通知单 （7）供应商差异解决流程）供应商差异解决流程 （8）预付发票争议作业流程）预付发票争议作业流程 （9）供应商邮箱使用指导手册）供应商邮箱使用指导手册6、我们需要您配合的下一步工作。、我们需要您配合的下一步工作。P207、供应商检查表。、供应商检查表。P21 目录目录3携手合作共创佳绩，为顾客提供更好的服务携手合作共创佳绩，为顾客提供更好的服务为什么我们要改变与您的工作方式？为什么我们要改变与您的工作方式？v作为Tesco乐购业务提升计划的一部分，我们正使用当前世界先进系统来引进新的工作方式。v这些变革将覆盖所有业务领域,包括采购、物流供应链、营运及财务，大多数变革将在2

4、007年产生。v我们称此变革项目为 Tesco 营运模式(T.O.M.).这将为我们未来的业务发展提供良好平台，并为顾客提供更好的服务。v我们发展计划里的一个关键因素是供应链的发展以及与供应商的关系。vTOM项目是迈向一个更简单、更有效、更高效物流供应链的第一步，这将增进我方与供应商之间的业务往来。4v 我们已经完成华东、华南区域的门店上线我们已经完成华东、华南区域的门店上线v 我们的计划已经确定华北、东北门店具体的上线日期我们的计划已经确定华北、东北门店具体的上线日期v具体详细的最新信息请查看下列表格。具体详细的最新信息请查看下列表格。此变革何时发生此变革何时发生?大华店已上已上线南汇新店已

5、上已上线镇北店已上已上线莘松店已上已上线金叶店已上已上线三门店已上已上线锦绣店已上已上线莘庄店已上已上线嘉定店已上已上线卢湾店已上已上线松江店已上已上线龙华店已上已上线长宁店已上已上线七宝店已上已上线镇宁店已上已上线光新店已上已上线金山店已上已上线天津塘沽店9月月11日日天津金钟店9月月18日日天津开发区店9月月25日日天津津友店9月月18日日北京大成东店9月月11日日北京欢乐谷店9月月4日日吉林新东店9月月11日日辽阳白塔店9月月4日日沈阳皇姑店9月月18日日沈阳铁西点9月月25日日沈阳长客店9月月11日日沈阳广宜店9月月18日日丹东振兴店9月月11日日大连中山店 9月月18日日大连西岗店

6、9月月11日日大连友好店9月月25日日常洲公园店已上已上线常州武进店已上已上线无锡中山店已上已上线浙江现代广场店已上已上线湖州店 已上已上线杭州得胜店已上已上线杭州庆春店已上已上线杭州河滨店已上已上线宁波天一店已上已上线浙江萧山店已上已上线浙江金华店已上已上线浙江绍兴店已上已上线华南天佑店已上已上线东莞虎门店已上已上线东莞常平店已上已上线鼎盛店已上已上线5给给您您带带来哪来哪些些优势优势v我们视您为我们发展计划中的重要合作伙伴，并确保我们能通过此项目来增进我们双方的工作方式。v我们的新系统以及新的工作方式应确保我们双方具有更一致、有效、更高效的工作方式。v优势包括;门店收货区的收货更简单、更迅

7、速 更少的付款咨询 准时付款 更易预估的下单时间 高效的传输 更有效、更简单的工作方式成成长对于于双双方的成功至方的成功至关关重要，要使重要，要使双双方都成方都成长，我我们必必须迎接迎接当当前工作方式的前工作方式的变革，革，这样才能才能给我我们带来来利益。利益。您对我公司变革的支持将有助于未来我们的业务发展，并有助双方找到更有效、更高效您对我公司变革的支持将有助于未来我们的业务发展，并有助双方找到更有效、更高效的工作方式。的工作方式。6供应商而言意味着什么？供应商而言意味着什么？供应商建立供应商建立哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？v供应商编码从6位改为8位；vTesco乐购门店编码从2位改

8、成4位；v商品编码从6位改为9位；v店内码从8位改成13位；(请查看附件)我们需要供应商做什么我们需要供应商做什么?v如果您是普通供应商或专柜供应商，我们将为您提供新的供应商编号；v我们将为您提供东北华北各店新的门店编号v我们将为您在东北华北各店所销售的商品提供新的商品编码v如果您当前使用的是店内码，我们将为您在门店上线之前提供所销售的商品新的店内码您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v供应商必须填写新的表格来登记供应商信息v供应商对在新系统门店所销售的商品需使用新的商品编码或店内码给您带来哪些优势给您带来哪些优势v更好的、更精确的供应商信息；v更好的沟通；更新时间更新时间:O

9、ctober 20067对对供供应应商而言意味着什商而言意味着什么么？店内码的更换店内码的更换哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？v 正如您所看到的；我们将在今年的九月份对东北和华北的门店进行Tesco营运模式的实施 v 在Tesco营运模式变革计划当中；我们也对我们的IT系统软件和硬件进行了升级。而在这个改变当 中，我们需要改变我们需要改变“部分没有国际条码的商品部分没有国际条码的商品”的店内码，的店内码，来适合Tesco乐购的新门店系统的运作 v为了能让贵公司有足够的时间准备；我们将由采购提供将由采购提供适用于新系统的店内码给到贵公司。请立即将新店内码粘贴到已经在我公司系统建档商品的商品上

10、。v从现在起，我们既存系统可以同时接受新店内码和旧店内码。但是，从八月份开始我们的门店系统只能接受新店内码。v为了确保有更好的合作我们撰写此份通知给到贵公司v如果贵公司不使用国际条码或者您在6月30日前，未从采购处得知任何信息的话；请您和您的采购直接联系索取新的店内码您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v请立即使用我们所提供新的店内码形式来替换旧的店内码商品给您带来哪些好处给您带来哪些好处v提前通知您可以更好的支持我们业务的变革更新时间更新时间:2007年年6月月8供应商而言意味着什么？供应商而言意味着什么？订单订单哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？v订单备注仅在订单层级出现

11、，而非当前的商品层级；(请查看附件)v一旦订单生成将不再对订单数量进行修改或增加新的商品；如进行任何修改就会产生新的订单及订单编号；您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v在订单商品上，您必须检查订单备注以了解一些额外需求；v相同的订单编号，不会收到重复的订单(除非是门店发出的特殊告示)给您带来哪些优势？给您带来哪些优势？v有效的订单流程；v在订单备注栏更详细地说明了订单内容，如规格、颜色；更新时间更新时间:October 20069对供应商而言意味着什么？对供应商而言意味着什么？收货收货哪些正在进行变革哪些正在进行变革?v供应商不需要在收货区递交订单，供应商将得到列队号码牌；v

12、Tesco乐购将通过电子手持终端设备来检查或记录库存，而非以人工填写表格的方式进行操作；v供应商收到的收据是由Tesco乐购系统打印出的-收货验收单而非通过人工填写表格产生；您的工作方式会有哪些不同您的工作方式会有哪些不同?v供应商需供应商需在库存检查前得到列队号码牌得到列队号码牌，采用列队系统将确保供应商的平等性，这优于旧系统v 供应商必须领取各自的收货验收单供应商必须领取各自的收货验收单(GRN)以确保及时付款以确保及时付款，并减少未付款带来的风险 (验收单是Tesco乐购认可的唯一的收货凭证)给您带来哪些优势给您带来哪些优势?v加快收货流程v更简单、更快的收货流程v更有效、更精确的文书工

13、作v降低人工出错机率更新时间更新时间:2006年年10月月10哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？v乐购发票处理中心将设置在Tesco乐购总公司上海，所有的发票输入、错误发票的退回均在总部处理v乐购总部收发票地址：上海 中山北路1855号夹层 邮政编码：200061v收信人：上海康诚仓储有限公司（乐购Tesco总公司）财务部 徐洁芬您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v请从请从2007年年09月月05日起；邮寄发票至日起；邮寄发票至Tesco乐购总公司上海乐购总公司上海v建议使用EMS快递或其他快件服务公司邮寄发票v收信人名址，必须按上述内容填写，寄信人名址，请备注供应商编号请

14、备注供应商编号v邮寄快件的签收记录请在相关快件服务公司的网站上查询给您带来哪些优势给您带来哪些优势v设置统一的供应商发票寄送点，减少供应商寄送发票时间及成本；v减少供应商跨地区咨询v更有效的发票收取流程这对供应商而言意味着什么？这对供应商而言意味着什么？发票寄送发票寄送更新时间更新时间:2007年年8月月11对供应商而言意味着什么？对供应商而言意味着什么？发票匹配发票匹配哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？Tesco乐购财务系统将把预付发票（请查看附件）与期间对账单（未匹配的GRN）通过电子邮件发送给供应商，并取消到地区总部领取发票或传真到门店等服务；预付发票将涵盖所有商品层级明细；我们在每月

15、16号向正常供应商提供未匹配的GRN，并在每月2号提供专柜信息；您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v为了接收Tesco乐购预付发票及请款对账单，乐购将为供应商在Tesco乐购网站上建立电子邮件账户v正常供应商必须在每个月1号之前将发票邮寄或送到Tesco乐购总部；专柜供应商必须在每个月4号之前将邮发票送到Tesco乐购总部v供应商将要求根据Tesco乐购预付发票对账单来提供发票，厂商将负责指出差异问题；如果属厂商方面的错误，厂商需自行解决差异；（如果是Tesco乐购方面的错误，Tesco乐购会解决问题。）v如果在发票匹配期间产生差异，我们将要求供应商重开发票；给您带来哪些利益

16、？给您带来哪些利益？v更快、更精确的发票匹配；v方便跟进所有明细并确定不同点；v减少查询更新时间更新时间:2007年年8月月12对对供供应应商而言意味着什商而言意味着什么么？付款付款哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？vTesco乐购将把扣款通知单及汇款建议单发到供应商电子邮箱中（请查看附件）；v每次付款完成后，Tesco乐购将通过电子邮件通知供应商；您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v.我们将要求贵公司建立以个独立的贵公司建立以个独立的Tesco乐购供应商邮箱帐号乐购供应商邮箱帐号，以便接收来自Tesco乐购的付款信息v我们将要求您自行解决差异我们将要求您自行解决差异，扣款

17、通知单及汇款建议单发将会为您提供详细信息给您带来哪些优势给您带来哪些优势v减少文档丢失的机率；v减少付款查询v更有效的付款流程更新时间更新时间:2007年年6月月13供应商而言意味着什么？供应商而言意味着什么？返利返利哪些正在进行变革？哪些正在进行变革？v我们将在每旬的基础上进行即时的返利付款扣款，而非基于当前所运行的基于上个月的实际付款金额来进行操作；v不可在货款中扣抵的返利，必须用汇款的方式汇到指定的帐户；汇款单上必须注明供应商编号、行必须用汇款的方式汇到指定的帐户；汇款单上必须注明供应商编号、行销议定书号码、门店名称销议定书号码、门店名称v返利发票将从返利发票将从2007年年10月月1日

18、开始；在每月日开始；在每月25日后日后供应商至区本部财务人员处领取返利发票。您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v您必须意识到计算依据的改变，了解不同计算方法在付款金额的的时间差v缴纳不可在货款中扣抵的返利，使用银行汇款，必须详细填写汇款单，注明供应商编号、行销议定书号码、门店名称.v您必须确保您在乐购留下的联系人名址是正确、有效的，如有联系人名址的更新，请及时提出给您带来哪些优势给您带来哪些优势v计算的一致性将减少错误以及付款查询v缴纳不可在货款中扣抵的返利，快捷方便，无须透过采购或帐务员；v无须至各店领取返利发票，省时省力。更新时间更新时间:2007年年8月月14供应商而言

19、意味着什么？供应商而言意味着什么？新的订单发送方式新的订单发送方式 为了支持我们的业务发展，我们决定不再使用传真方式发送门店给供应商的订单。u 我们已经在我公司的网站上为每一个厂商开设了订单邮箱。u 每一个厂商编号都有一个订单邮箱。u 请你们每天每天进入我们的网站下载你的订单。门店下订单后的两个小时就会送达这个邮箱保存。u 我们的网址是：或是 u 订单邮箱的操作手册请见最后一页的附件 或进入我公司网站的首页浏览。u 提醒你提醒你-请尽快与采购联系索取初始的密码，进入订单邮箱修改密码。请尽快与采购联系索取初始的密码，进入订单邮箱修改密码。请注意以下是各区订单邮箱开放的日期；如果您是由乐购物流公司

20、送货的供应商，仍然使用自动传真系统发送订单。您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v每天进入乐购的网站。更新时间更新时间:2007年年7月月15最新的改变最新的改变 -订单发送方式订单发送方式 为了支持我们的业务发展，我们决定不再将您与货款相关的帐务信息发至您提供的电子邮箱地址。u 我们已经在我公司的网站上为每一个厂商开设了财务邮箱。u 每一个供应商税号下都有一个财务邮箱。u 请你们每天每天进入我们的网站下载您与货款相关的帐务文件。u 我们的网址是：或是 u 财务邮箱的操作手册请见最后一页的附件 或进入我公司网站的首页浏览。u 提醒你提醒你-请尽快与采购联系索取初始的密码，进入财

21、务邮箱修改密码。请尽快与采购联系索取初始的密码，进入财务邮箱修改密码。请注意以下是各区财务邮箱开放的日期；如果您是由乐购物流公司送货的供应商，进退货对帐单将发送至您乐购财务邮箱。您的工作方式会有哪些不同？您的工作方式会有哪些不同？v每天进入乐购的网站。更新时间更新时间:2007年年7月月供应商而言意味着什么？供应商而言意味着什么？新新帐务信息信息发放方式放方式16v供应商编码供应商编码v旧供应商10+现有供应商编码，例如：10+010162(可口可乐)；v旧供应商的新编码以10开始，加上其他6位数；v新供应商编码以 30000101 开始；v门店编码门店编码(由由 2 位数改成位数改成 4 位

22、数位数)v大华店旧的店号为95；v大华店新的店号为1024；商品货号：商品货号：磅秤机条码：磅秤机条码：v店内码店内码v旧的店内码 8位；v新的店内码13位；附录附录17附录附录v号码牌号码牌v收货收据收货收据(系统打印系统打印)18v新的供应商表格v订单格式v期间/每月对账单v预付发票v付款建议v扣款通知单v供应商差异解决流程v预付发票争议作业流程v供应商邮箱使用指导手册附录附录19我们需要您配合的下一步工作我们需要您配合的下一步工作?v作为我公司重要的供应商，我们需要与您分享我们的计划，并帮助您了解我们需要您所作的变革。此文档为您提供更详细的变革内容v请通读此文档，如果您有任何疑惑或问题，

23、欢迎向Tesco乐购（下列联系资料）咨询；v请完成附件中的供应商核查列表；以确保能您已知道所有的重要变革；v如果您有任何问题或疑惑，请于我们联系：v电子邮件地址：_ or v传真号码：_ or v通信地址：_v您必须在电子邮件、传真或信件中附上您的公司名称，详细的联系方式 以及Tesco乐购采购员名字。中国上海市中山北路中国上海市中山北路1855号号(邮编邮编:200061)+086-0 2 1-52942239 转转 120020供应商检查表供应商检查表 请收到上述供应商沟通文档后立即发送请收到上述供应商沟通文档后立即发送E-mail至：至：确认贵司（供应商编号：确认贵司（供应商编号：供应商名称：供应商名称：）已收到该文档，谢谢您的配合！）已收到该文档，谢谢您的配合！请使用下列检查表；以确保您完全理解供应商新工作流程21